Was ist Unternehmensprojektmanagement? Wichtige Strategien & Tools

Aspekt	EPM	Traditionelles PM
Hauptfokus	Erreichen strategischer Geschäftsergebnisse über mehrere Projekte hinweg	Umsetzung einzelner Projekte und ihrer definierten Ziele
Umfang	Organisationsweite Projekte, Programme und Portfolios	Einzelne Projekte mit definiertem Umfang und festgelegten Ergebnissen
Erfolgskriterien	Strategische Ausrichtung, Geschäftswert und Ergebnisse für die Organisation	Erreichen von Projektzielen, Fristen, Budgets und Qualitätsanforderungen
Entscheidungsfindung	Bezieht Führungskräfte und funktionsübergreifende Stakeholder ein, um Prioritäten abzustimmen	Bezieht hauptsächlich Projektmanager, Auftraggeber und Projektstakeholder ein
Ressourcenmanagement	Weist Ressourcen konkurrierenden Projekten und Abteilungen zu und stellt ein ausgewogenes Verhältnis her	Verwaltet die einem bestimmten Projekt zugewiesenen Ressourcen
Anpassungsfähigkeit	Passt Projektprioritäten und Investitionen an, wenn sich die Ziele der Organisation ändern	Verwaltet Änderungen von Umfang und Prioritäten innerhalb der Projektgrenzen
Abhängigkeiten	Koordiniert Abhängigkeiten zwischen Projekten, Programmen und Abteilungen	Verwaltet Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, Aktivitäten und Ergebnissen
Strategische Ausrichtung	Verknüpft Projektinvestitionen und Prioritäten direkt mit der Geschäftsstrategie	Richtet die Ziele einzelner Projekte an den vereinbarten Geschäftsanforderungen aus

7 zentrale Elemente des Enterprise-Projektmanagements

Enterprise-Projektmanagement stützt sich auf sieben zentrale Elemente, um Projekte zu koordinieren, gemeinsam genutzte Ressourcen zu verwalten und die Arbeit an den Zielen der Organisation auszurichten:

• Risikoanalyse: Identifizieren und priorisieren Sie Risiken in verschiedenen Projekten, um ihre möglichen Auswirkungen auf die Geschäftsziele zu verstehen. Achten Sie auf gemeinsame Risiken und Abhängigkeiten, die mehrere Projekte betreffen könnten, und entwickeln Sie Maßnahmen zur Risikominderung, bevor Probleme eskalieren.
• Strukturierte Schätzung: Verwenden Sie standardisierte Methoden, um Projektkosten, Zeitpläne und Ressourcenanforderungen zu schätzen. Nutzen Sie historische Daten und Experteneinschätzungen, um Schätzungen zu erstellen, anhand derer Sie Projekte vergleichen und Budgets zuweisen können.
• Projektprüfungen: Führen Sie regelmäßige Prüfungen durch, um Projektleistung, Fortschritt und Übereinstimmung mit strategischen Zielen zu bewerten. Prüfen Sie Budgets, Zeitpläne, Risiken und Nutzen, um festzustellen, ob Projekte angepasst oder zusätzlich unterstützt werden müssen.
• Coaching für PMs: Bieten Sie dem Team Schulungen, Mentoring und Anleitung, um Kompetenzen und Entscheidungsfindung zu verbessern. Etablieren Sie teamübergreifende Vorgehensweisen und unterstützen Sie weniger erfahrene Manager beim Umgang mit komplexen Projekten und Stakeholder-Beziehungen.
• Problemmanagement: Legen Sie Verfahren für die Eskalation von Problemen fest, die Teams nicht eigenständig lösen können. Weisen Sie Entscheidungsbefugnisse und Eskalationsfristen zu, um Ressourcenkonflikte, konkurrierende Prioritäten und projektübergreifende Abhängigkeiten zu lösen, bevor sie Verzögerungen verursachen.
• Zeiterfassung: Erfassen Sie, wie Mitarbeiter ihre Zeit auf Projekte, Aufgaben und Abteilungen verteilen. Nutzen Sie diese Daten, um Personalkosten zu überwachen, Ressourcenengpässe zu erkennen, künftige Schätzungen zu verbessern und zu verstehen, wohin die Kapazität Ihrer Organisation fließt.
• Informationssystem: Nutzen Sie ein zentralisiertes Projektmanagement-Informationssystem, um Projektdaten im gesamten Unternehmen zu sammeln, zu organisieren und zu berichten. Geben Sie Managern und Führungskräften Zugriff auf Informationen zu Zeitplänen, Budgets, Ressourcen, Risiken und der Portfolioleistung, um bessere Entscheidungen zu ermöglichen.

So planen Sie ein Enterprise-Projekt

Hier sind acht Schritte, die Ihnen bei der Planung eines Enterprise-Projekts helfen.

1. Richten Sie das Projekt an der Organisationsstrategie aus

Beginnen Sie damit, festzulegen, wie das Projekt die strategischen Ziele Ihrer Organisation unterstützt. Arbeiten Sie mit den Führungskräften und geschäftlichen Entscheidungsträgern zusammen, um das Geschäftsproblem, die erwarteten Ergebnisse und die Kriterien zur Erfolgsmessung zu bestimmen.

Unterscheiden Sie zwischen den Projektergebnissen und dem geschäftlichen Nutzen. Ein neues Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) kann planmäßig eingeführt werden, ohne dass dadurch die erwarteten Verbesserungen bei der Finanzberichterstattung oder den Betriebskosten erreicht werden.

Legen Sie vor dem weiteren Vorgehen Folgendes fest:

• Strategische Ziele: Bestimmen Sie die Organisationsziele, die das Projekt unterstützt, beispielsweise die Senkung der Betriebskosten oder die Erschließung neuer Märkte.
• Geschäftliche Ergebnisse: Definieren Sie die messbaren Verbesserungen, die Sie erwarten, einschließlich Zielwerten und Zeitplänen.
• Verantwortung der Führungsebene: Bestimmen Sie einen Sponsor, der die Finanzierung sicherstellen, konkurrierende Prioritäten lösen und sich für das Projekt einsetzen kann.
• Verantwortung für den Nutzen: Bestimmen Sie, wer nach der Projektdurchführung für die Realisierung des erwarteten Nutzens verantwortlich ist.

Dokumentieren Sie diese Entscheidungen in einem Geschäftsfall, den die Führungsebene zur Bewertung des Projektwerts heranziehen kann.

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2. Bewerten Sie das bestehende Projektportfolio

Überprüfen Sie das bestehende Projektportfolio Ihrer Organisation, bevor Sie sich auf die neue Initiative festlegen. Selbst ein gut begründetes Projekt kann Probleme verursachen, wenn es mit Arbeiten höherer Priorität konkurriert. Arbeiten Sie mit Ihrem unternehmensweiten Projektmanagementbüro (EPMO) zusammen, um zu verstehen, welche Initiativen derzeit laufen und wie sich das neue Projekt einfügt.

Ich würde Projekten besondere Aufmerksamkeit schenken, die von denselben spezialisierten Teams abhängig sind. Beispielsweise könnten drei Abteilungen separate Technologieinitiativen verfolgen, die alle Unterstützung durch dasselbe IT-Sicherheitsteam benötigen.

Nutzen Sie die folgenden Fragen als Orientierung für Ihre Portfolioanalyse:

• Dupliziert sich dieses Projekt mit bestehenden Initiativen oder überschneidet es sich mit ihnen?
• Welche laufenden Projekte könnten Ressourcen oder Finanzmittel verlieren?
• Gibt es Möglichkeiten, verwandte Projekte zusammenzuführen oder Ergebnisse gemeinsam zu nutzen?
• Muss das Projekt jetzt beginnen, oder könnte eine Verschiebung die Gesamtleistung des Portfolios verbessern?

3. Governance und Entscheidungsbefugnisse festlegen

Legen Sie vor Beginn des Projekts fest, wer Entscheidungen treffen, Änderungen genehmigen und Probleme lösen kann. Unternehmensweite Projekte umfassen häufig mehrere Abteilungen mit unterschiedlichen Prioritäten. Unklare Zuständigkeiten können daher Entscheidungen verzögern und unnötige Konflikte verursachen.

Ich empfehle, eine Governance-Struktur einzurichten, die alltägliche Projektentscheidungen von Entscheidungen unterscheidet, für die eine Genehmigung durch die Führungsebene erforderlich ist. Ihr Projektmanager sollte für routinemäßige Änderungen keine Genehmigung des Lenkungsausschusses benötigen, während wichtige Finanzierungs- oder Umfangsentscheidungen einer angemessenen Aufsicht bedürfen.

Governance-Rolle	Hauptverantwortung
Sponsor der Führungsebene	Sichert die Finanzierung, unterstützt das Projekt und löst wichtige geschäftliche Konflikte
Lenkungsausschuss	Überwacht die strategische Ausrichtung und genehmigt wichtige Änderungen oder Investitionsentscheidungen
EPMO	Legt Governance-Standards fest, unterstützt die Portfolio-Berichterstattung und koordiniert unternehmensweite Ressourcen
Projektmanager	Steuert die Umsetzung, koordiniert Teams und eskaliert Probleme, die seine Befugnisse überschreiten
Geschäftsverantwortliche	Definieren Anforderungen, genehmigen geschäftliche Ergebnisse und überwachen die Einführung in ihren Abteilungen

4. Abteilungsübergreifende Abhängigkeiten und Interessengruppen abbilden

Identifizieren Sie die Teams, Systeme und anderen Projekte, von denen Ihre Initiative abhängig ist. Unternehmensweite Projekte arbeiten selten unabhängig, und Verzögerungen in einer Abteilung können sich auf mehrere Arbeitsabläufe auswirken.

Beginnen Sie mit Gesprächen mit Abteilungsleitern und Projektmanagern, um gemeinsame Abhängigkeiten zu ermitteln. Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf die ursprünglichen Projektanforderungen, da diese operative Einschränkungen und Verpflichtungen gegenüber anderen Initiativen häufig nicht berücksichtigen.

Beispielsweise könnte eine unternehmensweite CRM-Implementierung von Folgendem abhängig sein:

• IT: Abschließen der Integrationen mit bestehenden Geschäftssystemen.
• Vertrieb: Definieren der Vertriebsprozesse und Datenanforderungen.
• Marketing: Vorbereiten der Kundendaten und Kampagnenabläufe.
• Recht und Compliance: Überprüfen der Anforderungen an Datenschutz und Datenaufbewahrung.
• Andere Projekte: Abschließen einer Migration der Kundendatenbank, bevor die Integrationstests beginnen.

Erstellen Sie ein Abhängigkeitsregister, in dem jede Abhängigkeit, ihr Verantwortlicher, das erforderliche Abschlussdatum und mögliche Auswirkungen aufgeführt sind. Richten Sie außerdem regelmäßige Koordinationsbesprechungen zwischen den Teamleitern ein. Diese geben den Teams die Möglichkeit, entstehende Konflikte zu erkennen, bevor sie den Gesamtzeitplan beeinträchtigen.

5. Ressourcen und Budgets im gesamten Unternehmen planen

Schätzen Sie den Ressourcen- und Budgetbedarf des Projekts unter Berücksichtigung der bestehenden Verpflichtungen der Organisation. Im Gegensatz zu kleineren Projekten sind unternehmensweite Vorhaben häufig von gemeinsam genutzten Ressourcen abhängig, die nicht vollständig einem einzigen Projekt zugewiesen sind.

Arbeiten Sie mit den Abteilungsleitern zusammen, um die tatsächliche Kapazität zu bestätigen, anstatt davon auszugehen, dass Mitarbeitende zusätzliche Aufgaben übernehmen können. Eine Person, die Ihrem Projekt zugewiesen ist, unterstützt möglicherweise bereits mehrere andere Vorhaben oder laufende Betriebsabläufe.

Ich empfehle, sich auf drei Bereiche zu konzentrieren:

• Ressourcenkapazität: Identifizieren Sie Spezialistenrollen, gemeinsam genutzte Teams und potenzielle Engpässe. Bestätigen Sie, wie viel Zeit die einzelnen Abteilungen realistisch bereitstellen können.
• Budgetzuweisung: Schätzen Sie die Kosten über alle Abteilungen hinweg, einschließlich interner Arbeitskosten, externer Anbieter, Technologie, Schulungen und laufender Betriebsausgaben.
• Notfallplanung: Reservieren Sie angemessene Mittel und Kapazitäten für Unwägbarkeiten, insbesondere im Zusammenhang mit Integrationen, Abhängigkeiten und organisatorischen Veränderungen.

Behandeln Sie die Ressourcenzuweisung nicht als einmalige Aufgabe. Etablieren Sie einen Prozess zur Überprüfung der Kapazitäten und zur Lösung von Konflikten, wenn sich die Prioritäten des Projektportfolios ändern.

6. Eine integrierte Projekt-Roadmap entwickeln

Erstellen Sie eine übergeordnete Roadmap, die die wichtigsten Arbeitsströme, Meilensteine und Abhängigkeiten des Projekts miteinander verknüpft. Ziel ist es, zu zeigen, wie die verschiedenen Teams ihre Arbeit koordinieren und wann die Organisation mit messbaren Ergebnissen rechnen kann.

Beginnen Sie mit den wichtigsten Umsetzungsphasen und planen Sie rückwärts von bedeutenden geschäftlichen Fristen. Arbeiten Sie anschließend mit den Leitern der einzelnen Projekte und Arbeitsströme zusammen, um die Reihenfolge zu prüfen und Terminkonflikte zu identifizieren.

Beispielsweise könnte eine unternehmensweite Softwareimplementierung der folgenden Reihenfolge folgen:

Phase	Wichtige Aktivitäten und Abhängigkeiten
Ermittlung und Planung	Anforderungen, Geschäftsprozesse und technische Einschränkungen abteilungsübergreifend bestätigen
Systemdesign	Architektur, Integrationsanforderungen und Pläne für die Datenmigration finalisieren
Entwicklung und Konfiguration	Systeme konfigurieren und Integrationen über die verschiedenen Arbeitsströme hinweg entwickeln
Tests und Validierung	Integrationstests, Sicherheitsprüfungen und fachliche Abnahmetests abschließen
Einführung und Akzeptanz	Schrittweise Einführungen, Mitarbeiterschulungen und Übergaben an den Betrieb koordinieren

Ich empfehle, Meilensteine zu identifizieren, von denen mehrere Teams abhängig sind, und für jeden einen verantwortlichen Ansprechpartner zu benennen. Sobald sich die Beteiligten auf die Roadmap geeinigt haben, legen Sie eine Terminplan-Baseline fest. Diese dient als Referenzpunkt, um den Fortschritt zu messen und die Auswirkungen künftiger Änderungen zu bewerten.

7. Unternehmensrisiken bewerten und organisatorische Veränderungen planen

Bewerten Sie Risiken, die das Projekt, andere Vorhaben oder laufende Geschäftsabläufe beeinträchtigen könnten. Unternehmensprojekte bringen Risiken mit sich, die über einzelne Zeitpläne und Budgets hinausgehen, insbesondere wenn sie gemeinsam genutzte Systeme oder etablierte Prozesse verändern.

Bringen Sie Vertreter aus der IT, dem Finanzwesen, dem Betrieb, dem Compliance-Bereich und anderen betroffenen Abteilungen zusammen, um potenzielle Probleme zu identifizieren.

Risikokategorie	Beispiel	Empfohlene Maßnahme
Ressourcenengpässe	Mehrere Projekte benötigen dieselben Spezialisten	Ressourcenprioritäten und Ersatzkapazitäten vereinbaren
Technologische Abhängigkeiten	Eine verzögerte Systemintegration betrifft mehrere Abteilungen	Abhängigkeiten frühzeitig validieren und Ausweichpläne erstellen
Compliance	Neue Prozesse stehen im Widerspruch zu gesetzlichen Anforderungen	Rechts- und Compliance-Teams bereits während der Planung einbeziehen
Betriebsunterbrechung	Die Einführung unterbricht den Geschäftsbetrieb	Schrittweise Einführungen und Verfahren für einen Rollback planen
Akzeptanz durch Mitarbeitende	Teams widersetzen sich Änderungen an etablierten Arbeitsabläufen	Abteilungsleiter frühzeitig einbinden und rollenspezifische Schulungen anbieten

Benennen Sie Verantwortliche für die wesentlichen Risiken und legen Sie klare Eskalationsschwellen fest.

Identifizieren Sie im Hinblick auf organisatorische Veränderungen, welche Teams neue Prozesse, Schulungen oder Unterstützung benötigen. Stellen Sie sicher, dass die Abteilungsleiter an der Vorbereitung der Mitarbeitenden auf den Übergang beteiligt sind, anstatt die Akzeptanz bis zur Einführung aufzuschieben.

8. Berichts- und Überprüfungsprozesse für die Leistung definieren

Legen Sie fest, wie Sie die Projektleistung überwachen und den Beteiligten über den Fortschritt berichten. Die Berichterstattung auf Unternehmensebene muss zeigen, ob das Projekt planmäßig verläuft und weiterhin die organisatorischen Prioritäten unterstützt.

Arbeiten Sie mit Ihrem EPMO und den Führungskräften als Sponsoren zusammen, um eine Reihe von Leistungsindikatoren zu vereinbaren. Vermeiden Sie die Erstellung von Berichten, die die Führungsebene mit Details auf Aufgabenebene überfordern.

Ich würde empfehlen, Folgendes zu verfolgen:

• Lieferleistung: Fortschritt im Vergleich zu wichtigen Meilensteinen, Zeitplan-Baselines und genehmigten Budgets.
• Ressourcennutzung: Kapazitätsengpässe, Ressourcenkonflikte und Ressourcenbedarf über verschiedene Arbeitsströme hinweg.
• Risiken und Abhängigkeiten: Ungeklärte Probleme, überfällige Entscheidungen und Abhängigkeiten, die andere Projekte beeinträchtigen könnten.
• Geschäftsergebnisse: Fortschritt auf dem Weg zu den erwarteten Vorteilen und strategischen Zielen, die während der Planung festgelegt wurden.
• Organisatorische Bereitschaft: Mitarbeiterschulungen, Einbindung der Stakeholder und Bereitschaft für die Einführung oder die Übergabe in den Betrieb.

Planen Sie abschließend regelmäßige Projektüberprüfungen mit den zuständigen Governance-Gremien. Diese Überprüfungen sollten sich auf Entscheidungen und Korrekturmaßnahmen konzentrieren, nicht nur auf Statusaktualisierungen. Wenn sich geschäftliche Prioritäten ändern, sollte die Führungsebene in der Lage sein, den Umfang, die Finanzierung oder die Fortführung des Projekts auf Grundlage aktueller Informationen neu zu bewerten.

So implementieren Sie EPM in Ihrer Organisation

Hier sind fünf Schritte zur Implementierung von EPM in Ihrer Organisation.

1. Erfassen Sie die bestehenden Projekte Ihrer Organisation

Beginnen Sie mit der Erstellung einer Übersicht über alle laufenden und geplanten Projekte in Ihrer Organisation. Dadurch erhalten Sie ein klares Bild Ihres aktuellen unternehmensweiten Projektportfolios, bevor Sie neue Managementprozesse einführen.

Arbeiten Sie mit Abteilungsleitern und Projektmanagern zusammen, um Projektinformationen zu sammeln. Ich würde empfehlen, die erste Übersicht einfach zu halten, anstatt von den Teams umfangreiche Bewertungen zu verlangen.

Erfassen Sie mindestens:

• Projektdetails: Name, Ziele, aktueller Status und voraussichtliches Abschlussdatum.
• Verantwortlichkeiten: Projektmanager, Führungskraft als Sponsor und beteiligte Abteilungen.
• Ressourcen: Genehmigtes Budget, zugewiesene Mitarbeiter und wesentliche Ressourcenanforderungen.
• Abhängigkeiten: Andere Projekte, Teams oder Systeme, die die Umsetzung beeinträchtigen könnten.
• Erwartete Vorteile: Die Geschäftsergebnisse, die mit jedem Projekt erzielt werden sollen.

Author's Tip

Übersehen Sie keine Projekte, die außerhalb Ihres formellen Projektmanagementbüros (PMO) verwaltet werden. Initiativen auf Abteilungsebene binden häufig erhebliche Ressourcen, ohne in der zentralisierten Berichterstattung zu erscheinen.

2. Legen Sie unternehmensweite Geschäftsziele fest

Definieren Sie die strategischen Geschäftsziele, die Ihr EPM-Ansatz unterstützen soll. Diese Ziele sollten die übergeordnete Strategie Ihrer Organisation widerspiegeln und den Teams eine einheitliche Grundlage für die Priorisierung von Projekten geben.

Ich empfehle, die Anzahl der unternehmensweiten Ziele auf eine überschaubare Anzahl zu begrenzen. Zu viele konkurrierende Ziele erschweren die Entscheidung, welche Projekte Vorrang haben sollten.

So können Sie Geschäftsziele mit Projektergebnissen verknüpfen:

Unternehmensweites Geschäftsziel	Beispiel für ein Projektergebnis
Betriebskosten um 10 % senken	Manuelle Finanz- und Beschaffungsprozesse automatisieren
Kundenbindung verbessern	Eine einheitliche Kundendatenplattform implementieren
In neue Märkte expandieren	Regionale Betriebsabläufe und unterstützende Systeme etablieren
Operative Produktivität verbessern	Überschneidende Geschäftsanwendungen konsolidieren

Stellen Sie sicher, dass die Führungsebene den Zielen zustimmt, bevor Sie das Portfolio bewerten. Andernfalls priorisieren Abteilungen möglicherweise weiterhin Projekte auf Grundlage ihrer individuellen Ziele.

3. Bewerten und priorisieren Sie Ihr Projektportfolio

Bewerten Sie Ihre bestehenden Projekte anhand der festgelegten unternehmensweiten Ziele. Ziel ist es zu bestimmen, welche Initiativen weiterhin Investitionen verdienen, welche angepasst werden müssen und welche verschoben oder eingestellt werden sollten.

Ich würde empfehlen, ein einheitliches Bewertungsschema zu verwenden, anstatt davon abhängig zu sein, welche Abteilung die stärksten Argumente für ihre Projekte vorbringt.

Bewerten Sie Projekte anhand von Kriterien wie:

• Strategische Ausrichtung: Wie unterstützt das Projekt die geschäftlichen Ziele des Unternehmens?
• Geschäftlicher Nutzen: Welche finanziellen, operativen oder kundenseitigen Vorteile wird es bringen?
• Ressourcenanforderungen: Verfügt die Organisation über die Kapazitäten und Fähigkeiten, um das Projekt abzuschließen?
• Risiken und Abhängigkeiten: Was könnte schiefgehen, und wie könnte sich das Projekt auf andere Initiativen auswirken?
• Dringlichkeit: Gibt es regulatorische Fristen, vertragliche Verpflichtungen oder andere Gründe, warum das Projekt nicht warten kann?

Nutzen Sie diese Bewertungen, um Projekte zu priorisieren und Ressourcenkonflikte zu identifizieren. Arbeiten Sie mit der Führungsebene zusammen, um Änderungen am Portfolio zu genehmigen und die Entscheidungen dem Team zu kommunizieren.

Author's Tip

Denken Sie daran, dass ein Projekt gute Ergebnisse liefern und dennoch die falsche Investition sein kann. EPM bietet Ihnen einen Rahmen, um diese Entscheidungen auf Grundlage der organisatorischen Prioritäten zu treffen.

4. Erstellen Sie ein zentralisiertes Projektberichtssystem

Etablieren Sie einen einheitlichen Berichtsprozess, damit die Führungsebene Projekte überwachen und den Fortschritt im Hinblick auf die Unternehmensziele bewerten kann.

Legen Sie fest, welche Informationen jedes Projekt melden muss, einschließlich Status, Budgetentwicklung, Meilensteinen, Risiken und erwarteten Vorteilen. Standardisieren Sie die Definitionen für die Berichterstattung, damit Abteilungen den Projektstatus nicht unterschiedlich interpretieren.

Ich empfehle, die Berichterstattung auf unterschiedliche Zielgruppen zuzuschneiden:

Zielgruppe	Benötigte Informationen
Führungskräfte	Strategische Ausrichtung, Zustand des Portfolios, erwartete Vorteile und wesentliche Risiken
EPMO oder PMO	Ressourcenzuweisung, projektübergreifende Abhängigkeiten, Budgetentwicklung und eskalierte Probleme
Projektmanager	Meilensteine, Ergebnisse, Ressourcenverfügbarkeit und projektspezifische Risiken
Abteilungsleiter	Teamkapazität, bevorstehende Verpflichtungen und Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb

5. Überwachen Sie die Leistung und verbessern Sie kontinuierlich

Führen Sie regelmäßige Überprüfungen des Projektportfolios durch, um die Projektleistung zu bewerten, neu auftretende Probleme anzugehen und sicherzustellen, dass die Investitionen weiterhin auf die Geschäftsziele ausgerichtet sind.

Ich empfehle monatliche Leistungsüberprüfungen und vierteljährliche strategische Überprüfungen. Monatliche Überprüfungen helfen dabei, Probleme bei der Umsetzung zu erkennen, während vierteljährliche Überprüfungen die Möglichkeit bieten, Prioritäten und Ressourcenzuweisung neu zu bewerten.

Ihr Überprüfungsprozess sollte Folgendes umfassen:

• Monatliche Leistungsüberprüfungen: Bewerten Sie den Projektstatus, Ressourcenengpässe, Budgetabweichungen und ungelöste Abhängigkeiten.
• Vierteljährliche Portfolioüberprüfungen: Bewerten Sie den Fortschritt im Hinblick auf die Unternehmensziele und entscheiden Sie, ob Projekte neu priorisiert werden müssen.
• Nachverfolgung von Entscheidungen: Dokumentieren Sie wichtige Entscheidungen, Änderungen der Projektprioritäten und die Gründe dafür.
• Erkenntnisse aus vergangenen Projekten: Halten Sie Erkenntnisse aus abgeschlossenen Projekten fest und wenden Sie sie auf künftige Schätzungen, das Risikomanagement und die Planung an.
• Prozessverbesserungen: Identifizieren Sie wiederkehrende Probleme in verschiedenen Projekten und passen Sie Governance-, Berichts- oder Ressourcenmanagementpraktiken an.

Beschränken Sie Überprüfungen nicht darauf, zu prüfen, ob Projekte im Zeitplan liegen. Eine erfolgreiche EPM-Implementierung sollte Ihrer Organisation auch dabei helfen, leistungsschwache Investitionen zu erkennen, auf sich ändernde Prioritäten zu reagieren und die Verwaltung von Projekten im Laufe der Zeit zu verbessern.

Vorteile des unternehmensweiten Projektmanagements

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, unternehmensweites Projektmanagement in Ihrer Organisation zu planen und umzusetzen, ergeben sich mehrere Vorteile:

• Robuster Projektauswahlprozess: Stellt sicher, dass die von Ihnen ausgewählten Projekte mit den Zielen der Organisation übereinstimmen
• Verantwortlichkeit der Interessengruppen: Bezieht Interessengruppen in die Entscheidungsfindung der Organisation ein und macht sie für die Projektergebnisse verantwortlich
• Unternehmensweite Ressourcenverteilung: Optimiert die Ressourcenplanung und -verteilung in Ihrer gesamten Organisation
• Verbesserte Projektberichterstattung: Berichtet über den Projektfortschritt sowohl für einzelne Projekte als auch organisationsweit, um Engpässe und Möglichkeiten zur Zusammenarbeit zu erkennen

Herausforderungen des unternehmensweiten Projektmanagements

Hier sind einige häufige Herausforderungen des unternehmensweiten Projektmanagements.

1. Fehlende Unterstützung: Wenn Sie nicht die Unterstützung des Führungsteams haben, werden Sie Schwierigkeiten mit dem Widerstand gegen Veränderungen haben und damit, den Rest der Organisation für die Veränderung zu gewinnen. Dies kann zu einer Diskrepanz zwischen Zielen und Umsetzung führen.
2. Fehlende einheitliche Standards: Ohne ein starkes Rahmenwerk für unternehmensweites Projektmanagement verwenden verschiedene PMOs und Abteilungen in Ihrer Organisation möglicherweise unterschiedliche Methoden und Rahmenwerke. Dies kann zu einer geringeren Arbeitsqualität und größeren Schwierigkeiten bei der organisationsweiten Berichterstattung führen.
3. Mangelnde Datentransparenz und Integration: Ohne ein zentralisiertes System zur Erfassung, Berichterstattung und Überwachung von Gesundheitskennzahlen und Fortschritten kommt es zu Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung und fragmentierten Daten in voneinander getrennten Werkzeugen.

Bewährte Verfahren für unternehmensweites Projektmanagement

Hier sind drei bewährte Verfahren, die Ihnen bei der Implementierung eines unternehmensweiten Projektmanagements helfen können:

1. Nutzen Sie OKRs: Die Implementierung des Rahmenwerks für Ziele und Schlüsselergebnisse (OKRs) in Ihre Portfolios kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass jedes Projekt Ihre strategischen Ziele unterstützt, und die Auswirkungen zu messen.
2. Probieren Sie Szenariomodellierung aus: Mit dieser Methode können Sie Einschränkungen vorhersehen, Ihre Ressourcen besser verteilen und Ihre Projekte so planen, dass sie mit externen Faktoren und internen Kapazitäten übereinstimmen.
3. Gehen Sie über den finanziellen ROI hinaus: Verwenden Sie bei der Bewertung von Projekten eine Gesamtbewertung, um Projekte zu ordnen und zu priorisieren. Berücksichtigen Sie Faktoren wie die strategische Bedeutung, Risiken und das Innovationspotenzial jedes Projekts (zusätzlich zum finanziellen ROI).

Was ist EPM-Software?

Software für unternehmensweites Projektmanagement ist eine Form von Projektmanagementsoftware, die Sie bei der Planung, Durchführung und Verfolgung groß angelegter Projekte in einer Organisation unterstützt.

EPM-Werkzeuge können außerdem dabei helfen, die Ressourcennutzung zu optimieren, die Effizienz in Ihrem Portfolio zu verbessern, potenzielle Risiken und Probleme frühzeitig im Projektlebenszyklus zu erkennen und den Projektfortschritt zu verfolgen.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer EPM-Software die folgenden Faktoren: 

• Funktionsumfang: EPM-Software sollte eine Vielzahl von Funktionen (z. B. Aufgabenverwaltung, Ressourcenplanung, Projektberichterstattung) bieten, die für die Verwaltung großer und komplexer Projekte unerlässlich sind. Sie sollte außerdem spezifische Geschäftsanforderungen wie individuelle Budgetierung oder Anforderungen an die Zeiterfassung erfüllen.
• Benutzerfreundlichkeit: EPM-Software sollte benutzerfreundlich sein, damit Mitarbeitende das Tool mit minimaler Einarbeitungszeit effektiv nutzen können. Geld und Zeit für Anschaffung und Implementierung auszugeben, bringt nichts, wenn Teammitglieder das gekaufte Produkt nicht nutzen können.
• Erschwinglichkeit: Die Softwarekosten sollten im Rahmen Ihres Organisationsbudgets liegen.
• Kompatibilität: Die Software sollte mit anderen Anwendungen kompatibel sein, die Ihre Organisation verwendet, und mit Ihrem Unternehmen wachsen können, wenn es sich weiterentwickelt.

Hier ist unsere Auswahl der besten Software für das Unternehmensprojektmanagement:

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1. 1. Productive — Am besten für die Nachverfolgung von Projektprofitabilität
2. 2. Wrike — Am besten für Skalierbarkeit
3. 3. Screendragon — Am besten für Ressourcenplanung
4. 4. Celoxis — Am besten für globale, remote arbeitende Teams
5. 5. monday AI Workspace — Ideal für Datenschutz
6. 6. OnePlan — Am besten für die Portfolio-Planung von der Strategie bis zur Umsetzung
7. 7. Oracle Primavera P6 — Am besten für die CPM-Planung im großen Maßstab
8. 8. Broadcom Clarity — Am besten für Finanzdaten von Portfolios in mehreren Währungen
9. 9. Planview Portfolios — Am besten für die Abstimmung von Unternehmensportfolio und Strategie
10. 10. Planisware — Am besten für schlüsselfertiges PPM mit Szenarioplanung

Weitere Informationen zu jedem der oben genannten Tools (und weiteren) erhalten Sie in diesem Video:

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Bringen Sie Ihr Unternehmensprojektmanagement auf die nächste Stufe

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