Prozessänderungen erfolgreich durchführen (mit Alexa Huston von Crema)
Wie Sie Scrum in einer Agentur einsetzen können und wie Sie jede Prozessänderung effektiv umsetzen – darum geht es in diesem Podcast. Ben Aston spricht mit Alexa Huston über ihre Einführung von Scrum bei der Agentur Crema und darüber, wie Sie mit Ihrem Team und den passenden Tools Prozessänderungen für alle erfolgreich gestalten können.
Lies das Transkript:
Wir probieren aus, unsere Podcasts mittels einer Software zu transkribieren. Bitte entschuldige eventuelle Tippfehler, da das Programm nicht zu 100% korrekt ist.
Ben Aston:
Danke, dass du eingeschaltet hast, ich bin Ben Aston und das ist der Podcast von The Digital Project Manager. Heute spreche ich mit Alexa Huston. Alexa, vielen Dank, dass du heute dabei bist.
Alexa Huston:
Danke, dass ich dabei sein darf.
Ben Aston:
Und heute sprechen wir über Prozessänderungen und wie man Verbesserungen an Abläufen erzielen kann und alles ein wenig einfacher gestalten kann. Aber zunächst, Alexa, erzähl uns doch ein wenig über dich. Laut deiner Bio arbeitest du bei einer Agentur namens Crema – ist das die richtige Aussprache?
Alexa Huston:
Man spricht es Crema aus, es stammt von der goldenen Schicht, die sich auf einem Espresso bildet. Wer sich mit Kaffee auskennt oder früher Barista war, dem kommt das wahrscheinlich bekannt vor. Viele sprechen es jedoch auch einfach so aus, das ist ebenfalls in Ordnung.
Ben Aston:
Danke für die Aufklärung. Was mich besonders interessiert hat ... Als ich deine Bio gelesen habe, scheint es so, dass du dich außerhalb des Büros gerne stärkst, in der Küche etwas Köstliches kochst oder auf Reisen gehst. Wir haben gerade schon über einige deiner Reisen gesprochen, aber das mit dem stärker werden, wie läuft das?
Alexa Huston:
Es ist ein fortlaufender Prozess, aber ja. Ich bin am Ende letzten Jahres einem großartigen Fitnessstudio beigetreten und habe Spaß daran. Ich mache jetzt Dinge, die ich nie gedacht hätte, je zu tun, wie olympisches Gewichtheben und MetCon-Training. Es ist einfach ein neuer Teil meines Lebens im vergangenen Jahr geworden. Es macht richtig Spaß.
Ben Aston:
Klingt ziemlich ernst. Nimmst du an Wettkämpfen teil?
Alexa Huston:
Ich glaube nicht, dass ich das jemals tun werde.
Ben Aston:
Oder kämpfst du gegen Leute?
Alexa Huston:
Nein. Nein, es geht nur darum, stärker und gesünder zu werden, und das mache ich gemeinsam mit meinem Freund, einfach um mich jeden Tag ein bisschen zu verbessern.
Ben Aston:
Schön. Cool. Erzähl doch mal etwas mehr über dich. Wie bist du eigentlich Digital Project Manager geworden? Ich habe auf LinkedIn ein bisschen recherchiert und gesehen, dass deine Karriere – ich möchte sagen, es war ein Teil davon – als Nachhilfelehrerin für Schreiben und Zeitmanagement begann, was eigentlich die perfekte Vorbildung für einen Projektmanager ist.
Alexa Huston:
Ja, das könnte man tatsächlich sagen … Das war auch eher ein Zufall. Ich war auf einer großartigen Universität, die ein Lernzentrum hatte, und im Rahmen eines Work-Study-Programms habe ich dort als Nachhilfelehrerin für Zeitmanagement und Schreiben gearbeitet. Nach ein paar Umwegen nach dem Abschluss war ich dann tatsächlich klassische Projektmanagerin in einer Werbeagentur, wo ich die Grundlagen des Projektmanagements aus dem traditionellen Marketing kennengelernt habe.
Dort war ich einige Jahre, habe dann eine kleine Auszeit genommen, bin nach Hawaii gezogen für einen Monat, und als ich gekündigt habe, hat sich ein ehemaliger Kollege gemeldet und gefragt: „Hey, was hast du vor, wenn du zurückkommst?“ Ich hatte keinen genauen Plan, aber er meinte, sie suchen bei Crema einen weiteren Projektmanager. Sie entwickeln Web- und Mobile-Apps. Ich dachte erst, wie anders kann das schon sein? Aber es ist tatsächlich recht unterschiedlich. Ich habe viel gelernt – nicht vom Projektmanagement, sondern eher von der DPM-Seite. Es waren zwei intensive Jahre, in denen ich den DPM-Alltag kennengelernt habe.
Ben Aston:
Cool, bevor du ... Ich habe eine ähnliche Geschichte. Ich habe auch in klassischen Werbeagenturen angefangen und dann den Wechsel zum Digitalen gemacht. Wie war das für dich? Warst du vorher technikaffin oder wie bist du da reingewachsen?
Alexa Huston:
Gute Frage. Eigentlich nicht besonders. In der Werbeagentur hatte ich mal ein paar digitale Projekte gestreift, aber das waren eher Inhalte für eine Webseite. Ich bin mit Technologie aufgewachsen, würde mich aber nicht als Technikerin bezeichnen. Das heißt, die Lernkurve bei Crema war schon steil, da ich sofort ein erstes Projekt übernehmen musste, bei dem wir ein FinTech-Produkt neu aufsetzten. Viele Dinge, die ich gar nicht gekannt hatte. Zum Glück hatte ich ein gutes Team, das mich unterstützt hat, aber ich bin ziemlich grün eingestiegen – nicht im PM, aber in der DPM-Welt. Man lernt stetig dazu.
Ben Aston:
In der Tat. Erzähl doch mal, Crema – entwickelt ihr hauptsächlich Web- und Mobile-Apps?
Alexa Huston:
Das stimmt. Wir spezialisieren uns vor allem auf JavaScript-basierte Web- und Mobile-Entwicklung, arbeiten viel mit React und React Native. Außerdem begleiten wir mit Geschäftsstrategie, Prototyping, User Tests und Validierung von Ideen. Zwei hauptsächliche Zielgruppen profitieren von uns: Zum einen ist da der Unternehmer, der schon Erfahrung hat und Geld für neue Ideen investieren kann; wir helfen, seine Ideen zu validieren und testen und bauen das Produkt nach erfolgreicher Validierung. Das ist wirklich spannend.
Ben Aston:
Ja.
Alexa Huston:
Zum anderen arbeiten wir mit großen etablierten Unternehmen zusammen, zum Beispiel mit Innovationsteams oder Produktmanagern, die mit Neuerungen beauftragt wurden. Sie kommen zu uns und sagen: „Ich habe das Budget und möchte Dinge verbessern, könnt ihr das mit mir konzipieren und testen?“ Manchmal geht es auch um komplette Rebuilds, dann steigen wir tiefer ein, um den besten Ansatz für die Umsetzung zu finden.
Ben Aston:
Klingt spannend. Macht ihr dann auch Design-Sprints mit diesen Unternehmern, die neue Ideen testen wollen? Wie validiert ihr?
Alexa Huston:
Ja, wir nutzen Design-Sprints, meist inspiriert vom Google-Design-Sprint, aber an unsere Bedürfnisse angepasst. Meist empfehlen wir eine vier- bis sechswöchige Zusammenarbeit, beginnen mit einer ein- oder zweitägigen Kickoff-Session, arbeiten mit Lean-Model-Canvas, Story-Finding-Übungen und weiteren Tools, um das Thema zu durchdringen. Ziel ist, das Problem und die Lösung zu validieren.
Nach diesen zwei Tagen wissen wir oft schon viel, können erste Experimente starten, unsere Designer und Strategen erstellen interaktive Prototypen. Wir tauchen meist direkt ins Design ein, dank passender Tools und eines tollen Teams.
Dabei testen wir mit Kandidaten, die wir z. B. über Craigslist oder den Kunden rekrutieren, aber auch mit internen Stakeholdern. Insgesamt arbeiten wir in Sprints: fünf Tage Design, zwei Tage Testen, dann wieder Iterationen, und finalisieren das Vorgehen. Die Entwickler sind schon in diesem Prozess beratend eingebunden, damit wir am Ende eine realistische Vorstellung vom Projektaufwand haben.
Ben Aston:
Klingt wirklich interessant. Ich habe einige der Google Design Sprints mitgemacht. Bei euch klingt spannend, dass ihr den Kunden nicht wie bei Google die ganze Woche voll einbindet, sondern eher in der Anfangsphase. Denn für viele Kunden ist eine volle Woche am Stück vor Ort undenkbar...
Alexa Huston:
Ganz genau.
Ben Aston:
Deshalb dauern Sprints oft drei bis vier Monate, bis sie überhaupt angesetzt werden, so funktioniert das nicht. Euer Ansatz, die Entpackungs-Phase zu verdichten und dann ins Design zu gehen, klingt sinnvoll.
Alexa Huston:
Ja, wir wissen, dass die Leute viel zu tun haben und auch viel Geld investieren. Deshalb reduzieren wir den Kundeneinbezug oft auf ein bis zwei Tage, lassen unser Team dann laufen und binden die Kunden via Asana, ZenHub oder andere Tools digital ein, sodass sie asynchron im Loop bleiben und wir Updates liefern. So sparen sie die Präsenz vor Ort und bleiben trotzdem im Prozess involviert. Ganz im Sinne der Effizienz.
Ben Aston:
Genau, und wenn die Kunden sich wirklich engagieren, entstehen manchmal außergewöhnliche Ideen. Ein Beispiel: Wir haben für BCLC, die Lotteriegesellschaft von British Columbia, eine Lösung entwickelt, damit die Menschen mit mehr Spaß ihre Lottozahlen auswählen können. Das Ergebnis war ein „Puppy Picker“, bei dem man anhand von Hundebildern seine Zahlen auswählt. Absurd, aber weil der Kunde voll dabei war, wurde es tatsächlich umgesetzt und ist jetzt live. Man wüsste sonst nie, welche verrückten Dinge Kunden mitmachen!
Alexa Huston:
Das ist ja großartig!
Ben Aston:
Manchmal entstehen so völlig neue Ideen, wenn die Kunden wirklich beteiligt sind.
Alexa Huston:
Das klingt wirklich spannend.
Ben Aston:
Arbeitest du aktuell an interessanten Projekten, über die du sprechen darfst?
Alexa Huston:
Oh ja, sehr viele. Ohne zu sehr ins Detail gehen zu dürfen: Es ist ein bunter Mix, von Netzwerksicherheit über Online-Chat, Dermatologie bis zu On-Demand-Jobvermittlung, dazu viele interne Themen.
Ben Aston:
Was meinst du mit On-Demand-Jobvermittlung?
Alexa Huston:
Dieses Produkt hilft vor allem Schülern, einen passenden Arbeitgeber nach Altersvorgaben zu finden. Viele Schüler fahren sonst Firmen ab, holen sich Bewerbungen, und merken erst nach Abgabe, dass sie altersmäßig nicht in Frage kommen. Die App ist ein zweiseitiger Marktplatz, um nur passende Stellen für das jeweilige Alter vorzuschlagen.
Ben Aston:
Welche Jobs sind denn für das Alter ausgeschlossen? (Ich kenne mich da wohl nicht so aus ... z. B. Bar-Arbeit?)
Alexa Huston:
Genau, Bararbeit gehört dazu, aber auch manche Restaurants stellen erst ab 16 ein. Manche Betriebe aber schon ab 14 oder 15. Die App bringt Interessierte und Altersprofile zusammen und erspart so Enttäuschungen.
Ben Aston:
Klingt spannend. Kommen wir zu deinem Artikel: Wer ihn noch nicht gelesen hat – es geht darum, Prozessänderungen besser zu managen, zum Beispiel wie sich Scrum in Agenturen implementieren lässt. Wenn ihr Prozesserneuerungen plant, lest unbedingt den Artikel!
Aber vorab: Was bedeutet eigentlich „Prozess“? Projektmanager sprechen oft darüber, und Prozessänderung ist eines ihrer Lieblingsthemen. Es geht um die Art, wie wir Dinge tun – das Status quo, die Einhaltung von Regeln, ob alles richtig läuft. Als Projektmanager versuchen wir, Arbeitsabläufe möglichst effizient und geschmeidig zu gestalten – umso wichtiger wird das Thema Prozessoptimierung!
Aber: Der Weg zur Verbesserung ist entscheidend – darauf gehst du im Artikel ein. Du sprichst über Empathie, Strategie, Realismus, Engagement und Geduld. Lass uns das anhand deiner Geschichte mit Scrum betrachten.
Alexa Huston:
Genau.
Ben Aston:
Erzähl doch, wie kommt man auf die Idee „Wir machen Scrum“ – und wie lief das ab?
Alexa Huston:
Wir sind eine kleine Agentur – weniger als 25 Leute – und legen sehr viel Wert auf ständige Verbesserung. Das ist Teil der Firmenkultur, gemeinsam zu experimentieren und Arbeitsabläufe besser zu machen. Das passt zu meiner Persönlichkeit und ich schätze diese Haltung hier.
Als ich vor gut zwei Jahren dazu kam (davor war die Agentur mehr nach dem Wasserfallmodell strukturiert), hat man vieles klassisch, also schrittweise und detailliert geplant. Bei Design-Sprints und Prototypings war das so auch sinnvoll.
Aber in der Entwicklung sind die Abläufe viel weniger vorhersehbar. Deshalb haben wir nach und nach von fixen Vertragssummen (Wasserfall) auf zeit- und preisbasierte Abrechnungen umgestellt – das hilft, agiler auf Kundenwünsche zu reagieren.
Wir sind daraufhin immer agiler geworden, das PM-Team (nur drei Köpfe) hat sich engagiert Scrum-Zertifizierungen besorgt, um die Methoden wirklich zu verstehen und quer durch das Unternehmen einheitlich kommunizieren zu können. Vor allem wollten wir Prozesse besser erklären und auf eine gemeinsame Basis stellen.
Ben Aston:
Übernimmst du dabei die Scrum-Master-Rolle, oder macht das jemand aus dem Dev-Team?
Alexa Huston:
Gute Frage. Wir übernehmen die Scrum-Master-Rolle.
Ben Aston:
Okay. Denn meistens funktioniert Scrum nicht in Agenturen, weil das Vergütungsmodell auf Fixpreisen basiert – aber euer zeitabhängiges Modell passt perfekt dazu.
Alexa Huston:
Das stimmt, ist aber schwer zu verkaufen. Kunden sehen ungern große Summen ohne...
Ben Aston:
...klare Liefergegenstände.
Alexa Huston:
...konkrete Liefergegenstände, ganz egal, wie wir es drehen und wenden. Ich kann die Kunden verstehen. Im Sales-Prozess versuchen wir, ihnen die Vorteile zu erklären und zeigen Beispiele und Case Studies. Natürlich gibt es auch Kunde-Projekte, bei denen das nicht aufgeht – dann passen wir an. Aber: Das ist unser präferierter Ansatz. “Wir arbeiten auf Zeitbasis, sind agil – natürlich leichter gesagt als getan, aber los geht’s!”
Ben Aston:
Wie oft haben Kunden schon gesagt, „Das hier funktioniert nicht, nach zwei Monaten haben wir noch nichts Greifbares“?
Alexa Huston:
Das ist hart. Deshalb hat uns der Scrum-Prozess überzeugt: Ziel jedes Sprints ist ein lieferbares Inkrement – das hilft auch, dem Kunden den Fortschritt sichtbar/bar zu machen.
Ben Aston:
Verstanden.
Alexa Huston:
So erhält der Kunde etwas Greifbares, sieht Ergebnisse und kann Feedback geben – das nimmt den Druck raus, den Kunden früher oft hatten: „Wo bleibt etwas Konkretes?“ Dank Scrum können wir zu jedem Sprintziel sagen: „Am Ende gibt es X“, und das ist tatsächlich sichtbar.
Ben Aston:
Klingt schlüssig. Du betonst in deinem Artikel das Thema Empathie. Wie hat sich das bei euch gezeigt, als ihr mit Scrum startetet – in Bezug auf Team und Kunden? Häufig ist der Wunsch da, aber der Plan steht eigentlich schon fest ...
Alexa Huston:
Genau, ein guter Punkt! Es war nicht so, dass wir heimlich den Wechsel entschieden. Wir haben ein Mittagessen mit Lerneinheit organisiert und alle zusammen ins Thema Scrum eingeführt. Dabei haben wir speziell erklärt, wie und warum wir Scrum bei Crema implementieren wollen. Am Ende des Lunch & Learn haben wir das Team in drei Gruppen aufgeteilt, Rückmeldungen und Bedenken gesammelt und diese in Asana aufgenommen. Daraus entstand bei uns ein fortlaufender Verbesserungsprozess.
Der Kern war: „Zertifizieren wir uns, lernen wir dazu, machen wir es richtig, und holen dann das Team ins Boot, beantworten Fragen, gehen auf Unsicherheiten ein und begleiten die Umstellung.“
Ben Aston:
Genau das ist entscheidend: Menschen mitnehmen, statt einfach nur die Änderung anzukündigen.
Alexa Huston:
Das kann verwirrend sein, deshalb haben wir das bewusst vermieden. Für laufende Projekte haben wir das Althergebrachte gelassen; erst bei neuen, passenden Projekten sind wir dann auf Scrum umgestiegen – schrittweise, nicht über Nacht.
Ben Aston:
Du sprichst in deinem Artikel auch davon, mit Strategie vorzugehen, also den passenden Moment abzuwarten und Veränderungen gezielt umzusetzen – und nicht alles plötzlich umzukrempeln. Wichtig ist auch ein Prozess für den Prozesswechsel selbst. Solche Dinge werden oft vergessen. Es ist leicht, im Tagesgeschäft zum Alten zurückzukehren und neue Methoden auf neue Projekte immer zu verschieben.
Alexa Huston:
Klar, man muss da auch auf Bauchgefühl und Teamstimmung achten: „Ist das jetzt wirklich sinnvoll, passt die Strategie?“
Zum Beispiel sind wir sehr schnell auf ZenHub umgestiegen, weil es als GitHub-Tool besonders schön am Entwicklungsprozess hängt. Wir saßen zusammen und fragten: „Wollen wir das wagen? Sonst verpassen wir die nächste Gelegenheit für zehn Wochen.“ Der Kunde wurde einbezogen und war einverstanden. Wir testen permanent, was funktioniert. Wenn nicht, gibt’s einen Plan B.
Ben Aston:
Oft ist es wie ein Pflaster – schnell abreißen ist besser, ansonsten wird es nie gemacht. Es ist wichtig daran zu erinnern, warum man das tut: Um Doppelarbeit und unnötige Aufgaben zu vermeiden usw.
Alexa Huston:
Ganz genau. Für mich selbst war der Wechsel vielleicht am schwierigsten, weil ich sehr an die Arbeit mit Asana gewöhnt war. Aber aus der Entwicklerperspektive war ZenHub die bessere Wahl. Wir hatten jahrelang das System in Asana optimiert, aber um Entwicklung effizienter zu machen, war der Wechsel nötig. Aus solchen Gesprächen werden bei uns Veränderungen angeschoben.
Ben Aston:
Im Endeffekt sind es die PMs, die Probleme lösen müssen, wenn etwas schiefgeht – das ist manchmal beängstigend! Aber ein weiterer Punkt in deinem Artikel ist Realismus: Es geht darum, dem Team zu helfen und sich nicht selbst im Weg zu stehen. Man muss bereit sein, Dinge zu hinterfragen und zu ändern – und nicht stur dabei zu bleiben, nur weil es die eigene Idee war.
Alexa Huston:
Absolut. Das bekräftigt auch Scrum: Wir machen immer Retrospektiven am Ende jedes Sprints und Projekts – mit dem Ziel, konkretes Feedback und Lösungen zu entwickeln. Scrum fördert dieses iterative Lernen: Nicht nur das Produkt, sondern auch den Prozess regelmäßig reflektieren und nachjustieren.
Ein Beispiel: Ein Teammitglied meinte neulich, in ZenHub sei nicht ganz klar, woran er gerade arbeitet. Also haben wir eine zusätzliche Spalte „In Arbeit“ eingefügt, sodass für alle transparent war, welches Ticket tatsächlich gerade bearbeitet wird. Solche kleinen Anpassungen machen oft schon einen großen Unterschied.
Ben Aston:
Das ist klasse. Es kostet fast nichts, dem Team zuzuhören. Wertschätzung und kleine Anpassungen bewirken viel.
Alexa Huston:
Genau und es macht uns besser.
Ben Aston:
Apropos ZenHub – gibt es noch weitere Tools, die du entdeckt hast, die deinen Arbeitsalltag bereichern?
Alexa Huston:
Wir lieben Tools bei Crema! Einer unserer Gründer hat mal gebloggt, dass wir um die 36 SaaS-Produkte nutzen.
Ben Aston:
Das klingt teuer.
Alexa Huston:
Kann teuer werden – aber vieles wie G Suite nutzen wir systemweit. Wir prüfen aber regelmäßig, ob alle Tools noch den gewünschten Nutzen bringen. ZenHub ist super, Asana ist unser bewährtes Alltagstool. Für Notizen nutzen wir DropBox Paper, das sehr kollaborativ und angenehm ist. Slack ist ohnehin gesetzt für den internen Chat. Und wir behalten immer den Markt im Auge, testen gern neue Software mit Testaccounts.
Ein spezielles Tool ist 15Five zur Mitarbeiterbindung: Freitags gibt man Feedback für den Chef ab. Daraus sind tolle Gespräche und Verbesserungen entstanden.
Ben Aston:
Testest du aktuell ein neues Tool?
Alexa Huston:
Momentan nicht persönlich, aber meine Kollegen vielleicht. Mir fällt spontan nichts ein, aber bestimmt übersehe ich etwas.
Ben Aston:
Neben Asana und ZenHub – wie messt ihr den Projektfortschritt? Nutzt ihr bestimmte Tools, etwa zur Kostenüberwachung, oder ist das bei reinen Zeitverträgen irrelevant?
Alexa Huston:
Eigentlich sollten die Kosten so identisch bleiben. Wir setzen trotzdem auf Harvest und Forecast zur Kapazitäts- und Zeiterfassung. ZenHub bietet ebenfalls tolle Reports zum Burndown. DropBox Paper für Notizen, Slack für Chat. Wie gesagt, 15Five für Mitarbeiter-Feedback. Wir achten sehr darauf, die Tools regelmäßig auf deren Nutzen zu prüfen.
Ben Aston:
Klingt sehr gut. Alexa, vielen Dank für das Gespräch!
Alexa Huston:
Danke dir. Hat Spaß gemacht!
Ben Aston:
Wenn du selbst Erfahrungen mit Prozessänderungen hast oder zum Thema Scrum wechselst, dann beteilige dich am Austausch mit Tausenden digitalen Führungskräften in unserem DPM-Forum. Du findest es im Bereich „Community“ auf thedigitalprojectmanager.com – dort finden spannende Diskussionen statt. Oder kommentiere direkt bei Alexas Artikel, sie antwortet bestimmt. Bis zum nächsten Mal – danke fürs Zuhören!
