6 pasos para crear un acta de constitución de proyecto (+ ejemplo y plantilla)
Los proyectos no pueden empezar sin un acta: Los proyectos no pueden empezar oficialmente sin un acta de constitución y saltarse este paso provoca desalineación y un mayor riesgo de fracaso del proyecto.
El acta asegura alineación y compromiso: El acta de constitución del proyecto expone el alcance y la justificación del negocio, para que todas las partes interesadas estén alineadas con el propósito y los entregables antes de iniciar el proyecto.
Un plano para el éxito del proyecto: El acta de constitución del proyecto define roles, responsabilidades y objetivos del proyecto, y otorga poder al jefe de proyecto para ejecutar el trabajo y administrar el presupuesto.
Mantenlo simple y con visión general: Tu acta debe brindar una visión general de alto nivel, evitar detalles innecesarios y mantener la simplicidad para que cualquier persona involucrada en el proyecto entienda qué ocurre.
Usa una plantilla: En vez de crear un acta desde cero para cada nuevo proyecto, utiliza una plantilla (¡como la nuestra!) para ahorrar tiempo.
Los estatutos del proyecto describen el alcance y los objetivos de tu proyecto. Si buscas iniciar tu nuevo proyecto con buen pie, un estatuto completo es el camino a seguir y te ahorrará tiempo más adelante.
Sin uno, tu proyecto realmente no puede comenzar de manera oficial, y no hay garantía de que todos los interesados estén alineados con el propósito y los entregables del proyecto. Esto te expone a desvíos de alcance, malentendidos y, en última instancia, al fracaso del proyecto.
Voy a describir qué es un estatuto de proyecto y cómo uno bien elaborado nos mantiene en el camino correcto a lo largo del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Además, encontrarás ejemplos de estatutos, una plantilla de estatuto y una lista de herramientas de software para ayudarte a desarrollar y gestionar tu estatuto.
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¿Qué es un estatuto de proyecto?
Un estatuto de proyecto es un documento formal que describe el entendimiento común sobre el alcance de un proyecto, su desarrollo y los objetivos del proyecto, además de definir los roles y responsabilidades de cada parte involucrada. Generalmente, es un documento bastante corto.
Los estatutos le dan luz verde al proyecto para comenzar. De manera similar a la definición legal de "estatuto", un estatuto en la gestión de proyectos autoriza que un proyecto exista y le da al gestor de proyectos la facultad de ejecutar el trabajo y gastar el presupuesto asignado. Si el estatuto es aprobado, el proyecto pasa a la fase de planificación.
También puedes ver el estatuto del proyecto mencionado como "brief" o documento de inicio de proyecto (PID).
He aquí un resumen rápido:
¿Cuándo debo crear el estatuto del proyecto?
El gestor de proyectos debe crear el estatuto durante la fase de inicio del proyecto. Documentar el propósito del proyecto, qué actividades formarán parte de la ejecución y quién es responsable de cada actividad es fundamental para alinear a los principales interesados antes del inicio del proyecto.
Plantilla y ejemplo de estatuto de proyecto
Descarga la plantilla aquí y usa esta guía mientras la completas—los consejos de este artículo te ayudarán a crear un estatuto de proyecto sólido. También incluimos un ejemplo rellenado para darte una idea de cómo debería verse el tuyo.
Estatuto de proyecto vs. Statement of Work (SoW) y plan de proyecto
La principal diferencia entre estos documentos de proyecto es que el Statement of Work describe de qué trata el proyecto y el presupuesto, el estatuto autoriza al director de proyecto a gastar ese presupuesto, y el plan del proyecto detalla cómo se hará el trabajo y cómo se gastará el presupuesto.
Statement Of Work
Un SoW aborda la necesidad empresarial para un proyecto, indica qué se incluye o queda fuera como parte del proyecto, y describe los entregables específicos. También suele resumir las suposiciones del proyecto y los criterios de aceptación propuestos.
Un SoW es un punto de referencia clave para los interesados del proyecto y es totalmente esencial para los PMs saber cómo crear un SoW. Aunque un SoW bien escrito puede evitarte muchos problemas, por otro lado, incluso un pequeño error puede tener enormes repercusiones más adelante.
Puedes considerar el SoW como un precursor y una fuente clave de insumos para el acta de constitución del proyecto formal.
Plan de Proyecto
Mientras que el acta de constitución del proyecto explica el “qué” y el “por qué” de un proyecto, el plan de proyecto describe el “cómo”. De manera similar a cómo el acta de constitución se basa en el SoW, el plan de proyecto se apoya en el acta de constitución.
Un plan de proyecto explica cómo gestionarás los distintos aspectos del proyecto, incluyendo riesgos potenciales, el cronograma del proyecto, las comunicaciones, etc.
¿Por qué es importante el Acta de Constitución de Proyecto?
El documento del acta de constitución de proyecto es importante porque logra que los interesados estén de acuerdo en por qué se está realizando el proyecto, qué está dentro del alcance (a alto nivel) y quién hace qué. Algunas organizaciones requieren una acta de constitución firmada antes de asignar recursos, incluyendo la financiación, a tu proyecto.
Veamos los beneficios en mayor profundidad, desde la perspectiva de cada parte involucrada.
Beneficios para Gerentes de Proyecto y Equipos
- Articula la propuesta de valor del proyecto: te ayuda a determinar si vale la pena realizar el proyecto
- Ahorra tiempo en el futuro: el tiempo que dedicas a clarificar los objetivos al inicio de un proyecto es tiempo que no tendrás que gastar solucionando problemas y negociando más adelante en el ciclo de vida del proyecto
- Aclara el presupuesto: asegura que los fondos estén disponibles y se liberen a tiempo. Definir tu autoridad de gasto y presupuesto ahorra tiempo antes de que empiece el proyecto.
- Establece pautas claras para tu equipo de proyecto: definir los criterios de éxito es invaluable para guiar al equipo al empezar a poner en marcha el proyecto
- Mejora la moral del equipo: un equipo que trabaja bajo un acta poco clara se encontrará frecuentemente confundido, con su trabajo desperdiciado o yendo en la dirección equivocada. Un acta bien escrita ofrece métricas para un proyecto exitoso que motivan y dan confianza al equipo para avanzar.
El acta de constitución de proyecto se ha vuelto algo automático, ¿verdad? La gente olvida de qué se trata todo esto. Es un gran documento; este es tu documento de ventas para entusiasmar a las personas sobre lo que estamos haciendo. También indica quién es el gerente de proyecto. Cuando no tienes esa formalización, entras en las salas y la gente pregunta: ‘¿quién te nombró dios o diosa de la gestión de proyectos?’ Tienes este papel para decir, aquí está. Está firmado por el ejecutivo. Así que también es ese documento de respaldo.
Beneficios para Clientes y Otros Interesados
- Crea un entendimiento compartido: los interesados saben qué esperar y qué restricciones de recursos enfrenta el proyecto
- Sirve como herramienta de marketing: el acta de constitución de proyecto puede funcionar como documento de ventas para justificar nuevas o ya existentes inversiones.
Qué Incluir en un Acta de Constitución de Proyecto
Esto es lo que debes incluir en tu acta de constitución de proyecto:
- Introducción: explica el propósito del acta de constitución y proporciona el nombre del proyecto
- Caso de negocio y declaración de alcance: explica el propósito del proyecto (incluyendo los impulsores del negocio y cualquier proyecto relacionado), define las actividades de alto nivel que forman parte del alcance del proyecto (esto ayudará a evitar la expansión del alcance más adelante), y cubre el retorno de inversión esperado
- Criterios de éxito: define cómo se verá el éxito y cómo el equipo medirá el éxito
- Requisitos o entregables principales: resume los requisitos de alto nivel y/o los entregables clave
- Presupuesto: estima los costes del proyecto, idealmente por fase del proyecto, y define las fuentes de financiación
- Cronograma de hitos: estima la duración del proyecto y resume cada parte principal del proyecto y todos los hitos
- Suposiciones y restricciones: identifica los parámetros conocidos y desconocidos al iniciar el proyecto
- Riesgos del proyecto: resume las amenazas importantes que se conocen o las oportunidades que pueden afectar el éxito del proyecto
- Equipo y organización: define los roles y responsabilidades del proyecto
- Aprobaciones: incluye un espacio para que los interesados registren su aprobación (o desaprobación) del acta de constitución.
Además de estas secciones del acta de constitución, también puedes incluir un apéndice con documentos tales como:
- Lista de entregables: si los entregables ya han sido definidos, esta lista contiene detalles sobre cada entregable—qué es y los criterios de aceptación asociados
- Documentos de programación: cronograma del proyecto, calendario u otros documentos que secuencian las actividades del proyecto e incluyen detalles sobre cada hito o fase
- Plan de comunicación: aquí se incluyen detalles sobre cómo cada persona involucrada será informada sobre el progreso, cambios en el alcance, etc.
La Guía del Project Management Institute sobre el Project Management Body of Knowledge (PMBOK) es una buena referencia para obtener más información sobre cada uno de estos elementos clave.
Cómo crear un acta de constitución de proyecto
No hay una única forma correcta de crear un acta de constitución de proyecto, pero aquí tienes un proceso básico que podrías considerar:
1. Conversar con interesados y el equipo
Recaba información sobre el proyecto reuniéndote con los principales interesados, incluyendo al jefe de proyecto, patrocinadores del proyecto, clientes y representantes del equipo del proyecto.
No olvides que los interesados pueden incluir también a otros equipos que proporcionan soporte especializado, como expertos en capacidad de red y seguridad.
2. Tomar y organizar notas
En tus conversaciones, haz preguntas y toma notas que te ayuden a completar cada una de las secciones de tu acta de constitución. Usa tu tiempo de manera eficiente para recopilar la información más relevante; siempre podrás añadir los detalles complementarios más adelante.
3. Usar una plantilla
Aprovecha la variedad de plantillas de acta de constitución de proyectos disponibles en línea para crear el formato que mejor se adapte a las necesidades de tu proyecto.
Los miembros DPM pueden usar nuestra plantilla de acta ya elaborada, junto con muchos otros recursos que ahorran tiempo. Alternativamente, puedes usar alguno de los ejemplos de actas de constitución en esta publicación como punto de partida.
4. Incluye información específica
Comencemos con un mal ejemplo. Para un cliente del sector bancario, un jefe de proyecto redacta la declaración del objetivo del proyecto en el acta como “mejorar los canales de comunicación”. Sí, una buena comunicación es un objetivo loable, pero la forma en que está escrito deja mucho a la imaginación:
- ¿De quiénes se mejorarán los canales de comunicación? ¿Clientes? ¿Personal interno?
- ¿A cuántas personas se intenta dar respuesta con sus necesidades?
- ¿Vamos a actualizar un sistema existente o crear uno completamente nuevo?
- ¿Cuándo estará terminado?
- ¿El alcance incluye también formación en la nueva herramienta de comunicación?
- ¿El contrato incluirá soporte continuo para el sistema?
Una carta completa proporcionaría información clara y específica sobre estas preguntas para que el lector pueda entender el propósito del proyecto. Aquí tienes un mejor ejemplo de declaración de alcance del proyecto (una parte clave de tu carta):
“Crear un nuevo sistema de comunicación para reemplazar el sistema ABC antes de diciembre de 2024, de modo que los clientes puedan chatear con sus gestores de producto a través de las aplicaciones móviles propietarias de XYZ bank. Formar a 400 empleados para mantener y dar soporte al sistema internamente.”
Por supuesto, esto es solo la declaración de objetivo, no la carta completa. Sin embargo, este ejemplo demuestra la diferencia entre una carta redactada descuidadamente y una elaborada con reflexión.
Aplica una lógica similar para redactar otras secciones de la carta. El objetivo de este ejercicio es que el patrocinador del proyecto tenga suficiente información como para poder aprobar el proyecto.
5. Revisión con representantes del equipo
Después de redactar una carta de proyecto, pero antes de revisarla con un cliente, reserva tiempo para revisarla junto a los miembros clave de tu equipo para evaluar su exactitud y exhaustividad.
6. Presentar para aprobación
Observa que este paso no es “enviar para aprobación”. La carta del proyecto es clave para obtener la aprobación para realizar el proyecto, y es importante que se presente correctamente. Evita simplemente adjuntar tu carta como PDF en un correo electrónico, ya que podría ser ignorada o rechazada sin más.
En su lugar, presenta tu carta a los patrocinadores, partes interesadas o clientes; hazlo en una reunión o mediante una presentación de diapositivas que incluya material de apoyo. Asegúrate de dejar tiempo suficiente para preguntas y respuestas.
Ejemplos de cartas de proyecto
A continuación te presentamos tres ejemplos diferentes de cartas de proyecto para considerar:
En este ejemplo de carta de proyecto para un sistema interactivo de respuesta de voz, el gestor del proyecto ha incluido algunas notas sobre el caso de negocio, además de una descripción del proyecto y el alcance.
También se han enumerado las restricciones en orden de prioridad, lo cual es útil para proporcionar contexto rápidamente a quien lea este documento.
Este ejemplo de carta de proyecto enumera claramente los objetivos del proyecto, así como los hitos y un cronograma asociado.
Si bien no es necesario tener un cronograma completo (esto se definirá en el plan del proyecto), es un elemento útil para incluir y luego actualizar en los informes de estado del proyecto según el equipo complete el trabajo en la fase de ejecución.
Este ejemplo es similar al anterior en que también incluye hitos y un cronograma.
Además, ha detallado claramente los objetivos y el alcance, y añade notas sobre los procesos que el proyecto impactará, lo que es útil ya que se relaciona con la restricción sobre la actitud hacia el cambio (que se menciona en la sección de restricciones).
Consejos de expertos para crear una carta de proyecto
Al crear una carta de proyecto, ten en cuenta estos consejos y mejores prácticas:
- Manténlo simple. Tu carta de proyecto no debe dejar lugar a interpretaciones. Una persona sin conocimiento del proyecto ni de tu organización debería poder tomar el documento y entender de qué se trata.
- Prioriza la visión general antes que los detalles. Proporciona una visión general del propósito y los resultados del proyecto, y evita perderte en detalles innecesarios que dificulten la alineación o generen problemas de responsabilidad más adelante.
- Fomenta el consenso. Podrías redactar la carta de proyecto más elocuente del mundo, pero no sirve de nada si las partes interesadas no están dispuestas a aceptar su contenido. Recuerda que la carta de proyecto es una herramienta que favorece la alineación de los interesados. Si tu carta no logra reunir a las partes interesadas, no tiene sentido elaborarla.
Herramientas de Gestión de Proyectos para Desarrollar y Gestionar Cartas de Proyecto
Las herramientas de software ofrecen una manera sencilla de desarrollar y almacenar la carta de tu proyecto en un lugar accesible donde todos los interesados y miembros del equipo puedan consultarla cuando lo necesiten.
Los tipos de herramientas de software de gestión de proyectos que pueden ser útiles incluyen:
- Software de gestión de proyectos: Puedes ingresar los detalles sobre los objetivos y el alcance desde tu carta de proyecto y luego medir cómo vas avanzando respecto a ellos durante todo el proyecto.
- Software de mapas mentales: Este software es útil para hacer lluvia de ideas y organizar la información sobre el proyecto antes de comenzar a crear una carta.
- Generador de diagramas de Gantt: Utiliza este software para trazar hitos y cronogramas, lo que será útil después de que se apruebe tu carta de proyecto.
¿Qué sigue?
Las cartas de proyecto son una forma importante de lograr alineamiento y aclarar los parámetros de la misión. Pero, en última instancia, no dejan de ser un documento —y uno muy político. El verdadero "arte oscuro" consiste en lograr consenso, "vender" tu proyecto, defender tu autoridad para asignar recursos y mover montañas para alcanzar los objetivos de tu proyecto.
Para perfeccionar tu criterio y aprender a navegar la política, ayuda contar con una red de personas que entienden la situación. Por eso creamos la Membresía DPM — el colectivo definitivo para compartir conocimientos entre personas apasionadas por la gestión de proyectos. Comparte consejos con cientos de otros gestores de proyectos digitales, accede a recursos y participa en prácticas seguras a través de sesiones de aprendizaje interactivas — así podrás maximizar las probabilidades de éxito de tus proyectos.
