Trin-for-trin-eksempel på ressourceallokering: Se, hvordan det fungerer
Ressourceallokering er et afgørende trin i projektstyringsprocessen. Uanset hvilken branche du arbejder i, eller om du kun driver ét eller flere projekter, har du brug for ressourcer. Det omfatter ting som værktøjer eller specialudstyr og vigtigst af alt mennesker, der kan hjælpe dig med at levere arbejdet og få opgaven løst.
Optimal planlægning og allokering af de ressourcer, du har til rådighed, påvirker din evne til at levere dit projekt til tiden og inden for budgettet. Det kan også påvirke din virksomheds bundlinje samt dit teams præstation og trivsel.
I denne guide forklarer vi, hvad ressourceallokering er, og hvorfor det er vigtigt at få denne proces rigtigt på plads. Vi gennemgår nogle af de udfordringer, du kan støde på, og gennemgår derefter et trin-for-trin-eksempel.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvem er ansvarlig for ressourceallokering?
Den rolle, der er ansvarlig for ressourcestyring og ressourceallokering, er ofte projektlederen. Nogle virksomheder har dog også en ressource- eller trafikchef til planlægning af medarbejdere og bemanding.
Generelt beskæftiger projektledere sig med at allokere og styre ressourcer til de projekter, de er ansvarlige for. Ressourcechefer har derimod et mere helhedsorienteret perspektiv og ser på ressourceallokering på virksomhedsniveau.
Begge roller arbejder tæt sammen om at tilknytte personer til projekter baseret på deres kompetencer, erfaring og tilgængelighed samt ved at anvende bedste praksis for ressourceallokering.
Trafikchefens rolle fungerer i mellemtiden på samme måde som en Scrum Master med fokus på processtyring, sikring af, at anmodninger stemmer overens med ressourcernes tilgængelighed, og facilitering af kommunikationen på tværs af teams.
Trafikchefen er loyal over for processen … bringer en fornuftig stemme ind i teamet og sørger for, at det er på linje med forretningsprioriteterne.
Trin-for-trin-eksempel: Sådan allokerer du dine projektressourcer
Lad os sige, at du har påtaget dig et projekt for din nye kunde, Ezycounting, et regnskabsfirma i hastig vækst med en årlig omsætning på $20 million. De har henvendt sig til dig for at få udviklet en mobilapp inden for en tidsramme på 6 måneder. Vi kalder det Project Ezy!
Ansvarsfraskrivelse: Vi har inkluderet eksempler fra Runn-appen for at illustrere, hvordan du allokerer ressourcer til dine projekter. Runn er en moderne app til ressourceplanlægning og kapacitetsprognoser, der hjælper projektledere med at planlægge og følge deres medarbejdere og projekter.
Efter selv at have arbejdet som projektleder i mange år kender jeg udfordringerne ved ressourceallokering særdeles godt. Jeg var med til at grundlægge Runn for at løse disse problemer og hjælpe med at give dig et samlet overblik over dine projekter og de personer, der er nødvendige for at levere dem.
Før du går i gang
1. Kend dit projektteams kapacitet og tilgængelighed
Før du begynder at allokere dine ressourcer til specifikke projekter, er det vigtigt at finde ud af, hvor meget tid du har til rådighed til at allokere i første omgang.
Arbejder nogle af dine medarbejdere på deltid? Arbejder nogle af dine medarbejdere kun på bestemte ugedage?
Begynd med at sikre dig, at du kender dit teams kapacitet, og hvor mange timer hver medarbejder kan arbejde om ugen eller dagen.
Runns People Planner giver dig realtidsadgang til din pulje af medarbejdere og freelancere, så du kan se alles eksisterende arbejdsbyrde, ferie og tilgængelighed til allokering.
2. Kend det øvrige arbejde i leveringspipelinen
Det er også vigtigt at vide, hvilket andet arbejde der er i gang i øjeblikket, og hvilket arbejde der kommer, da du kan have personer, der arbejder på flere projekter ad gangen. Det kan hurtigt blive uoverskueligt, hvis nogle personer får tildelt for meget arbejde, mens andre får tildelt for lidt.
Runns projektplanlægger viser alle dine projekter, der er planlagt i den valgte periode, og viser dig, hvad der er i gang i øjeblikket.
Hvis du bruger Runn, er People Planner og kapacitetsdiagrammerne hurtige måder at se, hvor du muligvis overskrider kapaciteten.
De fleste platforme til kapacitetsplanlægning giver dig mulighed for nemt at udføre kapacitetsplanlægning for teamet og planlægning af ressourceallokering.
Planlægning af dit projekt og tildeling af ressourcer
Når du har et overblik over de andre projekter i din pipeline, og hvor mange personer og timer du har til rådighed, er det tid til at gå i gang med at tildele og planlægge ressourcer til dit projekt. Den nemmeste måde at gribe denne proces an på er at bruge software til ressourceplanlægning.
1. Forstå projektets omfang og leveringsbegrænsninger
Først skal du sikre dig, at du kender kravene til og leverancerne fra dit projekt, og at du har identificeret eventuelle leveringsbegrænsninger, såsom:
- Hvad der er inden for og uden for projektets omfang
- Tidsfrister
- Afhængigheder
For Project Ezy ved du, at du skal levere en mobilapp inden for seks måneder med en fast lanceringsdato i juli.
2. Identificer roller og kompetencer til dit projekt
Identificer nu de roller, kompetencer og det erfaringsniveau, du får brug for for at levere projektet.
Ezycounting har brug for en native iOS-app, så du får brug for en person med Objective-C-programmeringskompetencer.
Som projektleder ved du måske ikke altid, hvem der vil være den rette til opgaven. Husk at rådføre dig med de relevante teamledere, løsningsarkitekter og ressourcechefer. De kender deres teammedlemmer godt og har en idé om, hvem på deres team der vil passe godt til opgaven, eller hvor der muligvis mangler kompetencer, som er nødvendige for at levere projektet.
På baggrund af størrelsen på Project Ezy og den angivne tidsramme forventer du, at du får brug for:
- 1 projektleder
- 1 UI/UX-designer
- 2 udviklere
- 1 tester
3. Skitser projektets overordnede tidsplan
Udarbejd derefter en overordnet projektplan. Samarbejd med dit team om at opdele omfanget i opgaver og aktiviteter, og estimer, hvor meget tid du forventer at få brug for til at levere arbejdsomfanget. Det antal timer eller dage, dit team skal bruge på at gennemføre hver opgave, indgår i projektets ressourceplan og tidsplan, så dette er et vigtigt trin.
Det hjælper at skitsere projektfaserne visuelt og notere eventuelle kritiske milepæle, vigtige leverancer eller deadlines i løbet af projektets tidsplan.
Når du har placeret alle disse elementer, vil du kunne se en tidslinje med start- og slutdatoer for projektet.
I Runn kan du hurtigt skitsere projektfaser og tilføje projektmilepæle.
Project Ezy strækker sig fra februar til juli og har syv væsentlige milepæle og 5 faser.
4. Tildel personer til projektet
Vælg de tilgængelige ressourcer, du vil tildele projektet, og sørg for, at de kan påtage sig nyt arbejde. Husk:
- At tage højde for fridage eller helligdage
- At sikre, at de personer, du tildeler projektet, har de rette kompetencer
- Og at ingen har for mange opgaver
Løs eventuelle overbookinger eller konflikter ved at omfordele arbejdet til en anden eller ændre tidsplanen.
Du har tildelt Michelle, Monica, Kenny og Beyonce til Project Ezy.
Runn giver dig mulighed for at føje personer til et projekt efter rolle og kompetencer og advarer dig i realtid om overbookinger og fridage, så du kan justere tingene undervejs.
Hvad hvis jeg ikke har de rette ressourcer på det rette tidspunkt? Hvis ingen på dit projektteam har de rette kompetencer, kan det være nødvendigt at hyre en ekstern konsulent til at hjælpe dig med at levere arbejdet.
I Runn kan du bruge pladsholdere til at angive behovet for en rolle, eller hvis du endnu ikke er sikker på, hvem på teamet der skal udføre arbejdet.
Du har tilføjet en pladsholder for udviklerrollen, mens du fortsætter med at tildele dine øvrige ressourcer.
En anden måde at gøre dette på er at bruge et regneark til ressourceallokering med automatiske beregninger af omkostninger og budgetforbrug.
Når projektet er i gang
Efterhånden som du arbejder dig gennem projektet, går tingene ikke altid som planlagt.
Hvad hvis dine planer for ressourceallokering var for forsigtige, og du nu risikerer at overskride budgettet?!
En nem måde at se, hvordan dine planer stemmer overens med virkeligheden, er at bruge projektstyringssoftware med funktioner til tidsregistrering og få dit team til at registrere deres tidsforbrug gennem hele projektet.
Det giver dig mulighed for at identificere, hvordan du klarer dig i forhold til din oprindelige plan for ressourceallokering, og for tidligt at identificere eventuelle risici i forbindelse med ressourcer eller tidsplanen, før de bliver til problemer. Hyppig kontrol af vigtige målepunkter inden for ressourceplanlægning, såsom udnyttelsesgrad og kapacitet, giver et bedre grundlag for dine beslutninger og hjælper med at undgå over-allokering og udbrændthed i teamet.
Ved at bruge effektiv software til ressourcestyring kan du få detaljeret indsigt i din ressourceallokering. Runns afvigelsesrapport viser for eksempel afvigelsen mellem din faktiske og planlagte ressourceallokering.
Runns afvigelsesrapport viser afvigelsen mellem din faktiske og planlagte ressourceallokering.
For at holde kursen og mindske eventuelle risici kan det være nødvendigt at:
- Udskifte en ressource
- Tilføje flere ressourcer
- Ændre ressourceallokeringen
Du er to måneder inde i Project Ezy, og du synes, at det går ret godt. Du logger ind på Runn og opdager, at alle dine medarbejdere har arbejdet overtid.
Du taler med Ezycounting, og de accepterer at forlænge projektet med to uger.
Konklusion
En effektiv proces for ressourceallokering indebærer, at du har en model for ressourceallokering på plads, før et projekt starter, tildeler de rigtige personer på det rigtige tidspunkt og følger din plan undervejs for at sikre optimal udnyttelse af teamet og en vellykket projektlevering. For at hjælpe dig gennem denne proces kan det være en fordel at bruge et gratis værktøj til ressourcestyring.
Overblik over din pipeline af arbejdsopgaver og dit teams kapacitet er afgørende, så du hurtigt kan reagere på ændringer og effektivt justere din plan.
Læs mere om hvordan du mestrer ressourceallokering her.
