Sådan opretter du en arbejdsgang for dokumentgodkendelse i 7 trin

Implementering af en arbejdsgang for dokumentgodkendelse handler ikke kun om at undgå kaos; det handler om at øge produktiviteten, reducere fejl og fremme et bedre samarbejde. Det handler om at få bedre kontrol over dokumentrelaterede processer, så hvert trin er effektivt og i overensstemmelse med reglerne. 

Med de rette værktøjer og teknologier til automatisering af godkendelsesarbejdsgange kan du forbedre udførelsen af arbejdsgange, minimere manuelle opgaver og optimere effektiviteten i dokumenthåndteringen. 

Inden du implementerer godkendelsesspecifikke arbejdsgange i værktøjer som Jira eller SharePoint, er det dog værd at overveje de bredere fordele ved at implementere et dokumenthåndteringssystem, der kan fungere som et sikkert og skalerbart fundament for dine dokumentationsprocesser. Du kan altid starte med et gratis dokumenthåndteringssystem for at finde ud af, om det passer til dine behov, før du træffer en endelig beslutning.

Hvorfor har du brug for en arbejdsgang for dokumentgodkendelse? 

Arbejdsgange for dokumentgennemgang forebygger kaos på følgende måder:

• Konsistens: Konsistens er afgørende for at opretholde kvalitetsstandarder i hele organisationen. Det sikrer, at dine dokumenter indeholder alle nødvendige oplysninger, før de sendes ud.
• Gennemsigtighed: Arbejdsgange for dokumentgodkendelse giver et gennemsigtigt revisionsspor over dokumentrevisioner og godkendelser, så du og dine interessenter kan følge ændringer, identificere ansvar og holde jer ajour med opdateringer og deadlines. Det fremmer ansvarlighed, tillid og ansvarsfølelse blandt dine teammedlemmer. 
• Samarbejde: Projektteams samarbejder mere effektivt, når der er gennemsigtige projektarbejdsgange på plads til oprettelse, gennemgang og godkendelse af dokumenter. Arbejdsgange hjælper også med kommunikationen mellem teammedlemmer ved at give dem mulighed for at komme med feedback, følge ændringer og versioner samt træffe beslutninger effektivt.

Typer af dokumentgodkendelser

Her er de typer dokumenter, der kan kræve en arbejdsgang for dokumentgodkendelse.

• Kontrakter: Disse kan være mellem virksomheden og kunder, leverandører eller medarbejdere. De er juridiske dokumenter, der kræver gennemgang og godkendelse fra flere parter. En arbejdsgang for dokumentgodkendelse hjælper med at sikre, at alle detaljer er på plads, og at intet overses, inden for den rette tidsramme.
• Forslag eller arbejdsomfang: Oplysningerne i et forslag eller et arbejdsomfang (SOW) er afgørende for et projekts succes og fungerer som en sikkerhedsforanstaltning, hvis en kunde ønsker mere end det, der er indeholdt i dokumentet. Sagde nogen udvidelse af arbejdsomfanget?
• Projektleverancer: Projektleverancer som designdokumenter, specifikationer og prototyper kræver gennemgang og godkendelse fra projektteams, kunder og interessenter. Arbejdsgange for dokumentgodkendelse hjælper dig med at sikre, at alle leverancer opfylder projektets krav og forventninger.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hvem er involveret?

• Forfatter/ophavsmand: Den person, der er ansvarlig for at udarbejde den oprindelige version af dokumentet, indtaste indhold, arrangere formateringen og organisere oplysningerne, så de stemmer overens med dokumentets formål og specifikationer.
• Dokumentansvarlig: Denne person fører tilsyn med dokumentets arbejdsgang. Vedkommende fordeler gennemgange, overvåger fremskridt, følger op på deadlines og sikrer, at alle overholder arbejdsgangens procedurer.
• Gennemlæsere: Personer eller teams, der har til opgave at vurdere dokumentet for at sikre, at det er korrekt, komplet og i overensstemmelse med standarder, regler eller organisatoriske politikker. Gennemlæsere kan give feedback, foreslå ændringer eller godkende dokumentet til efterfølgende behandlingsfaser.
• Godkendere: Dette er de udpegede personer eller myndigheder, der er ansvarlige for at godkende dokumentet, før det kan færdiggøres eller distribueres. Godkenderne verificerer, at dokumentet stemmer overens med organisatoriske standarder, og at det har den nødvendige godkendelse til distribution.

Som projektleder kan du have flere roller i en dokumentarbejdsgang. Du kan for eksempel være gennemlæser i SOW-/forslagsprocessen. Det giver dig mulighed for at vurdere et projekts gennemførlighed, før projektets leverancer, tidsestimater og omkostninger godkendes.

Typiske trin, som et dokument gennemgår

Her er en oversigt over de vigtigste komponenter i dokumentarbejdsgange med et projektcharter som eksempel.

1. Oprettelse af dokumentet

Arbejdsgangen for oprettelse af dokumentet kan indebære, at man starter med en skabelon eller udfylder det fra bunden. Den består i at indtaste indhold, formatere og organisere oplysninger i overensstemmelse med dokumentets formål og tiltænkte målgruppe.

• Hvem: Det er projektlederens ansvar at oprette charteret (det er meget nemmere, hvis du bruger en skabelon til projektcharter).
• Hvad: Dette indebærer at udarbejde et dokument, der beskriver projektets omfang, målsætninger og vigtigste interessenter samt angiver retningen for hele projektet.
• Hvornår: Udføres typisk i projektets indledende faser.
• Hvor: Oprettelsesprocessen anvender normalt software til dokumentoprettelse (eller software til dokumentsamarbejde, hvis flere teammedlemmer opretter dokumentet sammen).
• Hvordan: Projektlederen kan vælge at bruge en foruddefineret skabelon fra organisationen eller oprette dokumentet fra bunden, afhængigt af projektets specifikke krav.

2. Fastlæggelse af gennemlæsere

Under dette trin gennemgår gennemlæserne dokumentet for at sikre, at det er korrekt og komplet, og at det stemmer overens med projektets mål og målsætninger. Du udvælger egnede personer eller teams til at gennemgå dokumenter og sikre deres kvalitet og effektivitet.

• Hvem: Projektlederen identificerer egnede personer eller teams til at gennemgå projektcharteret.
• Hvad: Gennemlæserne vurderer dokumentets nøjagtighed, fuldstændighed og overensstemmelse med projektets mål.
• Hvornår: Gennemgangsprocessen finder typisk sted efter fasen for oprettelse af dokumentet.
• Hvor: Gennemlæserne udvælges typisk blandt projektledelsesteamet eller relevante interessenter.
• Hvordan: Gennemlæserne kan udvælges på baggrund af deres ekspertise, rolle i projektet eller involvering som interessent.

3. Opsætning i software til dokumentarbejdsgange og godkendelseskriterier

Dette trin i processen sikrer, at arbejdsgangen for dokumenthåndtering forløber problemfrit og følger effektive godkendelsesprocedurer, hvor orkestrering af arbejdsgange hjælper med at koordinere dirigering af dokumenter, godkendere og automatiserede udløsere på tværs af systemet.

• Hvem: Projektlederen er normalt ansvarlig for at oprette projektcharteret i softwaren til dokumentarbejdsgange.
• Hvad: Dette indebærer at konfigurere dokumentet på softwareplatformen og fastlægge godkendelseskriterier.
• Hvornår: Dette sker efter faserne med oprettelse af dokumentet og identificering af bedømmere.
• Hvor: Dokumentet administreres i den udpegede software eller platform til arbejdsgange (open source-software til arbejdsgange er også tilgængelig).
• Hvordan: Godkendelseskriterierne defineres ud fra organisatoriske politikker, projektkrav eller standarder for overholdelse af regler.

4. Overvåg dokumentets fremskridt

Dette trin sikrer, at dokumenterne bevæger sig problemfrit gennem godkendelsesarbejdsgangen. Du fører tilsyn, følger dokumentets status og håndterer eventuelle problemer, der måtte opstå under godkendelsesprocessen.

• Hvem: Projektlederen overvåger typisk projektcharterets fremskridt gennem godkendelsesarbejdsgangen.
• Hvad: Dette indebærer at følge dokumentets status og sikre, at det bevæger sig effektivt gennem godkendelsesprocessen.
• Hvornår: Overvågningen foregår løbende under hele godkendelsesprocessen.
• Hvor: Fremskridtet følges i softwaren til dokumentarbejdsgange eller projektstyringssystemet.
• Hvordan: Regelmæssig kontrol af status, meddelelser og potentielle flaskehalse i projektet.

5. Gennemgå tilbagemeldinger & opdater

I dette trin sikrer du, at dokumenterne overholder kravene, og får værdifulde tilbagemeldinger på dokumenterne fra interessenterne.

• Hvem: Projektlederen er ansvarlig for at gennemgå de tilbagemeldinger, der modtages fra dokumentbedømmerne.
• Hvad: Tilbagemeldingerne evalueres for at identificere områder, der kan forbedres eller præciseres i projektcharteret.
• Hvornår: Dette trin finder sted, efter at tilbagemeldingerne er blevet givet. Hvis der foreslås ændringer, skal de foretages, før dokumentet sendes til en ekstern kilde, hvor de kan have en økonomisk indvirkning.
• Hvor: Revisioner foretages i dokumentet.
• Hvordan: På baggrund af de modtagne tilbagemeldinger foretages de nødvendige opdateringer af dokumentet for at holde det i overensstemmelse med projektets mål og interessenternes forventninger.

6. Send til endelig godkendelse igen

Når dokumenterne er gennemgået, og tilbagemeldingerne er indarbejdet, kan de kræve godkendelse fra udpegede personer eller afdelinger, før de færdiggøres eller distribueres.

• Hvem: Projektlederen har til opgave at indsende det reviderede projektcharter til endelig godkendelse igen.
• Hvad: Det opdaterede dokument sendes til endelig dokumentgennemgang og godkendelse efter eventuelle nødvendige revisioner.
• Hvornår: Dette sker efter indarbejdelse af tilbagemeldinger og revision af dokumentet.
• Hvor: Genindsendelser foretages i softwaren til dokumentarbejdsgange eller projektstyringssoftwaren.
• Hvordan: Det reviderede dokument indsendes gennem godkendelsesarbejdsgangen til endelig godkendelse.

7. Gem dokumenter & tildel tilladelser

Efter den endelige godkendelse skal dine dokumenter opbevares sikkert og være tilgængelige til fremtidig reference, hentning og overholdelse af regler.

Sikker opbevaring af dine endelige dokumenter er kun én del af bedste praksis for dokumenthåndtering. Du bør også etablere protokoller for versionsstyring, regler for tilladelser og regelmæssige revisioner for at sikre, at din dokumentation forbliver aktuel, tilgængelig og i overensstemmelse med gældende krav.

Dokumenter skal opbevares sikkert til fremtidig reference, hentning og overholdelse af regler. Du kan bruge alt fra fysiske arkiveringssystemer til elektroniske dokumenthåndteringssystemer (DMS) eller cloudbaserede lagringsplatforme (Dropbox, Google Drive). 

Fastlæg politikker for opbevaring og arkivering af dokumenter, så du kan håndtere dokumenternes livscyklus effektivt. Afgør, hvor længe dokumenter skal opbevares, hvornår de skal arkiveres, og hvornår de kan bortskaffes sikkert.

• Hvem: Projektlederen er ansvarlig for at opbevare det godkendte projektkommissorium og administrere dokumenttilladelser.
• Hvad: Dette indebærer at organisere og sikre adgangen til dokumentet i et udpeget arkiv.
• Hvornår: Dette sker efter den endelige godkendelse af projektkommissoriet.
• Hvor: Dokumentet opbevares i et dokumentarkiv eller et dokumenthåndteringssystem.
• Hvordan: Adgangstilladelser tildeles baseret på roller, hvilket sikrer, at dokumentet er sikkert, og at relevante interessenter kan få adgang, hvis det er nødvendigt.

Læs vores dybdegående gennemgang af arbejdsgangskortlægning og digitale arbejdsgange for at lære mere om, hvordan du implementerer en effektiv arbejdsgang for dokumentgodkendelse.

Værktøjer til arbejdsgange for dokumentgodkendelse

Du kan bruge flere forskellige typer teknologi til at understøtte dokumentarbejdsgange, lige fra grundlæggende softwareløsninger til arbejdsgangsstyring til mere avancerede systemer på virksomhedsniveau. 

Her er nogle eksempler:

• DMS: DMS-platforme, godkendelsessoftware og software til dokumentstyring leverer centraliserede arkiver til opbevaring, organisering og håndtering af dokumenter. De indeholder ofte funktionalitet til versionsstyring, adgangskontrol, metadatamærkning og søgefunktioner.
• Software til automatisering af arbejdsgange: Software til automatisering af arbejdsgange giver dig mulighed for at designe og strømline samt automatisere dokumentarbejdsgange. Du kan oprette tilpassede arbejdsgange med foruddefinerede trin, regler og udløsere til videresendelse og godkendelse af dokumenter.
• Løsninger til elektroniske signaturer: Software til elektroniske signaturer er en type dokumentgodkendelsessystem, der giver mulighed for digitale signaturer og fjerner behovet for at udskrive, scanne og sende fysiske dokumenter med posten. Integrer disse systemer med dokumentarbejdsgange for at fremskynde elektronisk underskrift og godkendelsesprocesser i digitale dokumenthåndteringssystemer. Hvis du er bekymret for udgifterne, er dette en kategori, hvor der findes mange gratis softwareløsninger til elektroniske signaturer.

Læs om BPM kontra arbejdsgange her.

6 smarte tips til dokumentarbejdsgange

Her er mine små, snedige tricks til arbejdsgange for dokumentgodkendelse.

1. Automatiser notifikationer: Ved at konfigurere automatiske notifikationer kan du sikre, at alle får besked, når dokumenter er klar til gennemgang, når deadlines nærmer sig, eller hvis der har været ændringer. På den måde bliver ingen holdt i uvidenhed, og alle kan bidrage til tiden.
2. Opsæt en betinget arbejdsgang for dokumentrouting: Lad dine dokumenters rute (dvs. hvilke dokumenter der sendes til hvilke personer) afhænge af, hvad de handler om, eller hvem der skal godkende dem. Hvis det eksempelvis drejer sig om noget med et stort budget, sendes det automatisk til de højtstående kontrollører til godkendelse.
3. Parallelle gennemgange: Glem at vente på, at én person bliver færdig, før den næste kan gå i gang. Med parallel gennemgang kan forskellige teammedlemmer arbejde på forskellige dele samtidigt. Det reducerer gennemgangstiden og fremskynder dokumentgodkendelsesprocesserne.
4. Dokumentskabeloner: Standardiserede skabeloner er din bedste ven. Brug dem for at sikre ensartethed overalt, og se, hvor meget lettere det bliver for alle at udarbejde dokumenter. (PS: Du kan finde skabeloner til vigtige projektdokumenter i vores bibliotek for DPM-medlemmer her.)
5. Versionsstyring: Integrer dine arbejdsgange med versionsstyring for automatisk at holde styr på, hvem der gjorde hvad og hvornår. Slut med gætterier eller tvivl om, hvorvidt du arbejder med den nyeste version.
6. Reservegodkendelse: Giv godkendere mulighed for at delegere deres godkendelsesbeføjelse til udpegede stedfortrædere, når de ikke er tilgængelige. Det forhindrer forsinkelser i godkendelsesprocessen og sikrer kontinuitet i dine dokumentarbejdsgange.

3 almindelige fejl, du bør undgå

1. Utilstrækkelig sikkerhed:  Hvis man forsømmer korrekte tilladelser eller giver uautoriserede personer adgang, kan det føre til alvorlige brud på sikkerheden og potentielt kompromittere følsomme virksomhedsoplysninger. Sørg for at kortlægge afhængigheder og gennemgå dem, før arbejdsgangen igangsættes. Et DMS giver dig mulighed for at gøre dette hurtigt; ellers skal du sørge for, at det bliver dokumenteret, og overvåge det nøje.
2. Undervurdering af overvågning af arbejdsgangen: Hvis arbejdsgangen ikke vurderes, finjusteres og dokumenteres, kan det føre til fejl og forvirring blandt interessenter, teammedlemmer og kunder. Regelmæssig overvågning og forbedring gør det muligt at opretholde effektiviteten af arbejdsgangen og skabe klarhed.
3. Uhensigtsmæssig opbevaring: Dette hjælper dig og dit team med nemt at finde de endeligt godkendte dokumenter. Ved at etablere og kommunikere en struktureret procedure for dokumentopbevaring og arkivering i hele virksomheden sikrer man, at alle har nem adgang, og reducerer den tid, der bruges på at søge.

Hvad sker der nu?

Er du interesseret i at netværke med andre digitale projektledere for at udveksle ressourcer og ekspertise? Bliv medlem af vores medlemsfællesskab i dag, og få adgang til over 100 skabeloner, eksempler og illustrationer. Kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.