15 Beste Dokumenten-Scan-Software im Test 2026

Ein Projekt zu verwalten bedeutet, unzählige Dokumente zu jonglieren – und diese organisiert zu halten, ist keine leichte Aufgabe. Wahrscheinlich kennst du die Frustration, dich durch Papierstapel oder überladene digitale Dateien wühlen zu müssen. Dokumentenscanner-Software kann hier eine echte Rettung sein, die dir und deinem Team hilft, eure Unterlagen effizient zu organisieren.

Nach meiner Erfahrung kann das richtige Tool den Umgang mit Papierarbeit grundlegend verändern, Zeit sparen und Stress verringern. Ich habe diese Tools unabhängig getestet und bewertet, um dir ehrliche und gut recherchierte Einblicke zu geben.

Du findest hier die besten Dokumentenscanner-Softwares, jede mit einzigartigen Funktionen für unterschiedliche Bedürfnisse. Egal ob kleines Unternehmen oder großes Unternehmen – es gibt für jeden die passende Lösung.

Warum Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können

Wir testen und bewerten Projektmanagement-Software seit 2012. Da wir selbst als Projektmanager arbeiten, wissen wir, wie kritisch und schwierig es ist, bei der Auswahl von Software die richtige Entscheidung zu treffen. Wir investieren viel Zeit in gründliche Recherchen, um unserer Community bessere Kaufentscheidungen für Software zu ermöglichen.

Wir haben mehr als 2.000 Tools für verschiedene Projektmanagement-Anwendungsfälle getestet und über 1.000 umfassende Softwarebewertungen geschrieben. Erfahre wie wir transparent bleiben und wirf einen Blick auf unsere Methodik zur Softwarebewertung.

Beste Dokumentenscanner-Software Zusammenfassung

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Top-Auswahl an Dokumentenscanner-Software zusammen, damit du die passende Software für dein Budget und deine geschäftlichen Anforderungen findest.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Doxis AI.dp.	Am besten für präzise Scans mit Qualitätsprüfung	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
2	Nanonets	Ideal für KI-basierte Datenextraktion	Kostenlose Testversion verfügbar + kostenlose Demo	Preise auf Anfrage	Website
3	Adobe Scan	Am besten geeignet für das Scannen mit Mobilgeräten	Not available		Website
4	ABBYY FineReader	Am besten für OCR-Genauigkeit	Not available		Website
5	CamScanner	Am besten geeignet für kleine Unternehmen	Not available		Website
6	MyQ	Am besten für sichere Dokumentenverarbeitung	Not available		Website
7	NAPS2	Am besten geeignet für Open-Source-Flexibilität	Not available		Website
8	PaperScan	Am besten für das Scannen mehrseitiger Dokumente	Not available		Website
9	Swift Scan	Am besten für schnelle Cloud-Integration	Not available		Website
10	Scan2x	Am besten für automatisierte Workflows	Not available		Website

Featured Tools

1. 

   Accelo

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   4.4

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2. 

   Celoxis

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   4.4

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3. 

   Wrike

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   4.3

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Beste Dokumentenscanner-Software im Test

Nachfolgend findest du meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Dokumentenscanner-Softwares, die es auf meine Kurzliste geschafft haben. Meine Bewertungen geben einen detaillierten Einblick in die wichtigsten Funktionen, Vor- und Nachteile, Integrationen sowie ideale Einsatzmöglichkeiten jedes Tools, damit du die passende Lösung für dich findest.

1

Doxis AI.dp.

Am besten für präzise Scans mit Qualitätsprüfung

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Rating: 4.8/5

Doxis AI.dp. ist eine Dokumentenscansoftware, die KI einsetzt, um Daten aus einer Vielzahl von Dokumenttypen zu erfassen, analysieren und extrahieren.

Für wen ist Doxis AI.dp. am besten geeignet?

Doxis AI.dp. eignet sich besonders für Teams in den Bereichen Betrieb und Finanzen, die große Mengen an Dokumenten verarbeiten und eine zuverlässige, automatisierte Datenerfassung benötigen.

Warum ich Doxis AI.dp. ausgewählt habe

Ich habe Doxis AI.dp. als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil das Thema Scanqualität hier als entscheidende Voraussetzung für eine präzise Datenerfassung behandelt wird. Das OCR-SDK bietet während der Erfassung in Echtzeit Nutzer-Feedback – etwa, wenn ein Dokument zu weit entfernt, schlecht beleuchtet ist oder die Kamera nicht stabil gehalten wird. Diese Echtzeithinweise verhindern, dass mein Team erst später auf schlechte Scans stößt. Zusätzlich verbessert das Bildvorverarbeitungsmodul automatisch Bilder vor der Extraktion, was die Ergebnisse bei niedrig aufgelösten Uploads und mangelhaften physischen Vorlagen optimiert. Die Human-in-the-Loop-Funktion bietet eine weitere Sicherheitsebene, indem erfahrene Mitarbeiter die von der KI extrahierten Daten prüfen und korrigieren können – so lässt sich die Genauigkeit nahezu auf 100 % steigern.

Doxis AI.dp. Hauptfunktionen

• Dokumentenklassifizierung: Sortiert und kennzeichnet Dokumente automatisch mithilfe von KI-Algorithmen, mit Unterstützung für benutzerdefinierte Klassifizierungsregeln und Parameter.
• Datenanonymisierung: Erkennt und schwärzt sensible Bereiche in Dokumenten, um die Einhaltung der DSGVO und weiterer Datenschutzvorgaben zu unterstützen.
• Erkennung von Dokumentenfälschungen: Nutzt EXIF-Analyse, Duplikaterkennung, Copy-Move-Prüfungen und Pixel-Analysen, um manipulierte oder gefälschte Dokumente zu erkennen.
• Workflow-Builder: Mit einer Drag-and-drop-Oberfläche können Sie eigene Workflows für die Dokumentenverarbeitung entwerfen und bereitstellen – von der Erfassung über die Datenauslese bis zur Ausgabe.

Doxis AI.dp. Integrationen

Native Integrationen sind nicht eindeutig dokumentiert. Das Tool unterstützt Integrationen über API für individuelle Anbindungen.

Pros and Cons

Pros:

• Mobile SDK erfasst Dokumente in Sekunden
• Erkennung der Bildqualität verhindert unbrauchbare Scans
• Unterstützt Konvertierung in JSON, XML, CSV, XLSX

Cons:

• Das Training von individuellen Modellen kann anfänglich aufwendig sein
• Manchmal Probleme bei der Extraktion durch gedrehte Bilder

LEARN MORE ABOUT DOXIS AI.DP.:

• Check out Doxis AI.dp. on their website

2

Nanonets

Ideal für KI-basierte Datenextraktion

• Kostenlose Testversion verfügbar + kostenlose Demo
• Preise auf Anfrage

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Rating: 4.9/5

Nanonets ist eine Plattform zur Dokumentenerfassung und Datenextraktion, die mithilfe von KI Informationen aus einer Vielzahl von Dokumenttypen erfasst, klassifiziert und verarbeitet.

Für wen ist Nanonets am besten geeignet?

Nanonets eignet sich besonders für Teams in den Bereichen Betrieb und Finanzen, die eine Automatisierung bei der Verarbeitung großer Mengen von Dokumenten wie Rechnungen, Belegen und Formularen benötigen.

Warum ich Nanonets ausgewählt habe

Nanonets verdient seinen Platz auf meiner Shortlist, weil die KI-basierte Datenextraktion weit über einfache OCR hinausgeht. Ich habe es genutzt, um strukturierte Daten aus Rechnungen, Frachtbriefen und Kontoauszügen zu extrahieren – und es unterstützt über 300 vortrainierte Dokumenten-Extraktoren, sodass mein Team nicht bei jedem neuen Dokumenttyp bei Null anfangen muss. Das Modell lernt im Laufe der Zeit durch Korrekturen, was dazu führt, dass die Extraktionsgenauigkeit mit der Nutzung immer besser wird. Außerdem gefällt mir, dass die OCR-API mehrere Programmiersprachen unterstützt, sodass Entwicklerteams die Dokumentenerfassung direkt und mit geringem Aufwand in bestehende Pipelines einbinden können.

Wichtige Funktionen von Nanonets

• Dokumentenklassifikation: Sortiert eingehende Dokumente automatisch anhand ihres Inhalts und Layouts in vordefinierte Kategorien.
• Workflow-Automatisierung: Erstellt mehrstufige Genehmigungs- und Verarbeitungsworkflows, die auf den extrahierten Datenwerten basieren.
• Mensch-in-der-Schleife-Überprüfung: Markiert Extraktionen mit geringer Sicherheit zur manuellen Überprüfung, bevor Daten weiterverarbeitet werden.
• Audit Trail: Protokolliert jede Aktion an einem Dokument, einschließlich Bearbeitungen, Freigaben und Exporte, zur Nachverfolgung der Compliance.

Nanonets-Integrationen

Nanonets bietet native Integrationen mit Google Drive, Dropbox, Salesforce, QuickBooks und Zapier. Eine API für individuelle Integrationen ist ebenfalls verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• KI verbessert die Genauigkeit mit der Zeit
• Erstellung individueller Workflows
• Echtzeit-Datenverarbeitung

Cons:

• Hoher Einstiegspreis
• Eingeschränkte Offline-Funktionalität
• Lernkurve bei eigenen Modellen

LEARN MORE ABOUT NANONETS:

• Check out Nanonets on their website
• Read my in-depth review of Nanonets

3

Adobe Scan

Am besten geeignet für das Scannen mit Mobilgeräten

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Adobe Scan ist eine Dokumentenscanner-App, mit der Sie physische Dokumente mit Ihrem Mobilgerät erfassen, umwandeln und organisieren können. Sie bietet integrierte OCR- und PDF-Exportfunktionen.

Für wen ist Adobe Scan am besten geeignet?

Adobe Scan eignet sich gut für Einzelpersonen und Teams, die unterwegs mit dem Smartphone oder Tablet Dokumente scannen und digitalisieren müssen.

Warum ich Adobe Scan ausgewählt habe

Adobe Scan gehört zu meinen Favoriten, weil ich es großartig finde, wie die Smartphone-Kamera in einen vollwertigen Dokumentenscanner verwandelt wird – ganz ohne zusätzliche Hardware. Die KI-gestützte Bildkorrektur erkennt automatisch die Ränder des Dokuments, entfernt Schatten und Spiegelungen und schärft den Text, sodass die Scans auch bei ungünstigen Lichtverhältnissen sauber sind. Außerdem verlasse ich mich auf die integrierte OCR, dank der gescannten Dokumente durchsuchbar und bearbeitbar werden. Die Scans werden direkt mit der Adobe Document Cloud synchronisiert, sodass ich sie ohne manuelle Dateiübertragungen sofort in Acrobat auf dem Desktop oder im Web öffnen kann.

Wichtigste Funktionen von Adobe Scan

• Erfassungsmodi: Wechseln Sie zwischen den Modi für Dokumente, Whiteboards, Visitenkarten und Formulare, passend zu dem, was Sie scannen möchten.
• Markup-Tools: Fügen Sie Zeichnungen, Formen und Anmerkungen direkt in der App hinzu, bevor Sie einen Scan speichern oder teilen.
• PDF-Komprimierung: Reduzieren Sie die Dateigröße mit einstellbaren Komprimierungsstufen (hoch oder niedrig), um Scans einfacher zu teilen.
• Individuelle Ordnerorganisation: Speichern Sie Scans mit empfohlenen Dateinamen und Daten und sortieren Sie sie in benutzerdefinierte Ordner innerhalb der App.

Adobe Scan Integrationen

Adobe Scan bietet eine native Integration mit der Adobe Document Cloud. So können Sie auf gescannte Dateien nahtlos in Adobe Acrobat und anderen Adobe-Apps zugreifen und diese verwalten. Natürliche Integrationen mit Drittanbietertools sind nicht eindeutig dokumentiert.

Pros and Cons

Pros:

• Einfaches mobiles Scannen
• KI-verbesserte Textklarheit
• Organisieren mit empfohlenen Dateinamen

Cons:

• Adobe-Konto benötigt
• Abo für zusätzliche Funktionen erforderlich
• Grundlegende Bearbeitungstools

LEARN MORE ABOUT ADOBE SCAN:

• Check out Adobe Scan on their website

4

ABBYY FineReader

Am besten für OCR-Genauigkeit

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ABBYY FineReader ist eine Dokumentenscan- und OCR-Software, mit der Sie gescannte Dokumente und PDFs in verschiedene Formate digitalisieren, konvertieren und bearbeiten können.

Für wen ist ABBYY FineReader am besten geeignet?

ABBYY FineReader ist ideal für Rechts-, Finanz- und Verwaltungsteams, die regelmäßig große Mengen an gescannten Dokumenten verarbeiten und eine präzise Texterkennung benötigen.

Warum ich ABBYY FineReader gewählt habe

ABBYY FineReader verdient seinen Platz auf meiner Liste, weil seine OCR-Genauigkeit wirklich kaum zu übertreffen ist—bis zu 99,8% Erkennungsgenauigkeit in 198 Sprachen. Ich habe das Tool verwendet, um gescannte Verträge und mehrsprachige Dokumente zu bearbeiten, bei denen andere Programme Fehler einführten, die ich manuell korrigieren musste. FineReaders KI-gestützte Bildvorverarbeitung korrigiert automatisch schiefe Seiten, pixeligen Text und verzerrte Zeichen schon vor der Erkennung und verbessert so die Ergebnisse auch bei minderwertigen Scans. Das Dokumentvergleich-Feature ist ein weiteres Highlight für mich—es nutzt OCR, um Textunterschiede zwischen einem gescannten PDF und einer Word-Datei zu erkennen, was mein Team von mühsamer Zeilen-für-Zeilen-Prüfung entlastet.

ABBYY FineReader Hauptfunktionen

• Stapelverarbeitung: Mehrere Dokumente gleichzeitig mit automatisierten Workflows konvertieren oder erkennen, ohne jede Datei einzeln bearbeiten zu müssen.
• PDF-Bearbeitung: Text, Bilder und Seiten direkt in gescannten oder nativen PDFs ändern, ohne eine Konvertierung in ein anderes Format.
• Dokumentkonvertierung: Gescannte Dateien in bearbeitbare Formate wie Word, Excel, PowerPoint und durchsuchbare PDFs exportieren.
• Hot Folder-Automatisierung: Überwachte Ordner einrichten, die eingehende gescannte Dokumente automatisch nach definierten Regeln verarbeiten.

ABBYY FineReader Integrationen

ABBYY FineReader bietet native Integrationen mit Microsoft 365, SharePoint und Dropbox sowie eine API für individuelle Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Hohe OCR-Genauigkeit
• Direkte PDF-Bearbeitung
• Dokumentenvergleichsfunktion

Cons:

• Begrenzte mobile Unterstützung
• Erfordert Desktop-Installation
• Hohe Lernkurve

LEARN MORE ABOUT ABBYY FINEREADER:

• Check out ABBYY FineReader on their website

5

CamScanner

Am besten geeignet für kleine Unternehmen

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CamScanner ist eine Dokumentenscan-Software, mit der Sie Dokumente mit Ihrem Mobilgerät scannen, digitalisieren, organisieren und teilen können, inklusive Funktionen wie OCR und Export in verschiedene Formate.

Für wen ist CamScanner am besten geeignet?

CamScanner eignet sich besonders für kleine Unternehmensteams, die eine leichte, mobile Lösung zum Scannen, Digitalisieren und Verwalten von Dokumenten unterwegs benötigen.

Warum ich CamScanner ausgewählt habe

Ich habe CamScanner als eine der besten Lösungen gewählt, weil es den gesamten Arbeitsablauf für das Scannen von Dokumenten abdeckt, mit dem kleine Unternehmensteams täglich konfrontiert sind. Wenn mein Team unterwegs Verträge, Quittungen oder Rechnungen scannt, schneidet die KI-gestützte Bildbearbeitung automatisch Ränder zu, entfernt Hintergründe und wendet Filter an, um saubere, professionell aussehende PDFs ohne manuelle Nachbearbeitung zu erzeugen. Ich verlasse mich auch stark auf die OCR-Funktion, die bearbeitbaren Text aus gescannten Bildern in 41 Sprachen extrahiert, was die Suche, das Kopieren oder die Weiterverwendung von Inhalten aus physischen Dokumenten erleichtert. Die Möglichkeit, direkt von einem Handy-Scan nach Word, Excel oder PPT zu exportieren, sehe ich selten bei mobil fokussierten Tools.

Wichtige Funktionen von CamScanner

• PDF-Bearbeitungstools: PDFs innerhalb der App zusammenführen, teilen, neu anordnen, komprimieren, mit Wasserzeichen versehen und durch Passwörter schützen.
• Unterstützung für elektronische Signaturen: Elektronische Unterschriften zu gescannten Dokumenten hinzufügen, ohne die App zu verlassen oder ein separates Tool zu verwenden.
• Intelligente Übersetzung: Mit integrierter KI Übersetzung extrahierten Text aus gescannten Dokumenten in mehrere Sprachen übersetzen.
• Synchronisation über mehrere Geräte: Zugriff und Verwaltung Ihrer gescannten Dateien über Telefone, Tablets und Desktop-Rechner hinweg durch Cloud-Backup.

CamScanner Integrationen

Native Integrationen sind nicht eindeutig dokumentiert. CamScanner bietet Cloud-Speicheranbindungen an Google Drive, Dropbox und OneDrive sowie eine API für benutzerdefinierte Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Einfaches Scannen per Mobilgerät
• Funktionen zur Dokumentenverbesserung
• Sichere Freigabeoptionen

Cons:

• Begrenzte Gratis-Funktionen
• Werbung in der Gratis-Version
• Begrenzte Desktop-Funktionalität

LEARN MORE ABOUT CAMSCANNER:

• Check out CamScanner on their website

6

MyQ

Am besten für sichere Dokumentenverarbeitung

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MyQ ist eine Plattform für Dokumentenscanning und Druckmanagement, mit der Sie Dokumente sicher von Multifunktionsgeräten und Desktop-Umgebungen erfassen, digitalisieren und weiterleiten können.

Für wen ist MyQ am besten geeignet?

MyQ eignet sich besonders für IT-Administratoren und Dokumentenmanager in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die eine zentrale Kontrolle über Druck- und Scanumgebungen benötigen.

Warum ich mich für MyQ entschieden habe

MyQ hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil das System Dokumentensicherheit in jeder Phase des Scanvorgangs sehr ernst nimmt. Besonders gefällt mir die Funktion zur zonenbasierten Schwärzung, die beim Scannen automatisch personenbezogene Daten aus Dokumenten entfernt—praktisch, wenn mein Team Verträge oder Personalakten bearbeitet. Gescannte PDFs können verschlüsselt, mit Passwortschutz versehen sowie mit einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel versehen werden, wodurch eine klare Nachweiskette entsteht, falls die Integrität eines Dokuments in Frage gestellt wird. Durch die automatische Dokumentenklassifizierung werden zudem sensible Dateien wie Rechnungen oder Verträge ohne manuellen Aufwand an die richtige Stelle weitergeleitet.

MyQ Hauptfunktionen

• Easy Scan: Startet einen vollständigen Scan-Workflow per Klick und sendet Dokumente direkt an einen Netzwerkordner, per E-Mail oder in einen Cloud-Speicher.
• OCR-Umwandlung: Wandelt gescannte Dokumente mittels optischer Zeichenerkennung in durchsuchbare, bearbeitbare PDFs um.
• Barcode- und QR-Code-Erkennung: Liest in Dokumente eingebettete Barcodes und QR-Codes, um Dokumentenstapel automatisch zu identifizieren, zu trennen und weiterzuleiten.
• Dokumentenindexierung: Ermöglicht das Hinzufügen von Metadaten—wie Rechnungsnummern, Fälligkeitsdaten und Beträgen—zu gescannten Dokumenten während des Scanprozesses.

MyQ Integrationen

MyQ bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Google Workspace, Dropbox, Box und OneDrive und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.

Pros and Cons

Pros:

• Optionen für Benutzerauthentifizierung
• Detaillierte Prüfprotokolle
• Anpassbare Benutzeroberflächen

Cons:

• Komplexer Einrichtungsprozess
• Erfordert IT-Unterstützung
• Begrenzte mobile Funktionalität

LEARN MORE ABOUT MYQ:

• Check out MyQ on their website

7

NAPS2

Am besten geeignet für Open-Source-Flexibilität

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NAPS2 ist eine Open-Source-Software zum Scannen von Dokumenten, mit der Sie Dokumente mit einer Vielzahl von Scannern und Dateiformaten scannen, organisieren und konvertieren können.

Für wen ist NAPS2 am besten geeignet?

NAPS2 eignet sich gut für Entwickler, IT-Fachleute und technisch versierte Anwender, die ein kostenloses, anpassbares Scan-Tool suchen, das sie in ihre eigenen Arbeitsabläufe integrieren können.

Warum ich NAPS2 ausgewählt habe

NAPS2 steht auf meiner Auswahlliste, weil es Ihnen viel Kontrolle über den Scanprozess gibt, ohne Sie an ein kostenpflichtiges Ökosystem zu binden. Besonders überzeugend finde ich die CLI – Sie können gesamte Scan-Workflows skripten, Ausgabepfade mit automatisch nummerierten Platzhaltern festlegen, OCR in bestimmten Sprachen auslösen und Ergebnisse direkt an andere Tools weiterleiten. Ich habe es genutzt, um Batch-Scan-Jobs zu automatisieren, die ansonsten manuellen Aufwand in jedem Schritt erfordert hätten. Der MSI-Installer und die GPO-Deployment-Unterstützung machen es auch für IT-Teams, die es auf mehreren Maschinen ausrollen, wirklich praktisch.

Wichtige Funktionen von NAPS2

• Ausgabeformate für PDF und Bilder: Exportieren Sie Scans direkt aus der App als PDF, TIFF, JPEG, PNG und andere gängige Dateiformate.
• OCR Texterkennung: Wandeln Sie gescannte Seiten mithilfe der integrierten OCR-Funktion von Tesseract in durchsuchbaren oder bearbeitbaren Text um.
• Bearbeitung von mehrseitigen Dokumenten: Seiten vor der Fertigstellung des Scan-Ergebnisses neu anordnen, drehen, zuschneiden und löschen.
• TWAIN- und WIA-Scanner-Unterstützung: Verbindung zu vielen physischen Scannern über Standard-TWAIN- und WIA-Treiber.

NAPS2-Integrationen

Eigene Integrationen sind nicht eindeutig aufgeführt. 

Pros and Cons

Pros:

• Unterstützt viele Dateiformate
• Einfache Benutzeroberfläche
• Batch-Scanning verfügbar

Cons:

• Begrenzte erweiterte Funktionen
• Keine nativen Integrationen
• Nicht cloudbasiert

LEARN MORE ABOUT NAPS2:

• Check out NAPS2 on their website

8

PaperScan

Am besten für das Scannen mehrseitiger Dokumente

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PaperScan ist eine Dokumentenscan-Software zum Digitalisieren, Verarbeiten und Organisieren von Papierdokumenten und bietet Stapelscan, Bildkorrekturen sowie Unterstützung für eine Vielzahl von Scannergeräten und Dateiformaten.

Für wen ist PaperScan am besten geeignet?

PaperScan eignet sich gut für Einzelpersonen und kleine Teams, die ein Desktop-basiertes Tool für das Scannen von großen Mengen und die Bildverarbeitung benötigen.

Warum ich mich für PaperScan entschieden habe

PaperScan hat sich einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil es mehrseitige Dokumenten-Workflows hervorragend verarbeitet. Besonders gut gefällt mir die Funktion zum Scannen mit Trennblättern: So kann ich große Mengen gemischter Dokumente in einem Durchgang stapelweise einscannen und automatisch in einzelne Dateien aufteilen – das spart enorm viel manuelles Sortieren. PaperScan erkennt und entfernt auch automatisch leere Seiten, sodass bei mehrseitigen Scans nicht unnötig viele Leerseiten enthalten sind, die ich sonst händisch löschen müsste. Dank Duplex-Scan kann ich beide Seiten einer Seite in einem Durchgang erfassen.

PaperScan Hauptfunktionen

• Werkzeuge zur Bildverbesserung: Wenden Sie Filter wie Begradigung, Entfernung von Flecken und Helligkeitsanpassung an, um die Scanqualität vor dem Speichern zu verbessern.
• OCR-Unterstützung: Wandeln Sie gescannte Seiten mithilfe integrierter Texterkennung in durchsuchbaren oder bearbeitbaren Text um.
• Annotationswerkzeuge: Fügen Sie Stempel, Markierungen und Notizen direkt in der Anwendung zu den gescannten Dokumenten hinzu.
• Verschiedene Exportformate: Speichern Sie gescannte Dokumente als PDF, TIFF, JPEG, PNG und in anderen gängigen Dateiformaten.

PaperScan Integrationen

Native Integrationen werden nicht eindeutig aufgeführt.

Pros and Cons

Pros:

• Einfaches Scannen mehrseitiger Dokumente
• Automatische Entfernung leerer Seiten
• Breite Unterstützung für Dateiformate

Cons:

• Keine Cloud-Integration
• Eingeschränkte mobile Unterstützung
• Erfordert Installation auf dem Desktop

LEARN MORE ABOUT PAPERSCAN:

• Check out PaperScan on their website

9

Swift Scan

Am besten für schnelle Cloud-Integration

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Swift Scan ist eine Dokumentenscan-Software, mit der Sie Dokumente erfassen, digitalisieren und organisieren können. Zu den Funktionen gehören hochauflösendes Scannen, automatische Randerkennung und das direkte Hochladen auf Cloud-Speicherplattformen.

Für wen ist Swift Scan am besten geeignet?

Swift Scan eignet sich gut für Einzelpersonen und kleine Teams, die physische Dokumente digitalisieren und direkt in der Cloud speichern möchten, ohne eine aufwändige Einrichtung.

Warum ich Swift Scan ausgewählt habe

Swift Scan hat sich einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil es gescannte Dokumente ohne große Verzögerung in die Cloud verschiebt. Ich schätze die direkte Verbindung zu Google Drive, Dropbox und OneDrive – so kann mein Team ein Dokument scannen, hochladen und in Sekunden organisieren. Die automatische Randerkennung und Perspektivkorrektur sparen uns Zeit bei der Nachbearbeitung der Scans vor dem Teilen. Mit dem Batch-Scanning können wir außerdem mehrseitige Dokumente als eine einzige PDF-Datei verarbeiten, ohne den Upload-Ablauf zu unterbrechen.

Swift Scan – Hauptfunktionen

• OCR Texterkennung: Wandelt gescannte Dokumente in durchsuchbaren, auswählbaren Text um, den Sie kopieren oder indizieren können.
• Annotierungs-Werkzeuge: Fügen Sie Notizen, Hervorhebungen oder Unterschriften direkt auf gescannte Dokumente hinzu, bevor Sie diese speichern oder teilen.
• Individuelle Ordnerstruktur: Erstellen und verwalten Sie Ordnerstrukturen innerhalb der App, um gescannte Dateien projekt- oder kategoriebasiert zu sortieren.
• QR- und Barcode-Scanning: Scannen Sie QR-Codes und Barcodes zusammen mit Dokumenten, um verknüpfte Daten in einem Workflow zu erfassen.

Swift Scan – Integrationen

Swift Scan bietet native Integrationen mit Google Drive, Dropbox, OneDrive, Evernote und Box für das direkte Hochladen von Dokumenten. Eine API für individuelle Integrationen ist nicht eindeutig dokumentiert.

Pros and Cons

Pros:

• Schnelle Cloud-Integration
• Automatische Randerkennung
• Mehrseitige PDF-Erstellung

Cons:

• Auf mobile Geräte beschränkt
• Abonnement für alle Funktionen erforderlich
• Keine Desktop-Version

LEARN MORE ABOUT SWIFT SCAN:

• Check out Swift Scan on their website

10

Scan2x

Am besten für automatisierte Workflows

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Scan2x ist eine Dokumentenscanning-Softwareplattform, die für die automatisierte Dokumentenerfassung, Workflow-Integration und fortschrittliche Verarbeitungsfunktionen entwickelt wurde.

Für wen ist Scan2x am besten geeignet?

Scan2x eignet sich besonders für Organisationen in dokumentenintensiven Branchen wie Finanzwesen, Gesundheitswesen und Rechtswesen, die die Erfassung, Klassifizierung und Weiterleitung gescannter Dokumente automatisieren müssen.

Warum ich Scan2x ausgewählt habe

Ich habe Scan2x als eines der besten Systeme ausgewählt, weil der Ansatz zur Automatisierung von Workflows weit über einfaches Scannen hinausgeht. Die KI-gestützte Dokumentenklassifizierung – wenn mein Team beispielsweise eine Reihe von Rechnungen, Verträgen oder Ausweisdokumenten scannt, erkennt Scan2x automatisch jeden Dokumententyp und leitet ihn ohne manuelles Sortieren oder Vorlageneinrichtung an das richtige Ziel weiter. Ebenso gefallen mir das intelligente Routing und die Entscheidungslogik der Plattform, mit denen Sie definieren können, wohin jeder Dokumententyp nach der Erfassung gelangen soll, sei es nach SharePoint, in einen bestimmten Ordner oder in ein anderes angebundenes System. Diese durchgängige Automatisierung vom Scan bis zur Auslieferung macht Scan2x zur starken Lösung für Teams mit hohem Dokumentenaufkommen.

Scan2x-Schlüsselfunktionen

• GDPR-Compliance-Tools: Scan2x bietet integrierte Benutzer-Authentifizierung, Datenmaskierung und Prüfpfade zur Unterstützung der Einhaltung von Datenschutzvorschriften.
• Zugriff auf mehreren Geräten: Sie können Scan2x über ein Multifunktionsgerät, einen Desktop, ein Tablet oder ein Mobilgerät nutzen und erhalten überall das gleiche Scan-Erlebnis.
• Protokollierung des Prüfpfads: Jede Scan-Aktion wird mit Zeitstempel und Benutzer-ID festgehalten, sodass Sie eine nachvollziehbare Historie darüber erhalten, wer wann was gescannt hat.
• OCR und Datenextraktion: Scan2x erfasst strukturierte Daten aus Rechnungen, Quittungen, Ausweisdokumenten und Verträgen – einschließlich Felder wie Gesamtbeträge, Daten und Namen.

Scan2x-Integrationen

Native Integrationen umfassen One Drive, Therefore, SAP und Google Drive. Scan2x bietet eine API für individuelle Integrationen und unterstützt Anbindungen an Dokumentenmanagementsysteme wie SharePoint.

Pros and Cons

Pros:

• KI-gestützte Metadatenextraktion
• Benutzerfreundliche Oberfläche
• Sicheres Dokumentenmanagement

Cons:

• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten
• Erfordert eine Internetverbindung
• Begrenzte mobile Unterstützung

LEARN MORE ABOUT SCAN2X:

• Check out Scan2x on their website

Weitere Dokumentenscanner-Software

Hier sind weitere Optionen für Dokumentenscanner-Software, die es nicht auf meine Kurzliste geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:

1. DocuPipe

   Am besten für individuelle Extraktionspipelines

2. Genius Scan

   Am besten für das schnelle Scannen von Stapeln geeignet

3. Simple Scanner

Auswahlkriterien für Dokumentenscanner-Software

Bei der Auswahl der besten Dokumentenscanner-Software für diese Liste habe ich typische Käuferanforderungen und Probleme wie Benutzerfreundlichkeit und Dokumentenqualität berücksichtigt. Zudem habe ich das folgende Bewertungsraster genutzt, um fair und strukturiert zu bewerten: 

Kernfunktionen (25 % der Gesamtbewertung)
Um auf dieser Liste zu erscheinen, musste jede Lösung folgende gängige Anwendungsfälle erfüllen:

• Dokumente als PDF- oder Bilddateien scannen
• Optische Zeichenerkennung (OCR) durchführen
• Mehrseitiges Scannen von Dokumenten unterstützen
• Grundlegende Bearbeitungs- und Anmerkungswerkzeuge bereitstellen
• Sichere Optionen zum Teilen von Dokumenten anbieten

Zusätzliche besondere Funktionen (25 % der Gesamtbewertung)
Um die Auswahl weiter einzugrenzen, habe ich auch nach besonderen Eigenschaften gesucht, wie etwa:

• Automatische Dokumentenklassifizierung
• Integration mit Cloud-Speicherlösungen
• Anpassbare Workflow-Automatisierung
• KI-gestützte Datenerkennung
• Hochauflösende Scan-Funktionen

Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtbewertung)
Um einen Eindruck von der Benutzerfreundlichkeit jedes Systems zu bekommen, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Intuitive Benutzeroberfläche
• Einfache Navigation und Zugänglichkeit
• Geringe Einarbeitungszeit
• Responsives Design für Mobilgeräte und Desktop
• Anpassbare Benutzereinstellungen

Onboarding (10% der Gesamtbewertung)
Um das Onboarding-Erlebnis jeder Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Verfügbarkeit von Schulungsvideos
• Zugang zu interaktiven Produkttouren
• Unterstützung durch Chatbots und Live-Hilfe
• Sofort einsatzbereite Vorlagen
• Regelmäßige Webinare für Anwenderschulungen

Kundensupport (10% der Gesamtbewertung)
Zur Beurteilung der Kundensupport-Dienste jedes Softwareanbieters habe ich Folgendes berücksichtigt:

• 24/7 Erreichbarkeit des Supports
• Mehrere Kontaktmöglichkeiten
• Schnelle Reaktionszeiten
• Umfassende Wissensdatenbank
• Personalisierte Supportoptionen

Preis-Leistungs-Verhältnis (10% der Gesamtbewertung)
Um das Preis-Leistungs-Verhältnis jeder Plattform zu beurteilen, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Konkurrenzfähige Preise im Vergleich zu ähnlichen Tools
• Verfügbarkeit von kostenlosen Testphasen
• Flexible Preismodelle
• Rabatte für Langzeitabos
• Im Basispreis enthaltene Funktionen

Kundenbewertungen (10% der Gesamtbewertung)
Um einen Eindruck von der allgemeinen Kundenzufriedenheit zu erhalten, habe ich bei der Analyse von Kundenbewertungen Folgendes berücksichtigt:

• Gesamte Zufriedenheitsbewertungen
• Häufigkeit gemeldeter Probleme
• Feedback der Nutzer zur Leistungsfähigkeit
• Kommentare zur Erfahrung mit dem Kundendienst
• Erfahrungsberichte zur einfachen Bedienung

Wie wählt man eine Dokumentenscan-Software aus?

Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplizierten Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie während Ihres individuellen Auswahlprozesses den Überblick behalten, finden Sie hier eine Checkliste wichtiger Faktoren, die Sie beachten sollten:

Was ist eine Dokumentenscan-Software?

Dokumentenscan-Software ist ein Tool, das physische Dokumente in digitale Formate wie PDF oder Bilddateien umwandelt. Fachkräfte wie Büroleitung, BuchhalterInnen und Rechtsanwaltsfachangestellte nutzen solche Werkzeuge, um Papierdokumente effizient zu verwalten und zu organisieren. Automatische Texterkennung, Mehrseiten-Scans und sicheres Teilen vereinfachen das Dokumentenmanagement und erhöhen die Produktivität. Insgesamt spart diese Software Zeit und reduziert den Aufwand im Umgang mit Papierdokumenten.

Funktionen von Dokumentenscan-Software

Achten Sie bei der Auswahl einer Dokumentenscan-Software auf die folgenden Schlüsselfunktionen:

• Optische Zeichenerkennung (OCR): Wandelt gescannten Text in bearbeitbare und durchsuchbare Daten um, was die Arbeit mit digitalen Dokumenten erleichtert.
• Mehrseitiges Scannen: Ermöglicht es Nutzern, mehrere Seiten in ein einziges Dokument zu scannen, spart Zeit und sorgt für Ordnung.
• Sicheres Teilen von Dokumenten: Bietet Möglichkeiten, Dateien sicher mit Verschlüsselung und Berechtigungen zu teilen, sodass vertrauliche Informationen geschützt bleiben.
• Stapelverarbeitung: Ermöglicht das Scannen großer Dokumentenmengen auf einmal und erhöht so die Effizienz in vielbeschäftigten Büros.
• Cloud-Integration: Verbindet sich mit Cloud-Speicherdiensten, um Dokumente automatisch zu speichern und von überall aus darauf zuzugreifen.
• Anpassbare Workflows: Bietet die Möglichkeit, Dokumentenprozesse individuell auf geschäftliche Bedürfnisse zuzuschneiden und so die Produktivität zu steigern.
• Automatische Dokumentenklassifizierung: Erkennt und kategorisiert Dokumente automatisch, wodurch manuelles Sortieren und Fehler reduziert werden.
• Benutzerfreundliche Oberfläche: Sichert einfache Bedienung durch intuitive Navigation, sodass Teams das Programm schnell einsetzen können.
• Werkzeuge zum Kommentieren und Bearbeiten: Bietet Funktionen zum Hinzufügen von Notizen, Hervorhebungen oder Änderungen direkt in gescannten Dokumenten, um die Zusammenarbeit zu verbessern.
• Schulungs- und Onboarding-Unterstützung: Enthält Ressourcen wie Videos und Tutorials, die den Einstieg erleichtern und die optimale Nutzung der Software ermöglichen.

Vorteile von Dokumenten-Scanning-Software

Die Einführung einer Dokumenten-Scanning-Software bringt zahlreiche Vorteile für Ihr Team und Ihr Unternehmen, darunter optimierte Arbeitsabläufe, die kostenlose eSignature-Lösungen ergänzen. Hier sind einige der Vorteile, auf die Sie sich freuen können:

• Zeitersparnis: Automatisiert den Prozess der Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Dateien und spart Ihnen und Ihrem Team unzählige Stunden.
• Verbesserte Organisation: Hilft, Dokumente geordnet zu halten – mit Funktionen wie mehrseitigem Scannen und automatischer Klassifizierung –, wodurch Unordnung und Verwirrung reduziert werden.
• Bessere Zugänglichkeit: Macht Dokumente durch Cloud-Integration von überall aus leicht zugänglich und unterstützt so Remote-Arbeit und Zusammenarbeit.
• Mehr Sicherheit: Schützt sensible Daten durch sicheres Teilen und Verschlüsselung und verschafft Ihnen ein gutes Gefühl.
• Fehlerreduktion: Minimiert manuelle Eingabefehler mit OCR und gewährleistet die Genauigkeit Ihrer digitalen Dokumente.
• Kosteneffizienz: Reduziert den Bedarf an physischen Lagerflächen und Papier, was die Betriebskosten senkt.
• Bessere Zusammenarbeit: Ermöglicht Teammitgliedern, Dokumente gemeinsam zu kommentieren und zu bearbeiten und fördert dadurch Teamarbeit und Kommunikation.

Kosten und Preise für Dokumenten-Scanning-Software

Die Auswahl einer Dokumenten-Scanning-Software setzt voraus, dass Sie die verschiedenen Preisstrukturen und -modelle verstehen. Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang, Teamgröße, Zusatzfunktionen und mehr. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, Durchschnittspreise sowie typische enthaltene Merkmale von Dokumenten-Scanning-Software zusammen:

Tarifvergleichstabelle für Dokumenten-Scanning-Software

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Wie geht es weiter:

Wenn Sie gerade auf der Suche nach einer passenden Dokumentenscansoftware sind, kontaktieren Sie einen SoftwareSelect Berater für kostenlose Empfehlungen.

Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem die Einzelheiten Ihres Bedarfs besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste an Software, die Sie prüfen können. Auf Wunsch werden Sie auch während des gesamten Kaufprozesses unterstützt, einschließlich Preisverhandlungen.