9 wichtigste Kommunikationsstrategien im Projektmanagement & wie man sie anwendet

Von der Formatierung der Nachrichten bis zur Entscheidung, wer in die Kommunikation einbezogen wird: Projektmanager sollten ihre Kommunikationsstrategien regelmäßig überdenken, um sicherzustellen, dass ihre Teammitglieder die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und im passenden Format erhalten. 

Falls noch nicht geschehen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Kommunikationstools und Zusammenarbeitstools in deinen Projekten einzusetzen, damit du und dein Team Informationen besser teilen, Diskussionen führen und miteinander arbeiten könnt.     

9 Kommunikationsstrategien im Projektmanagement

In den letzten 12 Jahren als kreativer Projektmanager habe ich gelernt, was Projektkommunikation zum Erfolg oder Misserfolg führt. Ich habe für dich neun effektive Kommunikationsstrategien zusammengestellt. 

1. Fasse dich kurz und bleib handlungsorientiert
2. Nutze Links, um Eigeninitiative und Selbstlernen zu fördern
3. Formatierung ist dein Freund
4. Berücksichtige, was für dein Team am besten ist (nicht nur für dich selbst)
5. Definiere, was „dringend“ bedeutet
6. Wähle den richtigen Zeitpunkt und die passenden Personen
7. Halte nächste Schritte fest, falls vorhanden
8. Standardisiere und nutze Vorlagen für deine Kommunikation, wo es möglich ist
9. Sei konsistent

1. Fasse dich kurz und bleib handlungsorientiert

Wenn ich in meiner Laufbahn eines gelernt habe, dann dass niemand unendlich viele Projektnotizen lesen oder anhören möchte. Es ist entscheidend, das, was gesagt werden muss, mit möglichst wenigen Worten zu kommunizieren und sich auf konkrete Handlungspunkte zu konzentrieren.

Effektive Kommunikation informiert dein Team oder die Stakeholder über den Fortschritt und überbrückt die Lücke zwischen dem aktuellen Stand des Projekts und der nächsten Phase, indem sie Aufgaben sowohl vom internen Team als auch von externen Stakeholdern einfordert. 

Bevor du Nachrichten an dein Team schickst, frage dich: 

• Gibt es Worte, die aus dieser Nachricht gestrichen werden können, damit ich klarer und prägnanter das anspreche, was ich sagen möchte? 
• Ist meine Sprache direkt und handlungsorientiert, während ich den Ton der Kommunikation höflich und professionell halte?
• Erreichen meine Worte den beabsichtigten Zweck dieser Nachricht?

Hier ein Beispiel für mangelhafte Kommunikation und wie es verbessert werden kann: 

2. Nutze Links, um Eigeninitiative und Selbstlernen zu fördern

Erwischt du dich öfter dabei, wie du Kollegen Links schickst, wenn sie dich nach Informationen fragen, die sie leicht selbst finden könnten, wenn sie wüssten, wo sie suchen müssen? Mit Links die Eigenverantwortung und das Selbstlernen zu fördern, ist eine großartige Methode, die dir (und deinem Team) langfristig Zeit spart.

Nehmen wir an, Sie haben Ihr Kreativteam durch ein Briefing geführt, bevor Sie in die Produktion gegangen sind, und Sie haben das Meeting aufgezeichnet und transkribiert. Ihre Besprechungsnotizen für das Team müssen kein detailliertes Protokoll sein.

Das Team kann bei Bedarf die Aufzeichnung oder Transkription prüfen, aber Ihre Besprechungsnotizen könnten so einfach sein wie: „Unser Team hat sich getroffen, um X zu besprechen. Unsere To-Dos sind Y und Z. Die vollständige Transkription und Aufnahme der Videokonferenz sind hier verlinkt.“

Eine weitere Möglichkeit ist es, die Projektübersichtsabschnitte innerhalb Ihrer Projektmanagement-Software zu nutzen. Fügen Sie dort Informationen zum Projektzeitplan, zu den Kontaktdaten der Stakeholder, zu den internen Teammitgliedern, dem Speicherort der Projektdokumente in Ihrem Dateimanagementsystem und häufig verwendeten Dokumentenlinks hinzu, auf die Sie und Ihr Team bei jedem Projekt regelmäßig zugreifen. 

Hier gilt es, eine Balance zu finden: Sie müssen nicht jede einzelne Datei, die bereits im übergeordneten Projektordner in Google Drive oder Dropbox abgelegt ist, erneut verlinken. Überlegen Sie, auf welche Dateien Ihr Team auf Projektebene häufig zugreift und klickt. Ich nehme in der Regel Projektmanagementplan-Decks, Kreativbriefings und Ordner mit den finalen Assets auf. 

Profi-Tipp:

Wenn Sie die Projektübersicht in Ihrer Projektmanagement-Software als Vorlage speichern können, tun Sie es! Sie können später einfach Links hinzufügen und sparen Zeit, da Sie nicht jedes Mal erneut überlegen müssen, welche Dokumente Sie beim Projektstart und während des gesamten Projektlebenszyklus verlinken müssen.

3. Formatierung ist Ihr Freund

Formatierung kann darüber entscheiden, wie effektiv eine schriftliche Kommunikation ist. Ihre schriftlichen Mitteilungen sollten übersichtlich und so angeordnet sein, dass Ihre Leser schnell finden, was sie suchen.

Als Projektmanager besteht eine Ihrer Hauptaufgaben darin, Projektdetails an interne und externe Stakeholder zu kommunizieren, aber Sie müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden, wenn Sie eine Projektkommunikation verschicken. 

Ein effektiver Kommunikationsplan für das Projektmanagement ist ein hilfreicher erster Schritt, um festzulegen, wie die Kommunikation für Ihr Projekt ablaufen und wie häufig sie stattfinden soll. Lassen Sie uns jedoch noch einen Schritt weitergehen und besprechen, wie Ihre Kommunikation formatiert sein sollte, wenn Sie diese in Echtzeit versenden. 

Hier finden Sie eine Liste von Formatierungstipps, die Ihre Projektkommunikation verbessern werden:

• Setzen Sie Fettdruck, Unterstreichungen und Kursivschrift gezielt ein (aber nicht zu häufig!).
• Nutzen Sie Emojis oder farbliche Markierungen, um bestimmte Bereiche Ihrer Kommunikation visuell hervorzuheben und zu betonen.
• Halten Sie Ihre Absätze kurz und verwenden Sie Zeilenumbrüche zwischen den Abschnitten. 
• Halten Sie die Formatierung durchgängig einheitlich. 
• Nutzen Sie Threading bei Gesprächen in Slack und anderen entsprechenden Anwendungen.

4. Denken Sie daran, was für Ihr Team am besten funktioniert (nicht für Sie selbst)

Die besten Projektmanager sind Teamplayer und wissen, wie sie vorhandene Ressourcen so einsetzen, dass sie das bestmögliche und erfolgreichste Projektergebnis erzielen – und dabei das Team und die Stakeholder stets informiert und zufrieden halten. Manchmal bedeutet das, dass Sie Kompromisse bei Ihrer favorisierten Arbeitsweise eingehen müssen – zugunsten des Projektteams. 

Ein viel diskutiertes Thema, das ich in jeder Kreativagentur gesehen habe, ist die Erwartungshaltung an das Team bezüglich der Verwendung von Projektmanagement-Tools und Apps sowie die Frage, welche Informationen wo gepostet werden. Ich werde oft gefragt: „Wie soll das Team Asana nutzen? Woran erkennen die Teammitglieder, was sie in Asana, was in Slack und was per E-Mail weitergeben sollen?“  

Die kurze Antwort lautet: Es gibt hierfür keine „One-size-fits-all“-Lösung und Sie müssen die aktuelle Nutzung analysieren und Ihr Team fragen, was für sie am besten funktioniert.

Wahrscheinlich werden Sie ein Trainingsprogramm entwickeln müssen, um das Problem zu lösen, aber manchmal fehlen dafür schlicht Zeit und Ressourcen. Dann müssen Sie vielleicht Ihren Stolz herunterschlucken und die Option wählen, die für das Team am wenigsten Reibung und Unruhe verursacht – auch wenn das nicht Ihre Wunschlösung ist (und das ist völlig in Ordnung). 

Wenn Ihr Team mit einem Prozess kämpft, ist das ein Zeichen dafür, dass Sie die Abläufe wo immer möglich überdenken und vereinfachen sollten, damit alle ihre Arbeit erledigen können. Wenn es um kreative Arbeitsprozesse und den Einsatz von Team-Kollaborationstools geht, gilt zu bedenken: Nicht jeder ist so prozess- und detailverliebt wie die meisten Projektmanager. Behalten Sie das bei Ihrer Entscheidungsfindung im Hinterkopf! 

5. Definieren Sie, was „dringend“ bedeutet

Ich habe in Unternehmen gearbeitet, in denen sich alles wie ein dringender Notfall angefühlt hat. „Dringend“ bedeutete „lass sofort alles stehen und liegen, weil ich das schon gestern gebraucht hätte“. Chaos war die Folge, und alle waren ständig ausgebrannt und hetzten, um das Projekt rechtzeitig abzuschließen. In anderen Unternehmen bedeutet „dringend“ vielleicht „Ich brauche das bis Ende der Woche“. 

Meiner Erfahrung nach legt die Unternehmenskultur fest, wie Dringlichkeit definiert wird. Wenn sich alles dringend anfühlt, ist es schwer zu wissen, was zuerst erledigt werden muss. Priorisierung ist eine der wichtigsten Projektmanagement-Fähigkeiten, und es gibt verschiedene Methoden, mit denen Sie herausfinden können, was wirklich dringend ist. 

Wenn Sie es mit Dringlichkeit zu tun haben und mehrere Projektaufgaben erledigt werden müssen, können Sie sich an diesen Methoden orientieren:

1. Verwenden Sie die Eisenhower-Matrix, um festzustellen, was dringend und wichtig ist. Alle Aufgaben werden auf einer Matrix angeordnet, um die Priorität in den folgenden Kategorien zu bestimmen:
   1. Dringend + Wichtig (höchste Priorität)
   2. Dringend + Nicht wichtig
   3. Nicht dringend + Wichtig
   4. Nicht dringend + Nicht wichtig (niedrigste Priorität) 
2. Wenn das Gefühl der Dringlichkeit intern aufkommt, bitten Sie die Unternehmensleitung, zu definieren (oder neu zu definieren), was „dringend“ heißt. Muss die Aufgabe in Minuten, Stunden, Tagen oder Monaten abgeschlossen sein? 
3. Bitten Sie die wichtigsten Stakeholder, ihre Prioritätenliste zu präzisieren, und führen Sie ein klärendes Gespräch darüber, was auf Basis des vorher vereinbarten Umfangs und der aktuellen Ressourcen machbar und realistisch ist.

6. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt und beziehen Sie die richtigen Personen ein

Idealerweise haben Sie bereits eine Projekt-Kommunikationsplan-Vorlage erstellt, die als Leitfaden für eine klare Kommunikation dient. Ihre Projekte werden reibungsloser verlaufen, wenn Sie nur mit den Personen kommunizieren, die auch tatsächlich involviert sein müssen.

Wenn es eine lange Liste externer Stakeholder gibt, bestimmen Sie eine einzelne Kontaktperson auf Kundenseite, die für die Weiterleitung von Projektkommunikation und Anfragen an die richtigen Personen zuständig ist. 

Hier finden Sie einige Tipps dazu, wie Sie Projektkommunikation zur richtigen Zeit an die richtigen Personen senden: 

• Statt das Team bei jeder Kleinigkeit während des Tages mit Updates zu überhäufen, ist es oft sinnvoller, am Ende des Tages eine kurze Zusammenfassung zu posten und so die Posteingänge nicht den ganzen Tag mit Benachrichtigungen zu füllen.
• Statt das Team eine komplette Kundenfeedback-Besprechung nachhören zu lassen, an der sie gar nicht teilgenommen haben, weisen Sie auf die Zeitpunkte in der Meeting-Aufzeichnung oder im Protokoll hin, die relevant sind, und markieren Sie Ihre Teammitglieder entsprechend. Ihr Entwicklungsteam muss möglicherweise nicht die gleichen Abschnitte hören wie das Kreativteam. Wenn Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, die betreffenden Stellen zu notieren, erleichtern Sie den Arbeitstag aller Beteiligten und sparen Zeit beim Meeting-Review.  
• Verschicken Sie keine E-Mails (oder Nachrichten über andere Chat-Apps oder Kommunikationskanäle) am späten Freitagnachmittag und erwarten Sie keine Antwort noch am selben Tag. Denken Sie an Ihr Team und die Stakeholder und versenden Sie Ihre Nachrichten mit Bedacht zu Zeiten, in denen sie größere Chancen haben, gesehen und positiv aufgenommen zu werden.

7. Wenn es nächste Schritte gibt, halten Sie sie fest

Das Dokumentieren der nächsten Schritte und Maßnahmen und die Bereitstellung dieser Informationen an zentraler Stelle ist entscheidend für die Gesundheit und den Zeitplan Ihres Projekts. Lassen Sie diese Informationen nicht ausschließlich in Ihren Gedanken oder privaten Notizen. Als Projektmanager gehört es zu Ihren Aufgaben, Maßnahmenpunkte durch Notizen festzuhalten und Ihr Team rechtzeitig über neue Aufgaben zu informieren. 

Stellen Sie sicher, dass Maßnahmenpunkte nicht zur freien Interpretation stehen. Aufgaben sollten klar und direkt formuliert und eindeutig der richtigen Person im Team zugeordnet sein, damit niemand rätseln muss, was zu tun ist oder wann eine Frist läuft. Diese Aufgaben sollten im Projektmanagement-Tool als Aufgabe hinterlegt und dem richtigen Teammitglied zugewiesen werden, das für die Erledigung verantwortlich ist. 

Wenn Aktionspunkte nicht klar notiert und an die entsprechenden Teammitglieder weitergegeben werden, kann dein Projektzeitplan aus dem Gleichgewicht geraten, was sich wiederum negativ auf dein Budget auswirken kann.

Halte dein Team auf Kurs, indem du Aufgaben aus regelmäßigen Meetings, Check-ins, Telefonaten und anderen Kommunikationen so schnell wie möglich zuweist, immer eine Deadline angibst und jedwedes Rätselraten, das in deinem Team aufkommen könnte, minimierst.  

8. Standardisiere und verwende Vorlagen für deine Kommunikation, wo immer möglich

Wenn du feststellst, dass du regelmäßig die gleichen Arten von Nachrichten verschickst, erstelle Vorlagen für die verschiedenen Kommunikationstypen und achte darauf, dass sie der professionellen E-Mail-Etikette entsprechen. So sind sie sofort einsatzbereit, wenn du Nachrichten und E-Mails an Teammitglieder sendest. 

Hier sind einige Beispiele für Projektereignisse, bei denen es sinnvoll sein kann, häufig verschickte Kommunikationen für ein Projekt zu standardisieren und als Vorlage zu erstellen: 

• Details zu Besprechungseinladungen: Speicher dir eine Textdatei ab, die die üblichen Abschnitte für Besprechungseinladungen enthält und sich leicht kopieren und einfügen lässt. Ich empfehle dringend, die Bereiche Besprechungszweck, gewünschtes Ergebnis und Ressourcen immer einzuschließen.
• Interne und externe Projekt-Statusupdates: Formatiere Teamkommunikation und Statusupdates so, dass die wichtigsten Informationen für dein Team herausgehoben werden. 
• Besprechungszusammenfassungen: Diese könnten etwa die Abschnitte Datum und Uhrzeit der Besprechung, Teilnehmer, Link zur Aufzeichnung und Abschrift, einen Zusammenfassungsbereich und Abschnitt für nächste Schritte beinhalten.  
• Anfragen zu Aktionspunkten: Nutze eine Vorlage für Aufgabenanfragen, die du an Kunden per E-Mail schickst. Das kann den Beauftragten, die Aufgabe und das Fälligkeitsdatum enthalten – mit einer Formatierung, die sich leicht in den E-Mail-Text kopieren lässt, ohne dass du sie nachbearbeiten musst.  
• Onboarding von Kunden oder Teammitgliedern: Höchstwahrscheinlich werden Kunden und Teammitglieder immer auf ähnliche Weise begrüßt, wenn neue Projekte starten oder Teammitglieder beginnen.  
• Projektvorlagen: Erfinde das Rad nicht jedes Mal neu, wenn du ein neues Projekt in deinem Projektmanagement-System anlegst. Erstelle besser eine Projektvorlage für dich und dein Team. 
• Aufgabeninformationen: Denkbare Abschnitte hier wären Vorgabenspezifikationen, Prozesse, Hintergrundinformationen und verlinkte Ressourcen.

Author's Tip

Asana ist mein bevorzugtes Tool für Statusupdates. Erfahre, wie ich Statusupdates in Asana erstelle.

9. Sei konsistent

Es klingt vielleicht wie ein Klischee – aber Beständigkeit ist wirklich entscheidend. Wenn du deine Kommunikationsmethoden ständig änderst und inkonsistent bist, werden dein Team und deine Kunden das merken – und das kommt nicht gut an. 

Es ist wichtig, dass du Projektkommunikation in einem ähnlichen Rhythmus, mit durchgängigem Aufbau und über die gleichen Kanäle versendest. Deine Teammitglieder und Kunden werden das wahrnehmen und wissen dann genau, wo sie welche Informationen von dir finden und worauf sie sich beim Arbeiten mit dir einstellen können. 

Du wirst wahrscheinlich viele Male im Verlauf eines Projekts mit Kunden und Teammitgliedern kommunizieren. Überdenke die Kontaktpunkte mit allen Beteiligten und prüfe, ob und wie du deine Kommunikation verbessern und über das ganze Projekt hinweg konsistenter machen kannst.

Stehen Aktionspunkte in deinen E-Mails an Kunden immer unten, fett dargestellt oder farblich hervorgehoben? Legst du Besprechungsnotizen für das interne Team immer am gleichen Ort ab und nutzt du dabei jedes Mal die gleiche Formatierung? 

Die Antworten auf diese Fragen hängen von den Vorlieben deines Teams und deiner Kunden ab – und manchmal musst du deine Kommunikationswege im Projektverlauf anpassen. Falls du größere Änderungen im Umgang mit der Projektkommunikation vornimmst, informiere immer alle Beteiligten rechtzeitig, damit sie wissen, was sie erwartet. 

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