5 kriterier för utvärdering av projektledningsprogram 2026
Att välja ett verktyg för projektledning som ditt team ska använda kan kännas överväldigande. Det finns många alternativ och många av dem har glänsande, tilltalande funktioner som kan vara en stor lockelse.
Hur går du tillväga för att fatta ett objektivt beslut om vilket verktyg du ska välja? Den här artikeln presenterar några utvärderingskriterier för programvara för projektledning som förenklar din beslutsprocess.
5 utvärderingskriterier för programvara för projektledning
Här är några specifika faktorer att ta hänsyn till när du väger för- och nackdelarna med verktyg för projektledning mot varandra:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Förekomsten av viktiga funktioner
Först och främst bör den programvara för projektledning du väljer ha de funktioner som hjälper dig och dina teammedlemmar att planera och genomföra projektet.
Det finns ingen anledning att välja ett verktyg för projektledning för att det låter häftigt eller för att en känd person har rekommenderat det. Det måste ha funktioner som är värdefulla för dig.
Här är några av de funktioner du bör leta efter i programvara för projektledning:
- Uppgiftshantering: Programvaran bör kunna skapa, tilldela och följa upp uppgifter oavsett om du använder vattenfallsmetodik, agila eller hybrida metoder. Detta hjälper till med projektplaneringen, liksom funktioner som kan prioritera uppgifter baserat på förfallodatum eller beroenden.
- Samarbetsverktyg: Leta efter funktioner som fildelning och dokumenthantering, kommentarer och meddelanden samt aviseringar. Kontrollera även om programvaran har mallar som kan underlätta samarbetet.
- Tidsspårning: Verktyget bör ha funktioner för att registrera timmar och hantera tidrapporter för teamet.
- Resurshantering: Leta efter möjligheten att fördela och hantera resurser inom och mellan projekt. Programvara för arbetsflödeshantering kan hjälpa till att effektivisera processer med automatisering, och programvara för projektplanering kan optimera resursfördelningen genom att visualisera tidslinjer, arbetsbelastningar och beroenden.
- Budgethantering: Programvaran bör ha verktyg för att följa utgifter och hantera projektkostnader. Funktioner som instrumentpaneler och ekonomiska prognoser är också användbara.
- Rapportering och analys: Möjligheten att skapa rapporter, projektinstrumentpaneler och få insikter om projektets resultat och mätvärden är viktig. Du bör kunna dela projektinformation med intressenter och följa projektets framsteg och framgång.
2. Integrationsalternativ
Det finns gott om teknik där ute. Vore det inte trevligt om de kunde fungera bra tillsammans och komma överens?
Rätt projekthanteringsprogram erbjuder integrationer från tredje part med andra appar eller har åtminstone viss kompatibilitet med andra verktyg och program (t.ex. e-post, kalendrar, CRM osv.).
Om du ännu inte har någon annan programvara som du behöver integrera, möjliggör programvaran skalbarhet så att du kan lägga till integrationer vid ett senare tillfälle?
Integrationer gör inte bara programvaran mer attraktiv för ditt team att använda, utan kan också bidra till att effektivisera projektet. Om du till exempel integrerar projekthanteringsprogrammet med din kalender ser du till att du inte missar viktiga projektmöten och milstolpar.
En modern tolkning av projekthantering för företag omfattar vanligtvis, som en kritisk komponent, en digital teknikstack där allt är sammankopplat och fungerar tillsammans genom sömlös dubbelriktad integration.
3. Användbarhet
Projekthanteringsprogram bör vara intuitiva och enkla att navigera i. Med andra ord, kan du enkelt hitta det du behöver när du använder appen?
Överväg användarvänligheten utifrån hur du och ditt team utför uppgifter och hanterar projekt. Är menyerna enkla att använda? Kan användarna slutföra sina projektuppgifter snabbt?
Det tar också lite tid att vänja sig vid ny programvara. Projektteamet kan behöva viss utbildning för att komma igång, så se till att verktyget du väljer erbjuder handledningar, guider och kundsupport. Genom att undersöka användarvänliga projekthanteringsappar kan du få vissa insikter.
4. Tillgänglighet
Det är viktigt att tänka på tillgängligheten när du väljer ett projekthanteringsverktyg, särskilt om några av dina teammedlemmar arbetar på distans.
Se till att programvaran erbjuder mobil åtkomst, är molnbaserad och vid behov innehåller en särskild datorapplikation. Är programvaran tillgänglig via mobilappar för iOS och Android (prova dessa projekthanteringsprogram för iPad)?
Erbjuder den projekthanteringsprogram för datorer för användare av Windows och macOS? Finns det kompatibilitet mellan plattformar? Överväg hur konsekventa funktionerna och prestandan är på olika enheter och operativsystem, inklusive datorer, surfplattor och smarttelefoner.
5. Pris
Välj ett projekthanteringsprogram som inte spräcker budgeten (dvs. passar organisationens budget).
Det finns några saker du bör tänka på när du ser över kostnaden för programvaran:
- Prissättningsmodell: Förstå prisstrukturen (t.ex. om den är prenumerationsbaserad eller om det handlar om en engångsavgift).
- Valuta för pengarna: Bedöm kostnaden i förhållande till de funktioner och fördelar som erbjuds. Du vill vara säker på att du inte betalar för mycket för funktioner som projektteamet inte behöver nu eller inom den närmaste framtiden.
Utvärderingsprocess för projektledningsprogram
Nu går vi igenom urvalsprocessen som du kan använda för att utvärdera om ett program motsvarar det du söker.
1. Skilj på dina behov och önskemål
Det första steget är att fastställa vad du faktiskt behöver. Du och projektteamet kanske vill ha de där häftiga, glänsande funktionerna, men tänk utifrån vad projektteamet faktiskt behöver. Det kommer att finnas gott om funktioner som lockar dig.
Vilka funktioner är viktiga för de dagliga uppgifter som teamet utför? Vilka kriterier från listan ovan måste programmet uppfylla? Fråga dig själv om du behöver en viss funktion för att kunna utföra ditt arbete och om projektet kommer att påverkas negativt om du inte har den funktionen. Om det inte får några negativa konsekvenser är det sannolikt något du önskar dig.
Se också till att den projektledningsmetodik som din organisation använder stöds av programmet.
Har programmet funktioner som gör det möjligt att planera projekt enligt vattenfallsmodellen, agila metoder eller hybridmodeller? Om din organisation gillar Gantt-scheman eller Kanban-tavlor bör du se till att programmet har dessa funktioner.
2. Fastställ din budget
Som ABBA sjöng i sin berömda låt: ”pengar, pengar, pengar …”: det är viktigt och kommer definitivt att påverka vilket program du har råd att köpa. Precis som för ett projekt behöver du fastställa en budget för programmet du ska köpa.
Ta med eventuella extrakostnader i budgeten, till exempel skatter. Ibland medför ytterligare tjänster från programleverantören, som utbildning och kundsupport, också en extra kostnad.
3. Skapa en kortlista och testa programmen
När du har tittat på ett par olika programprodukter bör du ägna lite tid åt att testa dem. Många programleverantörer erbjuder kostnadsfria provperioder av sina program så att potentiella användare kan prova dem innan de köper. Här är en lista över verktyg med kostnadsfria abonnemang (samt helt kostnadsfria projektledningsprogram).
Utnyttja detta genom att skapa ett testprojekt som efterliknar ett typiskt projekt i din organisation. Prova de funktioner som ditt team sannolikt kommer att använda mest. Finns det processer och uppgifter som du inte kan utföra? Är programmet lätt att använda?
När du har testat ett par alternativ begränsar du urvalet till de två eller tre bästa. Välj därefter det program som bäst uppfyller teamets behov och ryms inom budgeten.
Som en del av detta steg kan du överväga att skapa en RFP för projektledningsprogram för att hjälpa dig att begränsa alternativen. Detta är en formell process där potentiella leverantörer lämnar in sina lösningar och i detalj beskriver hur deras verktyg kan uppfylla dina specifika behov.
Bästa programmen för projektledning
Storleken på den globala marknaden för projektledningssystem drivs av den ökande efterfrågan på effektiva verktyg för projekthantering.
Att välja program för din organisation är inget som bör tas lättvindigt. Det innebär ofta ett långsiktigt åtagande som binder organisationen till en specifik leverantör.
Är du osäker på var du ska hitta projektledningsprogram? Oroa dig inte, vi har sammanställt den här praktiska listan över program och leverantörer för att hjälpa dig komma igång.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vad händer härnäst:
Om du håller på att undersöka utvärderingskriterier för projekthanteringsprogram, kontakta en SoftwareSelect-rådgivare för kostnadsfria rekommendationer.
Du fyller i ett formulär och har ett kort samtal där de går igenom detaljerna kring dina behov. Sedan får du en kortlista över program att granska. De hjälper dig till och med genom hela köpprocessen, inklusive prisförhandlingar.
