10 bewährte Methoden der Zusammenarbeit zur Verbesserung der Teamleistung
Das Weltwirtschaftsforum sagt, die Welt bewege sich von Konkurrenz hin zu Zusammenarbeit, um Innovationen zu fördern und Wachstum zu erzielen.
Die Geschwindigkeit des Wandels nimmt zu, und Zusammenarbeit ist der Schlüssel für digitale Projektteams, die mithalten, innovativ sein und Mehrwert für das Kundenerlebnis schaffen wollen. Die Fähigkeit zur effektiven Zusammenarbeit wird für digitale Organisationen entscheidend sein, denn es ist buchstäblich eine Frage von Sein oder Nichtsein!
10 bewährte Methoden für effektive Teamzusammenarbeit
Als ich die KI von Miro nach besten Praktiken der Zusammenarbeit gefragt habe, war dies das Ergebnis. Lassen Sie uns diese auf praktischere Weise erkunden.
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1. Teamnormen festlegen
Ein Team-Charter oder gemeinsame Teamnormen zu entwickeln, muss kein kompliziertes Unterfangen sein.
Beispielsweise habe ich kürzlich mit einem IT-Team an der strategischen Planung gearbeitet. Wir haben eine Vorlage für eine Teamnormen-Übung gefunden, die sowohl persönliche als auch berufliche Aspekte enthielt. Wir haben in jeder Workshop-Sitzung jeweils 15 Minuten darauf verwendet, diesen Teamraum auszufüllen.
Wir konnten diese Aktivität als Icebreaker für jede unserer Sitzungen nutzen, und am Ende unserer strategischen Planung hatten wir zusätzlich einen Team-Charter angefertigt – was für eine großartige Möglichkeit, Beziehungen zwischen den Teammitgliedern zu schaffen!
2. In effektive Tools für Teamzusammenarbeit investieren
Remote-Teams stellen eine komplexe Reihe von Anforderungen, um effektive Zusammenarbeit zu ermöglichen – unabhängig davon, ob alle in Echtzeit zusammenarbeiten. Wenn das entfernte Projektteam und/oder der Kunde über mehrere Zeitzonen hinweg kooperieren, bedeutet dies oft, dass sie auch asynchron arbeiten müssen, was eine zusätzliche Komplexitätsebene mit sich bringt, die bei reiner Remote-Zusammenarbeit nicht erforderlich ist.
Wir sollten uns die Kommunikationstools und Team-Kollaborationstools ansehen, die wir nutzen – von Slack, Messaging, Microsoft Teams, Zoom, Asana und Confluence bis hin zu synchronen und asynchronen Faktoren wie Zeitzonen, Dateifreigabe, Videoanrufen oder Videokonferenzen und persönlichen Meetings.
Es gibt nicht die eine perfekte Technologie, die für alle Teams oder jede Interaktion funktioniert. Teams müssen verschiedene Kollaborationstools oder Projekt-Kollaborationssoftware und Methoden ausprobieren und diese dann weiterentwickeln. Wenn Ihr Team Slack verwendet, sollten Sie eine Projektmanagement-Software, die mit Slack integriert, in Betracht ziehen.
3. Respektvoll sein
Meiner Meinung nach zeigt man am besten Respekt, indem man Sitzungen abhält, die die Zeit der Teilnehmer achten. Starten Sie pünktlich, planen Sie eine Agenda und beenden Sie die Sitzung rechtzeitig! Auch wenn das simpel klingt, kann ich gar nicht zählen, wie viele Meetings diese Grundsätze nicht einhalten.
Ich hatte einmal einen Meditationslehrer, der meinte, zu spät zu kommen oder Überziehungen seien Diebstahl! Was haben wir schließlich wirklich? Unsere begrenzteste Ressource ist die Zeit.
4. Zuhören und Fragen stellen
Wie oft erleben wir, dass ein oder zwei Personen mit ihrer Position oder durch ihre Persönlichkeit Meetings dominieren? In einer kollaborativen Umgebung brauchen wir Methoden, die sicherstellen, dass jede Stimme gehört wird. Immerhin sind die Teilnehmer eingeladen, weil wir ihre Kenntnisse und/oder ihr Fachwissen benötigen!
Das kann so einfach sein wie die Durchsetzung von Teamnormen, zum Beispiel immer nur ein Gespräch gleichzeitig zu führen, oder Techniken wie stille Brainstorming-Sitzungen.
5. Offen sein für unterschiedliche Perspektiven
Das kann bedeuten, verschiedene Abteilungen und Teams einzubeziehen und unterschiedliche Denkstile und Kompetenzen in die Arbeit einzubringen. Dies ist bei der Zusammenarbeit entscheidend, wenn Sie echtes Feedback einholen, Wissen teilen oder die Gruppe für gemeinsame Ziele gewinnen wollen.
Wenn zum Beispiel ein Meeting stattfindet, um Lösungen für ein neues Projekt zu entwickeln oder ein Problem zu beheben, müssen unterschiedliche Sichtweisen beteiligt sein, damit die Lösungen tatsächlich das Problem adressieren und umsetzbar sind.
Wichtige Ansätze hierfür können sein, sicherzustellen, dass aus jedem betroffenen Bereich eine Person eingeladen wird, oder in kleinen Untergruppen des Meetings gemeinsam an der Lösung des Problems zu arbeiten, um die Ergebnisse anschließend der Gesamtgruppe zu präsentieren.
6. Geben Sie konstruktives Feedback
Bei der Zusammenarbeit – sei es beim Brainstorming, beim gemeinsamen Erarbeiten von Lösungen, bei Entscheidungen oder anderen Aktivitäten – kann die Leidenschaft der Menschen die Kommunikation fördern oder auch hemmen! Bewährte Methoden reichen hier von Meeting-Regeln (z.B. beim Brainstorming gibt es keine schlechten Ideen) bis hin zu Teamnormen wie die Reaktion auf Vorschläge mit „ja, aber“ statt mit „nein“.
7. Setzen Sie realistische Fristen
Der Schlüssel zu produktiver Teamarbeit ist es, einen Aktionsplan zu erstellen (Verantwortlichkeiten delegieren), der die Ziele des Teams klar beschreibt und vor allem eine Frist für deren Erreichung festlegt.
Es ist wichtig, nicht in die Falle zu tappen, eine große Vision mit einem vagen Datum zu verknüpfen (z.B. Strategieentwicklung bis Q4). Konkrete und innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens umsetzbare Ziele sind eine erprobte und bewährte Strategie zur Einhaltung von Deadlines (z.B. der Entwurf der Strategie liegt dem Team zur Durchsicht im nächsten Projektmeeting in zwei Wochen vor).
8. Aufgaben priorisieren
In unseren schnelllebigen Organisationen ändern sich Dinge ständig – sowohl innerhalb als auch rund um unsere Projekte. Erfolgreiche Teams priorisieren Aufgaben nicht nur innerhalb ihrer Arbeitsabläufe, sondern überprüfen laufend die aktuellen Prioritäten und stellen sicher, dass diese noch im Projektumfang liegen und einen Mehrwert liefern. Bei kollaborativer Arbeit ist es genauso wichtig, Tätigkeiten zu streichen wie neue hinzuzufügen. Denken Sie daran: Wenn alles Priorität hat, hat nichts Priorität.
9. Planen Sie regelmäßige Meetings
Teammeetings können einem Projektteam wirklich helfen, in einen Rhythmus zu kommen. Eine Meeting-Agenda hat den Vorteil, die Meetings effizienter zu gestalten, da das gesamte Team in eine regelmäßige Taktung kommt. Ich empfehle, dass Teamleiter von Projekten eine Standardagenda für einen wöchentlichen Check-in erstellen. Hier ist mein empfohlener Ablauf:
Vorlage für die wöchentliche Team-Check-in-Agenda
- Gibt es Probleme mit unseren wichtigsten Terminen?
- Gibt es Probleme mit unseren Eingaben – Verzögerungen oder erhaltene Qualität?
- Gibt es Probleme mit unseren Ergebnissen – Verzögerungen oder Qualität?
- Wie lösen wir diese Probleme?
- Ursachenanalyse
- Lösungsbewertung
- Aktionsplan
- Kommunikationsplan
- Was wurde diese Woche geliefert – Erfolge feiern!
Eine Standardagenda bringt Ihr Team in einen Takt, und sie kommen vorbereitet zum Termin.
Wenn Sie diesen Rhythmus gefunden haben, können Sie das Meeting entweder effizienter gestalten und verkürzen oder den Fokus stärker auf die Problemlösung richten – beides ist ein Zeichen der Wertschätzung für die Zeit der Teilnehmenden!
10. Verantwortung delegieren
Verbringen Sie keine wertvolle Meeting-Zeit damit, Lösungen für ein spezielles Problem zu entwickeln, bei dem nicht die gesamte Gruppe beteiligt sein muss. Ich rate nicht dazu, Teams in Silos zu stecken, aber nicht jeder muss in alles involviert sein.
Wenn Sie beispielsweise gemeinsam an Initiativen zur Einführung von Software oder einer Website arbeiten, stellen Sie sicher, dass die für die unterschiedlichen Bereiche zuständigen Gruppen ihren Teil des Plans vorbereiten und diesen der Gesamtgruppe vorstellen.
Sie sind die Experten in ihrem Bereich – nutzen Sie dieses Fachwissen und lassen Sie das Team dann gemeinsam die verschiedenen Aspekte des Plans integrieren.
4 Häufige Barrieren für Zusammenarbeit
Nachdem wir nun wissen, was Sie tun können, um die Zusammenarbeit im Team zu stärken, sollten Sie auch die Aspekte kennen, die Ihre Zusammenarbeit sabotieren könnten! Meine Top vier wären:
- Egos: Erinnern Sie sich an unser Gespräch über Wettbewerb vorhin? Wenn Egos oder ein ausgeprägter Wettbewerbsgeist im Weg stehen, versuchen Sie, Besprechungsregeln und eine Teamcharta aufzustellen.
- Meeting-Überlastung: Es ist wirklich schwierig, kreativ zu sein und zusammenzuarbeiten, wenn Menschen von einem Meeting zum nächsten hetzen! Planen Sie Pausen zwischen den Meetings ein und nutzen Sie ein paar Eisbrecher, um die Kreativität vor der wichtigsten Zusammenarbeit in Schwung zu bringen.
- Mangelndes Vertrauen: In manchen Unternehmenskulturen herrscht immer noch ein wettbewerbsorientiertes Umfeld mit starren Hierarchien und ausgeprägten Autoritätsebenen. Das kann Zusammenarbeit und Kreativität im Unternehmen stark beeinträchtigen. Fördern Sie in diesem Fall eine kollaborative Kultur mit ungefährlichen Aktivitäten und bauen Sie diese innerhalb Ihres Projektteams weiter aus. Probieren Sie ein paar unterhaltsame Teambuilding-Aktivitäten und Retrospektiven aus und entwickeln Sie darauf aufbauend weiter!
- Schlechte Kommunikation: Bei der Zusammenarbeit in Teams ist mehr Kommunikation immer besser als zu wenig. Die Kommunikationsfähigkeiten sind in funktionsübergreifenden Teams häufig unterschiedlich ausgeprägt, daher ist es sinnvoll, gemeinsame Standards und Prozesse für eine effektive Teamkommunikation zu etablieren. Manche Teams profitieren davon, Kollaborationskurse zu besuchen, in denen praktische Modelle zu besserer Kommunikation, Konfliktlösung und zum erfolgreichen Arbeiten in vielfältigen Gruppen vermittelt werden.
Wie geht es weiter?
Ich hoffe, diese Best Practices für funktionsübergreifende Zusammenarbeit helfen Ihnen dabei, mehr aus den Bemühungen Ihres Teams herauszuholen! Wenn Sie unter Meeting-Überlastung leiden, Meetings haben, in denen Egos miteinander konkurrieren, oder allgemein ein Mangel an Vertrauen in Ihrem Projektteam herrscht, probieren Sie eine dieser Techniken aus, um die Zusammenarbeit erfolgreicher zu gestalten.
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