El conjunto de herramientas que usaría si comenzara una agencia
Cada líder de agencia tiene opiniones sobre las herramientas, generalmente forjadas a base de experiencia: migraciones complicadas, plataformas abandonadas y suscripciones que nunca justificaron su costo. Por eso, les preguntamos a fundadores, operadores y consultores de agencias algo más útil: si comenzaras una agencia desde cero hoy, ¿en qué herramientas realmente te basarías?
Sus respuestas convergieron en algunos temas recurrentes: nadie quiere una sola herramienta que lo haga todo y casi todos desean un núcleo ágil, con adecuación específica para la agencia en casos como presupuestación, honorarios recurrentes y planificación de capacidad. Cada vez más, la IA no se ve como una app adicional del stack, sino como el tejido conectivo que mantiene todo unido.
Empieza por el núcleo: una herramienta de gestión de proyectos (PM) o CRM en el centro
La primera decisión no es qué herramientas comprar, sino qué estará en el centro. Mat Bennett, Asesor de Agencias, dice que la respuesta depende del tipo de agencia que quieres construir. "Algunas agencias parecen estar mejor orientadas a tener un CRM como núcleo de sus sistemas; para otras, la clave es la herramienta de gestión de proyectos (PM)", explica. Para agencias enfocadas en relaciones, su CRM preferido es Attio, al que describe como "bien estructurado, rápido, conectable y fácilmente ampliable sin sorpresas de precios". Para las agencias donde la gestión de proyectos es el eje, está siguiendo de cerca Plane.so, señalando que "es API-first, tiene un modelo de datos claro y apuesta por 'conectar, no colonizar'. Para mí, esos son sellos distintivos de los sistemas de próxima generación". Y añade un principio fundamental: "No necesito una herramienta que lo haga todo. Necesito que cada herramienta haga lo suyo de forma brillante."
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No necesito una herramienta que lo haga todo. Necesito que cada herramienta haga lo suyo de forma brillante.
Si el núcleo es una herramienta de PM, Kayla Keizer, Project Manager en Northern, apoya Productive.io, la cual considera "diseñada específicamente para agencias y su trabajo". Según ella, ofrece la estructura de carpetas de ClickUp sin requerir toda la configuración, y resuelve de forma nativa lo que realmente necesitan las agencias: presupuestación, múltiples tipos de contrato, como honorarios recurrentes frente a tiempo y materiales, facturación y previsión de capacidad, todo en un solo lugar. ClickUp es su segundo favorito, aunque advierte que exige mucha más configuración manual.
Para agencias más pequeñas, Marissa Taffer, fundadora y presidenta de M. Taffer Consulting, recomienda con frecuencia Asana. Tiene una curva de aprendizaje baja y, según su experiencia, aporta la "cantidad justa de restricciones": suficiente estructura para que los equipos se organicen sin llegar a complicar demasiado sus paneles.
Mantén ágil el stack de apoyo
Una vez que se elige el núcleo, el mejor consejo de los operadores es la contención. Rakia Finley, fundadora y directora general de Copper & Vine Studio, construyó el sistema principal de entrega de su firma internamente sobre una arquitectura personalizada basada en MongoDB, tras concluir que "las herramientas de gestión de proyectos comerciales no estaban hechas para nuestro modo de trabajo, así que dejamos de intentar adaptar nuestro modelo de entrega a ellas". Desde allí, todo lo demás se mantiene intencionadamente minimalista: "Ágil es el objetivo. Sostenible y útil es el estándar." Google Workspace es la única herramienta que nunca dejaría, "porque quitarla rompería el tejido conectivo entre todas las demás partes de cómo trabajamos". Su conclusión para quienes están construyendo su stack: "posee lo que es esencial para tu entrega, y deja que el resto de herramientas se mantengan simples".
Ágil es el objetivo. Sostenible y útil es el estándar.
Usama Moin, CEO y cofundador de Bitrupt, tiene una visión similar desde su agencia de 30 personas repartidas entre Estados Unidos, Pakistán y Alemania. Internamente, su elección es Notion: "es lo suficientemente flexible como para adaptarse a cualquier necesidad, y esa flexibilidad importa mucho en una agencia porque cada proyecto de cliente termina requiriendo una estructura ligeramente distinta". Clockify gestiona el seguimiento del tiempo para que las horas facturables sean precisas y, al igual que Finley, su equipo terminó construyendo su propio sistema de asignación de recursos e informes, porque "la mayoría de las herramientas de PM o de reportes están pensadas para un solo equipo de producto, no para gestionar de 15 a 20 proyectos de clientes a la vez con diferentes alcances, monedas y cronogramas de entrega".
Notion es lo suficientemente flexible como para adaptarse a lo que necesitemos, y esa flexibilidad es muy importante en una agencia porque cada proyecto de cliente termina necesitando una estructura ligeramente diferente.
Taffer ofrece la prueba más contundente de que el método lean funciona: una agencia sumamente eficaz y con entregas rápidas en la que trabajó dejó de lado por completo el software de gestión de proyectos tradicional y ejecutó toda la operación de creación de banners únicamente con Slack y Airtable, usados como una "hoja de cálculo mejorada".
Elige herramientas que tus clientes realmente vayan a usar
Una combinación de herramientas que funciona perfectamente dentro de la agencia aún puede fallar en la frontera con el cliente. Alexa Alfonso, ejecutiva senior de cuentas en Caylent, sostiene que en una agencia, "la mejor herramienta es la que tus clientes van a usar". Las agencias pueden ahorrarse mucha fricción, señala, si simplemente adoptan el software del cliente en vez de obligarles a trabajar con el stack de la agencia. Su núcleo ideal incluye Google Workspace, Slack, Miro y Asana —este último, al que acredita con transformar las operaciones en una agencia donde trabajó anteriormente.
La mejor herramienta es la que tus clientes van a usar.
La agencia de Moin opera de la misma manera en la práctica. Muchos de sus clientes ya cuentan con sus propias herramientas, así que su equipo simplemente trabaja dentro de lo que usa el cliente y reserva su propio stack para la coordinación interna.
El lado de cara al cliente del stack también puede servir para la rendición de cuentas. Julia Rajic, directora de operaciones en Point Blank, usa actualmente Asana para crear cronogramas que pueden compartirse de forma segura con los clientes —haciéndoles responsables de las aprobaciones en vez de dejar que las fechas límite se pasen en silencio.
Las herramientas (y trampas) a evitar
Los colaboradores también fueron igual de directos sobre lo que dejarían fuera de un nuevo stack. Rajic desaconseja Resource Guru para la planificación de capacidad en agencias, tras descubrir que es caro y sumamente difícil de gestionar con varios responsables de proyecto; trasladó a su equipo a Float, que resolvió la asignación de recursos por arrastrar y soltar que necesitaban. Su advertencia más clara es acerca del exceso de estructura: en una agencia, Wrike estaba totalmente integrado para todo, pero sus listas de verificación y plantillas rígidas terminaron entorpeciendo la cultura creativa de la agencia —enseñándole que las herramientas demasiado estructuradas pueden frenar el pensamiento "fuera de la caja".
La lista de advertencias de Taffer empieza con Monday.com, cuya curva de aprendizaje considera demasiado pronunciada y cuya personalización extrema es un riesgo: los equipos sobrediseñan sus procesos y convierten la plataforma en un "cajón de sastre". También recuerda una agencia que usaba Workamajig donde el sistema era tan complicado que el equipo hacía los cronogramas en TeamGantt y luego copiaban los datos manualmente —un esfuerzo duplicado que ninguna agencia nueva debería aceptar.
La herramienta que Keizer recomienda evitar es Basecamp, que a su juicio es demasiado centrada en el cliente y siempre requiere otra herramienta adicional para gestionar realmente el proyecto.
La IA se está convirtiendo en la capa conectiva
El cambio más reciente en los stacks de las agencias no es otra plataforma, sino lo que conecta las plataformas. Bennett ha acuñado un término para esto: "Claudificación", que describe como "un término un poco en broma que uso para describir este patrón de desplazar la funcionalidad de las ofertas tradicionales SAAS (en particular los servicios 'monolíticos' que 'hacen todo') hacia Claude AI". El resultado, señala, es que "este enfoque está dando a las agencias stacks altamente personalizados por mínimos costes. Los sistemas se configuran de la noche a la mañana para acelerar flujos de trabajo concretos, en lugar de que los procesos se limiten a lo que permitan las herramientas disponibles".
Incluso ha visto surgir software "desechable" para apoyar proyectos concretos y luego ser descartado tras finalizar. Y recalca que el principal motivo no suele ser el ahorro, sino "la frustración con funciones hechas para todo el mundo que no cumplen las necesidades particulares del negocio". La IA también suaviza la integración entre sistemas, ya que puede "razonar entre brechas" donde las integraciones tradicionales fallan frente a datos caóticos o poco estandarizados.
Kazim Qazi, cofundador de TechnBrains, ha integrado la IA directamente en las operaciones de entrega. Atlassian Intelligence gestiona la primera clasificación de tickets en Jira: "lee una solicitud bruta, redacta un desglose enfocado, señala los criterios de aceptación que faltan y lo dirige al ingeniero adecuado antes de que lo revise una persona." Él llama a la clasificación asistida por IA la herramienta más subutilizada por las agencias: "La mayoría de los backlogs en las agencias fracasan por un alcance impreciso, no por falta de herramientas; automatizar ese primer filtro de clasificación realmente desbloquea sprints atascados más que cualquier nueva plataforma de gestión de proyectos." En cuanto a la calidad, Claude Code Review se ejecuta automáticamente en cada pull request: "revisa todo el repositorio, no solo los cambios, lo que permite identificar problemas entre archivos antes de que un error llegue al cliente."
La mayoría de los backlogs en las agencias fracasan por un alcance impreciso, no por falta de herramientas; automatizar ese primer filtro de clasificación realmente desbloquea sprints atascados más que cualquier nueva plataforma de gestión de proyectos.
Para equipos pequeños, la capa de IA puede ser más sencilla. Jennifer Goebel, coordinadora de proyectos en Baker Marketing Laboratory, menciona que su pequeña agencia de marketing sanitario utiliza Claude para redacción porque logra un tono natural mucho más rápido que ChatGPT, y usan NotebookLM para almacenar todos los informes mensuales de clientes e información de contexto, de modo que cualquiera en el equipo pueda consultar datos de clientes previos al escribir contenido nuevo.
Vladimir Krstić, fundador y CEO de EVI Solutions, añade un punto sobre gobernanza: en lugar de dejar que el uso de IA se disperse entre el equipo, su agencia utiliza Intrascope internamente porque "le da al equipo un espacio de trabajo compartido para múltiples LLMs, prompts reutilizables, contexto común y mejor visibilidad, en vez de cuentas personales de IA dispersas." El estándar al que somete cualquier herramienta es el mismo: "las herramientas deben facilitar que la buena entrega sea repetible. Deben reducir la pérdida de contexto, clarificar responsabilidades, facilitar las etapas de revisión y ayudar al equipo a pasar de la solicitud del cliente a la entrega final sin que se pierda información importante entre chats, documentos o cuentas personales."
Construye tu stack en torno a cómo entregas valor
Eliminando los nombres concretos de productos, los consejos de estos líderes forman un plan claro. Elige un centro —herramienta de gestión de proyectos o CRM— que encaje con la manera en que tu agencia realmente genera valor y exige funciones nativas para agencias en lugar de forzar software pensado para equipos de producto. Mantén todo lo que rodee ese núcleo ágil y esté dispuesto a crear la pieza que de verdad sea fundamental para tu modo de entregar servicios. Deja que los clientes te impulsen hacia sus herramientas cuando eso reduzca la fricción y evita plataformas cuya flexibilidad invite a la sobreingeniería. Después, deja que la IA haga lo que ninguna integración puede: razonar entre lagunas, para que tu stack funcione como un solo sistema en vez de una docena de suscripciones independientes.
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