Så gör du resursplanering i Jira: lösning & tips
Resursplanering i Jira: den här funktionen förblir svår att hitta i den projekthanteringsprogramvara som projektledare älskar att hata. Missförstå mig inte – Jira är ett kraftfullt verktyg – det är därför vi fortsätter att använda det! Med Jira kan du förenkla projektplaneringsprocessen, främja samarbete och få insyn i pågående uppgifter och aktivitetstidslinjen utan att behöva besvära dina teammedlemmar.
Men det som Jira-programvaran gör bra på mikronivå ger inte alltid insikter på en övergripande nivå eller den typ av information som dina ledande intressenter bryr sig om. Om du någon gång har blivit besviken på Jiras bristfälliga alternativ för resursplanering är du inte ensam.
Jag har tillbringat många eftermiddagar med att i tysthet förbanna min datorskärm medan jag försökt tygla Jiras enorma mängd data till ett lämpligt format för chefer. I den här artikeln förklarar vi bristerna i Jiras resursplanering och föreslår några möjliga lösningar.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Resursplanering i Jira
Vi börjar med att gå igenom befintliga Jira-funktioner som stöder agila resursplaneringsprocesser och agil kapacitetsplanering, om än i begränsad omfattning. Glöm inte att tillämpa bästa praxis för resurshantering när du använder alternativen nedan.
Jiras färdplan: Grundläggande
Första gången jag såg det här alternativet i Jira tänkte jag: ”Fantastiskt. Jag klickar på det och skapar en resursplan som jag kan skicka till en chef på nolltid.”
Problemet? Den grundläggande Jira-färdplanen är just det – grundläggande. Den visar projektets epics, och du kan zooma in på epics för att se underordnade ärenden.
Under ett kort ögonblick trodde jag att filteralternativen kanske skulle visa den ytterligare information jag sökte. Även om du kan filtrera efter person för att se vem som bidrog till en uppgift, erbjuder Jiras grundläggande färdplan ingen sammanfattningsvy per person.
Till Jiras försvar innebär en projektfärdplan inte nödvändigtvis resurshantering. Vi projektledare människor är helt enkelt giriga och önskar att programvaran kunde göra allt vi vill att den ska göra. Jira är främst avsett för ärendehantering, inte för planering av resursutnyttjande eller för att hjälpa dig att beräkna arbetsbelastning och kapacitet.
Jiras färdplan: Avancerad
Om din organisation betalar för premiumversionen av Jira får du tillgång till funktionen för avancerade färdplaner. Med avancerade färdplaner kan du följa arbetets framsteg i flera team, och de är det som kommer närmast ett inbyggt Gantt-schema i Jira.
Avancerade färdplaner har också större filtreringsmöjligheter än grundläggande färdplaner. I ett omfattande programvaruprojekt som jag arbetade med använde vi till exempel komponentfältet för att gruppera Jira-ärenden inom ett projekt. I Jiras avancerade färdplaner kan du sammanfatta pågående arbete per komponent, vilket inte är möjligt i Jiras grundläggande färdplaner.
När det gäller Jiras möjligheter till resursplanering kommer Jiras avancerade färdplaner närmare det vi söker. Du kan gå in i aktiva sprintar för att förstå hur många story points du har tilldelat i relation till din sprintvelocity. Men du kan fortfarande inte följa arbetet på individnivå.
Om du fortfarande inte är nöjd med Jiras möjligheter till resursplanering är jag inte heller det. Jira är ett agilt projekthanteringsverktyg. Precis som din opålitliga vän som inte kan binda sig ändrar Jira planer snabbt. Jira försöker inte hjälpa dig att planera längre än en sprint i taget. Men det betyder inte att du inte förtjänar ett långsiktigt åtagande.
I nästa avsnitt utforskar vi lösningar som hjälper dig att få ut mesta möjliga av dina Jira-data, så att du kan utveckla ett effektivt sätt att hantera projektresurserna.
Hitta fler tips och tricks för Jira här.
Alternativ 1: Exportera Jira-data till CSV
Det här alternativet är det mest manuella – hederlig gammaldags datamanipulering som tar mig tillbaka till mina dagar som konsult.
Det första steget är att exportera data från Jira till ett CSV-filformat.
När data finns i CSV-format kan du sortera och filtrera den, experimentera med resursallokering och skapa kalkylblad och diagram som visualiserar den information du bryr dig om. Titta på videogenomgången för ett exempel på hur jag har bearbetat data för mitt exempelprojekt i Jira.
- Fördelar: Du kan anpassa resultatet i stor utsträckning genom att sortera och filtrera data på vilket sätt dina chefer än kan tänkas vilja; inga dyra integrationer krävs.
- Nackdelar: Den här metoden är arbetskrävande och synkroniseras inte i realtid med Jira. Det innebär att du måste köra om rapporterna så ofta som dina chefer vill ha dem, vilket kan skapa flaskhalsar. Den första konfigurationen kan också vara omständig och komplicerad.
Alternativ 2: Integrera Jira med ett program för datavisualisering
Om tanken på att manuellt bearbeta dina data får dig att vilja gråta förstår jag dig. I det här fallet, och om din organisation har behovet, kan du överväga att integrera Jira med ett program för datavisualisering som tar hand om det tunga arbetet när det gäller resursplanering.
Du skulle till exempel kunna skapa ett diagram som visar den genomsnittliga tiden det tar att slutföra ärenden (jag rekommenderar att du sammanställer dessa data per team i stället för per person för att undvika potentiella storebrorsvibbar.) Du kan också följa överförda story points per sprint för att identifiera var dina uppskattningar kan brista och förbättra noggrannheten i dina uppskattningar i framtida sprintar.
För att hjälpa till med detta erbjuder Atlassian Marketplace integrationer med Microsoft Power BI, Tableau, Qlik med flera. Om din organisation använder Looker behöver du inte oroa dig. Om du kan få lite utvecklartid för den första konfigurationen kan du också ansluta dina Jira-data till Looker. Här är ett exempel på några datavisualiseringsfrågor som du kan konfigurera med hjälp av en Jira–Power BI-integration.
- Fördelar: Integrationer eliminerar behovet av datamanipulering genom att erbjuda alternativ för att snabbt skapa estetiskt tilltalande visualiseringar. Data synkroniseras i realtid med Jira, så att era chefer kan kontrollera siffrorna över sitt lördagsmorgonkaffe, precis som de brukar. (Vi lovar dock inte att de inte omedelbart kommer att skicka frågor till dig om innehållet!)
- Nackdelar: Priset för den här typen av integrationer kan vara oöverkomligt för en mindre organisation. De anpassade diagrammen kanske inte är utformade för resursplanering.
Läs mer om visualisering av resursplanering här.
Alternativ nr 3: Integrera Jira med en resursplaneringsapplikation
Om de två tidigare lösningarna inte uppfyller dina behov finns det ett tredje alternativ. Du kan söka på Atlassian Marketplace efter insticksprogram för resursplanering som integreras med Jira. Sökningen på termen ”resource planning” gav 13 resultat.
Jag testade ett par alternativ, däribland Tempo Planner, som beskriver sig självt som ”en resursplaneringslösning som hjälper företag att optimera arbetsstyrkans kapacitet.”
Jag blev besviken när jag upptäckte att Tempo Planner handlade mer om tidsregistrering (läs: Tempos tidrapporter) än om resursplanering. Du kan integrera Tempo Planner med din kalender för att registrera möten, med tanken att du sedan kan logga tiden som spenderats i dessa möten mot relevanta Jira-ärenden. Visserligen användbart för tidrapporter, men inte direkt hjälpsamt för resursplanering av projekt eller för att skapa resurskalendrar.
Gränssnittet med dra-och-släpp var elegant. Men när jag försökte lägga till uppgifter i min resursplan sparade applikationen inte de storypoäng som jag hade tilldelat uppgiften. I stället antog den att varje uppgift tog en hel arbetsdag att slutföra. Om det går att justera den här inställningen var det inte intuitivt hur man skulle göra det.
Slutligen var rapporten som Tempo Planner genererade inte särskilt imponerande. Lustigt nog verkar Tempo Planner känna till det och erbjuder ett alternativ för att exportera rapportbilden till Excel.
Jag hittade inte heller särskilt mycket att skriva om när jag experimenterade med de andra alternativen. Inte för att skryta, men jag kunde skapa mer intressanta diagram genom att själv exportera mina Jira-data till Excel (se alternativ nr 1 i den här artikeln).
Företag som vill förbättra sin resursplanering letar ofta efter programvara för att hantera projekt med en Jira-integration.
Viktiga slutsatser om resursplanering i Jira
I den här artikeln har vi utforskat potentiella lösningar för effektiv resursplanering med hjälp av Jira. Slutsatsen? Insticksprogram eller tillägg för resursplanering i Jira verkar inte riktigt nå hela vägen. (BTW—om du letar efter alternativa programvarualternativ för resurshantering, programvarualternativ för kapacitetsplanering eller programvarualternativ för projektprognoser till Jira har DPM det du behöver.)
Det näst bästa alternativet. Om du kan övertyga din organisation om att lägga lite extra pengar på det kan det vara värt investeringen att integrera Jira med ett program för datavisualisering, särskilt om det finns ett affärsargument för att utöka användningen till hela projektportföljen.
Men om en formell integration inte är ett alternativ rekommenderar jag den budgetvänliga metoden för portföljhantering—exportera Jira-data och skapa dina egna diagram. Du måste kopiera över data manuellt och köra rapporten igen varje gång, men möjligheten att anpassa rapporteringen kan göra att besväret är värt resultatet.
