10 Phasen der DAM-Software-Einführung, die ich aus erster Hand gelernt habe

1. Asset-Taxonomie-Struktur definieren

Die Definition der Asset-Taxonomie-Struktur bedeutet, die Arten von Dokumenten und Assets so zu organisieren, dass es für Ihr Team nachvollziehbar ist. Sie müssen eine klare, logische Hierarchie erstellen, der alle folgen können. Beteiligen Sie wichtige Stakeholder wie Inhaltsersteller, Marketing und IT, damit die Taxonomie die verschiedenen Geschäftsanforderungen erfüllt.

Überlegen Sie, wie Ihr Team nach Assets sucht und welche Kategorien dabei am sinnvollsten sind. Sie könnten zum Beispiel nach Projekt, Asset-Typ oder Datum organisieren. Dokumentieren Sie Ihre Entscheidungen und machen Sie die Taxonomie für Ihr Team zugänglich.

Befolgen Sie diese Tipps für eine gut strukturierte Taxonomie:

• Halten Sie es einfach: Benutzen Sie klare, beschreibende Namen für die Kategorien.
• Bleiben Sie konsistent: Halten Sie sich an eine Namenskonvention, die allgemein akzeptiert ist.
• Beteiligen Sie Ihr Team: Holen Sie das Feedback derjenigen ein, die das System täglich verwenden.

2. Metadatenstandards konfigurieren

Die Konfiguration von Metadatenstandards ist entscheidend, um Assets effektiv zu organisieren und wiederzufinden. Sie müssen festlegen, welche Metadatenfelder für Ihre Assets erforderlich sind, wie Titel, Beschreibung, Ersteller und Datum.

Beachten Sie Abhängigkeiten wie bestehende Benennungskonventionen und eine zukünftige Skalierbarkeit. Ein häufiger Fehler ist die Unterschätzung der Wichtigkeit von Metadaten, was zu uneinheitlichen Eingaben und Problemen bei der Suche führt. Um das zu vermeiden, legen Sie klare Richtlinien für die Eingabe der Metadaten fest und stellen Sie sicher, dass jeder seine Aufgabe kennt.

Hier eine kurze Checkliste, um Sie auf Kurs zu halten:

1. Wichtige Metadatenfelder identifizieren: Konzentrieren Sie sich darauf, welche Angaben Ihr Team benötigt, um Assets schnell zu finden.
2. Eingabemethoden standardisieren: Setzen Sie auf Dropdowns und kontrollierte Vokabulare für Konsistenz.
3. Ihr Team schulen: Stellen Sie sicher, dass alle wissen, wie sie Metadaten korrekt erfassen.

Lead Smarter in the Age of AI

Join the DPM community for access to exclusive content, practical templates, member-only events, and weekly leadership insights - it’s free to join.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Company

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Name*

First name Last name

Business email*

This field is hidden when viewing the form

Free Account Module

Bottom BarLanding PageFooterInlinePop UpSidebarSSO

LinkedIn profile

Seniority*

Select an optionExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

3. Benutzerzugriffsrechte anpassen

Nun müssen Sie festlegen, wer welche Dokumente ansehen, bearbeiten oder verwalten darf. Die Anpassung von Benutzerberechtigungen und Zugriffskontrollen ist ein zentrales Merkmal eines DAM-Systems, welches sicherstellt, dass die richtigen Personen die richtige Zugriffsstufe auf Ihre elektronischen Assets erhalten.

Wichtige Überlegungen sind sensible Informationen, die Sicherheit von Dokumenten und regulatorische Anforderungen. Sie sollten vermeiden, zu vielen Nutzern Zugriff zu gewähren, da so Sicherheitslücken entstehen oder Datenlecks auftreten können. Es ist besser, wenn Nutzer Zugriff anfordern müssen, als dass sie Zugriff auf Dinge erhalten, die sie nicht sehen sollten.

Typische Zugriffsstufen & Berechtigungen in DAM-Systemen sind:

4. Bestehende digitale Assets migrieren

Die Migration Ihrer aktuellen Dokumente in das neue System erfordert eine sorgfältige Planung. Stellen Sie sicher, dass die Ablagestrukturen, Archivierungsregeln und Aufbewahrungsfristen den regulatorischen Anforderungen entsprechen.

In dieser Phase geht es oft darum, papierbasierte Dokumente zu digitalisieren, um sie in durchsuchbare digitale Dateien umzuwandeln. Ziehen Sie Workflow-Automatisierungstools in Betracht, um die Migration zu beschleunigen, die Versionskonsistenz von Dokumenten zu wahren und Fehler zu minimieren.

Beachten Sie bei der Migration Ihrer digitalen Assets diese Dos und Don'ts:

• Do: Sichern Sie Ihre Assets, bevor Sie mit der Migration beginnen
• Do: Überprüfen Sie die Unversehrtheit der Dateien nach der Migration
• Don't: Überstürzen Sie den Implementierungsprozess nicht; nehmen Sie sich Zeit, um die Genauigkeit zu gewährleisten
• Don't: Vernachlässigen Sie Metadaten nicht; stellen Sie sicher, dass diese korrekt übertragen werden

5. Such- und Abruffunktionen testen

Das Testen von Such- und Abruffunktionen stellt sicher, dass Nutzer Dateien schnell finden können. Testen Sie mit Echtzeitabfragen, erweiterten Suchfiltern und verschiedenen Anwendungen und beziehen Sie verschiedene Abteilungen ein, um unterschiedliche Anwendungsfälle zu prüfen und die Benutzerfreundlichkeit zu bestätigen.

Eine häufige Herausforderung ist die Unterschätzung der Bedeutung unterschiedlicher Suchparameter, was zu einer schlechten Nutzererfahrung führen kann. Erstellen Sie deshalb eine Liste von Testfällen, die verschiedene Suchkriterien wie Schlagwörter, Metadaten und Dateitypen abdecken.

Befolgen Sie diese Best Practices für ein umfassendes Testing:

• Verwenden Sie reale Szenarien: Testen Sie Suchen auf Basis typischer Benutzeranfragen
• Beziehen Sie verschiedene Benutzer ein: Holen Sie Feedback von unterschiedlichen Rollen ein, um vielfältige Perspektiven abzudecken
• Dokumentieren Sie Probleme: Halten Sie alle Schwierigkeiten fest und arbeiten Sie gemeinsam mit der IT an deren Lösung

6. Anwender im Metadaten-Tagging schulen

Führen Sie umfassende Schulungen für die Teammitglieder zur richtigen Metadaten-Vergabe durch. Zeigen Sie, wie Metadaten Workflows, Automatisierung und Freigabeprozesse unterstützen, und geben Sie Beispiele aus der Praxis, Vorlagen und bewährte Verfahren des digitalen Content-Managements.

Berücksichtigen Sie die Komplexität der Metadatenfelder und das unterschiedliche Vorwissen der Nutzer im Bereich Tagging. Zu oft gehen Administratoren davon aus, dass Nutzer Metadaten intuitiv verstehen, was zu uneinheitlicher Kennzeichnung und Problemen bei der Wiederauffindbarkeit führen kann. Um dies zu vermeiden, geben Sie während der Schulung klare Richtlinien und Beispiele.

Das sollten Sie beim Metadaten-Training beachten – und was nicht:

• Do: Erklären Sie Zweck und Nutzen der Metadaten-Vergabe
• Do: Verwenden Sie praktische Beispiele, um korrektes Tagging zu demonstrieren
• Don't: Überfordern Sie die Nutzer nicht mit zu viel technischem Fachjargon
• Don't: Überspringen Sie die Schulung nicht; auch erfahrene Anwender benötigen Auffrischung

7. Versionskontrolle implementieren

Die Einführung einer Versionskontrolle ermöglicht es Teammitgliedern, Änderungen nachzuverfolgen, verschiedene Dokumentenversionen zu verwalten und einen klaren Lebenszyklus elektronischer Dokumente sicherzustellen. Achten Sie darauf, dass alle Aktualisierungen in den Prüfprotokollen erfasst werden – das unterstützt die Einhaltung von Compliance- und regulatorischen Vorgaben.

Fügen Sie eine elektronische Signaturfunktion hinzu, um Freigabeprozesse zu vereinfachen und Verwechslungen zwischen neuen und aktuellen Dokumenten zu vermeiden.

Für eine reibungslose Einführung folgen Sie diesen Best Practices:

• Versionen eindeutig kennzeichnen: Verwenden Sie einheitliche Benennungen zur einfachen Identifikation
• Zugriff einschränken: Nur autorisierten Nutzern das Anlegen neuer Versionen erlauben, um unnötige Dubletten zu vermeiden
• Regelmäßig Versionen prüfen: Veraltete Versionen regelmäßig bereinigen, um die Effizienz zu erhalten

8. Integration mit bestehenden Systemen

Integrieren Sie Ihr DAM mit ERP-, CRM-, Microsoft-Tools oder anderen cloudbasierten und lokalen Systemen. Integrationen von DAM-Lösungen verbessern die Workflow-Automatisierung und machen Prozessabläufe in den Geschäftsprozessen effizienter.

Die Anbindung an Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder Dokumentenmanagementlösungen kann Funktionalitäten wie Dokumentfreigabe, Dokumentenabruf und Datensicherheit erweitern.

Berücksichtigen Sie Datenformate, API-Verfügbarkeit und mögliche Integrationskosten. Unterschätzen Sie nicht die Komplexität der Integration, da dies zu Verzögerungen oder Inkonsistenzen bei Daten führen kann.

Wenn Sie Ihr DAM mit anderen Systemen integrieren, beachten Sie Folgendes:

• Do: Priorisieren Sie Integrationen, die den größten Wert für die Arbeitsabläufe Ihres Teams bieten
• Do: Testen Sie Integrationen vor dem Livebetrieb gründlich, um frühzeitig Probleme zu erkennen
• Don't: Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung von Integrationen digitaler Asset-Management-Systeme; sie können die Produktivität deutlich verbessern
• Don't: Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Systeme reibungslos integrierbar sind, ohne sie vorher zu evaluieren

9. Überwachen Sie die Nutzungsanalysen von Assets

Legen Sie Metriken fest, um die Effektivität Ihres Systems zu messen – etwa durch Echtzeitnutzung, Freigabeprozesse und Änderungsverfolgung. Überwachen Sie Audit-Trails, Dokumentensicherheit und die Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien.

Überlegen Sie, welche Kennzahlen für Ihr Team am wichtigsten sind und wie häufig Sie die Daten auswerten sollten. Ignorieren Sie Analysen nicht, da sonst Optimierungspotenziale unentdeckt bleiben. Legen Sie stattdessen einen festen Zeitplan für die Überprüfung und Besprechung von Analysen mit Ihrem Team fest.

Nutzen Sie die Analysetools Ihres DAM optimal mit diesen Best Practices:

• Kennzahlen identifizieren: Konzentrieren Sie sich auf Daten, die zu Ihren Unternehmenszielen passen
• Analytics regelmäßig überprüfen: Kontrollieren Sie die Nutzungsmuster und Trends routinemäßig
• Nutzen Sie Erkenntnisse: Nutzen Sie die Daten, um fundierte Entscheidungen im Asset-Management zu treffen

10. Optimieren Sie Speicher- und Backup-Lösungen

Überprüfen Sie Ihre Strategien zur Dokumentenspeicherung. Ziehen Sie cloudbasierte Optionen für Skalierbarkeit und On-Premise für vertrauliche Informationen in Betracht. Integrieren Sie Sicherheitsfunktionen, Sicherheitsmaßnahmen und Datensicherheitsprotokolle, um Ihre Assets zu schützen.

Beziehen Sie die Archivierung für langfristige digitale und Papierdokumente ein und halten Sie regulatorische Vorschriften gemäß den Standards von Dokumentenmanagement-Software ein. Durch sorgfältige Planung Ihrer Speicher- und Backup-Strategien stellen Sie Datenintegrität und Zugänglichkeit sicher.

Beachten Sie diese Best Practices bei der Verwaltung von Speicher und Backups:

• Assets stufen: Speichern Sie häufig genutzte Dateien im Schnellzugriff und archivieren Sie ältere Assets.
• Backups automatisieren: Planen Sie regelmäßige, automatische Backups und testen Sie Wiederherstellungen oft.
• Richtlinien dokumentieren: Halten Sie Speicher- und Backup-Regeln schriftlich fest, damit alle informiert sind.
• Nutzung überwachen: Beobachten Sie den Speicherverbrauch, um unerwartete Kosten oder Verlangsamungen zu vermeiden.
• Zugriffe prüfen: Begrenzen Sie, wer Dateien löschen oder verschieben darf, um versehentlichen Verlust zu verhindern.

Top DAM-Software zum Ausprobieren

Hier ist meine Shortlist der besten DAM-Softwarelösungen:

1. 1. Adobe Experience Manager — Am besten für cloudnative Content-Publikation
2. 2. MediaValet — Am besten für KI-gesteuerte Suche & Zusammenarbeit
3. 3. Air — Am besten geeignet für KI-gestützte Asset-Organisation
4. 4. Bynder — Am besten geeignet für unternehmensweite Marken-Konsistenz
5. 5. Acquia DAM (Widen) — Am besten für Konfiguration und Anpassung
6. 6. Filecamp — Am besten für individuelles Branding geeignet
7. 7. Stockpress — Am besten für die rollenbasierte Teamzusammenarbeit
8. 8. Scaleflex — Am besten für die MACH-Zertifizierung geeignet
9. 9. Tagbox.io — Am besten für KI-gestützte visuelle Suche
10. 10. Pics.io — Am besten geeignet für den Mittelstand, der unbegrenzten Speicherplatz möchte

Best Practices für eine erfolgreiche Implementierung von DAM-Software

Widerstand gegen Veränderungen, Probleme bei der Datenmigration und Verzögerungen im Zeitplan sind häufige Herausforderungen während der Implementierung und können verhindern, dass Sie alle Vorteile der DAM-Software ausschöpfen.

Hier ist eine Tabelle, die gängige Fehler oder Fehltritte zusammenfasst und Best Practices, die stattdessen befolgt werden sollten:

Was kommt als Nächstes?

Ein entscheidender Teil einer erfolgreichen DAM-Einführung ist die Integration mit den Software-Tools, die Ihr Unternehmen nutzt. Details dazu, was Sie integrieren sollten und wie, finden Sie in unserem Leitfaden zu DAM-Integrationen.