Projektabhängigkeiten Fressen Uns Auf: Ein Zombie-Handbuch
„Zombies! Sie sind überall!“, schreit eine verängstigte Person, die von einem dunklen, baufälligen Haus davonrennt. Hinter ihr sieht man die Zombies, die langsam, aber unerbittlich in einem unheimlichen Mob näherkommen, bereit, alles zu verschlingen, was sie erwischen können.
Diese Szene hast du schon einmal in Horrorfilmen gesehen. Aber digitale manager haben ihre ganz eigenen Zombies, die sie hartnäckig auf Schritt und Tritt verfolgen. Das sind , jene unvorhersehbaren Verbindungen zwischen Projekten, zwischen deinem und einer Vielzahl von Unbekannten oder anderen .
Sie lauern um jede Ecke. Sie verfolgen dich Tag und Nacht und versuchen, dich mit ihrer schieren Anzahl zu überwältigen und dein in einem Wirrwarr aus Komplexität zu verschlingen. Sie tauchen auf, wenn du es am wenigsten erwartest, und übernehmen dein . Zombies und sind immer hinterhältig!
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Ein Zombie-Handbuch: Regeln für das Management von Projektabhängigkeiten
Was manager brauchen, ist ein „Zombie-Handbuch“ – eine Sammlung von Regeln, die Projekte sicher und gesund halten, wenn interne Abhängigkeiten im und andere Faktoren dich verfolgen wollen.
- und stellen eine Bedrohung für dein dar, weil sie Komplexität hinzufügen und unvorhersehbar sind. Der Projektmanager eines einzigen hat nicht die Kontrolle über ein anderes oder eine andere Funktion.
Und dennoch greifen Projekte innerhalb eines Unternehmens auf gemeinsame Ressourcen zurück, wie z.B. Vertrieb, Qualitätssicherung, Regulierung usw. Sind mehr als zwei Projekte beteiligt, vervielfacht sich die Komplexität, und sie können außer Kontrolle geraten – nicht nur exponentiell, sondern faktoriell.
Was auch immer ein bestimmter Stakeholder tut, hat Auswirkungen auf deine Teammitglieder – ob du willst oder nicht. Zum könnte dein von einer Software abhängen, die in einem anderen entwickelt wird. Dieser Vorgänger im Projektmanagement ist eine, die abgeschlossen sein muss, bevor die in deinem beginnen kann.
Anfangs sieht es so aus, als hätte das andere kein Problem, termingerecht zu liefern, aber je mehr Tage und dann ein oder zwei Wochen vergehen, hörst du die Zombies näherkommen. Sie kommen deinem immer näher!
Du denkst vielleicht, dieses Risiko wäre schwer vorherzusehen gewesen. Aber nun ist es eingetreten – und nun hat es dich fest im Griff! Jetzt ist es zu spät, das Zombie-Handbuch zu Rate zu ziehen.
Projektabhängigkeiten und Risikomanagement
Das erste Kapitel im Zombie-Handbuch rät managern, als Risikomanagement zu betrachten. Die Momente, in denen dein von anderen Menschen oder Ereignissen außerhalb deiner Kontrolle abhängt, sind von Natur aus riskant. Eine , die außerhalb deines Einflussbereichs liegt und sich negativ auf dein auswirken könnte, ist eine Art von Risiko.
Ein wichtiger Schritt — der oft übersehen wird — ist es, die Risiken für Ihr frühzeitig zu definieren. Wie können Sie diese Risiken voraussehen? Beginnen Sie damit, sie in Kategorien wie die folgenden einzuteilen:
- Technisches Risiko — Beispiel: Sie setzen eine neue Technologie ein, sei sie brandneu am Markt oder nur innerhalb Ihres Unternehmens; funktioniert sie so wie versprochen?
- Partner-Risiko — Beispiel: Sie haben die Entwicklung einer API ausgelagert; wird der Partner rechtzeitig liefern, um Ihren zu erfüllen?
- Marktrisiko — Beispiel: Ihr wird in einen neuen, aber angrenzenden Markt eintreten; kennen wir diesen Bereich wirklich?
- Internes Risiko — Beispiel: Das Vertriebsteam ist ausgelastet; werden sie die Materialien für meine -Messe rechtzeitig fertigstellen?
- Ressourcenrisiko — Beispiel: Sie bauen eine neue Website, aber diese muss getestet werden; Sie gehen davon aus, dass die Ressourcen dafür vorhanden sind – aber haben Sie dies mit der zuständigen Funktion geklärt?
Ihr kann auch von Faktoren außerhalb Ihrer Kontrolle in der weiteren Welt beeinflusst werden. Zum Plattformen wie Bluetooth, die stets Kopfschmerzen verursachen. Oder der Erfolg Ihres hängt von einer staatlichen wie zum Beispiel der DSGVO oder einer anderen Regulierung, sei es national oder international.
Projektabhängigkeiten und Teamrollen
Ein Großteil des Risikos rund um entsteht durch ungeprüfte Annahmen. Sie dachten, jemand würde an einem wichtigen Ergebnis arbeiten, aber der Zeitplan war unklar. Komplexe Abhängigkeiten zu steuern, erfordert proaktive Kommunikation– und Menschen sind darin einfach nicht gut. Zu oft nehmen wir an, und Annahmen sind immer riskant.
Hier ist also eine weitere Regel aus dem Zombie-Handbuch: Wo Sie in der Lage sind, Abhängigkeiten vorherzusehen, suchen Sie die beteiligten Parteien auf. Holen Sie sie auf dieselbe Seite.
Klingt simpel? Ja. Aber wie viele Projekte geraten aus einem oder anderen Grund wegen einfacher Missverständnisse in Schwierigkeiten? Bei TCGen haben wir eine abgeänderte, verbesserte Version einer RACI-Matrix entwickelt, die helfen kann. Sie definiert Rollen und Zuständigkeiten innerhalb Ihres , nicht zwischen den Projekten – aber es ist ein Anfang.
Sie hilft Ihnen, Abhängigkeiten vorherzusehen, weil sie zeigt, welche Funktionen in Ihrem wann eingebunden sind. Das ermöglicht es Ihnen, die Bereiche in Ihrem zu definieren, die wahrscheinlich von anderen Projekten oder externen Faktoren wie Aufsichtsbehörden oder Entwicklungspartnern abhängig sind. Ein Werkzeug wie ein oder ein Kanban-Board kann hierbei ebenfalls unterstützen.
Und apropos Werkzeuge:
Abhängigkeiten steuern: Zwei Methoden aus dem Projektmanagement-Toolkit
Hier sind zwei weitere Werkzeuge, die helfen können, die Zombies abzuwehren:
Kritische Pfade
Sie haben sicherlich schon vom Konzept eines Teams von Teams gehört. Dann wird das gesamte Unternehmen als Meta-Team betrachtet, das sich aus vielen flexibel zusammenkommenden Teams zusammensetzt. Ressourcen und Menschen wechseln in einem freien Fluss dorthin, wo sie gebraucht werden, und verlassen Teams, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
Die Methode des kritischen Pfads.
Nun kennen Sie vielleicht die , die abhängige Aufgaben abbildet und Teil eines . Stellen Sie sich eine Karte vor, die die kritischen Abhängigkeiten und die kritischen Pfade zwischen zeigt. Wie ein von kritischen Pfaden.
Kritische Pfade sind nützlich, um Abhängigkeiten über verschiedene Projekte hinweg nachzuverfolgen.
Genauso wie die die Abhängigkeiten zwischen -Aktivitäten aufzeigt, könnte der von zeigen, wo es Abhängigkeiten zwischen gibt. Ein von würde die wichtigsten Abhängigkeiten zwischen Projekten sowie innerhalb der Projekte identifizieren.
2. Release-Pläne
Ein weiteres wichtiges Kapitel im Zombie-Handbuch: Release-Pläne. Du kennst dieses Tool aus dem Agilen. Es unterteilt größere Projekte in separate Releases, unabhängig davon, ob du auf den Markt gehst oder nicht, und gliedert sie in ihre zugehörigen Sprints.
Ein Beispiel für einen Projekt-Release-Plan.
Identifiziere die Sprints, die aus Sicht der Projekts am riskantesten sind. Kontaktiere die wichtigsten Führungskräfte und Projektmanager:innen. Warne sie rechtzeitig vor den Zombies, die sich auf deinem Weg befinden.
Projektabhängigkeiten steuern: Weitere Tipps aus dem Zombie-Handbuch
Was gehört noch ins Zombie-Handbuch? Hier ein paar gesunde Menschenverstand-Tipps zum — bevor sie dich managen!
- Akzeptiere, dass jedes Projekt Abhängigkeiten hat. Je größer das Projekt, desto mehr gibt es. Wenn du meinst, es gibt keine oder kannst sie dir nicht vorstellen, denke nochmal nach.
- Schreibe deine Annahmen zu Abhängigkeiten auf. Teile sie nach verschiedenen Arten wie „Partner“, „andere Projekte“, „externe Parteien außerhalb meines Einflussbereichs“ usw. auf.
- Verstehe die Projektarchitektur. Triff dich mit den Tech-Leads und verschaffe dir eine Übersicht über das Projekt-Integrationsmanagement: wann welche Teile zusammenpassen müssen. Identifiziere die bekannten Abhängigkeiten.
- Kläre funktionale Rollen und Verantwortlichkeiten. Nimm Kontakt zu den PMs abhängiger Programme auf. Sprecht über die Abhängigkeiten und bewertet die Projektrisiken.
- Überwache Abhängigkeiten und kommuniziere. Nimm wichtige Abhängigkeiten als Tagesordnungspunkte in Teammeetings oder Updates auf.
- Erarbeite einen formalen Eskalationsprozess. Wisse, an wen du dich im Falle eines Problems wenden musst.
Projektabhängigkeiten: Kein Allheilmittel
Sie können sie kommen hören, aber Sie sehen sie nicht. Für digitale manager sind diese unvorhergesehenen Risiken und komplexen Abhängigkeiten sprichwörtlich die Dinge, die nachts für Unruhe sorgen. Aber diese „Untoten“ müssen Ihr nicht zum Scheitern bringen.
Es ist nicht einfach, denn es gibt kein Allheilmittel oder magisches Amulett, um diese Monster zu bannen. Doch die oben beschriebenen Schritte können das Risiko mindern, bevor Sie panisch aus dem Spukhaus rennen.
Zombies sind überall. Seien Sie also vorbereitet. Mit etwas Planung und Fürsorge sind Sie ihnen immer einen Schritt voraus!
Mehr Informationen dazu, wie Sie sich auf vorbereiten und wie diese in der Praxis funktionieren, erhalten Sie, wenn Sie den DPM Newsletter abonnieren oder Mitglied werden! Oder hören Sie unseren Podcast: Wie man über Risiken spricht und dafür sorgt, dass alle zuhören.
