Vad är en resursplan och hur skapar man en?
Alla projektledare har upplevt någon variant av det här: planen ser stabil ut, projektstarten går bra och sedan upptäcker du under den tredje veckan att din huvudutvecklare också arbetar med två andra projekt, att designern har bokat in en två veckor lång semester och att konsulten du räknade med börjar en månad senare. Planen misslyckades inte för att arbetet var fel. Den misslyckades eftersom ingen planerade för människorna.
En resurshanteringsplan förhindrar det. Den visar vem som arbetar med vad, när och till vilken kostnad, så att problem kommer upp till ytan under planeringen i stället för mitt i en sprint. Nedan får du lära dig vad en sådan plan ska innehålla, hur du bygger den steg för steg och hur du undviker de utmaningar som får de flesta resursplaner att spåra ur. Det finns även en kostnadsfri mall som hjälper dig att komma igång.
Vad är en resurshanteringsplan?
En resurshanteringsplan beskriver hur resurser ska fördelas, schemaläggas och hanteras under hela projektets livscykel för att framgångsrikt leverera projektets omfattning.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Den identifierar vilka resurser som behövs, när de behövs och hur de ska användas under hela processen för projekthantering av resurser. Resurser kan omfatta teammedlemmar, budget, utrustning, material och andra tillgångar som ansvarar för resurshanteringen i projektet.
Varför är resurshanteringsplaner viktiga?
En resurshanteringsplan förhindrar den dyraste typen av projektöverraskning: att för sent upptäcka att personerna, budgeten eller utrustningen som du planerade utifrån faktiskt inte är tillgängliga. Här är vad en bra plan gör för dig:
- Gör dina tidsplaner realistiska. Ett schema som bygger på faktisk tillgänglighet, i stället för på vilka som teoretiskt borde vara lediga, ger dig en korrekt projektplanering att utgå från när du fastställer intressenternas förväntningar. Det är mycket enklare att lova ett datum när du vet att teamet kan hålla det.
- Skyddar ditt team mot utbrändhet. När du kan se hur mycket arbete varje person redan har kan du fördela belastningen rättvist i stället för att lägga allt på den som är mest pålitlig. Det är en central färdighet inom resurshantering, och den hjälper dig att behålla de personer du kommer att behöva i nästa projekt.
- Gör dina uppskattningar och marginaler mer precisa. När du vet vem som utför arbetet och till vilken kostnad blir projektuppskattningarna mer korrekta, och du kan fördela resurser inom budgeten. Det visar också tidigt om du behöver en frilansare eller en tillfällig anställning, medan det alternativet fortfarande är billigt.
- Ger alla samma bild av arbetet. När planen är tillgänglig för projektledare, resurshanterare och teammedlemmar kan alla se vem som är bokad var. Det gör det mycket enklare att schemalägga resurser över flera projekt utan överlappande anspråk på samma personer.
- Håller projektet i rörelse mellan faserna. När alla vet vad som kommer härnäst och när, sker överlämningarna från design till utveckling och vidare till QA i tid. Ingen behöver tillbringa två dagar med att vänta på någon som inte visste att det var deras tur.
- Underlättar bättre beslut när saker förändras. En plan som hålls uppdaterad tillsammans med din projektledningsplan innebär att du fattar beslut utifrån aktuell information när prioriteringarna ändras, i stället för utifrån förra månadens kalkylblad. Den gör det också möjligt att planera resurser över flera projekt samtidigt.
Mall för resurshanteringsplan [Ladda ner]
Det här kalkylbladet för resursfördelning gör det enkelt att hålla koll på timpriserna för dina teammedlemmar och tillhörande kostnader. Det är i Google Sheets-format, men du kan enkelt importera en kopia till Excel om du föredrar det. Välj bara Arkiv och sedan antingen "Skapa en kopia" eller "Ladda ned."
Vad som ska ingå i en resursplan
En användbar resursplan omfattar följande grundläggande delar:
- Resursdata: Lista alla personer och allt annat som finns tillgängligt för projektet, inklusive namn, roller, kompetenser, erfarenhetsnivå, timpriser och tidszoner. Ta även med utrustning, programvarulicenser och underleverantörer, inte bara anställda.
- Resurstillgänglighet: Visa hur mycket tid varje person faktiskt kan ägna åt projektet efter att ledighet, allmänna helgdagar, återkommande möten och andra projektåtaganden har räknats bort. Någon som på pappret är listad som heltidsanställd kanske bara har tre dagar i veckan att erbjuda.
- Ansvarsfördelning: Definiera vem som äger varje uppgift, leverans och godkännande. En RACI-matris är ett snabbt sätt att visa vem som är ansvarig för genomförandet, ytterst ansvarig, rådgivande och informerad.
- Resursuppskattningar: Uppskatta vilka timmar, kompetenser, verktyg och material varje arbetsmoment kräver. Här upptäcker du kompetensluckor och avgör om du behöver anställa, lägga ut arbetet eller utbilda personal.
- Tidslinjer: Kartlägg när varje resurs behövs och hur länge, utifrån fas eller milstolpe. Då ser du när du behöver en specialist i två veckor under projektets tredje månad i stället för under hela projektet.
- Budget: Beräkna kostnaden för dina resurser, inklusive timmar multiplicerade med timpris, arvoden till underleverantörer och verktyg. Avsätt en reserv så att en felaktig uppskattning inte spräcker budgeten.
- Beroenden: Notera vilka uppgifter som inte kan påbörjas förrän andra är slutförda och vilka uppgifter som bara kan utföras av en viss person. Dessa beroenden av en enda person är dina största risker, så markera dem tidigt.
- Resursdiagram: Använd histogram eller kapacitetsdiagram för att visualisera arbetsbelastningen över tid, så att överbeläggning syns innan den blir ett problem. De flesta verktyg för projektschemaläggning genererar dessa automatiskt.
- Alternativ: Dokumentera dina reservalternativ, till exempel en grupp tillgängliga frilansare, en annan kombination av junior och senior personal eller delar av omfattningen som du kan minska. Om en viktig resurs faller bort har du redan en plan B.
Så skapar du en resursplan
De flesta resursplaner misslyckas för att man hoppar över steg, inte för att man gör ett steg fel. Projektledaren går från ”vad behöver vi” direkt till ”vem är ledig”, tilldelar arbetet och upptäcker kapacitetsproblemet tre veckor senare.
De sex stegen nedan förhindrar detta. Du definierar resursbehoven, granskar teamets kapacitet, tilldelar resurser, uppskattar arbetsinsatsen tillsammans med personerna som ska utföra arbetet och övervakar sedan arbetsbelastningen samt följer upp och justerar medan projektet pågår. Se steg 2 till 4 som en återkommande loop snarare än en rak linje. När de personer du har tilldelat arbetet lämnar sina uppskattningar ska du kontrollera siffrorna mot kapaciteten igen innan du fastställer något.
1. Definiera resursbehov
Börja med projektets omfattning, budget och arbetsnedbrytningsstruktur. Lista för varje leverans vilka roller, kompetenser, verktyg och material som krävs. Beskriv behoven utifrån kompetens i stället för namn. ”Senior frontendutvecklare med erfarenhet av tillgänglighet” är ett behov, medan ”Sam” är ett antagande. Om du börjar med namn formar du projektet efter vem som är ledig i stället för att bemanna det utifrån vad arbetet faktiskt kräver.
2. Granska teamets kapacitet
Innan du tilldelar något ska du ta reda på hur mycket tid varje person verkligen kan ägna åt projektet. Kontrollera aktuell arbetsbelastning, planerad ledighet, allmänna helgdagar och åtaganden i andra projekt. Ett verktyg för resursplanering gör detta mycket snabbare än att kontakta personer en och en. Var försiktig med alla som beskrivs som ”i princip lediga”. Det betyder vanligtvis att de befinner sig mellan deadlines i något annat, inte att de faktiskt är tillgängliga.
3. Tilldela resurser
Matcha behoven från steg 1 med tillgängligheten från steg 2, baserat på färdigheter, erfarenhet och kostnad. Använd dina seniora medarbetare där deras omdöme är viktigast och ge juniora teammedlemmar arbete som de kan utvecklas inom. Till exempel kan en junior designer ta fram designmaterialet medan en senior designer granskar de slutliga leveranserna. Undvik om möjligt att göra en person till den enda som kan slutföra en kritisk uppgift. Låt personer arbeta i par eller dokumentera arbetet så att du har en ersättare.
4. Uppskatta arbetsinsatsen
Nu när du vet vem som ska utföra arbetet låter du dessa personer uppskatta det. Deras uppskattningar blir mer träffsäkra än dina, och människor känner större engagemang för deadlines som de har varit med och fastställt. Be om en uppskattning för bästa fall, mest sannolika fall och värsta fall för allt som är osäkert, och jämför dessa siffror med faktiska timmar från liknande tidigare projekt. Om uppskattningarna överstiger den kapacitet du hittade i steg 2 går du tillbaka till steg 2 och 3. Justera tidsplanen, ta in hjälp eller minska omfattningen nu, medan det fortfarande går att ha ett lugnt samtal om saken.
5. Övervaka arbetsbelastningen
När arbetet har börjat bör du granska beläggningsgrader minst varje vecka för att upptäcka om någon är överbelastad eller underutnyttjad. Schemalägg ingen med 100 % kapacitet. Möten, administration, revideringar och oväntade förfrågningar kommer ändå att fylla den tiden. De flesta team planerar för 70 till 80 % av de tillgängliga timmarna, vilket lämnar utrymme för det oväntade utan att människor blir sysslolösa. När samma person är överbelagd två veckor i rad bör du se det som ett planeringsproblem som måste åtgärdas, inte som en engångsföreteelse.
6. Följ upp och justera
En resursplan är ett arbetsverktyg, inte ett dokument som du arkiverar och glömmer bort. Ha den i programvara för resurshantering eller programvara för kapacitetsplanering så att alla ser samma version, och uppdatera den när omfattning, prioriteringar eller tillgänglighet förändras. Jämför planerade timmar med faktiska timmar under arbetets gång. Den skillnaden är den mest användbara informationen du har, eftersom den visar hur mycket du bör justera dina uppskattningar i nästa projekt.
Exempel på resursplaner
Resursplaner är specifika dokument som förekommer i olika former, vanligtvis i ett program eller ett Excel-dokument.
Resursplan i Gantt-schema
Här är ett exempel på hur din resursplan kan se ut som ett Gantt-schema. I stället för aktivitetsnamn längs den vertikala axeln använder du teammedlemmarnas namn. Staplarna visar vilka uppgifter teammedlemmarna kommer att arbeta med, vanligtvis mätt i dagar. Ta en titt på vår projektplanmall för Gantt-scheman som hjälper dig att visualisera hela projektets tidsplan.
Resursplan i kalkylblad
Ett annat exempel är kalkylbladet nedan. Detta är ett liknande tillvägagångssätt som det som används i vårt fördelningskalkylblad i mallavsnittet och i andra mallar för resursplanering. Här följer du teammedlemmarnas timmar och timpriser, vilket gör att du kan se hur du ligger till i förhållande till budgeten.
Detta kan hjälpa dig att fatta beslut om vilka teammedlemmar som ska arbeta med projektet och med vilka uppgifter (till exempel kan du välja en designer med lägre timpris för projekt med mindre budget).
Bästa praxis för resursplanering
Här är några bästa metoder för resursplanering att tänka på när du skapar din plan.
1. Ta hänsyn till budgeten
Om resurserna i praktiken är obegränsade i ditt projekt kan du fördela resurser till uppgifter med fokus på att ”få det gjort”, i stället för att vara sparsam med resurserna för att hålla budgeten.
Om projektbudgeten är mer begränsad behöver du tilldela uppgifter till resurser och använda ett mer försiktigt förhållningssätt till resursallokering. Du behöver också hålla närmare uppsikt över utnyttjandegraden. Det finns en mängd olika mått på utnyttjandegrad som är användbara för att förstå om resurserna är fullt optimerade.
2. Spara tidigare resursplandata för analys
Att spara data från tidigare eller liknande projekt underlättar resursplaneringen för framtida projekt. Tidigare data bör dokumenteras och analyseras, inklusive ändringar som gjorts, omfördelning av resurser, uppgifter och nedlagd tid.
3. Använd programvara för resurshantering
Rätt verktyg för resurshantering ger hela teamet bättre tillgänglighet och samarbetsmöjligheter. Även om kalkylblad kan vara ett kostnadseffektivt alternativ för att följa upp resurser är det inte alltid det bästa alternativet för större team. Om du behöver ett billigt alternativ finns det gott om kostnadsfria verktyg för resurshantering eller programvara med öppen källkod för resurshantering på marknaden.
Verktyg för resursplanering
Att använda programvara för resursallokering kan också hjälpa till att hantera några av de vanligaste utmaningarna inom resursplanering genom att:
- Möjliggöra kommunikation i appen för att hålla reda på teamets kommunikation och ändringar i planerna
- Ge uppdateringar och ändringar i realtid
- Bespara företaget arbetet med att införa anpassade diagram eller dyra ERP-system
Här är min lista över de bästa programvarorna för resurshantering som kan hjälpa dig att komma igång med sökandet:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vanliga utmaningar inom resursplanering
Även väl utformade resursplaner stöter på samma problem. Så här undviker du de vanligaste:
| Utmaning | Så undviker du den |
|---|---|
| Projekt konkurrerar om samma personer | Ha en gemensam översikt över allokeringarna för alla projekt och kom överens med ledningen om prioriteringsregler, så att konflikter avgörs av en regel i stället för av den som eskalerar frågan högst. |
| Alltför optimistiska uppskattningar | Låt personerna som ska utföra arbetet uppskatta tidsåtgången, jämför deras siffror med faktiska resultat från tidigare projekt och lägg till en buffert för allt som är nytt. |
| Planering av personer till 100 % kapacitet | Planera utifrån 70 till 80 % av de tillgängliga timmarna, eftersom möten, administration och supportarbete alltid tar upp resten. |
| Otillgänglighet som du inte kan se | Koppla planen till teamets semesterkalender och fråga varje person om andra åtaganden innan du tilldelar arbete. |
| Enskilda felkällor | Se till att flera personer får kompetens inom kritiskt arbete eller arbetar parvis, och dokumentera arbetet innan den enda personen som känner till det blir sjuk eller slutar. |
| Omfattningsändringar som inte tar hänsyn till resurser | Kräv att varje ändringsförfrågan visar hur den påverkar resurserna och tidsplanen innan den godkänns. |
| En plan som blir inaktuell | Utse en ansvarig för planen och fastställ ett regelbundet uppdateringsschema. Förvara den i ett verktyg som hela teamet kan komma åt och redigera. |
| Utbrändhet som ingen upptäcker | Fastställ tröskelvärden för utnyttjandegrad som utlöser en granskning och omfördela arbetet så snart någon är överbelagd två veckor i rad. |
Välj rätt verktyg för resurshantering
En resursplan är bara så bra som verktyget den finns i. Om planen bara finns i ett kalkylblad som en enda person kan redigera blir den snabbt inaktuell. Om verktyget inte kan visa allokeringar mellan projekt eller ansluta till semesterkalendern kommer du inte att se konflikter förrän de leder till förseningar.
Innan du bestämmer dig för ett av verktygen ovan bör du läsa vår guide om hur du väljer programvara för resurshantering. Den går igenom vilka funktioner som bör prioriteras, när ett särskilt verktyg för resurshantering är mer lämpligt än din befintliga projektledningsprogramvara och varför det är viktigare att involvera teamet tidigt än att utgå från någon funktionslista.
