Die 10 besten Open Source Dokumentenmanagement-Systeme für 2026

Nextcloud ist eine selbst gehostete Open-Source-Plattform für Dateiverwaltung und Zusammenarbeit, die Dokumentenspeicherung, Versionskontrolle, Zugriffskontrolle, Echtzeit-Zusammenarbeit bei der Bearbeitung und Workflow-Automatisierung in einem einzigen bereitstellbaren System vereint.

Für wen ist Nextcloud am besten geeignet?

Nextcloud eignet sich besonders für IT-orientierte Teams und technische Projektmanager, die vollständige Kontrolle darüber benötigen, wo ihre Dokumente gespeichert sind und wer darauf zugreifen kann.

Warum ich Nextcloud ausgewählt habe

Nextcloud steht auf meiner Auswahlliste, weil keine andere Open-Source-Plattform einen vergleichbaren mehrschichtigen Ansatz für die sichere Dateifreigabe bietet. Ich schätze besonders, dass Sie mit den Richtlinien zur Dateizugriffskontrolle die Freigabe nach IP-Adresse, Benutzergruppe, Dateityp oder sogar Zugriffszeit einschränken können. Genau das benötigen Sie, wenn Sie vertrauliche Projektdokumente mit externen Auftragnehmern teilen. Secure View bietet eine zusätzliche Schutzebene, indem Beteiligte mit Wasserzeichen versehene Dokumente in der Vorschau ansehen können, ohne sie jemals herunterzuladen.

Wichtige Funktionen von Nextcloud

• Dateiversionierung mit Wiederherstellung: Verfolgen Sie jede Überarbeitung eines Dokuments und stellen Sie jede frühere Version direkt aus dem Dateimanager wieder her.
• Nextcloud-Flow-Automatisierung: Erstellen Sie No-Code-Workflow-Automatisierungen mit einer auf Windmill basierenden Engine, um Aktionen wie PDF-Erstellung, E-Mail-Benachrichtigungen und Genehmigungsweiterleitung auszulösen.
• Echtzeit-Zusammenarbeit bei der Bearbeitung: Bearbeiten Sie mit anderen gemeinsam Word-, Excel- und PowerPoint-kompatible Dateien im Browser über Nextcloud Office, ohne die Plattform zu verlassen.
• Integration externer Speicher: Verbinden Sie Amazon-S3-, SMB-, SharePoint- und FTP-Backends, sodass alle Ihre vorhandenen Dateirepositorien in einer einheitlichen Oberfläche angezeigt werden.

Nextcloud-Integrationen

Nextcloud bietet native Integrationen in das Microsoft-Ökosystem, darunter Microsoft 365, Teams, Outlook, Exchange und SharePoint, sowie OpenProject. Zu den Marketplace-Integrationen gehören Jira, GitHub, GitLab, Slack und Mattermost; REST/OCS-API, WebDAV, Webhooks und AppAPI ermöglichen benutzerdefinierte Verbindungen.

Kimios ist ein Java-basiertes, selbst gehostetes Open-Source-Dokumentenverwaltungssystem, das auf feingranularen Berechtigungen, der Apache-Solr-Volltextsuche, anpassbaren Metadatenschemata und der Integration von Bonita-BPM-Workflows aufbaut.

Für wen eignet sich Kimios am besten?

Kimios eignet sich besonders für IT-Projektmanager und technische Teams, die ein selbst gehostetes, lizenzkostenfreies DMS mit feingranularen Berechtigungen und BPM-gesteuerten Dokumentenworkflows benötigen.

Warum ich Kimios ausgewählt habe

Kimios steht auf meiner Auswahlliste, weil es über eine native Bonita-BPM-Integration verfügt, mit der sich echte, mehrstufige Dokumentenfreigabe-Workflows erstellen lassen, ohne eine Drittanbieter-Engine nachrüsten zu müssen. Ich habe es speziell für Anwendungsfälle mit unternehmensweiten Workflows ausgewählt: Sie können einen Vertrag mithilfe konfigurierbarer Regeln und direkt an Dokumentenmetadaten geknüpfter Fristerinnerungen durch die Prüfungs-, Finanz- und Freigabestufen leiten. Das feingranulare Berechtigungsmodell, das durch LDAP und Active Directory unterstützt wird, gewährleistet eine zuverlässige Zugriffskontrolle in großen, funktionsübergreifenden Teams.

Die wichtigsten Funktionen von Kimios

• Apache-Solr-Volltextsuche: Indiziert Dokumentinhalte und Metadaten, sodass Sie Dateien mithilfe von Schlüsselwortabfragen im gesamten Repository abrufen können.
• Anpassbare Metadatenschemata: Ermöglicht Ihnen, benutzerdefinierte Felder und Tags auf Dokumentebene zu definieren, um den Klassifizierungs- und Kategorisierungsanforderungen Ihres Teams zu entsprechen.
• Sperrung beim Ein- und Auschecken: Verhindert gleichzeitige Bearbeitungen, indem ein Dokument gesperrt wird, sobald ein Benutzer es zur Bearbeitung geöffnet hat.
• REST- und SOAP-APIs: Stellen zentrale DMS-Funktionen für externe Systeme bereit und ermöglichen benutzerdefinierte Integrationen mit Ihren vorhandenen Tools und Prozessketten.

Integrationen von Kimios

Kimios verfügt über dokumentierte Integrationen mit LDAP, Active Directory, Apereo CAS, Bonita BPM, Apache Solr, PostgreSQL, MariaDB und MySQL. REST- und SOAP-APIs unterstützen benutzerdefinierte Integrationen, es sind jedoch keine vorgefertigten Konnektoren für Jira, Asana oder Microsoft Project dokumentiert.

KnowledgeTree Community Edition ist ein selbst gehostetes Open-Source-Dokumentenverwaltungssystem auf Basis eines LAMP-Stacks, das hierarchische Dokumentenspeicherung, Versionskontrolle mit Ein- und Auschecken, eine granulare rollenbasierte Zugriffskontrolle, konfigurierbare Zustandsautomaten-Workflows und eine Volltextsuche mit benutzerdefinierten Metadatenschemata bietet.

Für wen eignet sich KnowledgeTree Community Edition am besten?

KnowledgeTree Community Edition eignet sich für technisch gut ausgestattete Teams in regulierten Branchen, die eine granulare Zugriffskontrolle und detaillierte Prüfprotokolle für complianceorientierte Dokumenten-Workflows benötigen.

Warum ich KnowledgeTree Community Edition ausgewählt habe

Ich habe KnowledgeTree Community Edition in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil sein Zugriffssteuerungsmodell eines der granularsten ist, die ich in einem Open-Source-DMS gesehen habe. Es kombiniert rollenbasierte Berechtigungen mit dynamischen Bedingungen, sodass sich der Zugriff anhand von Dokumentmetadaten und nicht nur anhand des Ordnerspeicherorts einschränken lässt. In Verbindung mit der Durchsetzung von Berechtigungen für jeden Workflow-Zustand bleiben vertrauliche Dokumente in jeder Phase eines Prüfzyklus nur für die richtigen Personen sichtbar.

Wichtige Funktionen von KnowledgeTree Community Edition

• Volltextsuche: Indiziert Dokumentinhalte aus Office-, PDF- und OpenOffice-Formaten mithilfe boolescher Suchabfragen sowohl in Inhalts- als auch in Metadatenfeldern.
• Benutzerdefinierte Dokumenttypen: Administratoren definieren Metadatenschemata pro Dokumentklasse, einschließlich hierarchischer Dropdown-Felder, sodass jeder Dokumenttyp die passenden strukturierten Daten enthält.
• Workflow-Engine mit Zustandsautomat: Konfigurierbare Workflows führen Dokumente durch einzelne Zustände mit Prüfbedingungen, automatisierten Aktionen und E-Mail-Benachrichtigungen, die bei jedem Übergang ausgelöst werden.
• WebDAV-Zugriff: Benutzer können über standardmäßige Dateisystem-Clients, einschließlich des Windows-Explorers, eine Verbindung zum Repository herstellen, ohne die Weboberfläche zu verwenden.

Integrationen von KnowledgeTree Community Edition

KnowledgeTree Community Edition bietet native Integrationen für LDAP und Microsoft Active Directory sowie WebDAV-Zugriff. Die SOAP- und REST-APIs unterstützen benutzerdefinierte Integrationen, aber es sind keine Konnektoren für Jira, Asana oder andere Projektmanagementsysteme dokumentiert.

OpenDocMan ist ein unter der GPL v2.0 lizenziertes, selbst gehostetes Dokumentenmanagementsystem, das auf Versionskontrolle, Prüfpfaden, Dateisperren beim Ein- und Auschecken sowie rollenbasierter Zugriffskontrolle basiert.

Für wen ist OpenDocMan am besten geeignet?

OpenDocMan eignet sich besonders für IT-Projektmanager und technische Dokumentenverantwortliche, die eine selbst gehostete, compliance-fähige Dokumentenverwaltung ohne Lizenzkosten benötigen.

Warum ich OpenDocMan ausgewählt habe

Ich habe OpenDocMan als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die Funktionen zur Compliance-Nachverfolgung im Kernprodukt integriert und nicht als kostenpflichtiges Zusatzmodul nachgerüstet sind. Die Lösung wurde ausdrücklich entwickelt, um die Standards ISO 17025 und OIE zu erfüllen, und bietet Dateisperren beim Ein- und Auschecken, eine vollständige Revisionshistorie sowie einen vollständigen Prüfpfad in der kostenlosen Community-Edition. Diese Kombination ist meiner Ansicht nach besonders wertvoll für technische Dokumentenverantwortliche, die während einer behördlichen Prüfung die Integrität von Versionen nachweisen müssen, ohne eine Unternehmenslizenz zu erwerben.

Wichtige Funktionen von OpenDocMan

• Benutzerdefinierte Metadatenfelder: Definieren Sie eigene Dokumenteigenschaften (UDFs), damit hochgeladene Dateien genau die Metadaten enthalten, die Ihr Team bereits verwendet.
• Berechtigungen auf Abteilungsebene: Weisen Sie Zugriffsrechte auf Abteilungsebene zu, sodass Teams nur die für ihre Arbeit relevanten Dokumente sehen.
• Automatisierte Benachrichtigungen zu Prüfungen: E-Mail-Benachrichtigungen werden vor und nach Prüfzyklen automatisch versendet und helfen dabei, dass Prüfer ihre Zeitpläne einhalten.
• Nachverfolgung des Dokumentablaufs: Veraltete Dateien können markiert oder automatisch ablaufen gelassen werden, damit sich in Ihrem Repository nicht unbemerkt veraltete Versionen ansammeln.

OpenDocMan-Integrationen

OpenDocMan bietet keine nativen Integrationen mit Projektmanagement- oder Produktivitätstools. Benutzerdefinierte Erweiterungen werden über Plugins unterstützt, jedoch gibt es keine dokumentierte REST-API und keine vorgefertigten Konnektoren für Jira, Asana oder Microsoft Project.

SeedDMS ist ein selbst gehostetes Open-Source-Dokumentenmanagementsystem, das auf hierarchischer Ordnerorganisation, granularen Zugriffskontrollen, Versionsverläufen und mehrstufigen Genehmigungs-Workflows basiert.

Für wen ist SeedDMS am besten geeignet?

SeedDMS eignet sich besonders für IT-Projektmanager und technische Dokumentenverantwortliche, die eine selbst gehostete Versionskontrolle, granulare Zugriffsberechtigungen und LDAP-Integration ohne Lizenzkosten benötigen.

Warum ich SeedDMS ausgewählt habe

SeedDMS steht auf meiner Auswahlliste, weil die Benutzeroberfläche die Unübersichtlichkeit beseitigt, die die Navigation in vielen selbst gehosteten DMS-Tools so frustrierend macht. Besonders gut gefällt mir, wie die hierarchische Ordnerstruktur ein vertrautes Dateisystem nachbildet, sodass mein Team nicht erst neu lernen muss, wo sich etwas befindet. Das Sperrsystem zum Ein- und Auschecken ist besonders praktisch: Wenn jemand einen Vertrag zur Bearbeitung auscheckt, wird das Dokument gesperrt und beim Einchecken eine neue Version erstellt. Dadurch bleibt der Verlauf übersichtlich, ohne dass eine manuelle Nachverfolgung erforderlich ist.

Wichtige Funktionen von SeedDMS

• LDAP-/Active-Directory-Integration: Verbindet SeedDMS mit Ihrem vorhandenen Verzeichnisdienst, um Benutzergruppen zu synchronisieren und Teammitglieder zentral zu authentifizieren.
• Erweiterte mehrstufige Workflow-Engine: Ermöglicht Administratoren, verzweigte, mehrstufige Genehmigungs-Workflows mit benutzerdefinierten Statuswerten und Übergängen für verschiedene Dokumenttypen zu definieren.
• Volltextsuche mit facettierter Filterung: Indiziert Dokumentinhalte über SqliteFTS und unterstützt die facettierte Suche, um Ergebnisse anhand von Metadatenattributen einzugrenzen.
• Prometheus-Metrik-Endpunkt: Stellt Live-Systemmetriken – Benutzer, Dokumente und Ordner – über einen HTTP-Endpunkt zur betrieblichen Überwachung bereit.

SeedDMS-Integrationen

SeedDMS bietet dokumentierte Integrationen mit Collabora Office, OnlyOffice, Tesseract OCR, Etherpad, HedgeDoc, LDAP/Active Directory und WebDAV. Außerdem stellt es eine REST API für benutzerdefinierte Integrationen bereit und unterstützt API-kompatible Clients von Paperless-NGX.

Alfresco Community Edition ist ein selbst gehostetes Open-Source-Dokumentenmanagementsystem, das auf einem Content-Repository der Unternehmensklasse basiert und Versionskontrolle, RBAC, benutzerdefinierte Metadatenschemata, BPM-gestützte Workflows sowie eine integrierte Governance für Aufzeichnungen über sein Modul Governance Services bietet.

Für wen eignet sich Alfresco Community Edition am besten?

Alfresco Community Edition eignet sich besonders für IT-gesteuerte Teams und Dokumentenverantwortliche, die eine Governance für Aufzeichnungen auf Unternehmensniveau benötigen, ohne für eine kommerzielle Lizenz zu bezahlen.

Warum ich Alfresco Community Edition ausgewählt habe

Alfresco Community Edition verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil es Funktionen zur Governance von Aufzeichnungen bietet, die die meisten Open-Source-Tools einfach nicht bereitstellen. Besonders beeindruckt mich Governance Services Community Edition, das formale Aufbewahrungspläne, eine automatisierte Verwaltung des Aufzeichnungslebenszyklus von der Erfassung bis zur Aussonderung sowie Unterstützung für rechtliche Aufbewahrungssperren bietet. In Kombination mit der Möglichkeit, Versionen zurückzusetzen, und einer umfassenden Audit-Protokollierung erhalten Sie ein wirklich compliance-fähiges Repository ohne Lizenzkosten.

Wichtige Funktionen von Alfresco Community Edition

• Benutzerdefinierte Metadatenschemata: Definieren Sie eigene Metadatenfelder und Inhaltsmodelle, um Dokumente nach Projekttyp, Fachbereich oder jedem anderen von Ihrem Team benötigten Organisationsstandard zu klassifizieren.
• Activiti-BPM-Workflow-Engine: Erstellen Sie mehrstufige Genehmigungs- und Prüfungsworkflows für Dokumente mithilfe einer vollständig integrierten, BPMN-konformen Engine mit Aufgabenzuweisung und Benachrichtigungen.
• LDAP- und SSO-Integration: Synchronisieren Sie Ihren bestehenden Verzeichnisdienst und aktivieren Sie die einmalige Anmeldung über Keycloak mit Unterstützung für SAML und mehrere Identitätsanbieter.
• Mobile-Arbeitsbereich-App: Greifen Sie von iOS- oder Android-Geräten auf Dokumente zu, zeigen Sie sie in der Vorschau an, scannen Sie sie und laden Sie sie hoch – mit Offline-Unterstützung für Teams im Außendienst, die ohne zuverlässige Verbindung arbeiten.

Integrationen von Alfresco Community Edition

Alfresco Community Edition lässt sich über AOS in Microsoft Office, in Google Docs sowie über den Drittanbieter-Connector von Ricksoft in Jira integrieren. REST, CMIS, WebDAV, CIFS/Samba, LDAP und Keycloak-SSO ermöglichen eine individuelle Anbindung und Identitätsverwaltung.

LogicalDOC Community Edition on itse ylläpidettävä, avoimen lähdekoodin dokumentinhallintajärjestelmä, joka on lisensoitu LGPL v3 -lisenssillä ja tarjoaa monikielisen kokotekstihaun, versionhallinnan, roolipohjaiset käyttöoikeudet, työnkulkujen automatisoinnin sekä REST/SOAP-rajapinnat.

Kenelle LogicalDOC Community Edition sopii parhaiten?

LogicalDOC Community Edition sopii erinomaisesti kansainvälisille tiimeille, joiden on haettava, hallittava ja noudettava asiakirjoja useilla kielillä ilman kaupallisen lisenssin kustannuksia.

Miksi valitsin LogicalDOC Community Editionin

Otin LogicalDOC Community Editionin mukaan parhaiden vaihtoehtojeni joukkoon, koska sen monikielinen kokotekstin indeksointi on aidosti harvinainen ominaisuus maksuttomissa, itse ylläpidettävissä dokumentinhallintajärjestelmissä. Se indeksoi asiakirjoja samanaikaisesti useilla kielillä, joten ranskankielisiä, saksankielisiä ja japaninkielisiä sopimuksia hallinnoiva tiimi voi tehdä yhden haun ja löytää tuloksia kaikista kolmesta kielestä. Pidän myös siitä, että versionhallinta on täällä kattava: sisään- ja uloskuittauksen lukitus, palautus aiempaan versioon ja versiokohtaiset muistiinpanot tarjoavat selkeän tarkastusketjun ilman maksullista päivitystä.

LogicalDOC Community Editionin tärkeimmät ominaisuudet

• Roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta: Määritä tarkat käyttöoikeudet kansio- ja asiakirjatasolla. Maksuttomaan versioon sisältyvät LDAP-, Active Directory- ja SSO-todennus.
• Mukautettu työnkulkumoottori: Ohjaa asiakirjoja hyväksymis- ja tarkistustyönkulkujen läpi tehtävien määrityksillä, ilmoituksilla ja lukukuittauspyynnöillä.
• REST- ja SOAP-rajapinnat: Community Edition tarjoaa täyden API-tuen sekä WebDAV- ja CMIS-rajapinnat mukautettuja integrointeja varten ulkoisten järjestelmien kanssa.
• Natiivimobiilisovellukset: Selaa, lataa ja hae asiakirjoja sekä vastaanota työnkulkuilmoituksia iOS- ja Android-laitteilla ilman lisäkustannuksia.

LogicalDOC Community Editionin integraatiot

LogicalDOC Community Edition tarjoaa integraatiot OnlyOfficeen, Google Driveen, Joomlaan, WordPressiin, LDAP:hen ja Active Directoryyn sekä SSO-tuen. REST-, SOAP-, WebDAV- ja CMIS-rajapinnat tukevat mukautettuja integrointeja projekti- ja liiketoimintajärjestelmien kanssa.

Mayan EDMS ist ein selbst gehostetes, quelloffenes Dokumentenverwaltungssystem, das den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten abdeckt – von der Erfassung aus mehreren Quellen und der OCR bis hin zur versionierten Speicherung, granularen Zugriffskontrolle, Workflows mit Zustandsautomaten und KI-gestützter Klassifizierung.

Für wen eignet sich Mayan EDMS am besten?

Mayan EDMS eignet sich besonders für IT-Projektmanager und Verantwortliche für technische Dokumente, die ein selbst gehostetes, unternehmenstaugliches DMS mit granularer Zugriffskontrolle und KI-gestützter Klassifizierung benötigen.

Warum ich Mayan EDMS ausgewählt habe

Ich habe Mayan EDMS als eines der besten Systeme ausgewählt, weil es sich durch seine KI-gestützte automatische Verschlagwortung wirklich abhebt. Mithilfe der OpenAI API oder eines lokal gehosteten Ollama-Modells klassifiziert es eingehende Dokumente und schreibt strukturierte Metadaten automatisch zurück in das System. Farbcodierte Tags können außerdem Übergänge zwischen Workflow-Zuständen auslösen, sodass ein bei der Erfassung angewendetes Tag einen Vertrag ohne manuelles Eingreifen durch eine Genehmigungskette leiten kann.

Wichtige Funktionen von Mayan EDMS

• Workflow-Engine für endliche Zustandsautomaten: Dokumentenzustände und zulässige Übergänge definieren, mit automatisierten Aktionen, Eskalationstimern und Triggern für externe Systeme in jeder Phase.
• Nicht-destruktive Seitenbearbeitung: Seiten als Überlagerungsebenen neu anordnen, ausblenden, drehen, zuschneiden oder schwärzen, ohne die ursprünglich gespeicherte Datei zu verändern.
• Dokumentenerfassung aus mehreren Quellen: Dokumente aus überwachten Ordnern, IMAP/POP3-E-Mail-Postfächern, SANE-kompatiblen Scannern oder S3-kompatiblem Cloud-Speicher in das Repository übernehmen.
• Atomare, objektbezogene Zugriffskontrolle: Für jede einzelne Operation – Anzeigen, Herunterladen, Drucken, Schwärzen und Auschecken – separate Berechtigungen sowohl auf Rollenebene als auch auf Dokumentebene vergeben.

Integrationen von Mayan EDMS

Mayan EDMS lässt sich in Amazon S3, MinIO, LDAP, Active Directory, SSO, OIDC, IMAP, POP3, SANE, Elasticsearch, OpenAI und Ollama integrieren. Seine versionierte REST-API unterstützt benutzerdefinierte Integrationen mit Projekt- und Geschäftssystemen.

Die OpenKM Community Edition ist ein Open-Source-Dokumentenmanagementsystem, das für Teams entwickelt wurde, die eine effektive Dokumentenkontrolle benötigen. Es unterstützt Unternehmen dabei, Dokumente effizient zu verwalten, zu speichern und abzurufen.

Warum ich die OpenKM Community Edition ausgewählt habe: Die Versionskontrolle sorgt dafür, dass Ihr Team immer mit der aktuellsten Datei arbeitet. Änderungen werden klar verfolgt, was Fehler reduziert und Zeit spart. Die Benutzeroberfläche ist einfach, sodass die Dokumentenverwaltung mühelos gelingt. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen übernimmt wiederkehrende Aufgaben und hält Ihr Team produktiv.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten erweiterte Suchfunktionen, die das Auffinden von Dokumenten schnell und unkompliziert machen. Das System unterstützt außerdem digitale Signaturen, was die Sicherheit der Dokumente erhöht. Zusätzlich gibt es anpassbare Benutzer-Dashboards, sodass Teammitglieder ihren Arbeitsbereich individuell gestalten können.

Integrationen umfassen Microsoft Office, Google Workspace, Dropbox, Zoho, Alfresco, SharePoint, Box, DocuSign, Salesforce und Amazon S3.

Paperless-ngx ist ein selbst gehostetes, quelloffenes Dokumentenverwaltungssystem, das OCR-gestützte Texterkennung, KI-basierte automatische Klassifizierung, Volltextsuche und eine Zugriffskontrolle für mehrere Benutzer kombiniert, um große Dokumentenarchive zu digitalisieren und zu organisieren.

Für wen eignet sich Paperless-ngx am besten?

Paperless-ngx eignet sich besonders für IT-Projektmanager und technische Teams, die die vollständige Kontrolle über ihre Dokumenteninfrastruktur behalten möchten, ohne für eine kommerzielle Plattform zu bezahlen.

Warum ich Paperless-ngx ausgewählt habe

Paperless-ngx steht auf meiner Auswahlliste, weil seine OCR- und KI-Klassifizierungsfunktionen für ein selbst gehostetes, quelloffenes Tool wirklich erstklassig sind. Tesseract OCR unterstützt mehr als 100 Sprachen, während der integrierte ML-Klassifizierer automatisch Schlagwörter, Korrespondenten und Dokumenttypen zuweist. Darüber hinaus können LLM-basierte Vorschläge ergänzt werden. Ich habe erlebt, wie Teams Tausende gescannte Rechnungen und Verträge verarbeiteten und eine Genauigkeit der automatischen Klassifizierung von über 75 % erreichten, sobald der Dokumentenbestand groß genug war. Das ist ein echter Vorteil für papierlastige Arbeitsabläufe.

Wichtige Funktionen von Paperless-ngx

• E-Mail-Aufnahme über IMAP: Paperless-ngx ruft konfigurierte Postfächer automatisch ab und übernimmt Anhänge als Dokumente. Anschließend werden Aktionen nach dem Eingang ausgeführt, etwa das Markieren von E-Mails als gelesen oder deren Löschung.
• Übernahmeordner: Ein überwachtes Verzeichnis sucht nach neuen Dateien und übernimmt sie automatisch in das Dokumentenarchiv, ohne dass ein manueller Upload erforderlich ist.
• Berechtigungen auf Objektebene: Sie können bestimmten Benutzern oder Gruppen Anzeige- und Bearbeitungszugriff auf Grundlage einzelner Dokumente zuweisen, unabhängig von globalen rollenbasierten Berechtigungen.
• REST-API: Eine vollständig dokumentierte API stellt alle Kernfunktionen bereit – das Hochladen von Dokumenten, das Abfragen von Metadaten, das Abrufen von OCR-Text und das Auslösen einer erneuten Verarbeitung – und ermöglicht benutzerdefinierte Integrationen und Automatisierungsprozesse.

Integrationen von Paperless-ngx

Paperless-ngx bietet eine Integration in den Nextcloud-Marktplatz sowie Anbindungen an n8n und OIDC-Anbieter wie Authentik. Die dokumentierte REST-API und Webhooks unterstützen benutzerdefinierte Integrationen; native Verbindungen zu Jira, Asana und Microsoft Project sind nicht verfügbar.