Bewährte Methoden im Projektmanagement: Was Sie jeden Monat tun sollten (mit Joanna Leigh Simon von The Heads of State)

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Ben Aston:

Danke fürs Einschalten. Ich bin Ben Aston und dies ist der Podcast von The Digital Project Manager. Heute spreche ich mit der wirklich wunderbaren Joanna Leigh Simon, und wir werden über bewährte Methoden im Projektmanagement sprechen. Dabei geht es darum, was Sie jeden Monat tun sollten. Der Artikel war diese Woche außerordentlich beliebt, deshalb freue ich mich sehr darauf, darüber zu sprechen.

Aber zuerst Joanna: Erzähl mir doch ein wenig über dich. Wir haben uns bisher noch nicht wirklich getroffen, und ich weiß eigentlich gar nichts über dich. Erzähl mir also ein bisschen von dir. Wo bist du? Und was hält dich beschäftigt?

Joanna Leigh:

Es ist sehr schön, dich digital kennenzulernen. Ich bin in Philadelphia, Pennsylvania, auf der gegenüberliegenden Seite des Kontinents, nehme ich an. Ich lebe in einem Viertel namens Kensington, das ungefähr im Nordosten von Philadelphia liegt, und ich arbeite in einem Viertel namens Callowhill, direkt nördlich des Stadtzentrums, in der Nähe unseres Chinatown.

Ben Aston:

Schön, sehr gut. Du arbeitest dort als Produzentin in einer Agentur. Erzähl mir ein wenig von deiner Tätigkeit.

Joanna Leigh:

Ich arbeite seit knapp zwei Jahren für ein Grafikdesignstudio namens The Heads of State, das seit ungefähr zwölf oder fünfzehn Jahren hier in Philadelphia besteht. Eine kleine, aber starke und sehr beschäftigte Agentur mit einem eng verbundenen Team. Ich bin Produzentin, was – wie ich kürzlich in der Folge gehört habe, in der du über verschiedene Titel im Projektmanagement gesprochen hast – viele verschiedene Dinge bedeuten kann. Aber wir tun alle dasselbe: Wir sorgen dafür, dass gute Dinge entstehen. Wir sind hauptsächlich auf Grafikdesign, Markenentwicklung, Illustration und jede Art von visueller Umsetzung von Projekten spezialisiert und decken bei Kunden und Kundengrößen die gesamte Bandbreite ab. Von kleinen Unternehmen über Kunst- und Kulturprojekte bis hin zu großen Konzernen. Sie nennen es.

Ben Aston:

Schön. Geht es eher um UX-Design sowie Entwicklung und Programmierung?

Joanna Leigh:

Genau. Deshalb zögere ich. Ich werde mich jetzt praktisch als Betrügerin outen: Ich bezeichne mich so gut wie nie als digitale Projektmanagerin. Ich habe mich irgendwie in diese Gemeinschaft hineingeschlichen, weil digitale Arbeit in der Kreativdienstleistungsbranche natürlich so präsent ist. Viele meiner Kollegen und die Menschen, die ich im Projektmanagement kennengelernt habe, sind echte digitale Projektmanager. Deshalb habe ich mich in diese Gruppen gedrängt, um Unterstützung zu finden. Ich komme jedoch eigentlich eher aus den traditionellen Medien, der Werbung und der Markenentwicklung und arbeite jetzt in einem Studio, das auf Markenentwicklung und Grafikdesign spezialisiert ist.

Ben Aston:

Sehr gut. Erzähl mir also ein wenig über die Arbeit, die du bei The Heads of State machst. Zunächst: Welche Werkzeuge nutzt du? Du arbeitest nicht direkt an digitalen Projekten – wie verwaltest du deine Projekte?

Joanna Leigh:

Eine der Möglichkeiten, wie ich das tue – manchmal scherze ich bei Treffen oder wenn ich mit anderen Projektmanagern spreche, die eher im Entwicklungsbereich arbeiten –, besteht darin, dass ich gewissermaßen deshalb digitale Projektmanagerin bin, weil viele unserer Produkte zwar nicht unbedingt digital ausgerichtet sind, viele unserer Werkzeuge es aber sind. Wir verwenden viele der gleichen Werkzeuge für Projektmanagement und Prozesse wie digitale Agenturen: natürlich E-Mail sowie Slack, Trello, Flow, Harvest und all diese großartigen Programme, die inzwischen existieren, um Dokumente und Prozesse im Blick zu behalten. Es gibt nicht viele Jobs in der Kreativdienstleistungsbranche, bei denen die tatsächliche physische Arbeit – etwa wenn Designer mit Tinte auf Papier arbeiten – nicht digital unterstützt wird. Unsere Werkzeugkästen sind größtenteils digital. Und Gott sei Dank.

Ben Aston:

Obwohl ich mich daran erinnere, mit Auftragsmappen gearbeitet zu haben. Ich weiß nicht, ob du jemals mit Auftragsmappen gearbeitet hast, aber als ich anfing, war ich ebenfalls in traditionellen Werbeagenturen. Wir hatten Auftragsmappen, und der Kreativdirektor ging herum. Das Erste, was er sagte, war: „Wo ist die Auftragsmappe dafür?“ Es war ein riesiger brauner Umschlag. Darin befand sich – ich weiß gar nicht mehr, wie groß Papierformate sind – ungefähr ein Blatt im A3-Format. Gibt es A3 bei euch? Ich kann mich nicht erinnern.

Joanna Leigh:

Das gibt es bei uns. Es ist nicht das gebräuchlichste Format. Ich glaube, unser A3 ist ein A4, wenn ich mich nicht irre. Ich weiß, dass ihr nördlich der Grenze die Dinge etwas seltsam handhabt.

Ben Aston:

In Kanada sind sie tatsächlich verrückt geworden. Dort gibt es vier verschiedene Papierformate. Wie auch immer, der Punkt ist: Früher mussten wir mit diesen Auftragsmappen, diesen großen Umschlägen, herumgehen. Darin befanden sich alle Stempel, sämtliche Grafiken und alles, was mit dem Projekt zusammenhing. Obwohl wir digital arbeiteten, musste alles ausgedruckt und in einen großen braunen Umschlag gelegt werden. So haben wir es einfach gemacht.

Joanna Leigh:

Ehrlich gesagt bin ich bei vielen meiner Arbeitsweisen tatsächlich sehr analog. Ich versuche, möglichst aktuell zu bleiben, damit das Leben für alle anderen leichter wird. Aber eine Auftragsmappe – das spricht mich auf eine irgendwie verdrehte Weise wirklich an. Vielleicht muss ich das in meine Praxis übernehmen. Hier ist dein Ordner.

Ben Aston:

Es ist schrecklich. Die Papiermenge und all die Dinge, die man ausdrucken muss, sind unglaublich. Stell dir vor, du hast jedes Mal eine Besprechung und musst sagen: Na gut, dann drucken wir noch einmal die neueste Version aus. Man verbringt den ganzen Tag am Drucker. Es ist schrecklich. Tu es nicht. Dafür gibt es bestimmt ein Werkzeug.

Gibt es irgendwelche Werkzeuge – besonders nützliche Werkzeuge –, die du kürzlich entdeckt oder in deinen Werkzeugkasten aufgenommen hast und bei denen du dachtest: „Oh mein Gott, das ist fantastisch, das sollte jeder verwenden“?

Joanna Leigh:

Ich glaube nicht unbedingt, dass ich etwas habe, das völlig unbekannt ist. Ich bin wahrscheinlich von Werkzeugen begeistert, die viele andere ebenfalls nutzen. Trello war das erste Werkzeug, das ich in meine Arbeitsweise integriert habe und auf das ich wirklich nicht mehr verzichten könnte. Natürlich verwendet es jeder anders. Ich finde es gerade wegen seiner Einfachheit ziemlich großartig. Man kann es zu seinem eigenen Werkzeug machen. Slack war für unsere Agentur offensichtlich ebenfalls eine große Veränderung. Wir nutzen es nur intern. Ich weiß, dass manche es mit Kunden verwenden, aber damit haben wir uns bisher noch nicht beschäftigt.

Oh, tatsächlich habe ich doch etwas. Wieder nichts Revolutionäres, aber wir haben gerade angefangen, Dropbox Paper zu verwenden. Wir nutzen Dropbox sehr intensiv, um unsere digitalen Assets zu verwalten und Arbeitsstände hin und her zu schicken, insbesondere große Dateien. Dropbox hat jedoch ein Produkt namens Dropbox Paper. Ich weiß nicht, ob du Gelegenheit hattest, es auszuprobieren.

Ben Aston:

Ich habe gesehen, dass es das gibt, aber ich habe noch nicht damit gearbeitet.

Joanna Leigh:

Ich war skeptisch. Einer der Partner unserer Firma, tatsächlich einer meiner Kreativdirektoren, kam jedoch von einer Konferenz zurück und hatte jemanden getroffen, der Dropbox Paper in höchsten Tönen gelobt hatte. Wir haben angefangen, es einzusetzen, und es ist großartig. Anfangs war ich skeptisch, weil ich die Dinge gern so lasse, wie sie sind, und nicht noch etwas einführen möchte, das alle lernen und in das sie sich einarbeiten müssen. Aber es ist wirklich toll, weil es im Grunde ein Dokument ist, ähnlich einem Word- oder Google-Dokument, aber ein lebendiges Dokument. Jeder kann es bearbeiten, Dateien hinzufügen, und die Darstellung importiert alles direkt aus Dropbox. Es ist sehr einfach zu verwenden und zu teilen. Ich kann es jedem empfehlen.

Ben Aston:

Also eine Mischung aus Google Docs und Dropbox. Wofür verwendet ihr es konkret? Nutzt ihr es, um alles zu teilen und nachzuverfolgen, was ihr mit Kunden teilt?

Joanna Leigh:

Ja. Wir verwenden es hauptsächlich, allerdings noch nicht für die direkte Zusammenarbeit mit Kunden, obwohl wir das vielleicht bald tun werden. Im Moment nutzen wir es vor allem für zwei verschiedene Zwecke. Zum einen erstellen wir Projektzusammenfassungen oder Berichte – gewissermaßen die digitale Version des Umschlags der Auftragsmappe. Das Hauptdokument, der Mittelpunkt, der Kern des Projekts: Das ist das Projekt, das ist der Zeitplan, das ist das Team, hier sind die Werkzeuge und Dateien, die du zum Start brauchst, und das sind die Zuständigkeiten. Außerdem kann man innerhalb des Dokuments kleine Dinge wie Checklisten erstellen, in denen Personen abhaken können, was sie erledigt haben. Es gibt auch eine Kalenderfunktion, mit der man einer bestimmten Aufgabe eine Frist zuweisen kann, und man kann Personen im Dokument markieren. @Steve, du musst das bis zu diesem Zeitpunkt erledigen.

Wir verwenden diese Dokumente als lebendige Projektzusammenfassungen, die wir beim Projektauftakt vorstellen. Außerdem nutzen wir sie, um Zusammenfassungen von Kundenbesprechungen und Telefonaten zu erstellen – egal, ob es sich um ein Treffen zur Neukundengewinnung handelt oder ob wir Feedback, Überarbeitungen und Arbeitsergebnisse erhalten. Auf diese Weise ist es sehr einfach, sie mit allen zu teilen und während des gesamten Prozesses zu aktualisieren.

Ben Aston:

Also eine Art Projekt-Wiki.

Joanna Leigh:

Ja. Das ist wirklich eine sehr gute Beschreibung. Beim nächsten Mal werde ich es einfach so nennen. Das ist eine wirklich gute Beschreibung.

Ben Aston:

Das ist cool. Gut, dann sprechen wir über den Artikel, den du geschrieben hast. Wie gesagt: Wenn ihr ihn noch nicht gelesen habt, schaut ihn euch auf theDigitalProjectManager.com an. Er heißt Bewährte Methoden im Projektmanagement: Zehn Dinge, die Sie jeden Monat tun sollten. Wie gesagt, er war wirklich sehr beliebt. Diese Woche hatte er sogar mehr Aufrufe als die Startseite und außerdem viele geteilte Beiträge. Die Menschen interessieren sich offensichtlich sehr dafür – wahrscheinlich auch, weil der Monat gerade begonnen hat und sie sich fragen: Moment, was sollte ich diesen Monat eigentlich tun?

Joanna Leigh:

Das war gutes Timing von dir.

Ben Aston:

Wenn ihr ihn noch nicht kennt, lest ihn unbedingt. Dort gibt es wirklich gute Ratschläge dazu, was man jeden Monat tun sollte. Vieles davon dreht sich darum, die Reset-Taste zu drücken, damit auf der übergeordneten Ebene alles auf Kurs bleibt. Es ist leicht, sich vom täglichen Projektmanagement verschlingen zu lassen: Wir nehmen an unseren täglichen Besprechungen teil, schreiben Briefings, erstellen Projektdokumentationen, jonglieren mit vielen verschiedenen Aufgaben und haben oft miteinander konkurrierende Prioritäten. Eine der wichtigsten Erkenntnisse für mich war deshalb, sich Zeit für wichtige, aber vermutlich nicht dringende Aufgaben zu nehmen. Zumindest empfinde ich sie nicht als dringend. Im Artikel behandelt Joanna alles – von der persönlichen Verwaltung über die Projektverwaltung bis hin zur Motivation und Unterstützung des Teams. Sprechen wir über einige dieser zehn Dinge, die du in deinem Artikel erwähnst.

Joanna Leigh:

Ich glaube, das Wichtigste ist, regelmäßig den Überblick über die Projekte zu behalten, Erkenntnisse aus den Projekten festzuhalten, Probleme zu priorisieren, den eigenen Arbeitsplatz zu entrümpeln, sich mit dem Team auszutauschen, Danke zu sagen, Unterstützung anzubieten, die eigene Zukunft zu planen und sich selbst etwas Gutes zu tun. Diese monatlichen Gewohnheiten helfen dabei, Projekte bewusst zu steuern, statt nur auf die täglichen Anforderungen zu reagieren.

Ben Aston:

Das ist großartig. Vielen Dank, Joanna, dass du heute dabei warst. Es war schön, dich bei uns zu haben.

Joanna Leigh:

Oh mein Gott, vielen Dank.

Ben Aston:

Wenn ihr zur Diskussion beitragen möchtet, kommentiert den Beitrag und besucht den Community-Bereich von theDigitalProjectManager.com, um unserem Slack-Team beizutreten. Dort findet ihr viele interessante Gespräche. Bis zum nächsten Mal – vielen Dank fürs Zuhören.