Vorlage für einen Arbeitsstrukturplan: Kostenloser Download für Excel, Word und PDF
Vorlage für den Projektstrukturplan
Der Download enthält zwei Tabellenblätter: ein ausgefülltes Beispiel auf Grundlage eines echten Systemmigrationsprojekts und eine leere Vorlage, die Sie an Ihre Anforderungen anpassen können. Es handelt sich um ein Google-Tabellenblatt. Wenn Sie auf die Schaltfläche unten klicken, wird die Aufforderung „Kopie erstellen“ geöffnet.
Melden Sie sich bei Google an und speichern Sie anschließend Ihre eigene bearbeitbare Version in Ihrem Drive. Von dort aus können Sie in Google Tabellen weiterarbeiten oder die Datei in eine Excel-, Word- oder PDF-Datei umwandeln. Über das Menü „Datei“ in Google Tabellen lassen sich Excel- und PDF-Dateien mit wenigen Klicks erstellen; für Word ist ein zusätzlicher Schritt erforderlich. Die Anweisungen finden Sie weiter unten.
So verwenden Sie die Vorlage
Beginnen Sie mit einem Blick auf das Tabellenblatt Beispiel-WBS, um zu sehen, wie ein fertiger Projektstrukturplan aufgebaut ist. Wechseln Sie anschließend zum Tabellenblatt WBS-Vorlage. Halten Sie Ihre Projektumfangserklärung und die Liste der vereinbarten Ergebnisse griffbereit, denn ein Projektstrukturplan ist nur so gut wie der Umfang, den er aufgliedert.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Definieren Sie Ihre übergeordneten Arbeitspakete. Nummerieren Sie in der ersten Spalte für die WP-ID die Hauptphasen oder Komponenten Ihres Projekts (1, 2, 3) und benennen Sie jede davon. Im Beispiel werden Phasen wie Umgebungsaufbau, Analyse, Datenmigration und Produktivsetzung verwendet. Zusammen sollten diese 100 % des Projektumfangs abdecken, ohne Überschneidungen.
- Gliedern Sie jedes Arbeitspaket in kleinere Arbeitspakete. Verwenden Sie die zweite Spalte für die WP-ID, um Unterpakete unter den jeweiligen Phasen hinzuzufügen (1.1, 1.2, 2.1). Ein gutes Arbeitspaket ist klein genug, um geschätzt und zugewiesen zu werden, und umfasst in der Regel zwischen 8 und 80 Arbeitsstunden. Wenn ein Arbeitspaket größer ist, teilen Sie es auf.
- Fügen Sie die Aufgaben für jedes Arbeitspaket hinzu. Beschreiben Sie in der Aufgabenspalte die tatsächliche Arbeit als eine klare Handlung, zum Beispiel „Datenbankserver installieren“ oder „Vollständige Datenmigration in der Testumgebung durchführen“. Wenn ein Arbeitspaket mehrere Aufgaben umfasst, geben Sie jeder Aufgabe eine eigene Zeile.
- Weisen Sie eine verantwortliche Person und ein Ergebnis zu. Tragen Sie für jede Zeile eine verantwortliche Person ein, auch wenn mehrere Personen mitarbeiten. Verknüpfen Sie die Zeile anschließend mit dem Ergebnis, das daraus entsteht. Im Beispiel werden kurze Codes wie „D12 – Detaillierter technischer Entwurf“ verwendet, sodass alle sehen können, in welches Ergebnis die jeweilige Aufgabe einfließt.
- Ordnen Sie den Aufwand dem Zeitplan zu. Tragen Sie den geschätzten Aufwand für jede Aufgabe in den Zeitspalten ein, in denen die Arbeit stattfindet. Wenn Sie den Aufwand auf mehrere Zeiträume verteilen, statt nur eine Gesamtsumme zu verwenden, wird sichtbar, wann die Arbeit tatsächlich anfällt und wie lange die jeweilige Aufgabe dauert.
- Kennzeichnen Sie Meilensteine und den kritischen Pfad. Fügen Sie überall dort eine Meilensteinzeile ein, wo ein wichtiger Prüfpunkt erreicht wird, beispielsweise bei einer Entwurfsfreigabe, einem abgeschlossenen UAT oder einer Produktivsetzung, und nummerieren Sie die Meilensteine in der richtigen Reihenfolge (MS 1, MS 2). Kennzeichnen Sie die Abfolge von Arbeiten, die sich nicht verzögern darf, ohne das gesamte Projekt zu verzögern, als kritischen Pfad. Darauf sollten Sie Ihre Aufmerksamkeit richten.
- Prüfen Sie die Ressourcenauslastung, bevor Sie sich festlegen. Die Zusammenfassung am unteren Rand des Tabellenblatts zeigt, wie viel Arbeit jede Person in den jeweiligen Zeiträumen hat. Achten Sie auf Spitzen, bei denen jemand überlastet ist, auf Lücken, in denen Arbeit fehlt, und auf Aufgaben, die von etwas noch nicht Abgeschlossenem abhängen. Gleichen Sie die Auslastung anschließend aus, bevor der Plan den Beteiligten vorgelegt wird. Leicht vergessene Punkte sind Tests, Genehmigungen, Übergabe und Projektabschluss.
Verwenden Sie anschließend Ihre Projektmanagement-Tools, um den Projektstrukturplan in zugewiesene Aufgaben, Zeitpläne und Statusaktualisierungen zu übertragen.
Warum eine WBS-Vorlage verwenden?
Verwenden Sie diese WBS-Vorlage, um ein komplexes Projekt in klare Ergebnisse, Arbeitspakete, Verantwortliche und Zeitpläne zu gliedern.
Sie hilft Ihnen dabei:
- Den Umfang schneller aufzugliedern: Beginnen Sie mit einer fertigen Struktur, anstatt Ihren Projektstrukturplan von Grund auf zu erstellen.
- Die Arbeit an einem Ort zu organisieren: Ordnen Sie Ergebnisse, Aufgaben, Unteraufgaben, Verantwortliche, Resultate, Aufwandsschätzungen und Fristen zu.
- Planungslücken frühzeitig zu erkennen: Prüfen Sie Abhängigkeiten, fehlende Verantwortliche, unklare Ergebnisse und mögliche Ressourcenkonflikte, bevor die Arbeit beginnt.
- Eine gemeinsame Referenz zu schaffen: Geben Sie Ihrem Team und den Beteiligten einen zentralen Ort, an dem sie nachvollziehen können, was geschehen muss, wer dafür verantwortlich ist und wie die Arbeit zusammenhängt.
Weitere Inspiration finden Sie in diesen Beispielen für Projektstrukturpläne.
Weitere Projektmanagementvorlagen erhalten
Möchten Sie Zugriff auf über 100 PM-Vorlagen? Werden Sie Mitglied in unserer Community und erhalten Sie Zugriff auf unsere Vorlagen, Muster und Beispiele und vernetzen Sie sich auf Slack mit Hunderten anderen digitalen Projektmanagern.
