Das Retro: Wie du befördert wirst und Senior-Projektmanager:in wirst

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Kelsey Alpaio: Hallo! Ich bin Kelsey. Und herzlich willkommen zurück bei Das Retro im The Digital Project Manager Podcast—wo wir vergangene Lektionen, zukünftige Trends und ihre Bedeutung für deine Karriere beleuchten.

Wenn du diese Folge anhörst, bist du wahrscheinlich auf der Suche nach einer Senior-Projektmanager:innenrolle. Das ist nicht immer ein einfacher Sprung. Es gibt Stolpersteine, du wirst öfter "nein" hören, als dir lieb ist. Vielleicht fühlst du dich auch schon festgefahren—fragst dich, was fehlt oder warum du die Beförderung oder das Jobangebot nicht bekommst. Genau das packen wir heute aus.

Ich habe Logan Langin bei mir. Er ist Senior-Projektmanager bei Sanford Health und war genau dort, wo du jetzt bist. Er hat herausgefunden, wie er seine Fähigkeiten präsentieren und seine Denkweise anpassen kann, um den Schritt zum Senior PM zu schaffen. Außerdem leitet er ein „30 Tage bis PM“-Programm für Leute, die den Einstieg suchen—er weiß also, wovon er spricht.

Logan, willkommen in der Show!

Logan Langin: Danke, dass ich hier sein darf.

Kelsey Alpaio: Logan, erzähl uns ein bisschen von dir und deiner Arbeit.

Logan Langin: Ich bin seit fast zehn Jahren im Projektmanagement tätig. Ursprünglich habe ich als Sozialarbeiterin begonnen, etwa ein Jahr lang. Dann bin ich als Labortechnikerin, als Bench Scientist, tätig gewesen und habe währenddessen versucht, meinen Karriereweg in meinen frühen Zwanzigern für mich zu klären. Dabei bin ich auf das Projektmanagement als Karrieremöglichkeit in meiner Organisation gestoßen.

Das war ungefähr anderthalb Jahre nach meinem Einstieg als Forscherin. Ich versuchte wirklich herauszufinden, okay, was ist Projektmanagement? Wie macht man das? Wie kann ich meine Fähigkeiten so weiterentwickeln, dass ich mich auf eine Projektmanagement-Rolle zubewege? Im Laufe der nächsten sechseinhalb Jahre habe ich mich dann zum Laborleiter hochgearbeitet und bekam in meiner Arbeit immer mehr Einblick—erst in eigene, dann in größere kollaborative Projekte.

Damit wurde der Grundstein gelegt, dass ich 2020, also ungefähr zum Beginn der Pandemie, Forschungsprojektmanager wurde. In dieser Position habe ich meine Fähigkeiten weiter verfeinert und überlegt, was der nächste Schritt sein könnte. Senior-Projektmanager war da der logische nächste Schritt, also musste ich herausfinden, wie dieser Übergang gelingen kann.

Durch die Leitung komplexerer und größerer Projekte als Forschungsprojektmanager konnte ich den Sprung ins Gesundheitsprojektmanagement als Senior PM schaffen, was ich seit 2021 mache. Das ist ein schneller Überblick über meinen bisherigen beruflichen Weg.

Kelsey Alpaio: Wie du erwähnt hast, hast du jetzt diesen begehrten Senior-PM-Titel. Erzähl mal, welchen Weg du gehen musstest, um dort hinzugelangen. Wie sah dieser Prozess für dich aus?

Logan Langin: Es gibt ein paar Dinge dazu. Zuallererst, als ich herausfand, was Projektmanagement wirklich bedeutet und auf die Stelle des ursprünglichen Forschungsprojektmanagers hinarbeitete, fragte ich mich: „Was hebt mich in diesem Bereich ab?“ Ich habe 2018 mein PMP-Zertifikat gemacht, was mir viele Türen für die Senior-PM-Rolle geöffnet hat. Es validiert die eigene Erfahrung.

Was ich jedem Projektmanager rate, der den Sprung zum nächsten Karriereschritt machen will, ist: Du brauchst zuallererst eine große Bandbreite an Projekterfahrungen. Für mich bedeutete das: nicht immer nur das Gleiche tun, sondern viele verschiedene Projekte mit unterschiedlichsten Anspruchsgruppen, verschiedenen Komplexitätsstufen, höheren Budgets und stärkerer Sichtbarkeit. Das war entscheidend, um in die Senior-PM-Rolle einzusteigen.

Man arbeitet nämlich nicht immer mit denselben Stakeholdern. Die Gruppen sind größer, die Budgets sind höher und der Kontakt zur Leitungsebene enger. Ich empfehle daher, gezielt nach Möglichkeiten zu suchen, Projekte aus verschiedenen Bereichen und Branchen zu leiten.

Und ebenso: Feedback annehmen. Du arbeitest ja mit komplexen Teams, berichtest an das Management und wirst fast immer einen geschäftlichen oder strategischen Mehrwert liefern. Daher muss man diese Sprache beherrschen und die Sichtbarkeit einschätzen können—und berichten können.

Storytelling ist auch ein großer Teil davon. Du musst deine Erfahrungen überzeugend vermitteln: Was hast du gemacht und wie kannst du das für die neue Chance als Senior PM nutzen, damit du dort aufblühst?

Kelsey Alpaio: Sehr gute Tipps.

Mich interessiert: Wie lange hat es bei dir gedauert, vom Wunsch nach einer Senior-Position bis zum tatsächlichen Schritt in die Rolle? Wie viele Absagen hast du bekommen? War es vielleicht einfach und du hast sofort Ja bekommen?

Logan Langin: Nein, das war es nicht. Ehrlich gesagt, ich wurde 2020 Forschungsprojektmanager und merkte ziemlich schnell, dass ich ausbrannte. Viele Projektmanager nehmen, vor allem in Unternehmen ohne formale PM-Strukturen, viele verschiedene Aufgaben an—so war es auch bei mir.

Man übernimmt viel operative Arbeit, zusätzlich zum Management, und das kann belastend sein. Von der Forschungs-PM-Rolle zur Senior-PM-Position hat es etwa drei Jahre gedauert, bis ich mich dort wirklich wohlfühlte. Offengestanden bekam ich viele Absagen.

Ich habe intern bestimmt 40 bis 50 Bewerbungen abgeschickt, extern noch mal so viele. Am Ende hatte ich weniger als 10 echte Bewerbungsgespräche. Es hat also seine Zeit gebraucht. Aber ich sage: Sobald du weißt, was du kannst und was gesucht wird, erschließen sich plötzlich mehrere Türen gleichzeitig. Bei mir gab es nach all den Absagen schließlich sogar drei Angebote gleichzeitig.

Kelsey Alpaio: Wow, drei gleichzeitig! Das ist sicher überwältigend.

Klar ist, dass du irgendwann wusstest, was du auf dem Lebenslauf hervorheben und im Bewerbungsgespräch nennen musst. Was genau hast du geändert?

Logan Langin: Zuerst habe ich meinen Lebenslauf besser angepasst. Was ich jedem rate: Verwende niemals für jede Bewerbung denselben Lebenslauf. Jede Stelle ist anders, hat unterschiedliche Anforderungen und Schwerpunkte. Also: Sei gezielt und prüfe selbstkritisch, ob du für die jeweilige Rolle passend bist.

Schau dir die Stellenausschreibung an und gleiche gezielt deine Erfahrungen damit ab. Das habe ich dann gemacht.

Durch diverse Ablehnungen und Rückmeldungen wurde mir gesagt: Du hast nicht genug komplexe Führungsverantwortung gezeigt oder zeigst die typischen Eigenschaften eines Senior PM nicht. Ich habe das Feedback genutzt: Wie kann ich das in meiner aktuellen Rolle stärken—und vor allem: Wie kann ich es besser in meinen Lebenslauf aufnehmen? Das ist nicht nur für diese Stelle wichtig, sondern für zukünftige Bewerbungen.

Ein weiteres Thema: Metriken. Nicht nur auflisten, was man gemacht hat, sondern den geschäftlichen Nutzen und die Strategie herausstellen. Das ist es, was Unternehmen suchen und was Senior PMs liefern:

Welches Budget hast du verantwortet? Wie groß war das Team? Was hast du erzielt? Umsatz? Effizienz? Standardisierung? Und wie?

Was war der Mehrwert für den Endkunden? Metriken mit Impact wirken überzeugender als nur Stichworte wie „Risiko-Management durchgeführt“. Und noch ein Tipp: Lebensläufe sind leichter zu lesen, wenn man sie im Stil von: Was habe ich gemacht? Wie habe ich das gemacht? präsentiert—und was ist daraus entstanden? Das ist besser als reine Listen: Risiko-Management, Change-Management, Kommunikationsstrategie entwickelt…

Bewerbende, die ihren Mehrwert so präsentieren, punkten bei Entscheidungsträgern schon vor dem Interview.

Ein weiteres Schlüsselelement war der Aufbau und die Nutzung eines Netzwerks. Ich bin heute sehr aktiv auf LinkedIn, damals war ich das nicht. Innerhalb meiner Organisation suchte ich gezielt den Kontakt zu Personen, die den Sprung aus der Forschung in andere Bereiche oder in Richtung Projektmanagement gemacht haben. Oder Senior PMs, Programmleiter und so weiter—und fragte nach ihren Tipps: Was ist wichtig? Wie kann ich mein Profil schärfen? Was sollte ich hervorheben?

Wenn es im eigenen Unternehmen niemanden gibt, empfehle ich LinkedIn oder lokale PMI-Chapter. Bei uns in Sioux Falls gibt's fast 300 Projektmanager im lokalen PMI-Chapter—super, um Kontakte in der Region zu knüpfen und Chancen zu finden.

Kelsey Alpaio: Ja, absolut. Auch wir haben mit DPM eine Community und eine aktive Slack-Community. Das hilft ungemein, sich zu vernetzen und Unterstützung zu finden. Das ist gerade in unserem Beruf—der oft isoliert sein kann—extrem hilfreich.

Logan Langin: Da stimme ich zu, zu 100 %.

Kelsey Alpaio: Du hast die nötigen Fähigkeiten für Senior PMs angesprochen: Führungsstärke, Storytelling. Im Vorstellungsgespräch, was sind die wichtigsten Skills, um eine Senior-PM-Rolle zu bekommen — und wie kann man sie ausbauen?

Logan Langin: Das ist interessant, weil man als Senior PM — zumindest meiner Erfahrung nach — den wahren Wert von Soft Skills wirklich erst dann erkennt. Das ganze „Handwerk“ Projektmanagement wird erst auf diesem Level zur Kunst. Gerade die sozialen Fähigkeiten sind ausschlaggebend, damit Projekte vorankommen.

Als Senior PM braucht man: Problemlösungsvermögen. Kommunikation — vor allem, weil die Teams komplexer werden und man mehr mit der Unternehmensleitung kommuniziert. Man führt manchmal andere PMs, also ist Kommunikation wichtiger als je zuvor.

Ich setze auch stark auf aktives Zuhören. Häufig ist man in Meetings oder moderiert Diskussionen und hat nicht immer selbst das Fachwissen. Man kennt nicht alle Abkürzungen oder Details. Aber als PM muss man die wichtigen Punkte und To-Dos extrahieren, um das Projekt am Laufen zu halten. Das gelingt nur mit aktivem Zuhören und sinnvollem Nachfragen.

Emotionale Intelligenz ist ebenso entscheidend—Empathie, Menschenkenntnis, Beziehungskompetenz. Anpassungsfähigkeit wird immer wichtiger, je komplexer die Projekte werden. Der Projekterfolg hängt oft mehr davon ab, wie flexibel du mit Veränderungen und Risiken umgehst, als von starren Prozessen.

Storytelling hilft ungemein. Man ist oft Vermittler zwischen Management und Projektteam. Führungskräfte haben nicht die Zeit für jeden Projektdetail, also muss man für sie das Wesentliche herausfiltern und vermitteln—ideal in Form einer verständlichen (kurzen!) Geschichte.

Zuletzt sind dann die PM-Grundlagen auf Senior-Niveau wichtig: Risiko- und Change-Management. Als Junior PM kann man da mal improvisieren. Als Senior PM hat das unmittelbare Auswirkungen auf das Gesamtgeschäft — also gilt es, Risiken und Veränderungen konsequent und transparent zu steuern und zu kommunizieren.

Kelsey Alpaio: Es wird deutlich, dass die Senior-PM-Rolle nicht für jede:n PM passt. Welche anderen Wege empfiehlst du, wenn jemand sich weiterentwickeln will, aber nicht unbedingt Senior PM werden möchte? Oder hast du selbst Alternativen erwogen?

Logan Langin: Die gute Nachricht: Die Kompetenzen, die man als Projektmanager:in gewinnt, sind überall gefragt. Wenn man sich im eigentlichen Projektmanagement nicht wiederfinden will, bieten sich oft Führungspositionen in operativen Abteilungen eines Unternehmens an. Dort lassen sich die erworbenen Organisations- und Sozialkompetenzen effektiv einsetzen.

In meinem Fall kommt die Forschungsexpertise dazu. Führung oder sogar Management auf Executive-Ebene, wo beide Bereiche zusammenfließen, ist dann möglich.

Manche lieben gerade den menschlichen Aspekt des Projektmanagements. Da bietet sich das Veränderungsmanagement (Change Management) an — also die proaktive Begleitung von Menschen durch Veränderungen, die neue Projekte immer zwangsläufig mit sich bringen. Dafür gibt es spezielle Rollen, in denen genau diese Stärke gefragt ist.

Wer also Freude daran hat, Menschen durch Veränderungen zu begleiten und weniger auf Prozessschritte fixiert ist, sollte Change-Management in Betracht ziehen. Die Soft Skills sind da genauso wertvoll.

Kelsey Alpaio: Was könnten die Zuhörer:innen schon diese Woche tun, um dem Ziel Senior PM näherzukommen?

Logan Langin: Da habe ich etwas Philosophisches dazu.

Ganz praktisch rate ich zu einer sogenannten Skills Gap Analyse: Welche Fähigkeiten habe ich schon, welche fehlen mir (noch)? Schau dir deine Projekte an und vergleiche deinen Status ehrlich mit den Anforderungen in Stellenausschreibungen, dem Feedback aus Interviews und was andere Senior PMs berichten. Und dann entwickle einen Plan, wie du fehlende Skills in den kommenden Monaten aufbauen kannst. Weiter bewerben, aber parallel Schwächen gezielt bearbeiten — und das dann auch im Lebenslauf kenntlich machen.

Mein größtes Learning an PMs, die sich oft abgelehnt fühlen: Gib dir selbst Zeit und Nachsicht. Beförderungen sind ein Prozess, lernen geht nur durch Versuch und Irrtum. Analysiere jede Ablehnung, frage nach Feedback: Welche Bereiche werden wiederholt genannt? Präsentiere dich und deine Fähigkeiten besser in Lebenslauf und Interview. Wenn du eine Fähigkeit schon beherrschst — zeig sie klar! Falls nicht: Lege einen Plan fest, wie und wann du sie erwirbst.

Kelsey Alpaio: Ein perfektes Schlusswort. Vielen Dank für deine Zeit, Logan.

Logan Langin: Sehr gerne, ich danke für die Einladung.

Kelsey Alpaio: Das war's für das heutige Retro. Folge dem Podcast, damit du keine Folge verpasst. Und wenn du dich weiter mit über tausend Projektmanagement-Expert:innen austauschen willst—komm zu uns: thedpm.com/membership. Danke fürs Zuhören!