6 pasos para crear un acta de constitución del proyecto (+ ejemplo & plantilla)
Los proyectos no pueden comenzar sin un acta de constitución: Los proyectos no pueden comenzar oficialmente sin un acta de constitución, y omitir este paso provoca una falta de alineación y un mayor riesgo de fracaso del proyecto.
Las actas garantizan la alineación y el compromiso: Un acta de constitución del proyecto describe el alcance y el caso de negocio, de modo que todas las partes interesadas estén alineadas con el propósito y los entregables del proyecto antes de que este comience realmente.
El plan maestro para el éxito del proyecto: Un acta de constitución del proyecto define las funciones, las responsabilidades y los objetivos del proyecto, y faculta al director del proyecto para ejecutar el trabajo y utilizar el presupuesto del proyecto.
Mantén la sencillez y céntrate en la visión general: Tu acta debe ofrecer una visión general de alto nivel, evitar detalles innecesarios y mantener la sencillez para que cualquier persona involucrada en el proyecto pueda entender lo que está ocurriendo.
Usa una plantilla: En lugar de crear un acta desde cero para cada proyecto nuevo, utiliza una plantilla (¡como la nuestra!) para ahorrar tiempo.
Los documentos de constitución del proyecto describen el alcance y los objetivos de tu proyecto. Si quieres poner en marcha tu nuevo proyecto con buen pie, un documento de constitución completo es la forma de empezar y te ahorra tiempo más adelante.
Sin uno, tu proyecto no puede comenzar oficialmente y no hay garantía de que todas las partes interesadas estén alineadas con el propósito y los entregables del proyecto. Esto te expone a una ampliación descontrolada del alcance, problemas de comunicación y, en última instancia, al fracaso del proyecto.
Describiré qué es un documento de constitución del proyecto y cómo uno bien elaborado nos mantiene encaminados durante todo el ciclo de vida de la gestión del proyecto. También encontrarás ejemplos de documentos de constitución, una plantilla de documento de constitución y una lista de herramientas de software que te ayudarán a desarrollar y gestionar tu documento.
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¿Qué es un documento de constitución del proyecto?
Un documento de constitución del proyecto es un documento formal que describe el entendimiento compartido del alcance del proyecto, su desarrollo y sus objetivos, al tiempo que define las funciones y responsabilidades de cada parte involucrada. Por lo general, es un documento bastante breve.
Los documentos de constitución dan luz verde al inicio de un proyecto. Al igual que la definición legal de la palabra “constitución”, en la gestión de proyectos un documento de constitución autoriza la existencia de un proyecto y faculta al director del proyecto para ejecutar el trabajo y utilizar el presupuesto del proyecto. Si se aprueba el documento de constitución, el proyecto pasa a la fase de planificación.
También puedes encontrar que un documento de constitución del proyecto se denomina resumen o documento de inicio del proyecto (PID).
Este es un breve resumen:
¿Cuándo debo crear el documento de constitución del proyecto?
El director del proyecto debe crear el documento de constitución durante la fase de inicio del proyecto. Documentar el propósito del proyecto, qué actividades formarán parte de la ejecución y quién es responsable de realizar cada actividad es fundamental para alinear a las partes interesadas clave antes de la reunión de inicio del proyecto.
Plantilla y ejemplo de documento de constitución del proyecto
Descarga aquí tu plantilla y utiliza esta guía mientras la completas; las ideas de este artículo te ayudarán a crear un documento de constitución del proyecto sólido. También hemos incluido un ejemplo completado para que te hagas una idea de cómo debería verse el tuyo.
Documento de constitución del proyecto frente a declaración de trabajo (SoW) y plan del proyecto
La principal diferencia entre estos documentos del proyecto es que las declaraciones de trabajo describen en qué consiste el proyecto y cuál es el presupuesto; el documento de constitución autoriza al director del proyecto a utilizar dicho presupuesto; y el plan del proyecto detalla cómo se realizará el trabajo y cómo se gastará el presupuesto.
Declaración de trabajo
Una SoW aborda la necesidad empresarial de un proyecto, indica qué se incluye o no como parte de un proyecto y describe los entregables específicos del proyecto. Una SoW también suele resumir las suposiciones del proyecto y los criterios de aceptación propuestos.
Un SoW es un punto de referencia crucial para las partes interesadas del proyecto, y es absolutamente esencial que los PM conozcan cómo crear un SoW. Aunque un SOW bien redactado puede ahorrarte muchos problemas, por el contrario, incluso un pequeño error puede tener enormes repercusiones más adelante.
Puedes pensar en el SoW como un precursor y una fuente clave de información para el acta formal del proyecto.
Plan del proyecto
Mientras que el acta del proyecto explica el “qué” y el “por qué” de un proyecto, el plan del proyecto describe el “cómo”. Al igual que el acta del proyecto se basa en el SoW, el plan del proyecto se basa en el acta del proyecto.
Un plan del proyecto explica cómo gestionarás los distintos aspectos de un proyecto, incluidos los posibles riesgos, el cronograma del proyecto, las comunicaciones, etc.
¿Por qué es tan importante el acta del proyecto?
El documento del acta del proyecto es importante porque hace que las partes interesadas estén de acuerdo sobre por qué se realiza el proyecto, qué incluye su alcance (a alto nivel) y quién hace qué. Algunas organizaciones exigen un acta del proyecto firmada antes de asignar recursos, incluida la financiación, a tu proyecto.
Consideremos los beneficios con más profundidad, desde la perspectiva de cada parte involucrada.
Beneficios para los directores de proyecto y los equipos
- Articula la propuesta de valor del proyecto: te ayuda a determinar si vale la pena llevar a cabo el proyecto
- Ahorra tiempo más adelante: el tiempo que dedicas a aclarar los objetivos al comienzo de un proyecto es tiempo que no tendrás que dedicar posteriormente a solucionar problemas y negociar durante el ciclo de vida del proyecto
- Aclara el presupuesto: garantiza que la financiación esté disponible y se libere a tiempo. Establecer tu autoridad para realizar gastos y tus presupuestos ahorra tiempo antes de iniciar el proyecto.
- Establece directrices claras para tu equipo del proyecto: definir los criterios de éxito es inestimable para orientar al equipo cuando comienzas a informar sobre el proyecto
- Mejora la moral del equipo: un equipo que trabaja con un acta deficiente se encontrará confundido repetidamente, y su arduo trabajo se desperdiciará o se dirigirá en la dirección equivocada. Un acta bien redactada proporciona métricas para un proyecto exitoso hacia las que tu equipo puede trabajar con motivación y confianza.
El acta del proyecto se ha vuelto automática, ¿verdad? La gente olvida de qué se trata todo esto. Es un documento excelente; este es tu documento de ventas para entusiasmar a la gente con lo que estamos haciendo. También indica quién es el director del proyecto. Cuando no tienes esa formalización, entras en las salas y la gente dice: «¿quién te nombró dios o diosa de la gestión de proyectos?». Tienes este documento para decir: aquí está. Cuenta con la aprobación y firma del ejecutivo. Así que también es ese documento de respaldo.
Beneficios para los clientes y otras partes interesadas
- Crea un entendimiento compartido: las partes interesadas saben qué esperar y a qué limitaciones de recursos se enfrenta el proyecto
- Sirve como herramienta de marketing: el acta del proyecto puede funcionar como un documento de ventas para justificar inversiones nuevas o existentes.
Qué incluir en un acta del proyecto
Esto es lo que debes incluir en tu acta del proyecto:
- Introducción: explica el propósito del acta y proporciona el nombre del proyecto
- Justificación empresarial y declaración del alcance: explica el propósito del proyecto (incluidos los impulsores empresariales y cualquier proyecto relacionado), define las actividades de alto nivel que forman parte del alcance del proyecto (esto ayudará a evitar la ampliación descontrolada del alcance más adelante) y abarca el rendimiento esperado de la inversión
- Criterios de éxito: define cómo es el éxito y cómo lo medirá el equipo
- Requisitos o entregables principales: resume los requisitos de alto nivel o los entregables clave
- Presupuesto: estima los costos del proyecto, idealmente por fase del proyecto, y define las fuentes de financiación del proyecto
- Cronograma de hitos: estima la duración del proyecto y resume cada parte importante del proyecto y todos los hitos
- Supuestos y restricciones: identifica los parámetros conocidos y desconocidos al iniciar el proyecto
- Riesgos del proyecto: resume las principales amenazas u oportunidades conocidas que pueden afectar al éxito del proyecto
- Equipo y organización: define las funciones y responsabilidades del proyecto
- Aprobaciones: incluye un espacio para que las partes interesadas registren su aprobación (o desaprobación) del acta.
Además de estas secciones del acta de constitución del proyecto, también puedes incluir un apéndice con documentos como los siguientes:
- Lista de entregables: si los entregables ya están definidos, esta lista contiene detalles sobre cada entregable: qué es y los criterios de aceptación asociados (como los criterios de aceptación dado-cuando-entonces)
- Documentos de planificación: cronograma del proyecto, calendario u otros documentos que ordenan las actividades del proyecto e incluyen detalles sobre cada hito o fase del proyecto
- Plan de comunicación: incluye detalles sobre cómo se mantendrá informada a cada persona involucrada acerca del progreso, los cambios en el alcance, etc.
La Guía del Cuerpo de Conocimientos sobre Gestión de Proyectos (PMBOK) del Project Management Institute es una buena referencia para obtener más información sobre cada uno de estos elementos clave.
Cómo crear un acta de constitución del proyecto
No existe una única manera correcta de crear un acta de constitución para la gestión de proyectos, pero este es un proceso básico que podrías considerar:
1. Habla con las partes interesadas y el equipo
Recopila información sobre el proyecto reuniéndote con las principales partes interesadas, incluidos el director del proyecto, los patrocinadores del proyecto, los clientes y representantes del equipo del proyecto.
No olvides que las partes interesadas también pueden incluir a otros equipos que proporcionan apoyo especializado, como expertos en capacidad de red y seguridad.
2. Toma y organiza notas
Durante tus conversaciones, haz preguntas y toma notas que te ayuden a completar cada una de las secciones del acta. Aprovecha bien tu tiempo para recopilar la información más importante; siempre puedes completar los detalles de apoyo más adelante.
3. Usa una plantilla
Aprovecha la gran cantidad de plantillas de actas de constitución de proyectos disponibles en línea para crear el formato que mejor se adapte a las necesidades de tu proyecto.
Los miembros de DPM pueden usar nuestra plantilla de acta prediseñada, junto con muchos otros recursos que ahorran tiempo. Como alternativa, puedes usar una de las actas de constitución de proyectos de ejemplo de esta publicación como punto de partida.
4. Incluye información específica
Comencemos con un mal ejemplo. Para un cliente del sector bancario, un director de proyecto escribe la declaración del objetivo del proyecto en el acta como «mejorar los canales de comunicación». Sí, una buena comunicación es un objetivo valioso, pero la forma en que está redactado deja mucho a la imaginación:
- ¿Qué canales de comunicación se mejorarán? ¿Los de los clientes? ¿Los del personal interno?
- ¿A qué necesidades de los usuarios intentamos responder?
- ¿Actualizaremos un sistema existente o crearemos uno completamente nuevo?
- ¿Cuándo se completará?
- ¿El alcance incluye la capacitación sobre la nueva herramienta de comunicación?
- ¿El contrato incluirá algún tipo de soporte continuo para el sistema?
Un acta completa proporcionaría información clara y específica sobre estas preguntas para que el lector pueda comprender el propósito del proyecto. Aquí tienes un mejor ejemplo de una declaración del alcance del proyecto (una parte clave de tu acta):
“Crear un nuevo sistema de comunicación para reemplazar el sistema ABC antes de diciembre de 2024, de modo que los clientes puedan chatear con sus gerentes de producto a través de las aplicaciones móviles propietarias del banco XYZ. Capacitar a 400 empleados para mantener y brindar soporte al sistema internamente.”
Por supuesto, esta es solo la declaración del objetivo, no el acta completa. Sin embargo, este ejemplo muestra la diferencia entre un acta redactada descuidadamente y una redactada cuidadosamente.
Aplica una lógica similar para redactar las demás secciones del acta. El objetivo de este ejercicio es que el patrocinador del proyecto disponga de información suficiente para poder aprobarlo.
5. Revisión con los representantes del equipo
Después de redactar un acta del proyecto, pero antes de revisarla con un cliente, reserva tiempo para revisarla con miembros clave de tu equipo con el fin de evaluar su exactitud y exhaustividad.
6. Presentación para su aprobación
Observa que este paso no consiste en “enviar para su aprobación”. El acta del proyecto es la clave para obtener la aprobación para llevarlo a cabo, y es importante presentarla correctamente. Evita simplemente adjuntar el acta como PDF en un correo electrónico, para que sea ignorada o descartada de plano.
En su lugar, presenta el acta a tus patrocinadores, partes interesadas o clientes; hazlo en una reunión o mediante una presentación de diapositivas que incluya material complementario. Asegúrate de dejar tiempo suficiente para preguntas y respuestas.
Ejemplos de actas del proyecto
A continuación encontrarás tres ejemplos diferentes de actas del proyecto que puedes considerar:
En este ejemplo de acta del proyecto para un sistema de respuesta de voz interactiva, el gerente del proyecto ha incluido algunas notas sobre el caso de negocio, además de una descripción del proyecto y del alcance.
También ha enumerado las restricciones en orden de prioridad, lo que resulta útil para proporcionar contexto rápidamente a quien lea este documento.
Este ejemplo de acta del proyecto enumera claramente los objetivos del proyecto, así como los hitos y un cronograma complementario.
Aunque todavía no necesariamente necesitas un cronograma completo (esto se definirá en el plan del proyecto), es un buen elemento para incluir y actualizar posteriormente para los informes de estado del proyecto, mientras el equipo completa el trabajo en la fase de ejecución.
Este es similar al ejemplo anterior en cuanto a que incluye hitos y un cronograma.
También expone claramente los objetivos y lo que está incluido en el alcance, e incluye algunas notas sobre los procesos en los que influirá el proyecto, lo cual resulta útil porque se relaciona con la restricción de la actitud hacia el cambio (que aparece en la sección de restricciones).
Consejos de expertos para crear un acta del proyecto
Al crear un acta del proyecto, ten presentes estos consejos y buenas prácticas:
- Mantenlo simple. El acta de constitución de tu proyecto no debe dejar lugar a interpretaciones. Una persona ajena sin conocimientos sobre el proyecto o tu organización debería poder tomar el documento y entender lo que está ocurriendo.
- Visión general por encima de los detalles. Proporciona una visión general de alto nivel del propósito y los resultados del proyecto, y evita perderte en detalles innecesarios que obstaculicen la alineación o creen problemas de rendición de cuentas más adelante.
- Crea consenso. Podrías redactar el acta de constitución de proyecto más elocuente del planeta, pero no sirve de nada si las partes interesadas no están dispuestas a aprobarla. Recuerda que el acta de constitución del proyecto es una herramienta que favorece la alineación de las partes interesadas. Si tu acta no consigue unir a las partes interesadas, no tiene sentido redactarla.
Herramientas de gestión de proyectos para desarrollar y gestionar actas de constitución
Las herramientas de software ofrecen una forma sencilla de desarrollar y almacenar el acta de constitución de tu proyecto en un lugar accesible al que todas las partes interesadas y los miembros del equipo puedan acceder cuando lo necesiten.
Entre los tipos de herramientas de software de gestión de proyectos que pueden ser útiles se incluyen:
- Software de gestión de proyectos: Puedes introducir los detalles sobre los objetivos y el alcance de tu acta de constitución del proyecto y, posteriormente, medir tu progreso con respecto a ellos durante todo el proyecto.
- Software de mapas mentales: Este software resulta útil para realizar lluvias de ideas y organizar la información sobre el proyecto antes de empezar a crear un acta de constitución.
- Creador de diagramas de Gantt: Utiliza este software para trazar los hitos y los cronogramas, que te resultarán útiles después de que se apruebe el acta de constitución.
¿Qué sigue?
Las actas de constitución de proyectos son una forma importante de impulsar la alineación y aclarar los parámetros de la misión. Pero, en última instancia, no son más que un documento — y además uno muy político. El proceso de alcanzar un consenso, "vender" tu proyecto, defender tu autoridad para desplegar recursos y mover cielo y tierra para lograr los objetivos de tu proyecto es el verdadero arte oscuro.
Para agudizar tu criterio y aprender a desenvolverte en la política, es útil contar con un grupo de personas que comprendan la situación y puedan ofrecerte una perspectiva externa. Por eso creamos DPM Membership — la comunidad definitiva para compartir conocimientos entre profesionales apasionados por la gestión de proyectos. Comparte consejos con cientos de otros gestores de proyectos digitales, accede a recursos y participa en un entorno seguro de práctica mediante sesiones de aprendizaje interactivas — para maximizar las probabilidades de éxito de tus proyectos.
