Projektumfangserklärung: In 5 Schritten erstellen

Wichtige Bestandteile einer Projektumfangserklärung

Eine Projektumfangserklärung definiert die Grenzen des Projekts, einschließlich dessen, was das Team liefern wird, wie die Arbeiten abgeschlossen werden und was vom Projekt ausgeschlossen ist. Zu den wichtigsten Bestandteilen einer Projektumfangserklärung gehören:

Bestandteil der Projektumfangserklärung	Was enthalten sein sollte
Projektübersicht	Eine kurze Zusammenfassung, die erklärt, worum es bei dem Projekt geht, warum das Projekt durchgeführt wird, welcher geschäftliche Bedarf besteht und welches übergeordnete Projektziel verfolgt wird
Arbeiten innerhalb des Umfangs	Die endgültigen Ergebnisse, Ressourcen, Produkte oder Dienstleistungen, die das Projektteam erstellen wird
Arbeiten außerhalb des Umfangs	Liefergegenstände, Anfragen, Funktionen oder Aktivitäten, die ausdrücklich vom Projekt ausgeschlossen sind, um eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern
Projektliefergegenstände	Die endgültigen Ergebnisse, Ressourcen, Produkte oder Dienstleistungen, die das Projektteam erstellen wird
Projektvorgehen und -phasen	Wie das Projekt abgeschlossen wird, einschließlich Arbeitsabläufen, Methoden, Phasen, wichtigen Aufgaben oder des Implementierungsansatzes
Zeitplan und Meilensteine	Wichtige Projektfristen, Meilensteine, Starttermine, Genehmigungen und Lieferpläne
Budget und Zahlungsplan	Projektschätzungen, Budgets, Zahlungsbedingungen, Abrechnungspläne oder finanzielle Annahmen
Annahmen und Abhängigkeiten	Projektannahmen, Abhängigkeiten, Bedingungen oder externe Faktoren, die sich auf die Projektabwicklung auswirken
Steuerung und Genehmigungen	Stakeholder, genehmigende Personen, Entscheidungsträger, Eskalationswege und Genehmigungsverantwortlichkeiten
Klarstellungen und Ausschlüsse	Zusätzliche Hinweise, Klarstellungen, Definitionen oder Ausschlüsse, die erforderlich sind, um Missverständnisse hinsichtlich des Arbeitsumfangs zu vermeiden

Beispiel für eine Projektumfangserklärung

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine vereinfachte Projektumfangserklärung für ein Projekt zur Neugestaltung einer Website.

Abschnitt	Beschreibung
Projektübersicht	Die Agentur erbringt für den Kunden im Rahmen einer vollständigen Neugestaltung der E-Commerce-Website des Unternehmens Leistungen in den Bereichen Website-Strategie, UX-Design, visuelles Design, responsive Frontend-Entwicklung und E-Commerce-Integration.
Projektziel	Ziel des Projekts ist es, das bestehende Website-Erlebnis zu modernisieren, die mobile Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, das zukünftige E-Commerce-Wachstum zu unterstützen und die Online-Käufe in den wichtigsten Produktkategorien des Unternehmens zu steigern.
Im Leistungsumfang enthalten	Website-Analyse und Workshops mit Stakeholdern, UX-Recherche und Entwicklung von Drahtmodellen, responsives visuelles Design, E-Commerce-Integration, QA-Tests und Unterstützung bei der Veröffentlichung
Zeitplan & Meilensteine	Das Projekt wird über einen geschätzten Zeitraum von 16 Wochen in den Phasen Analyse, Design, Entwicklung, QA und Bereitstellung abgeschlossen.
Vorgehensweise & Phasen	Die Agentur legt zur Prüfung zunächst zwei Designrichtungen vor. Eine genehmigte Richtung wird für das vollständige Seitendesign und die Entwicklung weiterverfolgt. Designänderungen sind auf zwei Runden je Genehmigungsphase begrenzt, sofern nicht über einen formellen Änderungsantrag etwas anderes vereinbart wird.
Liefergegenstände	Die finalen Liefergegenstände umfassen responsive Website-Vorlagen, genehmigte Designentwürfe, die Integration der E-Commerce-Funktionen, Unterstützung bei QA-Tests und Hilfe bei der Bereitstellung der Website.
Nicht im Leistungsumfang enthalten	Laufende Website-Wartung, zusätzliche Designänderungen außerhalb der genehmigten Runden, Foto- oder Videoproduktion, Lizenz- oder Hostinggebühren Dritter, Leistungen im Bereich Texterstellung
Annahmen & Abhängigkeiten	Das gesamte Feedback des Kunden muss über eine einzige Ansprechperson gebündelt und innerhalb von drei Geschäftstagen nach jeder Prüfungsrunde schriftlich eingereicht werden. Verzögerte Genehmigungen oder fehlende Inhaltsressourcen können den Zeitplan für die endgültige Lieferung beeinflussen.
Budget & Zahlungsbedingungen	Das geschätzte Projektbudget beträgt $75,000. Die Zahlungen sind zu den Meilensteinen Projektstart, Designgenehmigung und endgültiger Veröffentlichung der Website vorgesehen.
Steuerung & Genehmigungen	Die endgültigen Genehmigungen werden vor der Veröffentlichung durch den Marketingdirektor und den E-Commerce-Leiter des Kunden erteilt.
Risiken & Einschränkungen	Verzögerungen bei Genehmigungen, fehlende Inhaltsressourcen oder Änderungen des Projektumfangs können sich auf die Lieferfristen auswirken.

So erstellen Sie eine Projektumfangserklärung

Hier sind fünf Schritte zum Verfassen eines wasserdichten Dokuments zum Projektumfang – zusammen mit zahlreichen Beispielen für deren Umsetzung.

Führen Sie intelligenter im Zeitalter der KI

Treten Sie der DPM-Community bei und erhalten Sie Zugang zu exklusiven Inhalten, praxisnahen Vorlagen, Mitglieder-Events und wöchentlichen Leadership-Insights – die Teilnahme ist kostenlos.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Beginnen Sie mit einer klaren Projektübersicht

Diese übergeordnete Umfangserklärung legt fest, worum es bei dem Projekt geht, warum es durchgeführt wird und was damit erreicht werden soll. Beginnen Sie die Umfangserklärung mit einer prägnanten Zusammenfassung, die Folgendes erläutert:

• Worum es bei dem Projekt geht
• Warum das Projekt durchgeführt wird
• Das Geschäftsziel oder die Zielsetzung
• Welchen Wert das Projekt voraussichtlich schaffen wird

Dieser Abschnitt sollte genügend Kontext bieten, damit Stakeholder den Zweck des Projekts verstehen, bevor sie detaillierte Liefergegenstände oder Zeitpläne prüfen. Achten Sie darauf:

• Halten Sie ihn kurz. Sie haben das Projekt verkauft – jetzt schaffen wir lediglich die Grundlage für die Details.
• Nehmen Sie alle KPIs auf, für die im Rahmen dieser Vereinbarung Verantwortung besteht.

Ich empfehle, diesen Teil von Ihrem Kundenbetreuer oder Vertriebsmitarbeiter verfassen zu lassen, sofern eine solche Person beteiligt ist.

2. Definieren Sie Liefergegenstände und Meilensteine

Definieren Sie als Nächstes klar, was geliefert wird, wann es geliefert wird und in welchem Format.

Seien Sie konkret bei:

• Liefergegenständen
• Enthaltenen Plattformen oder Geräten
• Anzahl der Überarbeitungen
• Zeitplänen und Meilensteinen
• Abhängigkeiten

Vermeiden Sie nach Möglichkeit vage Formulierungen. Je detaillierter Ihre Liefergegenstände sind, desto leichter lassen sich Erwartungen steuern und ein späteres Ausufern des Projektumfangs vermeiden. Wenn Sie beispielsweise Drahtmodelle bereitstellen: Erstellen Sie diese für das gesamte Computer- und mobile Nutzungserlebnis? Nur für Tablet-Geräte? Wie viele Vorlagen? Wie viele Bildschirme?

3. Skizzieren Sie den Genehmigungsprozess

Eine aussagekräftige Projektumfangserklärung sollte erläutern, wie Prüfungen, Genehmigungen und Feedback während des gesamten Projektlebenszyklus ablaufen.

Definieren Sie:

• Wer Feedback gibt
• Wie Feedback eingereicht werden soll
• Zeitrahmen für Genehmigungen
• Verantwortlichkeiten der Stakeholder
• Prüfprozesse

Dies schafft Verantwortlichkeit und verhindert Verzögerungen durch fragmentiertes oder verspätetes Feedback. Normalerweise füge ich diese Formulierung im Abschnitt „Abhängigkeiten und Annahmen“ ein. Anschließend führe ich ein mündliches Gespräch mit dem Kunden bzw. den Kunden, um sicherzustellen, dass wir uns über den erwarteten Feedback- und Genehmigungsprozess einig sind.

4. Einschlüsse und Ausschlüsse klären

Einer der wichtigsten Bestandteile einer Projektumfangserklärung ist die Definition dessen, was im Projekt enthalten ist und was davon ausgeschlossen wird. Dieser Abschnitt hilft dabei:

• Eine unkontrollierte Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern
• Streitigkeiten zu reduzieren
• Die Budgetkontrolle zu verbessern
• Realistische Erwartungen zu schaffen

5. Ein System zur Nachverfolgung des Projektumfangs erstellen

Erstellen Sie für größere oder komplexere Projekte ein System, mit dem Genehmigungen, Ergebnisse, Prüfungen und Änderungen des Projektumfangs während des gesamten Projekts nachverfolgt werden können.

Viele Projektmanager verwenden:

• Umfangsmatrizen
• Prüfungsübersichten
• Genehmigungsprotokolle
• Projektmanagementsoftware

Warum sind Dokumente zum Projektumfang wichtig?

Dokumente zum Projektumfang legen fest, was ein Projekt liefern wird, was ausgeschlossen ist und innerhalb welcher Grenzen das Team arbeiten muss. Sie helfen Ihnen dabei, Stakeholder aufeinander abzustimmen, Erwartungen zu steuern und während des gesamten Projektlebenszyklus eine unkontrollierte Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern.

Hier sind sechs Gründe, warum Dokumente zum Projektumfang wichtig sind:

• Eine unkontrollierte Ausweitung des Projektumfangs verhindern: Eine klare Dokumentation dessen, was enthalten ist und was ausgeschlossen wird, gibt Ihnen einen Bezugspunkt, wenn neue Anforderungen entstehen. Sie können Arbeiten außerhalb des vereinbarten Umfangs erkennen, bevor sie sich auf Ihr Budget oder Ihren Zeitplan auswirken.
• Erwartungen der Stakeholder abstimmen: Ein gemeinsames Umfangsdokument stellt sicher, dass Kunden, Sponsoren und Teammitglieder sich auf Projektziele, Ergebnisse und Einschränkungen einigen. Dadurch werden spätere Missverständnisse und Streitigkeiten reduziert.
• Projektplanung und Schätzungen verbessern: Definierte Anforderungen und Ergebnisse helfen Ihrem Team dabei, Kosten, Ressourcen und Zeitpläne genauer zu schätzen. Sie erhalten ein klareres Bild vom erforderlichen Arbeitsaufwand, bevor Sie Verpflichtungen eingehen.
• Klare Verantwortlichkeiten festlegen: Umfangsdokumente klären, wer für bestimmte Ergebnisse verantwortlich ist und welchen Beitrag die einzelnen Parteien leisten sollen. Dies hilft, doppelte Arbeit, übersehene Aufgaben und Unklarheiten bei der Verantwortlichkeit zu vermeiden.
• Das Änderungsmanagement unterstützen: Eine genehmigte Ausgangsbasis für den Projektumfang bietet Ihnen eine Vergleichsgrundlage für vorgeschlagene Änderungen. Sie können deren Auswirkungen bewerten, Kompromisse aushandeln und Genehmigungen dokumentieren, bevor Sie zusätzliche Ressourcen einsetzen.
• Messbare Abnahmekriterien festlegen: Die Dokumentation dessen, was ein fertiggestelltes Ergebnis ausmacht, hilft Ihrem Team zu überprüfen, ob die Anforderungen erfüllt wurden. Sie bietet Kunden außerdem eine klare Grundlage für die Prüfung und Genehmigung der abgeschlossenen Arbeit.

5 Tipps und Tricks zum Definieren von Projektumfangserklärungen

Selbst bei einer gut formulierten Projektumfangserklärung können unklare Erwartungen und vage Annahmen später im Projekt für Verwirrung sorgen. Nutzen Sie die folgenden Tipps, um klarere und besser umsetzbare Umfangserklärungen zu erstellen, denen Stakeholder und Projektteams leichter folgen können.

1. Mehrdeutige Formulierungen vermeiden

Vage Formulierungen führen zu Missverständnissen und erschweren es, Änderungen des Projektumfangs zu verwalten.

Statt Folgendes zu schreiben:

• „Designunterstützung inbegriffen“
• „Website-Aktualisierungen nach Bedarf“
• „Zusätzliche Überarbeitungen bei Bedarf“

Definieren Sie:

• Die genauen Ergebnisse
• Die Anzahl der Überarbeitungen
• Unterstützte Plattformen oder Vorlagen
• Bestimmte Projektphasen oder Verantwortlichkeiten

Je spezifischer Ihre Beschreibung des Projektumfangs ist, desto einfacher wird es, Erwartungen zu steuern.

2. Definieren Sie, wie „fertig“ aussieht

Erklären Sie klar, wie Ergebnisse überprüft, genehmigt und finalisiert werden.

Dies hilft, Situationen zu vermeiden, in denen:

• Stakeholder auf unbestimmte Zeit weitere Überarbeitungen anfordern
• Teams sich über die Kriterien für den Abschluss uneinig sind
• Ergebnisse in Überprüfungsschleifen stecken bleiben

Definieren Sie:

• Genehmigungsphasen
• Abnahmekriterien
• Grenzen für Überarbeitungen
• Anforderungen an die Abzeichnung

3. Dokumentieren Sie Annahmen frühzeitig

Viele Projektprobleme entstehen, weil Teams davon ausgehen, dass etwas enthalten ist, ohne dies eindeutig zu dokumentieren.

Nutzen Sie die Beschreibung des Projektumfangs, um Annahmen zu folgenden Punkten zu dokumentieren:

• Bereitstellung von Inhalten
• Verfügbarkeit der Stakeholder
• Tools von Drittanbietern
• Integrationen
• Zugriff auf Plattformen
• Genehmigungsfristen

Wenn das Projekt von etwas Externem abhängt, nehmen Sie dies schriftlich auf.

4. Planen Sie Änderungen des Projektumfangs ein

Selbst starke Beschreibungen des Projektumfangs können nicht jede Änderungsanfrage verhindern. Projekte entwickeln sich weiter, Prioritäten verschieben sich, und Stakeholder fordern nach dem Projektstart häufig zusätzliche Arbeiten an.

Statt zu versuchen, Änderungen des Projektumfangs vollständig zu vermeiden, definieren Sie:

• Wie Änderungsanfragen bearbeitet werden
• Wer Änderungen des Projektumfangs genehmigt
• Wie Auswirkungen auf Zeitplan oder Budget bewertet werden
• Wann zusätzliche Schätzungen oder Änderungsaufträge erforderlich sind

Dadurch entsteht ein strukturierter Prozess für den Umgang mit Änderungen, ohne das Projekt unnötig zu beeinträchtigen.

5. Halten Sie die Beschreibung des Projektumfangs übersichtlich

Eine Beschreibung des Projektumfangs sollte detailliert sein, aber Stakeholdern auch ermöglichen, sie schnell zu überprüfen.

Verwenden Sie:

• Klare Überschriften
• Aufzählungspunkte
• Tabellen
• Kurze Absätze
• klar definierte Abschnitte

Vermeiden Sie übermäßig juristische oder komplizierte Formulierungen, es sei denn, dies wird durch Ihre Organisation oder Vertragsstruktur erforderlich.

Beschreibung des Projektumfangs vs. Projektauftrag vs. Leistungsbeschreibung

Projektaufträge, Beschreibungen des Projektumfangs und Leistungsbeschreibungen erfüllen im Projektmanagement unterschiedliche Zwecke, wobei sie sich in Inhalt, Zeitpunkt und Verwendung maßgeblich unterscheiden:

Aspekt	Projektauftrag	Projektumfangserklärung	Leistungsbeschreibung (SoW)
Hauptzweck	Genehmigt das Projekt offiziell	Definiert Projektgrenzen und Liefergegenstände	Definiert die vollständige kommerzielle und projektbezogene Vereinbarung
Projektphase	Wird während der Projektinitiierung erstellt	Wird während der Projektplanung erstellt	Wird in der Regel vor Beginn der Arbeiten während der Vertragsgestaltung erstellt
Schwerpunkt	Geschäftsziele, Stakeholder, Budget und Projektbefugnis	Umfang, Liefergegenstände, Annahmen, Ausschlüsse und Zeitpläne	Umfang, Preise, rechtliche Bedingungen, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten
Detaillierungsgrad	Überblick auf hoher Ebene	Detailliert und auf die Umsetzung ausgerichtet	Detailliert, mit vertraglichen und kommerziellen Anforderungen
Zielgruppe	Sponsoren, Führungskräfte und leitende Stakeholder	Projektteams, Kunden und Stakeholder der Leistungserbringung	Kunden, Lieferanten, Projektmanager, Beschaffungsteams und Rechtsabteilungen
Verwendung	Bestätigt die Genehmigung und Ausrichtung des Projekts	Stellt klar, was enthalten und ausgeschlossen ist, steuert Erwartungen und hilft, eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern	Regelt die Arbeitsbeziehung und legt vertragliche Verpflichtungen fest
Format	Eigenständiges Dokument zur Projektgenehmigung	Eigenständiges Dokument oder Teil einer umfassenderen Projektvereinbarung	Formelle Vereinbarung, die häufig eine Projektumfangserklärung beinhaltet
Genehmigung	Vom Projektsponsor oder der dazu befugten Führungsebene genehmigt	Von den relevanten Projektstakeholdern geprüft und genehmigt	Von bevollmächtigten Vertretern des Kunden und des Dienstleisters unterzeichnet oder formell angenommen
Änderungsmanagement	Wesentliche Änderungen können Aktualisierungen oder eine erneute Genehmigung erfordern	Dient als Basis für die Bewertung und Steuerung von Änderungen des Projektumfangs	Definiert vertragliche Verfahren zur Genehmigung von Änderungen an Umfang, Kosten oder Zeitplänen

Project Scope Statements | What You Need To Know In Just 60 Secs!

n

Wie geht es weiter?

n

Möchtest du dich mit anderen digitalen Projektmanagern vernetzen, um Ressourcen und bewährte Vorgehensweisen auszutauschen? Tritt unserer Mitglieder-Community bei und erhalte Zugang zu über 100 Vorlagen, Mustern und Beispielen und vernetze dich auf Slack mit Hunderten anderen digitalen Projektmanagern.

HINWEIS: Nichts davon ist als professionelle Rechtsberatung gedacht, und ich bin nicht qualifiziert, irgendeine Art von Rechtsberatung zu leisten. Falls du keine Vorlagen hast, die diese Punkte außerhalb des SoW abdecken, empfehle ich dir dringend, dir die Projektvorlagen in unserem Mitgliedschaftsbereich anzusehen und sie mit Unterstützung einer Rechtsberatung nach deinen Vorstellungen anzupassen.