21 Sprint-Retrospektiven-Ideen, um stille Projektteams zum Reden zu bringen
Es gibt viele Zutaten, die eine gute Retrospektive großartig machen. Aber fast alle davon – sei es Ehrlichkeit, psychologische Sicherheit, Offenheit oder einfach der Wunsch, sich zu verbessern – hängen davon ab, dass agile Teams sich ausdrücken können.
Retrospektiven bringen nichts, wenn die Teammitglieder sich nicht darauf einlassen, über Probleme zu sprechen und Verantwortung für kontinuierliche Verbesserungen zu übernehmen.
Retrospektiven funktionieren nur mit der Teilnahme der Teammitglieder.
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Durch Parabols Aktivitäten zur Unterstützung von Teams bei besseren, demokratischeren und inklusiveren Retrospektiven höre ich ein häufiges Problem von Scrum Mastern und Product Ownern: „Mein Team ist in Retrospektiven wirklich leise – wie kann ich sie zum Reden bringen?“
Retrospektiven sind nicht nur frustrierend, wenn niemand das Wort ergreift, sondern sie erfüllen dann auch nicht mehr ihren Zweck der kontinuierlichen Teamentwicklung.
Warum ist Ihr Team in Retrospektiven so leise?
Sprint-Retrospektiven sind ungewöhnliche Meetings, denn im Gegensatz zu den meisten anderen Meetings werden die Teilnehmenden hier gebeten, sich angreifbar zu zeigen, Schwächen, Probleme oder Herausforderungen zu teilen.
Verletzlichkeit und Offenheit sind genau das, was die Erkenntnisse aus Retrospektiven so wertvoll macht. Aber diese Eigenschaften machen es auch schwieriger, sich aktiv daran zu beteiligen.
Es gibt einige Gründe, die ein eher ruhiges Team davon abhalten könnten, sich in Retrospektiven zu äußern:
Es gibt verschiedene Gründe, warum Teammitglieder in Retrospektiven zurückhaltend sind.
- Angst vor Konsequenzen: Manchmal fühlen sich Menschen nicht sicher genug, um sich verwundbar zu zeigen, sei es um einen Fehler einzugestehen oder einfach zuzugeben, dass etwas schiefgelaufen ist. Gerade in neuen Teams fällt es den Mitgliedern häufig schwer, weil sie befürchten, dass ihnen ihre Fehler vorgehalten werden könnten.
- Angst vor Bewertung: Jeder möchte von den Kolleginnen und Kollegen respektiert werden. Deshalb haben manche Teammitglieder – insbesondere neuere – vielleicht das Gefühl, dass ihre Meinung nicht relevant genug zum Diskutieren ist oder sie dadurch dumm dastehen.
- Wissen nicht, was sie sagen sollen: Agile Retrospektiven sollen in erster Linie dem Team dienen und nicht den Führungskräften. Manche Teammitglieder fühlen, dass sie nichts Neues beizutragen haben, und bleiben deshalb still. Ich erlebe oft, dass Teammitglieder glauben, sie hätten durch schriftliche Reflexionen bereits genug beigetragen, fühlen sich jedoch unsicher, mündlich weiter auszuführen oder das Thema in der Retro anzusprechen.
Einige Ihrer Teammitglieder sind vielleicht auch eher introvertiert. In diesem Fall finden Sie hier einige Tipps zur Gestaltung introvertentenfreundlicher agiler Meetings.
Warum stille Retros ein schlechtes Zeichen sind
Retrospektiven im Agile ähneln einer Teamtherapie. Alle zwei Wochen setzt man sich zusammen und spricht über die vergangenen zwei Wochen. Wie in der Therapie geht es nicht darum, nach einer Sitzung alle Antworten zu haben, sondern stetige Fortschritte zu machen. Wenn man sich nicht schrittweise öffnet, ist es unmöglich, voranzukommen oder produktive Meetings zu führen.
Wie beim Verdrängen negativer Gefühle können stille Retros gefährlich für die Gesundheit Ihres Teams sein. Wenn Probleme oder Themen nicht offengelegt, besprochen und gelöst werden, können sie sich auf toxische Weise anstauen.
Starke und erfahrene Teams sind vielleicht selbstbewusster im Ansprechen von Problemen, aber neue oder weniger erfahrene Teams neigen eher dazu, Probleme wegen verschiedener Ängste oder Unsicherheiten zu verinnerlichen. In sich gekehrte, ruhigere Teams könnten merken, dass sich diese Gefühle in Frustration oder dem Gefühl, nicht gehört zu werden, aufstauen – was die psychologische Sicherheit beschädigen kann.
Offene Kommunikation in Retrospektiven ist wichtig, denn:
- Ehrliche Diskussion ist notwendig, damit Teams sich verbessern. Ohne sie stößt man immer wieder auf die gleichen Probleme. Das führt zu einem Teufelskreis, in dem Teammitglieder anfangen zu glauben, Retrospektiven seien langweilig, weil immer wieder dieselben Themen auftauchen.
- Kommunikation fördert Transparenz und Offenheit im Team. Wenn Teams offen über ihre Arbeit sprechen können, sind sie auch bei der Zusammenarbeit eher offen. Das verhindert Silos und versteckte Informationen.
- Lernen wird zu etwas, das gefeiert und nicht gefürchtet wird. Eine gute Retrospektive kann Teams nachhaltig verändern, verborgene Erkenntnisse ans Licht bringen und ihnen helfen, mutig in die Zukunft zu planen. Je schneller dein Team gemeinsam lernt, desto schneller wächst und verbessert ihr euch.
Wie du Teams in Retrospektiven ins Gespräch bringst
Wenn du eine Retrospektive moderierst, ist es leicht, das Gefühl zu bekommen, dass du das Gespräch der Gruppe ankurbeln musst. Schließlich bist du da, um das Gespräch zu steuern – oder etwa nicht? Als Facilitator bist du dazu da, den Fluss der Unterhaltung zu unterstützen, nicht, sie selbst zu erzeugen.
Hier sind einige praktische Dinge, die du in deiner nächsten Retrospektive tun kannst, um offene Kommunikation zu fördern.
Vor dem Meeting
Es gibt viele Dinge, die Teams vor oder außerhalb des Meetings tun können, um Offenheit zu fördern. Viele davon hängen stark mit der generellen Team- oder Unternehmenskultur zusammen. Hier sind meine wichtigsten Tipps für die Zeit vor dem Start des Meetings.
1. Eine Kultur der Eigenverantwortung schaffen
Man kann eine Kultur nicht über Nacht erschaffen, aber man kann Erwartungen setzen, die sie unterstützen. Retrospektiven sollten in erster Linie dem Team dienen und dabei helfen, es besser zu machen. Erwäge daher, zu betonen, dass die Retrospektive der Verbesserung des Teams dient. Versuche, jegliche Angst vor Konsequenzen zu nehmen, indem du deutlich machst: Was in der Retro passiert, bleibt in der Retro.
2. Erwartungen für das Team klären
Neue Teams kennen vielleicht die „Spielregeln“ noch nicht und sind unsicher, was von ihnen erwartet wird. Manchmal wissen neue Teammitglieder auch nicht, worauf sie bei einer Retro achten sollen oder wie eine Reflektion klingen sollte. Kläre daher Erwartungen und teile vorab hilfreiche Tipps mit den Teilnehmenden, damit alle wissen, wie sie sich einbringen können.
3. Probleme in Einzelgesprächen besprechen
Menschen kommunizieren und interagieren auf unterschiedliche Weise. Wenn du dir um die Teamdynamik in Retros Sorgen machst, frage einzelne Teammitglieder, wie sie die Retro erleben und was verbessert werden könnte. Oft tauchen dabei wiederkehrende Themen auf – so findest du gezielt Ansatzpunkte, das Problem zu lösen.
4. Asynchrone Reflektion ermöglichen
Nicht jeder kann sofort spontan auf Zuruf über die letzten zwei Wochen reflektieren. Gerade Introvertierte profitieren davon, mehr Zeit zum Nachdenken zu bekommen.
Eröffne das Online-Retro-Board bereits zum Sprintstart, damit alle dann beitragen können, wenn sie bereit sind. Dadurch werden Meetings für Introvertierte inklusiver und ihr könnt die eigentliche Meetingzeit besser für Diskussionen nutzen.
5. An psychologischer Sicherheit arbeiten
Psychologische Sicherheit sorgt dafür, dass sich Teammitglieder wohl genug fühlen, um offen miteinander zu sprechen. Sie entsteht langfristig durch eine Kultur, in der nicht verurteilt oder beschuldigt wird.
Du kannst psychologische Sicherheit fördern, indem du gemeinsame soziale Zeit organisierst, vor Meetings ein Spiel spielst oder einen Icebreaker als Einstiegsfrage stellst. Schon etwas so Einfaches wie ein Trivia-Spiel kann viel dazu beitragen, wie sich dein Team vor Meetings fühlt.
Psychologische Sicherheit ist für jedes Team wichtig, doch sie ist besonders essenziell für Remote-Teams, in denen weniger Möglichkeiten bestehen, Vertrauen aufzubauen und enge Beziehungen zu knüpfen.
6. Retros nur auf Einladung durchführen
Neugierige Blicke können die Offenheit in Retros gefährden – stelle also sicher, dass nur dein Team und die Facilitator eingeladen sind. Falls Vorgesetzte oder Personen aus anderen Abteilungen teilnehmen wollen, erkläre ihnen, dass ihre Anwesenheit die psychologische Sicherheit des Teams beeinträchtigen könnte. Hier ein paar Hinweise, wie du diese Unterhaltung führen kannst, falls du unsicher bist.
7. Lies die Prime Directive vor dem Start vor
Norm Kerths Prime Directive für Retrospektiven ist ein hilfreiches Mantra, das die Erwartungen an Retrospektiven festlegt. Üblicherweise liest der Moderator der Retrospektive dies zu Beginn der Retro vor, um die Stimmung zu setzen. Die Prime Directive kann insbesondere ruhigeren Teams helfen, sich sicherer zu fühlen und sich zu äußern, indem sie bekräftigt, dass Retrospektiven eine urteilsfreie und sichere Umgebung bieten.
Während des Meetings
Der Tag ist endlich gekommen. Dein Team hat in den vergangenen zwei Wochen oder länger fleißig im Sprint gearbeitet. Nun ist es Zeit für die Sprint-Retrospektive, um herauszufinden, was gut gelaufen ist und wo Verbesserungen hilfreich sein könnten. Hier sind meine wichtigsten Tipps, um Teams während der Retro zum Reden zu bringen.
8. Beginne mit einem Icebreaker
Icebreaker-Fragen geben jedem die Möglichkeit, zu Beginn des Treffens zu sprechen. Oft ist das erste Wort das Schwierigste. Mach es daher risikofrei, indem du eine lustige Frage stellst, die dem Team hilft, sich zu öffnen und miteinander zu verbinden.
Für Remote-Teams kann dies besonders wertvoll sein, um eine Verbindung herzustellen, wenn man weniger Gelegenheiten hat, persönlich Kontakt zu knüpfen.
9. Halte es anonym, um Offenheit zu fördern
Es kann eine Weile dauern, bis ein neues Team genug Vertrauen hat, sich gegenseitig zu öffnen. Versuche daher, alle Retro-Reflexionen anonym zu gestalten, um Ängste vor Konsequenzen oder Beurteilung im Team zu beseitigen. Anonymität ist eine gute Möglichkeit, ehrliche und offene Gespräche zu führen, ohne dass sich jemand zu sehr exponiert fühlt. Viele Online-Tools bieten standardmäßig anonyme Rückmeldungen, um dich dabei zu unterstützen.
10. Interaktion mit einer Umfrage erleichtern
Die Teilnahme an einer Umfrage ist einfach und eine tolle Möglichkeit, eine Diskussion zu provozieren. Als Moderator siehst du, wer wie denkt, und kannst gezielt Nachfragen stellen, statt mit offenen Fragen das Gespräch erst zum Laufen bringen zu müssen.
Wenn es zum Beispiel zwei Optionen gibt, wie ein Prozessproblem verbessert werden könnte, stelle sie in einer kurzen Umfrage zur Wahl. Sieh dir an, wer was wählt, und starte von dort aus die Diskussion. Wie beim Planning Poker oder bei agilen Schätzungen kann man Zeit darauf verwenden, gemeinsam einen dritten Weg zu suchen oder sich auf eine der bestehenden Optionen zu einigen.
11. Rolle des Moderators rotieren lassen, um Teamverantwortung zu stärken
Versuche, die Rolle des Moderators innerhalb deines Teams rotieren zu lassen. So entwickelt das gesamte Team Empathie dafür, wie schwierig es sein kann, eine ruhige Retrospektive zu moderieren.
Wenn du befürchtest, dass dabei etwas schiefgeht, nutze ein Online-Tool, das Erstmoderatoren einen Teil der Arbeit abnimmt. Du kannst die Teameigentümerschaft an der Retrospektive stärken, indem du den Moderator die Vorlage für die Retrospektive selbst auswählen lässt.
12. Setze Ziele für Beiträge oder nutze einen Timer
Wenn es schwer fällt, ausreichend Beiträge zu erhalten, versuche, dem Team Ziele vorzugeben. Zum Beispiel: „Ich würde mir wünschen, dass jeder in dieser Retrospektive mindestens 5 Beiträge einbringt.“ Du kannst auch mit einem Timer experimentieren, um den Teilnehmern einen zeitlichen Rahmen für ihre Beiträge zu geben.
13. Schaffe einen Rahmen für qualitativ hochwertige Reflexionen
Es ist schwierig, über den vergangenen Sprint zu reflektieren, wenn man sich nicht mehr an die Details erinnert. Unterschätze daher nicht, wie wichtig es ist, die Retrospektive vorzubereiten.
Öffne zum Beispiel Jira, Confluence, GitHub oder wo immer ihr eure Arbeit organisiert, und verschaffe euch gemeinsam einen Überblick über abgeschlossene Aufgaben und noch offene Themen aus dem Sprint. Das hilft dabei, den Sprint präsent zu halten und beugt auch dem Recency Bias in den Retrospektiven vor.
Weitere Tipps und Tricks zu Jira findest du hier und schau dir Projektmanagement-Software mit Jira-Integration an.
14. In kleinere Gruppen aufteilen, um Gespräche zu fördern
Wenn ihr Schwierigkeiten habt, in der großen Runde sinnvolle Diskussionen zu führen, teilt die Retrospektive in kleinere Gruppen auf. So können spezifische Themen besprochen, Lösungen erarbeitet und anschließend der Gruppe vorgestellt werden.
Der Nachteil ist, dass dabei etwas Transparenz verloren gehen kann. Der Vorteil ist jedoch mehr Engagement, da sich zwei Personen beim Berichten gegenseitig unterstützen. Es kann ein guter Ansatz sein, um eine tiefere Diskussion zu starten.
15. Mit „Warum“-Fragen zu tieferen Erkenntnissen anregen
Warum ist eine unterschätzte und zu wenig genutzte Frage in Retrospektiven. Zu fragen, warum jemand sich auf eine bestimmte Weise fühlt oder warum etwas schiefgelaufen ist, kann tiefere Reflexionen anstoßen. Wenn Sie der Ursache eines Problems auf den Grund gehen wollen, können Sie sogar die Fünf-Whys-Methode ausprobieren.
16. Spaß haben durch ein Spiel
Spielerische Aktivitäten entschärfen Gespräche, helfen Menschen, sich zu öffnen, und lassen Retrospektiven weniger ernst erscheinen. Sie helfen auch dabei, dass Leute auf eine nonverbale Weise beitragen können. Wenn es also schwierig ist, die Teilnehmenden zum Reden zu bringen, ist es sehr hilfreich, einen Raum zu schaffen, in dem sie sich auf andere Weise einbringen können.
Ich empfehle das Planeten-in-der-Umlaufbahn-Spiel, das sowohl für Teambuilding-Spiele als auch als Retrospektiven-Format genutzt werden kann. Viele Retrospektiven-Spiele finden online statt und sind somit ideal für Remote-Teams oder Sitzungen mit virtuellen Teilnehmenden.
17. Genieße die Stille
Wenn Sie die Moderation einer Besprechung übernehmen, fühlen Sie sich leicht dafür verantwortlich, stille Momente zu überbrücken. Aber Stille ist nichts Schlechtes. Manchmal sind diese paar Sekunden der Ruhe genau das, was Teammitglieder brauchen, um einen Beitrag zu leisten.
Beachten Sie, dass Retrospektiven viel Interpretationsarbeit erfordern, da die Teammitglieder darüber nachdenken, wie sie sich verbessern oder Prozessprobleme lösen können. Stille bedeutet also nicht zwangsläufig Desinteresse. Die Teilnehmenden denken vielleicht einfach nur nach oder bereiten sich auf ihren Beitrag vor. Diese zusätzliche Zeit der Stille kann genau das sein, was das Team braucht.
Nach der Retrospektive
Man könnte denken, dass die Retro vorbei ist, wenn sie vorbei ist. Aber es gibt noch einiges zu tun, um die Erkenntnisse zu festigen, Feedback einzuholen und sicherzustellen, dass Ihre nächste Retrospektive noch besser wird. Hier sind ein paar Dinge, die Sie am Ende Ihrer Retrospektive ausprobieren können.
18. Machen Sie eine Retrospektive Ihrer Retrospektive
Eine Retrospektive über Ihre Retrospektive kann Ihnen dabei helfen, Ansatzpunkte für Verbesserungen des Meetings zu erkennen. Fragen Sie das Team, wie sie die Retrospektiven finden, was sie verbessern würden, und bitten Sie sie, Vorschläge für Experimente zu machen, die die Retrospektiven besser machen könnten.
19. Positive Verhaltensweisen bestärken
Nachdem Ihre Retrospektive vorbei ist, geben Sie positives Feedback und würdigen Sie Teammitglieder, die sich eingebracht haben, und wenn die Retrospektiven gut gelaufen sind. Gehen Sie besonders auf hilfreiche Erkenntnisse ein, die entstanden sind, und loben Sie Teammitglieder, die sich besonders engagiert haben. Wenn sich Ihr Team nicht wohl dabei fühlt, öffentliches Lob zu erhalten, bedanken Sie sich einfach bei allen für ihren Beitrag.
20. Setzen Sie Aktionen fleißig um
Teams beteiligen sich mehr an Retrospektiven, wenn sie den Nutzen erkennen. Wenn jede zweite Woche ein Meeting stattfindet, bei dem nur gesprochen wird, aber nichts umgesetzt wird, ist das wenig wertvoll. Aber wenn Teammitglieder die Aktionen umsetzen und feststellen, dass die Reibung am Arbeitsplatz geringer wird und Prozesse sich verbessern, ist der Nutzen deutlich erkennbar.
Denken Sie daran wie beim Training oder Abnehmen: Wenn man sich anstrengt und keine Ergebnisse sieht, gibt man schnell auf. Bemerkt man jedoch schnell nennenswerte Fortschritte, erkennt man den Wert und bleibt meist dabei.
21. Planen Sie die nächste Retrospektive im Teamkalender
Kontinuierliche Verbesserung scheitert, wenn sie nicht mehr kontinuierlich ist. Deshalb ist es wichtig, Disziplin zu zeigen und Retros regelmäßig durchzuführen. Je öfter Teams die Möglichkeit haben, sich auszutauschen, desto leichter fällt es auch. Wenn Sie länger keine Retrospektive gemacht haben, kann es schwieriger sein, sich darauf einzulassen und sich verletzlich zu zeigen.
Wenn es Ihnen schwerfällt, eine regelmäßige Retrospektiven-Gewohnheit zu etablieren, gibt es einige Tipps und Tricks – zum Beispiel wiederkehrende Erinnerungen senden, die Retrospektiven als etwas Besonderes ansehen, und die Retrospektiven einfach an eine andere bestehende Gewohnheit, wie das Sprint Review, anhängen. Denken Sie daran, dass Sie etwa eine Stunde Retrospektiven-Zeit pro zwei Wochen Sprint einplanen sollten.
Retrospektiven, die Ihr Team ins Gespräch bringen
Retrospektiven zu moderieren ist nicht immer einfach – besonders bei neuen Teams. Selbst wenn die Teilnehmenden sprechen möchten, ist es schwer, die Informationen zu bündeln und klarer nächste Schritte mit Team-Commitment zu entwickeln. Aber wenn Ihr Team sich nicht traut, sich zu äußern, ist das Ihr kleinstes Problem.
Teilnehmende an Retros könnten sich schüchtern fühlen, oder Angst vor Kritik oder Repressalien haben. Einige wissen vielleicht nicht, was sie sagen sollen, oder glauben, nichts beitragen zu können. Bei jedem Teammitglied kann das unterschiedlich sein.
Letztlich geht es aber darum, das Team durch drei Kernaspekte zum Reden in Retrospektiven zu bringen:
- Stellen Sie sicher, dass Meetings Mehrwert bieten, sodass alle verstehen, warum Retrospektiven wichtig sind und was sie davon haben.
- Retrospektiven mit positiven Gefühlen verknüpfen, denn Teammitglieder nehmen gerne teil, wenn Retros Spaß machen und zu einer Verbesserung im Team führen.
- Menschen dabei helfen, sich sicher zu fühlen, wenn sie sich äußern, da nicht jeder so schnell auftaut wie andere oder auf die gleiche Weise kommuniziert. Manche bevorzugen es, mehr Zeit zum asynchronen Nachdenken zu haben oder nutzen lieber schriftliche Kommunikation oder Emojis anstelle von Sprache.
Die Ideen und Strategien in diesem Blog helfen dir genau dabei – egal ob du Remote-Retrospektiven oder persönliche Retros leitest.
Deshalb: Übernimm vor deiner nächsten Retro einfach ein paar dieser Methoden. Probiere ein oder zwei aus und schau, wie sie ankommen. Wenn es nicht klappt, sammle Feedback, iteriere und beziehe das Team ein, um die Retros noch besser zu machen.
Und wenn es weiterhin schwierig bleibt, kannst du immer auch eine stille Retrospektive ausprobieren!
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