Vad är samarbete? Definition, typer och bästa praxis
Samarbete är ett av de där orden som har blivit allestädes närvarande på senare tid. Många pratar om det, men alla gör det inte eller gör det effektivt.
Jag kommer att gå igenom teamsamarbete, varför det är särskilt viktigt i digitala projekt, konsekvenserna av distansarbete samt några bästa metoder och programvaruverktyg.
Vad är samarbete?
Samarbete är processen att skapa något tillsammans med någon annan eller med en grupp människor. I digitala projekt är det själva livsnerven i det du gör – att skapa digitala upplevelser tillsammans med kunder, teammedlemmar, intressenter, tekniska resurser och designers (för att bara nämna några).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Distanssamarbete, som är vanligare än någonsin, innebär att göra detta med det ytterligare hindret som avstånd och teknik medför. Genom att använda samarbetsverktyg och kommunikationsverktyg kan du förbättra arbetsmiljön, göra den mer engagerande och uppmuntra till kunskapsdelning, vilket gör teamet mer motståndskraftigt, effektivt och kapabelt att uppnå resultat!
Vilka olika typer av samarbete finns det?
Här är några av de många olika typer av samarbete som är relevanta för digitala projekt.
- Teamsamarbete: Den här typen av samarbete innebär att projektteamet samlas för att arbeta mot ett gemensamt mål (det vill säga att slutföra projektet). Detta är förmodligen den mest uppenbara typen av samarbete, och alla projekt som involverar mer än en person kräver det.
- Gemenskaps- eller socialt samarbete: Den här formen av samarbete involverar en större grupp än bara projektteamet. I projekt som exempelvis är gemenskaps- eller sociala program eller initiativ behöver du input från den gemenskap eller grupp som projektet kommer att påverka.
- Tvärfunktionellt samarbete: Detta innebär att samla människor från olika discipliner för att arbeta med ett projekt. Digitala projekt involverar ofta utvecklare, designers och marknadsförare, och tvärfunktionellt samarbete gör det möjligt för dem att arbeta effektivt tillsammans och dra nytta av sina styrkor. Var dock medveten om att tvärfunktionellt samarbete kan vara utmanande.
Utvecklare älskar Jira, särskilt för att hantera driftsättningar och automatiseringar, men designers tycker att det är väldigt stelt och inte särskilt designervänligt. Det är ett ständigt fram och tillbaka för att få båda teamen att samarbeta.
- Samarbete i molnet: Om ditt team använder projektsamarbetsverktyg som är molnbaserade, även kallade molnbaserade samarbetsverktyg, bör ni fundera på hur teamet ska samarbeta och hantera sitt arbete i molnet. Om flera teammedlemmar exempelvis arbetar med ett dokument i ert dokumentsamarbetsverktyg samtidigt bör ni ta fram en process för att säkerställa att de inte skriver över varandras arbete.
- Virtuellt samarbete: I takt med att distansarbete blivit vanligare samarbetar många team virtuellt (i stället för på plats) med hjälp av videosamarbetsverktyg. Virtuellt samarbete kräver lite mer arbete för att hålla alla uppdaterade, och du som projektledare måste planera in särskilda tider och möten för att uppmuntra till samarbete och säkerställa att teamet inte arbetar i silos.
- Asynkront samarbete: Detta sker när team inte samarbetar i realtid (till skillnad från synkront samarbete, som sker i realtid). Teammedlemmarna kan befinna sig på olika platser eller arbeta i olika tidszoner. I stället för ett dagligt avstämningsmöte kan du be teammedlemmarna att skicka ett meddelande i ert kommunikationsverktyg för team med sina anteckningar för dagen.
- Organisationsöverskridande samarbete: Den här typen av samarbete uppstår när olika organisationer måste arbeta tillsammans med ett projekt. Det kan innebära att två byråer samarbetar och delar resurser för att leverera ett stort projekt som en enda byrå inte har resurser att genomföra.
- Kreativt samarbete: Den här typen av samarbete liknar tvärfunktionellt samarbete, men är specifik för kreativa områden som konst, design och media. Om ditt projekt är en scenproduktion eller en konstinstallation kommer du sannolikt att använda den här typen av samarbetsinsats.
Varför är samarbete viktigt för din organisation?
Det finns många fördelar med samarbete för din organisation. Här är några anledningar till att samarbete är viktigt:
- Samarbete hjälper dig att förbli konkurrenskraftig: affärsallianser ger företag snabb tillgång till den teknik, kompetens och data som leder till innovation, samt ökad smidighet och motståndskraft.
- Samarbetsekosystem gör det möjligt för företag att bli mer lönsamma genom att öka effektiviteten eller minska kostnaderna, expandera till nya geografiska områden samt skapa nya och gemensamma produkter.
- Samarbete gör det möjligt för oss att få tillgång till de resurser vi behöver genom strategiska partnerskap som fyller luckor i din eller teamets kompetens.
- Team med specialiserad kompetens och kunskap krävs för att leverera projekt: dessa består sannolikt av kombinationer av kunders, leverantörers och underleverantörers resurser.
- Samarbete bryter ner stuprör i organisationer för att få tillgång till en mängd kunskap för att lösa problem, förbättra samarbetskulturen och uppnå gemensamma mål eller företagsmål.
Vilken roll spelar samarbete i ditt företag?
Samarbete skapar möjligheter att engagera medarbetarna mer, frigöra teamets kreativitet, attrahera och behålla de bästa talangerna samt leverera projekt snabbt.
Samarbete över funktionsgränserna är kärnan i agila arbetssätt, som allt fler organisationer börjar använda. De använder dessa arbetssätt för att hantera VUCA (de okontrollerbara aspekterna av affärsmiljön) och dess motmedel VUCA Prime (ett svar på VUCA genom att tillämpa agila metoder).
Den ”stora uppsägningen” är ett verkligt fenomen, särskilt i den digitala världen, så det är avgörande för organisationens framgång att attrahera och behålla medarbetare. Medarbetare söker ständigt meningsfulla sätt att bidra, vilket ökar arbetstillfredsställelsen och främjar deras utveckling av kunskaper och färdigheter.
Framgångsrikt samarbete hjälper till att engagera medarbetarna, ta vara på deras expertis och utnyttja deras förmågor fullt ut. För att stödja detta investerar många organisationer i samarbetskurser som stärker kommunikations-, empati- och problemlösningsförmågor som är avgörande för högpresterande teamarbete.
I digitala arbetsmiljöer, där specialiserad kunskap sträcker sig över flera områden, blir effektivt samarbete en nödvändig kompetens. Dessutom kräver många digitala projekt arbete över organisatoriska gränser – antingen mellan interna avdelningar (som innehåll och design) eller mellan byråer och kunder.
Vilken roll har ledarskapet i samarbete på arbetsplatsen?
Ledare spelar en nyckelroll när det gäller att identifiera och prioritera de företagsrelaterade faktorer som påverkar organisationens förmåga att samarbeta effektivt. Sådana faktorer är:
- Företagets geografiska närvaro: kunders och medarbetares placeringar, viktiga leverantörers placeringar, underleverantörers placeringar
- IT-infrastruktur: Är ert kontor Microsoft-centrerat? Vilka är era tekniska grundpelare (CRM, dokumenthantering, redovisning osv.)?
- Kultur: ledarstilar, kommunikationsstilar, ledningsstilar, teknisk kompetens, preferenser för arbetssätt
- Viktiga interaktioner: interaktioner med kunder jämfört med interna interaktioner, samskapande, beslutsfattande, relationsbyggande
- Attraktion och bibehållande: samarbete och teamarbete; olika generationer; mångfald, jämlikhet och inkludering
Det finns inga rätt eller fel svar här, men dessa faktorer påverkar hur du kan göra samarbetet mer effektivt och identifiera var prioriteringarna ligger. Om din IT-infrastruktur till exempel i hög grad bygger på Microsoft-centrerade verktyg (som OneNote), bör du leta efter IT-samarbetsverktyg som utnyttjar detta.
Ett annat exempel är om interaktioner på en webbsida är ett centralt problem för kunden. Då bör du leta efter verktyg som gör det möjligt att samarbeta på distans med kunder kring designen, få feedback och markera ändringar i innehållet som skapas. Detta är en viktig fördel med samarbetsverktyg.
Vilka är de bästa metoderna för samarbete?
Jag har identifierat några centrala samarbetsområden att fokusera på i digitala projekt:
- Använd samskapande
- Bygg upp och upprätthåll team med hög tillit
- Ha alltid en mötesagenda
- Fatta beslut tillsammans
Samskapande
Samskapande (baserat på metoden samtidig utveckling) är en teknik som digitala projektledare kan använda för att förbättra samarbetet i sina team och med sina kunder. Den kännetecknas av följande:
- Tvärfunktionella team: Digitala projekt samlar unika kompetenser och varierande samarbetsroller, såsom innehållsskapare, designers och tekniska specialister. Se till att du tänker på all den kognitiva mångfald som du försöker ta till vara i dina samarbetsmetoder och verktyg.
- Samtidig produktframtagning: Detta är ett elegant sätt att säga att man utvecklar flera produkter samtidigt. Du vill se helheten i projektet samtidigt som du utformar och bygger delkomponenterna. Skapa tydlighet kring den övergripande visionen och se till att alla känner till de viktigaste kopplingarna mellan projektets olika delar.
- Successiv informationsdelning: Detta bör vara lätt för de flesta digitala team att relatera till. Tänk på era sprintar, teammöten och korta avstämningar. Den här typen av rutiner och arbetssätt är ett bra stöd för samarbete, men glöm inte att involvera kunderna på ett lämpligt sätt.
- Integrerad projektledning: Ni kanske arbetar parallellt (vilket lämpar sig för mer agila arbetssätt), men ni behöver komplettera detta med projektledningsmetoder för att hantera tid och budget.
Bygg upp och upprätthåll team med hög tillit
Ta dig tid att bygga upp ditt distansteam, skapa utrymme för att de ska lära känna varandra genom teambuildingaktiviteter och låt dem skapa gemensamma normer och arbetssätt för att bli mer effektiva. Fortsätt att genomföra projektretrospektiv och regelbundna avstämningar för att se hur de mår och fungerar.
Ta dig tid att förstå vad som fungerar för teamet och vad som inte gör det, samt vilka strategier som är effektiva för att bygga upp och upprätthålla rätt kultur så att teamet kan lyckas. Därefter kan du upprepa detta i kommande projekt.
Ha alltid en mötesagenda
Ett av de enklaste verktygen för att öka mötenas effektivitet är att alltid ha en mötesagenda! Delta inte i ett möte om det saknas en agenda och boka inte ett möte utan en. På så sätt säkerställer du att rätt personer är med för att få rätt saker gjorda under mötet.
Möten är inte rätt plats för att dela information. Respektera människors tid – använd asynkrona verktyg och metoder när det är möjligt. Om du vill få feedback ur olika perspektiv kan du använda verktyg som är särskilt utformade för att samla in kommentarer.
Fatta beslut tillsammans
Genom att använda metoder för gemensamt beslutsfattande får team större handlingskraft. De fattar mer välgrundade beslut, vilket stärker engagemanget i teamet. Kommunicera också – vad beslutade ni och varför – till alla som behöver känna till det.
Några bästa metoder och tekniker för samarbete att utforska är:
- Beslutsfattande i nominell grupp: Detta tar idégenerering till nästa nivå och säkerställer att alla röster blir hörda.
- Trappstegsmetoden: Detta gör det möjligt för teamet att sammanställa information genom uppdelningar och sedan fatta ett beslut.
Verktyg som hjälper till att stärka distanssamarbete
Samarbete uppstår organiskt i personliga möten. Att vara fysiskt tillsammans kan öka kamratskap, spontana interaktioner, djupare relationer, dynamisk problemlösning i realtid och samtal i korridoren – allt detta bidrar till ett produktivt, fokuserat och engagerat team.
Detta är svårt att återskapa i en distansmiljö. Du kommer sannolikt att vända dig till en handfull samarbetsverktyg, som kan se ut ungefär så här:
- Verktyg för affärskommunikation, till exempel e-post, röstbrevlåda, videokonferensverktyg som Webex samt chatt- och meddelandeappar.
- Plattformar för gemenskaper, till exempel Mighty Networks, Discord eller Clubhouse.
- Onlineverktyg för Office, till exempel Office 365 eller Google Drive.
- Samarbetsverktyg för företag, till exempel verktyg för molnlagring eller fildelning.
- AI-samarbetsverktyg, som erbjuder funktioner som kan påskynda och minska de repetitiva, manuella uppgifter som projektledare använder för att underlätta samarbete.
- Projektledningsprogram & program för uppgiftshantering, som Jira, Asana och Trello, kan hjälpa team att hålla ordning, medan program som Milanote ger ytterligare möjligheter för visuell projektorganisation och samarbete.
Det är viktigt att samarbetsverktygen för företag och alla andra verktyg du använder erbjuder integrationer som gör att de kan kommunicera med varandra, så att informationen är uppdaterad och relevant för teammedlemmar på alla plattformar du använder. Priset på samarbetsprogram är också en faktor – se till att du hittar ett alternativ som passar din budget.
Här är en lista över de bästa samarbetsverktygen för användning i digitala projekt och bland projektteam.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Du hittar fler samarbetsverktyg för team här.
