Så planerar du resurser för flera projekt: 6 experttips

1. Använd programvara för resurshantering

Under resurshanteringsprocessen kan det vara till hjälp att använda programvara för att lägga in alla projektscheman. När du matar in alla projektdetaljer (som uppgifter och deras varaktighet) i programvaran kan du generera en rapport som du kan använda för kapacitetsplanering. Rapporter visar hur mycket tid varje teammedlem har bokat för projektarbete jämfört med hur mycket tid som är ledig för andra projekt.

Att ha detta i en enda rapport eller instrumentpanel kan hjälpa dig att se om du behöver genomföra ytterligare resurshantering, boka om leveranser eller ta in en frilansare eller en resurs från ett annat team för att hjälpa till att balansera arbetsbelastningen.

När du ställer in kapaciteten i programvaran bör du ta hänsyn till saker som team- eller byrårelaterade möten, raster, sjukdagar eller PTO, samt medarbetare med otraditionella arbetsscheman, för att få så korrekt information som möjligt från programvaran.

En annan fördel med att använda programvara för projektprognoser är att den kan hjälpa dig att prognostisera resursbehov. Den som ansvarar för att boka nya projekt kan se eventuella luckor i resursschemat eller perioder med behov och förhoppningsvis fylla dem innan de uppstår i schemat – vilket maximerar effektiviteten och den debiterbara tiden.

Här är en kort lista över de bästa verktygen för resurshantering som kan hjälpa dig med resursoptimering:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Productive — Bäst för resursplanering och kapacitetsprognoser
2. 2. Scoro — Bäst för prognostisering av teamets resursutnyttjande
3. 3. Saviom — Bäst för resursplanering och kapacitetshantering
4. 4. monday AI Workspace — Bäst för enkel planering av arbetsbelastning
5. 5. Float.com — Bäst för resursplanering med ekonomisk överblick
6. 6. Kantata — Bäst för människocentrerad resursplanering
7. 7. Wrike — Bäst för skalbarhet
8. 8. Resource Guru — Bäst för resursöverblick med värmekartor
9. 9. Microsoft Project — Bäst för Microsoft-användare
10. 10. Rocketlane — Bäst för enhetligt samarbete med kunder

Om du driver projekt i ditt småföretag eller på annat sätt har en begränsad budget kan du ta en titt på den här listan över kostnadsfria programvaror för resurshantering.

2. Prioritera projekt

När du hanterar flera projekt är det avgörande för din framgång (och ditt förstånd) att du prioriterar. Olika projekt leder till olika resultat, och alla kan inte vara det viktigaste projektet för varje teammedlem eller resurs. En prioriteringsordning kan hjälpa dig att hantera trafikstockningar i projektresurserna bättre.

Ett flerårigt projekt med sjusiffrig budget på en digital byrå kan till exempel prioriteras framför ett projekt på en månad som tillkommit med kort varsel. Om en byråresurs är dubbelbokad bör du låta personen arbeta med det fleråriga projektet och se om någon annan (eller en konsult) kan ta på sig uppgifterna för det mindre projektet. Om svaret är nej är det värt att undersöka om tidsfristen för det mindre projektet kan ändras.

Obs! Det är långt före tidsfristen som du bör ta det här samtalet. Inte en eller två dagar innan, eller ännu värre, samma dag som leveransen ska vara klar.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

3. Övervaka resursutnyttjandet

Resursplanering och resurshantering i projekt är inte en engångsaktivitet. Du måste följa upp den i realtid för att säkerställa att projekten fortskrider som förväntat. Och om du har hanterat flera projekt vet du att så sällan är fallet.

Ibland händer saker. Till exempel behöver kunden i projekt A ytterligare en vecka för att granska och godkänna designerna. Sponsorn för projekt B vill ha ytterligare en konceptomgång. Designern för projekt C fick influensa, och webbutvecklaren i projekt B genomgick ett akut medicinskt ingrepp den här veckan.

Om det här scenariot fick dig att nicka ivrigt (eller bäva inför att hantera flera projekt) förstår du varför du behöver övervaka dessa förändringar och uppdatera din programvara för resursstyrning allteftersom saker utvecklas.

Du kanske också vill prova att skissa upp några scenarier för att säkerställa att alla projekt täcks och fortskrider så smidigt som möjligt när tidsplanerna förändras.

4. Håll utkik efter att projektomfattningen utökas

På samma sätt som tidsplaner kan utvecklas kan även projektomfattningen göra det. När du hanterar flera projekt är det troligt att intressenter ber om ytterligare revideringar, nya funktioner eller, ännu värre, förändringar av hela projektets inriktning. Dessa förändringar av projektomfattningen kan också påverka projekttidsplaner och nödvändiga resurser.

Om en intressent till exempel beslutar att lägga till ytterligare webbsidor eller kreativt material i slutet av designfasen kan det vara ett större problem än att förlänga tidsplanen och lägga till timmar. Din designer kanske är bokad på ett annat projekt, och om hen behöver stanna kvar för att arbeta med detta extra material äventyras tidsplanen för det projektet. Detta är särskilt viktigt om din designer bidrar med specialiserade designkunskaper till projektet och inte kan ersättas av en annan designer i ditt team eller på ditt företag.

För att lösa schemakonflikten krävs viss resurshantering inom marknadsföring. Överväg att slutföra det extra designarbetet senare i tidsplanen, meddela intressenten att du inte kan tillgodose begäran eller ta in en annan designer som kan ge ytterligare stöd.

Ett annat sätt att hantera detta problem är att förutse det och proaktivt fråga vid projektstarten om intressenterna ser ytterligare behov som inte fångats upp i projektplanen. Även om den ytterligare omfattningen (läs: utökningen av projektomfattningen) inte identifieras exakt, tänker åtminstone alla på den och är uppmärksamma.

5. Planera i förväg inför intensiva perioder

Okej, det här kan verka som ett uppenbart tips. Men i stället för att fokusera på det faktum att du behöver planera i förväg inför dessa intensiva perioder, låt oss fokusera på hur du faktiskt kan göra det. Inom projektledning känner vi alla till någon variant av citatet ”När människan planerar skrattar Gud”, men det här handlar mer om att kontrollera det vi kan och ha några reservplaner.

Om du bemannar flera projekt (som du skulle göra på en digital byrå eller i en liknande miljö) bör du titta på resurser både på kort och lång sikt. 

När du vet att du kommer att ha väldigt mycket att göra, antingen säsongsvis (exempelvis inför Black Friday) eller tillfälligt (du har tre stora projekt som startar under en viss period), kan du börja planera för detta tidigt. Det kan innebära att du lägger till ytterligare personal, lägger in marginaler i tidsplanerna eller blockerar den perioden så att ytterligare arbete inte kan schemaläggas.

Om en intensiv period dyker upp på kort sikt och du inte kan vara proaktiv bör du tänka på att förebygga utbrändhet. Överbelastning av resurser är ett recept på utbrändhet, och du bör samarbeta med projektteamet och ledningsgruppen för att hitta sätt att förhindra att detta händer. Här är några sätt att hjälpa teammedlemmar med utbrändhet om de redan upplever det.

Om du ser att personer arbetar maximalt antal timmar i ett projekt eller arbetar mycket (godkänd) övertid för att nå projektmilstolpar eller deadlines bör du överväga att erbjuda återhämtningstid så att de får en välbehövlig paus.

6. Fortsätt att följa projektens framsteg

Förutom att stämma av med dina resurser bör du se till att hålla koll på framstegen i alla pågående projekt, liksom på eventuella nya projekt som kan finnas i planeringen. 

Förseningar var som helst i processen kan leda till ytterligare flaskhalsar i projektet eller team med luckor i sina scheman. Inget av detta är idealiskt när du försöker hantera flera arbetsflöden som kan sammanstråla.

Om du ser att ett projekt i din projektportfölj av någon anledning avviker från den planerade tidsplanen är det alltid klokt att vara proaktiv och försöka förstå vad som kan hända med den övergripande resursfördelningen baserat på hur projektet fortskrider (eller stannar upp).

Verktyg för resursplanering

Här är några olika typer av programvara som är användbara vid planering av arbetsbelastning och kapacitet:

1. Resurshanteringsprogramvara: Det finns så många bra alternativ för resurshanteringsprogramvara på marknaden idag. Att välja rätt alternativ för dina behov beror på teamets storlek, vilken typ av projekt ni hanterar och din budget.
2. Gantt-scheman: Genom att lägga in projektscheman i en serie Gantt-scheman kan du förstå när dina mest intensiva perioder infaller och se om det finns ledig tid i någons schema som du kan fylla. De ger en tydlig visuell överblick och kan färgkodas för att göra dem enklare att använda.
3. Microsoft Excel och Google Kalkylark: Om du har mindre team och mindre komplexa projekt kan du använda kalkylark för att hantera dina resurser. Om din projektledningsprogramvara dessutom inte är särskilt bra för resurshantering och du inte vill lägga till ännu ett verktyg i din tekniska verktygslåda, kan ett pålitligt Excel-ark ge dig den information du behöver på ett ganska användarvänligt sätt. Den största nackdelen är att det kan vara mer komplicerat att visa och kartlägga beroenden, och det finns inte samma funktionalitet för att automatiskt visa problem som i programvara som är särskilt utformad för hantering av projektresurser.

Vanliga utmaningar vid planering av resurser för flera projekt

Om du har lett ett projekt vet du att resurshantering inte är det enklaste. Och när du lägger till flera projekt och en större resurspool kan hanteringen av så komplexa projekt bli ännu mer utmanande. 

Nu ska vi titta på några av de vanligaste utmaningarna med att planera resurser för flera projekt och på några sätt att övervinna dem.

Säkerställa att rätt personer är tillgängliga för rätt projekt

När du planerar flera projekt kan det vara svårt att säkerställa att rätt personer är tillgängliga vid rätt tidpunkt för rätt projekt. 

Lägg in alla projektscheman så tidigt som möjligt när du utarbetar din bemanningsplan. Målet är att hitta ett sätt att hålla teamets utnyttjandegrad så jämn och hög som möjligt utan att överbelasta någon teammedlem eller låta någon sitta sysslolös.

Resursutjämning när du är överbelastad

Om du upptäcker att du har pågående projekt och behöver genomföra resursutjämning eller belastningsbalansering under projekten, kan det vara särskilt svårt att säkerställa att alla projekt får sina behov tillgodosedda med rätt resurser om vissa personer är överbelagda. Tekniker för resursutjämning kan hjälpa dig att reda ut detta.

Du kan börja med att använda ditt resursplaneringsverktyg för att jämna ut schemana och sedan undersöka var luckorna finns (detta kallas analys av resursluckor). Om du inte kan fylla luckorna med den perfekta resursen bör du leta efter det näst bästa alternativet. Det kan innebära att:

• Låta den idealiska personen övervaka en nyare eller mer junior teammedlem för att få arbetet gjort enligt samma tidsplan
• Flytta vissa deadlines eller justera projektplanen när det är möjligt
• Ta in tillfällig hjälp för att avlasta ditt kärnteam

Använda god beslutsförmåga och lagarbete

Som projektledare är det ditt jobb att förespråka projektteamets behov, men det kan komma en tid då du måste fatta bästa möjliga beslut på grund av tids-, budget- eller resursbegränsningar.

En av de svåraste delarna är att lita på din magkänsla och fatta bästa möjliga beslut utifrån den information du har tillgång till.

Om du och ditt team genomför regelbundna retrospektiv, antingen efter varje sprint eller i slutet av projektet, får ni tid att reflektera över de beslut ni har fattat och prata om hur ni kan vilja hantera liknande situationer framöver.

Kom ihåg att ju mer ni gör detta, desto bättre kommer ni att bli på det.

En annan utmaning som ofta dyker upp är att samarbeta som ett team. Även om du kanske inte alltid håller med alla i projektteamet eller om hur de vill ta sig an något, är det viktigt att ni arbetar tillsammans för att maximera er effektivitet och slutföra projekten gemensamt.

Hantera motstridiga prioriteringar

En annan mycket vanlig utmaning när man planerar resurser för flera projekt är att hantera motstridiga prioriteringar. Intressenterna i varje projekt kommer att hävda att deras projekt har högst prioritet och måste slutföras först.

Och även om det ligger ett korn av sanning i det (för deras del), är din roll att se till helheten och prioritera resurser och arbete utifrån hur det påverkar ditt team och din organisation.

Det här är förstås lättare sagt än gjort. När verksamhetens vice vd står framför dig och kräver att deras initiativ ska flyttas högst upp i högen är det inte särskilt roligt. Du behöver säga ifrån och (lugnt) förklara varför deras projekt är bra att ha, medan någon annans är verksamhetskritiskt.

Hantera stress för både projektledaren och projektteamet

Flera projekt och flera resurser kan medföra mycket stress. Även om det generellt kan vara svårt att hantera stress som projektledare, ökar pressen när fler projekt och fler resurser tillkommer.

Det är mycket viktigt att hitta hälsosamma sätt att hantera stress, både för dig själv och ditt team. Om du vet att du går in i en intensiv period med hög press, kom ihåg att ta pauser, planera in promenader, äta hälsosamt och överväga att lägga in lite planerad PTO för att ladda om. 

Om inget av detta känns möjligt, ta ett djupt andetag och försök hitta ett sätt att samarbeta med ditt team för att få det att fungera. Och kom ihåg att det perfekta är det godas fiende, så fortsätt att göra ditt bästa.

Om din organisation har en bra personalansvarig kan du prata med den personen för att ta reda på vilka resurser som kan finnas tillgängliga för dig och ditt team. Dessutom kan ett verktyg för personalresurshantering hjälpa dig och ditt team att fördela och hantera personalresurser bättre.

Följ med oss för fler insikter om resursplanering och att jonglera flera projekt

Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser, projekterfarenheter och bästa praxis, eller bara få ur dig lite frustration? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och modeller, och kom i kontakt med hundratals andra digitala projektledare, varav många har stor erfarenhet av att planera resurser för flera projekt, i vår Slack-community.