9 wichtige Kommunikationsstrategien im Projektmanagement & wie man sie anwendet

Von der Nachrichtenformatierung bis zur Auswahl, wer bei Projektkommunikationen in Kopie gesetzt wird: Projektmanager sollten ihre Kommunikationsstrategien im Projektmanagement regelmäßig überprüfen, damit die Teammitglieder die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und im passenden Format erhalten. 

Falls Sie es noch nicht getan haben, ist es an der Zeit, Kommunikationstools und Zusammenarbeitstools in Ihren Projekten einzusetzen, damit Sie und Ihr Team Informationen besser teilen, Diskussionen führen und miteinander zusammenarbeiten können.     

9 Kommunikationsstrategien im Projektmanagement

In den letzten 12 Jahren als kreativer Projektmanager habe ich gelernt, was Projektkommunikation zum Erfolg oder Misserfolg führt, und ich habe neun wirkungsvolle Kommunikationsstrategien für Sie zusammengestellt. 

1. Sagen Sie es in weniger Worten und seien Sie handlungsorientiert
2. Verwenden Sie Links, um zur Selbstinformation zu ermutigen
3. Formatierung ist Ihr Freund
4. Denken Sie daran, was für Ihr Team am besten funktioniert (nicht für Sie selbst)
5. Definieren Sie, was „dringend“ bedeutet
6. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt und beziehen Sie die richtigen Personen ein
7. Wenn es nächste Schritte gibt, halten Sie diese fest
8. Standardisieren und vereinheitlichen Sie Ihre Kommunikation, wo es sinnvoll ist
9. Seien Sie konsequent

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1. Sagen Sie es in weniger Worten und seien Sie handlungsorientiert

Wenn ich in meiner Karriere eines gelernt habe, dann, dass niemand unendliche Projektnotizen lesen oder anhören möchte. Es ist entscheidend, das Wesentliche klar und mit möglichst wenigen Worten zu sagen und sich auf Handlungspunkte zu konzentrieren.

Effektive Kommunikation informiert Ihr Team oder die Stakeholder über Fortschritte und überbrückt die Lücke zwischen dem aktuellen Stand des Projekts und der nächsten Phase, indem sie Handlungen von Ihrem internen Team oder externen Stakeholdern einfordert. 

Bevor Sie Mitteilungen an Ihre Teammitglieder versenden, fragen Sie sich: 

• Können Wörter aus dieser Mitteilung gestrichen werden, um das, was ich mitteilen will, klarer und prägnanter zu überbringen? 
• Ist meine Sprache direkt und handlungsorientiert, dabei aber höflich und professionell im Ton?
• Erreicht meine Formulierung das beabsichtigte Ziel dieser Mitteilung?

Nachfolgend ein Beispiel für schlechte Kommunikation und wie diese verbessert werden kann: 

2. Verwenden Sie Links, um zur Selbstinformation zu ermutigen

Erwischen Sie sich häufiger dabei, Teammitgliedern Links zu schicken, wenn sie nach etwas fragen, das sie leicht selbst finden könnten, wenn sie wüssten, wo sie suchen müssen? Links gezielt einzusetzen, um zur Selbstinformation zu animieren, ist ein großartiger Ansatz – das spart Ihnen (und Ihrem Team) auf lange Sicht Zeit.

Nehmen wir an, Sie haben Ihr Kreativteam durch ein Briefing geführt, bevor es in die Produktionsphase ging, und Sie haben das Meeting aufgezeichnet und transkribiert. Ihre Meeting-Notizen für das Team müssen kein minutiöses Protokoll sein.

Das Team kann die Aufzeichnung oder die Transkription bei Bedarf überprüfen, aber Ihre Meeting-Notizen könnten so einfach sein wie: „Unser Team hat sich getroffen, um X zu besprechen. Unsere To-Dos sind Y und Z. Die vollständige Transkription und Aufzeichnung der Videokonferenz sind hier verlinkt.“

Eine weitere Möglichkeit ist, die Projektübersicht in Ihrer Projektmanagement-Software zu nutzen. Fügen Sie Informationen zum Projektzeitplan, die Kontaktdaten der Stakeholder, interne Teammitglieder, den Speicherort der Projektdateien in Ihrem Datei-Management-System und häufig genutzte Links zu Dokumenten hinzu, auf die Sie und Ihr Team in jedem Projekt regelmäßig zugreifen. 

Hier ist ein ausgewogenes Vorgehen gefragt: Sie müssen nicht jede einzelne Datei erneut verlinken, wenn diese bereits im übergeordneten Projektordner in Google Drive oder Dropbox abgelegt ist. Überlegen Sie, auf welche Dateien Ihr Team auf Projektebene häufig zugreift und klickt. Ich tendiere dazu, Projektmanagement-Plan-Präsentationen, Kreativ-Briefs und Ordner mit finalen Assets zu verlinken. 

Profi-Tipp:

Wenn Sie die Übersichtsbereiche für Projekte in Ihrer Projektmanagement-Software als Vorlage anlegen können, tun Sie es! Sie können später ganz einfach Links hinzufügen und sparen Zeit, da Sie nicht jedes Mal überlegen müssen, welche Dokumente Sie beim Projektstart und während des gesamten Projektlebenszyklus verlinken müssen.

3. Formatierung ist Ihr Freund

Das richtige Format kann den Unterschied ausmachen, wie wirksam eine schriftliche Kommunikation ist. Ihre schriftliche Kommunikation sollte schnell erfassbar sein und so angeordnet, dass die Leser:innen das Gesuchte möglichst einfach finden können.

Als Projektmanager:in gehört es zu Ihren Hauptaufgaben, Projektdetails an interne und externe Stakeholder weiterzugeben – dabei müssen Sie das Rad aber nicht jedes Mal neu erfinden, wenn Sie eine Projektkommunikation versenden. 

Die Erstellung eines effektiven Kommunikationsplans für das Projektmanagement ist ein hilfreicher erster Schritt, um festzulegen, wie die Kommunikation läuft und wie oft kommuniziert wird. Aber lassen Sie uns noch einen Schritt weitergehen und besprechen, wie Sie die Kommunikation formatieren, wenn Sie sie in Echtzeit versenden. 

Hier eine Liste mit Formatierungstipps, um Ihre Projektkommunikation zu verbessern:

• Verwenden Sie Fett, Unterstreichung und Kursivschrift gezielt (aber nicht zu häufig!).
• Setzen Sie Emojis oder Farbcodierungen ein, um gezielt visuelle Akzente zu setzen und wichtige Bereiche hervorzuheben.
• Halten Sie Absätze kurz und machen Sie zwischen den Absätzen einen Zeilenumbruch. 
• Achten Sie auf ein einheitliches Format. 
• Führen Sie Ihre Unterhaltungen in Slack und anderen Anwendungen, wo immer möglich, als Threads.

4. Denken Sie daran, was für Ihr Team am besten ist (nicht für Sie selbst)

Die besten Projektmanager:innen sind Teamplayer und wissen, wie sie die vorhandenen Ressourcen nutzen können, um ein optimales Projektergebnis zu erzielen – und das, während sie ihr Team und die Stakeholder informiert und zufrieden halten. Das bedeutet auch, dass Sie manchmal Kompromisse eingehen müssen, was Ihre Wunschvorstellungen zur Arbeitsweise betrifft, um dem Team entgegenzukommen. 

Ein heiß diskutiertes Thema, das mir in jeder Kreativ-Agentur begegnet ist, betrifft die Erwartungshaltung beim Einsatz von Projektmanagement-Tools und Apps für das gesamte Team: Wer postet welche Informationen wo? Oft werde ich gefragt: „Wie soll das Team Asana nutzen? Woher wissen sie, was in Asana, Slack oder per E-Mail geteilt werden soll?“  

Die kurze Antwort: Es gibt keine allgemeingültige Lösung dafür, Sie müssen die aktuelle Nutzung evaluieren und Ihr Team fragen, was für sie am besten funktioniert.

Vermutlich müssen Sie ein Schulungsprogramm einführen, um das Thema zu lösen – manchmal fehlt aber einfach die Zeit oder die Ressourcen, um das zu rechtfertigen. Vielleicht müssen Sie über Ihren Schatten springen und die Lösung wählen, die den geringsten Aufwand und Widerstand im Team verursacht, selbst wenn das nicht Ihren Vorstellungen entspricht (und das ist in Ordnung). 

Wenn Ihr Team Probleme mit einem Prozess hat, ist das ein Zeichen, die Abläufe zu überdenken und, wo möglich, zu vereinfachen, damit Ihre Teammitglieder ihre Arbeit erledigen können. Wenn Sie über kreative Workflows und den Einsatz von Team-Kollaborationstools verhandeln, ist es hilfreich, sich vor Augen zu halten, dass nicht jeder so prozess- und detailverliebt ist wie die meisten Projektmanager:innen – bedenken Sie das bei Ihren Team-Entscheidungen. 

5. Definieren Sie, was „dringend“ bedeutet

Ich habe in Unternehmen gearbeitet, in denen sich alles wie ein akuter Notfall angefühlt hat. „Dringend“ bedeutete „lass alles liegen und stehen, weil ich das gestern gebraucht hätte“. Chaos brach aus und alle waren ständig erschöpft und versuchten verzweifelt, das Projekt über die Ziellinie zu bringen. In anderen Unternehmen kann „dringend“ bedeuten: „Ich brauche das bis Ende der Woche“. 

Nach meiner Erfahrung definiert die Unternehmenskultur, was als dringend gilt. Wenn sich alles dringend anfühlt, fällt es oft schwer, richtig zu priorisieren, was als Erstes erledigt werden muss. Priorisierung gehört zu den wichtigsten Projektmanagement-Fähigkeiten, und es gibt verschiedene Methoden, um herauszufinden, was wirklich dringend ist. 

Wenn du mit Dringlichkeit konfrontiert bist und mehrere Projektaufgaben erledigt werden müssen, kannst du die folgenden Methoden als Orientierung und Entscheidungshilfe heranziehen:

1. Nutze die Eisenhower-Matrix, um herauszufinden, was dringend und wichtig ist. Alle Aufgaben werden auf einem Raster zugeordnet, um die Priorität in folgenden Kategorien zu bestimmen:
   1. Dringend + Wichtig (höchste Priorität)
   2. Dringend + Nicht Wichtig
   3. Nicht Dringend + Wichtig
   4. Nicht Dringend + Nicht Wichtig (niedrigste Priorität) 
2. Wenn das Gefühl der Dringlichkeit intern entsteht, bitte die Unternehmensleitung darum, klarzustellen (oder neu zu definieren), was „dringend“ wirklich bedeutet. Muss die Aufgabe in Minuten, Stunden, Tagen oder Monaten erledigt werden? 
3. Bitte den/die Hauptverantwortliche/n darum, die Prioritätenliste zu erklären und führe ein Gespräch zur Klärung der Erwartungen, was im Hinblick auf den zuvor vereinbarten Umfang und die derzeit verfügbaren Ressourcen tatsächlich möglich und realistisch ist.

6. Das Timing muss stimmen und die richtigen Personen einbeziehen

Idealerweise hast du schon eine Vorlage für einen Kommunikationsplan erstellt, die dir als Wegweiser für klare Kommunikation dient. Deine Projekte laufen reibungsloser ab, wenn du nur mit denjenigen kommunizierst, die auch einbezogen werden müssen.

Wenn es eine lange Liste externer Stakeholder gibt, solltest du eine zentrale Ansprechperson auf Kundenseite bestimmen, die für die Weiterleitung von Projektkommunikation und Anfragen an die richtigen Personen zuständig ist. 

Hier sind einige Tipps, wie du Projektkommunikation zum richtigen Zeitpunkt und an die richtigen Personen sendest: 

• Anstatt bei jedem Ereignis am Tag direkt ein Update an dein Team zu schicken, ist es oft sinnvoller, am Tagesende eine kurze Zusammenfassung zu posten und so zu vermeiden, dass die Postfächer aller Teammitglieder mit Benachrichtigungen überflutet werden.
• Statt das gesamte Team einer kompletten Kunden-Feedback-Besprechung zuhören zu lassen, weise auf die relevanten Zeiten in der Aufzeichnung oder im Transkript des Meetings hin und markiere nur die betroffenen Teammitglieder. Deine Entwickler:innen müssen vielleicht andere Abschnitte hören als dein Kreativteam. Wenn du dir ein paar Minuten Zeit nimmst, um die entsprechenden Bereiche für die jeweiligen Teammitglieder zu markieren, erleichterst du allen den Arbeitstag und reduzierst die Zeit, die insgesamt für Meetings aufgewendet wird.  
• Verschicke keine Mails (oder Nachrichten über andere Kommunikationskanäle) am späten Freitagnachmittag in der Erwartung, noch am selben Tag eine Antwort zu erhalten. Denke an dein Team und die Stakeholder und wähle mit Bedacht einen Zeitpunkt für die Kommunikation, an dem die Chance größer ist, dass deine Nachricht gesehen und positiv aufgenommen wird.

7. Wenn es nächste Schritte gibt, halte sie fest

Das Festhalten und Veröffentlichen der nächsten Schritte und Action-Items an einem zentralen Ort ist entscheidend für die Gesundheit und den gesamten Zeitplan deines Projekts. Lass diese Informationen nicht nur in deinem Kopf oder in deinen privaten Notizen stehen. Zu den Aufgaben einer Projektleitung gehört es, Maßnahmenpunkte durch Protokollieren festzuhalten und das Team zeitnah zu informieren, sobald sie anfallen. 

Stelle sicher, dass Aufgaben nicht im Interpretationsspielraum bleiben. Action-Items sollten klar, eindeutig und der richtigen Person im Team zugewiesen werden, so dass keine Unklarheit über die Aufgabe oder die Frist besteht. Diese Maßnahmenpunkte sollten als Aufgabe in eurer Projektmanagement-Software eingetragen und der Person zugewiesen werden, die für deren Umsetzung verantwortlich ist. 

Wenn Aufgaben nicht klar festgehalten und an die relevanten Teammitglieder kommuniziert werden, kann dein Projektzeitplan aus dem Ruder laufen – und das kann sich wiederum negativ auf dein Budget auswirken.

Halten Sie Ihr Team auf Kurs, indem Sie nach regelmäßigen Meetings, Check-ins, Telefonaten und anderen Kommunikationen umgehend Aufgaben zuweisen, immer ein Fälligkeitsdatum angeben und so jegliche Unklarheiten für Ihr Team minimieren.  

8. Standardisieren und Vorlagen für Ihre Kommunikation erstellen, wo es möglich ist

Wenn Sie feststellen, dass Sie regelmäßig die gleichen Kommunikationsarten versenden, erstellen Sie Vorlagen für die verschiedenen Nachrichtentypen und Kommunikationen, die Sie versenden, und achten Sie darauf, dass sie die gängige E-Mail-Etikette einhalten. So sind diese Nachrichten vorbereitet und schnell auszufüllen, wenn Sie Mitteilungen und E-Mails an Ihr Team senden. 

Hier sind einige Beispiele für Projektereignisse, die häufig wiederkehrende Kommunikationsbedarfe auslösen und sich besonders zur Nutzung von Vorlagen eignen: 

• Details zur Meeting-Einladung: Speichern Sie eine Textvorlage mit den üblichen Abschnitten, die Sie in Einladungen verwenden. Ich empfehle dringend, die Abschnitte Meeting-Zweck, Meeting-Ergebnis und Ressourcen einzubauen.
• Interne und externe Projektstatus-Updates: Formatieren Sie Ihre Teamkommunikation und Statusberichte so, dass die wichtigsten Informationen für Ihr Team leicht auffindbar sind. 
• Meeting-Zusammenfassungen: Diese könnten Abschnitte für Datum, Uhrzeit, Teilnehmer, einen Link zur Aufzeichnung und zum Transkript, eine Zusammenfassung sowie einen Abschnitt für die nächsten Schritte enthalten.  
• Anfragen zu Aufgaben: Erstellen Sie Vorlagen für Aufgabenanfragen, die Sie an Kunden per E-Mail senden. Diese könnten den/die Verantwortliche(n), die Aufgabe und das Fälligkeitsdatum enthalten – in einem Format, das sich einfach kopieren und einfügen lässt, sodass Sie beim Einfügen in den E-Mail-Text nicht nachformatieren müssen.  
• Onboarding von Kunden oder Teammitgliedern: Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie Kunden und Teammitglieder jedes Mal auf ähnliche Weise begrüßen und einführen, wenn Sie ein neues Projekt beginnen oder ein neues Teammitglied dazu kommt.  
• Projektvorlagen: Erfinden Sie das Rad nicht jedes Mal neu, wenn Sie ein neues Projekt in Ihrem Projektmanagement-System anlegen. Sparen Sie sich und Ihrem Team Zeit, indem Sie eine Projektvorlage erstellen. 
• Aufgabeninformationen: Überlegen Sie, welche Abschnitte sinnvoll sind, wie zum Beispiel Lieferumfang, Prozess, Hintergrundinformationen und verlinkte Ressourcen.

Author's Tip

Asana ist mein bevorzugtes Tool für Status-Updates. Erfahren Sie, wie ich 3ca href=”https://thedigitalprojectmanager.com/projects/leadership-team-management/asana-status-updates/”>Status-Updates in Asana erstelle.

9. Seien Sie konsequent

Es klingt vielleicht wie ein Klischee, aber Beständigkeit ist wirklich entscheidend. Wenn Sie unvorhersehbar und inkonsistent kommunizieren, werden Ihr Team und Ihre Kunden das bemerken – meist nicht zu Ihrem Vorteil. 

Es ist wichtig, dass Sie Projektkommunikation in einem vergleichbaren Rhythmus und mit einheitlicher Formatierung und festen Methoden versenden. Ihre Teamkollegen und Kunden werden das bemerken und lernen, wo sie Informationen von Ihnen finden und was sie erwarten können, wenn sie mit Ihnen zusammenarbeiten. 

Im Laufe eines Projekts werden Sie wahrscheinlich oft mit Ihren Kunden und Teammitgliedern zusammenkommen. Überlegen Sie sich, wie viele Kontaktpunkte es gibt, und ob Sie Ihre Kommunikation noch konsistenter und gezielter gestalten können.

Stehen Aktionspunkte immer am Ende Ihrer E-Mails an den Kunden, fett hervorgehoben und farblich markiert? Posten Sie die Besprechungsnotizen für das interne Team immer am selben Ort und mit der gleichen Formatierung? 

Die Antwort auf diese Fragen wird von den Präferenzen Ihres Teams und Ihrer Kunden abhängen – und es kann vorkommen, dass Änderungen an Ihren Kommunikationsmethoden nötig sind. Teilen Sie größere Veränderungen in der Art und Weise, wie Sie Projektnachrichten versenden und teilen, Ihrem Team rechtzeitig mit, damit alle wissen, was sie erwartet. 

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