¿Qué herramientas de gestión de proyectos usan realmente las grandes empresas?
Las herramientas de gestión de proyectos empresariales ayudan a las grandes empresas a optimizar procesos dispares y reducir la fricción en la recopilación de información.
Pero, con tantas herramientas de gestión de proyectos disponibles, puede resultar desafiante encontrar el software adecuado para tu organización. Las empresas deben considerar múltiples factores al elegir una herramienta de gestión de proyectos, incluidos el costo, la escalabilidad, la integración y la seguridad, entre otros.
En este artículo, conocerás diferentes herramientas de gestión de proyectos que pueden utilizar las grandes empresas y cómo implementarlas para optimizar el uso del software de gestión de proyectos en tu compañía.
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10 herramientas de gestión de proyectos utilizadas por grandes empresas
A continuación, algunos ejemplos de herramientas de software de gestión de proyectos empresariales que emplean las grandes compañías.
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¿Por qué las grandes empresas utilizan herramientas de gestión de proyectos?
Existen tres razones principales por las que las grandes empresas necesitan herramientas de gestión de proyectos para rastrear eficazmente sus carteras de proyectos.
En primer lugar, las grandes empresas pueden contar con cientos de departamentos y ubicaciones en todo el mundo. Con este nivel de alcance y magnitud, el uso de herramientas de gestión de proyectos puede evitar una mala comunicación y el incumplimiento de plazos. El software de gestión de proyectos ayuda a que los equipos se mantengan en la tarea.
En segundo lugar, el software de gestión de proyectos puede ayudar a las organizaciones a mantenerse dentro del presupuesto. Cuando un proyecto se retrasa, las grandes empresas terminan gastando más dinero del planeado originalmente. Esto provoca un efecto dominó, ya que los fondos para otros proyectos pueden agotarse.
Utilizar herramientas de software no solo fortalece la responsabilidad de los miembros del equipo en las asignaciones individuales, sino que el software de gestión de proyectos también proporciona visión sobre las dependencias. Cuanto mejor trabajen juntos los equipos, mayor será la probabilidad de completar los proyectos a tiempo y menor el riesgo de pérdidas de beneficios.
Por último, las grandes empresas suelen depender de la construcción de confianza con partes interesadas externas, como accionistas o consejos asesores. Para ganar y mantener esa confianza, las empresas deben mostrar datos y reportes actualizados sobre proyectos pasados y actuales. Las herramientas de gestión de proyectos ofrecen informes en tiempo real que facilitan a las grandes compañías compartir el avance de los proyectos.
¿Qué características buscan las grandes empresas en las herramientas de gestión de proyectos?
Ten en cuenta las siguientes características al evaluar herramientas de gestión de proyectos para tu organización:
- Planificación de proyectos: Las grandes empresas supervisan y ejecutan múltiples proyectos al mismo tiempo. La planificación de proyectos es un paso fundamental para asegurar que los miembros del equipo se mantengan dentro de las especificaciones y el presupuesto. Implementar una herramienta de gestión de proyectos a nivel empresarial puede ayudar a las grandes compañías a iniciar nuevas iniciativas y monitorear de manera continua el progreso de sus proyectos. Busca funciones de diagramas de Gantt, estructuras de desglose del trabajo y características de gestión de riesgos.
- Gestión de recursos: El uso de software de gestión de proyectos puede ayudar a las empresas a desviar fondos a diferentes proyectos. El software empresarial de gestión de proyectos suele mostrar el uso en tiempo real de los presupuestos asignados. Esta es otra manera en la que las grandes empresas pueden evitar sobrecostos.
- Comunicación: Las grandes empresas cuentan con varios departamentos internos, por lo que la comunicación entre equipos es importante al ejecutar proyectos a gran escala. Con herramientas de colaboración empresarial, los departamentos pueden asignar tareas, compartir archivos y reportar datos de forma rápida y efectiva. También pueden colaborar con partes interesadas externas, según sea necesario.
- Seguimiento de proyectos: Los sistemas de gestión de proyectos son excelentes herramientas para la gestión de tareas. Los datos y métricas de proyectos en tiempo real muestran el trabajo que ya se ha realizado y lo que aún queda por hacer. Los miembros del equipo también pueden ver las tareas de los demás y proporcionar actualizaciones de estado asincrónicas, lo que reduce la necesidad de reuniones aburridas de estado y mejora la productividad.
- Informes de proyectos: Las grandes empresas a menudo rotan a los miembros del equipo entre proyectos en respuesta a la demanda cambiante. Las herramientas de gestión de proyectos ofrecen útiles resúmenes de proyectos para que los integrantes puedan comprender rápidamente el alcance y los objetivos del proyecto y adaptarse a sus nuevas asignaciones.
También ten en cuenta que las herramientas de gestión de proyectos para empresas suelen ofrecer amplias capacidades de personalización para que tanto grandes compañías como miembros individuales del equipo puedan adaptar la aplicación de gestión de proyectos según los objetivos del portafolio de proyectos y los estilos de trabajo personales. Esto puede hacer que el software de gestión de proyectos sea difícil de usar, pero a largo plazo, la personalización hará que todo funcione de forma más fluida.
Muchos proveedores ofrecen tanto un plan gratuito como una versión de pago del software, que incorporan diferentes características o niveles de acceso. Asegúrate de que el plan que elijas cumpla con todos los requisitos de tu lista de verificación para herramientas de gestión de proyectos.
Cómo Elegir Una Solución de Software de Gestión de Proyectos Empresarial
Las organizaciones empresariales suelen gestionar proyectos a gran escala y de gran complejidad que requieren varios miembros del equipo, flujos de trabajo complejos y una colaboración extensa. Es importante encontrar una solución de gestión de proyectos que pueda manejar el alcance de un proyecto a gran escala y, al mismo tiempo, se alinee con las prioridades y los objetivos de tu empresa.
Antes de llegar al punto de elegir una herramienta específica, primero identifica qué quiere lograr tu empresa al implementar un software de gestión empresarial. Aquí tienes algunas preguntas para considerar:
- ¿Qué tipo de proyectos gestiona tu empresa? ¿Son estos los tipos de proyectos que esperas gestionar en el futuro?
- ¿Cuáles son tus funciones operativas más importantes?
- ¿Qué problema(s) operativo(s) deseas solucionar?
- ¿Cuentas con la aceptación del liderazgo y del equipo para usar y mantener la herramienta de gestión de proyectos?
A continuación, considera las tareas diarias de tu empresa en el contexto de los objetivos y composición de tu portafolio empresarial. Por ejemplo, si eres una agencia de marketing de contenidos, probablemente prefieras una visualización de gestión de proyectos para comunicar conceptos de diseño a las partes interesadas externas. Si eres una empresa financiera, quizás prefieras una vista de hoja de cálculo para facilitar el análisis.
El tipo de proyectos y tareas que tu empresa realiza a diario, en combinación con tu propio marco de gestión de proyectos empresariales, te ayudará a priorizar diferentes capacidades del software.
Una vez evaluadas las necesidades de tu empresa, investiga y revisa diferentes programas para determinar qué herramientas de gestión de proyectos serían las más adecuadas para ti. Como parte de tu investigación, también considera qué opciones de software funcionan bien para tus competidores.
Herramientas de Gestión de Proyectos En Pequeñas Y Medianas Empresas (PYMES)
Las PYMES, por definición, cuentan con menos departamentos, gestores de proyectos y miembros de equipo, y suelen trabajar en menos proyectos que las grandes empresas. Además, debido a que las grandes organizaciones tienen varios departamentos, pueden supervisar varios proyectos de gran escala a la vez. Las pequeñas empresas que gestionan proyectos a menudo no tienen la necesidad ni los recursos para ejecutar múltiples proyectos simultáneamente.
Como resultado, las PYMES no requieren tantas capacidades de software como las grandes empresas. Mientras que las herramientas de gestión de proyectos para grandes compañías se enfocan en la gestión de portafolios y en capacidades de informes, muchas herramientas de gestión de proyectos para startups o PYMES priorizan la productividad del equipo y la organización.
Recursos Adicionales
Implementar un software de gestión de proyectos es una excelente manera de optimizar la productividad de tu empresa. Las herramientas de gestión de proyectos están diseñadas para ayudar a las grandes empresas a planificar proyectos, asignar recursos, informar datos y colaborar.
Tras identificar los objetivos de tu empresa, como gestor de proyectos puedes elegir una herramienta de gestión de proyectos adaptada a las necesidades de tu equipo de proyecto. Incluso después de acotar tu búsqueda, la selección de un sistema para tu empresa puede seguir siendo un desafío.
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