Skip to main content

OnlyOffice is a cloud document management system and office suite that helps project managers centralize, collaborate on, and control documents across distributed teams. When you need a cloud document editor and management system that balances real-time editing functionality, granular permissions, and flexible deployment, OnlyOffice offers a compelling mix of features. This review covers OnlyOffice's core features, best and worst use cases, pros and cons, and pricing—so you can decide if it fits your team's workflow and security needs.

ONLYOFFICE Evaluation Summary

OnlyOffice manages documents and enables real-time collaboration in the cloud.
Rating
4.4 /5
Pricing
  • From $20/admin/month
  • Free plan + 30-day free trial available

Darum können Sie uns vertrauen

ONLYOFFICE Overview

When judging OnlyOffice as a cloud document management system, its flexible deployment options and strong document co-editing tools set it apart for teams that want control over data and workflows. As open source software, the interface is modern and familiar, making onboarding straightforward, while integrations with popular business apps support diverse environments. Pricing is competitive, especially for self-hosted setups. However, advanced automation and workflow features can lag behind some competitors. OnlyOffice is best suited for organizations that prioritize customization, data privacy, and collaborative editing—such as tech teams, agencies, or education environments managing sensitive or complex projects.

Unsere Bewertungsmethodik

Wie wir Tools testen & bewerten

Wir haben jahrelang unser System zur Softwareüberprüfung und -bewertung aufgebaut, verfeinert und verbessert. Das Bewertungsschema wurde entwickelt, um die Feinheiten der Softwareauswahl und die Effektivität eines Tools einzufangen, wobei der Fokus auf den entscheidenden Aspekten des Entscheidungsprozesses liegt. Unten sehen Sie genau, wie unser Test- und Bewertungssystem über sieben Kriterien hinweg funktioniert. So können wir eine objektive Einschätzung der Software auf Grundlage von Kernfunktionen, herausragenden Merkmalen, Benutzerfreundlichkeit, Onboarding, Kundenservice, Integrationen, Kundenbewertungen und Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.

Kernfunktionalität (25% der Gesamtbewertung)

Ausgangspunkt unserer Bewertung ist immer die Kernfunktionalität des Tools. Hat es die grundlegenden Funktionen, die ein Nutzer erwarten würde? Sind einige dieser Kernfunktionen nur in höherpreisigen Tarifen verfügbar? Wir erwarten, dass ein Tool mindestens den grundlegenden Leistungsumfang seiner Mitbewerber erfüllt.

Herausragende Funktionen (25% der Gesamtbewertung)

Anschließend bewerten wir außergewöhnliche Funktionen, die über die üblichen Kernfunktionen hinausgehen. Eine hohe Bewertung spiegelt spezialisierte oder einzigartige Eigenschaften wider, durch die das Produkt schneller, effizienter oder für den Nutzer besonders wertvoll wird. Wir bewerten auch, wie einfach sich das Tool in andere Tools integrieren lässt, die üblicherweise im Tech-Stack zu finden sind, um die Funktionalität zu erweitern. Lösungen mit vielen nativen Integrationen, Drittanbieter-Anbindungen und API-Zugang zur Erstellung individueller Verknüpfungen schneiden am besten ab.

Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtbewertung)

Wir berücksichtigen, wie schnell und einfach sich die Aufgaben – basierend auf der Kernfunktionalität – mit dem Tool erledigen lassen. Eine hohe Bewertung erhalten Tools, die durchdacht gestaltet und intuitiv bedienbar sind, mobile Apps und Vorlagen bieten und sogar komplexe Aufgaben einfach erscheinen lassen.

Onboarding (10% der Gesamtbewertung)

Wir wissen, wie wichtig eine schnelle Einführung im Team ist, und bewerten deshalb, wie leicht ein Tool mit minimaler Schulung erlernt und genutzt werden kann. Wir prüfen, wie schnell neue Teammitglieder ohne Vorkenntnisse starten können. Lösungen, die wenig oder gar keine Unterstützung erfordern, erhalten die höchste Bewertung.

Kundenservice (10% der Gesamtbewertung)

Wir überprüfen, wie schnell und unkompliziert Hilfe per Telefon, Live-Chat oder Wissensdatenbank verfügbar ist. Tools und Unternehmen, die Echtzeit-Support bieten, schneiden am besten ab; Chatbots am schlechtesten.

Kundenbewertungen (10% der Gesamtbewertung)

Neben unseren eigenen Tests beziehen wir auch den Net Promoter Score aktueller und ehemaliger Nutzer ein. Wir prüfen die Wahrscheinlichkeit, mit der sie das Tool erneut für die Kernfunktionalitäten wählen würden. Ein hohes Ergebnis spiegelt einen hohen Net Promoter Score bei aktuellen oder früheren Kund:innen wider.

Preis-Leistungs-Verhältnis (10% der Gesamtbewertung)

Abschließend vergleichen wir – unter Berücksichtigung aller anderen Kriterien – den Durchschnittspreis der Einstiegstarife mit den Kernfunktionen und bewerten das Preis-Leistungs-Verhältnis. Software, die mehr Leistung für weniger Geld bietet, bekommt die höchsten Werte.

Core Features

Real-Time Co-Editing

Multiple users can edit documents simultaneously with character- and paragraph-level control, making it easy to collaborate on new documents without version conflicts.

Granular Permission Settings

Set view, edit, comment, or fill-only access for each user or group. This ensures sensitive information stays protected and only the right people can make changes.

Integrated PDF Editor

Edit, annotate, and fill PDF forms directly within the platform. Users can convert documents to and from PDF, and use OCR to extract text from scanned files without leaving OnlyOffice.

Document Version History

Track changes, compare versions, and restore previous document states. This makes it easy to audit edits and recover from mistakes.

AI-Powered Assistance

Use built-in AI tools for document generation, translation, and grammar checking. AI features can be customized or run locally for privacy.

Self-Hosted and Cloud Deployment

Choose between public cloud, private cloud, or on-premises hosting on your own server. This flexibility supports compliance and data residency requirements for different organizations.

Ease of Use

OnlyOffice offers a familiar, MS Office-like interface that helps new users get started quickly, especially for document editing and collaboration. Most users find navigation intuitive, with clear menus and logical workflows for sharing, permissions, and version control. The user-friendly design extends to common office documents including spreadsheet and presentation editing. However, some advanced features—like workflow customization or self-hosted setup—require more technical know-how. Overall, OnlyOffice balances ease of use with powerful controls, making it accessible for most teams while still supporting complex requirements.

Integrations

OnlyOffice integrates with Nextcloud, ownCloud, Dropbox, Alfresco, Confluence, Jira, Moodle, Odoo, Trello, Box, and WordPress, among others, allowing teams to connect seamlessly with existing cloud services.

OnlyOffice also offers a full-featured API and connects with third-party integration tools like Zapier.

ONLYOFFICE Specs

  • 2-Factor Authentication
  • API
  • Batch Permissions & Access
  • Budgeting
  • Calendar Management
  • Contact Management
  • Contact Sharing
  • Customer Management
  • Dashboard
  • Data Export
  • Data Import
  • Data Visualization
  • Email Integration
  • Expense Tracking
  • External Integrations
  • Gantt Charts
  • Google Apps Integration
  • Multi-User
  • Notifications
  • Project Management
  • Resource Management
  • Scheduling
  • Task Scheduling/Tracking
  • Third-Party Plugins/Add-Ons
  • Travel Management

ONLYOFFICE FAQs

ben aston headshot
By Ben Aston

Ich bin Ben Aston, Digitalprojektmanager und Gründer von thedpm.com. Seit über 20 Jahren bin ich in der Branche tätig und habe in den führenden digitalen Agenturen Londons wie Dare, Wunderman, Lowe und DDB gearbeitet. Ich habe alles gemanagt – von Filmprojekten über CMS, Spiele, Werbung bis hin zu eCRM- und E-Commerce-Websites. Ich hatte das Privileg, für zahlreiche namhafte Kunden zu arbeiten: Automarken wie Land Rover, Volkswagen und Honda; Versorgungsunternehmen wie BT, British Gas und Exxon; Konsumgütermarken wie Unilever sowie Unterhaltungselektronikhersteller wie Sony. Ich bin zertifizierter Scrum Master, PRINCE2 Practitioner und Produktivitätsfan!