Wie Agenturen das Beste aus ihren freiberuflichen Projektmanager:innen herausholen

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Galen Low: Hallo zusammen, danke fürs Einschalten. Mein Name ist Galen Low von The Digital Project Manager. Wir sind eine Community digitaler Fachleute mit der Mission, uns gegenseitig zu fördern, Selbstvertrauen zu schaffen und zu vernetzen, damit wir den Wert von Projektmanagement in einer digitalen Welt steigern können. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, besuchen Sie thedigitalprojectmanager.com/membership.

Heute sprechen wir über freiberufliche Projektmanager:innen und darüber, wie Agenturen den größtmöglichen Nutzen aus Vertragsbeziehungen ziehen können, ohne Einbußen bei Transparenz, Kontrolle und Firmenkultur hinzunehmen oder falsche Signale an die Belegschaft zu senden. Bei mir zu Gast ist heute Marissa Taffer, Gründerin von M. Taffer Consulting.

Marissa, danke, dass du heute dabei bist.

Marissa Taffer: Vielen Dank, dass ich dabei sein darf. Ich freue mich sehr, über dieses Thema zu sprechen.

Galen Low: Wir haben eben im Vorgespräch darüber gesprochen, dass das Thema immer relevanter wird. Freie Projektmanager:innen gibt es vermutlich, seit es die Arbeitswelt gibt.

Viele Agenturen arbeiten seit jeher mit Freelancer:innen, Berater:innen und externen PMs. Gerade in der heutigen Wirtschaft stellen wir in unserer Community fest, dass das Thema noch mehr an Fahrt aufnimmt. Die Erwartungshaltung an Arbeit verändert sich, Beschäftigte haben mehr Optionen.

Und du bist wirklich Expertin, wenn es darum geht, wie solche Modelle gut funktionieren. Der Grund, warum ich dich heute eingeladen habe, ist, dass ich schon oft gesehen habe, wie es schiefgeht – und manche Menschen sind skeptisch dem Thema gegenüber. Aber ich habe genauso oft erlebt, wie solche Beziehungen hervorragend funktionieren – und genau darüber will ich heute sprechen. Denn wenn es gut läuft, kann es großartig sein.

Kommen wir gleich zur Sache: Was verpassen Agenturen, wenn sie Vorbehalte gegenüber Freelance-PMs haben? Warum sollte eine Agentur auf vertragliche Projektmanager:innen setzen?

Marissa Taffer: Ich denke, als Agenturinhaber:in oder -leiter:in verpasst man ohne Freelancer vor allem Skalierbarkeit.

Stellen Sie sich vor, es kommt ein Auftrag rein, Ihre festangestellten Projektmanager:innen sind bereits ausgelastet und Sie möchten trotzdem zuschlagen – vielleicht, weil es eine spannende Marke ist, die sich gut als Referenz macht, oder weil sich das Team genau für diese Arbeit begeistert. Der Auftrag kann das Unternehmenswachstum voranbringen. Genau in solchen Situationen ist es Gold wert, kurzfristig auf erfahrene, passende Freelancer:innen zurückgreifen zu können.

Gerade für Inhaber:innen kleiner Agenturen kann ein freelance PM enorm helfen, die Rolle überhaupt erst zu definieren. Vielleicht sind es nur 3–4 Personen, vielleicht sogar alles Freelancer, und man selbst kümmert sich noch um alles, vom Projektmanagement bis zur Geschäftsentwicklung, F&E und Serviceoptimierung.

Mit einer Teilzeitunterstützung durch eine/n Freelancer:in können Sie die operative PM-Arbeit abgeben, Prozesse und Strukturen entwickeln und die Rolle für eine spätere Festanstellung vorbereiten. Das gibt Ihnen kurzfristig Freiräume, um Ihr Geschäft weiterzuentwickeln – und Sie können bereits im Vorfeld die richtige Jobbeschreibung formulieren und bei Bedarf direkt „ins Schwarze treffen“, wenn Sie jemand Festes suchen. Ich habe das für mehrere Agenturen so gemacht: Prozesse eingerichtet, Strukturen entwickelt, Systeme aufgesetzt – und dann die Übergabe an eine/n Fulltime-PM vorbereitet, damit das Wachstum sauber und nachhaltig gelingt.

Es gibt viele gute Gründe für Freelance-PMs, egal ob als temporäre Ressource oder strategischer Kopf für einzelne Projekte. Wichtig ist aber auch, dass die Rolle gut definiert ist, bevor man überhaupt sucht.

Galen Low: Ich finde diesen Ansatz des Rollenmappings ohne die Verpflichtung einer Festanstellung sehr spannend. Gerade für kleine Agenturen ist es oft so, dass sie ihr Wachstum gut timen wollen und noch nicht konstant neues Personal aufstocken können.

Das birgt Herausforderungen: Jemand, der eigentlich nur das Projekt führen sollte, muss plötzlich den Rollenkern mitformen und in selbstgebauten Prozessen arbeiten. Nicht jeder Freelancer:in erwartet so etwas…

Marissa Taffer: Das sollte man vermeiden.

Galen Low: Diese Klarheit ist wichtig.

Magst du erzählen, wie dein Weg zum eigenen PM-Business aussah und was dich dazu motiviert hat, eine Festanstellung zu verlassen?

Marissa Taffer: Ganz ehrlich? Es war so eine „Spring und das Netz wird erscheinen“-Situation.

Ich war ca. 10 Jahre im Vertrieb, dann kam der Wechsel von einem Fortune-500-Unternehmen zu einem Startup – was kulturell viel Veränderung bedeutete, teils positiv, teils herausfordernd. Nach ca. einem Jahr als Projektmanagerin in einer Agentur kaufte der Inhaber plötzlich zwei weitere Agenturen dazu – und ich war auf einmal PM für drei Agenturen, ohne viel Vorwissen. Es war chaotisch und wir trennten uns kurze Zeit später.

Dann kam die Zeit, in der ich meine nächste Richtung suchte. Eine langjährige Mentorin schlug mir vor, mich selbstständig zu machen – erst zögerte ich, dann überzeugte sie mich mit einem ersten Kunden. Zunächst verkaufte ich vertriebsnahe Leistungen, wurde aber immer wieder in Projektmanagement-Projekte gezogen, zudem mache ich auch Content Creation.

Inzwischen, nach fast sechs Jahren, habe ich mich auf freies Projektmanagement und Beratung spezialisiert – helfe bei Rollenentwicklung, Prozessdokumentation, Toolauswahl und schreibe Inhalte im PM- und B2B-Umfeld. Das gibt mir einerseits Einblicke in kreative Projekte und verschafft mir auch einen besseren Zugang zu den Teams, da ich beide Seiten verstehe.

Galen Low: Einerseits ist der Anspruch an eine/n externe/n PM in manchen Punkten niedriger, in anderen höher: Teils wollen Agenturen einfach nur eine preisgünstige Ressource „für das Nötigste“, teils suchen sie gezielt nach jemandem, der mitdenkt, Skills aus dem Vertrieb, Content oder der Kommunikationsfähigkeit mitbringt.

Das kann die Rolle sehr bereichern – gerade bei Freelancern, die neben PM auch andere Perspektiven und Kompetenzen einbringen, ist dies oft ein echter Mehrwert. Gerade im Agenturkontext.

Marissa Taffer: Das hängt sehr vom Vertrag ab.

Ich arbeite z.B. seit fünf Jahren für eine Agentur, leite dort ein Konto und das Team ist recht konstant, wächst aber stetig mit. Das zeigt: „Hired Gun“ ist eine falsche Vorstellung – langfristig ist es eine symbiotische Beziehung: Mit dem Wachstum der Agentur wächst auch der Freelancer, und das ist für beide Seiten wünschenswert.

Galen Low: In solchen Beziehungen kommt langfristiges Denken erst später ins Spiel. Eigentlich geht es immer um gesunde Beziehungen – und um das, was sie erfolgreich macht. Was sind aus deiner Sicht die drei wichtigsten Merkmale einer gesunden Beziehung zwischen Agentur und Vertragspm?

Marissa Taffer: Erstens: Die Arbeit muss interessant sein. Freelancer:innen haben die Wahl, für wen sie arbeiten, und wollen Projekte, für die sie morgens aufstehen. Das kann thematisch sehr breit sein – ich habe für Unternehmen aus der Tiernahrung, Landwirtschaftstechnologie, Universitäten, Gastronomie, Sporternährung und viele mehr gearbeitet.

Zweitens: Die Rollen müssen klar definiert sein. Braucht die Agentur wirklich nur eine/n reine/n Umsetzer:in, oder geht’s darum, strategisch mitzugestalten? Diese Klarheit verhindert, dass teure Ressourcen für Aufgaben eingesetzt werden, die besser durch Praktikant:innen erledigt werden könnten.

Drittens, auch wenn das nicht explizit gefragt war: Die Erwartungen an Erfahrung und Honorar müssen zusammenpassen. Für einfache Koordinationsaufgaben genügt oft auch jemand mit weniger Erfahrung. Aber: Hochqualifizierte Beratung gibt es nicht zum Billigtarif – das muss klar sein.

Galen Low: Ich merke, dass PMs besonders die Projektvielfalt schätzen. Viele Freelancer:innen sind nicht Freelancer, weil sie im Festangestelltenumfeld gescheitert wären, sondern weil sie sich bewusst die spannendsten Projekte aussuchen können – und noch direkt Nein sagen, wenn es nicht passt.

Das Thema Rollenklarheit ist kritisch – was passiert eigentlich, wenn sie in längeren Beziehungen nachlässt?

Marissa Taffer: Dann sollte darüber gesprochen werden...

Außerdem: Budget- und Honorarklarheit ist zentral. Es gibt PMs für 30–50 US-Dollar die Stunde, aber auch im High-End-Bereich. Was man bekommt, entspricht meist dem Preis, den man zahlt – ganz basic.

Galen Low: Gerade auf Plattformen wie Upwork werden die niedrigsten Preise gesucht – aber wie erkennt man, ob jemand sein Honorar tatsächlich wert ist?

Marissa Taffer: Hier hilft: Empfehlungen einholen, Referenzen befragen. Kund:innen dürfen mit meinen bisherigen Auftraggeber:innen sprechen. Wer das verweigert, sollte misstrauisch machen. Auch kleine Testprojekte helfen, den Fit zu prüfen.

Galen Low: Und dann kommen Vertragsverhandlungen! Welche Klausel erlebst du typischerweise als problematisch oder einschränkend?

Marissa Taffer: Hauptproblem: Keine garantierten Stunden. Um meine Ressourcen zu planen, brauche ich Mindest- und Maximalstunden. Ohne das kann ich andere Zusagen nicht sinnvoll koordinieren. Ich möchte daher Limits im Vertrag: z.B. 5–15 Stunden pro Woche (mit Ausnahmen für Urlaubszeiten etc.). Auch Statements of Work mit Gesamtstunden lassen sich abbilden. Alles darüber hinausfälle bespreche ich proaktiv an.

Zweite häufig problematische Klausel: Strikte Stornoregeln bei Meetings. Kurzfristige Absagen blockieren meinen Kalender unnötig. Aber: Ich wahre dabei Augenmaß – persönliche Ausnahmen sind selbstverständlich, doch systematische, kurzfristige Absagen müssen vergütet werden, weil sie meine Planung sabotieren.

Galen Low: Die Verträge sind eben immer Worst-Case-Vereinbarungen…

Marissa Taffer: Ja, sie sollten Schutz bieten, aber nicht den Alltag bestimmen. In sechs Jahren musste ich harte Konsequenzen nur sehr selten einfordern.

Galen Low: Ein anderes Feld ist das Thema Wettbewerbsverbot im Vertrag.

Marissa Taffer: Richtig – solche Non-Compete-Klauseln, die Freelancern jegliche Branchendoppelung untersagen, lehne ich ab. Eine strenge Verschwiegenheitsverpflichtung ist selbstverständlich. Aber ein Konkurrenzverbot über alle Agenturen/Marketingabteilungen hinweg macht mein Geschäftsmodell unmöglich. Ziel sollte sein, Kundenbeziehungen nicht „abzuwerben“ und Vertraulichkeit zu wahren – aber keine pauschalen Verbote. Gerade in den USA werden branchenweite Non-Competes ohnehin zunehmend verboten. Empfehlenswert ist es, auf NDA und Fairness zu setzen.

Galen Low: Wie holen Agenturen das meiste aus einem Freelance-PM? Was hilft beim Onboarding?

Marissa Taffer: Das Onboarding sollte schlank sein: Ein Freelancer ist wie eine vorbereitete Backmischung – fast alles ist schon da, man muss nur noch die Grundzutaten zufügen. Bei festen Mitarbeitenden ist viel mehr Eigenleistung im Onboarding erforderlich.

Als externe PM will ich Prozesse und Tools kennenlernen, idealerweise mit einer kurzen Einführung, um die Agentureigenheiten zu verstehen. Einblick in z. B. die Ordnerstruktur, gängige Dokumentvorlagen etc. ist sehr hilfreich. Wenn schon gute Prozesse existieren, halte ich mich daran, es sei denn, diese sind nachweislich defekt (und genau deshalb bin ich oft mit im Boot). Hilfreich ist auch, aus dem Vertrieb/Business Development die wichtigsten Eckdaten zu Projektumfang, Zielen, Festlegungen usw. zu erfahren. Je besser die Infos, desto besser kann ich agieren.

Rollenabgrenzungen sind zu klären – mache ich PM- oder auch Account-Management-Aufgaben? Eventuelle Überschneidungen sollten im Vorfeld oder im Prozess offen angesprochen werden.

Galen Low: Und in der Projektpraxis – was limitiert dich bei deiner Arbeit typischerweise am meisten?

Marissa Taffer: Häufig: mangelnde Rollenklarheit. Z. B. wissen Teams manchmal nicht, welche Aufgaben von einer Person aus dem PM, einer Fachführungskraft (UX, Technik, etc.) oder von wem erledigt werden sollen. Hier ist eine laufende, offene Kommunikation entscheidend – im Zweifel spreche ich Unklarheiten offen an und hole relevante Personen dazu. Als externe Kraft muss ich wissen, wie ihr „Haus“ funktioniert!

Galen Low: Gibt es sonst typische Stolpersteine?

Marissa Taffer: Manchmal werden doppelte Aufgaben durch mehrere Personen übernommen („doppelter PM“) – dann braucht es Absprachen oder ggf. eine Rollenkonfliktlösung. Generell: Lieber zu viel kommunizieren als zu wenig.

Galen Low: Tipps zur PM-Suche: Wie und wo finden Agenturen gute Freelancer:innen – und worauf sollten sie achten?

Marissa Taffer: Die Suche hängt stark vom gewünschten Profil ab: Zuerst eigenen Bedarf ehrlich definieren. Dann im Netzwerk (eigene Community, Kolleg:innen, frühere Auftraggeber:innen, Branchenkontakte) nach Empfehlungen fragen – sehr viele Aufträge laufen über persönliche Empfehlungen und führen zu großartigen neuen Kontakten.

Auch LinkedIn kann ein Einstieg sein – Profile, Hashtags, Posts studieren, ggf. ein unverbindliches Erstgespräch führen. Viele Freelancer:innen bieten kostenfreie erste Beratungen an, um den Fit zu prüfen.

Galen Low: Empfehlungsnetzwerke sind Gold wert, gerade weil ein Fit über die persönliche Empfehlung oft besser gelingt und es einen gewissen „Community-Spirit“ erzeugt.

Marissa, vielen Dank für deinen Input. Wir sollten das Gespräch unbedingt fortsetzen – vielleicht bei einer weiteren Episode über die Herausforderungen des Freelance-PM-Daseins.

Wie erreicht man dich am besten?

Marissa Taffer: Am besten über meine Website mtafferconsulting.com oder auf LinkedIn – ich freue mich über Kontakte zu anderen freien Projektmanager:innen, Agenturinhaber:innen oder allen, die den Bereich erkunden wollen.

Galen Low: Super, die Links gibt’s in den Shownotes. Danke nochmals!

Marissa Taffer: Danke für die Einladung.

Galen Low: Das war’s für heute. Wenn du dich mit über 1000 gleichgesinnten Projektmanagement-Champions austauschen möchtest, schau gerne in unserer Community vorbei: thedigitalprojectmanager.com/membership. Und wenn dir gefällt, was du heute gehört hast, abonniere unseren Podcast oder bleib auf thedigitalprojectmanager.com auf dem Laufenden.

Bis zum nächsten Mal, danke fürs Zuhören.