Pimpe deinen agilen Workflow (mit Alexa Huston von Crema)

Lies das Transkript:

Wir probieren aus, unsere Podcasts von einem Softwareprogramm transkribieren zu lassen. Bitte entschuldige etwaige Tippfehler, da der Bot nicht immer zu 100 % korrekt ist.

Ben Aston:

Egal, ob du ein „Agilist“ bist, ein eingefleischter Scrum-Fan oder vielleicht ein etwas zurückhaltender Anwender von Agile – es gibt immer Wege, wie man Agile besser machen kann. Eine Möglichkeit ist, deine Meetings oder „Zeremonien“ effektiver zu gestalten, deshalb sprechen wir heute über Sprint-Planung, tägliche Stand-ups, Sprint-Reviews und Sprint-Retrospektiven, um dir den entscheidenden Vorteil zu verschaffen, wie man diese besser durchführen und deinen agilen Ansatz effektiver machen kann.

Danke fürs Einschalten. Ich bin Ben Aston und das ist der Digital Project Manager Podcast. Dieser Podcast wird präsentiert von Clarizen, dem führenden Anbieter für Projekt- und Portfoliomanagement-Software für Unternehmen. Besuche clarizen.com, um mehr zu erfahren. Heute ist Alexa bei mir, eine unserer DPM-Expertinnen beim Digital Project Manager.

Alexa ist großartig. Du findest sie in unserer laufenden DPM School, und wir starten auch im September einen weiteren DPM School Kurs. Wenn du dich dafür noch nicht angemeldet hast, sieh ihn dir an. Alexa arbeitet bei Crema in Kansas City. Alexa, danke, dass du wieder in der Sendung bist.

Alexa Huston:

Danke, dass ich wieder dabei sein darf.

Ben Aston:

Super. Alexa, du bist eine ehemalige Projektmanagerin – also ein bisschen kontrovers, aber erzähle uns bitte, was du jetzt machst.

Alexa Huston:

Ja, ich hoffe, ich bin nicht zu kontrovers, denn der Wechsel von der digitalen Projektmanagerin in die Geschäftsentwicklung verlief ziemlich organisch. Ich arbeite in einer Agentur, die maßgeschneiderte Web- und Mobile-Apps entwickelt. Ich kümmerte mich um Account-Wachstum, meist über den Vertrieb an bestehende Kunden.

Als ich 2017 zurückblickte und überlegte, was kommt, war ich mir unsicher und führte ein Gespräch mit dem Business-Development-Kollegen, der meinte: „Komm zu unserem Vertriebsteam.“ Ich dachte: „Klingt spannend und anders.“ Ich fühle mich durch meine Projektmanagement-Erfahrung dafür besonders qualifiziert. Es ist eine Freude, weiterhin Teil der DPM-Community zu sein – es hält mich fit.

Ben Aston:

Du bist immer willkommen, Alexa. Stell dir aber mal vor, du wärst CEO des Unternehmens. Was hält dich nachts wach? Womit beschäftigst du dich in Bezug auf die Zukunft deiner Firma?

Alexa Huston:

Meinst du die Firma, für die ich arbeite?

Ben Aston:

Ja. Mit Blick auf die digitale Zukunft: In welche Richtung geht’s?

Alexa Huston:

Gute Frage. Wir wachsen schnell, ich sage „wir“, weil ich dazugehöre, und jetzt „ich“, weil ich in dieser Rolle gedanklich CEO bin. Wir stellen sehr gezielt ein, und ich glaube, das, was mich wachhalten würde, ist sicherzustellen, dass die schnellen Neueinstellungen immer noch zur Unternehmenskultur passen.

Die Leute müssen die richtigen Fähigkeiten und Team-Dynamik haben – der kollaborative Stil muss erhalten bleiben. Das wäre meine größte Sorge, denn viele besitzen Talent, aber die Kultur ist entscheidend für Unternehmenserfolg. Hier bei Crema nehmen wir das sehr ernst.

Ben Aston:

Absolut, gute Leute zu finden, die auch passen, ist schwierig.

Alexa Huston:

Genau. Und zum Punkt Technologie: Sie ändert sich so rasant. Ich glaube, das Gleichgewicht zwischen Experimentieren und Qualität beschäftigt mich. Wir sind ein experimentierfreudiges Team, wollen aber nicht beim Kundenprojekt als Erste experimentieren. Wie belohnt und fördert man aber Innovation? Und wie stellt man dennoch höchste Qualität sicher?

Ben Aston:

Ja.

Alexa Huston:

Also ja.

Ben Aston:

Und es gibt so viele neue Technologien – in welche setzt man? Denkt ihr an künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen ...?

Alexa Huston:

Genau. Oder Backlogs, oder was immer aktuell im Trend ist.

Ben Aston:

Oder Voice.

Alexa Huston:

Genau, das fasst es gut zusammen.

Ben Aston:

Jetzt aber zu dir persönlich: Was sind deine Herausforderungen heute?

Alexa Huston:

Gute Frage. Mein aktuelles Thema ist der Aufbau einer Outbound-Strategie. Wir gewinnen viele Kunden über Empfehlungen und Mundpropaganda – das ist super, aber auf Dauer nicht verlässlich.

Ich versuche also eine Strategie zu entwickeln, wie wir mehr Aufmerksamkeit schaffen. Ich bin eigentlich keine Marketingspezialistin, aber ich denke darüber nach, wo unsere Kunden sind und wie wir sie erreichen. Außerdem muss die Botschaft für alle klar und einheitlich sein.

Viele im Unternehmen arbeiten daran. Wir wachsen und deshalb ist es wichtig, dass die Botschaft widerspiegelt, wer wir jetzt sind – nicht wie vor drei Jahren, als wir viel kleiner waren. Ich will, dass ich und das Sales-Team den wahren Mehrwert unseres Teams vermitteln, denn ich arbeite mit wirklich talentierten Leuten. Ich will, dass diese Botschaft die Welt erreicht, die sie hören sollte.

Ben Aston:

Kannst du sagen, an welchen spannenden Produkten ihr arbeitet?

Alexa Huston:

Manches ist leider geheim. Aber wir bauen oft doppelseitige Marktplätze – also Plattformen für zwei unterschiedliche Nutzergruppen. Das ist unser Steckenpferd. Wir arbeiten auch viel an Recruiting-Plattformen.

Wir müssen beiden Seiten – Arbeitsuchenden und Unternehmen – ein gutes Erlebnis bieten, damit die Plattform funktioniert.

Es gibt noch viele andere Projekte, leider darf ich nicht über alles sprechen.

Ben Aston:

Top Secret, das sind immer die spannendsten Sachen.

Alexa Huston:

Absolut.

Ben Aston:

Projektmanager fragen sich oft: Wohin führen Entwicklungswege? Du bist vom PM ins Business Development gewechselt. Was möchtest du eines Tages erreichen?

Alexa Huston:

Gute Frage. Ich möchte eine richtig coole Mama werden – eigene Kinder haben, aber weiterhin im Tech-Bereich arbeiten, weil es mich begeistert. Und wer weiß, wie das in fünf Jahren aussieht.

Ich will beides: eine Familie gründen und in der Technik bleiben. Ich überlege gerade, wann der richtige Zeitpunkt dafür ist.

Ben Aston:

Was macht deine Mutter beruflich?

Alexa Huston:

Sie ist die Assistentin eines Milliardärs.

Ben Aston:

Wow.

Alexa Huston:

Genau, seit Anfang des Jahres. Sehr besondere Rolle – ich habe sie vor kurzem besucht. Er hat verschiedene Unternehmungen, zum Beispiel ein Bison-Restaurant in Omaha, Nebraska.

Ben Aston:

Wow.

Alexa Huston:

Vorher war sie viele Jahre Korrektorin und Paralegal und hat es toll gemeistert, Beruf und Familie unter einen Hut zu bringen.

Ben Aston:

Siehst du, wie rund du geworden bist, Alexa.

Alexa Huston:

Tja, das liegt an meiner Mut-

Ben Aston:

Respekt an Alexa's Mama! Neben deiner Mutter, wer inspiriert dich?

Alexa Huston:

Es gibt viele Quellen der Inspiration. Kürzlich habe ich mich für Interior Design begeistert und meine Wohnung neu gestaltet – Pinterest sei Dank.

Es inspiriert mich wirklich. Ich versuche sowohl zuhause als auch bei der Arbeit, Dinge zu vereinfachen und zu entrümpeln. Das gebe ich auch im Team weiter: Wie kann ich Botschaften vereinfachen?

Wie kann ich physischen oder mentalen Ballast loswerden?

Ben Aston:

Das sollte ich auch mal machen – mein Büro ist chaotisch. Pinterest gibt’s noch?

Alexa Huston:

Absolut! Ich dachte auch, es sei tot – aber es ist besser als je zuvor und voller schöner Inspirationen. Auch für die bevorstehende Hochzeit einer Freundin nutze ich es – eine tolle Community.

Ben Aston:

Vielleicht wird 2019 auch mein Pinterest-Jahr.

Alexa Huston:

Man weiß nie.

Ben Aston:

Abgesehen von Pinterest: Gibt es ein Tool oder etwas anderes, das du momentan toll findest?

Alexa Huston:

Ja, das passt zur Vereinfachung: Es gibt ein Tool namens Notion. Kennst du das?

Ben Aston:

Nein.

Alexa Huston:

Es ist wie ein Wiki, kombiniert mit Google Docs, super flexibel wie Asana, aber viel simpler. Tolles Design, anpassbar, mit Web-, Mobile- und Mac-App. Für Listen, Reiseplanung, Aufgaben – privat wie beruflich sehr praktisch. Sieh’s dir an!

Ben Aston:

Gut, Notion-App notiert. Sprechen wir nun über deinen Artikel – Alexa hat schon mal einen tollen Beitrag über Projekt-Retrospektiven geschrieben. Jetzt sprechen wir über agile Meetings, um Projekte besser zu leiten. Wir wollen alle effizienter werden. Scrum ist ziemlich klar, was agile Methoden angeht.

Die Meetings sind sogar klar vorgeschrieben. Sie heißen in Scrum Zeremonien. Alexa, warum heißen es Zeremonien statt Meetings?

Alexa Huston:

Gute Frage – jemand müsste das vielleicht mal nachprüfen, aber Zeremonien sind im Grunde Meetings oder Aktivitäten – es ist synonym.

Ben Aston:

Ja.

Alexa Huston:

Ich schaue mir Prozesse immer flexibel an, gerade Scrum sehe ich als Methode, aber unterscheide sie von agile allgemein. Es soll nicht zu starr sein – die Ideen sind einfach, aber schwer zu meistern. Man kann nicht einfach ein Rezept befolgen. Ich verstehe, warum du fragst, aber ...

Ben Aston:

Ja.

Alexa Huston:

Vollständiges Scrum ist selten realistisch. Es muss zur eigenen Unternehmenskultur, Organisation und zum Projekt passen.

Ben Aston:

Du bist doch aber Scrum Master, oder?

Alexa Huston:

Ja, ich habe letztes Jahr meine Zertifizierung gemacht.

Ben Aston:

Interessant, denn das offizielle Scrum Master Training ist auch sehr preskriptiv – hier die Rollen, die Artefakte, die Zeremonien. Wenn man das nicht beachtet, ist es kein Scrum.

Alexa Huston:

Richtig. Es ist wirklich nach Lehrbuch. Man sollte das auswendig können, damit man weiß, wenn man etwas anpassen muss. Das Ziel der Zeremonien ist ja, gute Arbeit zu produzieren, die überprüft und angepasst werden kann. Das ist der Kern von Scrum.

Im Kurs ist das also sehr strikt. Es lohnt sich aber, und ist nicht zu aufwendig. Es vermittelt wirklich, warum Scrum und wie man es einführen kann. Mein Kursleiter hat sogar Scrum-Boards zu Hause mit den Kindern genutzt. Es ist also breit anwendbar.

Ben Aston:

Wahrscheinlich, um das Aufräumen im Kinderzimmer zu iterieren ...

Alexa Huston:

Genau!

Ben Aston:

Diese agilen Meetings sind nicht exklusiv für Scrum, oder? Viele wollen einfach „agiler werden“. Die Zeremonien kann man auch außerhalb von Scrum verwenden.

Alexa Huston:

Genau, das sollte klar gesagt werden: Diese Formate lassen sich auf jedes agile Team übertragen und sind für viele Projekte nützlich.

Ben Aston:

Kommen wir zu den Meetings. Was macht die Sprint-Planung aus?

Alexa Huston:

Sprint-Planung erklärt sich fast von selbst: Man plant, welche Aufgaben im kommenden Sprint erledigt werden sollen. Ziel ist, dass alle genau wissen, was bis zum Sprintende geschafft wird.

Dazu braucht es eine definierte Aufgabenliste (Backlog), priorisiert durch den Product Owner. Im Meeting überlegt das Team: „Was nehme ich mit in den Sprint?“ – und daraus entsteht Sprint-Backlog und Sprintziel.

Die Vereinbarung gilt idealerweise für z.B. zwei Wochen – das ist die Sprint-Dauer.

Es gibt zwei Teile: Erstens, der Rückblick aufs gesamte Product Backlog, und dann wird entschieden, welche Aufgaben in den Sprint wandern.

Ben Aston:

Wie ist deine Erfahrung? In deinem Artikel steht: Eine Stunde je Sprintwoche – also zwei Stunden für einen zweiwöchigen Sprint?

Entwickelt sich das Meeting oft zur Scope- oder Anforderungsdiskussion?

Alexa Huston:

Ja, das passiert.

Ben Aston:

Und die korrekte Richtlinie ist: Maximal doppelt so viele Stunden wie Sprintwochen? Also vier Stunden für zwei Wochen Sprint?

Alexa Huston:

Richtig. Es muss nicht die ganze Zeit dauern, kann aber. Zwei Wochen sind genug, um das, was getan werden muss, herauszufinden – also ...

Ben Aston:

Und wie bereitest du das Meeting vor?

Alexa Huston:

Vorbereitung ist alles – Akzeptanzkriterien, Anforderungen und Definition of Done müssen für jeden Backlog-Eintrag stehen. Im Idealfall läuft das Meeting dann gut.

Das kann aber auch schnell ausufern. Hast du Tipps, wie man das verhindert? Wenn ein Item zu schlecht definiert ist, nehme ich es lieber später in den Sprint. Vorbereitungssessions helfen, damit das Backlog bereit ist. Ist es kritisch, muss man es klären – sonst lässt man es für später reifen. Anforderungen ändern sich ja ständig.

Ben Aston:

Die Sprint-Planung ist das wichtigste, aber auch schwierigste einzelne Meeting. Wenn das Product Backlog nicht gut gepflegt ist, gerät alles ins Stocken.

Dabei werden die Sachen nicht nur ausgewählt, sondern auch in Aufgaben unterteilt. Je unklarer ein Backlog-Item, desto leichter wird die Diskussion endlos. Unsere Rolle als Projektmanager ist, das Product Backlog vorher so gut wie möglich zu definieren. Und im Meeting die Aufgaben und Story Points realistisch erfassen.

Oft neigt man dazu, im Meeting schon Lösungen zu überlegen – dabei reicht in der Sprint-Planung der Task-Breakdown.

Es ist ein Balanceakt, Diskussionen weder zu lang noch zu kurz zu halten. Denn zieht man Aufgaben in den Sprint und versteht sie noch nicht, gibt es später Probleme.

Alexa Huston:

Volle Zustimmung. Je mehr man große Items in kleinere User Stories oder Bugs aufteilt – je greifbarer für jeden – desto besser sieht man auch die Team-Velocity. Das hilft bei der Einschätzung, wie viel ins Sprint passt. Nicht vergessen Urlaub und Feiertage einzuplanen.

Auch zusätzliche Vorbereitungszeit einplanen, falls ein großes Sprint-Review bevorsteht – Vorbereitung erleichtert alles.

Ben Aston:

Wie bringst du das Team dazu, genug Aufgaben in den Sprint zu ziehen – nicht zu wenig, aber auch nicht zu viel?

Alexa Huston:

Das ist schwierig. Manche unterschätzen Aufgaben, andere möchten auf Nummer sicher gehen. Ich empfehle ständige Zwischenabfragen im Meeting: „Seid ihr damit einverstanden?“ – bei jedem Item. So bekommt man ein gutes Stimmungsbild und kann diskutieren, wenn Meinungen auseinandergehen.

Ben Aston:

Am besten ist es, wenn am Sprintende der Backlog leer ist und man später noch Aufgaben nachziehen könnte. Aber das funktioniert nur, wenn diese auch klar definiert werden können. Es braucht also eine kleine weitere Planung für neu aufgenommene Items.

Das ist immer ein Balanceakt – also viel Erfolg dabei! Kommen wir zum Stand-up, das jeder kennt.

Viele meinen mit „agil machen“ im Grunde tägliche Stand-ups. Oft denkt man: Das reicht schon. Aber ein Stand-up kann sehr wertvoll sein. Wie bleiben die Stand-ups frisch, produktiv und relevant, wenn viele nur zum dritten Mal wiederholen: „Ich mache weiter wie gestern, habe keine Blocker“?

Alexa Huston:

Das kenne ich gut: Stand-ups ohne Inhalte. Dann muss man versuchen, mit ein paar Scherzen etwas zu lockern oder Erwartungen an die Besprechung wieder klar machen: Warum sind wir hier? Welche Infos brauchen wir?

Nicht zur bloßen Statusrunde verkommen lassen. Die Stand-ups sollen Hindernisse beseitigen helfen. Wer wenig beiträgt, sollte ermutigt werden, mehr zu teilen. Auch asynchrone Tools wie Duke Bot über Slack können helfen: So werden Updates schriftlich gesammelt, und man kann Berichte generieren. Persönliche Treffen sind aber wertvoller, weil sie Teamgefühl schaffen.

Ben Aston:

Eine Erinnerung an das „Warum“ wirkt manchmal Wunder. Einzelne ansprechen und um mehr Substanz beim nächsten Mal bitten. Das Stand-up ist kein simples Statusmeeting, sondern dient dazu, Probleme früh zu erkennen.

Wenn jemand nur sagt: „Wie gestern, arbeite an diesem Ticket“ – dann ist das zu wenig. Nächstes Thema: Sprint-Review. Zeigt ihr das, was ihr im Sprint erarbeitet habt, direkt dem Kunden oder macht ihr erst eine interne Runde?

Alexa Huston:

Wir laden die Kunden meist direkt in den gesamten Prozess ein: Von der Planung über das Backlog bis zum Stand-up. Beim Sprint-Review sind sie dann dabei. Bei größeren Releases sind manchmal auch weitere Stakeholder anwesend – andere Manager oder Dev-Teams.

Aber das hat Grenzen: Jemandem alle zwei Wochen mehrere Sprint-Reviews am Stück zuzumuten, ist nicht sinnvoll. Das Review ist eine gute Gelegenheit für das Team, Ergebnisse zu präsentieren, die Definition of Done ist verpflichtend. Es geht nicht ums Verteidigen, sondern ums Zeigen und Fragenstellen. Vorschläge fließen ins Backlog ein. Wichtig für Scrum Master oder PM: Feedback aufnehmen und Aufgaben daraus entstehen lassen.

Ben Aston:

Ja, ich kenne das Problem: Wenn die Definition of Done nicht klar ist, wird zu früh präsentiert und das Review ist nutzlos. Klare Sicherheitskriterien helfen, Zeit zu sparen. Die Items sollten QA-geprüft und voll funktionsfähig sein, bevor sie gezeigt werden.

Zur Vorbereitung gehört, Zeit fürs Testen einzuplanen – am besten schon in der Sprint-Planung. Niemals ein Review erzwingen, wenn Dinge noch nicht fertig sind – das ist nur demotivierend.

Alexa Huston:

Absolut, das ist richtig frustrierend. Idealerweise wird alles, was gezeigt wird, vorher mit QA und Kunden abgestimmt. Dann fühlt sich das Team bereit fürs Review.

Ben Aston:

Letzte Zeremonie: Die Retrospektive. Du bist Fan davon. Gib uns einen Überblick – für die, die deinen Artikel noch nicht gelesen haben.

Alexa Huston:

Retrospektiven sind zwar keine echte Zeremonie – aber für Teams, die mit Agile starten wollen, sind sie der perfekte Einstieg zusammen mit dem Stand-up. Nach dem Sprint-Review, wenn externe Teilnehmer weg sind, blickt das Team zurück: Was lief gut? Was hätte besser laufen können? Was wollen wir ändern?

Verbesserungspotenzial gibt es immer. Niemand sollte denken, Agile läuft immer reibungslos. Die Retrospektive gibt dem Team Raum für Ehrlichkeit, Reflexion und natürlich, um gemeinsam Erfolge zu feiern. Zusammenarbeit, Problemlösungen und Flexibilität gehören gewürdigt.

Es gibt aber meist auch Dinge, die angesprochen werden sollten. Scrum Master/PM sollten alles notieren: Erfolge, Probleme, Chancen – und Aktionen ableiten. Nicht alles muss vom ganzen Team umgesetzt werden, aber jeder Vorschlag braucht Beachtung. Die Retros richten sich an das Produktteam und helfen, sich schrittweise zu verbessern.

Ben Aston:

Genau – es geht um schrittweise Verbesserung. Wer agiler werden will, kann mit Retrospektiven beginnen. Das ist der Kern von Agile: Iterieren und inkrementelle Verbesserungen anstoßen. Tägliche Stand-ups und Retrospektiven sind der beste Startpunkt für neue agile Teams.

Alexa Huston:

Genau, das sehe ich auch so.

Ben Aston:

Alexa, danke dass du heute dabei warst!

Alexa Huston:

Vielen Dank für die Einladung!

Ben Aston:

Wie gesagt, Alexa wird im kommenden Kurs „Mastering Digital Project Management“ mitwirken. Wenn du PM-Training brauchst – melde dich schnell an, bevor der Kurs voll ist!

Der Kurs beinhaltet Videos, wöchentliche Lektionen, Aufgaben, Gruppendiskussionen und Coachings. Geh auf digitalprojectmanagerschool.com und sichere dir deinen Platz.

Wenn du etwas zu Scrum-Zeremonien beitragen willst, kommentiere den Beitrag und besuche dann den Ressourcenbereich von digitalprojectmanager.com oder unseren Slack – dort findest du spannende Diskussionen. Bis zum nächsten Mal – danke fürs Zuhören!