Wie man ein Flussdiagramm erstellt
Wenn Sie jemals einen komplexen Prozess abbilden, Ihr Team auf ein neues System einstimmen oder einfach Klarheit darüber gewinnen wollten, wie etwas funktionieren sollte, dann haben Sie vermutlich schon einmal ein Flussdiagramm gebraucht. Im digitalen Projektmanagement, wo Workflows schnell zu einem undurchsichtigen Geflecht aus Aufgaben, Teams und Tools werden können, bieten Flussdiagramme einen visuellen Rettungsanker.
In diesem Artikel erklären wir Schritt für Schritt, wie man ein Flussdiagramm von Grund auf erstellt, warum sie so wertvoll sind, welche unterschiedlichen Flussdiagramm-Symbole es gibt, und welche Best Practices es gibt, damit sie klar, nützlich und skalierbar werden.
Was ist ein Flussdiagramm?
Ein Flussdiagramm ist eine visuelle Darstellung, die einen Prozess abbildet, wobei jeder Schritt als Symbol dargestellt ist und durch Linien oder Pfeile verbunden wird. Das war's! Es ist eine einfache, aber wirkungsvolle Möglichkeit, zu erfassen, wie etwas vom Anfang bis zum Ende abläuft.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Flussdiagramme bestehen aus standardisierten Flussdiagrammformen, die jeweils eine unterschiedliche Aktion, Entscheidung oder Ein-/Ausgabe darstellen. Egal, ob Sie ein Onboarding-Verfahren, einen Workflow in Ihrem Entwicklungsteam oder sogar einen Prozessplan für Kundenlieferungen abbilden: Flussdiagramme erleichtern es, einen Überblick darüber zu gewinnen, was passiert und was optimiert werden kann.
Sie sind nicht nur für Ingenieure und Analysten gedacht. Digitale Projektmanager nutzen sie täglich, um komplexe Abläufe nachzuverfolgen, mit Stakeholdern einen Konsens zu erzielen und bessere Ergebnisse zu liefern. Und wenn Sie jemals selbst ein Flussdiagramm auf einem Whiteboard erstellt haben, wissen Sie, wie schnell sich Zusammenhänge klären, sobald Sie sie visuell darstellen.
Was ist der Zweck eines Flussdiagramms?
Im Kern geht es bei Flussdiagrammen darum, Prozesse verständlicher zu machen. Indem sie die einzelnen Schritte anschaulich darstellen, helfen Flussdiagramme Teams, komplexe Abläufe zu durchdringen, Schwachstellen, Doppelarbeiten oder Automatisierungspotenziale besser zu erkennen.
Flussdiagramme dienen auch als gemeinsame, verbindliche Referenz. Zum Beispiel:
- Ein Prozessdiagramm für das Onboarding neuer Mitarbeitender sorgt für eine einheitliche Einarbeitung.
- Ein Prozessflussdiagramm hilft Ihrem QA-Team, den Workflow im Bug-Triage-Prozess zu verfolgen.
- Ein Datenflussdiagramm bildet ab, wie Informationen zwischen Teams oder Systemen bewegt werden.
Indem das Unsichtbare sichtbar gemacht wird, helfen Flussdiagramme zu verstehen, wie ein System oder eine Aufgabe tatsächlich funktioniert (und nicht nur, wie Menschen denken, dass sie funktioniert), rationalisieren den Ablauf und verbessern die Entscheidungsfindung.
Warum sind Flussdiagramme wichtig?
Flussdiagramme sind mehr als ansprechende Zeichnungen. Sie sind essenziell, um Projekte auf Kurs zu halten. Durch ihre klare, visuelle Struktur fördern sie die Kommunikation und verringern Missverständnisse.
So stiften sie Mehrwert:
- Schulung & Einarbeitung: Neue Mitarbeitende können einem grundlegenden Flussdiagramm der internen Abläufe folgen und sich so schneller zurechtfinden.
- Prozessoptimierung: Engpässe lassen sich leichter erkennen, wenn Sie buchstäblich sehen, wo der Workflow stockt. Auch fehlerhafte Verbindungen oder Entscheidungspunkte, die zu Verzögerungen oder Verwirrung führen, fallen schneller auf.
- Teamzusammenarbeit: Wenn sich das gesamte Team auf denselben Flussdiagramm-Entwurf bezieht, werden Erwartungen eindeutiger und Feedback zielgerichteter. Die Abstimmung von Teammitgliedern und Stakeholdern auf ein gemeinsames Verständnis wird vereinfacht.
Beispiel: Bei einem kürzlich durchgeführten Website-Relaunch haben wir ein Swimlane-Flussdiagramm erstellt, um darzustellen, wer während der einzelnen Sprints wofür verantwortlich war. Designer, Entwickler und Projektmanager hatten jeweils ihre eigene Bahn. Das Ergebnis? Es gab weniger vergessene Übergaben. Insgesamt lief die Lieferung schneller ab und wir konnten das Projekt näher am geplanten Termin abschließen.
Ein gut gemachtes Projektmanagement-Flussdiagramm beseitigt letztlich alle Unklarheiten. Es ersetzt Mehrdeutigkeit durch Transparenz – und ich denke, das ist etwas, das jedem Projektleiter gefallen dürfte.
Flussdiagramm-Symbole verstehen
Sehen Sie Flussdiagramme als universelle Sprache über Branchen und Disziplinen hinweg. Wenn Sie sie richtig erstellen, stellen Sie sicher, dass jeder, der Ihr Flussdiagramm ansieht, den Informationsfluss auf einen Blick versteht. Um ein nützliches Flussdiagramm zu erstellen, müssen Sie daher die Sprache der Flussdiagramm-Symbole beherrschen.
Diese standardisierten Symbole zeigen Ihrem Leser, was jeder Schritt bedeutet. Schauen wir uns die gebräuchlichsten Flussdiagrammformen näher an:
Terminator (Start/Ende)
Wird verwendet, um den Anfang oder das Ende eines Flussdiagramms zu kennzeichnen. In der Regel handelt es sich um eine ovale oder pillenförmige Form. Denken Sie an den Start- oder Endpunkt.
Beispiel:
Prozess
Diese rechteckige Form ist das Fundament eines Flussdiagramms. Sie stellt eine Aufgabe oder Aktivität dar.
Beispiel:
Entscheidung
Eine Raute stellt einen Punkt dar, an dem eine Ja/Nein- oder Wahr/Falsch-Entscheidung getroffen wird. Es ist wichtig, einen Entscheidungsprozess von einem normalen Prozess zu unterscheiden, da die Entscheidung verschiedene mögliche Wege im Flussdiagramm vorgibt. Werden sie verwechselt, kann dies zu Verwirrung hinsichtlich der Logik des Flusses führen und es erschweren, dass Teammitglieder oder Stakeholder den Prozess nachvollziehen oder Fehler beheben können.
Beispiel:
Eingabe/Ausgabe
Parallelogramme stehen für Daten, die in das System gelangen oder es verlassen. Deshalb sollten sie direkt mit einem Prozess- oder Entscheidungssymbol verbunden sein, um zu verdeutlichen, woher die Daten kommen oder wohin sie gehen. Vermeiden Sie schwebende Eingabe-/Ausgabeformen ohne klare Verbindungen – sie müssen immer in den Ablauf des Diagramms eingebunden werden.
Beispiel:
Pfeil (Flusslinie)
Diese Verbindungen zeigen die Richtung an – also, was wohin führt. Pfeile veranschaulichen den Weg von einer Flussdiagrammform zur nächsten. Technisch gesehen können Pfeile in alle Richtungen zeigen, doch es ist am besten, sie von oben nach unten oder von links nach rechts verlaufen zu lassen. Das verbessert die Lesbarkeit und entspricht der Art und Weise, wie die meisten Menschen in westlichen Gesellschaften Informationen visuell erfassen.
Beispiel:
Dokument
Dieses Symbol sieht wie ein welliges Rechteck aus und stellt ein während des Prozesses erzeugtes Dokument oder einen Bericht dar. Es ist hilfreich, wenn Sie Abläufe abbilden möchten, bei denen Aufzeichnungen, Formulare oder Arbeitsergebnisse entstehen. Das Dokumentsymbol erscheint meist am Ende eines Prozesses oder nach einem Entscheidungspunkt, wenn im Rahmen des Workflows eine Ausgabe oder Dokumentation entsteht.
Beispiel:
Obwohl wir die gebräuchlichsten Flussdiagrammsymbole vorgestellt haben, existieren viele weitere, die je nach Kontext zusätzliche Klarheit schaffen können. Hier ist eine Tabelle, die Sie als zukünftige Referenz nutzen können:
Bestimmte Branchen wie Softwareentwicklung oder Fertigung verwenden speziellere Symbole, um technische Schritte oder Compliance-Prozesse darzustellen. Zu wissen, welche Symbole Ihr Team oder Ihre Branche bevorzugt, hilft, Ihr Flussdiagramm intuitiver und leichter verständlich zu machen.
So erstellen Sie ein Flussdiagramm
Im Laufe der Jahre habe ich Hunderte von Flussdiagrammen erstellt, von einfachen Skizzen auf dem Whiteboard bis zu detaillierten Diagrammen mit Tools wie Visio, Lucidchart oder sogar Excel. Die folgenden Schritte sollen Ihnen helfen, ein eigenes Flussdiagramm zu erstellen.
- Prozess definieren: Was genau wird abgebildet? Handelt es sich um einen Geschäftsprozess, eine Feature-Einführung oder eine Content-Pipeline? Ziel ist es, klare Grenzen für das Flussdiagramm festzulegen. Sie müssen bestimmen, was innerhalb des Diagramms liegt – und ebenso, was nicht. Diese Entscheidung hilft Ihnen, das passende Detaillierungsniveau und die notwendigen Flussdiagrammsymbole auszuwählen. Sobald Sie wissen, was Sie abbilden, können Sie mit Schritt 2 – Schritte identifizieren – viel gezielter fortfahren. Dann listen Sie nicht alles auf, sondern nur die relevanten Maßnahmen, die direkt mit dem definierten Prozess verbunden sind.
- Schritte identifizieren: Notieren Sie jede Aktion, Entscheidung und jeden Datentransfer. Die Reihenfolge ist dabei erstmal egal – lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf.
- Schritte in die richtige Reihenfolge bringen: Ordnen Sie Ihre Aufgaben und Entscheidungspunkte in der passenden Reihenfolge an. Fragen Sie sich: Was passiert zuerst? Was folgt danach? Mit diesen Fragen finden Sie die richtige Abfolge der Aufgaben in Ihrem Projekt.
- Die richtigen Symbole wählen: Verwenden Sie die standardisierten Flussdiagrammsymbole, die zuvor erklärt wurden, sowie die, die Sie in unserer Symbolübersicht finden, um die passenden Symbole für die jeweiligen Schritte Ihrer Abfolge auszuwählen.
- Das Flussdiagramm zeichnen: Nutzen Sie Papier und Stift oder ein Drag-and-Drop-Tool, um Ihr Diagramm zu erstellen. Sie können es sogar in Ihre Projektdokumente oder Präsentationen einbinden. Und wenn Sie es etwas spielerischer mögen, empfehle ich Haftnotizen und Schnur – so fühlt es sich an, als würden Sie gleichzeitig an Ihrem Projekt arbeiten und einen Kriminalfall lösen.
- Überprüfen und verfeinern: Teilen Sie das Flussdiagramm mit Ihrem Team. Überprüfen Sie gemeinsam, ob alles klar und zutreffend ist und sammeln Sie Rückfragen von den Stakeholdern.
Tipps für mehr Klarheit
- Halten Sie es einfach. Überladen Sie das Diagramm nicht.
- Verwenden Sie nur ein Flussdiagramm pro Seite.
- Konsistente Formen und Abstände nutzen.
- Wichtige Entscheidungspunkte hervorheben (zum Beispiel mit einer anderen Farbe).
- Verbinder oder sogar Hyperlinks verwenden, um die Übersicht zu behalten.
Denken Sie daran: Ein gutes Flussdiagramm sollte für alle Beteiligten verständlich und übersichtlich sein – auch für diejenigen, die die „Sprache der Flussdiagrammsymbole“ sprechen.
Was sind die besten Arten von Flussdiagrammen?
Je nach Projekt sind verschiedene Arten von Flussdiagrammen sinnvoll. Die Wahl des richtigen Typs hängt von Ihrem Ziel ab – zum Beispiel Datenvisualisierung, Rollendefinition oder Prozessoptimierung.
Hier die gebräuchlichsten Varianten:
- Prozessflussdiagramm: Der Klassiker. Ideal für allgemeine Abläufe. Ein Prozessflussdiagramm visualisiert die Abfolge von Handlungen oder Schritten, um eine Aufgabe zu erfüllen oder ein Ergebnis zu erzielen. Meist beginnt es mit einem Auslöser und endet mit einem Ergebnis oder Output. Besonders nützlich zur Dokumentation von Standardarbeitsabläufen und zur Analyse für Effizienzsteigerungen.
- Workflow-Diagramm: Zeigt, wer was macht. Perfekt für bereichsübergreifende Teams. Ein Workflow-Diagramm bildet ab, wie Aufgaben von einer Person oder einem Team zur nächsten weitergegeben werden, oft unter Berücksichtigung von Zuständigkeiten, Zeiten und Abhängigkeiten. Diese Diagramme eignen sich besonders, um Kommunikationsprobleme oder ineffiziente Übergaben offenzulegen. Branchen wie Gesundheitswesen, Personalwesen oder Kundenservice nutzen Workflow-Diagramme, um komplexe Prozesse mit mehreren Rollen zu optimieren.
- Swimlane-Flussdiagramm: Ordnet Schritte nach Rollen oder Abteilungen in „Bahnen" an. Perfekt, um Übergaben hervorzuheben. Jede Bahn im Diagramm steht für eine beteiligte Person, Funktion oder ein Team. Die zugehörigen Schritte werden horizontal oder vertikal den Bahnen zugeordnet. So ist nicht nur der Ablauf, sondern auch die Verantwortung für jeden Schritt sofort ersichtlich. Swimlane-Diagramme sind insbesondere dort hilfreich, wo Aufgaben häufig zwischen Abteilungen wechseln – etwa in Marketingagenturen, Softwareentwicklung oder Kundenservice.
- Data Flow Diagram (DFD): Zeigt, wie Informationen durch ein System fließen. In einem DFD werden typischerweise Entitäten (wie Nutzer oder Systeme), Prozesse zur Transformation von Daten, Datenspeicher und Datenflüsse (als Pfeile) dargestellt. Dabei liegt der Fokus stärker auf der Bewegung und Umwandlung von Informationen als auf den einzelnen Aufgabenschritten. Ein DFD für einen Onlineshop könnte beispielsweise den Weg der Daten vom Kunden über den Bezahlprozess, in das Zahlungssystem und schließlich ins Warenwirtschaftssystem aufzeigen.
- Dokumentenflussdiagramm: Zeigt, wie Dokumente erstellt, geprüft und weitergegeben werden.
- Systemflussdiagramm: Visualisiert das Zusammenwirken von Daten und Systemen. Besonders nützlich für IT- und Entwicklungsprojekte.
Ganz gleich welche Variante Sie wählen – jedes Flussdiagramm hat eigene Stärken. Überlegen Sie sich beim Vergleich, welche Informationen vermittelt werden und an wen sie sich richten.
Best Practices für das Erstellen von Flussdiagrammen
Hier finden Sie bewährte Tipps, damit Ihr Diagramm auch in der Praxis besteht:
- Verwenden Sie Standardsymbole: Erfinden Sie das Rad nicht neu. Halten Sie sich an die vertrauten Flussdiagramm-Formen.
- Auf eine Seite beschränken: Ein einseitiges Diagramm ist leichter zu erfassen und zu teilen.
- Text kurz halten: Verwenden Sie in den Formen kurze, beschreibende Texte.
- Farben mit Bedacht einsetzen: Kodieren Sie z.B. Rollen oder Status mit Farben, aber übertreiben Sie es nicht.
- SmartArt verwenden: In Microsoft Word oder PowerPoint hilft Ihnen das SmartArt-Tool, klare Visualisierungen zu erstellen.
- Hyperlinks einfügen: Möchten Sie Kontext hinzufügen? Verwenden Sie Hyperlinks, um auf relevante Ressourcen oder Dokumentationen zu verweisen.
- In Ihre Dokumente einfügen: Machen Sie Ihr Flussdiagramm zu einem Teil Ihrer laufenden Projektdokumentation.
Diese Tipps helfen dabei, die Lesbarkeit zu erhalten, besonders wenn Diagramme abteilungsübergreifend oder bei Echtzeit-Aktualisierungen geteilt werden.
Das beste Tool zur Erstellung von Flussdiagrammen
Gute Flussdiagramm-Software verwandelt Ihre Notizen und Skizzen in übersichtliche Diagramme, die Ihr Team tatsächlich nutzen kann. Außerdem ermöglicht sie es, andere in die Diskussion einzubinden. Hier sind einige Optionen, die Sie sich ansehen sollten:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Denken Sie bei der Wahl Ihres Tools an Zusammenarbeit, Integrationen und Benutzerfreundlichkeit. Müssen Sie Ihr Diagramm in eine Präsentation einbinden? Möchten Ihre Teammitglieder in Echtzeit kommentieren? Fügen Sie das Diagramm zu einer Flussdiagramm-Vorlage hinzu?
Das beste Tool ist jenes, mit dem Ihr Team am leichtesten auf dem gleichen Stand bleibt und schnell handeln kann (Tipp: Das ist häufig ein KI-gestützter Flussdiagramm-Generator).
Jetzt mehr zu Workflow-Management erfahren
Möchten Sie sich mit anderen Digital Project Managern vernetzen, um Ressourcen und Best Practices zu teilen? Treten Sie unserer Mitglieder-Community bei und erhalten Sie Zugriff auf über 100 Vorlagen, Beispiele und Muster und vernetzen Sie sich mit Hunderten weiteren Digital Project Managern auf Slack.
