Wie man eine Vorlage für Projekt-Lessons Learned verwendet
Projekte (insbesondere die weniger erfolgreichen!) können uns viele wertvolle Lektionen darüber lehren, wie man Teams führt und Prozesse verbessert.
Organisationen können aus der Analyse von Projektmisserfolgen Erkenntnisse darüber gewinnen, wie Arbeitsabläufe optimiert, effektive Zusammenarbeit zwischen Teams gefördert und zukünftige Projekte effizienter durchgeführt werden können.
Ohne ein formalisiertes System zur Erfassung und Anwendung dieser Erkenntnisse ist es jedoch schwierig, von den gelernten Lektionen zu profitieren. Eine Lessons Learned-Vorlage kann Ihnen helfen, die Projekterfahrungen zu dokumentieren und diese Erkenntnisse in Ihrem gesamten Projektportfolio umzusetzen.
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Was sind Lessons Learned im Projektmanagement?
Eine „Lesson Learned“ im Projektmanagement bezieht sich auf Wissen, das Sie im Verlauf der Projektdurchführung gewonnen haben. Dieses Wissen kann Ihnen bei zukünftigen Projekten zugutekommen. Beispielsweise haben Sie vielleicht geschätzt, dass Ihr Team zwei Sprints benötigt, um ein Lieferobjekt fertigzustellen, tatsächlich brauchte es jedoch drei Sprints.
Auch wenn Lessons Learned oft negativ behaftet sind, können sie ebenso positiv sein. Zum Beispiel haben Sie 10% Reserve in Ihr Budget eingeplant, um unvorhergesehene Kosten abzufangen. Sie haben diese Reserve genutzt, um den Zeitplan zu verkürzen („Crash the schedule“), damit Sie eine Fehleinschätzung ausgleichen und eine Verzögerung vermeiden konnten. In diesem Fall ist die gelernte Lektion eine Best Practice, die Sie in künftigen Projekten anwenden sollten.
Das Durchgehen von Lessons Learned mit Ihrem Projektteam ist ähnlich wie eine Sprint-Retrospektive in einem agilen Team durchzuführen. Die Erfassung von Lessons Learned ist jedoch in der Regel umfassender, da diese Erkenntnisse über das gesamte Projekt dokumentiert und anschließend in einem gemeinsamen Repository zusammengeführt werden. Das kann auch bei Team-Retrospektiven zutreffen, muss aber nicht zwangsläufig so sein.
Was ist eine Lessons Learned-Vorlage?
Eine Lessons Learned-Vorlage ist ein Werkzeug, mit dem Sie Verbesserungsvorschläge während des gesamten Projekt-Lebenszyklus sammeln können. Die Verwendung eines standardisierten Formats zur Erfassung dieser Erkenntnisse stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen ausgelassen werden und erleichtert das spätere Auffinden, wenn Sie auf Lessons Learned aus vergangenen Projekten zurückgreifen möchten.
Wann sollte eine Lessons Learned-Vorlage verwendet werden?
Meiner Erfahrung nach warten die meisten Projektteams mit dem Einholen von Feedback bis zum Projektabschluss. Leider ist es dann oft schon zu spät und viele wertvolle Erkenntnisse, die während der Durchführung noch präsent waren, sind nicht mehr abrufbar.
Stattdessen empfehle ich, Lessons Learned während des gesamten Projekt-Lebenszyklus regelmäßig in Ihre Projektmanagement-Prozesse einzubinden und nicht erst beim Projektabschluss oder Projektübergabe. In früheren Projekten habe ich mit meinem Team regelmäßig Lessons Learned-Reviews durchgeführt – aus zwei Gründen: 1) um Erkenntnisse festzuhalten, solange sie noch frisch waren, und 2) um relevante Erkenntnisse direkt im laufenden Projekt umsetzen zu können.
Diese Nachbesprechungen können sowohl lehrreich als auch therapeutisch sein – und liefern meist viele brauchbare Daten, damit Sie nicht immer wieder dieselben einfachen Fehler machen!
4 Vorteile von Lessons Learned-Vorlagen
Lessons Learned-Vorlagen bieten mehrere Vorteile:
- Sie und Ihr Team erhalten die Möglichkeit, aus bereits gemachten Beobachtungen bei vergangenen Projekten zu lernen und sich zu verbessern. Diese Daten sind nicht nur für die Projektplanung nützlich, sondern auch für Prozessverbesserung und Evaluation.
- Die Dokumentation Ihrer Erkenntnisse bedeutet, dass Sie jetzt sofortigen Zugriff auf Informationen haben, die nicht mehr auf die harte Tour gelernt werden müssen. Das Festhalten von Erfahrungen—inklusive Erfolgen—gibt Ihnen und Ihrem Team für jedes künftige Projekt eine Erfolgsroadmap an die Hand.
- Die Nutzung einer Vorlage regt die Beteiligten dazu an, über gewonnene Erkenntnisse nachzudenken, die bei einer unstrukturierten Sammlung ansonsten möglicherweise übersehen würden.
- Die Kodifizierung von Erfahrungen in einer Vorlage macht es Portfoliomanagern leichter, erkannte Erfahrungen organisationsweit zu konsolidieren und zu analysieren.
Wie man eine Lessons Learned-Vorlage verwendet
In diesem Abschnitt beschreibe ich die Bestandteile, die in eine Lessons Learned-Vorlage gehören – einschließlich Projekterfolgen, der Begründung für empfohlene Verbesserungen und einer Liste der Erkenntnisse nach Projektabschluss.
Was lief gut?
Es ist hilfreich, Erfolge zu dokumentieren, die auch zukünftigen Projekten in Ihrem Portfolio zugutekommen können. Ob dies kurzfristige Prozessänderungen, ein Festhalten an bestehenden Abläufen, Anpassungen in der Kommunikation oder Ähnliches sind – es lohnt sich, diese festzuhalten, um zu erkennen, was ins nächste Teamprojekt übernommen werden kann und sollte!
Was könnte verbessert werden?
Auch die Erfassung der Ursachen für Projektprobleme oder empfohlene Verbesserungen ist ein wichtiger Bestandteil der Dokumentation von gewonnenen Erkenntnissen. Ein Projektthema zu identifizieren reicht nicht—das Verständnis, wo das Problem seinen Ursprung hatte und welche Auswirkungen es hatte, gibt mehr Kontext und hilft bei der Formulierung von Empfehlungen für künftige Verbesserungen.
Es ist hilfreich, Projektverbesserungen zu analysieren, indem das Problem, die Auswirkung und die Empfehlung separat betrachtet werden. Ihr Team hat möglicherweise zuerst die Auswirkung eines Problems gespürt, bevor die Ursache erkannt wurde—deshalb ist es sinnvoll, diese Punkte in Ihrer Vorlage zu trennen.
Hier ein Beispiel:
- Problem: Der Projektzeitplan war zu eng und enthielt keinen ausreichenden Puffer für Kundenüberprüfung und Überarbeitungen vor dem geplanten Starttermin
- Auswirkung: Die Teammitglieder waren stark beansprucht und arbeiteten bis spät in die Nacht sowie viele Überstunden, um die Frist einzuhalten
- Lösung: Projektbeteiligte und Projekt-Sponsoren in die Zeitplanabstimmung einbeziehen und eine zusätzliche Überarbeitungsrunde im Prozess einplanen. Falls während der Durchführung eine Lösung gefunden wurde (z. B. eine Klausel im Vertrag genutzt, um mehr Zeit für das Projekt zu gewinnen), sollte dies auch vermerkt werden.
Liste der Erkenntnisse nach Projektabschluss
Nachdem Sie und Ihr Team Rohdaten zu gewonnenen Erkenntnissen gesammelt haben, müssen Sie Ihre Eingaben ggf. noch anpassen, bevor Sie sie in die Unternehmensdatenbank zu Lessons Learned aufnehmen, sodass sie universell auf künftige Projekte anwendbar sind.
Unsere Lessons Learned-Vorlage enthält einen Abschnitt, in den Sie die nach Projektabschluss gewonnenen Erkenntnisse aufnehmen können. So können Sie mit Ihrem Team die gewonnenen Einblicke bündeln und einen Aktionsplan für ähnliche Projekte ableiten.
Die hilfreichsten Erkenntnisse sind klar und prägnant (1-2 Sätze lang). Sie sind auf den Punkt gebracht, umsetzbar und können projektübergreifend angewendet werden. Sie sollten auch spezifizieren, was gelernt wurde, warum dies relevant ist und wann in Zukunft Korrekturmaßnahmen anzuwenden sind.
Beispiel:
- „In den Projektzeitplan mindestens 10 % Puffer einplanen, damit große Stakeholdergruppen ausreichend Zeit haben, Arbeiten im Fortschritt zu prüfen“
- „Tägliche Team-Check-Ins über Slack abhalten, um proaktive Kommunikation zu fördern und Blockaden effizient zu beseitigen.“
Die Vorlage fordert zudem auf, den Projektbereich oder die Kategorie zu benennen, in die diese Erkenntnis fällt. Nach der Eingabe in die Lessons Learned-Datenbank können Sie anschließend nach Kategorie suchen, um die Umsetzung bei künftigen Projekten zu erleichtern.
Sie suchen eine solide Lessons Learned-Vorlage?
Die Lessons Learned-Vorlage ist als Microsoft Word-Dokument verfügbar und enthält Felder für Projektdetails wie den Projektnamen, Teammitglieder und Daten sowie einen Rahmen, um zu reflektieren, was hätte verbessert werden können. Zudem bietet sie Platz, um Erkenntnisse und notwendige Maßnahmen festzuhalten.
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