Best Practices im Projektmanagement: Was Sie jeden Monat tun sollten (mit Joanna Leigh Simon von The Heads of State)
Ben Aston spricht mit Joanna Leigh Simon, entdeckt ihre persönliche DPM-Geschichte und unterhält sich über die bewährten Methoden des Projektmanagements, die Sie jeden Monat anwenden sollten. Von einem umfassenden monatlichen Projekt-Reset bis hin zu Tipps, wie Sie Ihren Arbeitsablauf optimieren, den täglichen Stress reduzieren und Ihre Projekte reibungslos am Laufen halten können: Entdecken Sie, wie Sie Ihre Arbeitsweise verbessern können.
Lesen Sie das Transkript:
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Ben Aston:
Danke fürs Einschalten. Ich bin Ben Aston und dies ist der Digital Project Manager Podcast. Heute bin ich zusammen mit der wirklich wunderbaren Joanna Leigh Simon und wir werden über Best Practices im Projektmanagement sprechen. Es geht darum, was man monatlich tun sollte. Das war diese Woche ein äußerst beliebter Artikel, daher freue ich mich sehr, das Thema zu besprechen.
Aber zuerst Joanna, erzähl mir ein wenig über dich, wir haben uns noch nie kennengelernt. Und ich weiß eigentlich gar nichts über dich. Verrate mir ein bisschen, was du machst. Wo bist du? Und was hält dich auf Trab?
Joanna Leigh:
Es ist wirklich nett, dich digital kennenzulernen. Ich bin in Philadelphia, Pennsylvania, quasi auf der anderen Seite des Kontinents von dir. Ich wohne im Viertel Kensington, das liegt im Nordosten von Philadelphia, und arbeite in Callowhill, das liegt etwas nördlich vom Stadtzentrum, nahe Chinatown.
Ben Aston:
Schön, cool. Du arbeitest dort in einer Agentur als Producerin. Erzähl etwas mehr über deinen Job.
Joanna Leigh:
Ich arbeite seit knapp zwei Jahren in einem Grafikdesign-Studio namens The Heads of State, das hier in Philadelphia seit ungefähr 12–15 Jahren besteht. Es ist eine kleine, aber schlagkräftige und sehr beschäftigte Agentur mit einem eng verbundenen Team. Ich bin Producerin – wie ich neulich in einer Episode zu unterschiedlichen Projektmanagement-Titeln hörte, wissen wir ja, dass unter diesem Titel viele Aufgaben fallen. Im Prinzip machen wir alle das gleiche: Wir sorgen dafür, dass gute Dinge entstehen. Wir spezialisieren uns hauptsächlich auf Grafikdesign, Markenentwicklung, Illustration – alles, was Projekte visuell zum Leben erweckt. Unsere Kunden reichen von kleinen Unternehmen und Kulturprojekten bis zu großen Konzernen. Wirklich alles dabei.
Ben Aston:
Also eher UX-Design und Entwicklung und Programmierung?
Joanna Leigh:
Genau, deswegen zögere ich auch immer etwas. Um ehrlich zu sein, bezeichne ich mich fast nie als Digital Project Manager. Ich habe mich ein wenig in diese Community hineingeschmuggelt, weil die digitale Welt in der Kreativbranche so allgegenwärtig ist, dass viele meiner Kolleg*innen und Bekannt*innen im Projektmanagement tatsächlich echte DPMs sind. Also habe ich mich in diese Gruppen begeben, um Unterstützung zu finden. Aber ursprünglich komme ich eher aus klassischen Medien, Werbung und Branding und arbeite nun in einem Studio, das sich auf Markenentwicklung und Grafikdesign spezialisiert hat.
Ben Aston:
Cool. Erzähl ein bisschen von deiner Arbeit bei Heads of State. Mit welchen Tools arbeitest du? Du machst keine digitalen Projekte direkt, wie organisierst du deine Projekte?
Joanna Leigh:
Ich mache da immer einen Scherz, wenn ich mich mit anderen Projektmanager*innen treffe, die eher im Entwicklungsbereich tätig sind: Auch wenn unsere Produkte meist nicht digital sind, so sind es doch unsere Tools. Wir nutzen viele der gleichen Tools fürs Projektmanagement wie digitale Agenturen – klar, E-Mail, Slack, Trello, Flow, Harvest und all die fantastische Software, um Prozesse und Dokumente im Blick zu behalten. Es gibt eigentlich kaum einen Job in den kreativen Dienstleistungen, bei dem die Arbeit nicht größtenteils digital abläuft, selbst wenn das Endprodukt mit Tinte und Papier zu tun hat, wie es die Designer hier manchmal tun. Unser Toolset ist überwiegend digital. Zum Glück!
Ben Aston:
Ich erinnere mich noch an Arbeit mit Projektmappen, weiß nicht, ob du mit solchen gearbeitet hast? In klassischen Werbeagenturen gab es große braune Umschläge („job bags“), in denen alles zum Projekt steckte. Und auch wenn wir digital gearbeitet haben – alles musste ausgedruckt und in diesen Umschlag gelegt werden. Das war einfach so.
Joanna Leigh:
Tatsächlich bin ich in vielen meiner Arbeitsweisen recht analog. Ich versuche, möglichst aktuell zu bleiben, um es allen anderen leichter zu machen. Aber so eine Projektmappe – das spricht mich irgendwie an. Vielleicht führe ich das ein: „Hier ist Ihr Ordner.“
Ben Aston:
Das war verrückt. Die Papiermengen, die man für Meetings ausdrucken musste! Für jedes Meeting die aktuellen Unterlagen erneut ausdrucken – man verbringt den ganzen Tag am Drucker. Mach das nicht, es gibt bessere Tools dafür.
Gibt es Tools in deinem Werkzeugkasten, die du allen empfehlen würdest?
Joanna Leigh:
Ich habe nichts Geheimes, aber ich bin besonders bei einigen Tools sehr überzeugt, so wie viele andere. Trello habe ich als Erstes in meine Praxis übernommen und es ist für mich unverzichtbar geworden. Jede*r nutzt es unterschiedlich und das ist gerade das Tolle daran, es ist so flexibel. Auch Slack ist bei uns ein Gamechanger – wir nutzen es allerdings nur intern, (mit Kund*innen noch nicht).
Tatsächlich nutze ich etwas Neues: Wir setzen sehr stark auf Dropbox zum Verwalten von digitalen Assets und für den Austausch großer Dateien. Dropbox hat ein Tool namens Dropbox Paper – hast du das schon ausprobiert?
Ben Aston:
Ich habe es gesehen, aber selber noch nicht benutzt.
Joanna Leigh:
Ich war zunächst skeptisch, aber mein Creative Director brachte die Empfehlung von einer Konferenz mit. Jetzt haben wir es eingeführt und es ist echt super. Eigentlich ist es wie ein Word- oder Google-Dokument, aber ein „lebendes“ Dokument: Alle können es gemeinsam bearbeiten, Dateien hinzufügen, alles wird direkt von Dropbox importiert. Sehr einfach und praktisch. Ich kann es nur empfehlen!
Ben Aston:
Also eine Mischung aus Google Docs und Dropbox. Wofür nutzt ihr das? Zum Teilen und Rückverfolgen von Dokumenten für Kund*innen?
Joanna Leigh:
Primär ist es zurzeit nur intern, aber vermutlich werden wir es auch für Kund*innen einsetzen. Wir nutzen es hauptsächlich für Projektdokumentationen oder Reportings – quasi die digitale Version der Projektmappe. Hauptdokument mit Informationen zu Projekt, Zeitachse, Team, Tools und benötigten Dateien, Aufgaben etc. Man kann z.B. Checklisten und Kalender integrieren, Aufgaben terminiert zuweisen und Teammitglieder markieren. Echt hilfreich!
Wir nutzen es also sowohl für Projektzusammenfassungen, die wir beim Projektstart vorstellen, als auch für das Protokollieren von Kund*innengesprächen – alles zentral und aktuell.
Ben Aston:
Also quasi wie ein Projekt-Wiki?
Joanna Leigh:
Genau. Das ist eine prima Bezeichnung. Das sage ich mir fürs nächste Mal!
Ben Aston:
Super, lass uns über deinen Artikel sprechen. Wenn ihr ihn noch nicht gelesen habt: Er ist auf theDigitalProjectManager.com und heißt Best Practices im Projektmanagement, Zehn Dinge, die Sie jeden Monat tun sollten. Ein sehr beliebter Beitrag, mit mehr Aufrufen als die Startseite diese Woche. Sicherlich auch, weil Monatsanfang ist und viele sich fragen: Was sollte ich diesen Monat tun?
Joanna Leigh:
Sehr gutes Timing deinerseits.
Ben Aston:
Wenn ihr ihn noch nicht gelesen habt, schaut ihn euch an – sehr gute Tipps darin. Vieles davon dreht sich darum, regelmäßig auf „Zurücksetzen“ zu drücken, um alles im Blick zu behalten. Oft verlieren wir uns sonst im Alltagsgeschäft: Daily Scrums, Briefings, Dokumentation, alles jonglieren. Wichtig ist, dass man Zeit für die strategisch wichtigen, aber nicht dringend erscheinenden Aufgaben schafft. Du adressierst im Artikel alles von persönlicher bis Team- und Projektadministration, Cheerleading und Support. Lass uns einige dieser 10 Punkte besprechen.
Einer dieser Punkte: Inbox Zero – du schlägst mutig vor, die Inbox leer zu halten. Ich habe das längst aufgegeben, die Suchfunktion ist mein Freund. Wie schaffst du es denn, bei Tausenden von E-Mails, zur Inbox-Erleuchtung zu gelangen?
Joanna Leigh:
Da bist du vielleicht nicht mehr zu retten! (lacht) Wirklich, ich habe alle Arten von Inboxes gesehen – klingt dramatisch, ist aber so. Ich neige dazu, meine sehr übersichtlich zu halten. An einer vollen Woche habe ich vielleicht 20–25 Threads offen. Mein Wichtigster Tipp: Archivieren! Ich habe zwar keine komplexe Ordnerstruktur, sondern archiviere alles, das keine Aktion mehr verlangt. Wenn ich doch etwas suche, nutze ich die Suchfunktion. Gott sei Dank gibt es sie!
Also, mein Tipp: Im Posteingang sollte nur etwas bleiben, wenn eine Aktion von dir verlangt wird. Sobald das erledigt ist: archivieren und verabschieden. Ich liebe das Gefühl, auf diese elusive „Inbox Zero“ zu kommen – kommt selten vor, aber etwa einmal im Monat mache ich es gezielt. Dann arbeite ich alle liegengebliebenen Mails ab – und danach fühlt man sich richtig gut, fast schon süchtig danach. Drei, vier E-Mails erledigt – und plötzlich geht’s wie von selbst.
Ben Aston:
Das habe ich auch mal versucht – meistens am Freitag, aber dann war ich immer ewig im Büro. Irgendwann habe ich aufgegeben!
Joanna Leigh:
Das würde ich auch nicht machen. (lacht)
Ben Aston:
Der nächste Punkt des Artikels: Bestandsaufnahme machen. Du sprichst davon, Projektstatus und Umfang zu checken. Was meint das konkret?
Joanna Leigh:
Ich glaube, das ist sehr individuell. Eigentlich gilt das für alle 10 Tipps: Es gibt so viele verschiedene Typen von Projektmanager*innen, wie es Menschen gibt. Jede*r hat einen eigenen Stil und eine eigene Methode. Manche verantworten extrem viele Projekte gleichzeitig, andere nur wenige. Ich habe meist 30–50 Projekte gleichzeitig auf dem Radar, alle in unterschiedlichen Stadien.
Dafür habe ich meine „Master Project List“, ganz simpel, nur Projektnamen. Mindestens einmal pro Woche (oder zumindest einmal im Monat) gehe ich diese Liste durch und mache mental einen kurzen Check bei jedem Projekt: Alles in Ordnung? Braucht das Aufmerksamkeit? Gibt es Warnzeichen? Dann halte ich das fest. So geht nichts unter. Es geht darum, sich Vertrautheit zu schaffen und nicht alles nur nebenbei laufen zu lassen.
Ben Aston:
Oft erstellen wir regelmäßige Reports und sind so im Trott, dass wir kaum den Überblick behalten. Aber aus der Distanz mal auf die Strategie, Ziele und Zeitpläne zu blicken, ist enorm wichtig, damit alles auf Kurs bleibt. Was müsste vielleicht noch angepasst werden?
Joanna Leigh:
Ganz genau. Und wie viele Projekte man betreut, spielt eine große Rolle. Wer nur ein großes und kompliziertes betreut, kann das auch auf Teilabschnitte aufteilen und dort jeweils prüfen. Hauptsache, man schaut regelmäßig hin. Manche Projekte brauchen kaum Aufmerksamkeit, andere dafür umso mehr.
Ben Aston:
Hilfreich ist auch, die Lessons Learned festzuhalten. Wie gehst du damit um, damit man Fehler nicht immer wiederholt?
Joanna Leigh:
Ich versuche, permanent nach Dingen zu suchen, aus denen wir lernen können, und teile das aktiv mit dem Team. Es ist nichts, das ich allein im stillen Kämmerlein mache. Wichtig ist für mich, Erlebnisse zu besprechen und zu erläutern, wie man es künftig besser machen kann. Ich notiere mir auch vieles handschriftlich – ich glaube, viele Projektmanager*innen sind Listen-Fans. (lacht) Wenn ich für jede Liste einen Euro bekäme …
Ben Aston:
Im Artikel sprichst du auch davon, aktiv Probleme anzugehen – wie priorisierst du das, damit es nicht zu belastend wird?
Joanna Leigh:
Bei mir gibt es zwei Phasen: Zuerst Identifizieren, dann Lösen. Ich konzentriere mich auf das, was gerade am meisten belastet und das Team oder die Arbeit spürbar beeinflusst. Man kann nicht alles auf einmal lösen – ich schaue, welche Dinge den größten Impact haben und wähle pro Quartal einige aus (z.B. Kick-off-Meetings optimieren, bessere Dateiablage finden, guten Stift besorgen …). So bleibt die Liste überschaubar und realistisch. Übrigens: Auch das Suchen und Testen von Lösungen ist Arbeit und sinnvoll investierte Zeit!
Ben Aston:
Scheitern ist Teil des Prozesses?
Joanna Leigh:
Absolut, sooo viel Scheitern!
Ben Aston:
Gerade bei Tools wie Forecasting Tools – das kann endlos lange dauern, bis man das Richtige findet oder merkt, dass man es vielleicht selbst entwickeln muss.
Joanna Leigh:
Genau so ist es.
Ben Aston:
Ich dachte, du würdest zum Thema „Stift“ zurückkommen. Hast du deinen perfekten Stift gefunden?
Joanna Leigh:
Aber ja! Ich bin kein ausgesprochener Stationery-Fanatiker, aber ich mag den Bic Clic Stic Kugelschreiber mit Soft-Grip und feiner Kugel, schwarze Tinte. Blau mag ich nicht besonders, nehme ich nur im Notfall. Wer ihn noch nicht kennt, kann mich gern anschreiben, ich schicke einen!
Ben Aston:
Unser erstes Giveaway! Es gibt Kugelschreiber!
Joanna Leigh:
Ich habe sicher 10 Millionen davon und breche sogar den Halteclip ab – so erkennt man meine Stifte überall im Büro.
Ben Aston:
Die gibt es dann als Giveaway!
Joanna Leigh:
Genau, ich schicke sie mit abgebrochenem Clip im Umschlag!
Ben Aston:
Das perfekte Überleitung zum nächsten Punkt: das Aufräumen des Arbeitsplatzes. Ist das ein Trick, deine Stifte loszuwerden?
Joanna Leigh:
Klar, die Stifte verteile ich (lacht). Arbeitsplatz-Entschlacken ist extrem wichtig! Das betrifft nicht nur Producer oder Projektmanager*innen, sondern alle. Ich bin kein Ordnungsfanatiker, aber einmal im Monat aufräumen tut wirklich gut. Das dauert fünf Minuten und macht einen Unterschied.
Ben Aston:
Da bin ich dabei! Ich mache das lieber wöchentlich, am Montagmorgen ins saubere Büro – das ist ein tolles Gefühl. Lass uns übers Einchecken beim Team sprechen: Du hast im Artikel eine gute Liste mit Fragen, darunter „Worauf freust du dich?“. Was begeistert dich aktuell – privat oder beruflich?
Joanna Leigh:
Gerade freue ich mich auf eine Hochzeit eines lieben Kollegen nächste Woche, das wird eine schöne Feier. Das ganze Büro ist dabei. Das wird großartig!
Ben Aston:
Super!
Joanna Leigh:
Ich freue mich sehr darauf.
Ben Aston:
Und dann: „Danke sagen“. Ich finde das so wichtig – ich vergesse es aber oft. Es stärkt das Teamgefühl! Man sollte immer kleine Erfolge feiern. Deine Idee, fertige Karten auf dem Schreibtisch zu lagern, ist super!
Joanna Leigh:
Wer Bürobedarf liebt, hat jetzt einen Vorwand, sich schöne Karten oder Umschläge zu leisten. Handgeschriebene Notizen kommen immer gut an. Ich schaffe es selbst nicht so oft, wie ich gern würde. Aber Wertschätzung ist wichtig – Arbeit ist immer auch ein Miteinander.
Selbst wenn man allein arbeitet: Man arbeitet für andere, mit anderen, nutzt Dinge, die von anderen gemacht wurden. Es ist wichtig, Danke zu sagen – egal ob Kolleg*innen, Vorgesetzte oder Kund*innen.
Ben Aston:
Wir beschweren uns immer, dass Kund*innen nie Danke sagen – aber wann haben wir zuletzt Kund*innen gedankt?
Joanna Leigh:
Ganz genau.
Ben Aston:
Da sollten wir uns selbst hinterfragen.
Joanna Leigh:
Es ist auch Eigennutz: Wer freundlich und dankbar ist, bleibt im Gedächtnis und bekommt vielleicht neue Jobs oder wird empfohlen. Also: Karmapunkte sammeln!
Ben Aston:
Kund*innen arbeiten lieber mit denen, die sympathisch sind. Und für alle, denen Schreiben schwerfällt: Donuts sind eine Alternative (lacht). Vielleicht nicht so herzlich, aber sie kommen an. Für diejenigen, die nicht gern Karten schreiben: Donuts funktionieren auch.
Joanna Leigh:
Unterschreibe ich sofort: Donuts gehen immer!
Ben Aston:
Gut! Ein weiterer Punkt: „Eine helfende Hand reichen“. Du betonst Servant Leadership – wir sollen das Team unterstützen, den Weg frei machen, helfen, dienen. Gibt es da Beispiele von dir?
Joanna Leigh:
Nichts Konkretes spontan, aber ich versuche so hilfreich wie möglich zu sein. Vielleicht gibt es auch Geschichten, wo ich mehr gestört als geholfen habe, weil Producer halt alles ins Rollen bringen, aber manchmal auch stoppen müssen. Aber gerade das macht mir an meinem Job am meisten Freude: Das Team zu unterstützen und alles zu tun, damit das Projekt gelingt. Nicht nur Aufgaben delegieren, sondern auch mal einspringen oder Dinge übernehmen. Wenn ich helfen kann, dann tue ich das!
Ben Aston:
Stockfotos suchen … das kennt jede*r PM!
Joanna Leigh:
Die verrücktesten Dinge muss man da recherchieren – heute Barbecuesoßen von unten, morgen ein Panorama ;-)
Ben Aston:
Gern mit viel Weißraum …
Joanna Leigh:
Genau, das ist manchmal seltsam spezifisch!
Ben Aston:
Oft sind es aber auch kleine Dinge wie ein fehlendes Softwaretool für 20 Euro im Monat, das Stunden spart! Oder eine neue Maschine, damit alles besser läuft. PMs können da viel bewirken, wenn sie hinhören und unterstützen.
Joanna Leigh:
Absolut.
Ben Aston:
Du sprichst noch darüber, die Zukunft im Blick zu behalten und eigene Ziele oder Skills zu setzen. Gibt es etwas, das du dir für dich gerade vornimmst?
Joanna Leigh:
Ich hatte mir für 2017 vorgenommen, mal in einem Podcast zu sein …
Ben Aston:
Hiermit erledigt!
Joanna Leigh:
Danke, ein Traum wird wahr! Im Ernst: Für mich dreht sich aktuell alles darum, innerhalb des Projektmanagements herauszufinden, wo meine Fähigkeiten am wichtigsten und wirkungsvollsten sind – es gibt so viele verschiedene Rollen. Ich mache gerade mehr strategische Arbeit und möchte das weiter ausbauen sowie mich im Bereich Zeit- und Ressourcenplanung verbessern, das bleibt eine Dauerbaustelle.
Ben Aston:
Sehr gut. Und zum Schluss: Sich selbst etwas Gutes tun! Hast du dir kürzlich etwas gegönnt?
Joanna Leigh:
Wir sind gerade in ein neues Büro gezogen, das ist toll! Ich achte aber auch darauf, dass es immer leckere Getränke und Snacks gibt, vor allem Sprudelwasser für alle. Das ist mein kleines Treat für das Team. Aber vielleicht gönne ich mir auch mal eine Massage, das habe ich mir vorgenommen!
Ben Aston:
Ich hatte jetzt an ein Auto oder eine große Reise gedacht …
Joanna Leigh:
Nein nein, eher Dosengetränke! (lacht)
Ben Aston:
Es sind die kleinen Dinge.
Joanna Leigh:
Ja, genau! Aber eine Massage wäre auch schön.
Ben Aston:
Von all diesen Dingen – was ist das Wertvollste für dich? Für mich wahrscheinlich die Bestandsaufnahme deiner Projekte, um möglichst wenig Risiken einzugehen. Was für dich?
Joanna Leigh:
Technisch gesehen ist die Bestandsaufnahme am wichtigsten für den kontinuierlichen Erfolg. Ich mache das nicht nur monatlich, sondern sogar fast täglich. Aber auf einer höheren Ebene ist der Kontakt zu meinem Team das Wertvollste – wir haben das Privileg, mit allen Teammitgliedern verbunden zu sein, das sollte man nutzen und wertschätzen.
Ben Aston:
Wenn jemand allerdings sagt „Ich habe für all das keine Zeit, was bringt am meisten?“ – für mich ist es das schnelle Aufräumen des Schreibtischs. Was sagst du?
Joanna Leigh:
Definitiv: Sich selbst etwas gönnen!
Ben Aston:
Einfach mal mit einer Dose in der Hand für neue Perspektive sorgen?
Joanna Leigh:
Genau – und wenn es nur 30 Sekunden sind, einfach mal kurz durchatmen, dann geht's weiter!
Ben Aston:
Klasse! Vielen Dank, Joanna, dass du heute bei uns warst!
Joanna Leigh:
Oh mein Gott, vielen Dank!
Ben Aston:
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