Porque é que as equipas detestam o registo de horas & como mudar a sua opinião
Uma tarefa que parece unir as pessoas numa antipatia mútua é o registo do tempo. Porquê? E se a sua organização exigir que você e a sua equipa registem os esforços dedicados ao projeto numa folha de horas? Neste artigo, vou explorar algumas das razões pelas quais as equipas de projeto detestam registar o tempo e o que um gestor de projeto pode fazer para incentivar essa prática.
Eis uma dica profissional, logo à partida: na maioria das vezes, você e a sua equipa de projeto estarão a utilizar software de registo do tempo. Acredite em mim: é muito melhor do que uma folha de cálculo do Excel ou uma folha de horas em papel. Escolher uma opção fácil de utilizar contribui bastante para levar a sua equipa a utilizá-la de facto — falaremos mais sobre isso adiante!
O que é o registo do tempo e por que motivo as equipas o fazem?
O registo do tempo é o processo de registar quanto tempo é dedicado a tarefas e projetos, com o objetivo de monitorizar a produtividade, gerir recursos e garantir que os projetos se mantêm dentro dos prazos e do orçamento. As equipas de projeto recorrem ao registo do tempo por vários motivos. Esses motivos estão frequentemente alinhados com os objetivos organizacionais, as necessidades de gestão de projetos e as considerações de eficiência.
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Para além do motivo básico “detesto fazê-lo, mas alguém me disse para o fazer”, eis algumas razões comuns pelas quais as equipas implementam o registo do tempo dos colaboradores:
- Melhor faturação e gestão de clientes: Para organizações e agências que faturam aos clientes com base no tempo dedicado aos projetos, acompanhar as horas faturáveis através do registo do tempo é essencial para uma faturação rigorosa. Fornece um registo claro e transparente do tempo dedicado ao trabalho para os clientes. Isto pode ajudar a justificar os custos e a manter as relações com os clientes.
- Estimativas de projeto mais rigorosas: O registo do tempo é frequentemente utilizado para monitorizar e gerir o tempo dedicado a várias tarefas e atividades. Isto ajuda a estimar quanto tempo tarefas semelhantes poderão demorar em projetos futuros, tornando o planeamento do projeto mais rigoroso. O registo do tempo também pode ser utilizado na gestão de projetos para verificar a precisão das estimativas e fazer ajustes caso estas pareçam estar erradas. Pode também ajudar a identificar riscos que possam afetar os resultados do seu projeto.
- Melhor afetação de recursos: O registo do tempo permite às equipas de projeto compreender como os recursos, incluindo o tempo e as competências de cada membro da equipa, estão distribuídos pelo projeto. Estas informações são valiosas para otimizar a afetação de recursos e garantir que as cargas de trabalho estão equilibradas e que os membros da equipa não ficam sobrecarregados nem são subutilizados, o que pode contribuir para o esgotamento profissional. Isto pode envolver métodos de afetação, como reatribuir tarefas a outros membros da equipa, integrar membros adicionais ou potencialmente trabalhadores independentes, ou prolongar os prazos das tarefas ou do projeto.
- Contribui para a melhoria dos processos e dos fluxos de trabalho: Os dados do registo do tempo podem ser analisados para identificar oportunidades de melhoria dos processos e dos fluxos de trabalho. Os gestores de projeto podem identificar padrões, avaliar a eficácia dos processos e dos fluxos de trabalho de acordo com métricas predefinidas e tomar decisões baseadas em dados para melhorar a eficiência geral. Por exemplo, poderá notar que vários membros da equipa estão a dedicar muito tempo à mesma tarefa, o que significa que é necessário encontrar uma forma de reduzir o tempo que estão a dedicar-lhe ou remover um obstáculo que os está a afetar.
Por que motivo as equipas detestam o registo do tempo?
1. Microgestão percebida
Ninguém gosta de sentir que está a ser observado. A sensação de ter o “Grande Irmão” a observar-nos durante cada minuto do horário de trabalho deixa as pessoas desconfortáveis.
O registo do tempo pode ser entendido como uma forma de microgestão, em que os colaboradores sentem que todos os seus movimentos estão a ser monitorizados e observados. Isto pode levar a uma falta de confiança, desmotivação e a um ambiente e uma cultura de trabalho negativos.
2. Punição por estimativas imprecisas
As equipas de projeto (e, especialmente, as equipas de projetos ágeis) podem não gostar do registo do tempo se o tempo registado for comparado com as estimativas de trabalho. Se for pedido às equipas de projeto que forneçam uma estimativa do esforço e da duração planeados, poderão sentir que o registo do tempo é uma forma de avaliar a precisão das suas estimativas.
Os membros da equipa poderão recear ser responsabilizados ou punidos por fornecerem uma estimativa imprecisa caso esta se revele errada. Isto pode ser especialmente problemático para equipas que trabalham em projetos criativos ou de investigação & desenvolvimento.
3. Tarefa administrativa indesejada
Ninguém gosta de tarefas administrativas rotineiras e pouco úteis. Embora alguns membros da sua equipa de projeto possam já estar a utilizar ferramentas de produtividade para se organizarem, poderão encarar o registo do tempo como uma tarefa administrativa adicional que lhes retira tempo do trabalho propriamente dito. Se o processo de registar o próprio tempo for complicado ou exigir uma quantidade significativa de tempo e esforço, provoca frustração.
4. Falta de transparência e confiança
Se o objetivo subjacente ao registo de tempo não for comunicado de forma eficaz, ou se a utilização dos dados registados não for transparente, os colaboradores poderão questionar o valor e a necessidade do processo. Isto pode criar uma cultura tóxica, na qual os colaboradores poderão sentir que não se confia neles para realizarem o seu trabalho. Este não é o tipo de cultura ou ambiente em que alguém gostaria de trabalhar.
Porque é importante registar o tempo das equipas de projeto?
O registo de tempo pode ser muito importante para um projeto. O gestor de projeto poderá querer que as equipas registem o tempo por vários motivos.
Eis alguns benefícios das ferramentas de registo de tempo comuns para as equipas:
- Fornece informações sobre a produtividade: O registo de tempo pode ser utilizado para analisar a produtividade da equipa e de cada colaborador. Ao compreender como o tempo e o esforço são despendidos, é possível identificar estrangulamentos no projeto, lacunas, ineficiências e áreas a melhorar. Esta abordagem baseada em dados pode fundamentar estratégias e planos para aumentar a produtividade geral e o moral dos colaboradores.
- Ajuda a controlar os custos: O registo de tempo ajuda a controlar os custos, fornecendo informações sobre o tempo, o esforço e o dinheiro efetivamente despendidos nos projetos. Esta informação é essencial para elaborar orçamentos com precisão e evitar derrapagens de custos. Isto é especialmente importante para projetos cujo custo fixo tenha sido acordado (ou que utilizem um contrato de preço fixo) com os clientes, ou para aqueles que tenham de se manter dentro dos parâmetros orçamentais definidos por um cliente.
- Garante o cumprimento das obrigações legais e contratuais: Em alguns casos, acordos de conformidade, legais ou contratuais podem exigir o registo de tempo. O registo de tempo garante que o trabalho é realizado de acordo com as normas e orientações estabelecidas para projetos com requisitos regulamentares ou de conformidade que imponham o registo de tempo. É frequentemente o caso da consultoria, dos serviços jurídicos e de outras áreas profissionais em que os clientes exigem registos detalhados do trabalho realizado pelos colaboradores.
- Melhor gestão do tempo: Os membros da equipa poderão ver como utilizam o seu tempo e determinar se estão a dedicar demasiado tempo (ou tempo insuficiente) a determinadas tarefas. Com a possibilidade de analisarem os seus próprios dados de tempo no final do dia ou da semana, por exemplo, os membros da equipa podem ajustar o tempo e o esforço que dedicam a diferentes projetos ou tarefas para aumentar a rentabilidade.
4 formas de os gestores de projeto obterem o apoio da equipa para o registo de tempo
Conseguir que uma equipa de projeto adira ao registo de tempo pode ser um processo delicado que exige estratégias de comunicação eficazes, benefícios claros e uma abordagem de apoio. Eis algumas estratégias que pode utilizar para incentivar a sua equipa a adotar o registo de tempo:
1. Explique o objetivo do registo de tempo
O primeiro passo para conseguir o apoio da sua equipa é comunicar claramente as razões subjacentes à implementação do registo de tempo. Saliente que não se trata de microgestão, mas sim de compreender como o tempo é utilizado para melhorar a eficiência e a produtividade. Enquanto gestor de projeto, pode ajudar a explicar o objetivo, destacando os benefícios tanto para a equipa como para a organização.
2. Relacione o registo de tempo com os objetivos
O segundo passo consiste em relacionar o registo de tempo com as metas e os objetivos gerais da equipa de projeto. Quando os membros da equipa percebem de que forma o seu tempo contribui para a concretização de objetivos mais abrangentes (ou para a ‘visão global’), poderão sentir-se mais motivados para registarem o seu tempo com precisão. Isto também garante que os membros da sua equipa compreendem as metas e os objetivos do projeto e da organização.
3. Escolha ferramentas fáceis de utilizar
Se sabe que a sua equipa é relutante em registar o tempo, por que motivo escolheria uma ferramenta difícil e complicada de utilizar? Para incentivar a sua equipa a fazê-lo, selecione uma aplicação de registo de tempo fácil de utilizar e que se integre perfeitamente no fluxo de trabalho da equipa. Se as ferramentas forem fáceis de utilizar, exigirem um esforço mínimo e forem adequadas ao seu setor (por exemplo, software de registo de tempo para consultores), os membros da equipa terão mais probabilidade de as adotar sem que tenha de lhes pedir ou recordar.
Procure ferramentas de relógio de ponto e software de registo de tempo com IA com funcionalidades que permitam a si e à sua equipa automatizar o registo de tempo (por exemplo, iniciar um relógio de ponto ao abrir um separador específico), bem como integrações com o seu software de gestão de projetos ou outro software de faturação, para criar um sistema coeso de registo de tempo.
4. Dê o exemplo
Como vai incentivar as pessoas a fazer algo se não o fizer você próprio? Enquanto gestor de projeto, deve liderar pelo exemplo e demonstrar um compromisso com o registo do tempo. Quando os membros da equipa do projeto veem que os líderes participam ativamente, isso estabelece um tom positivo para toda a equipa. Isto incentivará os outros a seguir o exemplo.
Encontre mais boas práticas de registo do tempo aqui.
E agora?
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