Wie Sie als Projektmanager*in das Gehalt verhandeln, das Sie verdienen

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Kelsey Alpaio: Hallo! Ich bin Kelsey und willkommen zurück bei The Retro im The Digital Project Manager Podcast – wo wir vergangene Lektionen, zukünftige Trends und deren Bedeutung für Ihre Karriere beleuchten.

Falls Sie kürzlich eine neue Stelle als Projektmanager*in angenommen haben – erst einmal herzlichen Glückwunsch! Das ist im aktuellen Arbeitsmarkt keine einfache Leistung. Aber bevor Sie das Angebot unterschreiben, gibt es einen wichtigen Schritt, den Sie nicht überspringen dürfen: die Gehaltsverhandlung. Studien zeigen, dass Ihnen über die Laufbahn hinweg wortwörtlich Millionen entgehen könnten, wenn Sie nicht verhandeln. Aber ich verstehe es auch – Gehaltsverhandlungen fallen mir persönlich schon immer schwer, weil sie unangenehm, stressig und ehrlich gesagt auch ziemlich einschüchternd sein können.

Heute gehen wir also der Frage nach, wie Projektmanager*innen mit Selbstbewusstsein verhandeln können. Und zur Unterstützung habe ich Yonelly Gutierrez bei mir – sie ist Senior Project Managerin bei Palo Alto Networks und Gründerin von Velvet Vision, einem Coaching-Programm, das Frauen dabei unterstützt, Projektmanagement-Jobs mit einem Jahresgehalt von über 100.000 Dollar zu bekommen.

Willkommen in der Sendung, Yonelly!

Yonelly Gutierrez: Hallo! Vielen Dank, dass ich hier sein darf.

Kelsey Alpaio: Erzähl uns doch ein bisschen über dich und deine Arbeit.

Yonelly Gutierrez: Sehr gern. Wie schon erwähnt, arbeite ich als Senior Project Managerin im Bereich Professional Services bei Palo Alto Networks. Kurz gesagt – wir helfen Kund*innen, ihre Cloud-Sicherheitslösungen einzuführen. Neben meinem Hauptjob betreibe ich, wie du gesagt hast, ein Karrierecoaching-Unternehmen, in dem ich Frauen unterstütze, im Projektmanagement Fuß zu fassen.

Mein beruflicher Hintergrund ist spannend, denn ich bin aus dem Hochschulbereich in die Tech-Branche gewechselt. Ich habe keinen technischen Hintergrund, bin aber trotzdem IT-Projektmanagerin und liebe meinen Job. Mein Schwerpunkt liegt heute darauf, anderen dabei zu helfen, ihren Wert zu verhandeln und lebensverändernde Angebote zu landen.

Kelsey Alpaio: Super, das passt perfekt zum heutigen Thema.

Warum ist Gehaltsverhandlung gerade für Projektmanager*innen so wichtig?

Yonelly Gutierrez: Das ist enorm wichtig, denn Projektmanager*innen sind im Grunde das Rückgrat der Umsetzung in jeder Organisation. Und wenn man eine Führungsrolle einnimmt und maßgeblich Einfluss hat, sollte man dafür auch entsprechend entlohnt werden.

Leider nehmen viele PMs das erste Angebot an, ohne zu verhandeln. Wie du erwähnt hast, lässt man damit wortwörtlich tausende oder sogar Millionen an Gehalt liegen. Mit der Zeit summiert sich diese Lücke und beeinflusst das Lebenseinkommen erheblich. Es ist also wirklich notwendig, bei einem neuen Angebot zu verhandeln.

Kelsey Alpaio: Welche natürlichen Fähigkeiten haben Projektmanager*innen, die ihnen bei Gehaltsverhandlungen helfen können?

Yonelly Gutierrez: Wie gesagt, Projektmanager*innen sollen Führungspersönlichkeiten sein. Außerdem sollten sie stark in Kommunikation, Stakeholder-Management und Risikomanagement sein. All diese Fähigkeiten helfen Ihnen beim Verhandeln von Angeboten.

Es ist also eine Mischung: Führung, gute Kommunikation und ein Gefühl für Risiken. Sie erkennen vielleicht schon im Verhandlungsprozess erste Warnzeichen – und wenn Sie sich selbst wertschätzen, ziehen Sie vielleicht auch andere Angebote in Erwägung.

Kelsey Alpaio: Welche Recherche sollten Bewerber*innen vor einer Gehaltsverhandlung machen? Gibt es überraschende Wege, um relevante Informationen zu erhalten – abseits von Webseiten wie Glassdoor oder PayScale?

Yonelly Gutierrez: Klar, es gibt viele Tools, die uns zur Verfügung stehen, natürlich auch neben Glassdoor sind da LinkedIn Salary und Levels.fyi zu nennen.

Auch ChatGPT kann genutzt werden. Zwei weitere Möglichkeiten sind Informationsgespräche: Sprechen Sie beim Netzwerken einfach Leute an und fragen Sie: Was ist das marktübliche Gehalt für PMs mit dieser Erfahrung? Oft teilen die Menschen diese Infos gern. Eine weitere Option ist der PMI-Gehaltsrechner.

Dort werden Daten von unterschiedlichen Projektmanager*innen ausgewertet, und man kann sehr gezielt bestimmte Level oder Qualifikationen abfragen: etwa ob man ein PMP ist oder nicht, die eigene Stadt oder das Geschlecht. Das ist echt praktisch. Wer PMI-Mitglied ist, sollte dieses kostenlose Tool unbedingt ausprobieren.

Kelsey Alpaio: Alles sehr hilfreiche Ressourcen. Und ich möchte darauf hinweisen, dass das DPM-Team jedes Jahr eine eigene Gehaltsumfrage veröffentlicht – auch das ist eine großartige Anlaufstelle, um sich im Vorfeld zu informieren.

Kommen wir nun zur eigentlichen Verhandlung. Wann ist der beste Zeitpunkt, das Gehalt im Einstellungsprozess anzusprechen? Sollte man von selbst beginnen oder die Arbeitgeber*innen darauf zu sprechen kommen lassen?

Yonelly Gutierrez: Ich rate dazu und coache auch entsprechend, möglichst das Gegenüber zuerst ansprechen zu lassen – sofern es geht.

Wenn die Frage früh kommt, kann man auch antworten: „Mir ist wichtig, die beste Gesamtabstimmung zu finden. Ich möchte zuerst mehr über die Rolle und die Aufgaben erfahren. Gibt es eine Gehaltsspanne, die das Team im Kopf hat?“ Damit hält man das Gespräch offen, ohne sich zu früh auf eine Zahl festzulegen.

Kelsey Alpaio: Und wenn ein Unternehmen beim Gehalt keine Kompromisse eingehen kann – was kann man stattdessen verhandeln?

Yonelly Gutierrez: Es gibt zahlreiche Möglichkeiten! Dazu zählen Boni, zusätzliche Urlaubstage oder die Möglichkeit zum Homeoffice. Auch Weiterbildungszuschüsse sind interessant – ich selbst habe das schon verhandelt. Beim Jobwechsel habe ich viel in Coaching und PMP-Vorbereitung investiert und mit dem Arbeitgeber vereinbart, dass er einen Teil davon übernimmt.

Weitere Punkte: Aktienoptionen, ein besserer Titel, Umzugsunterstützung oder ein Gehaltsgespräch nach sechs Monaten.

Kelsey Alpaio: Alles sehr gute Optionen.

Aber ab wann sollte man, falls die eigenen Wünsche nicht erfüllt werden, das Angebot ausschlagen?

Yonelly Gutierrez: Es gibt definitiv Momente, in denen man Nein sagen sollte. Idealerweise legen Sie sich schon bei der Recherche vorher fest, in welchem Bereich Sie sich wohlfühlen. Wenn ein Angebot darunterliegt, sollten Sie es ablehnen.

Vertrauen Sie auf die gesammelten Daten: Das ist meine akzeptable Gehaltsspanne – und wenn darauf keine Rücksicht genommen wird, ziehen Sie Konsequenzen. Wenn Sie dem Unternehmen mindestens zwei Mal einen Vorschlag gemacht haben, und Sie merken, dass es keine Bereitschaft zu Verhandlungen gibt, sollten Sie freundlich absagen: „Vielen Dank, ich habe mich für ein anderes Angebot entschieden.“ Letztlich hängt alles davon ab, wie man sich selbst wahrnimmt und wie hoch das eigene Selbstbewusstsein ist. Natürlich gibt es auch Lebenssituationen, wo man ein Angebot annehmen muss – und das ist auch okay.

Ich würde sagen, mindestens zwei Runden sollten es aber sein.

Kelsey Alpaio: Ich habe manchmal Sorge, wenn ich ein höheres Gehalt verlange oder nachhake, dass das Angebot zurückgezogen wird. Kommt das wirklich vor?

Yonelly Gutierrez: Nein, davor muss man keine Angst haben. Sicherlich gibt es einzelne Fälle – aber mal ehrlich, möchte man dann für so ein Unternehmen arbeiten? Es ist absolut üblich, dass verhandelt wird, und Unternehmen rechnen damit.

Ich sage meinen Klientinnen auch immer: Sie setzen von Beginn an den Standard, wie Sie als professionelle Person auftreten. Am Ende sollten die Arbeitgeber*innen so begeistert von Ihnen sein, dass sie bereit sind, Ihre Wünsche zu besprechen und ein attraktives Paket zu schnüren.

Man sollte davor also keine Angst haben.

Kelsey Alpaio: Gut zu wissen.

Welchen Rat haben Sie für Menschen, die bei Gehaltsverhandlungen nervös oder eingeschüchtert sind?

Yonelly Gutierrez: Das Beste, was Sie tun können, ist üben. Sie sollten Ihre Antworten laut aussprechen und sich immer wieder klar machen: Es ist normal zu verhandeln.

Verhandeln ist weder unhöflich noch aggressiv. Sie haben einen Mehrwert und sich für eine faire Bezahlung einzusetzen, ist ein Teil der beruflichen Entwicklung. Und je häufiger Sie verhandeln, desto besser werden Sie darin. Es fühlt sich am Anfang ungewohnt und auch etwas unangenehm an – insbesondere für Frauen, weil wir nicht dazu erzogen werden, unsere Ansprüche klar zu formulieren und unseren Wert einzufordern. Es ist also ganz normal, nervös zu sein – aber gerade deshalb müssen wir es üben und verinnerlichen: Es gehört dazu und wir haben es verdient. Gerade Frauen müssen für mehr Gleichberechtigung bei Bezahlung sorgen und sich einsetzen, das ist essenziell.

Kelsey Alpaio: Sie haben erwähnt, dass Übung wichtig ist. Können wir gemeinsam ein paar Formulierungen durchgehen, die man im Vorstellungsgespräch nutzen könnte? Zum Beispiel: Ich möchte ein Gehalt von 100.000 Dollar, habe aber nur ein Angebot über 90.000 erhalten. Welche Sätze könnte ich nutzen, um auf mein Zielgehalt hinzuarbeiten?

Yonelly Gutierrez: Sie könnten zum Beispiel sagen: „Vielen Dank für Ihr Angebot. Ich freue mich sehr über die Möglichkeit. Nach meiner Recherche und angesichts meines Beitrags hätte ich mit einem Gehalt näher an $100.000 gerechnet. Gibt es bei der Budgetplanung Flexibilität, um sich diesem Wert anzunähern?“

Kelsey Alpaio: Was, wenn die Antwort lautet: „Wir können maximal 95.000 anbieten, mehr ist im Moment nicht drin“?

Yonelly Gutierrez: Dann würde ich es auf jeden Fall noch ein zweites Mal versuchen – wie bereits beschrieben. Sie könnten zum Beispiel entgegnen: „Ich danke Ihnen, dass wir hier gemeinsam eine Lösung suchen. Wenn wir auf $97.000 gehen könnten, wäre ich bereit, heute eine Entscheidung zu treffen.“ Und wenn es wirklich bei 95.000 bleibt, können Sie im nächsten Schritt andere Dinge ins Gespräch bringen, wie wir zuvor besprochen haben.

Kelsey Alpaio: Sehr hilfreich, klar und präzise – genau das, was man braucht.

Yonelly Gutierrez: Genau! Es wird sogar erwartet, dass man verhandelt. Bleiben Sie sachlich, freundlich und klar: Sie wissen, was Sie wert sind, und haben Ansprüche.

Kelsey Alpaio: Meine letzte Frage: Wenn Zuhörer*innen nur eine Sache aus dieser Folge mitnehmen, was sollte es in Bezug auf Gehaltsverhandlungen sein?

Yonelly Gutierrez: Immer verhandeln. Selbst eine kleine Erhöhung wirkt sich langfristig auf Ihr Einkommen aus. Im schlimmsten Fall heißt es nein – im besten Fall verändert es Ihre finanzielle Zukunft nachhaltig.

Kelsey Alpaio: Absolut. Yonelly, vielen Dank für deine Zeit – das war sehr hilfreich.

Yonelly Gutierrez: Ich danke dir. Es war schön, dich kennenzulernen und heute zum Thema Verhandlungen zu sprechen. Danke.

Kelsey Alpaio: Das war’s für das heutige Retro. Abonnieren Sie die Sendung, damit Sie keine Folge verpassen. Und wenn Sie Lust haben, mit über tausend Expert*innen aus dem Projektmanagement weiterzudiskutieren, kommen Sie gern in unsere Community auf thedpm.com/membership. Danke fürs Zuhören!