So erstellen Sie eine Impact-Effort-Matrix (Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung)
Beginnen Sie mit Quick Wins: Die Impact-Effort-Matrix bietet Ihnen einen einfachen, aber wirkungsvollen Rahmen, um das Wesentliche zu erkennen. Sie hilft dabei, Überlastung und ständige Zweifel zu vermeiden, indem Aufgaben mit dem höchsten Wert bei geringstem Aufwand priorisiert werden.
Priorisierung ohne Panik: Dieses visuelle Tool ermöglicht Ihnen, einen Schritt zurückzutreten, Ihre Arbeitslast objektiv zu bewerten und Ihr Team zu gemeinsamen Prioritäten zu führen. Es geht nicht um Perfektion, sondern um Fortschritt.
Akzeptanz sichern: Wenn alle die gleichen Prioritäten sehen, verringert sich die Reibung und die Umsetzung wird schneller. Die Matrix dient außerdem als Gesprächsstarter, um blinde Flecken in der Arbeitsverteilung des Teams aufzudecken.
Einfach halten: Die Impact-Effort-Matrix funktioniert, weil sie visuell und leicht aktualisierbar ist. Nutzen Sie sie, um das Wesentliche zu erkennen, Störungen auszufiltern und sich an wandelnde Projektdynamiken anzupassen.
Mit Zielsetzung priorisieren: Die Matrix hilft Ihnen, mit Überzeugung „Nein“ zu sagen und bei den richtigen Aufgaben „Ja“. Wird sie regelmäßig eingesetzt, hält sie Ihr Team synchron mit den Unternehmenszielen – ohne auszubrennen.
Neben dem Management von Stakeholdern, der Erstellung von Projektplänen und dem Versuch, Risiken bestmöglich zu minimieren, sind großartige Projektmanager oft für ihre Fähigkeit bekannt, kompromisslos zu priorisieren, um alles zu bewältigen. Wenn du jemals an deinen Prioritäten gezweifelt hast, ist dieser Artikel genau das Richtige für dich.
Hier stelle ich dir ein Tool vor, das als Impact-Effort-Matrix bekannt ist, und gebe dir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du es nutzen kannst, um deine Aufgaben zu priorisieren und deine Produktivität zu steigern.
Was ist eine Impact-Effort-Matrix?
Eine Impact-Effort-Matrix (auch bekannt als Eisenhower-Matrix) ist ein Werkzeug, das hilft, die Beziehung zwischen dem für Aufgaben erforderlichen Aufwand und ihrem potenziellen Einfluss zu analysieren. Diese Matrix ist sehr visuell aufgebaut, sodass der Nutzer leicht erkennen kann, welche Aktivitäten den größten Einfluss bei geringstem Zeit- und Arbeitsaufwand haben.
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Die Matrix hat eine horizontale Achse, auf der der Nutzer das Niveau des Einflusses eintragen kann, und eine vertikale Achse, auf der das Niveau des Aufwands dargestellt wird. Die vier Quadranten der Impact-Effort-Matrix lauten daher:
- Hoher Einfluss – Geringer Aufwand (Die schnellen Gewinne)
- Hoher Einfluss – Hoher Aufwand (Die großen Projekte)
- Geringer Einfluss – Geringer Aufwand (Lückenfüller – niedrige Priorität)
- Geringer Einfluss – Hoher Aufwand (Zeitverschwendung – Löschen oder delegieren)
Warum eine Impact-Effort-Matrix verwenden?
Wenn du viel Arbeit vor dir hast, kann es schwierig sein, zu erkennen, womit du anfangen solltest. Am besten beginnst du mit Aufgaben, die hohen Einfluss bei geringem Aufwand bieten. Solche Aufgaben zu finden, kann oft entscheidend für deinen Erfolg sein.
Die Abbildung deiner Arbeit auf einer Impact-Effort-Matrix kann eine einfache visuelle Darstellung all deiner zu erledigenden Aufgaben sein. Sie hilft dir zu erkennen, wo die schnellen Gewinne liegen, und dabei, festzustellen, welche Aufgaben verschoben werden können.
Andererseits kann es hilfreich sein, die Aufgaben mit hohem Aufwand und geringem Einfluss aufzulisten, wenn es darum geht, zu entscheiden, was du aufschieben oder delegieren solltest. Wenn du extrem beschäftigt bist, warum solltest du dann viel wertvolle Zeit für Aufgaben aufwenden, die nur einen minimalen Einfluss auf dein Team oder Projekt haben?
Vorteile einer Impact-Effort-Matrix
Es gibt viele Vorteile, eine Impact-Effort-Matrix als Werkzeug im Entscheidungsprozess zu verwenden. Dazu gehören:
Klarere Priorisierung
Es ist schwer, die höchsten Prioritäten zu ignorieren, wenn sie dich auf der Matrix-Seite mit der höchsten Priorität förmlich anstarren. Schau auf die Aktivitäten, die den größten Einfluss mit dem geringsten Aufwand verbinden – das ist ein ziemlich unkomplizierter Ausgangspunkt.
Du kannst dich außerdem gut dabei fühlen, informierte und durchdachte Entscheidungen über deine Prioritäten zu treffen, da du das große Ganze betrachtest, statt Aufgaben auf einer individuellen Ebene zu beurteilen.
Schnellere Entscheidungsfindung
Wenn du versuchst herauszufinden, was gerade am wichtigsten ist, kann dir die Matrix helfen, schneller zu einer Entscheidung zu kommen. Indem du die gesamte Arbeit auf der Matrix siehst, kannst du schneller und besser entscheiden, wie du und deine Teammitglieder eure Zeit nutzen.
Berücksichtige möglichst viele deiner Aufgaben, nicht nur die, die Teil großer Projekte oder hochkarätiger Initiativen sind, um einen ganzheitlichen Blick auf die Arbeit deines Teams zu erhalten.
Verbesserte Ressourcenzuteilung
Indem du Ressourcen auf die Aktivitäten mit dem höchsten Einfluss konzentrierst, kannst du die Ressourcenzuweisung verbessern und dem Team helfen, Burnout zu vermeiden. Teammitglieder, die viel Zeit mit wenig einflussreichen, undankbaren Aufgaben verbringen, tendieren dazu, schneller das Engagement zu verlieren und auszubrennen als diejenigen, die an besonders sichtbaren, wirkungsvollen Aufgaben arbeiten.
Wenn du Aufgaben auf diese Weise betrachtest, kannst du die Ressourcenzuteilung über alle Arbeiten hinweg verbessern und sicherstellen, dass jeder auch mal im Rampenlicht steht.
Bessere Teamabstimmung
Das Teilen einer Matrix mit deinem Team kann sicherstellen, dass alle vollständig abgestimmt sind und Aufgaben auf dieselbe Weise priorisieren – selbst wenn das zu Diskussionen führt. Je nach Rolle im Team könnten andere die Einschätzung des Aufwands niedriger oder höher bewerten, als du es getan hast.
Wie auch immer, die Nutzung einer Impact-Effort-Matrix kann eine hervorragende Möglichkeit sein, wertvolle Diskussionen zu fördern, die zu einer besseren Team-Ausrichtung führen.
Größerer strategischer Fokus
Ein weiterer Vorteil der Verwendung einer Impact-Effort-Matrix ist ein besserer strategischer Fokus. Wenn Sie in Ihrem Matrix-Quadrant mit geringem Impact und hohem Aufwand feststellen, dass dieser nicht mit Ihren Projektzielen oder Teamzielen übereinstimmt, sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Führungsteam überlegen, ob Sie diese Arbeit an ein anderes Team oder an einen externen Dienstleister delegieren oder die Aufgabe ganz zurückstellen.
Je nachdem, was Sie herausfinden, können Sie einen alternativen Plan für diese Aufgaben entwickeln, sodass Sie und Ihr Team sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Wann Sie eine Impact-Effort-Matrix einsetzen sollten
Sie sollten den Einsatz Ihrer Impact-Effort-Matrix immer dann in Betracht ziehen, wenn eine große Menge an Arbeit innerhalb eines relativ kurzen Zeitraums erledigt werden muss. Wenn Sie nur wenige Aufgaben zu erledigen haben, könnte das Erstellen und Ausfüllen der Matrix mehr Zeit in Anspruch nehmen, als die Arbeit einfach zu erledigen.
Falls Sie jedoch schon eine Weile als Projektmanager tätig sind, ist Ihnen dieses Szenario vermutlich nicht vertraut. Ganz gleich, ob Sie mehrere Projekte gleichzeitig steuern, in Geschäftsinitiativen eingebunden werden oder Junior-Mitarbeiter betreuen: Das Priorisieren von Aufgaben und die Entscheidung, was verschoben oder delegiert werden soll, gehören wahrscheinlich zu Ihrem Tagesgeschäft.
Deshalb könnte es sich für Sie lohnen, Ihre eigene Impact-Effort-Matrix zu starten und kontinuierlich zu pflegen.
Schritt für Schritt: Wie Sie eine Impact-Effort-Matrix erstellen
Falls Sie noch nie eine Impact-Effort-Matrix erstellt haben, gehen wir die einzelnen Schritte gemeinsam durch und schauen uns den Priorisierungsprozess an.
1. Wählen Sie Ihren Zeitraum
Beginnen Sie damit, zu entscheiden, welchen Zeitraum Sie mit Ihrer Matrix abdecken wollen. Nehmen wir an, Sie betrachten zunächst nur die aktuelle Woche. Es könnten einige Aufgaben auf Ihrer Liste sein, die mit weniger verfügbarer Zeit einen höheren Aufwand erfordern. Deshalb kann es sich lohnen, nachdem Sie die Matrix für diese Woche ausgefüllt haben, auch einen Blick auf den gesamten Monat oder ein Quartal zu werfen.
Sie sollten das große Ganze nicht aus den Augen verlieren, aber sich auch nicht überfordern oder verrückt machen, indem Sie die Matrix ständig hinterfragen.
2. Listen Sie alle potenziellen Aufgaben auf
Im nächsten Schritt erstellen Sie eine Liste sämtlicher Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste. Machen Sie sich jetzt noch keine Gedanken über Dauer oder Einfluss — Ziel ist es zunächst, einen vollständigen Überblick über Ihre Arbeit zu erhalten.
Auch wenn Sie glauben, dass eine Aufgabe Zeitverschwendung ist oder ziemlich sicher sind, dass Sie sie diese Woche nicht erledigen können, führen Sie sie trotzdem auf. Es geht darum, alle Aufgaben zu sammeln und sie gemeinsam zu betrachten — vielleicht überrascht das Ergebnis, wenn nichts ausgelassen wird.
3. Schätzen Sie den Impact ein
Nun, da Sie eine vollständige Aufgabenliste haben, geht es darum, die Einträge von höchstem zu niedrigstem Impact zu sortieren. Je mehr Personen betroffen sind oder je größer das Projekt oder die Initiative, der die Aufgabe zugeordnet ist, desto wahrscheinlicher ist ein hoher Impact auf das Projekt oder die Organisation.
4. Schätzen Sie den Aufwand ein
Sobald Sie den Impact eingeschätzt haben, wiederholen Sie denselben Prozess, um den benötigten Aufwand zu schätzen. Beachten Sie dabei, dass es sich um Ihren Aufwand handelt. Seien Sie ehrlich zu sich selbst bezüglich Ihrer Fähigkeiten und Grenzen. Es kann auch hilfreich sein, zu notieren, wenn eine Aufgabe für Sie mit hohem Aufwand verbunden ist, sie aber für ein anderes Teammitglied eventuell leicht zu erledigen wäre.
Das könnte eine ideale Aufgabe zum Delegieren sein, falls Sie später etwas von Ihrem Arbeitsvolumen abgeben möchten. Sollte die Aufgabe jedoch wenig Impact haben, lohnt es sich zu hinterfragen, ob sie jetzt (oder überhaupt) erledigt werden sollte.
5. Aufgaben auf der Matrix eintragen
Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Aufgaben in die Matrix einzutragen. Jetzt können Sie visuell erfassen, wo jede Aufgabe in Bezug auf Aufwand und Impact liegt. Es kann anfangs etwas Zeit kosten und etwas holprig sein, aber mit jedem neuen Matrix-Durchlauf können Sie sich weiter verbessern. Übung macht den Meister.
6. Analysieren und Priorisieren
Sobald alle Aufgaben in Ihrer Matrix eingezeichnet sind, ist es Zeit für die Analyse mit anschließender Priorisierung. Beginnen Sie mit den Aufgaben, die einen minimalen Aufwand erfordern, aber maximalen Impact haben. Danach arbeiten Sie sich weiter durch die Matrix. Je mehr Aufwand und je weniger Impact eine Aufgabe auf das Team oder das Unternehmen hat, desto niedriger sollte sie auf Ihrer Prioritätenliste stehen.
Praxisbeispiel für eine Impact-Effort-Matrix
Schauen wir uns ein praxisnahes Beispiel für eine Impact-Effort-Matrix an. Stell dir vor, du bist Projektmanager und betreust drei Entwicklungsprojekte in deinem Unternehmen: eine neue Website, einen neuen Bereich einer Website und ein Rebranding eines wichtigen Programms.
Die neue Website ist von den drei Projekten das größte und mit dem höchsten Budget, das Rebranding ist das kleinste. Zusätzlich zu den Projekten hast du noch einige administrative Aufgaben. Hier ist die aktuelle To-do-Liste:
- Folgetermin mit Jennifer zum Redirect-Plan für die neue Website vereinbaren.
- Jennifer und Susan eine Liste mit Fragen schicken, die das Team nach dem QA für die Website hatte
- Deinen Artikel für den Firmen-Newsletter über Best Practices für Website-QA fertigstellen
- Mit Jon über die Designs für das Rebranding sprechen – die Präsentation vor den Stakeholdern ist in 4 Tagen
- Freigabe für die finalen Designs des neuen Website-Bereichs einholen – das Content-Team bat um ein paar Änderungen, bevor die Entwicklung nächste Woche beginnt
- Zeiterfassungsbögen und Urlaubsanträge prüfen und genehmigen
- Den Zeitplan für das restliche Rebranding-Projekt überarbeiten
- Forecast für die nächsten zwei Wochen aktualisieren
Wenig Aufwand – Hoher Nutzen (Zuerst erledigen)
- Folgetermin mit Jennifer zum Redirect-Plan für die neue Website vereinbaren.
- Jennifer und Susan eine Liste mit Fragen schicken, die das Team nach dem QA für die Website hatte
- Mit Jon über die Designs für das Rebranding sprechen – die Präsentation vor den Stakeholdern ist in 4 Tagen
Viel Aufwand – Hoher Nutzen (Als Nächstes erledigen)
- Deinen Artikel für den Firmen-Newsletter über Best Practices für Website-QA fertigstellen
- Zeiterfassungsbögen und Urlaubsanträge prüfen und genehmigen
- Forecast für die nächsten zwei Wochen aktualisieren
Wenig Aufwand – Geringer Nutzen (Schnell erledigen oder delegieren)
- Freigabe für die finalen Designs des neuen Website-Bereichs einholen – das Content-Team bat um ein paar Änderungen, bevor die Entwicklung nächste Woche beginnt
Viel Aufwand – Geringer Nutzen (Delegieren, aufschieben oder nicht machen)
- Den Zeitplan für das restliche Rebranding-Projekt überarbeiten
Tipps, um das Beste aus der Matrix herauszuholen
Möchtest du mit möglichst wenig Aufwand den größten Nutzen aus deiner Matrix ziehen (merkst du, worauf ich hinaus will)? Hier sind einige Tipps, wie du das Beste aus deiner Matrix machst:
- Team-Feedback nutzen, um Vorurteile zu reduzieren: Was für dich wichtig erscheint, muss für dein Team nicht gleich wichtig sein – zögere also nicht, sie einzubeziehen. Team-Input zum Nutzen von Aufgaben kann helfen, deine eigene Voreingenommenheit zu verringern. Leider gilt: Wenn die Aufgaben dich selbst betreffen, kannst nur du den tatsächlichen Aufwand realistisch einschätzen.
- Überbewerte die Bewertung nicht: Vertraue deinem Bauchgefühl! Meistens liegt deine erste Einschätzung zu Aufwand oder Nutzen schon richtig. Selbst wenn ein paar Dinge nicht ganz in „perfekter“ Reihenfolge sind, ist das nicht schlimm. Ziel der Matrix ist, möglichst effizient zu arbeiten – Perfektion oder immer „alles richtig“ machen ist nicht das Ziel!
- Regelmäßig anpassen, wenn sich die Umstände ändern: Aufgaben, die zu einem Zeitpunkt im Monat oder Projekt wenig Bedeutung haben, können zu einem anderen Zeitpunkt wichtiger werden. Beispiel: Ein Termin mit dem Kunden für Themenwünsche des Texters für Juni ist am 1. Mai weniger wichtig als am 28. Mai – schließlich soll der Texter rechtzeitig zum Monatsbeginn seine Themen haben.
- Kombiniere mit anderen Tools zur Priorisierung oder Entscheidungsfindung bei Bedarf: Deine Impact-Effort-Matrix muss keine alleinstehende Methode sein. Sieh auch in deinem Product-Backlog, Aufgabenmanagement-Software oder im Forecast-Tool nach, um die Matrix wie nötig zu vervollständigen. Digitale Tools können dir und deinem Team dabei helfen, Aufgaben besser einzuordnen. Auch eine Kombination mit der Ivy-Lee-Methode lohnt sich: Damit kannst du Erkenntnisse aus der Matrix direkt in eine fokussierte Tages-To-do-Liste umsetzen.
Häufige Fehler, die du vermeiden solltest
Nachdem ich die Impact-Effort-Matrix jetzt einfach und voller Vorteile für deinen Workflow und das gesamte Unternehmen angepriesen habe, folgt etwas Vorsicht. Die Matrix kann dir zwar Klarheit darüber geben, welche Aufgaben du zuerst angehen solltest, ist aber kein Allheilmittel.
Hier sind einige Fehler, die ich bei Projektmanager:innen und Teams im Umgang mit der Impact-Effort-Matrix gesehen habe (und wie du sie vermeidest):
- Zu subjektiv sein, ohne Gruppenkonsens: Ich habe es schon einmal gesagt und werde es wieder sagen – nur weil eine Aufgabe für dich mit hohem Mehrwert oder geringem Aufwand verbunden ist, gilt das nicht automatisch für die Person, die sie erledigen muss, oder das gesamte Team. Um eine Über- oder Unterschätzung in irgendeinem Bereich zu vermeiden, hole dir unbedingt Zustimmung vom Team.
- Zu genaue Schätzungen versuchen: Schätzungen sollen eine bestmögliche Einschätzung sein, wie lange etwas aufgrund der verfügbaren Informationen dauert. Ehrlich gesagt hat man vor allem zu Beginn eines Projekts manchmal nicht genug Informationen, um eine exakte Schätzung abzugeben.
Es mag verlockend sein, sofort alles klären zu wollen, aber du kannst genauso viel Zeit mit Schätzen verbringen wie mit der tatsächlichen Umsetzung. Gib daher dein Bestes und ziehe in Betracht, die Schätzung später zu aktualisieren, wenn dir mehr Informationen vorliegen.
Das spart anfangs Zeit, die du besser für andere Aufgaben nutzen kannst. (Und wenn du möchtest, kannst du das ruhig als hohe Aufwands- und geringe Auswirkungsaufgabe betrachten!)
- Die Matrix nicht regelmäßig aktualisieren: Eine Impact-Effort-Matrix ist keine einmalige Aufgabe. Du solltest sie während des Projekts immer wieder aktualisieren. Je näher die Deadlines rücken, desto größer können sowohl der Aufwand als auch die Auswirkung bestimmter Aufgaben werden. Es ist wichtig, das im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass dein Team während des gesamten Projekts die nötige Zeit und Ressourcen zur Verfügung hat.
- Leicht umsetzbare Erfolge ignorieren: Deine Impact-Effort-Matrix kann einige "Quick Wins" oder leicht umsetzbare Aufgaben aufzeigen. Das ist ein guter Ausgangspunkt für die Arbeit – vor allem, wenn du neu bist.
Solche schnellen Erfolge können eine enorm positive Dynamik im Team auslösen. Ignoriere diese Möglichkeiten also nicht, nur um dich direkt an eine größere, zeitaufwendigere Aufgabe heranzuwagen.
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