Burn Baby, Burn (Mit Lynn Winter von Manage Digital)

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Ben Aston

Willkommen beim DPM-Podcast, bei dem wir über die Theorie hinausgehen und Expertenrat für Projektmanager geben, um digitale Projekte besser zu führen. Danke, dass du eingeschaltet hast. Ich bin Ben Aston, Gründer vom Digital Project Manager. Nun frage ich mich, hast du dich schon mal so gefühlt, dass du einfach nichts mehr geben kannst, oder dass es dir einfach egal ist? Du fühlst dich ausgebrannt, apathisch, und egal, was du tust, du kannst dich einfach nicht mehr motivieren. Vielleicht bist du erschöpft, du hast überhaupt keine Energie mehr. Dein Gedächtnis lässt nach. Du schläfst schlecht und wirst krank. Vielleicht fühlst du dich entfremdet, isoliert und beginnst, dich selbst zu vernachlässigen. Du bist gereizt oder hast das Gefühl, deine Leistung ist einfach nicht wie sonst. Du verpasst Deadlines, bist weniger engagiert bei den Projekten, an denen du arbeitest, oder kannst dich einfach nicht mehr richtig konzentrieren.

Naja, ein oder zwei dieser Anzeichen ab und an zu haben, das gehört zum normalen Leben für uns alle, und wir haben alle mal schlechte Tage. Aber wenn dir auffällt, dass diese Symptome über einen längeren Zeitraum auftreten, könntest du Burnout haben. In diesem Podcast sprechen wir über die Anzeichen von Burnout und wie wir damit umgehen können – mit jemandem, der selbst ausgebrannt war und wieder herausgefunden hat. Heute habe ich Lynn Winter zu Gast. Lynn ist freiberufliche digitale Strategin. Sie arbeitet hauptsächlich mit Non-Profit-Organisationen und der Open-Source-Community. Sie ist digitale Projektmanagerin, Content-Strategin, macht auch Nutzererfahrung. Also bringt sie wirklich einen ganzheitlichen Ansatz in ihre Arbeit ein.

Dieses Jahr sprechen wir auch darüber, was letztes Jahr passiert ist – Lynn hat die Manage Digital Konferenz gegründet. Das ist eine Konferenz für lokale DPMs in Minnesota. Darüber sprechen wir gleich, aber hallo Lynn.

Lynn Winter:

Hallo. Danke, dass ich dabei sein darf.

Ben Aston

Schön, dass du hier bist. Zuerst möchte ich verstehen, was genau du machst, denn du bist freiberufliche digitale Projektmanagerin, Content-Strategin, UX-Expertin. Wie positionierst du dich, und was machst du eigentlich Tag für Tag?

Lynn Winter:

Ja, ich habe meine Karriere im Projektmanagement begonnen und bin von der Fernsehproduktion etwa 2008 in die Digitalbranche gewechselt. Ich hatte das Glück, in einer sehr kleinen Agentur zu sein, wo ich viele verschiedene Dinge ausprobieren und wachsen konnte. Nachdem ich mich im Projektmanagement sicher fühlte, habe ich auch Account Management, User Experience, Content-Strategie, Testing, alles Mögliche gemacht. Als ich zu anderen Firmen wechselte, konnte ich in diesen Bereichen weiter wachsen. Vor ein paar Jahren habe ich angefangen freiberuflich zu arbeiten und konzentriere mich jetzt mehr auf Content-Strategie und UX. Das PM-Thema kann ich aber nie ganz loslassen, das gehört immer dazu.

Ben Aston

Spannend. Du sagst, du warst in einer kleinen Agentur, wo du viele verschiedene Rollen übernehmen konntest.

Lynn Winter:

Mhm (nickt).

Ben Aston

Wie hast du in dem Prozess sichergestellt, dass du nicht „auf den Füßen“ anderer gestanden bist? Als Projektmanager sind wir ja gerne Kontrolleure, packen gerne selbst mit an. Aber wie hast du das so gemacht, dass du niemanden verärgert hast?

Lynn Winter:

Ganz ehrlich war das in unserem Unternehmen meistens nötig, um uns weiterzuentwickeln. Als ich dort war, waren unsere Projekte zu Beginn ca. 30.000 $, am Ende eher ein Viertelmillion. Wir mussten also unser Angebot erweitern. Wenn es eine neue Aufgabe gab, „Wer möchte das machen?“ und wenn ich Interesse hatte, aber jemand anderes nicht, bin ich voll reingegangen. Die Rollen sich gut ergänzt: Es gab noch jemanden, der UX und Design machte, aber sie dachte eher auf einer höheren Ebene. Wenn es um die Arbeit mit 20.000 Content-Items in einer Tabelle ging, war sie raus, ich aber total dabei. Wir haben also komplementär gearbeitet, ich habe mein Ding gemacht und ihr das Ergebnis übergeben.

Ben Aston

Cool. Bei größeren Agenturen ist man oft klar auf eine Rolle festgelegt. Da gibt es dann den Content Strategen, jemanden eigenen für UX, diverse Strategen im Projekt – man darf nur PM sein. Schön, dass du so viel ausprobieren konntest. Mit welchen Organisationen arbeitest du aktuell, an welchen Projekten bist du beteiligt?

Lynn Winter:

Ich arbeite mit drei bis vier Agenturen, einige lokal in Minnesota, andere im ganzen Land. Es hängt jeweils von deren Bedarf ab. Derzeit viel im Bildungsbereich: ein Schulbezirk, eine Hochschulwebsite, dazu etwas mit bezahlbarem Wohnraum, eine Anwaltskanzlei – recht vielfältig, je nachdem, was sich ergibt.

Ben Aston

Du arbeitest häufig mit Non-Profits, also gemeinnützigen Organisationen. Ist dein Ansatz dort anders als bei kommerziellen Kunden?

Lynn Winter:

Auf jeden Fall. Das passt einfach zu mir – bei meiner Arbeit im Fernsehen habe ich bei einem PBS-Sender angefangen, also gleich Non-Profit, und so bin ich meist dabei geblieben. Letztens habe ich auch mal für Profit-Agenturen gearbeitet, aber das war wie eine andere Sprache. Meine Nische ist der Fokus auf Mission und Wirkung. Das Management ist sehr anders: Non-Profits sparen oft Jahre, um ein großes Projekt zu machen – das ist dort bedeutender. Außerdem haben sie meist mehr Aufgaben auf dem Tisch und schätzen die große Veränderung mehr.

Die Zusammenarbeit ist oft kollaborativer, man sitzt mehr im selben Boot. Kommerzielle Kunden haben vielleicht mehr Geld und können Projekte oder Änderungen leichter finanzieren, da ist es weniger besonders. Bei Profit-Firmen bin ich viel strikter bei Dokumentation, Abrechnung, Stundenverfolgung. Bei Non-Profits geht es entspannter, man vertraut mir mehr, oft gibt es keine oder nur eine Person im Marketing. Es ist ein anderes Feeling, ich passe meinen Stil entsprechend an.

Ben Aston

Interessant, da gibt es deutliche Unterschiede: Profitfirmen sind marketing-erfahren, Non-Profits machen ihr „Projekt des Jahrzehnts“ und brauchen viel mehr Begleitung – das kann Spaß machen, man kann sie viel mit aufklären.

Lynn Winter:

Ja, Bildung und Wissen teilen ist mir wichtig. Ich helfe gern, damit sie das nächste Mal allein vorgehen können.

Ben Aston

Apropos Wissen teilen: Lass uns über die Manage Digital Konferenz sprechen, die du letztes Jahr gegründet hast, richtig?

Lynn Winter:

Ja.

Ben Aston

Wie kam es zu dieser Idee?

Lynn Winter:

Ich war vor Jahren auf einem DPM Summit vom Bureau of Digital in Austin. Bis zu diesem Zeitpunkt war meine Agentur sehr aktiv in der Drupal-Community, aber das waren fast alles Entwickler. Bei 2.000–3.000 Leuten freute ich mich immer, wenn ich wenigstens noch einen Projektmanager fand, um Erfahrungen auszutauschen.

Der DPM Summit war eine große Offenbarung: Plötzlich Leute zu treffen, die genau wie ich ticken, Gemeinsamkeiten teilen, sich austauschen! Seitdem kamen immer wieder Leute aus meiner Umgebung zu mir: „Wen kann ich hier einstellen? Kennst du Mentoren? Wie gehst du mit X um?“ Da merkte ich, ein echtes Vakuum – bei PMs gab es kaum Optionen für Austausch und Lernen. Es wurde Zeit, auf lokaler Ebene etwas zu tun. Als ich selbstständig wurde, hatte ich die Zeit, und so gab es letztes Jahr die erste Konferenz mit 140 Teilnehmern. Das war ziemlich aufregend!

Ben Aston

Cool, was steht dieses Jahr bei der Konferenz an? Sie ist ja schon bald, richtig?

Lynn Winter:

Genau, sie ist am 9. Mai. Ähnlich wie letztes Jahr, aber etwas anderes Format: Der Fokus liegt erst aufs Netzwerken, dann aufs Lernen. Ich möchte das PM-Netzwerk lokal stärken – für Jobsuche, Mentoring usw. Es gibt dazu mehr Möglichkeiten zum Austausch, z.B. Thementische. Letztes Jahr kam das Feedback, dass in den Pausen und außerhalb der Breakout Sessions ebenso viel Wissen im Raum ist. Wir sehen mehr Vernetzungszeit vor und die Happy Hour haben wir vorverlegt, damit auch Eltern Zeit zum Netzwerken haben. Mehr Raum zum Treffen also.

Ben Aston

Cool. Wenn sich jemand über die Konferenz informieren möchte, wo sollte er hingehen?

Lynn Winter:

Auf managedigital.io. Tickets gehen schnell weg, also registriert euch frühzeitig!

Ben Aston

Es ist eine eintägige Konferenz, oder?

Lynn Winter:

Richtig.

Ben Aston

In Minnesota?

Lynn Winter:

In Minneapolis.

Ben Aston

Minneapolis, ja. Meine Geografiekenntnisse …

Lynn Winter:

Das sind die Twin Cities. Ganz nah zum Flughafen!

Wir wollen das Ganze auch bezahlbar halten – große Konferenzen sind teuer. Der Early Bird Preis ist vorbei, jetzt kostet das Ticket 175 Dollar. Das ist für einen Tag absolut machbar.

Ben Aston

Super. Kommen wir zum Thema Burnout. Angenommen, jeder weiß, was Burnout ist, ich habe zu Beginn die Symptome vorgestellt, aber was bedeutet Burnout eigentlich? Erkläre es uns.

Lynn Winter:

Im Grunde ist es die Erschöpfung deiner physischen und emotionalen Kraft. Also, wenn sowohl körperlich als auch mental nichts mehr geht – dann bist du ausgebrannt, gestresst und frustriert.

Ben Aston

Es gibt verschiedene Ursachen. Was sind aus deiner Erfahrung die Haupttreiber für Burnout?

Lynn Winter:

Es ist dreigeteilt: Wie sich Arbeitswelt und unser Arbeitsumfeld verändert haben – und wir selbst. Die Arbeitswelt hat sich drastisch geändert, oder?

Ben Aston

Mhm.

Lynn Winter:

Niemand geht mehr um vier, fünf nach Hause und ist fertig. Über iPads, Watches, Handys, Slack usw. ist man immer erreichbar. Anfangs war das praktisch, jetzt eher belastend. In der Digitalbranche ist es oft schlimmer – die Grenze zwischen Arbeit und Privat verschwimmt.

Bevor wir uns selbst beschuldigen: Auch das Arbeitsumfeld spielt eine Rolle. Es hängt z.B. davon ab, wie Projektmanager im Unternehmen wertgeschätzt werden. Oft wird gar nicht kommuniziert, wie viel PM kostet, weil man meint, niemand wolle das bezahlen. Gibt es keine Wertschätzung, zu viel Arbeit, fehlende Unterstützung, führt das zu Problemen.

Und dann wir selbst: Das war viel mein eigenes Problem – ich war immer der „Ja“-Mensch, wollte alles schaffen und helfen, habe mir zu viel aufgeladen und schlechte Gewohnheiten eingeübt. Gerade Neueinsteiger oder Quereinsteiger oder ältere PMs haben teilweise wenig Selbstvertrauen und das Gefühl, sie müssten besonders viel geben oder aufholen – oft unnötig.

Ben Aston

Es ist eine Balance, denn anfangs muss man sich beweisen, aber geht man zu weit, droht Burnout. Was war dein persönliches Burnout-Erlebnis, was hat dich zum Umdenken gebracht?

Lynn Winter:

Wahrscheinlich bin ich so geboren. Ich habe im Studium Zusatzfächer gemacht, immer mehrere Jobs gehabt – nebenher noch Sportaufnahmen fürs Fernsehen oder Inhouse-Video. Ich habe also immer extrem viel gearbeitet. Deshalb sollte man erstmal sich selbst reflektieren, bevor man Arbeitgeber oder Umfeld verantwortlich macht.

Ich habe zu viel Druck ausgeübt – auf Familie und Arbeit – und versucht, es immer auszuhalten („In vier, sechs Monaten ist es besser…“), aber das ist kein Leben. Vor ein paar Jahren wurde ich mit Kollegen plötzlich entlassen. Ich bekam Jobangebote, aber in mir war das Gefühl: „Ich bin noch nicht bereit.“ Also war es Zeit, Balance, Ziele, Wünsche neu zu sortieren. Ich habe mir Zeit genommen, bin langsam wieder eingestiegen und habe mein Leben, meine Ernährung, mein Sportverhalten geändert, um glücklicher zu werden.

Ben Aston

Mir ging es ähnlich: Ich war ehrgeizig, auf dem Weg zum VP, stets unterwegs in den USA/Kanada, irgendwann komplett erschöpft. Das letzte Quäntchen war die Geburt meines zweiten Kindes – noch weniger Schlaf, das hat mich umgehauen.

Plötzlich bekam ich Arthritis, ausgelöst durch die Erschöpfung vom jahrelangen Überarbeiten. Sei es Ehrgeiz oder der Versuch, einfach mitzuhalten – am Ende zahlt man einen zu hohen Preis.

Lynn Winter:

Ich hatte ähnliche physische Symptome. Aufgrund mancher Infos bei der Arbeit bekam ich nachts scheinbar Herzanfälle – krasse Schmerzen in der Brust, ich habe wirklich überprüft, ob ich stirb. Es waren Panikattacken. Leider war ich nicht klug genug, vorher auf die vielen anderen Warnzeichen zu reagieren. Viele kamen nach meinen Vorträgen und erzählten mir ihre Burnout-Geschichten. Da fühlte ich mich schlecht, aber ich denke: Lass uns das Thema anpacken. Was können wir dagegen tun?

Ben Aston

Ja.

Lynn Winter:

Das Leben ist kurz. Ein Nachbar starb mit 40 an einem Herzinfarkt, eine Kundin bekam Brustkrebs. Die Zeit ist begrenzt – wie glücklich wollen wir sein und welche Entscheidungen treffen wir?

Ben Aston

In deinem Beitrag sprichst du davon, klein anzufangen und dir für den ersten Monat ein Ziel zu setzen. Aber auch das kann überwältigend sein – was hat dir dabei geholfen, den Anfang zu machen?

Lynn Winter:

Ich habe mit kleinen Schritten angefangen, vor allem nach dem Jobverlust. Ich habe erst meine Ernährung umgestellt und mehr Sport gemacht. Ich hatte in einem Jahr 10 Kilo zugenommen, weil ich nur noch am Computer hing. Also begann ich mit einem ziemlich ekligen grünen Shake jeden Morgen (inzwischen weniger eklig). Mein Schwester hat das auch gemacht, das brachte eine Umstellung auf glutenfreie Ernährung. Über Facebook kaufte ich dann ein Online-Sportprogramm: 20 Minuten, dreimal pro Woche Sport – das hat viel gebracht! Ich fühlte mich bald fitter, klarer im Kopf. Von da an ging es Stück für Stück weiter.

Ben Aston

Und du hast ein Einhorn gekauft.

Lynn Winter:

Ja! Das war witzig. Leider haben wir es heute nicht mehr.

Ben Aston

Wie geht’s dem Einhorn? Wer Inspiration braucht: Schaut euch das an – manchmal hilft der Kauf eines riesigen Einhorns.

Lynn Winter:

Jeder sollte sich einfach auch mal etwas richtig Absurdes gönnen nach dem Motto: „Scheiß drauf!“ Ich überlege, mir dieses Jahr ein aufblasbares Einhorn-Kostüm zu kaufen um damit Wasserski zu fahren. Das letzte Einhorn war vier Meter hoch und drei Meter breit.

Ben Aston

Wie lange dauert das Aufpumpen?

Lynn Winter:

Ich hab’s nicht selbst gemacht, aber mein Mann meinte, vier Stunden und sechs Biere. Bis ein Angler den Kopf mit seinem Haken abgerissen hat …

Ben Aston

Wirklich?

Lynn Winter:

Ja, dann war der Kopf platt. Nach Monaten im Wasser war es sowieso ziemlich grün. Jetzt haben wir einen „Hot Dog“, wie man ihn bei Spring Break in Mexiko nutzen würde. Ich habe mir vorgenommen: Jedes Jahr etwas Lustiges für den Sommer kaufen.

Ben Aston

Gute Idee! Aber lass uns darüber sprechen, wie wir Burnout verhindern. Nach einem Burnout ist das eine, aber besser wäre es, es gar nicht erst so weit kommen zu lassen. In deinem Beitrag sprichst du drei Dinge an: Kontrolle über die eigene Zeit gewinnen, klare Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben ziehen und in sich selbst investieren. Was hat dir dabei geholfen, deine Zeit besser im Griff zu behalten, nicht ständig Überstunden zu machen?

Lynn Winter:

Die größte Veränderung war: Nicht mehr alles immer nach anderen ausrichten, als wäre ich unsichtbar und müsste das schon irgendwie hinkriegen. Viele wollen Projekte pünktlich oder unter Budget halten, also quetscht man jede Besprechung irgendwie in den Kalender. Faktisch bekommt man dann erst abends Ruhe zum Arbeiten. Ich habe damit aufgehört. Ob das Projekt eine Woche früher oder später fertig ist, ist eigentlich egal – meist verzögert sich eh etwas. Ich sage dem Kunden grob, wann die wichtigen Dinge passieren, aber keine festen Termine, bevor wir soweit sind, denn Änderungen kommen immer.

Wenn ich Urlaub mache, stopfe ich nicht alles noch vorher rein: Kann ein Meeting ohne mich stattfinden – gut, dann eben nächste Woche.

Das andere ist, Fokuszeiten fest zu blocken. Egal welches Kalendersystem man nutzt, einfach 2 Stunden blocken für eine Aufgabe und wirklich nur das machen. Zu Hause kann ich Slack ausschalten, im Büro hilft ein „Bitte-nicht-stören“-Schild (solange es nur ein paar Mal pro Woche ist). Ich sage meinem Team: „Ich habe schlechte Grenzen, muss meine Zeit besser schützen und will diese Methode versuchen. Stört es euch, gebt Feedback, nach ein paar Wochen schauen wir nochmal.“

Ben Aston

Wenn das nicht hilft: Laptop schnappen, ins Café gehen und ungestört arbeiten. Ich nutze oft die Mittagspause dafür – da lässt sich kaum ein Meeting reinquetschen.

Lynn Winter:

Niemand stört dich?

Ben Aston

Genau.

Lynn Winter:

Bis sie merken, dass du mittags immer im Büro bist.

Ben Aston

Richtig. Du empfiehlst, regelmäßig Pausen zu nehmen und nicht immer alles nach anderen zu terminieren – sonst bleibt die Erholung auf der Strecke und Burnout ist vorprogrammiert. Die Kontrolle über die eigene Zeit ist entscheidend.

Lynn Winter:

Ich habe auch begonnen, Meetings auf einen bis zwei Tage pro Woche zu bündeln, um nicht ständig unterwegs zu sein (In Minneapolis dauert Autofahren im Berufsverkehr meist 40 Minuten). Blockt man alle Besprechungen auf ein bis zwei Tage, hat man mehr Zeit für die eigentliche Arbeit. Auch im Büro hilft das: Ein Tag voller Meetings, am nächsten Tag Ruhe – es macht einen großen Unterschied.

Ben Aston

Du hast viel geändert, aber gibt es Herausforderungen, wieder in alte Muster zurückzufallen? Was sind Warnsignale?

Lynn Winter:

Ich rutsche gerade wieder etwas ab, während ich die Konferenz plane (ich habe sie mir selbst ausgesucht). Mein Warnsignal ist: Der Laptop ist abends öfter offen als einmal pro Woche. Dann läuft was falsch. Oder: keine Zeit mehr für Sport oder andere neue Gewohnheiten – warum ist das so? Bin ich gereizt in der Familie, verliere ich die Geduld, liegt das sicher an der Arbeit und nicht an den Kindern. Besonders im Winter ist es hart, wenn ich viele Sportaufnahmen mache und dazu die Konferenz plane. Ich versuche daher einen „Marie Kondo“-Ansatz: Wenn ich etwas Neues annehme, frage ich mich, bringt es echte Freude? Wenn ja, dann akzeptiere ich die Mehrarbeit, weil ich es mir bewusst ausgesucht habe und die Einstellung dazu stimmt.

Ben Aston

Das ist wichtig. Am Anfang der Karriere ist man ehrgeizig, will beeindrucken – dann merkt man irgendwann, was wirklich zählt. Ob ein Projekt zwei Wochen früher fertig ist oder nicht, das macht wenig Unterschied – aber ob man dabei ausgebrannt ist, schon. Es ist besser, gleich ehrlich und realistisch zu kommunizieren: „Ich kann noch kein Lieferdatum nennen.“ Oder: „Das Projekt dauert sechs Wochen länger als erwartet.“ Klar, das ist erstmal unangenehm, aber man gewinnt Zeit, bleibt gesünder und hat mehr Freude am Leben.

Lynn Winter:

Und: Wenn du wirklich ehrlich zu dir selbst warst, alles versucht hast und es liegt trotzdem nicht an dir, sondern am Arbeitsumfeld, dann passt die Unternehmenskultur nicht zu dir. Ich habe auch mal gesagt: „Ich bin überlastet, werde den Bericht erst nach Weihnachten liefern können.“ Die Antwort: „Du bist überarbeitet, aber schaff es trotzdem.“ Wenn das immer wieder vorkommt, such dir lieber eine neue Stelle.

Ben Aston

Sehr guter Ratschlag! Es gibt viele gute Agenturen, auch remote. In unserem Slack-Kanal digitalprojectmanager.com/slack gibt es viele Jobangebote. Wenn es dir schlecht geht, prüfe deine Optionen.

Lynn Winter:

Melde dich gerne!

Ben Aston

Es war toll, dass du heute hier warst. Danke fürs Kommen!

Lynn Winter:

Danke auch euch als Sponsor von Manage Digital. Ohne euch könnten wir die Konferenz nicht machen. Die Community schätzt das sehr.

Ben Aston

Sehr gerne. Und jetzt bist du gefragt! Hast du selbst Burnout erlebt? Hast du Tipps gegen Burnout? Schreibe einen Kommentar oder komm in unseren Slack: digitalprojectmanager.com/slack – dort gibt es spannende Diskussionen rund ums digitale Projektmanagement und viele Jobs! Wenn dir die Folge gefallen hat, abonniere uns, hinterlasse uns eine Bewertung auf Apple Podcast – das hilft uns sehr weiter. Bis zum nächsten Mal und danke fürs Zuhören!

Lasst uns gemeinsam die Arbeitswelt verändern! Schau mal hier: Workshop: Lasst uns gemeinsam ein Kapitel des DPM-Playbooks schreiben!