Las 4 Principales Métricas de Utilización de Recursos y Cómo Medirlas
En el ajetreo del día a día en los proyectos, es fácil perderse en los detalles y olvidarse de considerar la visión global. Las métricas de utilización de recursos pueden ser una herramienta importante para gestionar los recursos de un proyecto y supervisar la salud del proyecto y del portafolio.
¿Qué es la gestión de recursos?
La gestión de recursos de proyectos es una parte clave de las responsabilidades de un gestor de proyectos. Consiste en reunir y gestionar a los miembros del equipo de proyecto y en planificar los recursos y suministros necesarios para completar el trabajo del proyecto. Para gestionar eficazmente los recursos del proyecto, hay que tener en cuenta la disponibilidad de recursos, la asignación de recursos y la gestión de recursos. Piensa en estos términos clave de la siguiente manera:
- Disponibilidad de recursos: la cantidad de tiempo que las personas pueden dedicar a un proyecto, en teoría
- Asignación de recursos: cuánto tiempo dedican las personas realmente al trabajo del proyecto
- Gestión de recursos: la optimización de los recursos asignados durante un proyecto.
Métricas clave de utilización de recursos
Los gestores de proyectos analizan las métricas de utilización de recursos, como parte del análisis de recursos, para entender cuáles recursos se utilizan, cómo se usan y si su aplicación es la adecuada. El objetivo es identificar usos ineficientes de los recursos y luego desarrollar una estrategia para mejorar la utilización de los recursos.
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¿Pero cuáles son las métricas de desempeño más importantes a seguir? A continuación se muestra una lista de métricas clave de utilización de recursos que pueden ser un buen punto de partida para su consideración. Son útiles para determinar si los recursos se están utilizando de manera óptima.
Ten en cuenta que esta lista no es exhaustiva. Puede que descubras que hay otras métricas o estrategias que sean más útiles para tus proyectos, equipos y empresa.
1. Utilización de recursos
Esto es un desglose y análisis de las horas disponibles de un miembro del equipo y cuánto tiempo dedica a cada proyecto. También se conoce como la tasa de utilización facturable.
La manera más sencilla de determinar tu tasa de utilización es utilizando la siguiente fórmula:
Horas trabajadas / Horas disponibles = Tasa de utilización
La tasa de utilización se basa en el tiempo que un miembro del equipo ha dedicado a un proyecto en comparación con el tiempo que tiene asignado. Puedes pensarlo como horas facturables frente a horas disponibles. Aquí tienes un ejemplo:
36 horas trabajadas / 40 horas disponibles = 90 por ciento de tasa de utilización del miembro del equipo
2. Velocidad de adaptación
La velocidad de adaptación mide el tiempo que tarda un miembro del equipo en alcanzar la tasa de utilización de recursos deseada. Si la velocidad de adaptación es demasiado lenta, el miembro del equipo puede requerir formación adicional o apoyo. También podría indicar la necesidad de mejorar tu proceso de incorporación para futuros nuevos empleados.
3. Variación del esfuerzo
La variación del esfuerzo mide las horas proyectadas y las horas realmente trabajadas. Se puede calcular por recurso, proyecto o departamento. Esta métrica es útil para determinar cuántas horas se necesitan para un proyecto. Las tendencias derivadas de estos datos pueden ayudar a los gestores en la planificación de proyectos.
4. Variación de costos
La variación de costos proporciona información presupuestaria. Los gestores de proyectos calculan la variación de costos comparando los gastos reales con los costos estimados. Esta métrica indica si los proyectos están dentro del presupuesto y cómo pueden impactar en los ingresos.
Objetivos SMART y métricas de utilización de recursos
A medida que los gestores de proyectos siguen las métricas de utilización de recursos, es importante establecer y alcanzar objetivos relacionados con esas métricas.
Fijar metas y puntos de referencia ayudará a garantizar que los recursos se utilicen eficientemente y que el presupuesto y el tiempo se estén empleando de acuerdo a lo planeado. Cada objetivo debe ser específico, medible, alcanzable, realista y limitado en el tiempo—de ahí el acrónimo SMART.
Específico
Los miembros del equipo no pueden lograr un objetivo a menos que esté claramente definido. ¿Quiénes están involucrados, qué intentan lograr, cuándo deben lograrlo, qué obstáculos y/o requisitos dificultarán el progreso, y por qué deben lograr este objetivo?
Medible
¿Cuál es la medida del éxito? No existe una única definición para responder a esta pregunta, y varía según el proyecto. Considera el objetivo y cómo se ve el éxito. Los datos como ingresos, reportes automáticos, encuestas y productos de trabajo son indicadores útiles de éxito.
Alcanzable
¿Qué tan importante es el objetivo y cómo puede lograrse? ¿Tiene el equipo las herramientas y habilidades necesarias para lograrlo? Si no es así, ¿qué se puede hacer para apoyar al equipo?
Relevante
¿Cómo encajan el proyecto y sus objetivos con el resto de los objetivos de la empresa? Ambos deberían estar claramente alineados con la compañía.
Limitado en el tiempo
¿Cuál es la fecha límite del objetivo? ¿Cómo se verá el progreso en el punto intermedio?
Ejemplo de objetivo SMART
Un ejemplo puede ayudar a distinguir un objetivo SMART de uno, eh, menos inteligente.
Ejemplo: Sarah publicará 18 piezas de contenido creativo para su sitio web personal antes del final del tercer trimestre de 2022 para aumentar el número de lectores mensuales de su sitio en un 10%.
Para lograr este objetivo, asignará 4 horas a la semana a la creación de contenido, a primera hora de la mañana los sábados y domingos, para reducir el riesgo de distracción.
Este objetivo es importante porque apoya su deseo de aumentar el tiempo dedicado a actividades creativas para mejorar su bienestar emocional.
Este objetivo es SMART porque es cuantificable y tiene una fecha límite asignada. Además, el objetivo incluye contexto sobre su importancia relativa y alineación con objetivos más amplios.
Si este ejemplo resuena con tu trabajo, deberías profundizar en la gestión creativa de recursos y en la gestión de recursos de agencia, dos estrategias esenciales para optimizar cómo los equipos creativos y las agencias asignan su talento y tiempo.
La importancia de las métricas de utilización de recursos
Las métricas de utilización de recursos son indicadores importantes de la salud del proyecto y también ayudan a garantizar una financiación y apoyo adecuados. Imagina los siguientes escenarios:
- Monitorear la salud del proyecto. Las tareas del proyecto avanzan según lo planeado, pero percibes que el esfuerzo necesario para mantener el cronograma es demasiado alto. Las métricas de utilización de recursos te ayudan a cuantificar los impactos en el resultado final y corregir el rumbo antes de que este problema de asignación de recursos se descontrole. Esto podría implicar ajustar el calendario, identificar eficiencias operativas y/o sustituir recursos por otros de menor costo.
- Optimizar la asignación de recursos en tu portafolio. Analizar los datos de recursos ayuda a determinar si los gerentes pueden redistribuir recursos excedentes a otros proyectos que puedan necesitar ayuda adicional. Como gestor de proyectos, probablemente conozcas las habilidades y aspiraciones profesionales de tu equipo y puedes recomendar asignaciones apropiadas que incrementen la motivación del personal y, por ende, la productividad y la salud del portafolio.
- Mejorar la selección de proyectos. Las métricas de desempeño también son útiles para determinar si un proyecto debe cancelarse. Por otro lado, aplicar correctamente las métricas de utilización de recursos también puede justificar mantener proyectos fuera de la lista de recortes.
Cómo hacer seguimiento a las métricas de utilización de recursos
En proyectos o departamentos pequeños, un gestor de proyectos puede llevar el control de las métricas de utilización de recursos usando una simple hoja de cálculo de Excel (piensa en una lista de miembros del equipo con las horas trabajadas por día).
Dado que actualizar las métricas de utilización de recursos puede llevar tiempo, recomendaría establecer una frecuencia razonable.
En mis días de consultoría, solía extraer reportes financieros mensualmente para entender cuántas horas dedicaba el equipo al proyecto, en comparación con lo estimado al inicio del proyecto (¡el software de gestión de recursos puede ayudar con esto!)
Hacia el final de un proyecto, o mientras esperaba financiamiento, aumentaba la frecuencia a quincenal, semanal o incluso diaria para mantener informados a los interesados sobre el pronóstico financiero y, lo más importante, evitar sobrecostos.
Software de gestión de recursos
El software de gestión de recursos es una herramienta invaluable que los gestores de proyectos pueden usar para recopilar datos de recursos y analizarlos para lograr un uso óptimo de los mismos.
En algunos casos, una hoja de cálculo puede ser suficiente (como esta para hacer seguimiento a la asignación de recursos), pero para proyectos más complejos que requieren más recursos, probablemente querrás un software de gestión de recursos dedicado.
Características del Software de Gestión de Recursos
Al seleccionar el software de gestión de recursos adecuado para tu organización, asegúrate de evaluar si el software incluye estas características fundamentales de gestión de recursos:
- Visualización de la disponibilidad y la asignación de recursos entre los miembros del equipo
- Programación de recursos
- Integración con software de hojas de tiempo
- Asignación automática de recursos basada en los parámetros que especifiques
- Alertas ante cambios inesperados en los indicadores de rendimiento
- Posibilidad de establecer diferentes permisos entre los grupos de usuarios.
¿Cuál es el Mejor Software de Gestión de Recursos?
Es difícil definir cuál es el mejor software de gestión de recursos: depende de muchos factores, como los objetivos del proyecto, el tamaño de tu organización y la naturaleza de tu negocio.
Conoce más sobre cómo elegir un software de gestión de recursos según tus necesidades específicas, y accede a nuestra lista de las mejores opciones disponibles en el mercado actualmente.
O bien, aprende cómo elegir el software de recursos adecuado para tus necesidades aquí.
Otros Tipos de Software
Puedes combinar el software de gestión de recursos con otros tipos de software para facilitar el seguimiento y la finalización de diversas tareas. Ejemplos incluyen software de programación de proyectos, software de gestión de recursos para marketing, software de seguimiento de recursos y software de gestión de proyectos.
Aunque algunos pueden ver el software como la única solución para el seguimiento de recursos, también es cierto que las hojas de cálculo y las bases de datos pueden cumplir con estas tareas.
La diferencia radica en el costo y el tiempo. Es posible que puedas afrontar este desafío por tu cuenta, pero sin el uso de software de gestión de recursos, inevitablemente consumirás más de tus horas disponibles.
Gestionar una tonelada métrica de datos
Los indicadores de utilización de recursos requieren atención constante, pero los conocimientos que ofrecen protegen al equipo, los recursos y los proyectos de desperdicios.
Estos indicadores también ayudan a guiar los proyectos desde su inicio hasta su finalización y más allá. Los indicadores son una necesidad en el vertiginoso y tecnológico panorama actual.
Para obtener más ayuda sobre indicadores de utilización de recursos, mejores prácticas en la gestión de recursos de proyectos u otros temas de gestión de proyectos digitales, suscríbete al boletín de The Digital Project Manager.
