KI ist erstaunlich. Warum ist sie für Projektmanager:innen immer noch so frustrierend?

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Galen Low: Hallo zusammen, danke fürs Einschalten. Mein Name ist Galen Low von The Digital Project Manager. Wir sind eine Community digitaler Fachleute mit der Mission, sich gegenseitig zu fördern, sicherer zu werden und zu vernetzen, damit wir den Wert des Projektmanagements in einer digitalen Welt steigern können.

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Heute sprechen wir über die schier unglaubliche Anzahl an KI-Tools, die Ihnen dabei helfen, Ihre Projekte zu managen, und über die absolut miserable Benutzererfahrung, Inhalte zwischen ihnen hin und her kopieren zu müssen, nur um die gewünschten Ergebnisse für Ihre Projektkommunikation zu bekommen.

Mit mir heute ist Devin Mahoney, CEO und Mitgründer von QTalo, aber vor allem ein Projektmanager mit der Mission, mit KI den Schmerz des Projektmanagements zu lindern.

Devin, danke, dass du heute dabei bist!

Devin Mahoney: Galen, danke, dass ich hier sein darf. Ich freue mich sehr, heute hier zu sein und mit diesem Publikum zu sprechen.

Galen Low: Ich dachte, ich starte vielleicht damit, etwas weiter auszuholen, weil wir beide kennen uns jetzt seit über einem Jahr, seit QTalo noch in den Kinderschuhen steckte, würde ich sagen. Was ich an QTalo so schätze, ist der sehr spezifische Fokus darauf, Herausforderungen der Projektkommunikation ganz gezielt anzugehen.

Du hast mit unzähligen Projektmanager:innen gesprochen, die diesen Job tagtäglich machen, über deren Schmerzpunkte und Herausforderungen – und darauf hast du euer Produkt aufgebaut. Alles reicht von der Anpassung der Projektkommunikation für die jeweilige Zielgruppe bis hin zum Lösen des klassischen Problems, dass die Kommunikation aus allen Richtungen kommt und Projektleiter:innen dadurch nicht unnötig belastet werden müssen.

Man akzeptiert diese Reibung oft als normal. Aber ihr sagt: Das muss nicht sein! Technologie kann uns dabei unterstützen. Was mich besonders beeindruckt hat: QTalo hat KI quasi in seiner DNA – ihr habt euch bewusst gefragt, wie KI genau diese Probleme lösen kann.

Ich frage mich: Was war für dich ausschlaggebend, KI als entscheidenden Bestandteil zu wählen, um eine effizientere, engagiertere und effektivere Projektmanagement-Community zu fördern?

Devin Mahoney: Galen, für uns Projektmanager ist das offensichtlich, aber für alle anderen nicht, die nur an einer Sache auf einmal arbeiten.

Wäre das nicht verrückt, nur an einer Sache zu arbeiten? Für Projektmanager:innen leben die Daten in Dutzenden verschiedenen Systemen: Slack, E-Mails, Jira, Dokumente. Der Projekt-Kontext ist über viele Orte zersplittert. Und genau hier kommt KI ins Spiel – KI kann all diese Streams in Echtzeit zusammenfügen und für die Projektleitung das Wesentliche herausfiltern.

Wir versuchen, das Finden der Nadel im Heuhaufen zu automatisieren. So können Projektmanager:innen sich wieder auf Planung, Risikomanagement und ihre Stakeholder konzentrieren, statt bloß Aufgaben hinterherzulaufen. Das Ergebnis: Weniger Kontextwechsel, schnellere Entscheidungen und ein konstant informiertes Team – ohne eine Menge neuer manueller Schritte dazuzufügen.

Galen Low: Das gefällt mir! Da kommt gleich ein ganzer Schwung an „Trauma“ bei mir hoch, weil ich selbst oft zwischen Apps wechsle, um etwas zu suchen. Ich frage mich, wie viel Lebenszeit nur dafür draufgegangen ist, zwischen Tabs hin- und herzuschalten oder abgelenkt zu werden.

Wenn Slack aufpoppt, denke ich, das kann ich schnell erledigen – und dabei wird das eigentlich Wichtige immer weiter verschoben. Es gibt einfach so viele Tools! Einer der Punkte, über die wir vorab sprachen, war ja schon unser Arbeitstitel: KI ist fantastisch – warum ist sie so mühsam zu nutzen? Das ist unser Seitenhieb auf die derzeitige Usability. Kannst du beschreiben, was du meinst, wenn du sagst, KI ist mühsam zu nutzen?

Devin Mahoney: Ja, Galen. Ich liebe KI. Sie hilft mir bei allem, ich nutze sie täglich, es fühlt sich magisch an. Für Projektmanager:innen tritt sie auf zwei Arten auf: Entweder als Zusatzfunktion in bestehenden Apps – in Tools wie Trello oder ClickUp, sozusagen die kleine KI-Fee, die etwas für dich erledigt – oder als eigenständiges ChatGPT-ähnliches Angebot, in dem man mit der KI „spricht“.

Das sind die zwei Varianten. Das Problem bei KI als Feature in einer App: Sie sieht immer nur einen kleinen Projekt-Ausschnitt. Denken Sie an alle Slack-Nachrichten, Kund:innen-E-Mails – die kommen nicht in diesen spezialisierten Tools an, also muss man Inhalte kopieren und einfügen, um überhaupt den vollen Kontext einzubringen.

Noch herausfordernder wird es bei einer zentralen Chat-KI. Ich nutze ChatGPT viel und finde die Arbeit mit Prompts toll. Aber: Man muss den Prompt richtig formulieren, Nachfragen stellen, alle Ergebnisse manuell bereinigen – und plötzlich hat man 50 Chatverläufe zusätzlich zu 72 Browserfenstern. Damit ist man als Projektmanager:in wieder die klassische Copy-and-Paste-Person.

Anstatt eine strategische Führungskraft zu sein, haben wir plötzlich zahllose ChatGPT-Verläufe und wissen nicht, welcher gerade relevant ist. Das Ergebnis ist meist gut, besser als ich es selbst schaffe, aber 10 % sind noch falsch und die muss ich aufwendig nachbearbeiten.

Spart KI Zeit? Ja! Aber man muss trotzdem viel Arbeit investieren. Es ist die magischste Technologie – man nutzt sie gelegentlich, aber sobald sie in den Arbeitsalltag integriert wird, ist sie holprig und inkonsistent. Es bleibt nur ein „magisches“ Erlebnis, wenn sie mit konsolidierten Daten aus allen Tools gefüttert wird. Ich liebe KI, aber aktuell ist sie unglaublich mühsam. Wir wollen das besser machen!

Galen Low: Das ist total nachvollziehbar. Mein ChatGPT ist chaotisch, völlig unorganisiert. Ich habe sogar den PMI Prompt Engineering Kurs gemacht. Toller Kurs! Dort wurde geraten, eine Tabelle mit Prompts zu führen. Gute Idee. Und das mit dem Copy-and-Paste-Affen, das trifft genau meinen Alltag: Zwischen zig Tools zu wechseln, LLMs testen und alles zentral zusammentragen zu müssen.

Neuen Teammitgliedern geht‘s oft ähnlich wie KI: Sie bekommen Kontext stückweise, brauchen Beschreibungen, Korrektur — es ist eher eine Interaktion wie mit Kolleg:innen als ein typischer Tool-Workflow. Und ehrlich gesagt, viele von uns sind darin gar nicht gut geschult.

Es gibt zahllose Tools und der aktuelle Ratschlag lautet: Ausprobieren, was am besten funktioniert, und dann optimieren. Aber die vielen Exports zwischen verschiedenen KI-Features, die isolierten Modelle, die nicht wissen, was ich anderswo gemacht habe – das ist einfach holprig. Es kann gleichzeitig fantastisch und anstrengend sein.

Klar: Wir sind nicht am Ziel dessen, was KI im PM leisten kann. Und die Art der Nutzung wird sich noch stark verändern, auch was die Bedienung betrifft.

Devin Mahoney: Sehe ich genauso. Ich freue mich auf die Zukunft, aber jetzt müssen wir das Beste1 aus den vorhandenen Tools machen.

Galen Low: Und wir müssen sie aktiv mitgestalten – genau das tust du! Darf ich kurz abbiegen und gleich wieder zurückkommen: Eine Besonderheit bei QTalo ist euer starker Datenschutzfokus. Erzähl doch mal: Warum ist Datenschutz für dich so wichtig – nicht nur bei sensiblen Daten, sondern für die Arbeitsweise von PMs?

Devin Mahoney: Gute Frage, Galen. Ich bin Cybersecurity-Experte, Datenschutz liegt mir im Blut. Ich könnte ewig über SOC2 reden, aber wir haben heute nur eine Podcast-Folge. Es geht um PMs: Wir alle führen ein persönliches Arbeitsgedächtnis, manche mit Notiz-Apps, andere in Tabellen, manche mit Papier.

Das sind unsere Notizen als Projektmanager:innen – der Ort für halbgare Ideen, für Notizen vor der eigentlichen E-Mail, bevor etwas ins System (wie Jira oder Salesforce) gelangt.

Es kostet nichts, weil es nur für dich ist. Du musst nicht darauf achten, ob etwas getaggt ist oder stimmt. Dieser Zwischenraum muss privat bleiben – dort findet das kritische Denken statt, dort entstehen Entwürfe, echte Risikoplanung beginnt hier.

Unser Ziel bei QTalo ist es, diese Zone zu respektieren – Erkenntnisse aus Entwürfen zu ziehen, ohne sie voreilig zu veröffentlichen. Es erlaubt, offen zu denken und dennoch von der gemeinsamen Systemübersicht zu profitieren. Wir schützen diese kreative Pufferzone.

Wir helfen, daraus bessere Updates für Teams, Führung, Kund:innen und Stakeholder zu gewinnen.

Galen Low: Das finde ich großartig! In meinen Notizbüchern steht so manches, was niemand sonst sehen sollte. Datenschutz wird oft nur auf sensible Kunden- oder Finanzdaten oder Personendaten bezogen, aber ich will als Nutzer:in auch einen Raum für privates Arbeiten. Ich hätte gern ein KI-Notizbuch, das fragt: „Soll ich das für dich korrelieren?“, aber dieser Kontext bleibt erstmal nur bei mir.

Nicht alles, was ich als Entwurf schreibe, soll das Modell verwenden oder darüber trainieren. Ich will nicht, dass meine halbfertigen Ideen irgendwann als Eindruck über mich hinausgehen. Als Laie weiß ich oft nicht, was genau trainiert wird und was nicht. Ich kenne nicht alle AGBs der Tools, ich gehe oft einfach davon aus, dass Vorsicht geboten ist.

Euer Ansatz gefällt mir: Nutzer:innen profitieren von einer privaten Ebene, auf der nur sie trainieren (und nicht wild zwischen Tools springen müssen). Das sollte klar sein: In dieser Zone wird nichts mit Kolleg:innen geteilt. Und dann, wenn es reif ist, kann es ins „offizielle“ System. Diese Transparenz zeigt, dass ihr die Arbeitsweise von PMs versteht, ihr baut nicht einfach irgendeine Software.

Devin Mahoney: Danke, Galen. Das freut mich sehr.

Galen Low: Jetzt bezahle ich dir ein Kompliment, stelle aber auch eine kritische Frage: Es gibt schon so viele Produktivitäts- und KI-Tools, du kritisierst ja selbst die Toolvielfalt. Warum braucht die Welt noch ein Tool wie QTalo?

Devin Mahoney: Gute Frage, die stellt sich jeder für jedes neue Tool.

Die Anzahl der Produktivitäts- und Kommunikationstools wächst schneller, als man sie integrieren kann. Die Budgets der Firmen dafür halten nicht Schritt. Deshalb sind die Daten über zahllose Tools verstreut, aber fürs Konsolidieren gibt es kein Budget. Wer übernimmt das? Der/die Projektmanager:in muss alles manuell bündeln.

Dank KI ist das heute zwar viel leichter, aber eigentlich schlimmer – man kann jetzt alles einfach in ChatGPT kopieren, muss aber trotzdem selbst konsolidieren.

QTalo ist kein weiteres Aufgaben-Tool. Unser Ziel ist: Rein in QTalo, raus aus QTalo – als Bindeglied, damit der existierende Tool-Stack als System funktioniert. Es gibt sogar Platz für weitere Konsolidierungs-Tools neben uns.

Denn Effizienz heißt vor allem: Alles greift ineinander. Durch die Schnittstellenfunktion werden „Swivel Chair“-Arbeiten und Lizenz-Wildwuchs reduziert, weil vor allem PMs das wirklich brauchen und es sich durch eingesparte Zeit rechnet.

Wer mit IT-Teams arbeitet, kennt „technische Schulden“ – aber es gibt auch „Betriebsschulden“: Jedes neue Tool, jedes weitere Team-Tool, erhöht die operative Last. Konsolidierung zahlt diese Schulden ab, damit die Kommunikation wieder fokussiert ist.

Das ist das Ziel von QTalo und anderen Konsolidierungslösungen.

Galen Low: Die Idee der betrieblichen Schulden gefällt mir! Es zeigt auch, dass das Ziel nicht das „eine Tool für alles“ ist, sondern dass verschiedene wichtige Tools an einen gemeinsamen Knotenpunkt angebunden werden, z. B. QTalo. Es bedeutet nicht, dass man nur noch ein Tool öffnet, sondern dass die relevanten Tools verbunden sind, um die Arbeit optimal zu unterstützen.

Nicht jede neue App lässt sich sofort integrieren – auch mit Tools wie Zapier oder Make bleibt das herausfordernd. Deshalb werden die bestehenden Tools gezielt verbunden, um operative Last gering zu halten und trotzdem effizient zu arbeiten. Sonst verpassen wir die Vorteile von KI, weil wir doch wieder manuell kopieren.

Vielleicht kannst du erzählen, was bei QTalo als Nächstes kommt – wie versucht ihr, das Problem konkret zu lösen und worauf freust du dich besonders?

Devin Mahoney: Besonders gespannt bin ich auf das neue Command Center, das wir gerade bauen. Wir sind Projektmanager:innen und entwickeln für Projektmanager:innen – daraus ergibt sich unser klarer Fokus.

Wir haben KI-gesteuerte Priorisierung: Man startet morgens, andere Zeitzonen waren schon aktiv – was ist heute wichtig? Welche Signale aus E-Mail, Chat und Tickets verdienen jetzt Aufmerksamkeit? Ich brauche Zusammenfassungen, um den aktuellen Stand und nächste Schritte direkt mit Quelle zu sehen.

Ich brauche eine einheitliche Suche – heute Morgen erst habe ich ewig gesucht, ob die Info per Mail oder in einem Slack-Kanal kam. Die vereinheitlichte Suche hat mich gerettet! Informationen sind überall verteilt.

Wir bieten Workflow-Checklisten: Für PMs bedeutet eine Benachrichtigung meist viele Aufgaben. Während andere E-Mails einfach beantworten, erledigen PMs oft fünf bis sieben weitere Schritte – das sieht kaum jemand! Mit Checklisten kann ich diese Schritte abarbeiten und endlich die Mail abhaken.

Wir stellen den Kontext bereit: Zeitlinie, Dateien, Entscheidungen – so ist man direkt im Bilde, ohne durch zig Apps zu scrollen. Genau das macht unser Command Center: Fokus auf den/die PM, klare Übersicht, zügiges Weiterarbeiten im eigenen Toolset.

Galen Low: Das kenne ich! Meine Suchbegriffe laufen quer durch alle Tools – immer wieder. Das klingt super spannend. Danke, Devin, für dieses Gespräch und den Einblick in die KI-Landschaft und die Zukunft von PM-Tools.

Devin Mahoney: Danke, Galen. Es hat mir Spaß gemacht.

Galen Low: Das war's für heute! Wenn Sie sich mit über tausend Gleichgesinnten austauschen möchten, kommen Sie gern in unsere Community! Besuchen Sie thedpm.com/membership für mehr Infos. Und wenn Ihnen gefällt, was Sie gehört haben, abonnieren Sie uns und bleiben Sie auf thedigitalprojectmanager.com auf dem Laufenden.

Bis zum nächsten Mal, danke fürs Zuhören!