Wrike Benutzerdefinierte Anfrageformulare 2026: Funktionstiefgang & Funktionsweise

Wrike ist eine cloudbasierte Arbeitsmanagement-Plattform, die Teams dabei unterstützt, Arbeit über Projekte, Aufgaben und Prozesse hinweg zu planen, zu verfolgen und abzuschließen. Wenn Ihr Team mit verstreuten Anfragen, verlorenen Anforderungen in E-Mail-Threads und inkonsistenter Aufgabenerstellung kämpft, können benutzerdefinierte Intake-Formulare für Struktur sorgen, wie Arbeit in Ihr System gelangt. Mit den benutzerdefinierten Anfrageformularen von Wrike können Sie maßgeschneiderte Formulare erstellen, die genau die Informationen erfassen, die Sie von Benutzern oder Kunden benötigen, und automatisch Aufgaben, Projekte oder andere Elemente basierend auf den Antworten generieren.

In diesem Artikel erkläre ich, wie diese Funktion funktioniert, in welchen Praxis-Workflows sie eingesetzt werden kann, wie Sie sie einrichten, sowie Stärken und Einschränkungen, damit Sie entscheiden können, wie sie zu den Anforderungen Ihres Teams passt.

Wrikes benutzerdefinierte Anfrageformulare: Was ist das?

Benutzerdefinierte Anfrageformulare in Wrike sind konfigurierbare Formulareingaben, mit denen Sie strukturierte Informationen von Benutzern – sowohl innerhalb Ihres Accounts als auch, optional, extern – erfassen können, um Arbeitsobjekte wie Aufgaben, Projekte oder benutzerdefinierte Elemente automatisch zu starten. Anstatt E-Mails oder Nachrichten mit verstreuten Details zu jonglieren, werden Formulareinreichungen standardisierte Elemente in Wrike, die vom Start an alle benötigten Schlüsselinformationen enthalten.

Diese Formulare helfen Ihnen, präzise Details von Anfang an zu erfassen und direkt in Arbeitselemente zu überführen. Sie könnten zum Beispiel ein Formular erstellen, das einen Stakeholder auffordert, Liefergegenstände, Fristen, Prioritätsstufen und mehr anzugeben. Wenn jemand dieses Formular absendet, kann Wrike eine Aufgabe erstellen, eine Projektvorlage mit vordefinierten Schritten starten oder benutzerdefinierte Felder basierend auf den Antworten ausfüllen. Im Wesentlichen gehen Sie so vom Sammeln von Anfragen zum Initiieren von Arbeit mit deutlich weniger manuellen Schritten über.

Herausragende Merkmale von Wrikes benutzerdefinierten Anfrageformularen

Wrikes Anfrageformulare bieten Funktionen, die Sie nicht bei jedem Intake-Form-Tool finden – insbesondere nicht in Projektmanagement-Plattformen. Hier sind die Merkmale, die sie besonders machen:

• Dynamische und bedingte Logik — Abhängig davon, wie jemand antwortet, kann das Formular unterschiedliche Fragen anzeigen oder die Attribute des erstellten Elements ändern, indem bestimmte Antworten auf benutzerdefinierte Felder gemappt oder bedingte Teilaufgaben hinzugefügt werden. 
• Automatisierte Erstellung von Elementen — Einreichungen sammeln nicht nur Daten, sondern erstellen eine neue Aufgabe, ein Projekt oder ein benutzerdefiniertes Arbeitselement und können sogar Vorlagen starten, die die Struktur standardisieren. 
• Externe Formularübermittlung — Sie können Formulare für Personen außerhalb Ihres Wrike-Accounts zugänglich machen (über öffentliche Links oder Einbettung), was die Sammlung von Arbeitsanfragen von Kunden oder externen Stakeholdern erleichtert. 
• Integration mit benutzerdefinierten Feldern und Vorlagen — Wrike ermöglicht es, Formularantworten in Titel, Beschreibungen und benutzerdefinierte Felder zu übertragen, sodass die Daten direkt in Ihre Projektstruktur fließen, wo Sie sie benötigen. 
• Zentrale Administrationsansicht — Administratoren haben eine Tabellenansicht aller Formulare (auf Account- oder Space-Ebene), was das Sortieren und Filtern sowie die Verwaltung von Intake-Prozessen im großen Maßstab erleichtert.

So nutzen Sie Wrikes benutzerdefinierte Anfrageformulare

Im Folgenden erhalten Sie eine umfassende Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie benutzerdefinierte Anfrageformulare erstellen und nutzen – vom Einrichten bis zur Einreichung.

Schritt 1: Zugriff auf den Formulargenerator

So beginnen Sie mit dem Erstellen eines Anfrageformulars:

• Für Space-Formulare navigieren Sie zu dem Space, in dem Sie das Formular erstellen möchten, und öffnen die Space-Einstellungen.
• Für Account-Formulare gehen Sie auf Ihr Profil → Einstellungen → Anfrageformulare.

Klicken Sie auf + Formular, um den Formulargenerator zu öffnen.

An dieser Stelle können Sie entweder das Formular manuell erstellen oder Wrike AI verwenden, um einen Entwurf zu generieren, indem Sie die Art der Anfrage beschreiben, die Sie erfassen möchten.

Schritt 2: Grundlegende Formulardetails definieren

Im oberen Bereich des Formulargenerators:

1. Geben Sie einen Formularnamen ein.
2. (Optional) Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, die erklärt, wann und warum dieses Formular verwendet werden sollte.

Diese Beschreibung ist für Anfordernde sichtbar und hilft, fehlerhafte Einreichungen zu vermeiden.

Schritt 3: Fragen zum Formular hinzufügen

Klicken Sie auf + Hinzufügen, um mit dem Erstellen des Formulars zu beginnen.

Für jede Frage:

1. Wählen Sie einen Fragetyp aus (Kurzantwort, Dropdown, Datum, Anhang usw.).
2. Geben Sie den Fragetext sowie ggf. Antwortmöglichkeiten ein.
3. (Optional) Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, um die Nutzer:innen anzuleiten.
4. Markieren Sie die Frage als Pflichtfeld, wenn sie ausgefüllt werden muss.

Schritt 4: Konfigurieren, was bei Einreichung des Formulars erstellt wird

Im linken Bereich können Sie festlegen, wie Wrike die Anfragen verarbeitet:

• Wählen Sie aus, was durch das Formular erstellt wird:
  • Eine neue Aufgabe oder ein neues Projekt
  • Eine Aufgabe oder ein Projekt aus einem benutzerdefinierten Elementtyp
  • Eine Aufgabe oder ein Projekt aus einer Vorlage
  • Eine Kopie einer bestehenden Aufgabe oder eines bestehenden Projekts
• Statusverhalten festlegen (optional): Wenn Sie einen Status festlegen, wird dieser nach Einreichung von Wrike angewendet. Wenn nicht:
  • Vorlagen-basierte Elemente behalten den Status der Vorlage
  • Benutzerdefinierte Elementtypen verwenden den ersten aktiven Status im jeweiligen Workflow
  • Von Grund auf neu erstellte Elemente verwenden den Standardworkflow des Speicherorts
• Speicherort festlegen (optional): Wählen Sie einen Ordner, ein Projekt oder einen Bereich. Wenn Sie nichts auswählen, landen Einreichungen unter Für mich freigegeben.
• Verantwortliche zuweisen (optional): Sie können die erstellte Aufgabe oder das Projekt automatisch einer bestimmten Person zuweisen.
• Genehmigungen hinzufügen (optional): Richten Sie Genehmigungen ein, die nach Einreichung automatisch angestoßen werden.

Schritt 5: Erweiterte Konfigurationsoptionen hinzufügen (optional)

Mit Wrike können Sie festlegen, wie Elemente im Detail erstellt werden:

• Terminierung um eine bestimmte Aufgabe: Nützlich beim Erstellen von Projekten aus Vorlagen und wenn Sie Zeitpläne anhand eines Schlüsseltasks statt durch das Start- oder Enddatum des Projekts ausrichten möchten.
• Präfix hinzufügen: Wenn das Formular Elemente aus einer bestehenden Aufgabe oder einem bestehenden Projekt erstellt, können Sie vom Nutzer eingetragene Werte als Präfix zu Unteraufgaben oder Elementen eines Projekts hinzufügen.

Sie können auch die Sichtbarkeit des Formulars festlegen:

• Teilen Sie das Formular mit allen in Ihrem Account, bestimmten Nutzern oder Gruppen oder niemandem in Ihrem Account.
• Wenn Sie intern niemanden auswählen, müssen Sie einen öffentlichen Link aktivieren.

Für externe Formulare können Sie sogar:

• E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren
• CAPTCHA-Schutz für erhöhte Sicherheit hinzufügen

Schritt 6: Antworten zuordnen und bedingte Logik anwenden

Hier werden Anfrageformulare besonders hilfreich:

• Antworten zuordnen, sodass Antworten bestimmte Felder in der erstellten Aufgabe oder dem Projekt ausfüllen (Titel, Termine, benutzerdefinierte Felder, Verantwortliche, Status und mehr).
• Bedingte Logik hinzufügen für:
  • Folgefragen anzeigen oder ausblenden
  • Verantwortliche, Status, Eltern oder Unteraufgaben ändern
  • Verschiedene Aufgaben oder Projekte je nach Antwort starten
  • Genehmigungen nur unter bestimmten Bedingungen auslösen

So bleiben Formulare relevant und Nutzer sehen keine überflüssigen Fragen.

Schritt 7: Benutzerdefinierte Felder mit automatischen Aktualisierungen nutzen

Wenn Ihr Formular reguläre oder datenbankbasierte benutzerdefinierte Felder verwendet, aktualisiert Wrike die Formularoptionen automatisch, wenn sich diese Felder ändern.

Automatische Aktualisierungen erfolgen, wenn Optionen hinzugefügt, neu angeordnet, umbenannt oder gelöscht werden.
Wenn Optionen mit bedingter Logik entfernt oder umbenannt werden, fordert Wrike Sie dazu auf, entweder:

• Bedingungen manuell zu aktualisieren, oder
• Auf Diese Optionen aktualisieren zu klicken, wodurch betroffene Optionen entfernt und verknüpfte Bedingungen gelöscht werden (mit unterschiedlichem Verhalten je nach Feldtyp).

So bleiben Formulare mit Ihrer Datenstruktur abgestimmt, ohne dass ständige manuelle Pflege nötig ist.

Schritt 8: Veröffentlichen und Teilen

Sobald Ihr Formular korrekt aussieht:

• Veröffentlichen Sie es, damit Benutzer Anfragen einreichen können.
• Teilen Sie den internen Formularlink mit Teammitgliedern oder kopieren Sie den öffentlichen Link für die Nutzung auf einer Website, einer Eingabeseite oder einem Kundenportal.

Formular als Einsender nutzen

Als Anforderer (intern oder extern):

• Öffnen Sie das Anfrageformular innerhalb von Wrike oder per geteiltem Link.
• Füllen Sie die Felder aus und senden Sie das Formular ab.

Nach dem Absenden erstellt Wrike automatisch im Hintergrund die Aufgabe, das Projekt oder das benutzerdefinierte Element — und wendet die zugeordneten Felder, Verantwortlichen, Status, Genehmigungen und Zeitpläne an. Interne Nutzer können das Element sofort in Wrike finden, während externe Nutzer einfach das Formular ausfüllen und weitermachen, ohne Zugriff auf den Arbeitsbereich zu benötigen.

Bearbeitung von Einreichungen

Admins können jederzeit zum Bereich für Anfrageformulare zurückkehren, um Formulare zu bearbeiten, zu duplizieren, zu deaktivieren oder zu archivieren. Mit steigendem Anfragevolumen hilft eine organisierte Struktur, um sicherzustellen, dass Anfragen weiterhin in die richtigen Bereiche und Workflows gelangen.

Wrikes benutzerdefinierte Anfrageformulare im Einsatz

Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein internes IT-Service-Team und erhalten regelmäßig spontane Anfragen für Softwarezugriffe.

1. Sie veröffentlichen ein Software-Zugriffsanfrageformular mit Feldern für Mitarbeitername, benötigtes System, Dringlichkeit, geschäftliche Begründung und Genehmigung durch den Vorgesetzten.
2. Teammitglieder geben die Details ihrer Anfrage im Formular ein, anstatt Ihr Team per E-Mail zu kontaktieren.
3. Nach Absenden erstellt Wrike automatisch eine Aufgabe mit dem zugeordneten Titel und den Feldern, weist sie der IT-Leitung zu und startet bei Bedarf eine Genehmigung.
4. Sie erhalten strukturierte Daten und weniger Rückfragen, weil die Informationen von Anfang an erfasst werden.

In diesem Szenario beschleunigt das Formular den Anfrageprozess, vermeidet langwierigen E-Mail-Verkehr und führt zu Aktionen, die direkt umsetzbar sind, statt vagen Tickets.

Wer profitiert von Wrikes benutzerdefinierten Anfrageformularen?

IT-Support-Teams

Sammeln Sie konsistente Informationen zu Problemen und benötigten Ressourcen statt fragmentierter E-Mails.

Marketing-Projektmanager

Standardisieren Sie Anfragen für Assets wie Kreativ-Briefings oder Kampagnenbedarfe, sodass die Arbeit sofort beginnen kann.

HR-Teams

Setzen Sie Formulare für Anfragen zur Mitarbeiter-Onboarding, zu Leistungen oder zur Ausstattung ein.

Operations-Koordinatoren

Zentralisieren Sie interne Serviceanfragen und lenken Sie diese automatisch an die richtigen Teams weiter.

Kundenservice-Teams

Veröffentlichen Sie externe Formulare, damit Kunden Arbeitsanfragen direkt einreichen und Bestätigungen erhalten können.

Einschränkungen und Herausforderungen von Wrikes benutzerdefinierten Anfrageformularen

Obwohl sie funktional sind, gibt es einige Einschränkungen zu beachten:

• Komplexe Einrichtung für neue Nutzer: Das Erstellen fortschrittlicher Logik und das Zuordnen von Antworten erfordert Erfahrung mit Wrikes Oberfläche – Anfänger können aufgrund der vielen Optionen schnell überfordert sein.
• Tarifanforderungen: Bestimmte Funktionen (wie externe Formulare) sind möglicherweise höherwertigen Tarifen vorbehalten, sodass nicht alle Konten auf jede Funktion zugreifen können.
• Sichtbarkeit von Form-Entwürfen: Nur Administratoren können Entwürfe sehen, was bedeutet, dass Mitwirkende den Arbeitsfortschritt ohne Berechtigung nicht einsehen können.
• Einschränkungen für externe Anhänge: Externe Formulare unterliegen Beschränkungen wie begrenzten Dateitypen oder -größen beim Hochladen.

FAQ zu Wrikes benutzerdefinierten Anfrageformularen

Wie aktiviere ich externe Einreichungen?

Aktivieren Sie den öffentlichen Link in den Formulareinstellungen und binden Sie ihn optional ein – Sie können E-Mail-Bestätigungen individuell anpassen. 

Können auch Nutzer ohne Wrike-Konto Formulare ausfüllen?

Ja, externe Links ermöglichen jedem das Ausfüllen, allerdings sehen sie die zugehörige Aufgabe in Wrike nicht automatisch. 

Welche Fragetypen kann ich hinzufügen?

Einzeiliges Textfeld, Absatz, Dropdown, Mehrfachauswahl, Datum, Anhang, Wichtigkeit, Zahl und Verantwortliche (nur intern). 

Können Antworten benutzerdefinierten Feldern zugeordnet werden?

Ja – Antworten können Titeln, benutzerdefinierten Feldern, Beschreibungen, Terminen und mehr zugeordnet werden. 

Gibt es dynamische oder bedingte Formulare?

Ja – Sie können Formulare erstellen, die anzeigen, welche Fragen je nach vorherigen Antworten angezeigt werden. 

Nächste Schritte mit Wrike

Benutzerdefinierte Anfrageformulare sind nur eine Möglichkeit, Struktur in den Eingang neuer Aufgaben in Ihren Workspace zu bringen. Wrike bietet außerdem Workflows, Vorlagen, Automatisierungen, Dashboards und Ressourcenplanung, die zusammen mit Anfrageformularen eingesetzt werden können, um Ihnen sowohl beim Überblick über eingehende Anfragen als auch bei der Steuerung der Umsetzung mehr Transparenz zu bieten. Entdecken Sie, wie das umfassende Funktionsspektrum von Wrike das gesamte Arbeitsspektrum Ihres Teams unterstützt – mehr dazu im ausführlichen Wrike-Testbericht.