İş Akışı Nedir? Genel Bakış, Örnekler ve Araçlar

İş akışları genellikle görselleştirilir; bunun için her iş öğesinin tamamlanmış kabul edilmesi için geçeceği süreç adımlarını veya sürecin daha makro düzeyde nasıl göründüğünü (yani görevin ya da genel olarak projenin tamamlanma sürecindeki aşamaları) gösteren akış şemaları kullanılır.

İş akışı diyagramlarını ve diğer akış şeması türlerini diğer proje yönetimi görselleştirme araçlarıyla karıştırmayın:

• Gantt şemaları, proje boyunca tamamlanacak belirli görevleri ve faaliyetleri, bunların ne zaman tamamlanacağını ve üzerlerinde kimin çalıştığını gösterir. İş akışları daha üst düzeydir; tek tek görevler yerine aşamalara veya evrelere odaklanır.
• Kritik yollar, belirli görevlerin sürelerine ve bağımlılıklarına göre projenin mümkün olan en kısa zaman çizelgesini gösterir. İş akışları genellikle farklı aşamalar için zamanlamaları veya süreleri içermez.
• PERT diyagramları de belirli görevleri ve bağımlılıkları dikkate alır; ancak belirli faaliyetler yerine kilometre taşlarına odaklanır. İş akışlarınız kilometre taşlarını gösterebilir, ancak bağımlılıkları hesaba katmaz (yalnızca adımların sırasını gösterir).

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

İş Akışlarının Evrimi

İş akışlarının kökenleri, çalışan verimliliğini artırmak için bilimsel ilkeleri uygulamaya yönelik çalışmalar yapan Frederick Taylor ve Henry Gantt'a kadar götürülebilir. Bu çalışmalar; çalışanların nasıl yönetileceği, iş akışının nasıl düzenleneceği ve daha üretken çalışanlar ile ekiplerin nasıl oluşturulacağı konusunda birçok yeni fikrin ortaya çıkmasını sağladı.

Ofislerde bilgisayarların kullanılması, tekrarlayan görevlerin ve iş akışları ile süreçlerin otomatikleştirilmesini mümkün kıldı; kurumsal kaynak planlama araçları (ERP'ler) ve müşteri ilişkileri yönetimi yazılımları (CRM'ler) gibi iş yazılımları da popülerlik kazandı.

İş akışları artık kendilerine güç veren iş akışı yönetimi yazılımı araçlarından ayrı düşünülemez. Makine öğreniminin ve proje yönetimi uygulamalarında kullanılmak üzere yapay zekânın entegrasyonu, bulut bilişim ve depolama ile süreç analiz yazılımları gibi daha yeni gelişmeler, kuruluşlara en verimli ve üretken çalışma yöntemlerini bulmak için süreçlerini iyileştirme ve uyarlama olanağı sunar.

Farklı İş Akışı Türlerine Örnekler

Bir proje yöneticisi olarak kullanabileceğiniz iş akışı kullanım alanları ve iş akışı örnekleri şunları içerir: 

1. Bir proje sponsorundan proje talebi almak ve projeyi başlatmak
2. Gereksinimleri tanımlamak, bu gereksinimleri karşılayan bir çözüm geliştirmek, test etmek ve bir ürün ya da hizmeti kullanıma sunmak
3. Proje yönetimi yaşam döngüsü: proje başlatma, planlama, yürütme, izleme ve kontrol, kapatma aşamalarını düşünün.

Ayrıca ekibinizin yürüttüğü iş akışları oluşturabilirsiniz; bunlar arasında müşteri deneyimi ve destek iş akışları, işe alıştırma iş akışları, tedarik iş akışları, iş operasyonları iş akışları veya dijital varlıklar oluşturmak ve onaylamak için kullanılan dijital iş akışları yer alabilir.

Aşağıda bir destek sunumu iş akışına ilişkin ayrıntılı bir örnek yer alıyor.

1. Şikâyet veya destek talebi, hizmet masası analistiyle birlikte kayda alınır.
2. Bir çözüm uygulanmaya çalışılır. Başarılı olursa yedinci adıma geçilir.
3. Başarılı olmazsa talep, daha ayrıntılı incelenmesi için uygun hizmet masası analistine atanır.
4. Başka bir çözüm uygulanmaya çalışılır ve talep güncellenip açıklama eklenir. Gerektiği kadar tekrarlanır.
5. Hizmet masasının bilgi birikimi tüketilir ve talep üst seviyeye aktarılır.
6. Talep, üst seviyeye aktarma ekibiyle birlikte izlenir.
7. Başarılı bir çözüm bulunur ve müşteri bilgilendirilir.
8. Talep kapatılır.

İş akışları belgelenebilir ve birçok farklı düzeyde iletişime sunulabilir.

Aşağıdaki iş akışı, destek sunumuna ilişkin daha geniş kapsamlı bir çalışma alanını ve daha üst düzey bir süreci gösterir; bu sürecin içinde daha küçük süreçler de yer alır (bunlar da belgelenmelidir).

Bu iş akışı örneğinde, sürecin her bir bölümünü hangi ekibin ele alacağını göstererek her iş akışı adımındaki sorumluluğu netleştirmek için kulvarlar kullanılır. Kulvarlar zorunlu değildir; ancak birçok ekibe veya sorumluluk alanına yayılan karmaşık bir sürecin haritasını çıkarırken faydalıdır. İş akışınızı doğru şekilde göstermenize yardımcı olacak bir diğer unsur da akış şeması oluşturmayı bilmektir; böylece hangi sembolleri ne zaman kullanacağınızı öğrenebilirsiniz. 

İlk kulvarda, daha üst düzey süreçten daha ayrıntılı olarak neler olduğunu açıklayan bir alt iş akışı bulabilirsiniz. 

Etkili Bir İş Akışı Nasıl Oluşturulur?

İşte etkili bir iş akışı oluşturmaya yönelik adım adım kılavuz:

1. Yapışkan notlarla başlayın. Yapılması gereken her görev veya proje yönetimi iş akışının her aşaması için bir yapışkan not hazırlayın ve bunları mantıklı bir görev sırasına taşıyın.
2. Ekibe danışın. İş akışındaki adımları gerçekten uygulayan kişilerle konuşun. Eksik bir şey olup olmadığını, sırası yanlış olan bir adım bulunup bulunmadığını veya gözden kaçırdığınız başka hususlar olup olmadığını öğrenin. 
3. İş akışının haritasını çıkarın. Bunu genellikle akış şeması yazılımında, iş akışı diyagramı yazılımında veya zihin haritası yazılımında yapmak en kolay yoldur. Süreçteki adımları aralarında boşluk bırakarak yazın.
4. Faaliyetteki her adımın çevresine kareler çizin ve sonraki adımları belirtmek için oklar kullanın.
5. Darboğazları, gereksiz tekrarları ve bağımlılıkları belirleyin. Bunları belirli sembollerle veya renklerle not edin (ve bir lejant ekleyin).
6. Rolleri ve sorumlulukları tanımlayın. Kişileri belirli aşamalara veya görevlere atamayacaksınız; ancak sürece hangi rollerin dâhil olacağını bilmelisiniz. Örneğin, bir proje başlatma iş akışında proje yöneticisi başlangıç toplantısı görüşmesini düzenlemekten sorumludur ve müşteri proje planını onaylamalıdır.
7. Dosyalayın ve herkesin erişebildiğinden emin olun. Ekibin çalışmayı tamamlarken bu belgeye başvurabilmesi önemli olduğu gibi, çalışanların işe alıştırılması ve ekip üyelerinin eğitilmesi açısından da önemlidir.

İş Akışları Oluşturmak İçin En İyi Uygulamalar

Proje iş akışlarınızı oluştururken aklınızda bulundurmanız gereken bazı en iyi uygulamalar şunlardır.

• Açık bir hedef belirleyin. İş akışınızın bir amacı olduğundan ve ekibin ihtiyaç duyduğu bir şey olduğundan emin olun. Kendisine veya projeye herhangi bir değer sunmayan bir süreci hiç kimse takip etmez.
• Bir geri bildirim döngüsü oluşturun. Ekipten ve iş akışını kullanan diğer kişilerden sürekli geri bildirim alın. Neyin işe yaradığını, neyin yaramadığını öğrenin ve iş akışını gerektiği şekilde ayarlayın.
• Yazılım ve süreç otomasyonu araçlarından yararlanın. İş akışı otomasyon yazılımları ve diğer süreç iş akışı yazılımı araçları, insan hatalarını ve verimsizlikleri azaltmak amacıyla iş akışları oluşturmak, otomatikleştirmek ve optimize etmek için tasarlanmıştır. Otomasyonun faydaları hakkında buradan bilgi alın.
• Başarıyı nasıl ölçeceğinizi belirleyin. İş akışınızın başarıyla kullanılıp kullanılmadığını değerlendirmek için hangi KPI'ları ve metrikleri kullanacağınızı belirleyin. Bu veriler, iş akışınızı ayarlamanız gerekip gerekmediğinin iyi bir göstergesidir.
• Ölçeklenebilirliği göz önünde bulundurun. Ekip ve kuruluş büyüdükçe iş akışlarınızı nasıl uyarlayacağınızı belirleyin. Sürece daha fazla adım eklemeniz, dahil olan kişileri artırmanız veya azaltmanız ya da daha fazla onay aşaması veya kontrol noktası oluşturmanız gerekebilir (belge onay iş akışları hakkında daha fazla bilgiye buradan ulaşın).
• Yineleyin. Geri bildirim aldıkça, ölçeği büyüttükçe ve işe yarayıp yaramadıklarını belirlemek için metrikleri kullandıkça iş akışlarınızı sürekli güncelleyin. Yineleme, iş akışlarınızın yanlış olduğu anlamına gelmez; yalnızca iş akışlarının sadeleştirilebileceği (bu da iş akışlarınızı daha çevik hâle getirir) anlamına gelir.

İş Akışları ve Süreçler Arasındaki Fark Nedir?

Bir iş akışı bir görevi tamamlamak için izlenmesi gereken adımlar dizisidir; süreç ise belirli bir sonuca ulaşmak için katı biçimde izlenmek üzere tasarlanır.

Süreçlerle karşılaştırıldığında, iş akışları değişen koşullara uyarlanabildikleri için genellikle daha esnek ve daha az resmidir. İş akışları mutlaka kapsamlı belgeler veya birden fazla paydaşın onayını gerektirmez. 

Sonuç olarak iş akışlarının uygulanması, süreçlere kıyasla genellikle daha hızlı ve kolaydır. Ancak süreçler, düzenlemelere sıkı uyum gerektiren durumlar gibi bazı koşullarda daha verimli olabilir. 

Araçlar ve Yazılımlarla İş Akışlarını Otomatikleştirme

İş akışları ve bunları yöneten iş akışı yönetimi sistemleri çoğu zaman aynı şeydir. Yukarıda bahsettiğim bazı yönetim araçlarının yanı sıra değerlendirebileceğiniz birkaç araç daha vardır:

• İş süreçleri yönetimi (BPM) araçları, en önemli iş süreçlerinizi düzenlemek, yönetmek ve güncellemek; ayrıca süreç iyileştirme ve iş akışı haritalama çalışmalarını yürütmek için kullanışlıdır (iş akışları ile BPM arasındaki farklar hakkında buradan daha fazla bilgi alın).
• İş akışı uygulamaları, bir süreçte değişiklik yapmanız gerektiğinde ancak masaüstü bilgisayarınıza erişiminiz olmadığında kullanışlıdır.
• Proje iş akışı yazılımı, daha büyük bir proje bağlamındaki iş akışlarını yönetmek için idealdir; ekibinizin uyumlu ve üretken kalmasını sağlamak üzere görev otomasyonu, gerçek zamanlı iş birliği ve ayrıntılı ilerleme takibi gibi iş akışı yazılımı özellikleri sunar.
• Açık kaynaklı iş akışı yazılımı, iş akışlarını belirli ihtiyaçlara göre uyarlamak isteyen ekipler için özelleştirilebilir bir alternatif sunar. Bu araçlar, özellikle kendine özgü süreçleri veya bütçe kısıtlamaları olan kuruluşlar için değerlidir.
• Kurumsal iş akışı yazılımı, departmanlar arası entegrasyon, güçlü otomasyon özellikleri ve karmaşık, yüksek hacimli iş akışlarını yönetebilecek ölçeklenebilirlik gibi gelişmiş özellikler sunarak büyük ölçekli kuruluşlar için tasarlanmıştır.
• ProcessMaker alternatifleri, şu anda ProcessMaker kullanıyor veya test ediyor ancak ihtiyaçlarınıza tam olarak uygun olmadığını düşünüyorsanız harika seçeneklerdir.

İş akışları gibi süreçlerinizi hızlandırabilecek benzersiz ve yenilikçi özellikler sunan araçlara göz atmaya her zaman değer; örneğin yapay zekâ iş akışları.