3 Gründe, warum Veränderungsmanagement für Projektmanager entscheidend ist
Veränderungen können viele Emotionen bei Menschen hervorrufen. Sie können aufregend sein, wie der Kauf eines neuen Hauses oder Autos oder eine große Beförderung mit einer stattlichen Gehaltserhöhung. Sie können aber auch niederschmetternd sein, zum Beispiel wenn man ein Haustier oder ein Familienmitglied verliert oder wenn der eigene Arbeitsplatz von Entlassungen betroffen ist.
Ob es sich um eine positive oder negative Veränderung handelt, sie kann überwältigend sein – deshalb muss Veränderung effektiv gemanagt werden.
Als Projektmanager hast du wahrscheinlich schon viele Veränderungen bei der Arbeit steuern müssen. Diese Veränderungsmaßnahmen könnten Folgendes umfasst haben:
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- Einführung neuer Technologien, Methoden oder Prozesse
- Onboarding oder Offboarding eines Teammitglieds
- Erstellung eines Change Requests für ein Projekt
Veränderungen gut zu steuern ist ein entscheidender Faktor, der einen ausreichenden Projektmanager von einem außergewöhnlichen unterscheidet. Aber selbst wenn du neu im Projektmanagement bist, ist das kein Problem – ich erkläre dir, warum Change Management so wichtig ist und gebe dir einige Ideen, wie du einen strukturierten Ansatz zur Veränderung entwickeln kannst, während du dein Team dadurch leitest!
Was ist Change Management?
Ich werde in diesem Artikel nicht zu viel Zeit mit der Definition von Change Management verbringen, da wir uns darauf konzentrieren, warum es so essenziell ist. Aber zuerst sollten wir sicherstellen, dass wir uns alle einig sind, was damit gemeint ist.
Change Management ist ein Sammelbegriff für alle Ansätze, die darauf abzielen, Einzelpersonen, Teams und Organisationen auf organisatorische Veränderungen vorzubereiten, sie zu unterstützen und ihnen zu helfen, Veränderungen erfolgreich umzusetzen.
Eine Change-Management-Strategie kann die Schritte umfassen, die du unternimmst, wenn du erwartest (oder weißt), dass auf dein Projekt oder deine Organisation Veränderungen zukommen. Zum Beispiel kann dein Kunde als Projektmanager verlangen, dass das Design oder bestimmte Funktionen der Website oder App, die dein Team für ihn erstellt, geändert werden.
Als Erstes schaust du in den Vertrag, um nachzusehen, was dort zu Änderungen steht – sind bestimmte Anpassungen oder Überarbeitungen inkludiert, und erfordern andere zusätzliche Zeit und Geld?
Nehmen wir an, du und dein Team stellt fest, dass die vom Kunden gewünschten Änderungen weitere zwei Wochen sowie 25 Stunden für einen Designer und 30 Stunden für einen Entwickler in Anspruch nehmen. Zusätzlich fügst du deinem Kostenvoranschlag 12 Stunden Projektmanagement hinzu.
Gemeinsam mit deinem Management-Team erstellst du eine Ergänzung zum Leistungsbeschrieb (SOW) des Kunden und gehst mit ihm die Änderungen durch. Diese Gespräche sind auch eine Gelegenheit, um sicherzustellen, dass sowohl dein Team als auch der Kunde das neue Projektziel und den Zeitplan verstehen und einverstanden sind.
Danach unterschreibt der Kunde die Ergänzung und das Team arbeitet an der Umsetzung der Änderungen, die in den Projektplan und Zeitplan integriert werden. Herzlichen Glückwunsch! Du hast gerade einen erfolgreichen Change-Management-Prozess umgesetzt.
Warum ist Change Management wichtig?
Das Beispiel eines Change-Management-Prozesses oben ist ein gutes Beispiel, aber es ist nicht der einzige Moment, in dem du innerhalb eines Projekts mit Veränderungen umgehen musst.
Du benötigst vielleicht auch dann einen neuen Prozess, wenn es Änderungen im Projektteam gibt (auf deiner Seite oder der des Kunden) oder wenn etwas im Projektverlauf nicht nach Plan läuft. Change Management kann dazu beitragen, kurzfristige Veränderungen wie Elternzeit oder medizinische Auszeiten, aber auch langfristige Vorhaben zu unterstützen.
Im Großteil dieses Artikels sieht es vielleicht so aus, als ob wir Change Management durch die Brille des Wasserfall-Projektmanagements betrachten, was aber nicht der Fall ist. Wenn du ein agiles Team leitest, würdest du vielleicht argumentieren, dass Change Management ohnehin Teil des agilen Prozesses ist. Agile Teams definieren den "Scope" für jeden Sprint meist kurz vor dem Sprintstart.
Aber auch als agiler Projektmanager oder Scrum Master ist es eine essenzielle Kompetenz, im Change Management fit zu sein! Warum? Sehen wir uns einige Gründe an, warum Change Management für den Projekterfolg so entscheidend ist.
1. Weniger Stress
Unklarheit hinsichtlich Projektverantwortlichkeiten, Zeitplänen, Leistungsumfang und Budget kann für Projektmanager und deren Teams sehr stressig sein. Gute Projektmanagement-Prozesse, einschließlich Change Management, können den Stress bei der Lieferung von qualitativ hochwertigen Projekten senken.
Jeder sollte über Zeitplan, Umfang und Budget Bescheid wissen – und darüber, was zu tun ist, wenn etwas nicht nach Plan läuft oder geändert werden muss. Das gilt sowohl für das interne Projektteam als auch für deinen Kunden oder sonstige Stakeholder, die am Ergebnis deines Projekts interessiert sind.
Klare Rollen und Verantwortlichkeiten in deinen Geschäftsprozessen helfen ebenfalls dabei, Missverständnisse und Stress abzubauen. Wenn jeder denkt, jemand anderes ist für etwas zuständig, wird es möglicherweise nicht erledigt oder es kommt zu Projektverzögerungen (was wiederum stressig ist!).
2. Bessere Geschäftsergebnisse
Forschungen von PROSCI, einer führenden Organisation für Change-Management-Training und -Zertifizierung, zeigen, dass effektives Change Management zu besseren Geschäftsergebnissen führt.
Prosci Best Practices in Change Management Forschung zeigt konsistent, dass „Initiativen mit exzellentem Change Management sechs Mal wahrscheinlicher ihre Ziele erreichen als solche mit schlechtem Change Management.“
Schon ein durchschnittliches Change Management verdreifacht die Wahrscheinlichkeit, Geschäftsziele zu erreichen, im Vergleich zu schlechtem Change Management. Die Metriken, die bestimmen, was exzellentes Change Management ausmacht, können von Organisation zu Organisation variieren, doch die Wichtigkeit, den Fokus auf erfolgreichen Wandel zu setzen, bleibt bestehen.
Viele Variablen können den Projekterfolg beeinflussen, darunter das richtige Team, ein realisierbarer Zeitplan, ein gesundes Budget und eine effektive Kommunikation. Aber ein gutes Change-Management-Verfahren steht in direktem Zusammenhang mit dem erfolgreichen Abschluss eines Projekts.
3. Mitarbeiterbindung
Weniger Stress und größere Projekterfolge können dazu führen, dass Mitarbeitende engagierter arbeiten. Dies wiederum führt zu geringerer Fluktuation und höherer Mitarbeiterbindung.
Laut Gallup, einem Branchenführer im Bereich Mitarbeiterengagement und zugehöriger Forschung, sind weltweit nur 15 % der Beschäftigten engagiert. In den USA ist dieser Wert zwar höher (35 %), liegt aber noch weit unter dem, wo er (und könnte) sein sollte.
Die Einstellung, ein Team zu schaffen, das sich auf die Bedeutung von Change Management konzentriert, ist für Führungskräfte in Ihrem Unternehmen entscheidend. Es sollte Teil der Aufbauarbeit einer Unternehmenskultur sein, an der Teammitglieder teilnehmen möchten und in die sie täglich ihr Bestes einbringen.
Als Projektmanager wissen Sie, dass sich in einer Organisation vieles ändern kann und Change Management kein einmaliges Ereignis ist. Deshalb ist es wichtig, Ressourcen wie Fahrpläne, Werkzeuge, Vorlagen und Schulungen bereitzustellen, die das Team dabei unterstützen, Veränderungen anzunehmen und das Unternehmen zu unterstützen.
Wenn Sie ein PMP sind, haben Sie sich wahrscheinlich bereits im Rahmen der Prüfungsvorbereitung mit dem Personalmanagement im Projektmanagement auseinandergesetzt. Dies ist ein perfektes Beispiel dafür, warum Sie als Projektmanager auch mit den HR-Verantwortlichen Ihres Unternehmens beim Thema Veränderung zusammenarbeiten sollten.
Andernfalls ist dies ein Bereich des Projektmanagements, über den Sie sich im Rahmen Ihres Entwicklungsplans weiterbilden sollten.
Warum sollten sich Projektmanager für Change Management interessieren?
Während sich ein Großteil dieses Artikels auf das Projekt, die Organisation und die Geschäftsergebnisse konzentriert hat, steht beim Change Management der Mensch im Mittelpunkt. Es gibt einen sehr menschlichen Aspekt bei Veränderungsinitiativen und der Begleitung von Projektteams und Kunden durch Veränderungen.
Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass Ihr Projekt reibungslos verläuft. Ein wesentlicher Teil davon ist es, ein Umfeld der Anpassungsfähigkeit zu schaffen, in dem Ihr Team seine beste Arbeit leisten kann.
Ein guter Projektleiter stellt immer sicher, dass Projektteam und Kunden ein Change-Management-Konzept akzeptieren, um ein möglichst effektives Ergebnis zu erreichen.
4 Vorteile von Change Management für Projektmanager
Unterm Strich sorgen die Vorteile von Change Management für Projektmanager für erfolgreichere Projekte und zufriedenere, leistungsfähigere Teams. Wenn Sie das organisatorische Change Management gut beherrschen, werden Sie Folgendes erleben:
- Weniger "Scope Creep": Sie sollten feststellen, dass Scope Creep in Ihren Projekten abnimmt. Der Projektumfang ist klar und der Change-Management-Prozess sauber dokumentiert. Jede Abweichung vom ursprünglichen Umfang muss definiert und dokumentiert werden.
- Zufriedenere Projektteams: Der Arbeitsumfang ist klar und das Team wird bei jeder Änderung umfassend unterstützt. Die Change-Management-Modelle sind gut auf die Veränderungen im Projekt oder in den Prozessen ausgerichtet.
- Profitablere Projekte: Projekte, die gut überwacht und kontrolliert werden und bei denen ein effizientes Change Management zum Einsatz kommt, sind profitabler. Dies gilt vor allem dann, wenn Budget und Zeitplan beim Projektstart realistisch und konservativ geschätzt wurden. Aber im Allgemeinen führt gutes Change Management zu profitableren Projekten.
- Bessere Anpassungsfähigkeit an Veränderungen: Eine Unternehmenskultur, die Veränderungen unterstützt und fördert, macht Ihre Projektteams widerstandsfähiger und anpassungsfähiger. Ob diese Veränderung proaktiv oder reaktiv auf Dinge wie wirtschaftliche Veränderungen oder Veränderungen im Wettbewerbsumfeld erfolgt – die Fähigkeit zur Anpassung an neue Arbeitsweisen macht Teams leistungsfähiger.
Finden Sie hier Beispiele für Change Management in der Praxis.
Change Management in Ihrem Unternehmen in die Praxis umsetzen
Wenn Sie in diesem Jahr Ihre Kompetenzen im Bereich Change Management ausbauen möchten, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Ihr Wissen zu vertiefen und praktisch anzuwenden!
Werfen Sie einen Blick auf diesen Artikel, der einen dreistufigen Change-Management-Prozess beschreibt, oder informieren Sie sich über Change-Management-Software, mit der Sie Workflows erstellen und pflegen können, um Veränderungen erfolgreich zu steuern.
