Wie Soft Skills Ihnen einen Job im Projektmanagement verschaffen können

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Michael Mordak: Hallo, hier ist Michael vom Digitalen Projektmanager und willkommen zum heutigen Mitglieder-Spotlight! Wir haben es geschafft, die größte und einflussreichste Sammlung von Projektmanagern zusammenzubringen, die Veränderungen schaffen und die bestehenden Paradigmen in Projekten in Frage stellen. Diese Community ist voll von Menschen, die wahrscheinlich ganz andere Dinge mit ihrem Leben machen wollten.

Aber obwohl wir alle aus ganz unterschiedlichen Hintergründen, Rollen und Branchen kommen, haben wir unsere Berufung darin gefunden, das Chaos zu ordnen – das ist: Projekt. Unsere einzigartigen Geschichten wurden von den Lektionen geprägt, die wir gelernt haben, den Fähigkeiten, die wir entwickelt haben, und den Menschen, die wir unterwegs getroffen haben. Wenn Sie Mitglied werden möchten oder mehr über unsere Mitgliedschaft erfahren wollen, besuchen Sie unsere Website unter thedigitalprojectmanager.com/membership.

Heute sprechen wir mit dem geschätzten Community-Mitglied und Digital-Projektmanager Ryan Gilbreath. Ryan wusste, wie viele von uns, nicht genau, was er beruflich machen wollte. Ein BWL-Studium verschaffte ihm den Einstieg in eine Einstiegsposition im Bereich Kundenerfahrungen. Von dort aus bot sich ihm eine Gelegenheit, die Projektmanagement-Teams als Koordinator zu unterstützen.

Nachdem er Erfahrungen gesammelt hatte, konnte er eine Stelle als Projektmanager in einer Agentur finden, wo er weiterhin seine Fähigkeiten verfeinert. Wir hören von Ryans Weg als Digital-Projektmanager, wie er aus seinen Interessen schöpft, um in seiner Rolle zu brillieren, die Bedeutung von Soft Skills und wie sie Ihnen helfen können, vom Koordinator zur Projektleitung aufzusteigen.

Ryan, ich möchte mich zuerst dafür bedanken, dass du dir heute die Zeit nimmst und bereit bist, einige Fragen zu beantworten. Ich möchte aber gleich ins Thema einsteigen: Was hattest du als Kind für Pläne, was war dein Traumberuf? Was wolltest du werden, wenn du groß bist?

Ryan Gilbreath: Das ist eine wirklich gute Frage. Ich habe das tatsächlich sogar mal aufgeschrieben. Ich habe in meinen mittleren Zwanzigern dazu eine Übung gemacht, um meine Selbstwahrnehmung zu steigern, wohin ich eigentlich möchte. Aber ich erinnere mich genau daran, dass ich als Kind Archäologe werden wollte. Die Faszination kam von den Filmen, die ich geschaut habe, wie Indiana Jones und Die Mumie. Außerdem fand ich Ägypten sehr spannend.

Mein Vater interessierte sich sehr für Geschichte, besonders für afrikanische Geschichte und die Geschichte des Bürgerkriegs – ziemlich zufällig –, aber wir haben auch über Ägypten gesprochen. Ich war wirklich neugierig darauf, Dinge zu entdecken, auszugraben und vielleicht sogar Artefakte oder Mumien zu finden. Das hat mich immer fasziniert. Und es ist lustig: Diese Neugierde und das Entdecken nutze ich heute noch in meinem Job. Ich bin ein sehr neugieriger Mensch, ich grabe gern nach Informationen und lerne gern Neues. Ein Teil davon findet sich definitiv in meiner heutigen Arbeit wieder. Und als ich dann ins Studium ging, wollte ich Produzent werden. Ich erinnere mich, wie ich Beats im Wohnheim gemacht habe.

Das machte mir mit meinen Freunden sehr viel Spaß. Und auch hier: diese Neugierde, etwas Neues und Kreatives auszuprobieren, das hat mir gefallen. Zwischen dem Archäologen in meiner Kindheit und dem Produzenten in den Studienjahren – es ist interessant, wie die Fähigkeiten und Vorlieben, die ich damals entwickelt habe, heute relevant sind.

Michael Mordak: Ja, es klingt auf den ersten Blick nach ganz unterschiedlichen Berufen, vor allem verglichen mit Projektmanagement. Aber als du Archäologie erwähnt hast, habe ich sofort Parallelen gezogen, wie man bei beidem graben und entdecken muss, wie man nicht an der Oberfläche bleibt, sondern nach den eigentlichen Gründen sucht, warum etwas getan wird oder was das eigentliche Ziel ist.

Daran erkennt man, dass die tieferliegenden Wünsche und Motivationen sich auch im aktuellen Job wiederfinden lassen. Deshalb finde ich deine Geschichte sehr spannend. Ich mag es, wie du von Archäologie bis ins Projektmanagement gekommen bist und überall Details herausgeholt hast.

Wann kam für dich der Moment, als du gesagt hast, Archäologie ist es vielleicht doch nicht, ich gehe ins Studium für Produktion?

Ryan Gilbreath: Das ist witzig – dieser Wechsel kam irgendwie ganz natürlich, weil ich als Kind dachte, Archäologe sei richtig cool. Aber ehrlich gesagt, wollte ich einfach nicht den ganzen Tag in der heißen Wüste verbringen. Das war’s. Es klingt kindisch, aber ich musste umdenken. Später, als Jugendlicher, war ich in der Marching Band, spielte Schlagzeug und war Percussionist. Ich mochte es, gemeinsam mit anderen Beats zu machen. Besonders mochte ich die kreativen Momente, in denen jeder etwas zur Melodie beiträgt und man gemeinsam spontan etwas komponiert.

Das kann man auch aufs Projektmanagement übertragen: In einer Band oder Drumline muss jeder seinen Part einbringen, damit das Musikstück funktioniert. Heute erkenne ich genau dieses Bedürfnis nach Zusammenarbeit wieder – den Wunsch, gemeinsam kreativ zu sein und tiefer zu graben. Es ist verrückt, wie sich das alles jetzt in meinem Beruf widerspiegelt.

Michael Mordak: Also hat dich das zur Musikproduktion gebracht. Und dann…

Ryan Gilbreath: Tatsächlich habe ich gar nicht Musikproduktion studiert, sondern Betriebswirtschaft.

Michael Mordak: Ach so.

Ryan Gilbreath: Ja, das ist ein ziemlich allgemeines Studium. Ich wusste nicht so richtig, was ich während des Studiums machen wollte, aber mit einem Wirtschaftsabschluss hat man wenigstens etwas in der Hand, das sich übertragen lässt.

Während des Studiums interessierte ich mich sehr für Musik, Produktion usw. Nach dem Studium habe ich das eine Zeitlang verfolgt und wollte eigentlich nach New York in die Studios. Aber ich musste überlegen, ob ich diesen Lebensstil langfristig möchte.

Das brachte mich dazu, nach neuen Optionen zu schauen, und so landete ich in der Tech-Branche. Und ja, da höre ich erst mal auf.

Michael Mordak: Das ist spannend! Es gibt viele Parallelen zu meinem eigenen Werdegang. Ich glaube, vielen geht es wie uns. Nach dem Abitur weiß man oft gar nicht, was man tun soll. Ich habe zum Beispiel einfach ein Studium der Wirtschaftswissenschaften angefangen, weil ich dachte, da hätte ich später alle Möglichkeiten. Und offenbar hat es ja funktioniert: Du konntest dir damit Chancen eröffnen. Was war die erste Gelegenheit, die dich auf deinen heutigen Weg geführt hat?

Ryan Gilbreath: Nach dem Studium hatte ich ein paar befristete Jobs bei Capital One. Einer war als technischer Mitarbeiter, wo ich viel recherchiert und Kundendienstgespräche für eine neue Bankensoftware gemacht habe. Ich hatte viel mit Tests und Recherche zu tun. Erst in meinem anderen Job als Projektkoordinator bei Capital One habe ich gesehen, wie spannend das eigentlich ist.

Es war ein großes Enterprise-Projekt, an dem ich mitgearbeitet habe. Meine Rolle war es, das Team und die Projektmanager zu unterstützen, damit sie die Daten und Ressourcen haben, die sie brauchen. Diese Erfahrungen habe ich dann in meine nächste Position als Projektmanager in einer Agentur eingebracht. Später wurde ich dann Digital-Projektmanager. Web-Projektmanager war das ungefähr in den mittleren 2010ern, da habe ich gesehen, wie spannend es ist, an Websites und Webanwendungen zu arbeiten, besonders für kleine Unternehmen. Das schnelle Tempo, Drei- bis Sechsmonatsprojekte – das hat mich gereizt: Schnell reinarbeiten, alles lernen, schnell ins nächste Projekt wechseln. Das hat mich fasziniert.

Michael Mordak: Ich finde es toll, wie du erst mal einen Eindruck bekommen und beobachten konntest, wie die PMs gearbeitet haben, und dich langsam auf das Ziel zubewegt hast. Deine Geschichte zeigt, dass es nicht immer der eine lang geplante Karriereweg ist, sondern dass man oft einfach das macht, was einen gerade interessiert.

Ryan Gilbreath: Ja, ich glaube, das ist ein großer Teil davon: Man kommt aus dem Studium mit einer Richtung oder einem Ziel, aber manchmal gibt es einen Richtungswechsel, und man entdeckt Dinge, die man an sich selbst gar nicht kannte, die einen faszinieren.

Es ist auf jeden Fall eine Reise.

Michael Mordak: Würdest du sagen, dass du gerade wegen dieser Offenheit für Veränderungen manchmal das Gefühl hattest, anderen hinterherzulaufen? Oder konntest du dich schnell anpassen?

Ryan Gilbreath: Gute Frage. Es gab auf jeden Fall Momente, in denen ich das Gefühl hatte, anderen hinterherzulaufen – vor allem am Anfang. In großen Firmen wie Capital One gibt es sehr viele Prozesse und Standards, die man genau befolgen muss. Da bleibt wenig Flexibilität. 2010, als ich studiert habe, war Agile auch noch nicht allgegenwärtig – vor allem bei Capital One. Es lief viel nach dem Wasserfallmodell.

Als Projektkoordinator habe ich viele Projekte gesehen, die nach Wasserfall gemanagt wurden. Je mehr Erfahrung ich in Agenturen gesammelt habe, desto mehr habe ich über Agile-Frameworks gelernt. Klar, ich musste viel nachholen. Ich denke, viele Projektmanager nutzen regelmäßig YouTube und andere Ressourcen, um sich weiterzubilden und auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Und ehrlich gesagt, manchmal muss man einfach so tun, als wüsste man alles, was man tut. Viele Chancen gibt es erst, wenn man in Echtzeit lernt und einfach darauf vertraut, dass es klappt. Man muss damit rechnen, Fehler zu machen – und das ist völlig okay, solange man daraus lernt. Diese Erfahrungen sind wertvoll für das nächste Projekt.

Michael Mordak: Das ist ein wichtiger Punkt! Viele wenden sich ja an uns oder unsere Community, um Wissen und Ressourcen zu sammeln und das ins Team zu tragen, damit es so aussieht, als wüssten sie genau, was sie tun. Es geht darum, Wissen zu bündeln, statt immer alles nur durch Ausprobieren zu lernen.

Ryan Gilbreath: Genau. Ich höre von vielen PMs, die länger im Job sind als ich, dass Projektmanagement ein sich ständig entwickelndes Feld ist. In der Agentur habe ich gelernt, dass Agile zwar gut klingt, aber nicht für jedes Projekt funktioniert. Viele Kunden verstehen Scrum gar nicht, sie wollen nur ihr Produkt gebaut bekommen. Man muss also ständig aufklären und versuchen, die Kunden abzuholen. Sie lernen oft mit, bringen aber nicht immer die nötige Bereitschaft mit.

Deshalb habe ich gelernt, dass es nichts bringt, stur Prozesse durchzusetzen. Wahre Agilität bedeutet, flexibel zu sein und die Menschen da abzuholen, wo sie stehen. Zusammenarbeit ist das A und O, man muss geben und nehmen können.

Michael Mordak: Das erinnert auch wieder an deine Band-Erfahrung: Zusammenarbeit ist alles, nur so funktioniert das Ganze.

Ryan Gilbreath: Ganz genau.

Michael Mordak: Genau, guter Punkt.

Wir haben schon über deine bisherigen Erfahrungen und Interessen gesprochen, aber gibt es noch andere Dinge, vielleicht aus früheren Jobs, die dir beim Wechsel ins Projektmanagement geholfen haben?

Ryan Gilbreath: Gute Frage, danke! Ich glaube, eine meiner großen Stärken als Projektmanager ist, dass ich Menschen um mich herum helfen kann, sich wohlzufühlen und offen zu sein. Das fällt mir immer wieder auf, andere erwähnen das auch. Ich bin sehr nahbar, schaffe Raum für Gespräche, auch über Probleme im Projekt. Dafür bin ich dankbar, und ich habe auch viel Zeit investiert, das gezielt weiterzuentwickeln. Mittlerweile weiß ich besser, wann und wie ich das einbringen kann, und heute, in der aktuellen Arbeitswelt, ist Authentizität ein Riesenthema – auch das hat mir geholfen.

Ich denke, authentisch zu sein, nahbar zu sein und ein gutes Gefühl zu geben, hat mir viel gebracht. Und – um auf deine andere Frage einzugehen, was ich gern besser können würde:

Michael Mordak: Ja.

Ryan Gilbreath: Also, ein Projektmanager gilt ja oft als analytisch, still, introvertiert und detailverliebt – was auch stimmt. Aber ein Bereich, in dem ich gern Experte wäre, der mir schwerer fällt, ist das Ressourcenmanagement und die Finanzplanung. Das braucht mehr Zeit und Übung von mir, damit die Zahlen stimmen. Da nutze ich Tools, plane bewusst Zeit ein und konzentriere mich darauf, dass meine Kalkulationen richtig und die Berichte gut sind. Für alle PMs, denen das nicht liegt: Nutzt Tools, nehmt euch Zeit und findet euren Weg. Seid selbstbewusst über eure Stärken und Schwächen.

Michael Mordak: Sehr spannend, denn du sagst ja, dass du vor allem deine Soft Skills mitgebracht hast – Nahbarkeit, Geduld, sichere Räume schaffen. Während du bei technischen Themen wie Zeitplänen oder Budgets noch dazugelernt hast. Findest du, das ist der bessere Weg, sich zu entwickeln? Oder hättest du gern beides von Anfang an gekonnt?

Ryan Gilbreath: Gute Frage!

Sowohl als auch, würde ich sagen. Am Anfang haben mir die Soft Skills die Tür geöffnet. Ich konnte mich anpassen, schnell lernen, clever denken. Hätte ich nur Hard Skills gehabt und keine Soft Skills, wäre ich nicht in Erinnerung geblieben.

Jetzt, nach fast zehn Jahren, habe ich mir auch die Hard Skills angeeignet – Planung, Ressourcen, Budgets. Das kommt mittlerweile natürlicher, aber ich musste es lernen. Ja, manchmal hätte ich gerne beides direkt gekonnt, aber ich bin auch dankbar, dass mir Soft Skills von Anfang an lagen und ich daran arbeiten konnte: Unsichtbare PM-Fähigkeiten zu schärfen.

Michael Mordak: Eine super Sichtweise! Ich hätte gerne noch viel mehr gefragt, aber leider ist unsere Zeit um. Sie verging wie im Flug.

Vielen Dank, Ryan, dass du heute dabei warst und deine Geschichte und Erfahrung geteilt hast. Ich denke, das wird vielen helfen und Mut machen – nicht jeder weiß von Anfang an genau, wohin es gehen soll, und es ist okay, nicht immer alles sofort zu können. Die Ressourcen sind da, ob Community, Zertifikate oder einfach Trial-and-Error. Man kann immer aufholen.

Danke für alles.

Ryan Gilbreath: Und wenn ich noch etwas ergänzen darf: Gebt euch selbst etwas Nachsicht. Diejenigen, die neu im digitalen Projektmanagement sind, bringen sicher schon viele Fähigkeiten und Erfahrungen mit. Man hat nicht immer gleich die Zeit, alles zu perfektionieren, also seid nachsichtig mit euch. Seht, wo ihr steht und was ihr ausbauen möchtet, und nehmt euch Zeit für den Lernprozess.

Michael Mordak: Wundervolle Ratschläge, danke fürs Teilen.

Ryan Gilbreath: Danke, Michael.

Michael Mordak: Danke, dass Sie beim Mitglieder-Spotlight mit Ryan dabei waren! Er hat noch viel mehr Wissen und Einblicke zu geben. Kommen Sie in unseren Slack-Channel und tauschen Sie sich mit der Community der digitalen Projektmanager aus. Mehr zur Mitgliedschaft auf unserer Website: thedigitalprojectmanager.com/membership.

Bis zum nächsten Mal, danke fürs Zuhören.