Ultimativer Leitfaden zum Change Management: Was Projektmanager wissen müssen
Als Projektmanager wissen Sie, dass Veränderungen ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Arbeit sind. Ob Sie nun mit kleinen Anpassungen oder mit weitreichenden Veränderungen auf Organisationsebene zu tun haben, es ist entscheidend für den Erfolg, reibungslose Übergänge zu gestalten.
Aber was genau ist eigentlich Change Management? Und was tun, wenn Ihnen nicht alle Werkzeuge und Informationen zur Verfügung stehen, um fundierte Entscheidungen zu treffen?
Glücklicherweise hilft Ihnen dieser Leitfaden weiter! In diesem Beitrag stelle ich verschiedene Arten von Change-Management-Modellen vor und gebe Tipps zur Umsetzung dieser Veränderungen in Ihrer Organisation.
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Am Ende dieses Beitrags verfügen Projektmanager über einen ultimativen Leitfaden, um unterschiedliche Ebenen und Ansätze für erfolgreiche Veränderungsprojekte zu steuern. Lesen Sie also weiter, um wertvolle Einblicke in die strategische Entscheidungsfindung zu erhalten und einen effektiven Wandel in Ihrer Organisation zu ermöglichen!
Was ist Change Management?
Change Management ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements im Unternehmen, da es hilft, einen reibungslosen Übergang bei der Organisation oder Umsetzung von organisatorischen oder projektbezogenen Veränderungen sicherzustellen. Veränderungen können viele Formen annehmen, unter anderem:
- Veränderungen, die durch Projektergebnisse entstehen, z. B. eine Systemeinführung
- Veränderungen, die durch eine Anpassung des Projektumfangs verursacht werden und eine Änderung des Projektplans nach sich ziehen
- Organisatorische Veränderungen, die nicht durch spezifische Projekte unter Ihrer Leitung verursacht werden
In diesem Artikel steht Change Management im Allgemeinen im Fokus, da Veränderung ein vorhersehbarer Prozess ist und Menschen auf alle Arten von Veränderungen ähnlich reagieren.
Veränderungen geschehen ständig und überall um uns herum. Je besser wir wissen, wie wir Veränderungen führen, steuern und uns anpassen, desto wirkungsvoller (und glücklicher) werden wir insgesamt sein.
Change-Management-Modelle sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Stakeholder ein klares Verständnis von den Veränderungen und ihren jeweiligen Prozessen haben.
Ohne wirksames Change Management können Projektmanager mit unerwarteten Problemen und Hürden (oft aufgrund schlechter Akzeptanz) konfrontiert werden, die Zeitpläne und Budgets durcheinanderbringen.
Wenn Sie ein erfolgreicher Projekt- und Change Manager sein möchten, ist fundiertes Wissen über Change-Management-Methoden entscheidend für erfolgreiche Ergebnisse.
Organisatorischer Wandel vs. Projektbezogene Veränderungen
Wenn Veränderungen in einem Unternehmen oder Projekt angestoßen werden, ist es wichtig, die Unterschiede zwischen organisatorischem Wandel und projektbezogenen Veränderungen zu verstehen. Beide beinhalten weitreichende Veränderungen im Tagesgeschäft, jedoch handelt es sich um unterschiedliche Konzepte.
- Organisatorischer Wandel bezieht sich auf weitreichende, unternehmensweite Veränderungen – von der Art und Weise der Informationsverarbeitung bis hin zu Veränderungen der Unternehmenskultur und Philosophie.
- Projektbezogene Veränderung bezieht sich auf die Anpassung bestimmter Aspekte eines Projekts, wie z. B. zusätzliche Deadlines oder Ressourcen für Aufgaben.
Das Verständnis dieser Unterschiede hilft Projektmanagern dabei, Change-Management-Pläne für ihre jeweiligen Projekte und Organisationen effizient umzusetzen, um reibungslosere Übergänge bei der Einführung neuer Initiativen sicherzustellen – insbesondere in Situationen, in denen die Projektdurchführung eine Veränderung von Prozessen oder der Unternehmenskultur beinhaltet.
Warum ist Change Management wichtig?
Change Management ist wichtig aus verschiedenen Gründen, die sich größtenteils um die Anpassung an das Umfeld drehen und darum, unser Handeln zu verändern, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Erinnern Sie sich noch an Kodak, den Kamerahersteller? Einige von Ihnen sicher schon und andere eher nicht!
Wer sich noch erinnert, denkt vermutlich an analoge Kameras. Leider hat Kodak den Wechsel zur Digitalfotografie nicht schnell genug geschafft und ist nicht zum Marktführer geworden. Kodaks Unfähigkeit, sich rasch zu verändern und Innovationen umzusetzen, führte zum Untergang des Unternehmens. Lassen Sie uns sicherstellen, dass Ihnen dies nicht passiert.
Hier sind einige frische Perspektiven, warum Change Management für den langfristigen Erfolg Ihrer Organisation wichtig ist:
- Veränderung ist eine Konstante in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt. Organisationen, die sich nicht an sich ändernde Marktbedingungen anpassen, riskieren, von ihren Wettbewerbern überholt zu werden. Ein effektives Change Management hilft Organisationen, agil und reaktionsfähig auf sich ändernde Kundenbedürfnisse, neue Technologien und aufkommende Trends zu bleiben (denken Sie an Kodak).
- Change Management hilft dabei, negative Auswirkungen von Veränderungen auf Mitarbeitende und Stakeholder zu minimieren. Veränderungen können für Menschen störend und beunruhigend sein, was zu Widerstand oder sogar Sabotage führen kann. Effektive Change-Management-Strategien helfen, die Hintergründe der Veränderungen zu kommunizieren, Bedenken anzusprechen und Unterstützung sowie Akzeptanz bei den Stakeholdern aufzubauen – während Chaos minimiert wird (glauben Sie mir, Sie möchten Chaos minimieren).
- Change Management fördert die Umsetzung von Veränderungen auf eine strukturierte und kontrollierte Weise. Dadurch wird das Risiko von Fehlern oder Versäumnissen reduziert, die zu kostspieligen Ausfallzeiten oder anderen negativen Folgen führen könnten.
- Effektives Change Management kann die Mitarbeiterbindung und -moral verbessern, indem Mitarbeitende in den Prozess der Umsetzung von Veränderungen eingebunden werden (und nochmals: Chaos wird minimiert). Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, Einfluss auf die Gestaltung der Veränderungen zu haben, nehmen sie diese eher an und arbeiten aktiv an deren Umsetzung mit. Menschen sehnen sich nach Kontrolle, und wenn sie das Gefühl haben, mitwirken zu können, fühlen sie sich kontrolliert und sind eher bereit, auch in schwierigen Zeiten kooperativ zu sein.
Change Management kann Organisationen dabei helfen, ihre strategischen Ziele zu erreichen, indem sichergestellt wird, dass Veränderungen mit den übergeordneten Geschäftszielen in Einklang stehen. Durch einen ganzheitlichen Ansatz, der sowohl technische als auch menschliche Faktoren berücksichtigt, können Organisationen ihre Erfolgschancen maximieren.
Glauben Sie mir nicht? Denken Sie an so ziemlich jede Entlassung, die langfristige negative Auswirkungen hatte, die die Organisation nicht vorhergesehen hat. In all diesen Beispielen ist schlechtes Change Management eine wahrscheinliche Ursache (tut mir leid, wenn dieses Beispiel zu sehr ins Schwarze trifft – für mich ist es das auch).
Change Management ist wichtig, weil es Organisationen ermöglicht, sich an sich verändernde Marktbedingungen anzupassen, während Störungen minimiert und das Engagement der Stakeholder maximiert werden.
Indem Veränderungen strukturiert und kontrolliert eingeführt werden und gleichzeitig mit den übergeordneten Geschäftszielen in Einklang stehen, können Organisationen langfristig in einer sich ständig wandelnden Landschaft erfolgreich sein (und vermeiden, in Vergessenheit zu geraten, wie Kodak).
Die 7 Rs des Change Managements
Eines der bekanntesten Change-Management-Modelle ist das ITIL-Modell der Sieben Rs des Change Managements, welches genutzt werden kann, um jede Veränderung zu strukturieren.
Jedes Element der sieben Rs ist entscheidend, um Veränderung zu verstehen und zu planen, und jedes Element kann als Frage formuliert werden, um eine Diskussion über die Planung des Change Managements zu initiieren.
- Wer hat die Veränderung angestoßen? Stellen Sie sicher, dass Sie zu Beginn wissen, woher der Änderungsantrag und der Grund für die Änderung kommen. Im Laufe des Prozesses sollten Sie in der Lage sein zu beantworten: „Wer hatte überhaupt diese Idee?“ Die Person, die die Änderung angestoßen hat, sollte in den Veränderungsprozess eingebunden werden – als Ressource und als Coach für die Umsetzung. Profi-Tipp: Dokumentieren Sie bei allen Änderungen stets, wer der Antragsteller ist. Wenn möglich, nutzen Sie ein einheitliches Formular, um diese Information systematisch zu erfassen.
- Was ist der Grund für die Veränderung? Ergibt der Grund Sinn? Falls nicht, sprechen Sie mit der Person, die die Änderung angestoßen hat, und gehen Sie der Ursache auf den Grund, warum diese vorgeschlagen wurde. Verstehen Sie, weshalb die Veränderung angestoßen wurde, und sammeln Sie Belege, um die vorgeschlagene Änderung zu untermauern – Sie werden sie wahrscheinlich später brauchen, wenn Sie das „Warum“ mit den betroffenen Personen erläutern müssen.
- Welchen Nutzen soll die Veränderung bringen? Welches Ergebnis wird nach der Umsetzung erwartet? Welche positiven Effekte oder Vorteile werden erhofft? Überwiegt der Nutzen die Kosten? Der erwartete Nutzen aus der Veränderung sollte die Priorität der Änderung beeinflussen.
- Welche Risiken sind mit der Veränderung verbunden? Jede Veränderung birgt ein gewisses Risiko. Risiken können sowohl negative als auch positive Auswirkungen haben – und einige sind wahrscheinlicher als andere.
Nicht alle Risiken sind gleich. Manche sind nur ein kleiner Ärger, andere bringen alles zum Stillstand. Die Wahrscheinlichkeit und Auswirkung eines Risikos bestimmen dessen tatsächliche Bedeutung.
Eine Risikomatrix konzentriert sich auf die Wahrscheinlichkeit, dass ein Risiko wirksam wird, sowie auf die geschätzten Auswirkungen, falls es eintritt. Risiken mit geringem Einfluss und geringer Wahrscheinlichkeit werden anders behandelt als solche mit hohem Einfluss und hoher Wahrscheinlichkeit.
5. Welche Ressourcen werden benötigt, um die Veränderung umzusetzen? Veränderung erfordert Ressourcen! Stellen Sie fest, ob ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen, um den Wandel zu unterstützen. Wenn die Ressourcen noch nicht verfügbar sind, arbeiten Sie mit der Person, die die Veränderung eingebracht hat, mit der Führungsebene der Organisation und mit dem Change-Management-Team zusammen, um festzustellen, ob der Wandel dringend ist und wie er gegebenenfalls mit Methoden zur Ressourcenallokation richtig unterstützt werden kann.
6. Wer ist verantwortlich für den Teil „Erstellen, Testen und Implementieren“ der Veränderung? Die Frage nach der Verantwortung ist eine uralte Herausforderung für Projektmanager, insbesondere in Organisationen, in denen Projekte chronisch unterbesetzt sind. Stellen Sie sicher, dass dem Wandel die passenden Ressourcen zugeordnet sind, um eine Einzelperson oder ein Team zu bestimmen, die für den Großteil der Arbeit beim Projekt oder der Veränderung verantwortlich sind. Wenn jeder verantwortlich ist, ist es am Ende niemand! Seien Sie bei der Zuweisung klar und erwägen Sie, eine RACI-Matrix zu nutzen, um die Verantwortlichkeiten im Team zu dokumentieren.
7. Wie ist die Beziehung dieser Veränderung zu anderen Veränderungen? Betrachten Sie die Beziehung der vorliegenden Veränderung zu anderen Veränderungen, die sowohl innerhalb als auch außerhalb der betroffenen Organisation stattfinden. Denken Sie beispielsweise an das Erlebnis von Projektmanager:innen im Facility Management, die im März 2020 Mitarbeitende von einem Büro ins andere umsiedeln sollten – wie wohl lief das für sie?
Es ist wesentlich, sich den Kontext sowie das interne und externe Umfeld, das Ihre Veränderung beeinflusst, bewusst zu machen. Wenn Sie diesen Punkt auslassen, setzen Sie die Veränderung vielleicht trotzdem um, werden aber als unsensibel und taub für die Bedürfnisse anderer wahrgenommen – was Ihren zukünftigen Erfolg oder positiven Einfluss begrenzt.
Die 7 Rs mögen einfach erscheinen, doch sie sollten nicht übersehen werden! Indem jede dieser 7 Rs als potenzielles Hindernis oder als Vorteil, der Projektergebnisse beeinflussen kann, erkannt und entsprechend adressiert wird, können Projektmanager Risiken besser steuern und sorgen für reibungslosere Übergänge ihrer Teams im Veränderungsprozess.
Arten des Change-Managements
Verschiedene Arten von Veränderungen treten in unterschiedlichen Organisationen auf. Es werden meist drei gängige Typen beschrieben:
- Organisationsweite Veränderung: Change-Management in der Organisation ist ein umfassender Begriff, der jede Art von Veränderung umfasst, die sich auf die gesamte Organisation auswirkt. Dazu zählen Umstrukturierungen, Rebrandings, Veränderungen von Betriebsabläufen und Prozessen, das Hinzufügen neuer Prozesse oder sogar Zusammenschlüsse und Übernahmen.
- Transformationale Veränderung: Transformationale Veränderung konzentriert sich auf grundlegende Veränderungen in der Struktur, der Kultur und den Arbeitsabläufen einer Organisation. Sie beinhaltet meist die großflächige Einführung innovativer Strategien, Prozesse oder Technologien, um sich von traditionellen Methoden zu lösen.
- Entwicklungsbezogene Veränderung: Entwicklungsveränderung ist eher inkrementell und darauf ausgerichtet, bestehende Prozesse zu verbessern, anstatt sie grundlegend zu verändern. Typischerweise bedeutet das kleinere Anpassungen wie die Einführung neuer Tools, die Anpassung oder Verfeinerung bestehender Systeme oder Änderungen an Arbeitsablaufstrukturen. Iterationen können als entwicklungsbezogene Veränderung betrachtet werden, insbesondere wenn sie kontinuierlich über einen Zeitraum hinweg erfolgen.
- Transitionale Veränderung: Transitionale Veränderung baut Brücken zwischen bestehenden und neuen Praktiken innerhalb einer Organisation. Sie wird häufig für Zeiten des Wandels oder der Transformation eingesetzt, kann aber auch genutzt werden, wenn die Organisation eine höhere Effizienz oder modernere Fähigkeiten benötigt, aber noch nicht bereit für einen vollständigen Systemwechsel ist. Mit anderen Worten: Wenn die Bedingungen für eine Transformation noch nicht gegeben sind, wird die transitionale Veränderung genutzt, um die Lücke zwischen dem Status quo und dem angestrebten Zielzustand zu überbrücken.
Change-Management-Prozess
Change-Management ist ein notwendiger Prozess, den Projektmanager verstehen müssen, um Veränderungen in der Organisation oder im Projekt effektiv planen und umsetzen zu können.
Von Anpassungen im Betrieb bis zu Prozessüberarbeitungen – ein konsistenter und erfolgreicher Change-Management-Prozess hilft, Störungen zu vermeiden und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Zahlreiche Change-Management-Prozesse werden über Branchen hinweg eingesetzt, aber die meisten haben einige gemeinsame Merkmale, die zu einem einfachen dreistufigen und übergeordneten Prozess der Veränderungssteuerung zusammengefasst werden können.
Zuerst definieren und planen Change-Leader und Change-Agents die Veränderung, dann wird die Veränderung umgesetzt und gesteuert, und schließlich wird sie übernommen und nachhaltig verankert. Falls Sie sich von diesem einfachen Modell angesprochen fühlen, erfahren Sie mehr über einen effektiven dreistufigen Change-Management-Prozess in diesem Artikel!
Was sind Change-Management-Modelle?
Change-Management-Modelle bieten Projektmanagern wertvolle Werkzeuge, um Veränderungen in Organisationen und Projekten erfolgreich umzusetzen. Diese Modelle bilden Rahmenwerke, die dabei helfen, die nötigen Veränderungen und Ressourcen zu identifizieren, zu bewerten und zu steuern, die für die Durchführung ihrer Projekte erforderlich sind.
Change-Management-Modelle stellen darüber hinaus Prozesse zur Verfügung, die Projektmanagern helfen, Veränderungen zu verstehen, Ziele zu setzen, Risiken zu steuern, Stakeholder und Teammitglieder weiterzubilden, Ressourcen zu optimieren, Maßnahmenpläne zu entwickeln, Fortschritte und Meilensteine während der Projektlaufzeit zu überwachen und letztlich das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
Indem sie diese Modelle als Leitfaden nutzen, sind Projektmanager besser darauf vorbereitet, unerwartete Hindernisse zu bewältigen, die während der Umsetzungsphase eines Projekts auftreten können.
Ja, es gibt SEHR VIELE Modelle für Change Management, einige hilfreicher als andere. Ich habe persönlich viele verschiedene Modelle in unterschiedlichen organisatorischen Kontexten und Projekten ausprobiert und freue mich, einige meiner Favoriten mit Ihnen zu teilen.
Lewins Modell des Wandels
Kurt Lewin, ein sehr bekannter Veränderungstheoretiker, stellte ein dreistufiges Modell des Wandels vor, das leicht zu verstehen ist.
In diesem Modell beschreibt Lewin einen dreistufigen Prozess für Veränderungen, bei dem der erste Schritt das "Auftauen" oder Aufbrechen des Status quo ist, um die gewünschte Veränderung vorzubereiten. Im zweiten Schritt wird die Veränderung umgesetzt.
Schließlich wird im dritten Schritt der Kontext oder die Landschaft durch ein "Einfrieren" gefestigt, was theoretisch ermöglicht, dass der Prozess erneut beginnt – wieder mit dem Auftau-Schritt.
- Auftauen: den Status quo aufbrechen und eine Veränderung einleiten
- Verändern: die Veränderung tatsächlich umsetzen
- Einfrieren: die Veränderung als neue Norm festigen.
Mir gefällt dieses Modell, weil es so einfach zu verstehen ist, insbesondere für Personen, die keine Projektmanager sind. Es handelt sich um das zentrale Change Management-Modell, das in vielen Studiengängen des Personalwesens, einschließlich Vorbereitungskursen für Zertifizierungen, enthalten ist.
Es leuchtet einfach ein, dass wir uns auf Veränderungen vorbereiten und bewusst entscheiden zu ändern, dann den Wandel umsetzen und schließlich mit dem Wandel aufhören. So leicht wie Kuchen! Allerdings finde ich persönlich, dass dieses Modell nicht so hilfreich ist, um die typische Frage zu beantworten: „Was muss ich als Nächstes tun?“
Prosci ADKAR-Modell
Das ADKAR-Modell ist ein populäres Modell unter Veränderungspraktikern, und es gibt Zertifizierungen, die mit diesem von Jeffrey Hiatt entwickelten Modell verbunden sind.
Das ADKAR-Modell konzentriert sich auf die beteiligten Menschen im Veränderungsprozess und darauf, diese für die Veränderung zu gewinnen, damit diese erfolgreich verläuft.
ADKAR ist ein Akronym, wobei jeder Buchstabe für eine Phase im Modell steht und jedes Element ein Ziel repräsentiert, das jederzeit erreicht werden kann; das Modell erfordert keine lineare Ausführung.
Mir gefällt das ADKAR-Modell, weil es den Fokus auf Menschen legt, während viele andere Modelle auf Veränderung oder Management ausgerichtet sind.
Tatsächlich wird das ADKAR-Modell oft herangezogen, wenn versucht wird, Veränderungen von unten nach oben voranzutreiben, also Veränderungen, die von den unteren Ebenen des Unternehmens ausgehen, anstatt von der Führungsebene, die wie eine Monarchie diktiert, was passieren soll.
ADKAR ist eines der bekanntesten Change-Modelle für menschenzentrierten oder von unten nach oben initiierten Wandel, ignoriert aber teilweise die Komplexität der Veränderung und die Beziehung zu den übergeordneten strategischen Unternehmenszielen.
Aus diesem Grund eignet sich ADKAR wahrscheinlich eher für kleinere Veränderungsinitiativen, wie zum Beispiel den Wechsel von Scrum zu Kanban in einem kleinen Team.
Kübler-Ross Veränderungskurve
Die Kübler-Ross-Veränderungskurve ist mit Abstand eines meiner absoluten Lieblingsmodelle für Veränderung, da sie in der Regel die Reaktion von Menschen auf Veränderungen ziemlich genau vorhersagt.
Dieses Modell wurde ursprünglich als Modell zum Verarbeiten von Trauer entwickelt, wird aber in vielen Kontexten direkt auf Veränderungsprozesse angewandt. Leider wird jede Veränderung, unabhängig von deren Inhalt, immer von jemandem negativ betrachtet, der um den Status quo oder den „alten Weg“ trauert.
Wenn wir einmal verstanden haben, wie Menschen auf Veränderungen reagieren, können wir Lösungen entwickeln, um ihnen das zu geben, was sie brauchen, um erfolgreich zu sein oder den nächsten Schritt im Veränderungsprozess zu machen.
Mir gefällt dieses Modell, weil es sehr gut beschreibt, wie Menschen auf emotionaler Ebene auf Veränderungen reagieren. Das ist die menschliche Seite der Veränderung: Wir sind alle Menschen (hoffentlich), was bedeutet, dass wir emotional auf Veränderungen reagieren – wir können nicht anders!
Während dieses Modell die Reaktionen gut vorhersagt, beschreibt es jedoch nicht unbedingt, was als nächstes im organisatorischen Umfeld oder bei projektgesteuerter Veränderung zu tun ist. Daher empfiehlt es sich, dieses Modell mit einem anderen, technischeren Ansatz zum Change Management zu kombinieren.
Das Satir-Veränderungsmodell
Das Satir-Veränderungsmodell ist eines der universell nützlichsten Modelle für Veränderung, das ich kennengelernt habe, da es die emotionale Reaktion, wie sie in der Kübler-Ross-Veränderungskurve beschrieben wird, mit Phasen der Veränderung verbindet.
Virginia Satir gilt als Mutter dessen, was wir heute als Psychotherapie kennen. Sie entwickelte ihr Veränderungsmodell, nachdem sie Familien und Einzelpersonen dabei beobachtet hatte, wie sie eine Vielzahl von Veränderungen meisterten.
Satir konzentrierte sich darauf, wie Menschen mit Veränderungen umgehen, versuchen, damit zurechtzukommen, und welchen Einfluss die Veränderung auf zwischenmenschliche Beziehungen hat.
Ich liebe dieses Modell, weil es die Kunst und Wissenschaft des Change Managements sowie den Umgang mit menschlichen Reaktionen auf Veränderungen kombiniert. In Satirs Buch Das Satir-Modell wird jeder Schritt mit passenden Interventionen, Beispielen und Geschichten aus ihrer Praxis zur Einführung und Erprobung des Modells beschrieben.
Einige sehr technisch orientierte Change-Expert:innen mögen dieses Modell vielleicht nicht, da es aus der Psychotherapie stammt, aber ich kann versichern, dass dieses Modell vielfach bewährt und erprobt ist.
Wenn ich Veränderungen vorantreibe, benutze ich dieses Modell auf Makroebene, um zu erläutern, wo wir stehen, was gerade passiert, wohin wir gehen und was zu tun ist, um dorthin zu gelangen.
Kotters Veränderungstheorie
Ich bin mir ziemlich sicher, dass es eine Todsünde ist, einen Change Management Leitfaden zu schreiben, ohne den Harvard Business School Professor John Kotter zu erwähnen, denn er hat die meisten grundlegenden Werke zu Veränderungsmanagement verfasst, auf die sich Berater:innen heute beziehen.
Kotter hat Veränderungen aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet, aber sein 8-Stufen-Modell ist das bekannteste in der Literatur.
Im Gegensatz zu manchen der oben erwähnten Modelle ist das Modell von Kotter eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umsetzung von Veränderungen und legt den Fokus darauf, was zu tun ist – nicht auf individuelle Reaktionen oder Gefühle.
Aus diesem Grund wird Kotters Modell häufig von prozessorientierten Gruppen genutzt, die eine Roadmap für einen erfolgreichen Change suchen.
Ich verwende Kotters Modell gerne als praktisches Tool für neue Change-Praktiker:innen, weil es als Leitfaden dafür dient, was zu tun ist. Meistens stelle ich das Satir-Modell als Makro-Perspektive darüber, wie Menschen im Laufe der Zeit auf Veränderungen reagieren, auf das Kotter-Modell oben drauf.
Beispiel für bewusstes Veränderungsmanagement
Ein Freund von mir arbeitete einmal in einer Webdesign-Agentur, die den Auftrag hatte, die Online-Präsenz eines großen Einzelhändlers komplett zu überarbeiten. Die Agentur stellte ein talentiertes Team aus Designern und Entwicklern zusammen, das begeistert an das Projekt heranging. Schnell wurde jedoch klar, dass das interne Team des Kunden Veränderungen ablehnte.
Das Team des Einzelhändlers verwaltete die Website schon seit Jahren und war entsprechend festgefahren. Neue Ideen oder Herangehensweisen stießen auf Skepsis, selbst wenn sie die Nutzererfahrung verbessern oder den Umsatz steigern konnten.
Um es drastisch zu sagen: Die Website des Einzelhändlers lief auf derart veralteter Infrastruktur, dass es unmöglich war, weitere Produkte in den Katalog aufzunehmen. Es war ganz offensichtlich Zeit für Veränderungen, doch die Mitarbeitenden des Einzelhändlers hatten so lange dagegengearbeitet, dass letztlich ein physikalisches Limit den Wandel unumgänglich machte.
Der Agentur war daher klar, dass kluges Change Management für den Projekterfolg entscheidend sein würde. Sie begann damit, Beziehungen zu den wichtigsten Stakeholdern im Unternehmen des Einzelhändlers aufzubauen, hörte sich ihre Bedenken und Ideen an und entwickelte gemeinsam mit ihnen einen Plan, der möglichst vielen Bedürfnissen gerecht wurde.
Wie man sich vorstellen kann, dauerte der Start länger als erwartet, weil die Mitarbeitenden die Veränderung wirklich nicht wollten! Der Wandel wurde ihnen auferlegt und ihre bisherige Arbeit nun kritisiert.
Die Agentur musste sehr sensibel vorgehen, wie sie die bestehende Website bewertete, und sie musste die Mitarbeitenden durch eine Aktivität führen, mit der die notwendigen Änderungen identifiziert wurden.
Danach lag der Fokus auf Kommunikation. Die Agentur sorgte dafür, dass alle Beteiligten stets darüber informiert waren, was zu welchem Zeitpunkt passierte, inklusive aller Anpassungen oder Aktualisierungen. Dies förderte Vertrauen und Transparenz zwischen den beiden Teams.
Ähnlich wie das Webteam waren auch manche Führungskräfte des Einzelhändlers sehr auf die bestehende Optik und Funktionsweise der Website fixiert. Die Agentur musste hier im engen Austausch mit dem Management vorangehen.
Während des Prozesses stellte die Agentur außerdem Schulungen und Unterstützung bereit, damit alle verstanden, wie die neuen Website-Funktionen und Tools genutzt werden konnten.
Das half nicht nur, die Ängste bezüglich der Veränderung zu reduzieren, sondern ermöglichte es den Mitarbeitenden auch, ihre Arbeit in neuer Weise selbstständig zu gestalten. Sie begannen damit, neue Abschnitte auf der Website zu pflegen und zu ergänzen – und akzeptierten die Veränderung allmählich als etwas, das vielleicht sogar positiv sein könnte.
Während das Projekt Fortschritte machte, zeigte sich deutlich, dass sich die Bemühungen der Agentur im Change Management bezahlt machten. Das Team des Einzelhändlers wurde engagierter und trug zunehmend aktiv zum Projekterfolg bei. Und als der Tag des Relaunches kam, waren alle stolz darauf, die neu gestaltete Website gemeinsam zu präsentieren.
Dank eines effektiven Change Managements, das von der Agentur unterstützt wurde, übertraf dieses Website-Relaunch-Projekt die Erwartungen. Es verbesserte nicht nur das Nutzererlebnis, sondern steigerte auch den Umsatz des Einzelhändlers und ermöglichte es, den Produktkatalog online weiter auszubauen.
Am wichtigsten ist, dass dieses Beispiel zeigt, wie Zusammenarbeit und eine bewusste Steuerung sowie Beeinflussung mithilfe bewährter Methoden des Change Managements zu bemerkenswerten Ergebnissen für Unternehmen jeder Größe führen können.
Lesen Sie hier weitere Beispiele für Change Management.
Change Management vs. Change Leadership
Change Management und Change Leadership sind zwei unterschiedliche Konzepte, die oft synonym verwendet werden, aber verschiedene Bedeutungen haben.
Change Management bezieht sich auf die Prozesse, Werkzeuge und Techniken, die zur Steuerung von Veränderungen eingesetzt werden. Es umfasst die Planung, Umsetzung, Überwachung und Leitung von Veränderungen in der Struktur, den Abläufen oder der Technologie eines Unternehmens.
Change Management konzentriert sich in der Regel darauf, Widerstände gegen Veränderungen zu minimieren und sicherzustellen, dass Veränderungen reibungslos umgesetzt werden.
Change Leadership hingegen geht darum, organisatorische Transformationen voranzutreiben, indem Mitarbeitende inspiriert und motiviert werden, Veränderungen anzunehmen. Change Leadership beinhaltet das Schaffen einer strategischen Vision für Veränderung, diese effektiv an Stakeholder zu kommunizieren und ihnen die Befähigung zu geben, Verantwortung für den Transformationsprozess zu übernehmen.
Im Gegensatz zum Change Management, das sich auf die Steuerung von Widerständen konzentriert, zielt Change Leadership darauf ab, eine Kultur der Innovation, Anpassungsfähigkeit und kontinuierlichen Verbesserung zu schaffen.
Kurz gesagt befasst sich das Change Management mit den technischen Aspekten der Umsetzung von Veränderungen, während Change Leadership darauf ausgerichtet ist, Menschen zu inspirieren, diesen Wandel aktiv voranzutreiben und neue Verhaltensweisen zu übernehmen. Letztlich ist Veränderung Lernen, und Lernen bedeutet Verhaltensänderung.
Change-Management-Software
Projektmanager sollten Veränderungen nicht allein – und schon gar nicht ohne Tools – angehen! Die richtigen Werkzeuge sind entscheidend für ein effektives Projektmanagement und eine erfolgreiche Change-Planung (denn beide Aufgaben haben natürlich vieles gemeinsam!).
Hier sind einige Gründe, warum Sie Change-Management-Software in Betracht ziehen sollten:
- Change-Management-Software kann Ihren Change-Management-Prozess optimieren, indem sie einen zentralen Ort bietet, an dem alle Aspekte des Prozesses über die Zeit hinweg verwaltet werden – einschließlich der Nachverfolgung der 7 Rs, Veränderungen, Kommunikation und vieles mehr.
- Change-Management-Software kann die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern verbessern. Durch eine gemeinsame Plattform für Kommunikation und Dokumentation (wie etwa Kommunikationspläne) bleiben alle Beteiligten des Change-Management-Prozesses auf dem gleichen Stand und können effektiver zusammenarbeiten.
- Change-Management-Software kann die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben oder Branchenstandards unterstützen. Viele Branchen haben strenge Vorschriften, wie Veränderungen verwaltet, dokumentiert und genehmigt werden. Change-Management-Software kann eine prüfbare Dokumentation aller vorgenommenen Änderungen an Systemen oder Prozessen liefern, was für die Einhaltung von Compliance-Vorgaben entscheidend ist.
- Die Einführung von Change-Management-Software kann Zeit sparen und Fehler reduzieren, die mit manuellen Prozessen einhergehen. Das manuelle Nachverfolgen von Änderungen in Tabellen oder E-Mail-Ketten ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Change-Management-Software automatisiert viele dieser Aufgaben, sodass sich Projektmanager auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.
- Change-Management-Software bietet wertvolle Analysen, mit denen künftige Change-Prozesse verbessert werden können. Durch die Analyse von Daten und Kennzahlen wie Erfolgsquoten früherer Veränderungsinitiativen oder Bereiche mit dem größten Widerstand können Projektmanager Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren.
Die Einführung von Change-Management-Software kann Projektmanagern helfen, den Change-Management-Prozess zu vereinfachen, die Zusammenarbeit im Team und mit Stakeholdern zu verbessern, die Einhaltung von Vorschriften oder Branchenstandards sicherzustellen, Zeit zu sparen und Fehler bei manuellen Abläufen zu vermeiden sowie wertvolle Daten für zukünftige Verbesserungen zu liefern.
Wenn das für Ihr Unternehmen oder für Sie als Projektmanager nicht relevant ist, a) bin ich beeindruckt – dann scheinen Sie all das manuell und fehlerfrei zu meistern –, b) arbeiten Sie wahrscheinlich zu viel und sollten mal Urlaub machen.
Schauen Sie sich diese Tools für Change Management und Projektmanagement-Software an, um sich das Leben leichter zu machen:
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Bereiten Sie sich auf Veränderungen vor!
Ganz gleich, ob Sie eine neue Technologie einführen oder Ihre Organisation umstrukturieren: Ein effektives Change Management kann den entscheidenden Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen.
Indem Sie die verschiedenen Modelle des Change Managements verstehen und Softwaretools nutzen, um den Prozess zu automatisieren und zu optimieren, können Projektmanager sicherstellen, dass Veränderungen reibungslos und effizient umgesetzt werden.
Jetzt sind Sie an der Reihe – was sind Ihre bevorzugten oder effektivsten Modelle für Change Management?
Ich habe meine Favoriten geteilt, jetzt möchte ich Ihre kennenlernen! Teilen Sie mir diese gerne unten in den Kommentaren mit und vergessen Sie nicht, den Newsletter von The Digital Project Manager zu abonnieren, um immer auf dem neuesten Stand rund um digitales Projektmanagement und Change zu bleiben.
