Processen for projektressourcestyring: Ekspertguide i 5 trin

I det bredere projektstyringsøkosystem fungerer den som en bro mellem projektstrategi og udførelse ved at afstemme organisationens kapacitet med projektets krav.

Processen for styring af projektressourcer

Gennem mine 13 års erfaring er jeg nået frem til, at der i praksis er fem faser eller processer involveret i processen for ressourcestyring (i modsætning til de seks faser, der er beskrevet i PMBOK). De omfatter:

1. Ressourceplanlægning
2. Ressourceestimering / Ressourcefordeling
3. Ressourceanskaffelse
4. Teamudvikling og -styring
5. Løbende evaluering af ressourcer

Trin 1: Ressourceplanlægning

Ressourceplanlægning er processen med at afgøre, hvilke personer, kompetencer, værktøjer, hvilket udstyr og hvilket budget der er nødvendige for at gennemføre et projekt med succes. Målet er at sikre, at du har de rigtige ressourcer til rådighed på det rigtige tidspunkt – uden at overbelaste teams eller skabe flaskehalse i leveringen.

Før du kan estimere ressourcer, skal du dog forstå:

• det arbejde, der skal leveres,
• tidsplanen,
• afhængighederne,
• og det krævede ekspertiseniveau.

Derudover kræver fastlæggelse af krav også, at du lytter til, hvad dine interessenter siger, de ønsker, men især til det, de ikke siger.

Brug dine beslutningsevner (en af mange kompetencer inden for ressourcestyring) til at læse mellem linjerne og stille intelligente spørgsmål. Hvis dine interessenter for eksempel insisterer på en softwareingeniør med mere end 30 års erfaring til at bygge en simpel app, skal du undersøge hvorfor. Ville det være et bedre match at erstatte en mindre erfaren udvikler med mere dybdegående viden om et nyere programmeringssprog? Hvorfor eller hvorfor ikke?

Ved afslutningen af planlægningstrinnet bør du kunne forstå, hvad du har brug for, hvornår du har brug for det, og om din tidsplan realistisk kan overholdes.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Trin 2: Ressourceestimering / ressourcefordeling

Ressourceestimering og -fordeling afgør, hvor stor en indsats projektet kræver, og hvem der realistisk kan udføre arbejdet inden for den tilgængelige tidsplan og det tilgængelige budget.

I denne fase skal du:

1. Estimere det nødvendige arbejde
2. Afgøre, hvilke kompetencer der er nødvendige
3. Beregne teamets tilgængelige kapacitet
4. Fordele ressourcer baseret på prioritet og tilgængelighed
5. Justere tidsplaner eller omfang, hvis kapaciteten ikke matcher efterspørgslen

Når du har identificeret, hvilke typer ressourcer du har brug for, er der mange metoder til ressourcefordeling, du kan anvende. I denne fase skal du være mere specifik omkring ressourceplanlægning. Hvor meget tid vil disse personer bruge på projektleverancen?

Du kan gribe denne estimering an på to primære måder:

• Nedefra-og-op: Estimér det antal timer, der kræves for at gennemføre hvert krav, og hvor mange timer hver person skal bidrage med til hver leverance. Denne tilgang er bedst, når omfanget er veldefineret, nøjagtighed er vigtig, og tidsplanerne er fleksible.

• Oppefra-og-ned: Hvis du har et fast budget at arbejde med baseret på din projektledelsesplan, skal du tage udgangspunkt i denne begrænsning og derefter allokere menneskelige ressourcer baseret på de mest kritiske roller, der kræves for at sikre projektets succes. Denne tilgang er bedst, når budgettet eller tidsfristerne er faste,
• og der skal træffes afvejninger tidligt.

Brug min skabelon til regneark for ressourceallokering til at fremskynde denne proces – den foretager beregningerne for dig, så du hurtigt kan se, hvor dit budget bliver brugt.

For at understøtte din allokeringsproces kan du også overveje at oprette en ressourceopdelingsstruktur (RBS) – en hierarkisk ramme, der kategoriserer alle ressourcer – mennesker, materialer og udstyr – efter type og funktion. Den er især nyttig til at visualisere det fulde omfang af de nødvendige ressourcer og sikre, at intet kritisk bliver overset.

Hvis du ikke er sikker på, hvilke roller der er kritiske, kan du interviewe kolleger, som tidligere har gennemført lignende projekter. Vær heller ikke bange for at trække på dine fageksperter og deres omfattende viden. De kan helt sikkert fortælle dig, hvor mange timer de har brug for for at udføre deres bedste arbejde.

Eksperttip

Husk, at mennesker notorisk er dårlige til at estimere. Jeg plejer at indregne en buffer på mindst 10 % for at tage højde for uforudsete risici eller forsinkelser.

Trin 3: Anskaffelse af ressourcer

Anskaffelse af ressourcer er processen med at sikre de personer, det udstyr, de værktøjer og de materialer, der er nødvendige for at gennemføre projektet til tiden og inden for budgettet. Udfordringen er at balancere hastighed, omkostninger, tilgængelighed og kompetencematch – for den ideelle ressource er ikke altid tilgængelig, når du har brug for den.

Når det gælder menneskelige ressourcer, er der to primære måder at bemande dine projekter på:

• Ansæt internt. Primært gennem din chef eller relationer, du har opbygget i organisationen. Interne ansættelser kommer hurtigere ind i arbejdet, kender virksomhedens arbejdsgange og indebærer en lavere operationel risiko. De kan dog allerede være overbelagte.

• Ansæt eksternt. Et samarbejde med rekrutteringsafdelingen, et bemandingsbureau eller brug af medarbejderhenvisninger kan være en god måde at tiltrække nye medarbejdere på. Ved den sidstnævnte mulighed kan det dog være nødvendigt at strukturere dit henvisningsprogram for at reducere bias. Eksterne ansættelser kan hurtigt udfylde kompetencehuller, tilføre specialiseret ekspertise eller øge kapaciteten. De kræver dog typisk mere tid og budget til introduktion.

Selvom det kan være fristende at ignorere røde eller gule flag under interviewfasen for at komme hurtigt i gang, bør du være så grundig, som projektplanen tillader, for at sikre, at du finder den rette person. Det vil spare dig for mange timers arbejde senere.

I dette trin skal du også skaffe de forsyninger, du har brug for til projektet. Indhent tilbud fra flere leverandører, og forhandl for at finde den bedste pris. Overvej at bruge software til ressourcebooking til effektivt at planlægge og allokere delte ressourcer såsom udstyr eller mødelokaler

Trin 4: Teamudvikling og -ledelse

Teamudvikling og -ledelse fokuserer på at hjælpe projektressourcer med at arbejde effektivt sammen gennem hele projektleveringen. På dette tidspunkt skifter projektlederens rolle fra at bemande projektet til løbende at opretholde teamets præstationer, samarbejde, ansvarlighed og motivation.

Hvis du syntes, at projektplanlægning, estimering og anskaffelse af ressourcer var udfordrende, er det intet sammenlignet med, hvor svært det er at udvikle og lede et team. Du kunne skrive en hel artikel om ledelse af mennesker, så her er den korte version: Skab de rammer, der gør det muligt for folk at yde deres bedste.

Effektiv teamledelse omfatter:

• afklare ansvarsområder,
• balancere arbejdsbyrder,
• fjerne blokeringer,
• løse konflikter,
• følge op på resultater,
• og understøtte samarbejde på tværs af teamet.

Husk, at ressourceledere ofte er nødt til at omfordele arbejdsbyrder, justere ansvarsområder og tilpasse teamstrukturer, efterhånden som projekter udvikler sig, for at sikre, at leveringen fortsat følger planen.

Trin 5: Løbende ressourceevaluering

Hvert nyt projekt begynder med gode intentioner, men det kan være svært at tænke på indhøstede erfaringer og målepunkter, når man først er midt i det hele og bliver bombarderet med interessentanmodninger fra alle sider.

PMI kalder dette trin for “kontrollér ressourcer”. Jeg forstår tankegangen, men jeg bryder mig ikke om konnotationen.

For at sikre, at du ikke mister overblikket over resultaterne, bør du planlægge regelmæssige helbredstjek af projektet, før arbejdet går i gang. Som en del af dit helbredstjek vil du:

• Gennemgå de faktiske timer/omkostninger i forhold til de estimerede timer/omkostninger (du kan gøre dette i Excel eller i det gratis ressourcestyringsværktøj, du foretrækker)
  • Hvis du bemærker en overallokering af medarbejdere og ikke kan se en måde at korrigere kursen på, skal du informere dine kunder om status for ressourceudnyttelsen, så det ikke kommer som en overraskelse senere. Del også dine idéer til, hvordan udgifterne kan reduceres, så projektet kommer tilbage på sporet.
• Indgå regelmæssigt i dialog med dit projektteam for at sikre, at de er afstemt med det arbejde, de finder værdifuldt
  • Vær opmærksom på arbejde, der har ændret sig i forhold til planen. Identificer muligheder for at foretage mere omkostningseffektive substitutioner, der øger medarbejdernes motivation og samtidig reducerer projektomkostningerne.
• Gennemfør regelmæssige agile retrospektiver for at revidere og opdatere projektprocesserne baseret på indhøstede erfaringer.

Eksempel på en proces for projektressourcestyring

Nu hvor vi har gennemgået trinene, lad os anvende denne metode på følgende eksempel:

"Du er projektleder og har fået til opgave at levere undervisning til offentligt ansatte inden for de næste seks måneder."

For at holde det enkelt brugte jeg regneark til denne øvelse, men ethvert ressourcestyringsværktøj kan bruges.

Trin 1: Ressourceplanlægning

• Dokumentér din forståelse af projektets omfang i en beskrivelse af projektets omfang baseret på tilgængelig dokumentation, interviews osv., og valider den med dine interessenter
• Identificér på baggrund af projektets omfang de typer personer, du får brug for til at udføre projektarbejdet, sammen med deres foreslåede ansvarsområder for hver rolle
• Lav en liste over de materialer, du får brug for til at gennemføre undervisningen
• Hvis du planlægger ressourcer til flere projekter på én gang, skal du organisere dem efter prioritet

Trin 2: Ressourceestimering / ressourceallokering

• Lad os forestille os, at din kunde giver dig et budget på $100,000 til denne undervisning, at projektets varighed er seks måneder, og at kunden ønsker, at projektlederen afsætter 50 % af sin tid til denne opgave. Antag omtrentlige timetakster for hver stilling, dokumentér dine antagelser, og lav beregningerne.
• Når du laver beregningerne, kan du se, at omtrent halvdelen af dit budget går til din projektleder på baggrund af kundens anmodning. Overvej, om det giver mening i forhold til dine tidligere erfaringer. Jeg beslutter, at det gør det – eftersom denne undervisning er målrettet fremtrædende personer og kræver udvikling af teknisk indhold, gætter jeg på, at jeg selv bliver meget involveret.

• Derefter estimerer du aktivitetsressourcerne for de resterende roller og dokumenterer dine antagelser. Glem ikke at afsætte 10 % til uforudsete udgifter.

• I mit første forsøg ender jeg $60,000 over budgettet. Av. Det betyder, at jeg bliver nødt til at finde ud af, hvordan jeg kan reducere omkostningerne gennem ressourceudjævning.
  • Jeg har min senioringeniør tilknyttet 20 % af tiden under hele projektet, men jeg har sandsynligvis kun brug for vedkommende i den første måned for at hjælpe med at identificere emner til kurset og igen i måned 4 og 5 for at gennemgå indholdet. Jeg har sandsynligvis også kun brug for vedkommende 1 dag om ugen i gennemsnit i stedet for 2 dage. Det sparer $30,000 på budgettet.
    • Jeg justerer de resterende timer ud fra, hvad jeg mener, jeg kan leve med. Jeg er nødt til at reducere projektledertimerne til 35 % og reducere reserven fra 10 % til 5 % for at få budgettet til at gå op. Det efterlader kun $300 til materialer. Det bliver stramt.

• På dette tidspunkt vender jeg typisk tilbage til kunden og tager en snak om mulighederne for at reducere projektets omfang. Det kan betyde, at uddannelsen forkortes til 3 dage i stedet for 5 for at spare instruktør- og analytikertid, at antallet af deltagere reduceres for at skære ned på materialeomkostningerne, eller at kursusindholdet ændres, så der ikke længere er behov for en senioringeniør.

Trin 3: Ressourceanskaffelse

Jeg vil bruge en kombination af teknikker til at bemande denne opgave baseret på ressourcetilgængelighed:

• Intern ansættelse: Junioringeniøren og den yngre forretningsanalytiker er nemme at finde. Jeg har to stjerner på mit team, som arbejder godt sammen med mig og gerne vil have en udfordring. Jeg kan endda oplære analytikeren i gradvist at overtage nogle af mine projektlederopgaver for at opnå besparelser. Efter en kort samtale for at bekræfte deres interesse og tilgængelighed er de med.
• Ekstern ansættelse: Senioringeniøren er sværere at finde. Der er få interne kandidater, og det er svært at ansætte en ekstern person med så specialiserede kompetencer. Heldigvis kender en person i mit netværk en tidligere medarbejder, som er villig til at bidrage på timebasis. Efter at have udfyldt lidt papirarbejde er vi klar.
• Kontraktansættelse: Kunden har allerede en kursusinstruktør i tankerne. Jeg samarbejder med mit rekrutteringsteam og senioringeniøren om at interviewe kandidaten og arbejder derefter sammen med indkøbsafdelingen om at tilknytte vedkommende på deltid. Jeg får ikke brug for denne type uddannelse igen i fremtiden, så det giver ikke mening at gå efter en fuldtidsansættelse.

Trin 4: Teamudvikling & ledelse

Ud over tilbagevendende teammøder arrangerer jeg ugentlige 1:1-samtaler med de personer på projektet, som jeg leder. Vi taler om deres udfordringer, ambitioner, og hvordan jeg kan hjælpe dem med at forblive motiverede og bedst muligt anerkende dem for deres bidrag. 

For dem, som jeg ikke leder direkte, arrangerer jeg en månedlig samtale for at sikre, at de er tilfredse med projektet, og for at få eventuel feedback, de måtte have til mig om, hvordan jeg kan forbedre mig. 

Fordi jeg tager mig tid til at lære deres karrieremål at kende, og fordi jeg er åben over for dem om deres præstationer og om, hvordan de kan forbedre sig, stoler de nok på mig til ikke blot at yde deres bedste, men også at give mig den feedback, jeg har brug for, for at blive en bedre leder.

Trin 5: Løbende ressourceevaluering

Selvom projektet starter med høj intensitet, opdager jeg, efterhånden som jeg afstemmer mit månedlige budget, gradvist, at min coaching bærer frugt, og at jeg bruger mindre tid på projektleverancerne. Efterhånden som analytikeren overtager flere projektlederopgaver, bliver det lettere for os at overholde vores oprindeligt stramme budget.

Vi etablerer også månedlige agile retrospektiver, hvor vi drøfter og dokumenterer lærte erfaringer, som vi gennemgår, før vi påbegynder hver ny leverance. Det hjælper os med at reducere det antal timer, vi bruger på hvert uddannelsesmodul. 

Vi kan inkludere et ekstra modul uden ekstra omkostninger – en goodwillgestus, der motiverer vores kunder til at engagere os i et endnu større projekt næste år.

Hvorfor er projektressourcestyring vigtig?

Effektiv ressourcestyring kan forvandle dit projekt fra et kaotisk rod til en leg. Selvom det er muligt at levere et projekt uden en plan og med medarbejdere, der ikke egner sig til eller er motiverede af arbejdet, vil jeg ikke anbefale det. Projektet bliver unødvendigt udfordrende, og miljøet er direkte ubehageligt.

Hvis det gøres korrekt, gavner udarbejdelsen af en effektiv plan for ressourcestyring projektlederen, teammedlemmerne, interessenterne og virksomheden.

• Projektlederen får lettere ved at styre projektet, hvis arbejdet, den estimerede arbejdsindsats og de nødvendige kompetencer afgrænses korrekt ved projektets opstart
• Teammedlemmerne er motiverede af og engagerede i deres arbejde, hvilket forbedrer produktiviteten og reducerer medarbejderudskiftningen
• Det bliver lettere at opfylde eller endda overgå interessenternes forventninger, hvis projektet afgrænses og bemandes med de rette ressourcer
• En vellykket projektleverance fremmer fortsat vækst gennem forespørgsler på nye eller gentagne opgaver.

Læs mere om hvorfor ressourcestyring er vigtig her.

Hvordan kan software til ressourcestyring hjælpe?

Selvom det er muligt at planlægge ressourcer ved hjælp af Excel, kræver det manuel dataindtastning og konstant opdatering. Ved at investere i software til ressourcestyring får du adgang til en lang række automatiserede funktioner, der kan spare dig tid og reducere risikoen for fejl.

Så hvad bør du se efter i et værktøj til ressourcestyring? Nyttige funktioner omfatter ressourcesporing i realtid, matchning af kompetencer og balancering af arbejdsbelastning. Værktøjer til kapacitetsplanlægning, som er en beslægtet type software, kan hjælpe dig med at fordele opgaverne for at forhindre, at dit team arbejder for meget, og indsamle feedback for at sikre løbende forbedringer.

Mange værktøjer integreres også problemfrit med anden projektstyringssoftware, som du måske allerede bruger, så du får et helhedsorienteret overblik over projektets fremdrift og udnyttelsesgrader for ressourcer.

Leder du efter det rette værktøj til ressourcestyring? Se denne vejledning til en demonstration af software til ressourcestyring, som kan hjælpe dig med at træffe en velinformeret beslutning.

Bedste software til ressourcestyring

1. 

   Float.com

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
2. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website
3. 

   Retain

   Visit Website

Hvad sker der nu?

Vil du mestre de finere detaljer inden for ressourcestyring? Se ekspertudviklet undervisning fra DPM School eller et af disse førende kurser i ressourcestyring.