Die Abkürzung für Projektmanager: Tools, die wirklich lästige Aufgaben eliminieren
KI-Meetingnotizen: KI-Tools wie Fathom und Read AI steigern die Konzentration während Meetings, indem sie das Notieren automatisch übernehmen.
Effiziente Terminplanung: Terminplanungs-Tools wie WhenAvailable machen das Buchen einfacher und verringern den Zeitaufwand für E-Mail-Abstimmungen.
SOP-Erstellung: Mit Loom können Teammitglieder Abläufe einfach per Video erklären – das macht die SOP-Erstellung unkompliziert und effizient.
Datenbeschaffung: Glean erleichtert die Datenbeschaffung zu Projektstart, indem es schnellen Zugriff auf benötigte Informationen bietet.
Kunden-Wissensdatenbank: Notebook LLM bündelt alle Kundeninformationen zentral und sorgt für ein schnelleres Auffinden wichtiger Details.
Projektmanager kennen den täglichen Kampf mit administrativen Aufgaben nur zu gut – die Stunden, die mit Notizenmachen, dem Nachfassen von Terminbestätigungen, dem manuellen Erstellen von Aufgabenlisten und dem Durchsuchen von Systemen nach Informationen, die eigentlich per Klick verfügbar sein sollten, verbracht werden. Die eigentliche Arbeit des Projektmanagements – Strategie, Kommunikation, Problemlösung – wird oft von einer Flut an wenig wertvollen, aber sehr zeitintensiven Aufgaben überlagert.
Doch immer mehr PMs stellen fest, dass die richtigen Projektmanagement-Tools, darunter auch einige unerwartete Werkzeuge, diese Last erheblich verringern. Hier sind die Tools, die tatsächlich genutzt werden.
KI-Meeting-Notizen: Präsenz zeigen, ohne Details zu verlieren
Eine der beständigsten Quellen für Fleißarbeit bei Projektmanager:innen ist das Meeting selbst – oder genauer gesagt, alles, was während und nach dem Meeting erledigt werden muss. Notizen anfertigen, To-dos verfolgen und eine wirklich hilfreiche Zusammenfassung zu erstellen, kostet Zeit und geistige Energie. KI-basierte Meeting-Tools beginnen, diese Gleichung auf sinnvolle Weise zu verändern.
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Megan Cotterman, Fractional Project Manager und Operations Consultant, nutzt Fathom genau aus diesem Grund regelmäßig in ihrem Arbeitsalltag. „Eines meiner Lieblingstools ist Fathom“, sagt sie. „Für KI-generierte Meeting-Notizen ist allein die Möglichkeit, in einem Meeting ganz anwesend zu sein und sich nicht darum sorgen zu müssen, hektisch Notizen machen zu müssen, zusammen mit der Funktion, der KI im Nachgang Fragen stellen zu können, für mich im vergangenen Jahr wirklich ein Game-Changer gewesen.“ Die Möglichkeit, in einem Gespräch voll präsent zu bleiben – und sich nicht zwischen Zuhören und Tippen zu zerreißen – ist eine Veränderung, die sich über jedes Meeting im Kalender eines PM summiert.
Eines meiner Lieblingstools ist Fathom für KI-generierte Meeting-Notizen.
Ryan Gilbreath, Technischer Projektmanager bei RTS Labs, setzt für den gleichen Zweck auf Read AI – allerdings unter dem zusätzlichen Druck, ein großes Volumen an paralleler Arbeit zu managen. „Read AI, mein KI-Notizenhelfer“, sagt er, „ist wirklich zu meinem zweiten Gehirn geworden. Es ist wie mein persönlicher PM-Assistent, der mir hilft, nächste Schritte und Meeting-Highlights zu dokumentieren.“ Gilbreath jongliert zwischen neun und zehn Projekte parallel und beschreibt das Tool als die Lösung, mit der er überhaupt Schritt halten kann.
Terminplanung ohne Hin und Her
Die Terminplanung – vor allem bei Staffing, Beauftragungen oder der Koordination mit großen Gruppen – sieht einfach aus, verschlingt aber in der Realität enorm viel Zeit. Das Hin und Her in den E-Mails, verpasste Rückmeldungen, Überschneidungen in der Verfügbarkeit: das summiert sich. Alexandria O'Bannon, Staffing Manager bei JUMP! Foundation, fand eine Lösung außerhalb der klassischen PM-Tools in einem Event-Kalender- und Planungstool namens WhenAvailable.
„Ein neues Tool, das ich benutze, ist eigentlich kein Projektmanagement-Tool, aber ich habe es zu einem gemacht“, erklärt O'Bannon. „WhenAvailable ist im Prinzip ein Kalendertool für Zusagen – es reduziert das Hin und Her per E-Mail. Ich schicke eine E-Mail, die Personen tragen ihre Verfügbarkeiten ein, und dann bekomme ich eine Liste mit möglichen Terminen, die für alle passen. So spare ich mir zwei Tage E-Mail-Verkehr.“ Das zeigt, dass zur Reduktion von Fleißarbeit nicht immer ein speziell entwickeltes PM-Tool erforderlich ist – manchmal reicht ein einfaches, geschickt eingesetztes Tool völlig aus.
Ein neues Tool, das ich benutze, ist eigentlich kein Projektmanagement-Tool, aber ich habe es zu einem gemacht. Es heißt WhenAvailable.
SOPs erstellen ohne manuelles Tippen
Standardarbeitsanweisungen sind wichtig, doch das Team zu deren Erstellung zu bewegen, ist etwas ganz anderes. Der Dokumentationsprozess wirkt schwerfällig, und Mitarbeitende zu bitten, während ihrer eigentlichen Arbeit auch noch ihre Prozesse schriftlich zu fixieren, stößt erfahrungsgemäß auf Widerstand. Derek Fredrickson, Gründer & CEO von The COO Solution, hat einen Weg gefunden, diesen Widerstand komplett zu umgehen.
„Wenn ich Teammitgliedern oder Kunden die Idee von SOPs vorstelle, fühlt es sich für sie so an, als wolle ich, dass sie dokumentieren, was sie gerade tun – und das scheint schwierig zu sein“, sagt Fredrickson. „Deshalb habe ich stattdessen vorgeschlagen: Warum nutzt ihr nicht ein Tool wie Loom und erklärt einfach, wie ihr arbeitet. Dann bekommt ihr das Transkript von Loom, gebt es in eine KI ein und sie generiert daraus ein SOP, anstatt das komplette SOP von Grund auf tippen zu müssen.“ Das Ergebnis ist eine Dokumentation, die tatsächlich erstellt wird, ohne den manuellen Aufwand, der den Prozess normalerweise schon vor dem Start ausbremst.
Nutze Loom und erkläre, wie du arbeitest. Dann kannst du das Transkript von Loom nehmen. Gib es in eine KI ein und sie generiert daraus ein SOP.
Mit der Datenflut in Unternehmen umgehen
Für Projektmanager in großen Unternehmen mit ausufernden Technologie-Landschaften kann ein erheblicher Teil des Tages für die bloße Informationssuche draufgehen. Durch Systeme zu klicken, zwischen Tabs zu wechseln und Daten abzugleichen – das summiert sich schnell zu einer echten Belastung. Yonelly Gutierrez, Senior Program Manager bei Palo Alto Networks, nutzt Glean, um genau das zu verhindern.
„Ich nutze Glean, um Zeit zu sparen, wenn wir die ersten Projektschritte durchführen“, erklärt Gutierrez. „Früher mussten wir in Salesforce manuell in verschiedene Reiter klicken, um die benötigten Informationen zu finden. Mit Glean gibst du einfach eine Anfrage ein und bekommst sofort die Antwort angezeigt.“ Das Eliminieren der Suchzeit allein in der Projektinitiierungsphase bedeutet eine spürbare Reduzierung von wenig wertschöpfender Arbeit, gerade in einer der kritischsten Phasen eines Projekts.
Ich nutze Glean, um Zeit zu sparen, wenn wir die ersten Projektschritte durchführen,
Den Aufbau einer intelligenteren Wissensdatenbank für Kunden
Den Überblick darüber zu behalten, was Kunden gesagt, entschieden oder berichtet haben, ist für jede Projektmanagerin eine Herausforderung – und das Durchsuchen alter Notizen und Berichte nach einem bestimmten Detail ist genau die Art von Aufgabe, die Abläufe bremst. Jennifer Goebel, Projektkoordinatorin bei Baker Marketing Laboratory, nutzt Notebook LLM, um dieses institutionelle Wissen sofort zugänglich zu machen.
„Notebook LLM habe ich auf jeden Fall schon oft genutzt. Mein Team legt dort die Monatsberichte der Kunden und alle neuen Informationen über die Kunden ab“, berichtet Goebel und ergänzt: „Wenn dann beispielsweise jemand einen Blogbeitrag schreibt oder nachschauen möchte, was ein Kunde letzten Monat im Meeting gesagt hat, kann er es direkt finden, statt lange nach Notizen suchen zu müssen. Das geht jetzt wirklich viel schneller.“ Durch die zentrale Ablage der Kundeninformationen in einem Tool, das direkt abgefragt werden kann, hat ihr Team einen zeitaufwendigen Rechercheprozess in eine beinahe sofortige Recherche verwandelt.
Notebook LLM habe ich auf jeden Fall schon oft genutzt. Mein Team legt dort die Monatsberichte der Kunden und alle neuen Informationen über die Kunden ab.
Das richtige Problem lösen
Was all diese Tools verbindet, ist weder eine Kategorie noch der Preis – sondern das Problem, das sie lösen. Jedes adressiert eine bestimmte Art von arbeitsintensiver, repetitiver Tätigkeit, die unauffällig die Kapazitäten der Projektmanager schmälert: Notizenmachen, Terminplanung, Aufgabenanlage, Dokumentation, Informationsrecherche.
Die Projektmanager, die die größten Fortschritte erzielen, nutzen nicht zwingend die ausgefeiltesten Plattformen oder automatisieren die komplexesten Abläufe. Es sind diejenigen, die ehrlich analysiert haben, wofür ihre Zeit tatsächlich draufgeht, und Werkzeuge gefunden haben, die genau dort ansetzen. Diese Analyse lohnt sich.
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