6 ejemplos y plantillas de estructura de desglose del trabajo (EDT)

1. Ejemplo de EDT para Proyecto de Construcción

En este ejemplo de estructura de desglose del trabajo, el proyecto de construcción se descompone en entregables específicos en un diagrama de flujo ramificado para cada fase del proyecto. Este es un ejemplo de una EDT basada en fases: está desglosada por fases, pero también tiene en cuenta tanto la asignación de recursos como los entregables del proyecto según el alcance del mismo.

Este ejemplo de EDT define claramente qué pasos deben completarse en una fase del proyecto antes de poder comenzar la siguiente. Es una forma sencilla de ver el flujo de un proyecto de construcción de un vistazo. Uno de los beneficios del software de gestión de proyectos de construcción es que puede ayudarte a crear una EDT más rápido y con menos errores.

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2. Ejemplo de EDT para Proyecto de TI

Este ejemplo de estructura de desglose del trabajo enfocado en TI o desarrollo de software se sitúa entre una EDT basada en fases y una EDT basada en responsabilidades. Cada columna representa un equipo en particular que se encargará de tareas específicas para lograr el objetivo del proyecto general.

Este tipo de EDT funciona bien junto a un diagrama de Gantt para mantener todo organizado: puedes controlar cada equipo, qué entregables están gestionando y el cronograma para que todo el mundo esté alineado. También puedes identificar fácilmente posibles cuellos de botella y obstáculos que podrían surgir si las tareas de un equipo no pueden comenzar hasta que finalicen las tareas de otro. Así puedes planificar cómo mitigar esos cuellos de botella o dependencias con antelación.

3. Ejemplo de EDT para Campaña de Marketing

Este ejemplo de estructura de desglose del trabajo para campaña de marketing es otro ejemplo de una EDT basada en fases, pero también es en parte una EDT orientada a procesos.

Los paquetes de trabajo a alto nivel tienen que ver con las fases, pero cada uno se desglosa en procesos que deben completarse dentro de esa fase. Esto también puede ayudar a gestionar métricas y establecer expectativas, siempre y cuando los procesos estén claramente definidos y el equipo los siga.

4. Ejemplo de EDT para la Planificación de Eventos

Esta planificación de eventos con estructura de desglose del trabajo (EDT) es un gran ejemplo de una EDT basada en entregables, ya que muestra qué tareas deben completarse para planificar y organizar el evento con éxito.

Aunque la planificación de eventos puede llevarse a cabo con un equipo pequeño, algunos eventos pueden requerir trabajar con cada vez más miembros del equipo de proyecto. Considera qué recursos necesitarás para asegurarte de que todo el trabajo se complete a tiempo y que no haya demasiados ni muy pocos miembros en el equipo (para que nadie esté subempleado ni sobrecargado de trabajo).

5. Ejemplo de EDT en Salud

Este ejemplo de estructura de desglose del trabajo para un proyecto relacionado con la salud utiliza un enfoque tanto de fases como basado en entregables. También vale la pena señalar que han separado el proyecto en dos estructuras de desglose del trabajo, lo cual es útil para proyectos que se extienden durante periodos más largos.

6. Ejemplo de EDT para Desarrollo de Producto

Este ejemplo de estructura de desglose del trabajo para un proyecto de desarrollo de productos es una EDT orientada a las fases. Cada fase del proyecto se divide en entregables específicos del producto que deben completarse dentro de esa fase (por ejemplo, durante la fase de marketing, el equipo producirá una estrategia de mercado, un plan de marketing y todo el material promocional).

Tipos de Estructura de Desglose del Trabajo

Como se ha mencionado, muchas estructuras de desglose del trabajo pueden clasificarse generalmente en uno de los pocos tipos diferentes de sistemas de EDT. Ya sea creada en Microsoft Excel o mediante software para EDT, toda EDT pertenecerá a uno de estos tipos con algunas variaciones según la representación visual y las herramientas de gestión de proyectos utilizadas.

1. EDT basada en entregables: Una EDT basada en entregables es con diferencia la estructura de desglose del trabajo más común. Divide cada proyecto en entregables específicos y luego distribuye las tareas en consecuencia. Son útiles para una amplia gama de proyectos.
2. EDT basada en fases: Una EDT basada en fases es excelente para la gestión de riesgos y proyectos con gran carga de gestión de recursos, como el desarrollo de software. Una EDT de este tipo divide el proyecto en fases y cada fase se descompone en tareas.
3. EDT orientada a procesos: Menos utilizada, este tipo de EDT divide el proyecto en los procesos utilizados en lugar de los entregables exactos producidos. Es ideal para industrias basadas en servicios que se centran más en el servicio prestado que en un objetivo o producto final específico.
4. EDT basada en responsabilidades: Este tipo de EDT se utiliza en los proyectos más complejos con múltiples partes interesadas, departamentos o empresas involucradas. Divide el proyecto en secciones según quién es responsable de realizar esa parte del proyecto global.

Cómo Crear una Estructura de Desglose del Trabajo

Sigue esta simple lista de tareas para crear una estructura de desglose del trabajo para tu proyecto.

1. Identifica los entregables del proyecto.
2. Desglosa los entregables en paquetes de trabajo.
3. Realinea las tareas en una secuencia según cuándo debe completarse cada actividad.
4. Refina tus estimaciones para asegurarte de haber asignado un nivel de esfuerzo a cada tarea en tu EDT.
5. Programa las tareas en función de la secuencia y el nivel previsto de esfuerzo.
6. Revisa el personal del proyecto para asegurarte de que tienes un plan realista basado en los recursos disponibles.
7. Revisa el plan completo con tu equipo para obtener su aprobación.

Aquí tienes algunos consejos profesionales adicionales a seguir al crear tu EDT:

• Crea un diccionario de la EDT: Un diccionario de la EDT se presenta con la misma estructura jerárquica, pero incluye una breve descripción de cada paquete de trabajo. Esto ayuda a aclarar el alcance de cada tarea para que todos los miembros del equipo entiendan sus responsabilidades.
• Considera la regla del 8/80: Los paquetes de trabajo no deben requerir menos de 8 horas ni más de 80 horas de esfuerzo.
• Utiliza la regla del 100%: Asegúrate de que la EDT incluya el 100% del trabajo necesario para completar el proyecto, sin tareas innecesarias o no relacionadas. Las tareas hijas en cualquier nivel deben cubrir el 100% del trabajo requerido para completar la tarea principal.
• Concéntrate en los entregables, no en las acciones: Prioriza los entregables y resultados en vez de acciones específicas. Por ejemplo, enfócate en "el sistema de frenos" en lugar de "calibrar las pastillas de freno".
• Evita hacer suposiciones: Proseguir con suposiciones en vez de datos verificados puede llevar al fracaso del proyecto. Evita hacer suposiciones y asegúrate de que toda la información sea precisa y completa.
• Escala las tareas al nivel del proyecto: El nivel más alto representa todo el proyecto y la declaración de alcance para el ciclo de vida del proyecto, no te pierdas en los detalles.
• No ignores el feedback: No revisar la EDT con el equipo y las partes interesadas para obtener sus comentarios y aprobación puede llevar a problemas con las estimaciones de tareas y la ejecución general. Asegúrate de que el equipo del proyecto esté de acuerdo con las estimaciones de las tareas en la EDT para fomentar la alineación y la responsabilidad.

Tu EDT debe detallar todo el plan del proyecto hasta los niveles más bajos de entregables. Es una de las muchas técnicas de planificación de proyectos que utilizan los gerentes de proyecto exitosos.

Herramientas para Crear una Plantilla de EDT

También existen numerosas herramientas y plantillas de software para EDT que puedes utilizar para facilitarte la vida mientras trabajas en tu EDT.

Para empezar, aquí tienes una plantilla de EDT gratuita para descargar. Para editar el archivo, descárgalo como archivo XLSX y utilízalo en Google Sheets o Excel. El archivo también incluye un ejemplo de EDT que puedes usar como modelo.

¿Qué sigue?

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