So erstellen Sie eine Impact-Effort-Matrix (Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung)
Beginnen Sie mit schnellen Erfolgen: Die Impact-Effort-Matrix bietet Ihnen ein einfaches, aber wirkungsvolles Rahmenwerk, um das Wesentliche zu erkennen. Sie hilft, Überforderung und Zweifeln vorzubeugen, indem sie Aufgaben priorisiert, die mit wenig Aufwand den größten Nutzen bringen.
Priorisieren ohne Stress: Dieses visuelle Tool ermöglicht es Ihnen, Ihre Arbeitslast objektiv zu beurteilen und Ihr Team auf gemeinsame Prioritäten einzuschwören. Es geht nicht um Perfektion, sondern um Fortschritt.
Gemeinsame Zustimmung erhalten: Wenn jeder die gleichen Prioritäten sieht, verringern Sie Reibungen und beschleunigen die Umsetzung. Die Matrix dient außerdem als Gesprächsbasis, um verdeckte Belastungen im Team aufzudecken.
Einfach halten: Die Impact-Effort-Matrix ist effektiv, weil sie visuell und leicht aktualisierbar ist. Nutzen Sie sie, um Klarheit zu schaffen, Wichtiges herauszufiltern und sich an veränderte Projektbedingungen anzupassen.
Gezielt Priorisieren: Die Matrix hilft Ihnen, selbstbewusst 'Nein' zu sagen und den Fokus auf die richtigen Aufgaben zu legen. Wird sie regelmäßig genutzt, bleibt Ihr Team im Gleichschritt mit den Unternehmenszielen—ohne auszubrennen.
Zusätzlich zur Verwaltung von Stakeholdern, dem Erstellen von Projektplänen und dem Versuch, Risiken bestmöglich zu mindern, sind herausragende Projektmanager oft dafür bekannt, dass sie kompromisslos priorisieren, um alles zu bewältigen. Sollten Sie jemals Ihre Prioritäten infrage gestellt haben, ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie.
Hier stelle ich Ihnen ein Tool namens Impact-Effort-Matrix vor und gebe Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie es nutzen können, um Ihre Aufgaben zu priorisieren und Ihre Produktivität zu steigern.
Was ist eine Impact-Effort-Matrix?
Eine Impact-Effort-Matrix (auch bekannt als Eisenhower-Matrix) ist ein Werkzeug, mit dem Sie das Verhältnis zwischen dem für Aufgaben erforderlichen Aufwand und ihrer potenziellen Wirkung analysieren können. Diese Matrix ist sehr visuell gestaltet, wodurch der Benutzer leicht erkennen kann, welche Aktivitäten den größten Nutzen bei geringstem Zeit- und Arbeitsaufwand erzielen.
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Die Matrix verfügt über eine horizontale Achse, auf der der Benutzer den Wirkungsgrad eintragen kann, und eine vertikale Achse, auf der der Benutzer den Aufwand festlegen kann. Somit ergeben sich aus der Impact-Effort-Matrix vier Quadranten:
- Hohe Wirkung – geringer Aufwand (Ihre schnellen Erfolge)
- Hohe Wirkung – hoher Aufwand (Die großen Projekte)
- Geringe Wirkung – geringer Aufwand (Auffüller – niedrige Priorität)
- Geringe Wirkung – hoher Aufwand (Zeitverschwendung – Streichen oder delegieren)
Warum eine Impact-Effort-Matrix verwenden?
Wenn eine große Menge Arbeit zu erledigen ist, fällt es oft schwer, den Anfang zu finden. Der beste Startpunkt ist es, Aufgaben zu identifizieren, die mit wenig Aufwand eine große Wirkung erzielen. Solche Aufgaben zu finden, kann oft entscheidend für Ihren Erfolg sein.
Das Eintragen Ihrer Arbeit in eine Impact-Effort-Matrix liefert Ihnen eine einfache, visuelle Darstellung aller zu erledigenden Aufgaben. Sie hilft dabei zu erkennen, wo die schnellen Erfolge liegen und welche Aufgaben zurückgestellt werden können.
Andererseits kann es hilfreich sein, Aufgaben mit hohem Aufwand und geringer Wirkung aufzulisten, wenn Sie entscheiden, was aufgeschoben oder delegiert werden sollte. Wenn Sie besonders ausgelastet sind, warum sollten Sie wertvolle Zeit für Aufgaben verschwenden, die nur einen sehr geringen Einfluss auf Ihr Team oder Ihr Projekt haben?
Vorteile einer Impact-Effort-Matrix
Es gibt viele Vorteile, eine Impact-Effort-Matrix zusammen mit anderen Entscheidungshilfen zu nutzen. Diese beinhalten:
Klarere Priorisierung
Es ist schwer, die wichtigsten Prioritäten zu leugnen, wenn sie einem auf der Matrix-Seite mit höchster Priorität entgegenblicken. Schauen Sie auf die Aktivitäten, die den größten Einfluss mit dem geringsten Aufwand haben – das ist ein vergleichsweise einfacher Startpunkt.
Außerdem können Sie sicher sein, informierte Entscheidungen über Ihre Prioritäten zu treffen, da Sie das große Ganze betrachten, anstatt Aufgaben einzeln zu bewerten.
Schnellere Entscheidungsfindung
Wenn Sie versuchen, zu entscheiden, was am wichtigsten ist, kann die Matrix Ihnen helfen, schneller zu einem Schluss zu kommen. Die Visualisierung aller anstehenden Arbeiten auf der Matrix hilft Ihnen, zügigere und bessere Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie und Ihr Team Ihre Zeit nutzen.
Denken Sie daran, möglichst viele Ihrer Aufgaben aufzunehmen, nicht nur jene, die Teil großer Projekte oder prestigeträchtiger Initiativen sind, um einen ganzheitlichen Überblick über die Arbeit Ihres Teams zu erhalten.
Verbesserte Ressourcenzuteilung
Indem Ressourcen auf die wichtigsten Aktivitäten konzentriert werden, können Sie die Ressourcenzuteilung verbessern und dem Team helfen, Überlastung zu vermeiden. Teammitglieder, die viel Zeit mit wenig sichtbaren, undankbaren Aufgaben verbringen, neigen dazu, sich schneller zu distanzieren und auszubrennen als Teammitglieder, die an sichtbaren, wirkungsvollen Aufgaben arbeiten.
Durch diese Herangehensweise an Aufgaben können Sie die Ressourcenzuteilung über die gesamten Aufgaben hinweg verbessern und sicherstellen, dass jeder einmal im Rampenlicht steht.
Verbesserte Team-Ausrichtung
Die gemeinsame Nutzung einer Matrix mit Ihrem Team kann dazu beitragen, dass alle vollständig aufeinander abgestimmt sind und Aufgaben nach denselben Prioritäten bearbeiten – auch wenn das zu Diskussionen führen kann. Je nach Rolle könnten einige Teammitglieder das Maß an Aufwand höher oder niedriger einschätzen, als Sie es ursprünglich angenommen haben.
So oder so kann eine Impact-Effort-Matrix ein hervorragendes Werkzeug sein, um hochwertige Gespräche zu fördern, die zu einer besseren Ausrichtung des Teams führen.
Stärkere strategische Fokussierung
Ein weiterer Vorteil der Nutzung einer Impact-Effort-Matrix ist ein besserer strategischer Fokus. Wenn Sie sich das Feld „geringer Nutzen, hoher Aufwand“ in Ihrer Matrix anschauen und erkennen, dass es weder zu den Projektzielen noch zu den Teamzielen passt, sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Führungsteam überlegen, ob Sie diese Aufgabe an ein anderes Team oder an einen externen Dienstleister abgeben oder sie ganz und gar weniger wichtig einstufen.
Je nachdem, was Sie dabei herausfinden, können Sie einen alternativen Plan für diese Aufgaben entwickeln, damit Sie und Ihr Team sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Wann Sie eine Impact-Effort-Matrix einsetzen sollten
Das Arbeiten mit einer Impact-Effort-Matrix empfiehlt sich besonders, wenn viel Arbeit in relativ kurzer Zeit bewältigt werden muss. Wenn Sie nur wenige Aufgaben zu erledigen haben, kann es mehr Zeit kosten, die Matrix zu erstellen, als die Aufgaben einfach sofort zu bearbeiten.
Allerdings dürfte Ihnen dieses Szenario als Projektmanager wahrscheinlich fremd sein. Ob Sie nun mehrere Projekte gleichzeitig leiten, in Geschäftsinitiativen eingebunden werden oder jüngere Mitarbeiter:innen betreuen – Aufgaben zu priorisieren und zu entscheiden, was verschoben oder delegiert werden muss, gehört wahrscheinlich zu Ihrem Alltag.
Daher kann es für Sie sinnvoll sein, mit einer eigenen Impact-Effort-Matrix zu beginnen und diese konsequent weiterzuführen.
Schritt für Schritt: So erstellen Sie eine Impact-Effort-Matrix
Falls Sie noch nie eine Impact-Effort-Matrix erstellt haben, gehen wir nun die Schritte gemeinsam durch und betrachten den Priorisierungsprozess.
1. Wählen Sie Ihren Zeitraum
Beginnen Sie damit, festzulegen, für welchen Zeitraum Ihre Matrix gelten soll. Nehmen wir an, Sie betrachten nur die aktuelle Woche. Auf Ihrer Aufgabenliste gibt es vielleicht Positionen, die im Kontext wenig Zeitaufwand erfordern, aber in anderen Zeitrahmen aufwändiger werden. Deshalb lohnt ein Blick aufs Monats- oder Quartalsende, nachdem Sie die Matrix für diese Woche fertiggestellt haben.
Sie sollten das große Ganze nicht aus den Augen verlieren, sich aber auch nicht mit zu vielen Details oder Zweifeln beim Ausfüllen der Matrix überfordern.
2. Alle potenziellen Aufgaben auflisten
Im nächsten Schritt erstellen Sie eine Liste mit allen Punkten auf Ihrer To-do-Liste. Sorgen Sie sich zunächst weder um Dauer noch um Auswirkungen – jetzt geht es nur darum, einen vollständigen Überblick zu erhalten.
Auch wenn Sie eine Aufgabe für Zeitverschwendung halten oder sicher sind, dass Sie sie diese Woche nicht erledigen können – schreiben Sie sie auf. Ziel ist es, wirklich alles zu sammeln und auf einen Blick zu betrachten. Vielleicht überrascht Sie das Ergebnis, wenn Sie nichts auslassen.
3. Impact abschätzen
Jetzt, da Sie eine vollständige Liste der Aufgaben haben, bewerten Sie diese vom höchsten bis zum niedrigsten Wirkungspotenzial. Je mehr Personen betroffen sind oder je größer das damit verbundene Projekt oder die Initiative ist, desto wahrscheinlicher hat diese Aufgabe einen großen Einfluss auf das Projekt oder die Organisation.
4. Aufwand abschätzen
Sobald Sie den Impact eingeschätzt haben, wiederholen Sie diesen Schritt, um den erforderlichen Aufwand abzuschätzen. Denken Sie daran: Es geht um Ihr erforderliches Maß an Aufwand. Seien Sie ehrlich bei der Einschätzung Ihrer Fähigkeiten und Grenzen. Notieren Sie auch, falls eine Aufgabe für Sie aufwändig, für ein anderes Teammitglied aber leicht zu erledigen ist.
Das kann eine gute Aufgabe zum Delegieren sein, wenn Sie später feststellen, dass Sie Dinge abgeben müssen. Ist eine Aufgabe jedoch wenig wirkungsvoll, sollten Sie sich fragen, ob sie jetzt (oder überhaupt) erledigt werden muss.
5. Aufgaben auf die Matrix eintragen
Im nächsten Schritt tragen Sie Ihre Aufgaben in die Matrix ein. Nun sehen Sie visuell, wie sich Ihre Aufgaben hinsichtlich Wirkungsgrad und Aufwand verteilen. Das kann anfangs etwas Zeit in Anspruch nehmen oder holprig wirken, aber mit jeder neuen Matrix werden Sie schneller und besser. Übung macht den Meister.
6. Analysieren und Priorisieren
Sind alle Aufgaben auf Ihrer Matrix eingetragen, ist es Zeit für die Analyse und Priorisierung. Beginnen Sie mit Aufgaben, die wenig Aufwand und großes Wirkungspotenzial haben. Arbeiten Sie sich dann durch die Matrix. Je mehr Aufwand und je weniger Wirkung eine Aufgabe für das Team oder Unternehmen hat, desto niedriger sollte sie auf Ihrer Prioritätenliste stehen.
Praxisbeispiel für eine Impact-Effort-Matrix
Schauen wir uns ein Praxisbeispiel einer Aufwand-Nutzen-Matrix an. Stell dir vor, du bist Projektmanager:in und betreust drei Entwicklungsprojekte in deinem Unternehmen: eine neue Website, einen neuen Bereich einer Website und ein Rebranding eines wichtigen Programms.
Die neue Website ist das sichtbarste und höchstdotierte der drei Projekte, das Rebranding ist das kleinste. Zusätzlich zu deinen Projekten hast du auch einige administrative Aufgaben. Hier ist die aktuelle To-do-Liste:
- Folgetermin mit Jennifer zum Weiterleitungsplan für die neue Website einplanen.
- Jennifer und Susan eine Liste mit Fragen schicken, die das Team nach dem QA für die Website hatte
- Den Artikel für den Unternehmens-Newsletter über Best Practices bei Website-QA fertigstellen
- Bei Jon wegen der Designs für das Rebranding nachhaken—die Präsentation bei den Stakeholdern ist in 4 Tagen
- Freigabe der endgültigen Designs für den neuen Website-Bereich einholen—das Content-Team hat vor Beginn der Entwicklung nächste Woche ein paar Änderungen angefragt
- Stundenzettel und Urlaubsanträge prüfen und freigeben
- Den Zeitplan für den Rest des Rebranding-Projekts überarbeiten
- Forecast für die nächsten zwei Wochen aktualisieren
Geringer Aufwand – Hohe Wirkung (zuerst erledigen)
- Folgetermin mit Jennifer zum Weiterleitungsplan für die neue Website einplanen.
- Jennifer und Susan eine Liste mit Fragen schicken, die das Team nach dem QA für die Website hatte
- Bei Jon wegen der Designs für das Rebranding nachhaken—die Präsentation bei den Stakeholdern ist in 4 Tagen
Hoher Aufwand – Hohe Wirkung (als Nächstes erledigen)
- Den Artikel für den Unternehmens-Newsletter über Best Practices bei Website-QA fertigstellen
- Stundenzettel und Urlaubsanträge prüfen und freigeben
- Forecast für die nächsten zwei Wochen aktualisieren
Geringer Aufwand – Geringe Wirkung (schnell erledigen oder delegieren)
- Freigabe der endgültigen Designs für den neuen Website-Bereich einholen—das Content-Team hat vor Beginn der Entwicklung nächste Woche ein paar Änderungen angefragt
Hoher Aufwand – Geringe Wirkung (delegieren, verschieben oder nicht erledigen)
- Den Zeitplan für den Rest des Rebranding-Projekts überarbeiten
Tipps für den optimalen Einsatz der Matrix
Möchtest du mit möglichst wenig Aufwand das Maximum aus deiner Matrix herausholen (merkst du, was ich gemacht habe)? Hier ein paar Tipps, wie du von deiner Matrix am meisten profitierst:
- Team-Input nutzen, um Voreingenommenheit zu reduzieren: Was dir wichtig erscheint, ist für dein Team vielleicht nicht so entscheidend, daher zögere nicht, sie zu fragen. Team-Input zur Wirkung von Aufgaben kann helfen, deine eigene Voreingenommenheit abzumildern. Leider kannst du bei Aufgaben, die nur dich betreffen, selbst am besten den erforderlichen Aufwand einschätzen.
- Die Bewertung nicht überdenken: Hör auf dein Bauchgefühl! Meistens liegst du mit deiner ersten Einschätzung zu Aufwand oder Wirkung richtig. Auch wenn etwas nicht ganz in der "perfekten" Reihenfolge ist, macht das nichts. Die Matrix soll dich zu effizienter Arbeit bringen – Perfektion oder immer richtig zu liegen, ist hier nicht das Ziel!
- Die Matrix regelmäßig überprüfen, wenn sich etwas ändert: Manche Aufgaben sind zu einem bestimmten Zeitpunkt im Monat oder Projekt weniger wirkungsvoll, gewinnen aber später an Bedeutung. Beispiel: Wenn eine Aufgabe ist, mit dem Kunden eine Themenliste für den Copywriter für Juni zu erstellen, ist das am 1. Mai weniger wichtig als am 28. Mai, weil du die Themen bis Juni parat haben solltest.
- Kombiniere sie bei Bedarf mit anderen Priorisierungs- oder Entscheidungshilfen: Deine Aufwand-Nutzen-Matrix muss keine Einzelmaßnahme sein. Schau auch ins Produkt-Backlog, nutze deine Aufgabenmanagement-Software oder Forecasting-Tools, um die Matrix zu ergänzen. Digitale Tools liefern oft mehr Kontext, sodass du Aufgaben für dich und dein Team besser einstufen kannst. Du kannst sie auch mit der Ivy-Lee-Methode kombinieren, um Erkenntnisse aus der Matrix in eine fokussierte Tages-To-do-Liste zu übersetzen.
Häufige Fehler, die du vermeiden solltest
Nachdem ich die Impact-Effort-Matrix als einfach und voller potenzieller Vorteile für deinen Arbeitsablauf und die gesamte Organisation dargestellt habe, ist nun etwas Vorsicht geboten. Die Matrix kann zwar dabei helfen, Klarheit darüber zu schaffen, welche Aufgaben zuerst angegangen werden sollten, aber sie ist kein Allheilmittel.
Hier sind einige Fehler, die ich bei Projektmanager:innen und Teams im Umgang mit einer Impact-Effort-Matrix beobachtet habe (und wie man sie vermeiden kann):
- Zu viel Subjektivität ohne Gruppenkonsens: Ich habe es schon oft gesagt, und ich sage es wieder – nur weil etwas für dich eine Aufgabe mit hohem Nutzen oder geringem Aufwand ist, gilt das nicht unbedingt für die Person, die sie erledigen muss, oder für das Team insgesamt. Um Über- oder Unterschätzungen in irgendeinem Bereich zu vermeiden, hole dir die Zustimmung vom Team.
- Zu exakte Schätzungen versuchen: Schätzungen sind dazu da, anhand der verfügbaren Informationen eine möglichst gute Einschätzung zu treffen, wie lange etwas dauern wird. Ganz ehrlich: Gerade zu Beginn eines Projekts hat man manchmal noch nicht genug Informationen für eine genaue Schätzung.
Es mag verlockend sein, Dinge sofort bis ins Detail klären zu wollen, aber man verbringt leicht genauso viel Zeit mit Schätzen wie mit der eigentlichen Umsetzung. Also: Mach das Beste daraus und prüfe, ob du die Schätzung im Laufe der Zeit anpassen solltest, wenn neue Informationen verfügbar sind.
So sparst du Zeit, die du besser für andere Aufgaben nutzen kannst. (Betrachte es ruhig als hohen Aufwand bei geringem Nutzen, falls nötig!)
- Die Matrix nicht regelmäßig aktualisieren: Eine Impact-Effort-Matrix ist keine einmalige Übung. Sie sollte während des Projektverlaufs laufend aktualisiert werden. Wenn die Fristen näher rücken, kann sich der Aufwand und der Nutzen einzelner Aufgaben verändern. Es ist wichtig, sich dessen bewusst zu sein und sicherzustellen, dass dein Team genug Zeit und Ressourcen zur Verfügung hat, während ihr das Projekt durchlauft.
- Geringe Aufwände mit großem Nutzen übersehen: Deine Impact-Effort-Matrix zeigt dir möglicherweise einige "Quick Wins" oder leicht erreichbare Aufgaben. Damit zu beginnen, ist besonders sinnvoll, wenn du neu bist.
Das kann für dein Team eine Menge positiver Energie freisetzen. Sorge also dafür, dass du diese Chancen nicht ignorierst, um stattdessen von Anfang an größere und zeitaufwendigere Themen anzugehen.
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