Wie großartige PMs unerwartete Interviewfragen meistern

Lesen Sie das Transkript:

Wir testen die Transkription unserer Podcasts mit einer Software. Bitte verzeihen Sie eventuelle Tippfehler, denn der Bot arbeitet nicht zu 100% fehlerfrei.

Kelsey Alpaio: Hallo! Ich bin Kelsey. Und willkommen zurück zu The Retro im Podcast von The Digital Project Manager – wo wir vergangene Lektionen, künftige Trends und ihre Bedeutung für Ihre Karriere beleuchten.

Ich möchte heute mit einer Frage beginnen. Wenn Sie sich selbst als Schokoriegel beschreiben müssten, welcher wären Sie? Mir wurde diese Frage einmal in einem Vorstellungsgespräch gestellt und sie hat mich total überrumpelt. Ich habe spontan den Namen jedes existierenden Schokoriegels vergessen.

Aber im Bereich der schwierigen Interviewfragen ist das ehrlich gesagt ziemlich harmlos. Aber was ist, wenn man mit einer echten „Curveball“-Frage konfrontiert wird? Etwas, das Sie nicht vorbereitet haben und das Ihre Erfahrung oder Ihre Fähigkeiten hinterfragt? Wie bewahrt man dann einen kühlen Kopf und beantwortet die Frage so, dass sie einem wirklich hilft, die Stelle zu bekommen?

Gerade für Projektmanager:innen können Interviews sich anfühlen wie ein Überraschungstest zu jedem einzelnen Projekt, an dem man je gearbeitet hat. Es ist ein Minenfeld von „Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der...“-Fragen, die einen daran zweifeln lassen, ob man überhaupt je ein Projekt geleitet hat. Genau darum geht es heute: Wie bereiten Sie sich auf Ihr nächstes PM-Interview vor? Wie gehen Sie mit vorhersehbaren Fragen um, wie mit denen, mit denen Sie nicht rechnen, und was tun Sie, wenn mal etwas nicht perfekt läuft?

Mit dabei ist heute Kayla Quijas, eine Senior Project Managerin und Karrierecoach, die Fachleuten hilft, Positionen im Projektmanagement zu bekommen.

Kayla, willkommen in der Sendung!

Kayla Quijas: Hallo, Kelsey! Vielen Dank, dass ich dabei sein darf.

Kelsey Alpaio: Kayla, erzähle uns ein bisschen mehr über dich und deine Arbeit.

Kayla Quijas: Meine berufliche Laufbahn begann etwas unkonventionell. Tatsächlich habe ich als professionelle Tortendekorateurin angefangen. Das habe ich etwa fünf Jahre gemacht, bis ich feststellte, dass ich in einer Sackgasse steckte. Eines Tages hatte ich eine 12-Stunden-Schicht hinter mir und wurde gebeten, direkt wiederzukommen – und an diesem Tag ist in mir etwas gekippt.

Völlige Sackgasse. Es ging nirgendwohin. Ich habe in dem Moment gekündigt – ohne Notfallplan. Ich war fest entschlossen, in die Unternehmenswelt zu wechseln. Mein erster Schritt war ein Job als Empfangskraft in einer Anwaltskanzlei und von dort aus habe ich die Unternehmensleiter schnell erklommen. Jetzt bin ich Senior Project Managerin in einer globalen Kanzlei und betreue einige der größten Kunden des Unternehmens – und ich liebe es.

Wenn ich rückblickend auf meinen Karriereweg schaue, wird mir klar, dass Coaches einen großen Teil meines Erfolgs beigetragen haben. Das hat mich dazu gebracht, meine wirkliche Leidenschaft zu finden: Andere zu inspirieren, aus ihren Sackgassen auszubrechen und selbst erfüllende Karrieren zu verfolgen. Heute bin ich zudem zertifizierte Senior-Karrierecoachin und bestärke andere darin, bewusste Karriereschritte zu gehen.

Kelsey Alpaio: Das ist eine spannende Vorgeschichte und ich freue mich sehr, dass du bei dieser Episode dabei bist – es geht ja um knifflige Interviewfragen. Das sind Fragen, die man per Definition nicht kommen sieht, aber ich möchte das etwas hinterfragen. Was sind denn einige dieser eher seltenen, aber herausfordernden Fragen, die uns im Vorstellungsgespräch für eine PM-Stelle begegnen können?

Kayla Quijas: Gute Frage. Bevor ich auf die Details eingehe, finde ich es sehr wichtig, zunächst zu erklären, warum solche Fragen gestellt werden. Denn „Curveball“-Fragen sind weniger inhaltlich, sondern testen vielmehr den Charakter.

Sie dienen dazu herauszufinden, wie Sie denken, wie Sie führen. Wie Sie mit Druck umgehen, wenn alles auseinanderbricht – genau das verlangt Projektmanagement. Wenn Ihnen also eine Frage gestellt wird, die Sie aus der Bahn wirft, dann schaut die Führungskraft eigentlich auf etwas Tieferes als das, was Ihr Lebenslauf zeigt.

Sie wollen wissen, wer Sie unter Druck sind, denn genau das wird eingestellt. Bleiben Sie ruhig, wenn etwas schief läuft? Können Sie klar denken, wenn Sie nicht alle Informationen haben? Können Sie zugeben, wenn Sie etwas nicht wissen, ohne defensiv zu werden? Und können Sie flexibel reagieren, wenn der Plan geändert werden muss? Im echten Projektmanagement ist das genau der Job.

Was konkrete „Curveball“-Fragen betrifft, sehe ich im Grunde zwei Kategorien: Die eine ist, dass Sie so eine Situation noch nie hatten; die andere ist, dass Sie sie hatten, aber die Geschichte kein gutes Licht auf Sie wirft. Ich habe für beide Fälle verschiedene Vorgehensweisen und ich bin sicher, wir werden im Verlauf noch darauf eingehen.

Kelsey Alpaio: Absolut. Mir gefällt diese Einordnung und der Gedanke, dass man als Projektmanager:in wahrscheinlich schon viele der Fähigkeiten hat, die für das Beantworten unerwarteter Fragen nötig sind. Also, erzähl uns ein bisschen mehr über deinen Rahmen, wie man solche Fragen beantwortet und wie man sich am besten darauf vorbereitet.

Kayla Quijas: Ich denke, Vorbereitung ist der Schlüssel. Die beste Vorbereitung besteht nicht darin zu versuchen, jede mögliche Kurvenfrage vorherzusehen. Das macht einen nur verrückt. Wer würde denn schon darauf kommen, welche Schokoriegel-Sorte man wäre?

Das kann man einfach nicht vorhersagen. Deshalb rate ich meinen Kund:innen, einen Story-Pool parat zu haben – mindestens sechs, besser mehr. Das ist das absolute Minimum. Ich gebe meinen Kund:innen PM-„Karteikarten“ – also Aufgaben, für bestimmte Themen Geschichten zu sammeln: Erfolge natürlich, aber auch Fehlschläge, Konfliktsituationen, Risikomanagement, Führung ohne direkte Befugnis, Umgang mit Unklarheiten usw. Diese Geschichten sind flexibel und lassen sich unterschiedlich einsetzen.

Man startet also damit, einen stabilen Story-Pool zu haben. Dann ordnet man diese Beispiele ein paar zentralen Eigenschaften zu. Eine Geschichte kann z.B. Führungsstärke und Problemlösungsfähigkeit zeigen, eine andere emotionale Intelligenz und Anpassungsfähigkeit. Und dann übt man, laut zu denken.

Das ist der nächste Schritt. Denn bei „Curveballs“ geht es nicht nur um den Inhalt, sondern darum, wie Sie Ihre Gedanken unter Druck ordnen. Ich garantiere: Genau das war das Ziel dieser Schokoriegel-Frage. Niemand will wissen, welcher Riegel Sie wären. Es geht einzig darum, wie Sie denken und reagieren, wenn etwas völlig Unerwartetes kommt.

Üben Sie also, Ihre Denkschritte laut zu erklären und ruhig zu bleiben, auch wenn Ihr Gehirn „Ohje“ sagt. Wenn Sie sich so vorbereiten, lernen Sie nicht einfach Antworten auswendig, sondern bauen sich einen Werkkasten auf. Das ist die allgemeine Vorbereitung. Ich habe aber auch zwei ganz konkrete Frameworks für diese Situationen. Eines davon ist für den Fall, dass Ihnen partout kein Beispiel einfällt.

Die klassische Interviewfrage ist: Erzählen Sie von einer Zeit, als... Das kann auch eine „Curveball-“Frage sein, wenn Sie keine passende Geschichte parat haben. Oder es gibt Fragen, die einen schlecht dastehen lassen sollen wie „Was ist Ihre größte Schwäche?“, „Wann sind Sie gescheitert?“

Dafür habe ich zwei Frameworks. Das Erste hilft, auf Fragen zu antworten, wenn Sie kein direktes Beispiel haben. Es hilft, souverän durch die Situation zu steuern und dabei trotzdem die Fähigkeiten zu zeigen, die eine Führungskraft im PM sucht. Es geht ganz um Ruhe bewahren, die Frage umdeuten und strategisch denken.

Ich habe es bewusst für PMs aufbereitet und nenne es das RAID-Framework (englisch für „Schutz“). R steht für „Recognize the intent“ (Absicht erkennen): Was wollen Sie herausfinden? Also: Nicht in Panik verfallen, sondern kurz innehalten und überlegen, was das eigentliche Ziel der Frage ist – Führung, Konflikt, Priorisierung? Dann sagen: „Das ist eine gute Frage. Ich überlege, was am besten meine Handlungsweise in solchen Situationen zeigen kann.“

Das zweite, A, steht für „Acknowledge the gap“ (die Lücke anerkennen). Geben Sie es ehrlich zu – das zeigt Reife, Ehrlichkeit und Selbstbewusstsein. Sagen Sie ruhig: „Ich bin auf so eine Situation noch nicht direkt gestoßen, aber ich hatte eine ähnliche, bei der ich vergleichbare Fähigkeiten gebraucht habe.“

Dann folgt I für „Identify the transferable situation“ (eine übertragbare Situation finden). Hier holen Sie eine möglichst relevante Parallele aus Ihrem Story-Pool. Es muss nicht exakt passen, sondern einfach zeigen, dass Sie flexibel und ressourcenreich sind. Beispiel: „In einem Projekt hat ein leitender Stakeholder auf den Zeitplan gedrängt... Es war nicht exakt dieselbe Situation, aber ich habe dabei viel über den Umgang mit hochrangigen Anforderungen gelernt.“

Zum Schluss D wie „Describe the thinking“ (Denken beschreiben). Erklären Sie, wie Sie im konkreten Fall vorgehen würden, wie ein PM bei der Planung. Sie müssen als PM nicht alles wissen – aber wissen, wie sie mit allem umgehen.

Das ist das RAID-Framework, das ich entwickelt habe.

Kelsey Alpaio: Ich finde das klasse. Jeder kennt wahrscheinlich diesen Panik-Moment, wenn einem keine gute Antwort einfällt. Dann hilft es sehr, mit R-A-I-D durchzugehen: R wie Absicht erkennen, A wie Lücke zugeben, I wie vergleichbare Erfahrung finden und D wie erklären, wie man denkt.

Ich finde diesen Ansatz richtig gut. Und wie sieht das Framework für das zweite Szenario aus, also für Fragen, die einen extra schlecht aussehen lassen sollen?

Kayla Quijas: Wir nehmen oft an, sie sollen uns bloßstellen. Aber eigentlich möchte die Führungskraft testen, wie wir in Stresssituationen und unter hoher Anspannung als Menschen reagieren – und das ist ein Bewerbungsgespräch definitiv!

Entscheidend bei diesen Fragen: Es zählt nicht, ob Sie die Sache in der Vergangenheit perfekt bewältigt haben. Sondern was Sie daraus gelernt haben und wie Sie das heute besser machen. Mein Framework dazu ist wie ein Post-Mortem, also eine Nachbesprechung, wie wir sie als PMs kennen.

POST: Erstens „Paint a picture“ (Kontext liefern): Erzählen Sie, was passiert ist, kurz und knapp. O wie „Own the mistake“ (Fehler zugeben): Verantwortung übernehmen – das zeigt Reife und emotionale Intelligenz. Niemand ist fehlerfrei. Wer sich rausredet, bekommt ein dickes Fragezeichen.

S wie „Show the impact“ (Auswirkungen zeigen): Was war die Folge? „Ich habe dies getan, dadurch ist das passiert.“

T wie „Turn the lesson into positive leverage“ (Lektion in etwas Positives ummünzen): Zeigen Sie, wie Sie gewachsen sind und wie es heute hilft. Es geht nicht darum, sich zu rechtfertigen, sondern um Entwicklung. Dafür habe ich ein gutes Beispiel aus meiner eigenen PM-Erfahrung, wenn du es hören möchtest.

Kelsey Alpaio: Ja, sehr gerne.

Kayla Quijas: Als Projektmanagerin agiere ich eigentlich wie eine Programmmanagerin. Ich habe oft mit sehr einflussreichen Leuten mit starken Persönlichkeiten zu tun. Einmal habe ich eine Mail eines Stakeholders an einen anderen Stakeholder einfach als „Zur Info“ weitergeleitet – ohne groß nachzudenken. Ich dachte, die Info sollte weitergegeben werden. „FYI“ – gesendet. Das war's.

Zu meinem Entsetzen hat Stakeholder Nummer zwei dann Stakeholder Nummer eins kontaktiert, die Sache gestoppt und mich cc gesetzt – mit dem Hinweis „Kayla hat mir das gesagt, bitte hör damit auf“. Stakeholder Nummer eins war daraufhin extrem verärgert – das Vertrauen, das ich mühsam aufgebaut hatte, war dahin und das hat sie mir deutlich gezeigt.

Nach einer kurzen Abkühlungsphase habe ich einen Video-Call vereinbart. Ich arbeite remote, aber gerade in solchen Situationen ist menschlicher Kontakt wichtig. Ich habe gleich zugegeben: „Das war mein Fehler. Es war keine böse Absicht dahinter und ich werde alles tun, um Ihr Vertrauen zurückzugewinnen.“ Meine Ehrlichkeit wurde erwidert. Sie sagte klar, dass ich wohl ihr Vertrauen zurückgewinnen müsste, dass das Zeit und Anstrengung braucht. Wir haben gemeinsam klare Regeln festgelegt, wie ich künftig informieren soll – und ich habe mich streng daran gehalten. So konnte ich ihr Vertrauen mit der Zeit zurückgewinnen.

Diese Erfahrung war hart, aber sie hat mir gezeigt, wie wichtig es ist, Kommunikationsregeln mit Stakeholdern früh zu klären und diese einzuhalten. Wie Sie sehen: Ich habe damals etwas falsch gemacht – aber ich habe eine wertvolle Lektion daraus gezogen.

Kelsey Alpaio: Das ist ein super Beispiel, das sicherlich viele Hörer:innen wiedererkennen. Kannst du auch erzählen, wie man am besten NICHT auf solche Fragen reagiert? Also Fehler, die man dabei vermeiden sollte?

Kayla Quijas: Absolut. Die meisten machen nicht inhaltlich die größten Fehler, sondern im Umgang mit der Frage. Einer der schwerwiegendsten Fehler ist es, in Panik zu geraten oder innerlich zu erstarren – und das sieht man im Gesicht. Manche verfallen in Leere oder geben übereilte, unsaubere Antworten, nur um das Schweigen zu überbrücken. Weil sich die Stille für die Bewerberseite wie eine Ewigkeit anfühlt – was ich verstehe. Aber: Eine kurze, ruhige Pause von fünf Sekunden ist viel besser als ein 60-sekündiger Strudel.

Das Überraschende: Eine kurze Gesprächspause wirkt sogar charismatischer. Das signalisiert, dass man die Frage ernst nimmt und überlegt. Also: Nicht in Panik verfallen! Ebenso: Nicht etwas erfinden. Antworten Sie ehrlich und suchen Sie ggf. eine Parallele (RAID-Framework) und schildern Sie dann, wie Sie in der Situation handeln würden. Das zeigt Stärke. Auf keinen Fall abschweifen oder ins Plappern verfallen – prägnante Antworten sind ein Muss. Dafür helfen diese Frameworks enorm.

Und: Nicht übermäßig entschuldigen. Es ist menschlich, die Leere mit "Es tut mir leid" zu füllen. Aber wenn kein Fehler vorliegt, signalisiert eine Entschuldigung Unsicherheit und mindert Ihre Chancen. Nur bei echten Fehlern entschuldigen.

Kelsey Alpaio: Ja, ich war auf jeden Fall schon mal schuldig, das Schweigen zu füllen. Gerade das musste ich erst lernen: Den Moment einfach mal aushalten. Nur man selbst denkt ständig darüber nach, wie lange schon nichts gesagt wurde.

Kayla Quijas: Absolut. Und diese "Es tut mir leid"-Reaktionen höre ich auch oft von meinen Kund:innen. Die Pause auszuhalten – das zu üben, ist elementar. Und ganz generell: Ersetzen Sie "Es tut mir leid" doch einfach mal durch "Danke". Das verändert alles!

Kelsey Alpaio: Ja, absolut. Super Tipp. Du hast vorhin auch Selbstbewusstsein und Charisma erwähnt – gerade in Interviews. Du hast auch gesagt, Charisma ist nichts Angeborenes, sondern eine Fähigkeit, die man trainieren kann. Erzähl doch mal: Wie kann man das in diesem Kontext gezielt üben?

Kayla Quijas: Absolut. Selbstbewusstsein und Charisma sind in Vorstellungsgesprächen immens wichtig – nur denken viele, man hat sie oder eben nicht. Das stimmt einfach nicht. Das sind Fähigkeiten, die sich mit der Zeit wie Muskeln trainieren lassen. Niemand ist beim ersten Mal im Fitnessstudio perfekt. Man muss üben, um Fortschritte zu machen – genauso ist es bei Selbstbewusstsein und Charisma.

Ich habe mit vielen leisen, introvertierten Menschen gearbeitet, denen vermeintlich Selbstbewusstsein fehlt. Dabei geht es vor allem um Übung und das Erlauben, sich Raum zu nehmen.

Die Formel dazu: Selbstbewusstsein = Vorbereitung + Erlaubnis. Vorbereitung heißt: Eigene Geschichten kennen, die eigenen Werte kennen, die Frameworks parat haben. Erlaubnis ist oft der schwierigere Part: Sich selbst den Raum gönnen, die eigenen Erfahrungen selbstbewusst zu vertreten, Erfolge wie Misserfolge ohne Entschuldigung zu nennen.

Charisma wiederum ist für mich: Energie plus Intention. Charisma ist nicht laut und nicht einfach "charmant" – das sind zwei verschiedene Dinge. Es ist die Energie, die man mitbringt, und die Fähigkeit, eine Verbindung aufzubauen. In Interviews heißt das: Präsenz im Moment, nicht zu sehr einstudiert sein. Augenkontakt, Körpersprache spiegeln, klar sprechen und zeigen, dass man sich über das Gespräch freut – nicht verzweifelt wirken, sondern engagiert.

Kelsey Alpaio: Was ist mit Leuten, die noch nicht viel PM-Erfahrung haben? Wie findet man das Selbstbewusstsein im Interview?

Kayla Quijas: Das ist eine tolle Frage. Wie gesagt: Das Selbstbewusstsein kommt durch Vorbereitung und die Erlaubnis, den eigenen Hintergrund nicht kleinzureden. Nur weil ich Torten dekoriert habe, heißt das ja nicht, dass ich keine Anforderungen und Deadlines gemanagt habe – das habe ich ständig gemacht, und das unter Hochdruck und großen Mengen. Heute sehe ich das klarer; damals hätte ich mir so jemanden wie mich als Coach gewünscht. Ich habe mich also für eine Brückenstelle entschieden: von der Tortendekorateurin zur Rezeptionistin, dann weiter nach oben. Aber: Die Erfahrung, die man hat, zählt, und wenn Sie Hilfe brauchen, reden Sie mit Leuten, die schon weiter auf dem Weg sind. LinkedIn eignet sich super dafür – hören Sie deren Geschichten, tauschen Sie sich aus. Daraus kann man Selbstvertrauen gewinnen und die eigenen PM-Geschichten entdecken und vorbereiten.

Kelsey Alpaio: Wenn man im Interview das Gefühl hat, eine Frage richtig verhauen zu haben – was tun? Sollte man sich nochmal melden, in der Situation selbst etwas sagen – oder lenkt das erst recht die Aufmerksamkeit darauf?

Kayla Quijas: Super Frage! Und wie du es selbst schon andeutest: Es lenkt meist nur unnötig die Aufmerksamkeit auf die Schwäche. Ich würde ganz klar davon abraten, die Interviewer noch einmal mit einer "Ich hätte das noch besser beantworten können..."-Mail zu kontaktieren. Das wirkt schnell wie Nachtreten und Unsicherheit, eher verzweifelt. Nur in sehr seltenen Ausnahmen, wenn es Ihrer Bewerbung nachweislich wirklich hilft (und das ist praktisch nie so), können Sie es tun. Lassen Sie es sonst am besten. Senden Sie stattdessen eine starke Danksagung – und ja, viele rollen bei dem Thema mit den Augen, aber ich kann das gar nicht genug betonen! Immer wieder höre ich: "Ich bekomme kaum noch Dankes-Mails – wenn, dann stechen sie heraus." Konzentrieren Sie sich in der Nachricht auf Ihre Stärken, den Fit zum Job und auf Punkte aus dem Interview, die für Sie positiv waren – das macht Eindruck. Ich war selbst schon Teil eines Interviewgremiums: So eine professionelle Danksagung ist wie das i-Tüpfelchen, selbst bei ohnehin guten Gesprächen. Ich hatte letztens eine:n Bewerber:in, der zuletzt fragte: „Darf ich bitte Ihre E-Mail-Adresse haben?" Ich wusste gleich: Da kommt eine Danksagung. Und es war so überzeugend, weil er Verantwortung übernommen hat, ohne auf einen Rekrutierer warten zu müssen – das macht Eindruck. Diese kleinen Details sind entscheidend – nicht allein, wie Sie antworten, sondern auch, wie Sie Situationen handhaben.

Kelsey Alpaio: Großartig, vielen Dank! Wir sind fast am Ende. Kayla, eine letzte Frage: Wenn du dich selbst als Schokoriegel beschreiben müsstest – welcher wärst du?

Kayla Quijas: Sehr gute Frage. Als Projektmanagerin kann ich mit ganz unterschiedlichen Stakeholdern umgehen und mich flexibel in jede Situation einfügen. Ob Hochdruck oder Alltag – ich bin anpassungsfähig. In der Welt der Schokoriegel wäre ich also so etwas wie ein Publikumsliebling. Für mich ist das ein KitKat. Die wenigsten sagen dazu nein. Ich hatte kurz an Reese’s Pieces gedacht, aber viele sind allergisch gegen Erdnüsse – daher doch lieber KitKat.

Kelsey Alpaio: Klasse. Mein Problem mit dieser Frage: Ich bin tatsächlich allergisch gegen Schokolade, ich müsste also einen Schokoriegel ohne Schokolade nehmen – keine Ahnung, ob das überhaupt geht. Vielleicht bin ich eher so etwas wie ein Nerds Rope.

Kayla Quijas: Aber genau darum geht es: Wie man so eine Frage beantwortet. Man kann das nutzen und sagen: „Als Projektmanagerin bin ich sehr aufmerksam; ich selbst kann keine Schokolade essen, aber ich beobachte, was Freunde und Familie mögen, und die meisten finden... und deshalb würde ich mich für diesen Riegel entscheiden.“ Das ist nur eine Idee – aber so oder so ist es ein guter Ansatz!

Kelsey Alpaio: Großartig. Letzte Frage zum Abschluss: Was ist EINE Sache, die wir heute tun können, um uns auf Vorstellungsgespräche vorzubereiten?

Kayla Quijas: Eine Sache: Suchen Sie aktiv Kontakt zu jemandem, der schon da ist, wo Sie hinwollen, und bauen Sie eine Beziehung auf – selbst wenn es nur ein 15-minütiges Gespräch ist. Es ist so wertvoll. Andere Menschen unterstützten gern.

Kelsey Alpaio: Sehr guter Tipp. Dauert nur ein paar Minuten. Kayla, vielen Dank für das Gespräch heute. Es war extrem hilfreich.

Kayla Quijas: Vielen Dank, Kelsey. Es war mir eine Freude.

Kelsey Alpaio: Das war’s für heute mit The Retro. Folgen Sie dem Podcast, damit Sie keine Folge mehr verpassen. Und wenn Sie mit über 1.000 weiteren PM-Profis weiter diskutieren möchten, treten Sie auf thedpm.com/membership unserer Community bei. Danke fürs Zuhören!