Mit KI zu experimentieren ist spannend – aber wie gelingt der Sprung vom Basteln zur echten Transformation von Agenturabläufen im großen Maßstab? In diesem Gespräch bringt Galen Low Melissa Morris (Agency Authority), Kelly Vega (VML) und Harv Nagra (Scoro) zusammen, um darüber zu sprechen, wie Agenturen Freiräume für Experimente schaffen, den KI-Einsatz an den Geschäftszielen ausrichten und die guten Ideen tatsächlich umsetzen können, die daraus entstehen.
Das Panel teilt Geschichten darüber, wie viele Stunden durch Automatisierung von PM-Aufgaben eingespart werden konnten, wie Verantwortlichkeitsstrukturen geschaffen wurden und wie sichere Räume für den Wissensaustausch entstanden sind. Sie sprechen aber auch die schwierigen Themen an – Angst vor Jobverlust, kulturellen Widerstand, Herausforderungen in der Governance – und wie man diesen mit Klarheit und Empathie begegnen kann.
Das lernen Sie in dieser Folge
- Warum KI-Experimente über individuelle Produktivitätsmaßnahmen hinausgehen und zu strukturierten, agenturweiten Initiativen werden müssen
- Wie man KI-Projekte mit Rentabilitäts-, Effizienz- und Kundenerfolgszielen in Einklang bringt
- Die Bedeutung von Governance, Sicherheit und Kundentransparenz bei der Einführung von KI
- Change-Management-Strategien, die Akzeptanz schaffen und Ängste rund um KI abbauen
- Praxistipps zur Ressourcenplanung und Priorisierung von KI-Initiativen, damit diese nicht durch Kundenarbeit verdrängt werden
Wichtige Erkenntnisse
- Effizienz ist der Einstieg, nicht das Ziel. Das Automatisieren von Zusammenfassungen oder Ticket-Erstellung kann Stunden sparen – wirklicher Mehrwert entsteht, wenn Projektmanager und Kreative sich auf Strategie und Wertschöpfung konzentrieren können.
- Behandeln Sie KI wie ein Kundenprojekt. Legen Sie Scope fest, stellen Sie Ressourcen bereit, setzen Sie Meilensteine und benennen Sie Verantwortliche – sonst bleibt es ein “Nice-to-have”.
- Messen Sie echten ROI. Nicht jede beeindruckende Demo ist die Einführung wert. Konzentrieren Sie sich auf Maßnahmen, die dort Zeit oder Marge sparen, wo es am meisten zählt.
- Schaffen Sie Anreize zum Lernen. Taskforces, regelmäßige Showcases oder Skill-Umfragen sorgen dafür, dass Experimentierfreude nicht verpufft.
- Vertrauen durch Transparenz schaffen. Sprechen Sie offen über Ängste vor Arbeitsplatzverlust, bieten Sie Schulungen und Unterstützung an und erklären Sie Ihren Kunden, wie KI in deren Projekten eingesetzt wird.
Kapitel
- [00:00:00] Der KI-„Heilige Gral“ für Agenturen
- [00:02:06] Vorstellung der Teilnehmenden
- [00:06:04] Effizienzgewinne: Zeitersparnis mit KI
- [00:08:21] Rentabilität, Margen und kreative Spielräume
- [00:12:06] Wie Agenturen Freiräume für Experimente schaffen
- [00:19:14] Vom Tüfteln zur strukturierten Umsetzung
- [00:25:38] Timeboxing, Iteration und wann man aufhören sollte
- [00:28:23] Warum „einfach alles anfangen” nicht funktioniert
- [00:35:09] Governance, Compliance und Kundentransparenz
- [00:38:40] Abschließende Gedanken und Dank
Unser Gast im Porträt

Melissa Morris ist die Gründerin von Agency Authority, einer Beratungsfirma für Prozesse und Abläufe in Agenturen. Mit über zehn Jahren praktischer Agenturerfahrung unterstützt sie Teams dabei, ihre Kapazitäten zu erhöhen, Systeme und Tools zu optimieren und die Rentabilität zu steigern. Melissa lebt in Jacksonville, Florida, und setzt sich leidenschaftlich dafür ein, das Stigma der „langen Arbeitszeiten und schlechten Bezahlung“ in der Agenturwelt aufzubrechen und Geschäftsinhaber:innen zu befähigen, nachhaltige, leistungsstarke Agenturen aufzubauen, ohne dass das Wohlbefinden der Teams oder ihre eigene darunter leidet.

Kelly Vega ist derzeit Program Director bei VML und bringt über 15 Jahre Erfahrung im Programm- und Projektmanagement aus digitalen, kreativen und technischen Agentur-Umgebungen mit. Zuvor war sie bei Wunderman Thompson und Irish Titan tätig und leitete dort bereichsübergreifende, kundenorientierte Teams mit Fokus auf operative Exzellenz, Prozessoptimierung, Delivery Management und technische Umsetzung. Sie ist bekannt dafür, Teams auszurichten, Aufgabenstellungen präzise zu fassen und Projekte in komplexen Stakeholder-Strukturen wirkungsvoll voranzubringen, außerdem ist sie regelmäßige Beiträgerin in der Community von The Digital Project Manager.

Harv Nagra ist Head of Brand Communications bei Scoro, einer Plattform für Agentur-Work-Management, wo er seine umfassende Erfahrung im Agenturgeschäft nutzt, um Markenstrategien und Thought Leadership voranzutreiben. Mit seiner Erfahrung als Berater für Agenturbetrieb und früherer interner Operations Director ist Harv darauf spezialisiert, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität von Kreativteams zu steigern. Zudem ist er Gastgeber von The Handbook: The Agency Operations Podcast, in dem er Einblicke in das Wachstum von Agenturen, operative Reife und Best Practices im Projektmanagement teilt. Mit seiner Arbeit möchte Harv Agenturen dabei unterstützen, ihre Prozesse zu verschlanken und nachhaltiges Wachstum zu erreichen.
Ressourcen aus dieser Episode:
- Tritt der Digital Project Manager Community bei
- Newsletter abonnieren, um unsere neuesten Artikel und Podcasts zu erhalten
- Vernetze dich mit Melissa, Kelly, Harv bei LinkedIn
- Schau dir Agency Authority, VML, Scoro und The Handbook: Agency Ops Podcast an
Verwandte Artikel und Podcasts:
Galen Low: Was ist der heilige Gral der KI, nach dem Agenturleiter streben, wenn sie ihren Mitarbeitenden Zeit und Raum geben, mit KI zu experimentieren?
Kelly Vega: Früher habe ich ungefähr 30 % meiner Woche mit Dingen verbracht, die jetzt weniger als 5 % meiner Zeit benötigen – ohne Zweifel.
Harv Nagra: Das war vor ein paar Jahren. Während unseres monatlichen All-Hands-Meetings haben wir Raum geschaffen, damit jeder Freiwillige seine Experimente vorstellen und dieses Wissen mit anderen teilen konnte.
Melissa Morris: Werft das nicht einfach ins Team. Hey, wir machen X, Y und Z. Sorgt dafür, dass das umgesetzt wird. Wenn alle verantwortlich sind, ist niemand verantwortlich. Behandelt es wie ein Kundenprojekt, ansonsten wird es einfach nicht erledigt.
Kelly Vega: Wir haben tatsächlich eine Standardvereinbarung getroffen, dass alles transkribiert wird und alle waren einfach nur: bitte, ja, Verantwortlichkeit. Das ist großartig.
Galen Low: Okay. Die heutige Session dreht sich ganz darum, wie eure Agentur vom bloßen Basteln mit KI zu echten, durch KI verbesserten Abläufen im großen Stil kommt. Lernen wir vielleicht erst mal unsere Panelteilnehmer kennen.
Melissa Morris ist Gründerin von Agency Authority und auch eine fleißige LinkedIn-Video-Posterin. Du postest so viele Videos, allesamt großartig und wertvoll. Ich muss fragen, Melissa, neben deinen fast täglichen hochwertigen Agentur-Inhalten habe ich deinen Namen auch schon in Podcasts mit Leuten wie Sharon Tarrick und Robert McPhee gesehen. Was ist dein Rezept dafür, überall so eine mitreißende Energie an den Tag zu legen?
Melissa Morris: Ja, ich trinke wirklich viel Koffein, Galen. Nein, das ist ein Scherz.
Es sind wohl mehrere Dinge. Ich mache den Job schon sehr lange und habe das Gefühl, Agenturinhaber wirklich tief zu verstehen. Ich freue mich riesig, sie zu unterstützen, daher will die Extrovertierte in mir viele Informationen teilen und sich mit ihnen austauschen.
Außerdem habe ich ein großartiges Team, das mich unterstützt. Wir haben ein sehr starkes Content-Management-System und einen Workflow, sodass es für mich supereinfach ist, schnell ein Video zu machen. Danach kann ich wieder aussteigen und mein Team übernimmt alles weitere, was aufwendiger ist.
Galen Low: Das gefällt mir. Wen nehme ich mir als nächstes vor?
Vielleicht Kelly Vega, Program Director bei VML und auch virale TikTok-Comedian. Kelly, du bist vor Kurzem zu einem großen bekannten Agenturkunden zurückgekehrt, nachdem du in einer ganz anderen Nische gearbeitet hast. Fühlt es sich an, als wärst du aus einem Paralleluniversum aufgewacht?
Was ist in deiner Agentur heute anders als früher?
Kelly Vega: Erhebliche Perspektivwechsel. Manchmal denkt man, das Gras ist anderswo grüner – war es aber nicht unbedingt, es war einfach eine andere Erfahrung. Und als diese Phase vorbei war, dachte ich, okay, was kommt jetzt?
Das Ergebnis war, zurückzugehen – was ich noch nie gemacht habe. Ein Bumerang also. Es ist großartig! Ich fokussiere mich auf Agentur-Operations und die Abwicklung großer Kunden. Mit einer frischen Perspektive und neuen Erfahrungen unterstütze ich das Team, und ich freue mich sehr, hier zu sein und über KI und Agenturprozesse zu sprechen.
Galen Low: Das ist auch das Schöne an der Agenturarbeit: Vielfalt. Erfahrungen über verschiedene Branchen und Bereiche sammeln, um neue Perspektiven einzubringen.
Kelly Vega: Absolut. Und das auf kleiner wie großer Skala zu sehen – das hat viel Wert.
Galen Low: Ich werde einige deiner Perspektiven heute ansprechen. Vielen Dank, dass du dabei bist.
Und zum Schluss noch Harv Nagra, Head of Brand Communications bei Scoro und Host des Podcasts "The Handbook: Agency Ops". Harv, du hast mir vor Kurzem verraten, dass du dein Schauspieldebüt in einer Video-Fallstudie hattest, als du noch Scoro-Kunde warst.
Jetzt arbeitest du tatsächlich bei Scoro und nutzt deinen Agentur-Background und schauspielerisches Talent für eine neue LinkedIn-Videoserie namens "Ops Quickies". Die große Frage: Wie lange dauert es noch, bis wir "The Handbook" als Spielfilm sehen – oder zumindest mehr Video-Content von dir?
Harv Nagra: Ich glaube, das ist bereits in Arbeit. Horrorstory: Das böse Kundenteam macht keine Zeiterfassung und ChatGPT stürzt ab. Ich glaube, das wird dir gefallen.
Galen Low: Das würde ich mir ansehen. Thriller. Absolut.
Harv Nagra: Ja. Albtraum-Erwachen. Ich lebe in London, bin aber ursprünglich aus Vancouver, Kanada. Schön, auch Leute aus BC zu sehen.
Galen Low: Genau, Harv und ich kommen beide aus Vancouver, BC. Wir kannten uns damals noch nicht, aber heute sind wir verbunden und ich kann dich zu einer Panelrunde aus Großbritannien einladen.
Dann steigen wir mal ein. Viele Agenturleute berichten mir, dass ihre Agenturen inzwischen verlangen, jede Woche 2–4 Stunden verpflichtend mit KI-Experimenten und -Erkundungen zu verbringen.
Das überrascht kaum, angesichts des versprochenen Potenzials von KI. Bis vor Kurzem gab es aber schlichtweg nicht genug Zeit, 2–4 Stunden pro Woche aufzuwenden und gleichzeitig 80 % Auslastung zu erreichen. Agenturleiter hoffen wohl auf Innovationssprünge, die ihr Geschäft um das Zehnfache skalieren – aber das Basteln allein wird nicht reichen.
Experimente brauchen Rahmenbedingungen – Erfolgskriterien. Und darüber hinaus: Erfolgreiche Experimente müssen in eine Umsetzungsphase überführt werden, um der Organisation echten Nutzen zu bringen. Die eigentliche Frage ist also: Wie kommt man von informellen KI-Experimenten zu agenturweiten, durch KI gestützten Prozessverbesserungen? Und was steht auf dem Spiel, wenn das nicht gelingt?
Malen wir ein Bild: Wir sprechen über KI und Agenturwachstum – aber oft ist nebulös, wo eigentlich das Ziel liegt. Daher frage ich das Panel: Was suchen Agenturleiter wirklich, wenn sie ihren Teams Raum zum KI-Experimentieren geben?
Geht es nur um den Technologie-Zugang für die Belegschaft oder um den Vorstoß in hybride Geschäftsmodelle aus Mensch und KI? Und wenn Letzteres: Wie sieht das konkret aus? Kelly, möchtest du starten?
Kelly Vega: Sehr gerne. Ja. Ich denke, es geht dabei – aus PM- und Operations-Perspektive – in erster Linie um Effizienz.
Es geht darum, administrative Prozesse effizienter zu machen und die Entscheidungsblockade aufzulösen. Wenn man z. B. Meeting-Notizen anfertigen und alles nachvollziehen muss – es gibt Transkripte. Diese kann man für Zusammenfassungen und Überprüfungen nutzen, Namen abgleichen und darauf achten, dass eventuell sensible Anmerkungen nicht aufgenommen werden.
So nimmt man viel Overhead-Arbeit weg, die sonst Zeit frisst. Früher machte das gut 30 % meiner Arbeitswoche aus – jetzt weniger als 5 %. Das ist definitiv ein Schwerpunkt: Prozesseffizienz und -standardisierung, gerade im Operations-Bereich. Darüber könnte ich viele Beispiele nennen – das ist mein Erfahrungsbereich und Fokus.
Galen Low: Ich mag das „Human-in-the-Loop“-Prinzip.
Es sind nicht null menschliche Anteile. Ein anderer, mir bisher nicht bewusster Aspekt ist: Wie schmerzhaft es für Führungskräfte ist, zu beobachten, wie die Top-Leute perfekte Protokolle und Notizen erstellen – alles bis zum letzten Namen korrekt ... obwohl diese Mitarbeitenden ihr eigentliches Talent an anderer Stelle viel besser einsetzen könnten.
Kelly Vega: Ganz genau.
Es unterstützt die Lieferung, ersetzt aber nicht die Talente und Strategien, für die man den Kopf braucht. Mein Burnout ist geringer, weil ich Energie nicht mehr für Verwaltungsaufgaben verschwende, sondern für produktivere, strategische Arbeit nutzen kann.
Galen Low: Der heilige Gral ist also: Nicht überfordert zu sein und keine Abkürzungen erzwingen zu müssen.
Melissa, du berätst viele Agenturen zu deren Prozessen. Ich kann mir vorstellen, du hast einen guten Einblick, worauf Agenturen ihren Fokus richten. Was hörst du von ihnen?
Melissa Morris: Ähnlich wie Kelly beschreibt, denken viele in ihrem Arbeitsalltag sehr praktisch. Aber auf einer höheren Ebene geht es um höhere Rentabilität. Besonders Kreativ-Agenturen haben oft sehr knappe Margen und laufen Gefahr, ständig aus dem Scope zu rutschen – drei Überarbeitungsrunden werden zu zehn, der Kunde ändert die Richtung und alles beginnt von vorn.
Deshalb suchen Agenturen nach Möglichkeiten zur Vereinfachung und Verschlankung, um wieder mehr Puffer zu gewinnen – zeitlich und bei den Margen. Gerade kreative Bereiche sind da besonders herausgefordert. Daher werden administrative Tätigkeiten wie Meeting-Notizen oder das Erstellen von Präsentationen als Ansatzpunkte gesehen, um endlich etwas Luft zu bekommen.
Galen Low: Bei unserem letzten Event im Juli ging es um Kreativprojekte. Dabei ist mir aufgefallen: Es muss nicht einheitlich sein. Je nach Rolle – z. B. für Projektleiter – steht die tägliche Prozessoptimierung im Vordergrund, aber im Team gibt es Bereiche, in denen Zeit und Energie für Kreativarbeit notwendig sind. Bilder skalieren etwa ist dagegen repetitiv – da möchte ich die besten Designer nicht einsetzen. Genau da kann KI wirklichen Unterschied machen.
Kelly Vega: Ja, z. B. das Erstellen eines Jira-Tickets klingt zunächst nach Verwaltung. Oft steckt aber viel technischer Hintergrund dahinter. Erhalte ich also z. B. eine längere, fachliche Antwort von einem Entwickler, kann ich diesen Text einfach einfügen: „Ich brauche daraus ein Jira-Ticket.“
KI hilft, das Ticket automatisch auszuformulieren, Vorschläge für Labels zu machen usw. Das spart PMs unglaublich viel Zeit. Oft schiebt man Tickets sonst tagelang vor sich her, weil der Aufwand zu groß erscheint.
Galen Low: Ich bin auch so jemand, dem das Erstellung eines Jira-Tickets manchmal Tage kostet. Aber das ist auch präzise der wichtige menschliche Anteil: Lieber investiere ich etwas Zeit, um sicherzugehen, dass mein Team die richtigen Infos erhält – das hat ja Auswirkungen auf den gesamten Ablauf. Aber der ganze Klick- und Copy/Paste-Aufwand wird unterschätzt. Wird das erleichtert, ist das schon ein großer Gewinn.
Machen wir das mal etwas konkreter: Wie sieht der Einsatz in Unternehmen konkret aus? Für manche klingt „KI-Spielstunde“ nach Spaß, aber wie läuft es denn in den Organisationen, mit denen ihr sprecht?
Harv, du sprichst doch oft mit anderen Agenturen. Wie wird Experimentieren dort organisiert?
Harv Nagra: Tatsächlich fällt mir da Folgendes ein: Vor ein paar Jahren bei meiner alten Agentur haben wir im monatlichen All-Hands Meeting Raum geschaffen, damit jeder zeigen konnte, woran er mit KI-Tools experimentiert hat.
Neulich war ich bei einem Frühstück für KI und Marketing. Jemand berichtete von einer Art Taskforce: Freiwillige treffen sich monatlich und müssen etwas vortragen – sei es eine interessante KI-News oder ein selbst entwickeltes Experiment. Der Zwang zu präsentieren sorgt dafür, dass es passiert, statt einfach ignoriert zu werden.
Der Vorteil: So teilt man das Wissen mit allen. Bei Scoro haben wir aktuell z. B. einen AI-Slack-Kanal für News und Experimente und haben eine firmenweite „AI-Skill“-Umfrage gemacht, was genutzt wird. Wir haben dabei strenge Vorgaben – im Sinne von Datensicherheit. Meine Empfehlung: Regelmäßige Lern- und Austauschformate etablieren.
Galen Low: Es ist ein tolles Analyse-Tool, in positiver Hinsicht. Manche wirken dabei leider kalt und kontrollierend, als könnte eine falsche Antwort den Job kosten. Hier steht Bildung klar im Zentrum – das Thema Wissensteilung ist entscheidend.
Mir gefällt der Zwang zur Teilung. Kulturell mag das nicht allen liegen – sicher rollen manche mit den Augen: „Muss ich jetzt wirklich KI-Experimente präsentieren?“ Aber erst die gemeinsame Wissensbasis ermöglicht Skalierung; sonst bleiben Best Practices Einzelwissen, das nicht die Projekte im Ganzen beflügelt.
Habt ihr weitere Beispiele, wie Agenturen KI-Experimentieren strukturieren?
Kelly Vega: Ja. Wir haben z. B. ein sehr leistungsfähiges proprietäres Tool, das nach Kreativ-, Operations- und Strategie-Bedarf unterteilt ist. Obwohl es viele Möglichkeiten bietet, nutze ich oft einfach die Chat-Funktion, die ich schon von anderen Diensten kannte. Klar, Robustheit hilft bei speziellen Anforderungen – aber der Standard ist, die einfache Nutzung und der Austausch im Team.
Für viele Aufgaben nehme ich z. B. einen Jira-Export über aufgewendete Zeit und lasse mir von der KI gezielt Dinge dazu sagen oder Trends erkennen, statt selbst stundenlang Filter in Jira zu setzen. Das spart Zeit und regt zum Nachdenken an, wie ich Prozesse noch gezielter nutzen kann. Die Nutzung ist selbstverständlich – es geht nicht mehr um das „Ob“, sondern das „Wie“.
Galen Low: Kannst du Input in das proprietäre Tool geben – trainiert es auf deinen Nutzungsdaten?
Kelly Vega: Ich frage mich das auch manchmal. Es ist an mein Konto gebunden und die Zusammenfassungen klingen inzwischen immer mehr nach meiner „Stimme“. Ich kopiere das aber nie eins zu eins in Mails, sondern nehme die bullettierten Listen als Grundlage und passe sie individuell an – ca. 10 bis 30 % bearbeite ich. So sieht man, dass ich Wert auf Qualität lege und nichts nur 1:1 übernehme – und keine Standard-Emojis oder Bindestriche überall.
Galen Low: Oder Gedankenstriche ...
Kelly Vega: Genau – vor KI habe ich sie benutzt. Jetzt vermeide ich sie, sonst merkt jeder: „Ah, KI am Werk!“
Galen Low: Also lieber ein paar Tippfehler einbauen vor dem Absenden.
Kelly Vega: Ja, genau.
Galen Low: Utopie ist, wenn etwas zu perfekt wirkt – also würzen wir es menschlich ab.
Kelly Vega: „Definitely" immer falsch geschrieben.
Galen Low: Vielleicht kommen wir damit zu dem Punkt, auf den ich immer wieder zurückkomme: Vom Basteln und Herantasten zur echten Produktivitätssteigerung. Ich finde es bemerkenswert, dass Agenturen, die auf Projekte und abrechenbare Zeit bauen, bereit sind, nicht fakturierbare Zeit für KI-Experimente zu investieren. Aber selbst das beste Experiment kann ungenutzt bleiben, wie bei den Hackathons der letzten Jahre.
Es braucht Struktur und Verbindlichkeit, nicht nur Basteln. Thema für die Operations-Spezialisten: Wie kann eine Agentur großartige Ideen bewerten, ins Strategiepapier aufnehmen und dann auch wirklich umsetzen? Wie werden interne Projekte nicht ständig nachrangig gegenüber Kundenwork gehalten? Das große Tool bleibt sonst ungenutzt, sobald ein wichtiger Kunde winkt. Wie verhindert man das?
Melissa Morris: Genau darüber spreche ich oft mit Kund:innen. Operations-Projekte – wie die Erstellung von SOPs oder das Setup von Projektmanagement-Tools – sind intern manchmal unbeliebt. Sobald Kundenprojekte drücken, wird das Aufgeschobene.
Mein Tipp: Behandelt interne Projekte wie Kundenprojekte. Wenn alle verantwortlich sind, ist niemand verantwortlich. Deshalb: Klare Zuweisung, nicht einfach jemanden mit Deadline und eigener Auslastung beauftragen – das geht sonst garantiert unter. Stattdessen: Mit echten Meilensteinen planen, Briefings formulieren – und die konkrete Aufgabe fassen. „Erkundet mal, wie KI die Agentur besser machen könnte“, ist zu allgemein. Beispiel Jira-Tickets: Die sind aufwändig – wie helfen KI-Tools dabei?
Formuliert präzise Erwartungen, Tätigkeiten, Zeit- und Budgetrahmen. Lasst nicht monatelang „ich schaue mal“ laufen. Was sind die Schritte, bis wann sollen Ergebnisse vorliegen? Gibt es Budgetobergrenzen? Erwartet nicht, dass plötzlich ein teures Tool eingeführt wird. Klare Parameter für Experimente sowie regelmäßige Updates wie bei Kundenprojekten: Stand-ups, Hürden und Fortschritte berichten.
Galen Low: Dazu die Ressourcenfrage – aber auch finanziell: Es geht um Investition ins eigene Geschäft, in Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit – und um echten ROI. Auch bei Experimenten sollte es Hypothesen und messbare Ziele geben. Carrie kommentierte im Chat: KI-Implementierung muss auf Geschäftsziele einzahlen. Und: Nicht jede Idee aus der Dropbox ist sinnvoll. Es braucht also kulturelle und wirtschaftliche Zielausrichtung, und auch Portfolio-Management für die Experimente: Wo ist der größte Return? Dort investieren.
Melissa Morris: Und: Wie relevant ist das Ganze? Beispiel: Wir können ein Foliendeck in fünf Minuten aus einem Transkript erstellen. Großartig – aber wenn wir alle 18 Monate mal eine Präsentation haben, lohnt sich dafür keine große Schulung und Implementierung.
Galen Low: Genau, Priorisierung.
Kelly Vega: Auch die Akzeptanz im Team ist wichtig: Begeisterung von einigen heißt nicht Zustimmung von allen. Werden die ökonomischen Ziele und Vorteile deutlich, entsteht schnell Priorität und Dynamik.
Galen Low: Das ist die Change-Management-Komponente. Manchmal weiß man nicht, wie lange so ein Projekt wirklich dauert, gerade bei neuen KI-Themen. Wie kann man den Rahmen definieren und flexibel bleiben, etwa bei Scope Creep?
Harv Nagra: Ganz gleich, was man macht: Ein Zeitrahmen, z. B. 10 Stunden über drei Wochen – danach schauen wir: weitermachen, pausieren oder stoppen? Zeitliche Boxen sorgen für Fokus und später für die Entscheidung, weiterzugehen oder nicht.
Galen Low: Das ist quasi wie Staffelfinanzierung: Erst ein bisschen investieren, dann ggf. mehr nach Zielerreichung. Wichtig ist die Offenheit, auch Projekte zu stoppen, wenn Erkenntnisse nicht stimmen.
Kelly Vega: Bei KI-Initiativen gilt oft: Nur weil man etwas tun kann, sollte man es nicht unbedingt umsetzen. Gerade Kunden haben Anfragen, von denen sich im Nachhinein herausstellt, dass es nicht sinnvoll war. Das anzuerkennen ist wichtig.
Galen Low: Kommen wir zum Teufelsadvokaten: Anstatt alles zu planen, können wir doch einfach alles mal „iterativ“ anstoßen und schauen, was funktioniert – oder?
Melissa Morris: Sobald man etwas Neues einführt – KI oder anderes – gibt es verschiedene Grade der Akzeptanz und Fähigkeit im Team. Wir planen Einführung neuer Zeit-, Projektmanagement- oder CRM-Tools stets samt Einbindung des Teams auf hoher Ebene, Trainingsangebot und gezieltem Support für alle Unterstützungsbedürftigen. Es gibt Technikbegeisterte und Skeptiker – beides sollte adressiert werden.
Wichtig ist auch, möglichen Ängsten – z. B. „Baue ich mir gerade meinen eigenen Ersatz?“ oder „Werde ich jetzt nur noch halbtags gebraucht?“ – proaktiv zu begegnen, mit Transparenz und offener Kommunikation über Ziele, Training und Feedbackmöglichkeiten.
Galen Low: Stimmt. Rollt man zu viele neue Ideen gleichzeitig aus, leidet die Übersicht und die Orientierung – das ist der Punkt, an dem viele Initiativen wahrscheinlich scheitern.
Kelly Vega: Hätte ich aktuell ein PM-Team unterstellt: Die Juniors könnten an Standard-Prompts für Recaps arbeiten, Mid-Levels an der Dokumentation und Prozessbeschreibung, Seniors an der Strategie für 2026 – je nach Skill und Erfahrungsstand. Also durchaus verschiedene Initiativen gleichzeitig, aber abhängig von Rolle und Zielgebiet.
Galen Low: Die Experimente müssen passend dimensioniert sein: Kein Praktikant sollte den Payroll-Prozess neuaufrollen. Gleichzeitig braucht es Projektmanagement und Führung für die internen KI-Projekte – wie bei Kundenprojekten. Und: Sie sind genauso wertvoll wie Kundenarbeit! Vielleicht ist das die nächste Investitionsstufe.
Kelly Vega: Ein mögliches Ergebnis davon: Man kann den eigenen Bildschirm aufzeichnen und zeigen, wie ein Ticket mit und ohne KI erstellt wird. Und klar: Es besteht die Gefahr, dass dadurch noch mehr Aufgaben rübergeschoben werden. Daher ist es wichtig, einen geschützten Raum für strategische Aufgaben zu haben und diesen zu verteidigen – für Qualität statt Chaos.
Galen Low: Vertrauen ist dabei zentral. Man muss glaubhaft versichern können, dass aufgezeichnete Arbeit nicht bewertet oder verurteilt wird. Es spielt auch für die Akzeptanz und das Engagement im Projekt eine große Rolle.
Kelly Vega: Gerade was z. B. die Zustimmung zur KI-Nutzung angeht: Wer skeptisch ist, braucht Infos und Weiterbildungen.
Galen Low: Was Governance, Datenschutz etc. betrifft: Harv, ihr habt bei Scoro geprüfte Tools. Wird das Thema regelmäßig als Stolperstein, unterschätzt oder angemessen berücksichtigt?
Harv Nagra: Das hängt vom Reifegrad der jeweiligen Organisation ab. Seit dem KI-Hype wird viel experimentiert, und anfangs gab es große Bedenken, gerade beim Umgang mit Kundendaten. Wir haben heute jedoch klare Richtlinien, was genutzt werden darf und was nicht. "Shadow IT" war schon immer eine Herausforderung, wenn Mitarbeitende selbst Tools installieren oder Abos abschließen. Das führt nicht nur zu unnötigen Kosten, sondern auch zu Wissensinseln. Die Governance sorgt deshalb für Produktprüfung, Datensicherheit und transparente Nutzung.
Melissa Morris: Ich ergänze: Nicht nur intern ist das Thema wichtig, sondern auch für Kundentransparenz. Wir arbeiten z. B. mit Unternehmen, bei denen Gespräche hochsensibel sind und alles dokumentiert werden muss – bis hin zur Verwendbarkeit vor Gericht. Daher ist Klarheit darüber, ob und wie Aufzeichnungen, Transkripte und deren Speicherung eingesetzt werden, absolut notwendig. Das gilt auch für die Zustimmung zu Aufzeichnungen.
Kelly Vega: Wir haben vereinbart, dass alle jederzeit alles transkribieren oder aufzeichnen können. Das nahm Unsicherheit und sorgte für Verantwortlichkeit. Nicht für jeden geeignet, aber für uns hilfreich.
Galen Low: Du hast auch in stark regulierten Branchen gearbeitet – waren Kunden über diese Transparenz überrascht?
Kelly Vega: Für mich war eher das Gegenteil der Fall: Die meisten bevorzugten Aufzeichnungen, allein aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Verantwortlichkeit, nicht aus Kontrolle oder Misstrauen. Häufig ist es jedenfalls Standard.
Galen Low: Das Gegenteil kann also der Fall sein: Gerade wegen Regularien ist Dokumentation gefragt.
Kelly Vega: Genau. Bei informellen One-on-Ones sage ich aber explizit, dass ich nicht aufzeichne, um ein zwangloses Gespräch zu ermöglichen. Mit meinem PM-Team arbeite ich da anders als z. B. bei Anforderungsworkshops.
Galen Low: Super.
Ein großer Dank an unsere Panelisten für ihre Zeit heute. Es war wie immer ein tolles Gespräch und schön, euch alle gemeinsam in einem (virtuellen) Raum zu erleben.
Danke für eure Einblicke.
Kelly Vega: Danke, dass ich dabei sein konnte!
Melissa Morris: Vielen Dank!
