6 pasos para crear un acta de constitución del proyecto (+ ejemplo y plantilla)
No se puede iniciar un proyecto sin un acta de constitución: Los proyectos no pueden comenzar oficialmente sin un acta de constitución, y saltarse este paso conduce a desalineación y mayor riesgo de fracaso del proyecto.
El acta asegura alineación y compromiso: Un acta de constitución de proyecto define el alcance y el caso de negocio, para que todas las partes interesadas estén alineadas sobre el propósito y los entregables antes de que arranque el proyecto.
La hoja de ruta para el éxito del proyecto: El acta de constitución define roles, responsabilidades y objetivos del proyecto, y otorga al gerente de proyecto la autoridad para ejecutar el trabajo y gestionar el presupuesto.
Manténlo simple y en perspectiva general: Tu acta debe ofrecer una visión general de alto nivel, evitar detalles innecesarios y ser lo suficientemente sencilla para que todos en el proyecto comprendan lo que está pasando.
Utiliza una plantilla: En vez de crear un acta desde cero en cada proyecto, usa una plantilla (¡como la nuestra!) para ahorrar tiempo.
Los estatutos del proyecto describen el alcance y los objetivos de tu proyecto. Si quieres iniciar tu nuevo proyecto con buen pie, un estatuto completo es la mejor manera de empezar, y te ahorrará tiempo más adelante.
Sin uno, tu proyecto en realidad no puede empezar oficialmente, y no hay garantía de que todos los interesados estén alineados respecto al propósito y los entregables del proyecto. Esto te expone a desviaciones del alcance, malentendidos y, en última instancia, al fracaso del proyecto.
Explicaré qué es un estatuto de proyecto y cómo uno bien elaborado nos mantiene enfocados durante todo el ciclo de vida de la gestión de proyectos. También encontrarás ejemplos de estatutos, una plantilla de estatuto y una lista de herramientas de software para ayudarte a desarrollarlo y gestionarlo.
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¿Qué es un estatuto de proyecto?
Un estatuto de proyecto es un documento formal que establece el entendimiento compartido sobre el alcance del proyecto, su desarrollo y los objetivos del proyecto, además de definir los roles y responsabilidades de cada parte implicada. Generalmente, es un documento bastante breve.
Los estatutos de proyecto dan luz verde para que un proyecto comience. De forma similar a la definición legal de la palabra “estatuto”, un estatuto en gestión de proyectos autoriza la existencia del proyecto y faculta al gerente de proyecto para ejecutar el trabajo y gastar el presupuesto del proyecto. Si el estatuto es aprobado, el proyecto pasa a la fase de planificación.
También puedes ver el estatuto de proyecto referido como resumen o documento de inicio de proyecto (PID).
Aquí tienes un resumen rápido:
¿Cuándo debo crear el estatuto del proyecto?
El gerente de proyecto debe crear el estatuto durante la fase de inicio del proyecto. Documentar el objetivo del proyecto, qué actividades formarán parte de la ejecución y quién es responsable de cada actividad es fundamental para alinear a los principales interesados antes del arranque del proyecto.
Plantilla y ejemplo de estatuto de proyecto
Descarga tu plantilla aquí y utiliza esta guía mientras la completas: los consejos de este artículo te ayudarán a crear un estatuto de proyecto sólido. También hemos incluido un ejemplo relleno para darte una idea de cómo debería verse el tuyo.
Estatuto de Proyecto vs. Statement of Work (SoW) y Plan de Proyecto
La diferencia principal entre estos documentos de proyecto es que el Statement of Work describe en qué consiste el proyecto y su presupuesto, el estatuto de proyecto autoriza al gerente de proyecto a gastar ese presupuesto, y el plan de proyecto detalla cómo se realizará el trabajo y cómo se gastará el presupuesto.
Statement Of Work
Un SoW atiende la necesidad empresarial de un proyecto, especifica qué se incluye o no como parte del proyecto y describe los entregables concretos del proyecto. Un SoW también suele resumir las suposiciones del proyecto y los criterios de aceptación propuestos.
Un SoW es un punto de referencia crucial para los interesados del proyecto, y es absolutamente esencial que los PMs sepan cómo crear un SoW. Mientras que un SoW bien redactado puede evitarte innumerables problemas, por otro lado, incluso un pequeño error puede tener grandes repercusiones a largo plazo.
Puedes considerar el SoW como un precursor y una fuente clave de información para el acta de constitución formal del proyecto.
Plan de Proyecto
Mientras que el acta de constitución explica el “qué” y el “por qué” de un proyecto, el plan de proyecto describe el “cómo”. Así como el acta de constitución se basa en el SoW, el plan de proyecto se basa en el acta de constitución.
Un plan de proyecto explica cómo gestionarás los diversos aspectos de un proyecto, incluyendo riesgos potenciales, el cronograma del proyecto, comunicaciones, etc.
¿Por qué es importante el Acta de Constitución del Proyecto?
El documento de acta de constitución es importante porque logra que los interesados estén de acuerdo en por qué se realiza el proyecto, qué está incluido dentro del alcance (a alto nivel) y quién hace qué. Algunas organizaciones requieren que el acta de constitución esté firmada antes de asignar recursos, incluyendo fondos, a tu proyecto.
Veamos los beneficios con más profundidad, desde la perspectiva de cada parte involucrada.
Beneficios para los Gerentes de Proyecto y Equipos
- Articula la propuesta de valor del proyecto: te ayuda a determinar si vale la pena llevar a cabo el proyecto
- Ahorra tiempo en el futuro: el tiempo que tomes para aclarar los objetivos al inicio de un proyecto es tiempo que no necesitarás dedicar a resolver problemas y negociaciones más adelante en el ciclo de vida del proyecto
- Aclara el presupuesto: asegura que los fondos estén disponibles y se liberen a tiempo. Establecer la autoridad para gastar y los presupuestos ahorra tiempo antes de comenzar el proyecto.
- Establece pautas claras para tu equipo de proyecto: definir los criterios de éxito es invaluable para guiar al equipo cuando empiezas a definir el proyecto
- Mejora la moral del equipo: un equipo que trabaja bajo un acta de constitución desordenada se sentirá repetidamente confundido, con su arduo trabajo desperdiciado o encaminado en la dirección equivocada. Un acta bien redactada proporciona métricas para un proyecto exitoso que motiva al equipo y le da confianza para alcanzarlas.
El acta de constitución del proyecto se vuelve automática, ¿verdad? La gente olvida de qué se trata todo esto. Es un gran documento; es tu documento de ventas para entusiasmar a las personas sobre lo que estamos haciendo. También indica quién es el gerente de proyecto. Cuando no tienes esa formalización, entras a las salas y la gente pregunta, ‘¿quién te hizo dios o diosa de la gestión de proyectos?’ Tienes esta hoja de papel para decir: aquí está. Está firmada por la persona ejecutiva. Así que también es ese documento de respaldo.
Beneficios para Clientes y Otros Interesados
- Crea un entendimiento compartido: los interesados saben qué esperar y qué restricciones de recursos enfrenta el proyecto
- Sirve como herramienta de marketing: el acta de constitución puede funcionar como un documento de ventas para justificar inversiones nuevas o existentes.
Qué incluir en un Acta de Constitución del Proyecto
Esto es lo que debes incluir en tu acta de constitución del proyecto:
- Introducción: explica el propósito de la carta y proporciona el nombre del proyecto
- Justificación comercial y declaración de alcance: explica el propósito del proyecto (incluyendo los impulsores empresariales y cualquier proyecto relacionado), define las actividades de alto nivel que forman parte del alcance del proyecto (esto ayudará a evitar la deriva del alcance más adelante), y cubre el retorno de inversión esperado
- Criterios de éxito: define cómo se ve el éxito y cómo el equipo medirá el éxito
- Requisitos principales o entregables: resume los requisitos de alto nivel y/o los entregables clave
- Presupuesto: estima los costos del proyecto, idealmente por fase del proyecto, y define las fuentes de financiamiento del proyecto
- Cronograma de hitos: estima la duración del proyecto y resume cada parte principal del proyecto y todos los hitos
- Supuestos y restricciones: identifica parámetros conocidos y desconocidos al iniciar el proyecto
- Riesgos del proyecto: resume las principales amenazas u oportunidades conocidas que pueden afectar el éxito del proyecto
- Equipo y organización: define los roles y responsabilidades del proyecto
- Aprobaciones: incluye un espacio para que los interesados registren su aprobación (o desaprobación) de la carta.
Además de estas secciones de la carta del proyecto, también puedes incluir un apéndice con documentos como:
- Lista de entregables: si los entregables ya están definidos, esta lista contiene detalles sobre cada entregable—qué es y los criterios de aceptación asociados (como los criterios de aceptación given-when-then)
- Documentos de programación: cronograma del proyecto, calendario u otros documentos que secuencien las actividades del proyecto e incluyan detalles sobre cada hito o fase del proyecto
- Plan de comunicación: esto incluye detalles sobre cómo se mantendrá informado a cada persona involucrada respecto al progreso, los cambios de alcance, etc.
La Guía del Project Management Institute sobre el Cuerpo de Conocimientos para la Dirección de Proyectos (PMBOK) es una buena referencia para obtener más información sobre cada uno de estos elementos clave.
Cómo crear una carta de proyecto
No hay un único modo correcto de crear una carta de gestión de proyectos, pero aquí tienes un proceso básico que podrías considerar:
1. Habla con los interesados y el equipo
Recopila información sobre el proyecto reuniéndote con los principales interesados, incluidos el director del proyecto, los patrocinadores del proyecto, clientes y miembros representativos del equipo de proyecto.
No olvides que los interesados también pueden incluir otros equipos que proporcionan soporte especializado, como expertos en capacidad de red y seguridad.
2. Toma y organiza notas
En tus conversaciones, haz preguntas y toma notas que te ayuden a rellenar cada una de las secciones de tu carta. Utiliza tu tiempo sabiamente para recopilar la información más significativa; siempre puedes completar los detalles de apoyo más adelante.
3. Usa una plantilla
Aprovecha la gran cantidad de plantillas de cartas de proyecto disponibles en línea para crear el formato que mejor se ajuste a las necesidades de tu proyecto.
Los miembros de DPM pueden utilizar nuestra plantilla de carta premade, junto con muchos otros recursos que ahorran tiempo. Alternativamente, podrías usar una de las cartas de proyecto de muestra en este artículo como punto de partida.
4. Incluye información específica
Empecemos con un mal ejemplo. Para un cliente bancario, un gerente de proyecto escribe la declaración del objetivo en la carta como “mejorar los canales de comunicación”. Sí, una buena comunicación es un objetivo válido, pero la forma en que está escrito deja mucho a la imaginación:
- ¿De quién se mejorarán los canales de comunicación? ¿Clientes? ¿Personal interno?
- ¿A cuántos usuarios estamos tratando de satisfacer?
- ¿Vamos a actualizar un sistema existente o construir uno completamente nuevo?
- ¿Cuándo estará terminado?
- ¿El alcance incluye capacitación sobre la nueva herramienta de comunicación?
- ¿El contrato incluirá soporte continuo para el sistema?
Un acta de constitución completa proporcionaría información clara y específica sobre estas preguntas, para que el lector pueda entender el propósito del proyecto. Aquí tienes un mejor ejemplo de declaración de alcance de proyecto (una parte clave del acta):
“Crear un nuevo sistema de comunicación para reemplazar el sistema ABC antes de diciembre de 2024, para que los clientes puedan chatear con los gerentes de producto a través de las aplicaciones móviles propietarias del banco XYZ. Capacitar a 400 empleados para mantener y dar soporte al sistema internamente.”
Por supuesto, esto es solo la declaración de objetivos, no el acta completa. Aun así, este ejemplo muestra la diferencia entre un acta redactada descuidadamente y una elaborada cuidadosamente.
Aplica una lógica similar para elaborar otras secciones del acta. El objetivo de este ejercicio es que el patrocinador del proyecto tenga suficiente información para poder aprobarlo.
5. Revisar con los representantes del equipo
Después de redactar el acta del proyecto pero antes de revisarla con el cliente, reserva tiempo para revisarla con los miembros clave de tu equipo para evaluar su exactitud e integridad.
6. Presentar para aprobación
Observa que este paso no es “enviar para aprobación”. El acta del proyecto es clave para obtener la aprobación para llevar a cabo el proyecto, y es importante que se presente adecuadamente. Evita simplemente adjuntar el acta como un PDF en un correo electrónico, solo para que sea ignorada o descartada al instante.
En su lugar, presenta la acta a tus patrocinadores, interesados o clientes; hazlo en una reunión o mediante una presentación de diapositivas que incluya soportes visuales. Asegúrate de dejar tiempo suficiente para preguntas y respuestas.
Ejemplos de actas de proyecto
A continuación, te presentamos tres ejemplos diferentes de actas de proyecto a considerar:
En este ejemplo de acta de proyecto para un sistema de respuesta de voz interactiva, el gestor del proyecto ha incluido algunas notas sobre el caso de negocio, además de una descripción del proyecto y el alcance.
También han listado las restricciones en orden de prioridad, lo cual es útil para proporcionar contexto rápido a quien lea este documento.
Este ejemplo de acta de proyecto enumera claramente los objetivos del proyecto, así como los hitos y una línea de tiempo asociada.
Aunque no es necesario tener una línea de tiempo completa aún (esto se definirá en el plan de proyecto), este es un buen elemento para incluir y luego actualizar para los informes de estado del proyecto, a medida que el equipo va completando el trabajo en la fase de ejecución.
Esta es similar al ejemplo anterior en cuanto a que incluye hitos y una línea de tiempo.
Además, ha planteado claramente los objetivos y lo que está dentro del alcance, e incluye algunas notas sobre los procesos que el proyecto impactará, lo cual es útil ya que se relaciona con la restricción de actitud ante el cambio (que está listado en la sección de restricciones).
Consejos de expertos para crear un acta de proyecto
Al crear un acta de proyecto, ten en cuenta estos consejos y buenas prácticas:
- Manténlo simple. Tu acta de proyecto no debe dejar lugar a interpretaciones. Una persona sin conocimientos previos del proyecto o de tu organización debería poder tomar el documento y entender de qué se trata.
- Enfócate en el panorama general más que en los detalles. Proporciona una visión general a alto nivel sobre el propósito y los resultados del proyecto, evitando entrar en detalles innecesarios que dificulten el alineamiento o generen problemas de responsabilidad más adelante.
- Crea consenso. Podrías redactar el acta de proyecto más elocuente del planeta, pero no servirá de nada si los interesados no están dispuestos a aceptarla. Recuerda que el acta de proyecto es una herramienta que apoya el alineamiento de los interesados. Si tu acta no reúne a los participantes, no tiene sentido redactarla.
Herramientas de gestión de proyectos para desarrollar y gestionar actas
Las herramientas de software ofrecen una forma sencilla de desarrollar y almacenar el acta de tu proyecto en un lugar accesible donde todos los interesados y miembros del equipo puedan consultarla cuando lo necesiten.
Los tipos de software de gestión de proyectos que pueden resultar útiles incluyen:
- Software de gestión de proyectos: Puedes ingresar los detalles sobre los objetivos y el alcance de tu acta y luego medir cómo avanzas respecto a ellos durante el proyecto.
- Software de mapas mentales: Este tipo de software es útil para hacer lluvias de ideas y organizar información sobre el proyecto antes de empezar a crear el acta.
- Creador de diagramas de Gantt: Usa este programa para trazar los hitos y cronogramas, lo cual será útil una vez que se apruebe el acta.
¿Qué sigue?
Las actas de proyecto son una forma importante para lograr alineamiento y clarificar los parámetros de la misión. Pero, al final, no dejan de ser sólo un documento — y uno muy político. El proceso de lograr consenso, "vender" tu proyecto, defender tu autoridad para desplegar recursos y remover obstáculos para alcanzar los objetivos de tu proyecto es el verdadero arte oscuro.
Para afinar tu juicio y aprender a navegar la política, es útil contar con un grupo de apoyo formado por personas que entienden el tema. Por eso creamos la Membresía DPM, la comunidad de intercambio de conocimiento definitiva para profesionales apasionados de la gestión de proyectos. Comparte consejos con cientos de otros gestores de proyectos digitales, accede a recursos y participa en sesiones de aprendizaje interactivo, para que puedas maximizar las posibilidades de éxito de tus proyectos.
