Wie man starke Beziehungen zu Kunden & Teams aufbaut (mit Lina Calin von Forest Made)

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Ben Aston

Danke fürs Einschalten. Ich bin Ben Aston und dies ist der Digital Project Manager Podcast von thedigitalprojectmanager.com.

Heute ist Lina Calin bei mir zu Gast. Heute sprechen wir über remote Projektmanagement und die Herausforderung, starke Teams aufzubauen. Wie auf der Welt schafft man es, ein starkes Team, ein dynamisches Team, ein Team, das gerne zusammenarbeitet, aufzubauen, wenn man über den Globus oder das Land verteilt ist? Sicherlich ist das unmöglich. Oder vielleicht auch nicht. Bleib also dran, um es herauszufinden. Aber Lina, erzähl uns doch erst mal etwas über dich. Wo bist du und was machst du?

Lina Calin:

Ich lebe im wunderschönen Richmond, Virginia in den Staaten. Ich bin digitale Projektmanagerin bei Foster Made in Richmond.

Ben Aston

Cool. Erzähl mir etwas über Foster Made. Welche Art von Projekten bearbeitet ihr?

Lina Calin:

Wir sind in erster Linie ein Entwicklungsunternehmen. Wir bauen komplexe Webseiten. Wir machen CMS-Projekte, individuelle Karten, und wir haben vor einigen Jahren in der ExpressionEngine-Community angefangen. Wir haben unser Team mit vielen Fähigkeiten erweitert und so einige wirklich komplexe, großartige Projekte realisiert, unter anderem auch Applikationen und Ähnliches für unsere Kunden gebaut.

Ben Aston

Klingt gut. Gibt es gerade spannende Projekte, an denen du arbeitest, von denen du berichten kannst? Oder was war das coolste Projekt im letzten Jahr?

Lina Calin:

Wir leisten großartige Arbeit für Screening for Mental Health. Die Zusammenarbeit mit ihnen finde ich wirklich spannend. Es ist ein fantastischer Kunde. Sie leisten herausragende Arbeit, und ich schätze sehr, dass unsere Arbeit wirklich einen Unterschied macht. Der Kunde ist bewusst, sehr inklusiv, freundlich und versteht den Wert unserer Arbeit, was die Zusammenarbeit wirklich großartig macht. Es ist auch schön zu wissen, dass das, was wir für sie tun, wirklich einen Unterschied in der Welt macht.

Ben Aston

Das ist toll. Ihr seid also viel in großen Website-Projekten, technischem Stuff aktiv. Macht ihr immer noch viel mit ExpressionEngine? Das ist ein CMS, von dem hört man nicht mehr so oft. Ist das eine bewusste Entscheidung, darauf zu fokussieren oder arbeitet ihr auch mit anderen Plattformen?

Lina Calin:

Wir haben inzwischen auch viel auf Craft umgestellt. Wir unterstützen nach wie vor einige Kunden, für die wir mit ExpressionEngine Webseiten entwickelt haben, und empfehlen das hin und wieder. Aber in den meisten Fällen setzen wir inzwischen Craft für unsere CMS-Projekte ein. Uns gefällt die Plattform sehr.

Ben Aston

Cool. Ich habe Craft selbst noch nicht genutzt. Ich habe es mal ausprobiert, aber noch nie ein Projekt damit umgesetzt. Ich höre aber Gutes darüber.

Lina Calin:

Es ist wirklich toll.

Ben Aston

Super. Erzähl uns doch deine Geschichte: Wie bist du eigentlich digitale Projektmanagerin geworden?

Lina Calin:

Ich habe in Williamsburg, Virginia studiert, an William and Mary, mit dem Hauptfach Psychologie. Ziel war nicht, in die Psychologie zu gehen, ich fand einfach das Studium der Menschen spannend und wusste, dass es unabhängig von meinem späteren Beruf nützlich sein würde. Das meiste, was mir heute beruflich wichtig ist, hat damit zu tun, wie du sicherlich merkst. Wie viele in unserem Bereich bin ich quasi zufällig zur digitalen Projektleitung gekommen.

Ich bin vor einigen Jahren nach Richmond gekommen, eigentlich für einen Job als Leiterin eines neuen Restaurants, das gerade eröffnete. Ich habe schnell gemerkt, dass die Gastronomie (in der ich schon im Studium tätig war) nicht meine Zukunft nach dem Abschluss ist. Ich habe den Job aufgegeben und dann einen Anruf vom Team bekommen, das das Branding und die Website fürs Restaurant gestaltet hatte. Der Geschäftsführer hat mich gebeten, für ihn zu arbeiten. Ich habe dort als Account Managerin gearbeitet, Marketing und Operations übernommen. Danach war ich ein paar Jahre im Web-Team einer Inbound-Marketing-Agentur tätig. In beiden Unternehmen war ich im Account Management, aber Projektmanagement war immer ein Teil meines Jobs.

Vor knapp zwei Jahren kam ich zu Foster Made. Ich wurde als Account Managerin eingestellt, habe aber schnell gemerkt, dass das Team eigentlich eine Projektmanagerin brauchte. Also habe ich mich umorientiert und lerne seitdem, wie man unsere Projekte am besten leitet.

Ben Aston

Klingt nach einem spannenden Start! Ich finde es immer interessant zu hören, wie Leute ins digitale Projektmanagement kommen: Vom Restaurant über die Agentur, die deine Website gebaut hat – schon ein ungewöhnlicher Weg, oder?

Lina Calin:

Absolut.

Ben Aston

Aber hey – solange es klappt! Wie war dann dein Übergang vom Account zum digitalen Projektmanagement? Das habe ich auch gemacht – wie hast du das erlebt? Gab es einen Moment, wo du sagst: Ab heute bin ich keine Account Managerin mehr, sondern Projektmanagerin? Wie lief das?

Lina Calin:

Ich bin mit dem Ziel gekommen, Beziehungen zu managen, aber letztendlich wurde ich für die Leitung großer Projekte bei Foster Made eingestellt, die damals recht neu waren. Die Projekte waren deutlich größer als das, was sie davor gemacht haben und brauchten viel mehr Organisation und Struktur. Die Kunden brauchten mehr Kommunikation über den Projektstand – es wurde sehr deutlich, dass mehr Projektmanagement gefragt war als nur Beziehungsaufbau oder strategische Themen auf hoher Ebene.

Anfangs hatte ich deshalb „Account und Projektmanagerin“ als Titel, aber ich habe realisiert, dass ich mehr und andere Kompetenzen brauche, als ich im Account Management aktuell nutzte. Zum Glück hat mein Unternehmen mich in meiner Weiterentwicklung unterstützt, damit ich die Fähigkeiten für ein stärker strukturiertes Projektmanagement ausbauen konnte.

Ben Aston

Warst du die erste Digital PM bei Foster Made?

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston

Und bist du immer noch die Einzige?

Lina Calin:

Im Moment ja, aber wir suchen gerade eine zweite Person.

Ben Aston

Ah, ein kleiner Hinweis ...

Lina Calin:

Genau. Die letzten Jahre war ich bislang die Einzige, die diese Prozesse hier etabliert.

Ben Aston

Das ist am Anfang in einer Agentur immer eine Herausforderung: Wenn es nur Account Management gibt und du alleinige Projektmanagerin bist, ist es schwer, alles unter einen Hut zu bekommen. Falls du einen Job suchst, komm zu uns auf Slack! Schau im Bereich “Community” der Website vorbei, finde Lina und sag ihr, dass du einen Job willst, wenn du im Management tätig bist.

Lina Calin:

Genau.

Ben Aston

Oder arbeitest du remote?

Lina Calin:

Nein, die meisten aus unserem Team sind in Richmond.

Ben Aston

Cool. Erzähle uns von deinen Tools: Was benutzt ihr zum Projektmanagement? Gab es etwas Neues, was dein Leben verändert hat?

Lina Calin:

Wir nutzen intern Teamwork. Wenn der Kunde ein anderes Tool bevorzugt, nutzen wir auch das, z.B. Asana oder Geppetto bei einem kanadischen Kunden. Intern arbeiten wir aber mit Teamwork, für Zeiterfassung mit Harvest und Harvest Forecast. Ich selbst nutze OmniPlan zur Erstellung von Projektplänen. Das sind die wichtigsten Tools aktuell.

Ben Aston

Funktioniert Teamwork gut für dich?

Lina Calin:

Ich finde, es funktioniert sehr gut. Es war anfangs etwas schwierig, das Team dazu zu bringen, das Tool anders zu nutzen als vorher. Aber es hilft, einen transparenten Überblick ins Projekt zu bekommen. Ich bleibe aktuell und unsere Kunden bekommen auf einen Blick ein gutes Bild vom Projektstand und Fortschritt.

Ben Aston

Super. Es kommt selten vor, dass ein PM sagt: „Das Tool funktioniert wirklich gut.“ Vielleicht also mal Teamwork ausprobieren! Lina hat außerdem einen großartigen Artikel veröffentlicht: „Fünf Techniken für stärkere Beziehungen in virtuellen Teams“. Wenn du ihn noch nicht gelesen hast – unbedingt nachholen. Lina gibt fünf Tipps für die Zusammenarbeit mit Menschen remote, egal ob es das eigene Team oder Kund:innen sind. Lass uns darüber sprechen. Im Artikel sagst du, dass Beziehungsmanagement eine der wichtigsten Aufgaben ist – spannend, vor allem mit deinem Account-Hintergrund. Warum ist das aus Sicht der Projektleitung so wichtig?

Lina Calin:

Gute Frage. Am Ende des Tages geht es um Menschen. Das klingt vielleicht klischeehaft, aber es stimmt: Wir sind Menschen, die mit Menschen arbeiten. Wir schaffen Produkte und Lösungen für Menschen. Man kann die Menschen nicht aus der Gleichung nehmen, deshalb ist Beziehungspflege zentraler Teil unseres Jobs. Wenn wir das tun und wirklich Beziehungen aufbauen, läuft alles viel reibungsloser, denn wir sind ein gemeinsames Team mit gemeinsamen Zielen. Das passiert aber nur, wenn man ganz gezielt an Alignment und Miteinander arbeitet.

Ben Aston

Ja, das stimmt absolut. Es geht schnell schief, wenn man die Leute nur als Ressourcen sieht oder Kund:innen nicht wie echte Menschen behandelt.

Lina Calin:

Genau.

Ben Aston

Sobald wir die menschliche Seite ignorieren, fällt ein Projekt oft schnell auseinander. Du hast fünf starke Tipps geschrieben, wie wir unsere Beziehungen besser managen und gerade bei virtuellen Teams stärken können. Erster Punkt ist, keine Annahmen zu treffen. Du schreibst, wir sollten keine Annahmen über Menschen treffen – aber das macht doch jeder, oder? Hast du eine Geschichte, wo das schiefging?

Lina Calin:

Ich habe zum Glück keine konkreten Beispiele aus meiner Karriere ...

Ben Aston

Komm Lina, sei ehrlich!

Lina Calin:

Ich achte da einfach privat sehr stark drauf. Als Frau of Color trifft man oft auf Situationen, wo andere auf Basis des Äußeren vorschnelle Schlüsse ziehen. Es gibt Dinge in meiner Identität, die man von außen nicht sieht, oder Menschen ziehen falsche Schlüsse aufgrund meines Aussehens. Das ist mir sehr bewusst. Das Thema Geschlechtsidentität kommt heute stark dazu: Man darf keine Annahmen darüber treffen. Es ist wichtig, sich bewusst für Inklusion zu entscheiden und andere selbst bestimmen zu lassen, wie sie sich zeigen möchten, statt eigene Erfahrung und Vorurteile zu übertragen.

Ben Aston

Absolut. Ich mochte, was du dazu geschrieben hast, gerade auch zu Sprache: Nicht „du“ sondern „wir“. Wenn wir vermitteln, dass wir auf einer Seite stehen, gemeinsam etwas liefern und eng zusammenarbeiten, dann ist man ein Team. Diese Inklusivität stiftet Vertrauen.

Lina Calin:

Ganz genau.

Ben Aston

Das ist superwichtig.

Lina Calin:

Danke. Das ist eine Kleinigkeit, macht aber einen Riesenunterschied.

Ben Aston

Definitiv. Dein zweiter Punkt ist, Gespräche nicht nur auf fachliche Themen zu beschränken. Total richtig, aber wie machst du das als Projektmanager:in, ohne zu sehr ins Private abzudriften oder zu viel preiszugeben?

Lina Calin:

Ich orientiere mich daran, wie ich bei einem entfernten Familienmitglied etwas Privates teile: Man möchte etwas Aufregendes oder eine Herausforderung mitteilen, um einen Einblick zu geben, aber keine zu intimen Details verraten. Diese Grenze ziehe ich für mich, je nach Teammitglied oder Kunde unterschiedlich. Solange man ehrlich bleibt und nicht die eigene Professionalität gefährdet, ist die Balance meistens gut zu halten.

Ben Aston

Ja, das stimmt vollkommen. Dieses gemeinsame Fundament zu finden, ist enorm wichtig. Oft besteht der gemeinsame Nenner nur im Projekt; aber je mehr man auch außerhalb Gemeinsamkeiten findet, etwa Sport, Essen oder Netflix-Serien, desto stabiler wird die Beziehung. Du führst dazu im Artikel das Stichwort „Face Time“ an – also gemeinsame, echte Kommunikation. Aber viele Leute schalten dann bei Skype das Video nicht ein ... Was machst du in solchen Momenten?

Lina Calin:

Kommt bei mir auch oft vor, und ich finde das okay. Ich gehe mit gutem Beispiel voran und zeige mein Gesicht, damit alle wissen: Ihr habt meine volle Aufmerksamkeit, ich verstecke nichts, ihr seht meine Mimik. Viele fühlen sich dann irgendwann wohl genug, auch die Kamera einzuschalten.

Ben Aston

Vollkommen richtig. Es signalisiert: Wir sprechen als echte Menschen miteinander, und das ist effektiv. Vor allem wenn man remote arbeitet, ist echte Interaktion nicht so selbstverständlich.

Lina Calin:

Absolut!

Ben Aston

Sonst verstolpert sich vieles in langen Slack-Threads. Man könnte es auch in zwei Minuten per Videocall klären ... Ich denke, Face Time ist enorm wichtig! nächster Tipp von dir: Menschen validieren. Ich bin darin ehrlich gesagt nicht besonders gut – gib mir einen Tipp?

Lina Calin:

Man sollte ihnen zeigen, dass ihre Stimme zählt. Auch wenn ein Vorschlag nicht perfekt ist, kann man sagen: „Guter Gedanke“, „Da habe ich noch nicht drüber nachgedacht“, oder „Lass uns das zu einem späteren Zeitpunkt prüfen“. Selbst kleine Dinge, wie Wertschätzung für den Beitrag, stärken das Miteinander sehr.

Ben Aston

Sehr richtig. Lina, du klingst sehr freundlich – viel netter als ich. Aber du hast absolut recht: Wenn wir Menschen das Gefühl geben, dass sie gehört werden, steigt ihre Motivation und sie stehen hinter dem Projekt.

Lina Calin:

Danke.

Ben Aston

Teamzusammenhalt baut auf einer gemeinsamen Vision auf. Alle müssen am gleichen Strang ziehen – sonst wird es schwierig.

Lina Calin:

Genau.

Ben Aston

Zum Schluss: Du betonst das regelmäßige Einchecken beim Team. Gerade remote ist das ja nicht so leicht wie im Büro – wie machst du das?

Lina Calin:

Das kommt auf die Person an. Manche Entwickler wollen gar nicht zwangsläufig reden; da genügt ein kurzes „Wie läuft dein Tag?“. Mit anderen entspanne ich nach Feierabend auf einen Drink oder frage, wie das Meeting lief. Manchmal braucht Vertrauen einfach etwas Zeit – aber es ist wichtig, dass man zeigt: Die Frage ist ernst gemeint und kein Smalltalk. Selbst wenn jemand nichts sagen möchte, kann man fragen „Wie fandest du das?“ – das baut Beziehung auf.

Ben Aston

Absolut. Und wie handhabst du das mit Kund:innen? Gerade, wenn man sich selten sieht, kommt man schwerer in Kontakt.

Lina Calin:

Man sollte immer hinterfragen, warum das Feedback ausbleibt, z. B. fehlendes Vertrauen. Manche sprechen lieber telefonisch statt per E-Mail – oder wollen Fragen lieber im Voraus bekommen. Auch hier: mit gutem Beispiel vorangehen, etwa indem man offen sagt, was gut lief oder was noch ausgebaut werden sollte, so dass es ein echtes Gespräch bleibt.

Ben Aston

Sehr hilfreich, danke. Für alle, die Linas Artikel „Fünf Techniken für stärkere Beziehungen in virtuellen Teams“ noch nicht gelesen haben: Unbedingt anschauen! Danke, Lina, für deine Einblicke – es war großartig, dich dabei zu haben.

Lina Calin:

Danke, es war mir ein Vergnügen.

Ben Aston

Falls du dich ebenfalls einbringen möchtest: Kommentiere unter Linas Beitrag oder komm in die „Community“ von thedigitalprojectmanager.com und tritt unserem Slack-Team bei. Dort gibt es viele spannende Gespräche – wir freuen uns auf dich! Bis zum nächsten Mal, danke fürs Zuhören.