10 anledningar till varför resurshantering är viktigt
Att införa en ändamålsenlig resurshantering är avgörande för dina projekt – om teammedlemmar är överbelastade, underutnyttjade eller tilldelas leveranser som inte passar deras styrkor, bäddar du för att de ska misslyckas.
Teammedlemmarna kanske inte känner sig motiverade att utföra sitt bästa arbete. Kvaliteten på projektleveranserna kan försämras. Teamet kan få svårt att hålla projektets tidsplan. De kan tveka inför att ta ledigt (som PTO eller sjukdagar), vilket kan leda till utbrändhet och försämrad psykisk hälsa, produktivitet och prestation.
I den här artikeln tar jag upp varför resurshantering, inklusive resursplanering, resursfördelning och effektiv resursanvändning, är avgörande för projektets framgång.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
10 skäl till varför effektiv resurshantering är viktig
Här är några av de främsta fördelarna med resurshantering.
- Ökar transparensen
- Minskar väntetiden
- Ökar förståelsen för resursers tillgänglighet och behov
- Ger en rättvisande bild av teammedlemmarnas kompetenser
- Effektiviserar arbetsflöden
- Möjliggör säkrare beslutsfattande
- Minskar omkostnaderna och ökar vinsterna
- Skapar ett nöjdare och mer tillfredsställt team
- Förbättrar bemanningen av projekt och program
- Hjälper till att hålla tidsfrister bättre
1. Ökar transparensen
Om alla i teamet vet vad de ska arbeta med skapar det större förtroende mellan projektledaren och projektteamet, med intressenterna och mellan projektteamets medlemmar.
I en distans- eller hybridarbetsmiljö kan programvara för resurshantering kommunicera arbetsuppgifter asynkront och i realtid, så att teammedlemmarna kan börja sina dagar med en plan och ändra riktning när nya behov uppstår. De kan också se vad andra teammedlemmar arbetar med, vilket främjar samarbete.
2. Minskar väntetiden
Väntetid minskar lönsamheten och produktiviteten betydligt. Även om ingen teammedlem kan vara produktiv 100 % av tiden bör varje person vara produktiv mer än hen är sysslolös.
Genom att använda rätt process för resursplanering kan du säkerställa att alla har tillräckligt med leveranser att arbeta med, vilket ökar produktiviteten genom resurshantering. Detta är särskilt viktigt i en hybridmiljö.
En korrekt resurshantering säkerställer att teammedlemmarna vet var de bör lägga sin tid, utan att slösa arbetscykler på att vänta på instruktioner från ett möte eller en chef.
3. Ökar förståelsen för resursers tillgänglighet och behov
Resursprognoser hjälper dig att förstå vad som är tillgängligt för teamet i realtid och hur det påverkar kapacitetsplaneringen för arbetsstyrkan i framtiden. När du kan förutse tillgängliga resurser framåt kan du anpassa dina resursförfrågningar, inklusive budgetförfrågningar, på lämpligt sätt.
I de flesta fall kan ett verktyg för resurshantering hjälpa dig att få överblick över allas tillgänglighet och fatta välgrundade beslut.
Att ha ett verktyg för resurshantering har bidragit till att främja rekryteringar inom en bransch som inte är känd för att enkelt öka antalet anställda.
4. Ger en korrekt bild av teammedlemmarnas kompetenser
Det ingår i din roll och ditt ansvar som resursansvarig att placera medarbetare där de kan vara mest värdefulla, produktiva och nöjda. Det gör det också möjligt för dig att se var kompetens- och resursluckor finns inom ditt team, så att du kan anställa nya medarbetare eller hitta rätt konsulter för att fylla dessa roller i aktuella eller framtida projekt.
5. Effektiviserar arbetsflöden
Att skapa planer som hjälper dig att effektivt fördela resurser bidrar också till att effektivisera arbetsflöden. När dina teammedlemmar har den information och de verktyg de behöver för att framgångsrikt slutföra projekt eller uppgifter löper projektet smidigare.
Överväg att använda robust projektledningsprogramvara eller programvara för resurshantering i företag för att optimera dina arbetsflöden. Dessa program är utmärkta för att skapa resurskalendrar och följa upp teammedlemmarnas tid, projektets ekonomi och deadlines för leveranser under hela projektets livscykel.
Att effektivisera och dokumentera arbetsflöden gör det också enklare för team att arbeta asynkront i en distans- eller hybridmiljö utan att behöva vänta på realtidsinput från andra teammedlemmar.
6. Möjliggör säkrare beslutsfattande
När du förstår vilka projektresurser som finns tillgängliga (och vilka du har möjlighet att säkra) kan du känna dig tryggare med din resurshanteringsplan. Mätvärden eliminerar gissningarna vid viktiga beslut.
Anta till exempel att du försöker planera två projekt som snart ska lanseras. Eftersom projekten pågår samtidigt kommer de att använda företagets resurser samtidigt. Med god resurshantering vet du vilka medarbetare, ekonomiska medel och verktyg som finns tillgängliga under den perioden, så att du kan fördela resurserna därefter.
Om du dessutom följer upp resursanvändningen i dina projekt kan du jämföra dina resursuppskattningar med projektets faktiska utfall och fatta bättre beslut om framtida resursplanering, inklusive budgetförfrågningar.
7. Minskar allmänna kostnader och ökar vinsterna
Genom att införa metoder för resurshantering kan du minska projektkostnaderna genom att maximera tillgängliga resurser och förhindra överutgifter.
Övertid kostar mer än ordinarie arbetstid, och att köpa in material eller verktyg i sista stund kan ibland bli dyrare. När man dessutom tar hänsyn till resursförsörjning för distansteam kan det vara enklare än någonsin att introducera ny personal för att hantera överkapacitet. Genom att planera i förväg och undvika sådana situationer kan du sänka projektkostnaderna.
Om ditt företag tidigare har drabbats av bristande resurshantering kan du till och med se ökade vinster genom att minska de allmänna kostnaderna och hjälpa dina projekt och initiativ att fungera mer effektivt.
8. Skapar ett gladare och mer tillfredsställt team
Du vill att dina teammedlemmar ska trivas i sina roller. Stressade och överarbetade teammedlemmar löper större risk att drabbas av utbrändhet, vilket kan få dem att prestera dåligt eller till och med sluta.
Med resurshantering:
- Du kan bemanna nya projekt baserat på den uppskattade arbetsinsatsen, så att teammedlemmarna inte blir överbelastade.
- Du kan matcha teammedlemmarnas färdigheter och intressen med projektuppdragen, vilket förbättrar motivationen.
Hitta fler sätt att hjälpa medarbetare med utbrändhet här.
9. Förbättrar bemanningen av projekt och program
Genom att bättre förstå projektens och programmens resursbehov och hur väl du uppfyller dem kan du se till att de blir bättre bemannade. Projekt och program med bättre bemanning skapar mindre stressade medarbetare och säkerställer att tidsfrister nås eller överträffas.
Att förstå medarbetarnas unika färdigheter (liksom vad de tycker är utmanande) är en avgörande del av resurshanteringen. Genom att placera rätt medarbetare med rätt färdigheter ökar sannolikheten för framgångsrika projektresultat, inklusive leveranser av hög kvalitet och att projektets tidsplaner följs.
10. Hjälper till att hålla tidsfrister
Att ha rätt kompetenser, verktyg och material innebär att tidsfrister kan hållas mer effektivt. Att leverera projekt när (eller innan) intressenterna förväntar sig det är avgörande för att bygga förtroende och utveckla verksamheten.
Du kan använda metoder för resurshantering för att jämföra projektens tidsplaner i hela din projektportfölj och säkerställa att du har tillräckligt med pengar, utrustning och personal för att genomföra arbetet framgångsrikt. I stället för att blint godkänna tidsplaner har du nu de data du behöver för att känna dig säker på att du kan förverkliga dem.
Medan större organisationer kan använda verktyg på företagsnivå kan mindre projektteam dra nytta av att använda resurshanteringsprogramvara för små team. Dessa plattformar är ofta enklare att konfigurera, mer prisvärda och bättre lämpade för dynamiska miljöer där flexibilitet och snabbhet är viktiga. De erbjuder fortfarande viktiga funktioner som dra-och-släpp-planering, tidsregistrering och uppgiftsfördelning.
Vikten av programvara för resurshantering
Programvara för resurshantering hjälper till att eliminera gissningsarbetet i projektplaneringen. Du kan naturligtvis manuellt samordna projekttidsplaner, budgetar och bemanning och hoppas att du kommer att kunna: a) upptäcka bristerna och b) utföra de mentala gymnastikövningar som krävs för att komma ihåg vem i teamet som har vilka färdigheter.
Eller så kan du använda resurshanterings- eller verktyg för resursplanering för att göra prognoser och meddela dig i förväg om kriterier som du anger (t.ex. att finansieringen sjunker under en viss nivå eller att din ämnesexpert är dubbelbokad i ett annat projekt halvvägs genom ditt nuvarande projekt). Slut på gissningsarbetet.
Om du letar efter ett kostnadseffektivt alternativ för att komma igång kan du ta en titt på vår lista över de bästa kostnadsfria resurshanteringsverktygen på marknaden. För infrastrukturinriktade behov kan molnbaserad programvara för resurshantering hjälpa till att hantera och optimera dator-, lagrings- och nätverksresurser.
Vad händer härnäst?
Letar du efter fler bästa metoder och tips för resurshantering i projekt? Bli DPM-medlem och delta i samtalet på Slack tillsammans med hundratals andra digitala projektledare.
