En nybörjarguide till programvara för arbetsflödeshantering
Om du är här måste det betyda att du är nyfiken på att effektivisera processerna i din organisation. Dessutom letar du efter ett verktyg som kan hjälpa dig med det, så att du äntligen kan göra dig av med alla dessa Excel-kalkylblad, post-it-lappar och andra kreativa sätt som du hittills har utvecklat för att hålla kontroll över dina processer. Därför ska vi tillsammans utforska vad programvara för arbetsflödeshantering är och några av dess fördelar.
Men precis innan vi börjar besvara frågan om vad programvara för arbetsflödeshantering är, ska vi titta på sammanhanget. Arbetsflödesprogramvara är en stor sak i dag, vilket marknadsvärdet visar (uppskattat till $10.5M USD). Den här marknaden förväntas växa med nästan $14M USD mellan 2023 och 2028.
Varför växer den? Främst eftersom företag har bestämt sig för att låta robotar ta hem segern den här gången och gett efter för automatiseringens kraft. Nu börjar vi prata om arbetsflödeshantering!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Med några få ord är arbetsflödeshantering en iterativ process för optimering av arbetsflödets kvalitet. Glasklart? För att göra det tydligare börjar jag med grunderna och berättar vad ett arbetsflöde är.
Vad är ett arbetsflöde?
Ett arbetsflöde är en serie steg som representerar den ordning som ska följas för att slutföra en aktivitet. Till skillnad från en affärsprocess, som är linjär, innehåller ett arbetsflöde villkorslogik för att fatta beslut längs vägen, vilket kan få arbetsflödesprocessen att följa olika vägar.
Det traditionella sättet att representera ett arbetsflöde är att använda ett flödesschema, och många programvaruverktyg kan hjälpa dig att skapa vackra diagram från mallar eller från grunden. Förväntningen är att du ska omvandla manuella processer till olika arbetsflöden med upprepningsbara steg som kan följas för att skapa förutsägbara resultat.
Exempel på arbetsflöden är:
- Dokumenthantering eller godkännande av marknadsföringsmaterial
- Introduktion av medarbetare
- Hantering av godkännande av en reseförfrågan eller godkännande av utgifter
Programvara för flödesscheman har vanligtvis ett användarvänligt gränssnitt med dra-och-släpp-funktionalitet som gör att du kan bygga anpassade arbetsflöden i en kodfri miljö. Dessutom erbjuder den funktioner för samarbete, så att ni kan skapa tillsammans i realtid. Programvara för processarbetsflöden integreras ofta med dessa verktyg, vilket möjliggör smidiga övergångar från visuell planering till genomförande och uppföljning inom ett enhetligt system. Dessa processer omfattar ofta komplex dokumenthantering, vilket gör implementering av ett dokumenthanteringssystem nödvändig för strukturerade godkännanden, versionshantering och säkert samarbete.
Nu är det viktigt att notera att arbetsflöden, på grund av sina förgrenade vägar, kan bli komplexa när fler beslut fattas och fler teammedlemmar ingår i arbetsflödet. Det är just denna komplexitet som arbetsflödeshantering försöker hantera, ofta med hjälp av programvara för arbetsflöden i företag som kan hantera komplexa processer, automatisera uppgifter och säkerställa ett smidigt samarbete mellan stora team.
Vad är arbetsflödeshantering?
Arbetsflödeshantering är en metod som innebär att kartlägga dina arbetsflöden, följa upp dem och slutligen optimera dem genom integration eller automatisering, eller båda.
Integrationer av arbetsflöden innebär vanligtvis att olika appar kopplas samman för att utbyta information. Dessa integrationer kan konfigureras manuellt med hjälp av ett API, men även med hjälp av programvara från tredje part, till exempel Zapier.
För att automatisera arbetsflöden krävs en typ av programvara som kallas programvara för automatisering av arbetsflöden som gör det möjligt för dig att ställa in affärsregler som styr informationsflödet. Dessa verktyg för automatisering av arbetsflöden kan omvandla repetitiva uppgifter till förutsägbara automatiserade processer som sparar tid och pengar.
Arbetsflödeshantering är cyklisk, vilket innebär att varje gång du effektiviserar ett arbetsflöde kartlägger du det på nytt och börjar sedan följa upp det igen fram till nästa optimering. Det handlar om att ständigt sträva efter förbättringar. Ett verktyg för arbetsflödeshantering hjälper dig med denna cykliska uppgift.
Läs mer om de olika typerna av arbetsflödeshantering här.
Vad är programvara för arbetsflödeshantering?
Programvara för arbetsflödeshantering är ett program som vanligtvis ingår i ett projekthanteringsverktyg och kan hjälpa dig att hantera teamets arbetsflöden. Du kan följa olika projektarbetsflöden med hjälp av instrumentpaneler, skapa eller optimera arbetsflöden med hjälp av vyer för aktivitetshantering, till exempel Kanban eller tidslinje, definiera beroenden och identifiera förbättringar.
Ett system för arbetsflödeshantering finns vanligtvis i tre varianter.
Typer av programvara för arbetsflödeshantering
Lokalt installerad
En lokalt installerad lösning innebär att programvaran körs på din maskinvara och att du ansvarar för underhållet. Även om det här alternativet ger säkerhetsfördelar innebär det också att du spenderar mer pengar, eftersom du måste underhålla både programvara och maskinvara.
Molnbaserad
Molnbaserad programvara är den vanligaste lösningen idag. Den här typen av lösning innebär att du använder leverantörens resurser, inklusive maskinvara och molnlagring. Tänk på alla SaaS-verktyg du använder för närvarande, till exempel ett CRM, programvara för tidsregistrering, programvara för dokumentarbetsflöden eller programvara för dokumentstyrning.
Hybrid
En hybridlösning innebär att du lagrar din information på olika platser, beroende på verksamhetens arbetssätt och mål. Information som är mer kritisk för verksamheten lagras i ditt moln, medan mindre kritiska resurser lagras hos leverantören. Det här är ett utmärkt alternativ för detaljerade behörigheter och åtkomstkontroll.
Vanliga funktioner i programvara för arbetsflödeshantering
Här är några av de viktigaste funktionerna i programvara för arbetsflödeshantering.
- Aktivitetshantering. Oavsett vilken prisplan för arbetsflödesprogramvaran du väljer innehåller de flesta programvaror för projektarbetsflöden funktioner för aktivitetshantering. Vyer för aktivitetshantering, till exempel listvyer, ingår vanligtvis i grundplaner och erbjuder anpassningsbara fält så att du kan följa de mätvärden som är viktigast för dig.
- Processautomatisering. Som vi nämnde hjälper automatisering till att optimera arbetsflöden, främst genom att möjliggöra automatisk körning av aktiviteter. En annan fördel med processautomatisering är att den skickar aviseringar till berörda personer när mänsklig inmatning krävs. Du kan också leta efter särskild programvara för processautomatisering.
- Rapportering och analys. Alla verktyg för arbetsflödeshantering har en rapporteringsmodul. Den hjälper dig att följa KPI:er och säkerställa att dina arbetsflöden levererar som förväntat. Rapportering kan också hjälpa dig att identifiera flaskhalsar och avgöra när du behöver följa upp.
- Integrationsmöjligheter. Integrationer utökar räckvidden för dina arbetsflöden genom att ansluta flera appar och möjliggöra informationsutbyte mellan dem.
- Användarvänligt gränssnitt. Kom ihåg att arbetsflöden kan bli komplexa när fler variabler tillkommer. Därför fokuserar de här verktygen på att ge dig en bra användarupplevelse, så att du inte blir distraherad när du försöker hitta saker i verktyget. Microsoft Visio är ett bra exempel på detta.
Fördelar med programvara för arbetsflödeshantering
Fördelarna med programvara för arbetsflödeshantering omfattar:
- Ökad produktivitet
- Förbättrat samarbete
- Effektiviserade processer
- Ökat ansvar och större transparens
Många av dessa fördelar förstärks när du tillämpar bästa praxis för dokumenthantering, till exempel säker molnlagring, åtkomstkontroller och bevarandepolicyer, särskilt om dina arbetsflöden omfattar dokumentation med omfattande efterlevnadskrav.
Exempel på ledande programvara för arbetsflödeshantering
Här är några verktyg som kan hjälpa dig att hantera arbetsflöden. Om du vill ha mer information om något av verktygen på den här listan hittar du den i vår lista över de bästa programvarorna för hantering av arbetsflöden.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
