Was ist ein Projekt? Merkmale, Typen & Beispiele
Es ist nur ein einfaches Wort, aber im Geschäftsleben wird es nicht immer richtig verstanden. Das Wort „Projekt“ hat eine ganz bestimmte Bedeutung im Projektmanagement.
Wenn Sie als neue Projektmanagerin oder neuer Projektmanager starten, sorgt das Verständnis dafür, was ein Projekt ist, durch welche Merkmale, Werte und Phasen es sich auszeichnet, dafür, dass Sie Projekte korrekt definieren, realistische Erwartungen für Stakeholder festlegen und Ihre Teams optimal auf den Projekterfolg vorbereiten können.
Was ist ein Projekt? Grundlegende Projektdefinition
Ein Projekt ist eine temporäre Unternehmung mit einem festen Start- und Enddatum. Es handelt sich um eine Initiative mit einem einzigartigen Produkt oder einer einzigartigen Dienstleistung, die spezifische Ziele und Vorgaben verfolgt, die von einem Projektmanager und seinem Team erfüllt werden.
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Projektteams nutzen bestimmte Rahmenwerke oder Methodiken, wie zum Beispiel den Leitfaden zum Projektmanagement-Wissen (PMBOK) des Project Management Institute (PMI), um Aufgaben, Meilensteine und Projektziele zu erreichen.
Projekte lassen sich am besten mit einer Projektmanagement-Software steuern.
Was ist kein Projekt?
Projekte sind keine fortlaufenden oder sich wiederholenden Aufgaben ohne klar definierten Zeitrahmen. Die Projektziele sind nicht ständigen Änderungen unterworfen. Tägliche Geschäftsabläufe und fortlaufende Prozesse wie die folgenden gelten nicht als Projekte:
- Verwaltung von Fertigungsprozessen
- Administrative Aufgaben
- Führung operativer Teams
- Wiederkehrende Marketing- und Vertriebsaktivitäten
Merkmale eines Projekts
Projekte verfügen über gemeinsame Elemente oder Merkmale, für die Projektmanager während des gesamten Projektlebenszyklus verantwortlich sind.
Eine Projektmanagerin oder ein Projektmanager sollte diese Merkmale identifizieren, analysieren, dokumentieren und mit Stakeholdern – auch mit den Projektteams – kommunizieren. So wird gewährleistet, dass alle Beteiligten dasselbe Verständnis haben, und die Projektteams werden optimal darauf vorbereitet, innerhalb des Projektumfangs zu arbeiten.
Einschränkungen
Projekteinschränkungen begrenzen nicht die Möglichkeiten eines Teams. Sie dienen vielmehr als Ansporn, kreativer zu werden und die eigenen Fähigkeiten zu erweitern, um noch mehr zu erreichen.
(So betrachte ich Einschränkungen jedenfalls).
Es ist entscheidend, zu akzeptieren, dass Projekteinschränkungen auftreten werden, sei es im Zusammenhang mit Ressourcen, Stakeholdern, Budget, Zielen, Vorgaben oder Zeitplänen. Potenzielle Einschränkungen erfordern sofortige Aufmerksamkeit, da jede einzelne zwangsläufig Auswirkungen auf die anderen Merkmale hat.
Auch Risikomanagement-Strategien wie das Erstellen von Notfallplänen bei Ressourcenengpässen oder Alternativen, falls Einschränkungen ein Merkmal oder einen Aspekt Ihres Projekts gefährden könnten, sind erforderlich.
Hier können Ihre Expertise und Ihre Ausbildung als Projektmanager/in Sie als effektive Führungskraft auszeichnen. Das frühzeitige Erkennen von Einschränkungen im Projekt und kreative Strategien zur Minimierung potenzieller Probleme können Sie und Ihr Team auf einen erfolgreichen Projektverlauf und eine solide Rendite (ROI) für die Kunden bringen.
Ressourcen
Projektressourcen (menschliche Ressourcen) sind oft die schwierigsten zu steuern, da sie sämtliche Aspekte eines effizienten Projektmanagements beeinflussen – von Zusammenarbeit und Kommunikation bis zur Zeitplanung und Qualität der Projekte. Die Verfügbarkeit der richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt ist entscheidend, um Abhängigkeiten erfolgreich zu erfüllen.
Beispiel:
Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine hohe Fluktuation im Produktmarketing-Team hat und Schwierigkeiten, neue Mitarbeitende einzustellen, werden die Pläne zur Markteinführung eines neuen Produkts massiv behindert – auch wenn andere Abteilungen gut besetzt, qualifiziert und startbereit sind.
Als Projektmanager/in benötigen Sie geeignete Projektmanagement-Tools für Ressourcenplanung, Zuweisung und Nachverfolgung, um potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen, bevor sie problematisch werden.
Stakeholder
Stakeholder im Projektmanagement können alle Personen sein, die von einem Projekt betroffen sind oder Einfluss auf die Ziele oder das gewünschte Ergebnis eines Projekts haben.
Hier nur einige Beispiele:
- Kunden
- Projektsponsoren
- Projektteammitglieder
- Interne Fachabteilungen
- Externe Gruppen oder Einzelpersonen (Regierungs-, Rechts- oder Gesetzgebungsorgane)
Ob intern oder extern – die Stakeholder müssen auf dem gleichen Stand sein und über den Fortschritt informiert werden. Ein Projektmanager ist verantwortlich für eine zeitnahe, klare und präzise Kommunikation mit allen Stakeholdern.
Budget
Die Genehmigung des Projektbudgets ist der Entscheidungszeitpunkt. Die anfängliche Genehmigung ist nur der Anfang. Viele Projekte mit bewilligten und ausreichend hohen Budgets waren gefährdet, wenn sich wirtschaftliche oder andere Rahmenbedingungen geändert haben.
Beispiel:
Nehmen wir an, Sie eröffnen ein Restaurant. Sie denken, alles ist bereit für die Eröffnung – oder so dachten Sie. Ihr Küchenchef hat plötzlich abgesagt, weil wirtschaftliche Faktoren zu niedrigeren Gehältern geführt haben. Sie haben keine Möglichkeit, zusätzliche Mittel zu beschaffen. Das Fehlen eines Notfallplans verzögert den Zeitplan für die Eröffnung des Restaurants.
Als Projektmanager müssen Sie die Projektausgaben im Verhältnis zum Budget überwachen und kontrollieren, potenzielle Risiken kalkulieren und Risikomanagementstrategien entwickeln. Es ist sinnvoll, engen Kontakt zu Projektsponsoren zu halten, wenn sich das Budget ändern könnte. Dies ist besonders wichtig bei Investitionsprojekten, bei denen ein entscheidender Faktor die hohen Kosten sind.
Ziele & Zielsetzungen
Projektziele und -vorgaben sollten immer als Orientierung dienen. Doch was passiert, wenn sich die Orientierung verschiebt? Interne und externe Faktoren stellen Herausforderungen und Risiken dar, die sich auf die Projektziele auswirken, und auch Kunden können Änderungen an den Zielen verlangen.
Die vielen beweglichen Teile und Elemente eines Projekts zu verfolgen, kann komplex und sogar abschreckend sein. Die Verwaltung all dessen und potenzieller Risiken erfordert umfassende Projektmanagement-Software und Tools, die in der Lage sind, alles an einem Ort zu erfassen.
Wenn sich die Ziele oder Zielsetzungen ändern, sollte das Projekt neu bewertet und eine Anpassung des Projektumfangs vorgenommen werden, um den Erfolg des Teams sicherzustellen.
Zeitplan
Um ein Projekt im eigentlichen Sinne zu sein, muss es einen festen Zeitrahmen haben. Es sollte alle erforderlichen Aufgaben sowie einen Projektzeitplan umfassen, der die Ausgangsbasis, die Dauer jeder Aufgabe, Meilensteine und die zugeordneten Ressourcen aufführt. Projektmanager verwenden in der Regel Tools wie Gantt-Diagramme, um Projektzeitpläne zu überwachen.
Es ist wie die Nutzung eines GPS-Navigationssystems beim Fahren zu Ihrem gewünschten Ziel. Das GPS sollte Ihnen anzeigen, wie lange Sie bis zum Zielort benötigen, und Ihnen zeigen, welche Stopps (Aufgaben) Sie einlegen müssen und welche Städte, Tankstellen und Restaurants (Ressourcen) Ihnen helfen können, sicher und pünktlich anzukommen.
Beispiel:
Ein Hausbauer hat mehreren Kunden zugesichert, dass ihr Haus in zehn Monaten fertig ist. Je näher der Zeitpunkt rückt, desto mehr verzögern Dachdeckerarbeiten den Zeitplan, sodass die Häuser nicht rechtzeitig an die Kunden übergeben werden können.
Was hätte man tun können, um das zu vermeiden? Im Rahmen der Risikomanagementstrategie hätte der Projektmanager einen zeitlichen Puffer in den ursprünglichen Zeitplan einbauen können, um dieses Problem zu umgehen. Da dies nicht geschehen ist, ist es am besten, einen anderen Dachdecker zu suchen, um den Ablauf einzuhalten, dem Kunden ehrlich die Situation zu schildern und gemeinsam Optionen zu besprechen.
Alle Eigenschaften eines Projekts spielen eine entscheidende Rolle für das Endergebnis. Keine ist wichtiger als die andere, denn jede einzelne kann das Projekt entgleisen lassen, wenn sie fehlt oder nicht ausreichend berücksichtigt wird.
Projektarten & Projektbeispiele
Viele Projektmanager haben schon eine Vielzahl verschiedener Projekte geleitet. Hier sind einige geläufige Beispiele für Projekte, die Sie vielleicht kennen oder selbst durchgeführt haben.
Zu den häufigsten Projektbeispielen gehören:
- Fertigungsprojekte: Die Herstellung einer speziellen Maschine oder Ausrüstung
- IT- oder Softwareentwicklungsprojekte: Aufbau einer IT-Infrastruktur oder Gestaltung einer App
- Geschäftsprojekte: Eine Fusion oder Übernahme
- Bauprojekte: Entwurf und Errichtung eines Gebäudes oder Wohnhauses
- Eventprojekte: Das Planen und Durchführen einer Konferenz, Produkteinführung oder auch einer privaten Veranstaltung, wie eine Hochzeit
Es gibt noch weitere Arten von Projekten – entscheidend ist, dass sie der formalen Projektdefinition entsprechen.
Kommen wir nun zu den Phasen eines Projekts, die dafür sorgen, dass Projektmanagementprozesse reibungslos ablaufen.
Phasen des Projekts
Unabhängig vom Projekttyp definiert der PMBOK-Leitfaden des PMI fünf verschiedene Phasen des Projektmanagements, die die Arbeit der Projektteams steuern. Sehen wir uns jede einzelne an.
Phase 1: Initiierung
Bevor ein Projekt geplant werden kann, entwickelt die Organisation einen Business Case, warum das Projekt benötigt wird und welche Ziele es verfolgt. Dies ist die Projektinitiierungsphase, in der das Projekt auf Organisationsebene genehmigt, budgetiert und definiert werden muss.
Phase 2: Planung
In dieser Phase erstellt der Projektmanager einen Projektmanagement-Plan, der die Eigenschaften des Projekts und die zu erledigende Arbeit beschreibt. Der Projektsponsor muss den Projekt-Blueprint genehmigen, bevor das Projekt ausgeführt werden kann.
Phase 3: Ausführung
Die Projektausführungsphase ist der Abschnitt, in dem die Projektteams die notwendigen Arbeiten durchführen, um die im Projektplan festgelegten Ziele und Vorgaben zu erreichen. Projektteams nutzen hierfür meist eine Projektmanagement-Methode wie agiles Projektmanagement. Weitere gängige Methoden sind Wasserfall, Scrum und Six Sigma.
Sie nutzen auch die Vorteile von Projektmanagement-Software, um Teams und Stakeholder auf dem gleichen Stand zu halten, den Projektfortschritt zu überwachen und Projekte im vorgesehenen Umfang abzuschließen.
Phase 4: Überwachung und Steuerung
Während des gesamten Projektmanagement-Lebenszyklus stellt der Projektmanager sicher, dass die erledigten Projektaktivitäten mit dem Plan übereinstimmen. Außerdem analysiert er Abweichungen, implementiert Projektsteuerungsmaßnahmen, um Umfang, Zeitplan und Budget einzuhalten, kommuniziert mit Stakeholdern und passt gegebenenfalls an.
Phase 5: Abschluss
In dieser letzten Phase wird das Projekt offiziell abgeschlossen. Die Projektteams führen eine Nachbesprechung durch, in der sie analysieren und diskutieren, wie das Projekt verlaufen ist. Sie dokumentieren die Ergebnisse und die gewonnenen Erkenntnisse, um sich bei zukünftigen Projekten zu verbessern.
Der Wert des Projektmanagements
Ben Aston, Gründer von The Digital Project Manager, sagt: „Projektmanagement vereint Kunden und Teams, erstellt einen Plan für eine termingerechte und budgettreue Lieferung und bringt alle Beteiligten auf denselben Stand.“ Ich könnte dem nicht mehr zustimmen.
Doch das ist noch nicht alles. Er nennt mindestens ein Dutzend weiterer Vorteile, was den ROI des Projektmanagements für Unternehmen jeder Größe und aus allen Branchen betrifft.
Hier sind nur einige davon:
- Wirksamere Projektergebnisse
- Pünktliche und budgettreue Lieferung
- Effizientes Ressourcenmanagement
- Stetiges Lernen und Verbesserungen
- Verbesserte Teamabstimmung und Steuerung
- Konsistente, hochwertige Ergebnisse
Meine Meinung? Der Zweck eines Projekts ist es, ein wertvolles Ziel oder Ergebnis zu liefern. Die Notwendigkeit eines Projekts hängt von seiner Machbarkeit ab, was bedeutet, dass es während seines gesamten Lebenszyklus strategisch ausgerichtet sein muss, um wirklich von Vorteil zu sein.
Es geht nicht nur darum, die Schritte oder Phasen abzuarbeiten, um das Projekt rechtzeitig und im Budget abzuschließen. Projektmanagement und Projektleiter müssen strategisch denken, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen – das ist eine Einstellung.
Der Unterschied zwischen einfachem Projektmanagement und strategischem Projektmanagement besteht darin, klare Verbindungen zwischen Projekten und den strategischen Zielen des Unternehmens herzustellen.
Unabhängig davon, ob Sie an einem einzelnen Projekt oder an mehreren Projekten arbeiten, sollten sie nicht isoliert betrachtet werden. Es geht darum, alle Projektziele mit den Gesamtzielen des Unternehmens abzustimmen. Damit kann jedes Projekt einen größeren ROI erzielen.
Wie geht es weiter?
Wenn Sie daran interessiert sind, Projektmanager zu werden, schauen Sie sich unseren Trainingskurs für digitale Projektmanager an, Mastering Digital Project Management. Er behandelt den gesamten Projektlebenszyklus von Anfang bis Ende sowie gängige Projektmanagement-Methoden und beinhaltet den Zugang zu verschiedenen Vorlagen für wichtige Projektdokumentationen.
