5 Schritte, um Grenzen am Arbeitsplatz für Projektmanager im Jahr 2026 zu setzen
Es war einmal.
Im Jahr 2002, als Remote-Arbeit noch nicht wirklich akzeptiert war, hatte ich einen Remote-Job. Es klang wie ein Traum – bezahlt werden, ohne das eigene Apartment verlassen zu müssen, den Tagesablauf und die Arbeitszeiten selbst bestimmen, was schlussendlich bedeutete: „Ich arbeite, wann immer ich gerade nichts anderes tue.“
Es dauerte nicht lange, bis ich diesen Job kündigte – ich war emotional und körperlich erschöpft, und meine Familie, die mich um 18 Uhr immer noch im Schlafanzug vom Vorabend arbeiten sah, sagte mir, dass sich etwas ändern müsse.
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Schnitt ins Jahr 2009. Ich arbeite nun Vollzeit für ein Unternehmen in der Bankenbranche, die für ihren Geschlechterunterschied bekannt ist. Es war ziemlich einschüchternd, als Frau in einer reinen Männerabteilung zu arbeiten. Ich versuchte, mir Verbündete zu suchen, von denen ich wusste, dass sie sich in Meetings, zu denen ich nicht eingeladen war, für mich einsetzen würden.
Eine sehr einprägsame Erinnerung ist ein SMS-Austausch mit einem dieser Verbündeten, bei dem ich versuchte, ihm klarzumachen, dass er eine Verlobte hatte und mir keine anzüglichen und offensiv belästigenden Nachrichten mehr senden sollte – was er trotzdem weiter tat… während ich am Softballspiel meiner Tochter war.
Ein weiterer Sprung ins Jahr 2016. Ich bin jetzt älter und weiser, arbeite als Projektmanagerin in einer Agentur, die mich erneut von zu Hause arbeiten ließ. Diesmal wusste ich, dass ich feste Arbeitszeiten einhalten und mich jeden Tag anziehen muss.
Aber der Job war extrem fordernd, und ich arbeitete mehr als 12 Stunden am Tag, um Schritt zu halten. Dabei hielt ich auch meine Kollegen dazu an, mehr als 12 Stunden täglich zu arbeiten. Ich sagte der Geschäftsleitung, dass ich zu viele Projekte auf dem Tisch hätte – ich kannte meine Grenzen (oder dachte es zumindest). Kurz darauf wurde ich entlassen.
Was haben all diese Geschichten gemeinsam? Einen völligen Mangel an Grenzen im Arbeitsleben.
Diese Dinge können jedem passieren, aber meiner Erfahrung nach passiert es Projektmanager:innen viel häufiger – der Natur unserer Arbeit wegen, bei der wir oft denken, andere zufriedenstellen zu müssen, damit unsere Projekte vorankommen. Lasst uns aus meinen Fehlern lernen und darüber sprechen, wie digitale Projektmanager:innen gesunde Grenzen im Arbeitsleben setzen können.
Was sind Arbeits-Grenzen?
Grenzen sind wichtig, um unser emotionales Wohlbefinden zu sichern. Ohne sie leiden unsere mentale Gesundheit und unser allgemeines Wohlbefinden. Wie PsychCentral sagt: „Ohne Grenzen ist es schwer, Selbstwahrnehmung und Unabhängigkeit zu entwickeln.“
Selbst wenn wir wissen, was gesunde persönliche Grenzen sind, wissen viele von uns nicht, wo wir sie im Arbeitsleben ziehen sollen – gerade wenn es schwierig ist, mit Machtstrukturen umzugehen. Und obwohl wir oft spüren, dass eine Grenze überschritten wurde, wissen wir nicht immer, wie wir professionell dagegenhalten sollen.
Wenn du dir jedoch eine Arbeits-Grenze setzt, schenkst du dir selbst Voraussicht. Dein zukünftiges Ich, das vielleicht an einem bestimmten Tag früher gehen muss als die Kollegen, wird froh sein, dass du rechtzeitig Grenzen gesetzt hast.
Dann musst du deine Kollegen nur noch an diese Grenze erinnern, anstatt währenddessen erst erklären zu müssen, warum sie notwendig ist.
Warum solltest du am Arbeitsplatz Grenzen setzen?
Jede:r hat Dinge, die für das eigene Arbeitswohlbefinden unerlässlich sind. Das können beispielsweise sein:
- Ihnen ist Zeit mit der Familie wichtig
- Sie nehmen jede Woche an einem Yoga- oder Weiterbildungskurs teil
- Sie waren schon einmal ausgebrannt und kennen deshalb ihre Grenzen
- Sie haben starke persönliche oder religiöse Überzeugungen
- Sie möchten nicht mehr Verantwortung oder Arbeit übernehmen, als sie bezahlt bekommen (oder gut bewältigen können)
Um unsere mentale Gesundheit zu schützen, müssen wir klare Grenzen bei unseren Kolleg:innen und Vorgesetzten in Bezug auf diese Dinge ziehen. Ich weiß aus eigener Erfahrung, wie unglücklich es am Arbeitsplatz machen kann, wenn man keine gesunden Grenzen setzt.
5 Arten von Grenzen
Es gibt mindestens 5 Arten von Arbeits-Grenzen, die wir alle haben – oder haben sollten.
Früher habe ich genau diese Grenzen nicht gesetzt oder nicht eingehalten:
- Persönliche Grenzen: meine Arbeits- und mein Privatleben voneinander trennen, nach Feierabend nicht mehr kontaktiert werden.
- Sicherheitsgrenzen: die Möglichkeit, mich zu äußern, wenn ich wusste, dass etwas wirklich falsch läuft und potenziell unsicher ist.
- Wohlfühl- oder emotionale Grenzen: meine Grenzen kennen, sie dem Management mitteilen und sie einhalten.
Andere Grenzen, die Sie setzen könnten, sind:
- Zeitliche Grenzen: feste Anfangs- und Endzeiten für Arbeitstage oder Zeiten, in denen Sie wissen, dass Sie nicht arbeiten können.
- Werte-Grenzen: nicht an Projekten zu arbeiten, die unseren eigenen Werten widersprechen, oder sich nicht an Aktivitäten zu beteiligen, die wir als schädlich empfinden.
Wie Sie gesunde Grenzen am Arbeitsplatz setzen: 5 Schritte
1. Definieren
Der erste Schritt, um gesunde Arbeitsgrenzen zu setzen, ist es, zu wissen, was diese sind. Denken Sie über jeden dieser Grenztypen nach und überlegen Sie sich, was Sie für sich selbst zulassen und was nicht. Schreiben Sie alles auf, wenn es hilft – manche Menschen müssen die Dinge schwarz auf weiß vor sich sehen oder sie gelegentlich als Erinnerung konsultieren.
Wenn Sie Ihre Arbeitsgrenzen definieren, sollten Sie sich bewusst sein, dass manche Grenzen, die Sie setzen wollen, vielleicht nicht realistisch sind. Zum Beispiel, wenn ich einmal im Monat ein Wochenende Bereitschaft habe, kann ich keine Grenze setzen, dass ich aus keinem Grund nach Feierabend per Telefon kontaktiert werden darf. Wenn Ihr Job etwas verlangt, das außerhalb Ihrer Grenzen liegt, ist es vielleicht nicht der richtige Job für Sie.
Beachten Sie, dass dies eine Übung ist, die Sie regelmäßig wiederholen sollten. Unser Privatleben verändert sich, unsere zuvor gesunde Work-Life-Balance gerät aus dem Gleichgewicht und unsere mentalen Grenzen können sich verschärfen, je nachdem, was das Leben manchmal bereithält.
Ihre Liste mit Arbeitsgrenzen zu überprüfen und sie neu anzupassen, zu erweitern oder zu reduzieren, ist ein wichtiger Weg, um Burnout zu vermindern.
2. Kommunizieren
Nachdem Sie Ihre Grenzen festgelegt haben, müssen Sie überlegen, wann und wie Sie diese anderen mitteilen. Manche Ihrer Grenzen müssen Sie erst dann kommunizieren, wenn sie bedroht werden, etwa Sicherheits- oder Wohlfühlgrenzen.
Andere sollten frühzeitig geklärt werden – etwa: „Ich muss jeden Donnerstag spätestens um 16:30 Uhr Feierabend machen“ oder „Ich arbeite nicht an Webseiten, die Gewalt fördern.“ Seien Sie offen und informieren Sie Ihren Vorgesetzten und alle anderen im Team über die Grenzen, die sie betreffen könnten.
Sie könnten zum Beispiel sagen: „Ich wollte Ihnen mitteilen, dass ich mittwochs von 11 bis 12 Uhr einen festen Termin außerhalb der Arbeit habe. Ich sage Ihnen das jetzt, damit Sie bei Bedarf rechtzeitig planen können.“
Schwieriger zu kommunizierende (und ehrlich gesagt auch zu definierende) Grenzen sind die, die nicht so klar messbar sind. Besonders, wenn es um ein realistisches Arbeitspensum geht.
Als ich damals in der Agentur war, die mich letztlich entließ, konnte ich nicht ausreichend deutlich machen, dass ich zu viel zu tun hatte, weil ich die Anzahl der Projekte managte, die sie für angemessen hielten.
Ganz abgesehen davon, dass Projekte nicht immer gleich groß sind und die Anzahl kein sinnvolles Maß für die Arbeitsbelastung ist. Aber eine kontinuierliche Kommunikation darüber – zum Beispiel mit dem Hinweis an den Chef, dass Sie bei Ihren Einzelgesprächen teils über das aktuelle Arbeitspensum sprechen möchten – ermöglicht es Ihnen und Ihrem Chef, sich frühzeitig auf mögliche Probleme vorzubereiten.
Wenn Sie die Grenze nicht absolut formulieren können, teilen Sie zumindest mit, dass Sie Ihre Belastungsgrenze kennen und Bescheid sagen, wenn Sie sie erreichen.
3. Durchsetzen
Das ist der schwierigste Teil und der, der mir schon öfter Probleme bereitet hat. Es ist gut, Grenzen zu haben, und sie zu kommunizieren ist wichtig, aber es ist schwer, andere konsequent darauf festzulegen. Projektmanager kümmern sich häufig zuerst darum, dass das Team alles hat, bevor sie an die eigenen Bedürfnisse denken.
Wir möchten auch Vertrauen erhalten, da wir hart dafür arbeiten. Grenzen durchzusetzen ist meistens – im besten Fall – unangenehm. Das Durchsetzen von Grenzen beruht vor allem auf den ersten beiden Schritten: definieren und kommunizieren. Wenn Sie sie nicht definiert haben, spüren Sie vielleicht, dass etwas nicht stimmt, können aber nicht sagen, warum.
Wenn Sie sie nicht kommuniziert haben, werden sie schwer durchzusetzen sein – die Person weiß ja nicht, dass sie eine Grenze überschritten hat, wenn sie diese nicht kennt. (Abgesehen von der Person, die mir unangemessene SMS geschickt hat – da war sofort klar, dass eine Grenze überschritten wurde.)
Grenzen selbstbewusst durchzusetzen, kann zu den herausforderndsten Teilen Ihres Jobs gehören. Aber gerade darin liegt der Schutz vor Burnout und der Erhalt Ihrer geistigen (und manchmal auch körperlichen) Gesundheit.
Der Schlüssel zum Durchsetzen von Grenzen ist, sie klar und selbstbewusst, aber ohne starke Emotionen zu wiederholen – und zu verstehen, dass nicht Sie, sondern die Person, die wissentlich Ihre Grenze überschreitet, im Unrecht ist.
Sie können – wie wir Projektmanager es oft tun – auch ein anderes Angebot machen: „Ich kann heute nicht länger bleiben, aber ich kann morgen eine Stunde dafür einplanen.“ Aber Sie müssen das nicht tun.
4. Überprüfen
Einige Grenzen „laufen“ mit der Zeit ab. Wenn Sie zum Beispiel eine Verpflichtung in der Kinderbetreuung haben, dann ändert sich Ihre Grenze vielleicht, wenn Ihr Kind älter wird und keinen Fahrdienst zur Kita mehr benötigt.
Manche Grenzen können sich lockern, wie etwa „ich übernehme gleichzeitig nur 3 Projekte“ – mit mehr Erfahrung könnten Sie feststellen, dass Sie mehr Aufgaben übernehmen können. Schauen Sie sich die Liste, die Sie erstellt haben, von Zeit zu Zeit an und überlegen Sie, ob sich etwas ändern sollte.
Außerdem sollten Sie Grenzen überdenken, bei denen es oft Widerstand gibt: Ist diese Grenze realistisch, oder haben Sie sie nicht so erklärt, dass andere sie respektieren können?
5. Reflektieren
Manchmal senden wir gemischte Signale, was unsere Grenzen angeht. Vielleicht haben Sie mit Ihrem Team vereinbart, dass Sie nach Feierabend keine Mails beantworten, antworten dann aber trotzdem nach Feierabend auf E-Mails. Oder Sie haben Ihrem Chef gesagt, dass Sie zu viele Projekte haben, übernehmen dann aber doch freiwillig etwas Neues.
Wenn Sie Ihre eigenen Grenzen nicht respektieren, werden andere das höchstwahrscheinlich auch nicht tun. Werfen Sie also einen kritischen Blick auf Ihre Liste und fragen Sie sich selbst – überschreiten Sie Ihre eigenen Grenzen?
Wenn ja, fragen Sie sich warum. Brauchen Sie diese Grenze vielleicht gar nicht mehr? Ist sie vielleicht unrealistisch oder nicht hilfreich? Haben Sie die nötigen Werkzeuge, um selbstbewusst Nein zu sagen?
Nehmen Sie dieses Feedback an, ziehen Sie Ihre Grenzen neu und erklären Sie anderen, was sich geändert hat (oder nicht geändert hat) und warum Sie in Zukunft vielleicht anders handeln werden. Und wenn Sie Hilfe brauchen, um Nein sagen zu lernen, finden Sie hier einige großartige Ressourcen zur Unterstützung.
Beispiele für Grenzen am Arbeitsplatz
Hier sind einige Beispiele für Grenzen, die Sie selbst am Arbeitsplatz setzen können oder die andere in Ihrem Umfeld setzen und die Sie respektieren sollten – einschließlich Formulierungen zur Setzung dieser Grenzen:
| Grenze | Beispiele |
|---|---|
| Nicht mehr Arbeit übernehmen, als man sich zutraut | „Ich habe bereits andere Projekte, für die ich verantwortlich bin, und zusätzliche Aufgaben würden alle meine Projekte gefährden.“ „Ich kann das übernehmen, aber erst, wenn Projekt x abgeschlossen ist.“ |
| Zu bestimmten Zeiten oder an bestimmten Tagen anfangen oder aufhören zu arbeiten, oder situative Zeitbeschränkungen | „Ich kann an Meetings vor 10 Uhr morgens nicht teilnehmen.“ „Ich muss diesen Freitag wegen einer privaten Verpflichtung früher gehen.“ |
| Nicht an Arbeitsveranstaltungen teilnehmen, bei denen Alkohol ausgeschenkt wird – aus religiösen oder privaten Gründen | „Ich kann diesen Freitag nicht zum Feierabendtreff kommen.“ „Ich muss in den nächsten vier Wochen vor Sonnenuntergang gehen.“ |
| Das Büro oder den Arbeitsplatz einer Person erst betreten, wenn man eingeladen wird | „Ich muss mich konzentrieren, also bitte klopfen und warten, bis ich ‚Herein‘ sage.“ „Ich hänge ein Schild an meinen Schreibtisch – ‚Verfügbar‘ oder ‚Nicht verfügbar‘ –, damit ihr wisst, ob ich reden kann oder nicht.“ |
| Spenden für Charity-Aktionen des Arbeitgebers ablehnen (Zeit oder Geld) | „Das kann ich momentan nicht leisten.“ „Diese Aktivität fühlt sich für mich nicht richtig an.“ |
| Nicht telefonisch kontaktiert werden wollen | „Bitte nutzt meine Handynummer nur für dringende SMS, sonst schreibt mir eine E-Mail.“ „Meine Handynummer ist nur für Familie reserviert. Bitte schreibt mir eine Slack-Nachricht – die erhalte ich direkt auf das Handy und lese sie sofort.“ |
| Nur unter dem vollen Vornamen oder einem bestimmten Spitznamen angesprochen werden | „Ich weiß, dass viele meinen Namen abkürzen wollen, aber bitte sprecht mich als Patrice an.“ „Ich werde Topher genannt, nicht Chris oder Christopher.“ |
| Respekt vor Privatsphäre und räumlichen Grenzen | „Ich bin kein Umarmungstyp, freue mich aber, Sie zu sehen.“ „Ich bin jemand, der sich mit körperlichem Kontakt unwohl fühlt.“ |
| Angaben zu eigenen Social-Media-Accounts ablehnen | „Mein Twitter-Feed ist sehr persönlich, deshalb möchte ich ihn nicht in meiner Bio genannt haben.“ „Mein Facebook ist privat, daher kann ich nicht helfen, unsere Socials dort zu pushen.“ |
Achten Sie darauf, die Grenzen anderer zu respektieren
Den Grenzen anderer Respekt zu zollen ist fast genauso wichtig wie die eigenen zu setzen. Wenn jemand klar macht, was er oder sie tun wird oder nicht tun wird, ist es Ihre Aufgabe, das als mitmenschlich gutes Verhalten zu respektieren.
Wenn Sie es versucht haben, aber es nicht können, ist es Zeit für ein Gespräch mit dieser Person darüber, wie eine Grenze gezogen werden kann, die für Sie beide Sinn ergibt.
Denken Sie daran: Grenzen sind ein gesundes Geschenk an sich selbst
Es kann manchmal unangenehm sein, eigene Grenzen zu ziehen und zu verteidigen, aber letztlich enttäuschen Sie sich damit am meisten selbst.
Aber Sie würden nicht nur sich selbst enttäuschen: Brené Brown bringt es auf den Punkt: Klarheit ist Freundlichkeit. Unklarheit ist Unfreundlichkeit. Grenzen ermöglichen es Ihnen, freundlich zu sich selbst und zu anderen zu sein.
