Ein 3-Schritte-Prozess für Change Management für Projektmanager
Es mag ein Klischee sein, aber es stimmt: Die einzige Konstante im Leben ist der Wandel. Richtig? Wenn Sie ein Digitalprojektmanager sind (oder einer werden möchten), wissen Sie wahrscheinlich nur zu gut, wie wichtig es ist, einen effektiven Change-Management-Prozess zu haben.
Als freiberufliche Projektmanagerin und Beraterin im Projektmanagement helfe ich Teams und Digitalagenturen täglich dabei, Change-Management-Praktiken einzuführen. Ich weiß, wie wichtig gutes organisatorisches Change-Management ist und welchen Einfluss es sowohl auf die Teamleistung als auch auf die Unternehmenskultur haben kann.
Deshalb freue ich mich, einige Tipps mit Ihnen zu teilen und Ihnen zu zeigen, wie Sie selbst zum Veränderungsagenten in Ihrem Unternehmen oder Projektteam werden können.
Kostenlos freischalten
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag zu Ende zu lesen und Teil einer Community zukunftsorientierter Führungskräfte zu werden, die Tools, Leitfäden und Insights für den Erfolg im Zeitalter der KI freischaltet.
Have an account? Log In
Was ist Change Management?
Fangen wir ganz von vorne an und stellen wir sicher, dass wir alle die gleiche Vorstellung davon haben, was Change Management überhaupt ist. In den Welten des Projekt- und Change-Managements gibt es mehr als eine Definition – und es gibt viele gute Informationen, aus denen wir schöpfen können, um effektives Change Management zu gestalten.
Das Project Management Institute sagt: „Change Management ist die organisierte, systematische Anwendung von Wissen, Tools und Ressourcen des Wandels, die Organisationen einen Schlüsselprozess an die Hand gibt, um ihre Geschäftsstrategie zu erreichen.“
Sie erläutern weiter, dass Change Management der systematische Ansatz ist, um mit Veränderungen umzugehen – sowohl aus Sicht der Organisation als auch der Einzelperson. Sie geben außerdem an, dass Change Management ein etwas mehrdeutiger Begriff ist.
Es gibt mindestens drei verschiedene Aspekte: sich an Veränderungen anpassen, Veränderungen steuern und Veränderungen bewirken. Es ist wichtig zu verstehen, dass ein proaktiver Ansatz im Umgang mit Veränderungen im Kern aller drei Aspekte liegt. In den nächsten Abschnitten werden wir Möglichkeiten betrachten, wie man Veränderungen proaktiv begegnen kann.
Eine weitere Definition stammt von PROSCI, der Organisation, die Change-Management-Profis zertifiziert. Sie definieren Change Management so: Change Management ist ein unterstützender Rahmen zur Steuerung des menschlichen Aspekts von Veränderungsprozessen.
Sie werden feststellen, dass hier der Fokus auf den Menschen gelegt wird – ein interessanter Kontrast zur Definition des PMI. Die PMI-Definition konzentriert sich stärker auf die Organisation und den Prozess.
Auch wenn dies allgemeine Definitionen von Change Management sind, sollten Sie beachten, dass Change-Management-Rahmenwerke sowohl für kurzfristige, langfristige als auch für transformative Veränderungen eingesetzt werden können. Je nach Art der Veränderung und ob es sich um eine große oder kleine Änderung handelt, kann es sinnvoll sein, Schritte hinzuzufügen oder zu vereinfachen.
Was ist ein Change-Management-Prozess?
Wie bei der Definition von Change Management kann auch die Ausgestaltung des Change-Management-Prozesses von Organisation zu Organisation unterschiedlich sein. Für unsere Zwecke ist ein Change-Management-Prozess einfach der Rahmen, wie ein Unternehmen oder Team Veränderungen steuert. Die Prozesse und Arbeitsabläufe können je nach Art der organisatorischen Veränderung variieren.
So ist beispielsweise die Veränderungsinitiative eines vierköpfigen Teams, das an einer Website für einen Kunden arbeitet und die Anfrage erhält, eine Seite der Website zu ändern, vermutlich deutlich weniger komplex als etwa der Fall, wenn ein Fortune-500-Unternehmen sein komplettes CRM-System umstellen und alle 1200 Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte in der neuen Technologie schulen möchte.
Lesen Sie hier mehr über die Bedeutung von Change Management.
Warum brauchen Projektmanager einen Change-Management-Prozess?
Wie bei den meisten Dingen, die wir als Projektmanager tun, ist es wichtig, einen dokumentierten Prozess zu haben. Doch einen Change-Management-Prozess als Projektmanager zu besitzen, kann entscheidend für den Erfolg eines komplexen Projekts sein.
Laut PROSCI bedeutet ein strukturierter Prozess:
- Mitarbeitende erreichen mit 6-facher Wahrscheinlichkeit die Projektziele
- Mit 5-facher Wahrscheinlichkeit bleibt das Projekt im Zeitplan
- Mit doppelter Wahrscheinlichkeit bleibt das Projekt im Budget
Da Zeitplan, Umfang und Budget drei der wichtigsten Punkte sind, auf die ein guter Projektmanager bei der Umsetzung eines Projekts achtet, helfen Ihnen diese Zahlen hoffentlich zu verstehen, warum es so wichtig ist, sich auf einen formalen Prozess einzulassen.
Ein weiterer wichtiger Grund, warum Projektmanager einen Change-Management-Prozess benötigen, ist die Team-Moral.
Stellen Sie sich vor – wenn Sie an einem langen und komplexen Projekt mit vielen Veränderungen arbeiten, können Sie (metaphorisch gesprochen) ein Schleudertrauma bekommen, wenn die Veränderung nicht in einer methodischen Weise eingeführt und gemanagt wird.
Manchmal muss man etwas langsamer machen und die Veränderung wirklich verarbeiten, um das Projekt effizient voranzubringen und zu vermeiden, dass man Stunden verschwendet oder das Team überlastet.
Als Projektmanager liegt es in Ihrer Verantwortung, das Team durch Veränderungen zu führen. Das bedeutet, eine Change-Management-Strategie zu entwickeln, die aus drei Teilen besteht.
- Die Veränderung erklären
- Die Entwicklung eines Change-Management-Plans unterstützen
- Fragen beantworten und Feedback geben
Ein konsistentes Rahmenwerk hierfür zu haben, wird Ihnen zu mehr Erfolg verhelfen. Sie können für diesen Prozess sogar eine eigene Vorlage finden (oder erstellen), um ihn wiederholbarer zu machen. Und wenn Sie mehr Routine haben, möchten Sie es vielleicht sogar automatisieren.
Bei einem langen Projekt kann es leicht zu Änderungen beim Umfang, Budget, Zeitplan und sogar beim Projektteam kommen. Die große Kündigungswelle von 2021 hat besonders den letzten Punkt vielen Projektmanager:innen nochmals verdeutlicht.
In meiner eigenen Arbeit habe ich das erlebt, als ein Projekt, das ich zur Leitung übernommen habe, mit einem Kernteam von vier Personen begann. Da sich der Zeitplan verschoben hat, wurden zwei der ursprünglichen Teammitglieder anderen Projekten zugeteilt, und eine Person verließ das Unternehmen für eine neue Gelegenheit.
Dies führte zu Verzögerungen beim Projekt-Kick-off, da ich neue Teammitglieder einarbeiten und Erwartungen zu Rollen und Verantwortlichkeiten klären musste.
Als wir das Projekt voranbrachten, wurden zwei weitere Mitglieder des Projektteams abgezogen. Dies führte zu weiteren Verzögerungen, da ich die Arbeit organisieren, neue Teammitglieder einbinden und die Erwartungen der Kunden steuern musste.
Wie Sie sich vorstellen können, hat dies dem Projekt zusätzliche Stunden und Komplexität beschert. Einen Prozess zu haben, um Veränderungen intern und extern zu kommunizieren und das gesamte Onboarding und Offboarding zu steuern, war eine enorme Hilfe, um alle informiert zu halten und das Projekt auf Kurs zu halten.
Zwar ließ sich eine Anpassung des Zeitplans nicht vollständig vermeiden, aber das Projekt lief dennoch so reibungslos wie möglich weiter.
Beispiel für einen Change-Management-Prozess
Es gibt verschiedene Methoden, die Sie für die Erstellung eines Change-Management-Plans nutzen können. Für diesen Beitrag schauen wir uns die von PROSCI an. Sie nutzen zwei Modelle, um einen Change-Management-Prozess zu gestalten, der erfolgreiches Änderungsmanagement in einer Organisation oder einem Projektteam ermöglicht. Das erste ist das Prosci Change Triangle (PCT), das zweite das ADKAR-Modell.
Prosci Change Triangle (PCT) sieht drei zentrale Rollen vor, die das Change-Management-Team bilden. Das sind Leitung/Sponsorship, Projektmanagement und Change Management. In der Mitte des Dreiecks steht die gemeinsame Definition von Erfolg. Dieses Modell macht deutlich, dass wir die drei Rollen zur Unterstützung der Veränderung und eine gemeinsame Erfolgsdefinition benötigen.
ADKAR ist ein Akronym für:
- A: Awareness für die Notwendigkeit der Veränderung
- D: Desire, an der Veränderung teilzunehmen und sie zu unterstützen
- K: Knowledge, wie die gewünschte Veränderung umgesetzt werden kann
- A: Ability, die gewünschten Fähigkeiten und Verhaltensweisen umzusetzen
- R: Reinforcement, um die Veränderung nach ihrer Einführung aufrechtzuerhalten
Unabhängig davon, ob Sie diese PROSCI-Frameworks für Ihr Change-Management-Modell nutzen oder ein eigenes verwenden, ist es wichtig, diese Aufgaben in Ihre Geschäftsprozesse zu integrieren. Die Art der Veränderung und die Erfolgskriterien sollten berücksichtigt werden, wenn Sie Ihr Rahmenwerk erstellen und es implementieren wollen.
3-Schritte-Change-Management-Prozess
Während uns die Frameworks sagen, wer und was zur Umsetzung der Veränderung benötigt wird, beschreibt der Prozess das Wie. Diese drei Schritte bringen Sie auf einen guten Weg, um eine erfolgreiche Veränderung in Ihrer Organisation umzusetzen.
1. Definieren und bereiten Sie Ihre Veränderung vor
In dieser Phase sollten Sie den Erfolg definieren.
- Wie sieht Ihr Projekt aus, wenn die Veränderung erfolgreich umgesetzt wurde?
- Welche KPIs werden Sie nutzen, um zu erkennen, dass Sie erfolgreich waren?
- Wie weit entfernt ist Ihr Idealzustand vom aktuellen Zustand?
Sie müssen auch die Auswirkungen Ihrer Veränderung definieren.
- Wer oder was wird betroffen sein und wie?
- Könnte es unbeabsichtigte Konsequenzen geben, wenn Sie diese Veränderung umsetzen?
- Wie könnten Sie das abmildern?
- Gibt es Hindernisse, die Sie oder Ihr Team überwinden müssen?
Und schließlich sollten Sie Ihren Ansatz für die Veränderung definieren. Wie werden Sie die Veränderung umsetzen und wer muss einbezogen werden? Ähnlich wie bei der Planung der Projektzeitleiste möchten Sie vielleicht auch eine Veränderungszeitleiste mit definierten Meilensteinen erstellen.
In dieser Phase müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Unterstützung aller Stakeholder haben. Während sich der Großteil dieses Artikels auf Agenturen konzentriert, gilt: Wenn Sie inhouse arbeiten, ist dies sowohl Ihr Projektteam als auch alle Sponsoren oder andere Führungskräfte, die ein Interesse am Erfolg Ihres Projekts haben.
2. Veränderung umsetzen und steuern
Sobald Sie Ihre Veränderung definiert und einen Plan erstellt haben, geht es los! In dieser Phase setzen Sie den Plan um. Überwachen Sie Ihren Fortschritt, damit Sie aufkommende Fragen oder Probleme lösen können, bevor sie zu groß werden oder die erfolgreiche Veränderung behindern.
Sehen Sie sich hier als Coach – Sie haben einen Spielplan (Ihre Pläne), aber Sie möchten sich während des Spiels anpassen. Denken Sie daran, dass Sie Ihren gewonnenen Erfolg nicht zu früh feiern sollten! Möglicherweise müssen Sie neue „Spielzüge“ planen, wenn sich die Situation entwickelt.
Erinnern Sie sich an die KPIs (Key Performance Indicators), die Sie in Schritt 1 festgelegt haben? Die Überwachung Ihres Fortschritts daran ist in dieser Phase besonders wichtig. Sie erhalten die Daten, die Sie brauchen, um den Verlauf Ihrer Veränderungsimplementierung zu beurteilen.
3. Ihre Veränderung beibehalten (Adoption)
Sobald die Veränderung erfolgreich umgesetzt wurde, sollten Sie sicherstellen, dass sie Bestand hat. Denken Sie daran, dass Routinen Zeit zum Aufbau brauchen. Rechnen Sie also damit, dass alte Gewohnheiten gelegentlich wieder auftauchen und haben Sie einen Prozess, um diese sanft aufzuzeigen und Ihr Team zum neuen Ansatz zurückzuführen.
Es kann auch sehr hilfreich sein, diejenigen anzuerkennen, die sich besonders für die Akzeptanz der Veränderung einsetzen. Ob informell im Standup oder Teammeeting oder formell mit einer Auszeichnung, einem Bonus oder sogar einer Beförderung – wenn Sie Teammitglieder für die Bereitschaft zur Veränderung belohnen, hilft das, Veränderungen zu festigen.
Wenn eine Veränderung Zeit benötigt, um sich zu verankern, haben Sie Geduld. Denken Sie daran, Ihre Erfolge zwischendurch auch zu feiern. Das kann helfen, dass das Team weiter auf den bereits erreichten Fortschritten aufbaut.
Zwei Beispiele für Veränderungsprozesse in der Praxis
Als Projektmanager ist es Teil Ihrer Rolle, zu wissen, wie und wann Sie den Veränderungsprozess anwenden. Hier schauen wir uns zwei Beispiele an, wie Projektmanager Veränderungsprozesse in der Realität einsetzen (oder wo bessere Veränderungsprozesse nötig gewesen wären). Weitere Beispiele für Change Management finden Sie hier.
Beispiel 1
Josephine, Digitalprojektmanagerin in einer Webagentur, stand vor einer Herausforderung. Ihre wunderbare Kundin war in den Mutterschaftsurlaub gegangen, und als sie zurückkam, sah die Kommunikation etwas anders aus.
Fristen wurden verpasst und Feedback war nicht mehr so umfassend oder umsetzbar wie vor dem Mutterschaftsurlaub ihrer Kundin. Es war klar, dass der kreative Arbeitsprozess ins Stocken geraten war. Und obwohl sie die Kundin hätte tadeln und ein Meeting hätte einberufen können, um zu diskutieren, wie schwierig die Zusammenarbeit geworden war, tat sie das Gegenteil.
Sie bat ihre Kundin, ihr die Herausforderungen der Feedback-Runden und Review-Zyklen aus ihrer Perspektive zu erklären. Die Kundin erzählte, dass es schwierig sei, Fristen einzuhalten und umfassendes Feedback zu geben, während sie ihr Neugeborenes betreute. Das gab Josephine wichtigen Kontext und die Ursache für die Schwierigkeiten der Kundin beim Design-Feedback.
Also beschlossen Josephine und ihr Team, selbst die Veränderung anzugehen. Sie entwickelten ein neues System, um den Ablauf zu vereinfachen und es allen Beteiligten leichter zu machen. Anstatt für Design-Reviews ein großes Meeting abzuhalten und von der Kundin und ihrem Team zu verlangen, Kommentare in Figma zu hinterlassen (wie es in Agenturen üblich ist), probierte das Team etwas anderes aus.
Sie schickten eine Video-Durchsicht der Designüberprüfung, die der Kunde zu einem für ihn passenden Zeitpunkt ansehen konnte. Sie konnte die Überprüfung anhalten und Abschnitte beliebig wiederholen (keine Notwendigkeit für Notizen oder sich das Denken hinter einer Designentscheidung zu merken), und sie konnte ihr Feedback als Sprachnachricht an das Team senden. Das ist ein großartiges Beispiel dafür, wie man Veränderungen managt und ein geschätztes Mitglied des Projektteams unterstützt!
Beispiel 2
Vor etwa einem Jahr wurde ich beauftragt, für eine Agentur das Projektmanagement für einen Website-Launch zu übernehmen. Als ich mich mit dem Ressourcenmanager der Agentur traf, wurde der Bedarf als das Management des Projektteams beschrieben, während sie ein fast abgeschlossenes Projekt ins Ziel bringen sollten.
Aber so kam es nicht. Bei Personalwechseln stellte sich heraus, dass der Kunde das Design nie freigegeben hatte. Die Entwicklung konnte also nicht wie geplant weitergehen. Es gab eine erhebliche Änderung im Zeitplan und im Umfang des Projekts, die ich nun managen musste.
Das Designteam benötigte ein paar Iterationen, und der Text sowie die Wireframes mussten angepasst werden. Und um die Sache noch komplizierter zu machen: Die Designelemente sollten bei einem Refresh des E-Commerce-Stores des Kunden wiederverwendet werden.
Der Zeitplan, der eigentlich 12-14 Wochen betragen sollte, blähte sich so auf etwa 7 Monate für die gesamte Arbeit auf. Warum ist das passiert? Weil kein gutes Change-Management-Prozess implementiert wurde. Die zusätzlichen Designs wurden nicht wirklich als Veränderung betrachtet, da die ursprünglichen Account Manager keine formale Freigabe eingeholt hatten.
Welche Lektionen hat mein Kunde aus dieser Herausforderung gelernt?
- Stellen Sie sicher, dass Sie eine Freigabe vom Kunden schriftlich einholen
- Erwägen Sie, die Design- und Feedbackrunden im Leistungsumfang (SOW) zu begrenzen
- Erstellen Sie einen formellen Prozess zur Umsetzung von Änderungsaufträgen, der die höheren Kosten für erhöhten Arbeitsaufwand klar darlegt
Obwohl alle diese Lektionen wichtig sind, konzentrieren wir uns auf die dritte Lektion. Ein formeller Prozess zur Einleitung von Änderungen hätte es dem Team ermöglicht, dem Kunden die zusätzliche Arbeit für die Anpassung der Designs sowie der Texte und Wireframes in Rechnung zu stellen.
Software, die Projektmanager beim Change-Management unterstützt
Wie Sie für das Management Ihrer Projekte Software benutzen, können Sie auch Software für Change-Management-Zwecke einführen. Es gibt viele Tools fürs Change-Management, abhängig von Ihren Bedürfnissen und der Struktur Ihrer Organisation.
Wenn Sie nach etwas für die Zusammenarbeit suchen, ist Wrike eine gute Option (auch gut für das Projektmanagement und vielleicht bereits bekannt). Für die Einführung neuer Software könnten Sie Whatfix ausprobieren. Wenn Sie Veränderungen sowohl für interne Mitarbeitende als auch für externe Kunden steuern möchten, sollten Sie WalkMe in Betracht ziehen.
Werden Sie Experte für Change-Management
Wenn Sie die menschliche Seite von Veränderungen faszinierend finden, möchten Sie vielleicht tiefer einsteigen. Lesen Sie zum Beispiel eines der Bücher von John Kotter, wie Leading Change, nehmen Sie an einem Live-Webinar oder On-Demand-Webinar teil oder lassen Sie sich durch Kotter Training oder PROSCI zum Change-Practitioner zertifizieren.
Wenn Sie eine Projektmanagement-Zertifizierung wie PMP haben, können diese Aktivitäten (einschließlich des Lesens dieses Blogartikels) für Ihre Weiterbildungsstunden angerechnet werden.
Gefällt Ihnen, was Sie hier lesen? Lernen Sie weiter, indem Sie den Newsletter des Digital Project Manager abonnieren!
